PENDATAAN JEMAAT DENGAN OPTIMALISASI SISTEM PENDATAAN JEMAAT DI PAROKI MARIA ASSUMPTA BABARSARI YOGYAKARTA

Transkripsi

1 PENDATAAN JEMAAT DENGAN OPTIMALISASI SISTEM PENDATAAN JEMAAT DI PAROKI MARIA ASSUMPTA BABARSARI YOGYAKARTA Ignatia Dhian E.K.R. 1 dan Kristian Adi Nugraha 2 1,2 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta 1 ignatiadhian@staff.ukdw.ac.id, 2 adinugraha@staff.ukdw.ac.id ABSTRAK Pendataan jemaat di setiap gereja merupakan hal yang penting untuk dilakukan terutama di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Pencatatan data jemaat diperlukan untuk mengetahui kebutuhan jemaat dalam gereja tersebut sehingga kegiatan yang dilakukan gereja dapat berjalan tepat sasaran. Pendataan jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari masih mengalami kesulitan untuk diimplementasi dengan pergerakan jemaat yang cukup dinamis di gereja tersebut. Hal ini dikarenakan sejumlah besar jemaat di Gereja Paroki Babarsari berlatarbelakang mahasiswa yang berasal dari luar kota, sehingga data jemaat selalu berubah-ubah setiap waktu. Oleh karena itu dilakukan pengabdian untuk melakukan optimalisasi sistem pendataan jemaat. Selama ini Gereja Paroki Babarsari telah memiliki sistem pendataan jemaat yaitu Sistem Informasi Administrasi Paroki. Sistem ini masih berjalan offline sehingga tidak dapat dilakukan perubahan data secara dinamis. Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan tersebut maka pada pengabdian ini dilakukan optimalisasi sistem pendataan jemaat sehingga dapat berjalan secara online. Manfaat dari kegatan ini adalah pencatatan data jemaat dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Hasil kegiatan telah menghasilkan sebuah sistem yang dapat membantu Gereja Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta untuk dapat melakukan pendataan jemaat melalui online. Setelah dilakukan pengabdian dan percobaan untuk simulasi sistem maka didapatkan bahwa sistem ini membantu pihak Gereja dalam melakukan pendataan secara terintegrasi karena dapat melakukan pendataan pribadi jemaat serta mencatat pelayanan sakramen yang telah diterima oleh jemaat yang bersangkutan. Kata kunci: Optimalisasi sistem pendataan jemaat, Gereja Maria Assumpta Babarsari, pendataan jemaat ABSTRACT Optimalization Community Logging in Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta Church Church community logging is an essential thing to be done specially in Maria Assumpta Babarsari Church. Community logging is required to identify the community requirement so the church could make program that right on target. The dynamically movement of the church community became the implementation constraints of the community logging. Most of the community members are from the university students which come from another city so the community numbers can vary. Because of the constraints, so the existing community logging system needs to be optimized. During this time, Maria Assumpta Babarsari Church already has community logging system which is named Sistem Informasi Administrasi Paroki. This exist system cannot perform the dynamically data modification because it is still offline. The optimization is to make the system works online so later the community logging can carry out anytime and anywhere. Keywords: Optimization community logging system, Maria Assumpta Babarsari Churc, community logging LATAR BELAKANG Pendataan umat Gereja menjadi hal yang pokok dalam peningkatan pelayanan Gereja terhadap umat. Pendataan umat dapat digunakan oleh bagian Penelitian dan Pengembangan Gereja untuk membuat beberapa kegiatan Paroki. Kegiatan Gereja terutama di Gereja Maria Assumpta Babarsari atau yang biasa 392

2 disebut Paroki Babarsari banyak dilakukan untuk mengembangkan iman baik di lingkungan ataupun di dalam kelompok-kelompok kategorial di Babarsari. Kelompok kategorial yang selama ini ada di Paroki Babarsari terdiri dari Paguyuban Lansia, Worosemedi, Santo Yusuf, Orang Muda Katolik (OMK), Pendamping Keluarga dan M.E, Pemusik/Kesenian, Keluarga Mahasiswa, dan Wredatama. Pengembangan kelompok kategorial tersebut diharapkan akan memberikan pendalaman wawasan dan sentuhan rohani bagi umat, sehingga diharapkan iman umat semakin tumbuh berkembang beriman mendalam dan tangguh. Gereja Paroki Babarsari merupakan gereja dengan tingkat pertumbuhan umat yang cukup signifikan dalam 10 tahun terakhir ini. Hal ini disebabkan karena di sekitar gereja Paroki Babarsari terdapat 16 kampus atau perguruan tinggi. Berdasarkan pada pendataan jemaat yang dilakukan pada tahun 2011, seluruh umat paroki Babarsari berjumlah 1711 orang, di mana terdiri dari umat yang berdomisili tetap di Babarsari sejumlah 947 orang dan mahasiswa pendatang yang kost berjumlah 696 orang (babarsari.org, 2016). Gereja Paroki Babarsari mengalami kesulitan dalam pendataan jemaat yang terbaru karena hampir sebagian besar umat yang mengikuti misa di gereja adalah mahasiswa. Mahasiswa jarang melakukan pelaporan administrasi kepada Gereja ketika mengikuti kegiatan di Paroki Babarsari karena hanya aktif selama 4-5 tahun saja selama mereka kuliah. Padahal pertambahan umat di Babarsari cukup signifikan, terutama pada tahun 2015 jumlah umat yang ikut dalam misa hampir mencapai 3500an orang sedangkan dalam data gereja hanya terupdate pada pendataan tahun 2011 yaitu 1711 orang saja. Melihat situasi berikut maka diperlukan sistem pendataan jemaat yang lebih dinamis sehingga dapat digunakan untuk melakukan pendataan jemaat dengan lebih efektif dan efisien. Saat ini telah dilakukan kerja sama antara Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Duta Wacana Yogyakarta dengan Gereja Maria Assumpta Babarsari dalam pembuatan sistem pendataan jemaat. Aplikasi ini nantinya akan dapat digunakan oleh Ketua lingkungan dan Administrator Paroki di Paroki Babarsari untuk mencatat umat yang terdapat dalam lingkungan tersebut secara online. Sebagai tambahan informasi, Paroki Babarsari memiliki beberapa lingkungan yang membagi wilayah umat yang masuk dalam lingkup paroki Babarsari, antara lain terdiri dari lingkungan Sang Timur Janti, St. Bartholomeus Babarsari, St. Yusuf Tambak Bayan, Menara Gading Mundhu Saren Tempel, St. Maria Bantulan, St. Maria Immaculata Kledokan, St. Elisabeth Seturan dan St. Stefanus Puluh Dadi. Sebelumnya pada tahun 2015 telah dibuat sistem pendataan jemaat yang hanya berfokus pada data jemaat. Kemudian dalam perkembangannya pihak administrasi Gereja ternyata memiliki kebutuhan mendasar lainnya yang perlu ditambahkan dalam sistem yaitu pelayanan data sakramen yang diterima oleh jemaat di Paroki Babarsari. Selama ini sistem yang ada berjalan sendiri sendiri sehingga pencatatan mengalami kesulitan untuk melakukan pencatatan jemaat serta data pelayanan sakramen. Melalui program pengabdian masyarakat yang saat ini dijalankan diharapkan nantinya dapat membantu Administrasi di Gereja Maria Assumpta Babarsari untuk melakukan penambahan serta perubahan data jemaat dengan lebih cepat dan dinamis. MASALAH Sebelumnya setiap paroki di Keuskupan Agung Semarang termasuk Gereja Paroki Maria Assumpta Babarsari telah memiliki sistem pendataan yang bernama Sistem Informasi Administrasi Pastoral (SIAP). Kelemahan dalam program ini adalah program ini berjalan secara offline, sehingga data hanya berpusat pada satu komputer di administrasi Gereja. Kemudian program SIAP ini hanya mampu melakukan pencatatan pelayanan sakramen di gereja akan tetapi sistem untuk pendataan jemaat tidak terhubung dengan program SIAP. Sehingga sistem yang ada selama ini untuk pendataan jemaat dan sistem pelayanan sakramen di Gereja berjalan sendiri-sendiri. Hal ini menyebabkan pihak Administrasi Gereja kesulitan dalam melakukan penambahan data dan perubahan data karena harus melakukan secara berulang kali pada sistem yang berbeda. Kebutuhan mendasar dari pihak Gereja adalah pendataan jemaat untuk memudahkan Gereja dalam memberikan pelayanan kepada umat gereja. Berdasarkan kondisi yang dihadapi oleh administrasi paroki dalam melakukan pendataan jemaat secara cepat dan efisien dengan menggunakan teknologi TIK, maka dalam Program Ipteks bagi 393

3 Masyarakat (I bm) ini akan dilakukan upaya pemberdayaan masyarakat. Pemberdayaan masyarakat yang dilakukan adalah dengan melakukan pembuatan sistem pendataan jemaat yang dapat mengakomodir kegiatan pendataan jemaat serta pelayanan yang dilakukan gereja. Selain itu pelatihan serta pendampingan dalam menggunakan aplikasi pendataan Jemaat Paroki Babarsari agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pendataan umat di Paroki Babarsari. METODE PELAKSANAAN Khalayak Sasaran Sasaran pengabdian masyarakat ini adalah sekretaris Gereja di Paroki Babarsari Yogyakarta. Pelaksanaan kegiatan pengabdian ini melibatkan beberapa pihak untuk meningkatkan optimalisasi pendataan jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta yaitu beberapa sekretaris dari Paroki selain Paroki Maria Assumpta Babarsari. Melalui kegiatan ini diharapkan dapat menghasilkan Sistem Pendataan Jemaat yang dapat membantu melakukan pencatatan secara efektif dan efisien Metode Kegiatan Permasalahan yang ada saat ini adalah pencatatan data jemaat masih terpisah-pisah, terdapat sistem pencatatan data jemaat sedangkan terdapat sistem lain untuk pencatatan mengenai data sakramen untuk masing-masing jemaat. Beberapa sistem yang berjalan untuk mencatat data mengenai jemaat baik data pribadi maupun untuk data penerimaan sakramen setiap jemaat dirasa kurang efisien. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka metode yang digunakan dalam pengabdian ini adalah Simulasi Ipteks dengan menyediakan sistem informasi yang terintegrasi sehingga dapat melakukan pencatatan data jemaat baik untuk data pribadi jemaat ataupun data penerimaan sakramen setiap jemaat di Paroki Maria Assumpta Babarsari. Metode lain yang digunakan dalam pelaksanaan pengabdian ini adalah Konsultasi dengan melakukan konsultasi dengan beberapa pihak untuk mengetahui penerapan Sistem Informasi yang dapat membantu permasalahan pencatatan data jemaat di Paroki Maria Assumpta Babarsari. Langkah-langkah Kegiatan Pelaksanaan pengabdian dilakukan dengan tiga tahapan, di mana tahap pertama adalah tahap persiapan. Pada tahap ini kelompok pengabdian melakukan survey terlebih dahulu untuk melihat kondisi yang ada dan mengambil beberapa macam data untuk pembuatan sistem. Tahap ini juga digunakan untuk mencari permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh pihak Administrasi Gereja Katholik Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta dalam mencatat data jemaat gereja. Tahap berikutnya adalah tahap pelaksanaan di mana dalam tahap ini pengabdi melakukan pembuatan sistem dengan tetap melakukan konsultasi secara berkelanjutan dengan pihak Gereja. Tahap yang terakhir adalah evaluasi. Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas sistem yang telah dibuat. Masukan dan perbaikan lebih lanjut dapat dilakukan pada tahap ini. Data diambil dengan cara menyimpulkan hasil wawancara dan masukan dari sekretaris paroki yang diminta untuk mencoba sistem yang telah dibuat. HASIL DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan kegiatan pengabdian di Gereja Maria Assumpta Babarsari dilakukan dengan membantu optimalisasi pembuatan sistem pendataan jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari dan melakukan konsultasi terhadap penggunaan sistem pendataan jemaat tersebut. Sasaran utama dalam kegiatan pelatihan ini adalah Administrasi Gereja di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Secara umum penyelenggaraan kegiatan IbM Optimalisasi Pendataan Jemaat Dengan Penggunaan Sistem Pendataan Jemaat Di Paroki Maria Assumpta Babarsari terdiri dari dua aktivitas utama, yaitu Simulasi Iptek dan Konsultasi. Aktifitas ini dilakukan oleh pihak Fakultas Teknologi Informasi UKDW setelah mengetahui kebutuhan dari Gereja Maria Assumpta Babarsari untuk menyediakan sebuah sistem informasi baru untuk melakukan pendataan jemaat. Langkah yang perlu dilakukan pertama kali adalah melakukan pendekatan dengan pihak Gereja untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam 394

4 sistem baru yang akan dibuat. Pertama kali data data yang dibutuhkan dikumpulkan untuk kebutuhan pengambilan data. Berikut ini adalah proses pengambilan data yang dilakukan di kantor Administrasi Paroki Babarsari yang telah dilakukan : Gambar 1. Wawancara dengan pihak administrasi gereja untuk proses pengambilan data Seperti yang telah terlihat pada Gambar 1, tim pengabdian melakukan proses wawancara dengan pihak Administrasi Gereja Maria Assumpta Babarsari untuk mengetahui sistem administrasi yang biasanya dilakukan biasanya. Dari hasil pengumpulan data didapatkan beberapa model form yang digunakan untuk pendataan jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari, yaitu pendataan untuk sensus penduduk seperti yang telah dilakukan pada tahun Adapun form yang digunakan untuk sensus penduduk dapat dilihat pada Gambar

5 Gambar 2. Form Sensus Pendataan Jemaat Proses pengambilan data ini dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan data dengan lebih terperinci. Contoh data yang diambil untuk pendataan jemaat ditunjukkan pada Gambar

6 Gambar 3. Form pendaftaran baptis jemaat Gambar 3 menunjukkan form data untuk pendaftaran baptis jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Selain form ini terdapat form lainnya yang digunakan pendataan administrasi gereja. Adapun form tersebut nantinya akan dibuat menjadi sebuah laporan buku untuk pelaporan pada tingkat paroki dengan bentuk manual yang disajikan dalam Gambar 4. Gambar 4. Tampilan Output Buku Liber Baptismorum Tampilan pada Gambar 4. menunjukkan salah satu output dari form baptis pada Gambar 3 dalam buku Liber Baptismorum. Pada dasarnya setiap Gereja memiliki beberapa buku untuk 397

7 menyimpan data pelayanan sakramen di Gereja tersebut. Fungsi dari buku tersebut adalah untuk memudahkan administrasi Gereja dalam melakukan pencatatan dan pendataan sakramen yang telah diterima oleh jemaat. Setelah dikumpulkan beberapa kebutuhan dari Gereja Maria Assumpta Babarsari dilakukan pembuatan sistem untuk membantu pendataan jemaat tersebut. Saat ini sistem yang dibuat sementara ini adalah sistem pendataan data pribadi jemaat, sedangkan sistem yang melayani pendataan sakramen sedang dalam tahap penyelesaian dikarenakan ada beberapa perubahan dari masukan Administrator Gereja yang telah mencoba menggunakan sistem tersebut. PEMBAHASAN Kegiatan pengabdian optimalisasi sistem pendataan jemaat di Gereja Paroki Maria Assumpta Babarsari untuk dapat meningkatkan efektifitas Administrasi Gereja dalam melakukan pencatatan data pribadi jemaat serta data layanan sakramen yang telah diterima jemaat. Pembuatan sistem ini digunakan untuk membantu Gereja agar dapat melakukan pelayanan kepada jemaat dengan lebih baik lagi. Sistem yang telah dibuat antara lain memiliki fitur untuk melakukan pendataan jemaat yang dapat dilihat pada gambar 5. Gambar 5. Tampilan Sistem dalam Pendataan Jemaat Pada Gambar 5. di atas menunjukkan tampilan sistem dalam melakukan pendataan jemaat. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data setiap jemaat di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Kelebihan dalam sistem ini adalah nantinya sistem ini dapat berjalan online sehingga pihak Administrasi Gereja ataupun Ketua lingkungan dapat melakukan update data jemaat kapanpun dan di mana pun. Selain itu untuk membantu pendataan layanan sakramen yang dilakukan di Gereja Maria Assumpta Babarsari juga terdapat beberapa tambahan fitur untuk menambahkan layanan sakramen yang dapat dicatatkan dalam sistem. Tambahan fitur untuk pencatatan Sakramen Baptis dapat dilihat pada Gambar

8 Gambar 6. Tampilan Sistem Pendataan Sakramen Baptis Pada tampilan Gambar 6 di atas ditampilkan untuk menyimpan data sakramen Baptis setiap jemaat yang ada di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Selain fitur ini, terdapat fitur lainnya yang dapat digunakan antara lain penyimpanan data sakramen Komuni Pertama, Krisma, dan pencatatan data pernikahan yang dilakukan oleh jemaat Gereja Maria Assumpta Babarsari. Konsultasi dilakukan untuk memberikan informasi dan penjelasan penggunaan fitur-fitur yang terdapat dalam sistem pendataan jemaat yang telah dilakukan. Kegiatan ini untuk sementara ini baru dilakukan dengan pihak Administrasi Gereja, selain untuk mengetahui kesesuaian sistem dengan kebutuhan juga digunakan untuk mengetahui level kemudahan sistem untuk dapat digunakan oleh pihak Gereja Maria Assumpta Babarsari. Faktor Pendukung Kegiatan Kegiatan pengabdian ini dapat berjalan lancar dikarenakan beberapa faktor yang mendukung berjalannya kegiatan pengabdian ini. Hal-hal yang mendukung berjalannya kegiatan pengabdian ini dapat diidentifikasikan antara lain adalah antusiasme dari Administrasi Gereja dalam membantu penyediaan data untuk melakukan optimalisasi sistem pendataan jemaat, selain itu pihak Gereja juga membantu menyediakan waktu untuk tim pengabdi dalam melakukan wawancara untuk mendapatkan gambaran umum dari sistem yang sudah berjalan. Faktor Penghambat Kegiatan Tantangan yang ada dalam pelaksanaan metode simulasi Iptek ini adalah mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dibuat, karena terdapat banyak sekali kebutuhan data yang harus dimasukkan ke dalam sebuah sistem untuk mengetahui kondisi jemaat secara keseluruhan. Pada awalnya pendataan jemaat digunakan hanya untuk pendataan pribadi jemaat akan tetapi terdapat penambahan kebutuhan dari Gereja untuk menambahkan fitur penambahan data layanan sakramen di Gereja. Sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menambahkan fitur pendataan layanan sakramen di Gereja Maria Assumpta Babarsari. Setelah dilakukan kegiatan pengabdian dengan pihak Gereja Maria Assumpta Babarsari terdapat berbagai kesulitan yang dihadapi antara lain : 1. Kesulitan mengetahui cara kerja program yang sebelumnya telah digunakan. Untuk mengetahui cara kerja program SIAP maka tim pengabdian harus mengambil foto satu 399

9 per satu cara kerja program tersebut. Hal ini diperlukan untuk pembuatan sistem baru yang nantinya dapat menyesuaikan dengan cara kerja yang pernah dilakukan sebelumnya. 2. Terdapat banyak konstrain untuk setiap cara kerja yang dilakukan dalam pencatatan data umat sehingga harus dilakukan konfirmasi secara berulang-ulang untuk menyesuaikan dengan cara kerja pencatatan data secara manual di Gereja Maria Assumpta Babarsari KESIMPULAN DAN SARAN Sistem yang dibuat sudah dapat diimplementasikan di Gereja Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta, dalam hal ini sistem sudah dapat melakukan pencatatan baptis, krisma, komuni, pernikahan, kelahiran dan manajemen akun. Begitu pula dengan sistem-sistem terkait yang sudah dijabarkan pada bab sebelumnya. Sistem yang dibuat mencoba untuk membantu dalam mencatat pendataan jemaat di Paroki Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta. Walaupun terdapat kekurangan yaitu data jemaat yang ada masih terbatas untuk data jemaat yang memang tinggal di wilayah Paroki Maria Assumpta Babarsari Yogyakarta. Sistem belum mampu menampung data jemaat yang temporer atau dengan kata lain jemaat yang selalu berpindah-pindah Dalam implementasi sistem terdapat beberapa level user yang belum di implementasikan, yaitu kantor paroki dan romo. Level user ini belum diimplementasikan karena di anggap lebih penting level user ketua lingkungan, admin dan jemaat. Selain itu harus lebih diperjelas requirement untuk tiap field dalam masing-masing modul. Untuk kedepannnya sistem dapat dikembangkan lebih lanjut untuk memenuhi perkembangan dari kebutuhan yang ada di masa mendatang, seperti penambahan sistem pelaporan untuk tiap-tiap modul. Kemudian sistem juga dapat dikembangkan dengan menambah modul yang dapat membedakan jemaat temporer dan jemaat tetap, mengingat banyak jemaat yang mengambil kuliah di universitas-universitas sekitar gereja yang berasal dari luar kota. DAFTAR PUSTAKA babarsari.org. (n.d.). Retrieved October 23, 2015, from SESI TANYA JAWAB Ignatia Dhian EKR Pemaparan makalah sudah sangat jelas, tidak ada diskusi. 400