USER MANUAL SCHEDULING APPLICATION. Panduan Aplikasi Penjadwalan. Versi 2.3 (8 September 2014)

Transkripsi

1 USER MANUAL SCHEDULING APPLICATION Panduan Aplikasi Penjadwalan Versi 2.3 (8 September 2014) Kampus Universitas Telkom Jl.Telekomunikasi, Dayeuhkolot, Bandung, Indonesia Telp , Fax Copyright 2014 Direktorat Sistem Informasi User Manual Scheduling Application 1

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 DAFTAR GAMBAR... 2 SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN... 3 RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH... 4 KELOLA RUANGAN... 6 KELOLA RENCANA MENGAJAR... 8 EKSPOR KE FET IMPOR DARI FET KELOLA PENJADWALAN DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan... 3 Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan... 4 User Manual Scheduling Application 2

3 SEKILAS TENTANG APLIKASI PENJADWALAN Aplikasi penjadwalan merupakan aplikasi yang menyediakan pengelolaan jadwal perkuliahan maupun jadwal ujian guna mempersiapkan berlangsungnya proses registrasi, baik untuk matakuliah reguler maupun praktikum, agar perkuliahan dapat berjalan dengan lancar. Aplikasi ini akan digunakan oleh pihak kaprodi maupun Kepala PPDU, dimana kaprodi atau Kepala PPDU akan merancang dan membagi kelas mahasiswa dengan mempertimbangkan kuota mahasiswa melalui sistem, sedangkan BAA akan menyediakan ruang kuliah. Sistem akan mencatat data yang diinputkan oleh dosen terkait rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen. Berbagai data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan dari mulai kuota kelas, ruang kuliah, rencana mengajar dan ketersediaan jadwal mengajar dosen akan diekspor ke dalam bentuk.xml untuk dimasukkan ke dalam aplikasi khusus di luar sistem, yaitu aplikasi Fet, yang merupakan aplikasi penjadwalan otomatis. Output yang dihasilkan dalam bentuk.csv akan dimasukkan/diimpor kembali ke dalam sistem. Sistem kemudian akan merepresentasikannya ke dalam format sistem sebagai jadwal perkuliahan. Permasalahan bentrok jadwal tiap dosen telah diakomodir pada aplikasi Fet. Jadwal perkuliahan merupakan bagian dari penawaran matakuliah yang akan digunakan pada setiap awal semester baru, sedangkan jadwal ujian akan dikelola oleh pihak rooster. Fungsionalitas yang akan sering digunakan pada Aplikasi Penjadwalan adalah: Room Schedule Schedule Helper Add room Add Schedule Import Schedule View Schedule Lecturer Schedule View room Add Exam Schedule Import Exam Schedule View Exam Schedule Class Schedule Student Schedule Exam Setting Student Schedule Student Conflict Schedule Privilege Registration Schedule Gambar 1 Gambaran Fungsionalitas Aplikasi Penjadwalan User Manual Scheduling Application 3

4 RINGKASAN PENJADWALAN MATA KULIAH Kaprodi dan/ppdu telah menyediakan matakuliah tawaran Jadwal matakuliah siap digunakan tanpa bentrok BAA menyediakan ruangan LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti Dosen mengisi data dan jadwal ketersediaan mengajar BAA dan/kaprodi dan/ppdu mengimpor hasil penjadwalan dalam bentuk.csv ke sistem BAA mengekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke dalam format Fet Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA dan/kaprodi dan/ppdu Gambar 2 Alur Singkat Proses Penjadwalan User Manual Scheduling Application 4

5 Beberapa tahapan utama yang perlu diperhatikan dalam proses penjadwalan yaitu: 1. Mata kuliah tawar telah disediakan Kaprodi dan/ppdu sebelum proses penjadwalan dilakukan. [Registrasi Mata Kuliah Tambah Mata Kuliah] 2. BAA dapat mengelola ruangan. [Registrasi Master Ruangan] 3. Dosen mengisi rencana mengajar dan ketersediaan jadwal dosen. [Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen] dan [Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen] 4. BAA melalukan ekspor data yang dibutuhkan dalam proses penjadwalan ke dalam format Fet. [Registrasi Jadwal Export Fet] 5. Penjadwalan menggunakan Aplikasi Fet oleh BAA dan/kaprodi dan/ppdu. [Di luar sistem] 6. BAA dan/kaprodi dan/ppdu melakukan impor hasil penjadwalan dalam bentuk.csv ke sistem. [Registrasi Jadwal Import Fet] 7. LAAK Fakultas dapat melakukan pengecekan dan ganti/edit jadwal tetap maupun pengganti. [Registrasi Jadwal Lihat Jadwal] Selain fitur-fitur utama di atas, ada beberapa fitur lain yang digunakan untuk membantu memudahkan proses penjadwalan. Berikut penjelasan detail fitur utama dalam penjadwalan untuk masing-masing pengguna. User Manual Scheduling Application 5

6 KELOLA RUANGAN Langkah untuk melakukan penjadwalan dimulai dari penyediaan ruangan oleh BAA. Berikut langkah-langkahnya: 1. Login menggunakan username dan password igracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id. Masukkan username dan password igracias Anda User Manual Scheduling Application 6

7 2. Pilih menu Registrasi Master Ruangan. Kemudian akan muncul tampilan berikut: Klik Tambah Ruangan untuk menambahkan ruangan 3. Ketika melakukan klik Tambah Ruangan, maka akan muncul tampilan berikut: Isi kolom yang tersedia, kemudian klik Tambah jika data telah selesai diinputkan. Nama Ruangan = Nama ruangan Kapasitas = Kapasitas ruangan asli/sebenarnya Kapasitas Ujian = Kapasitas ruangan yang akan digunakan dalam ujian Nama Gedung = Nama gedung Keterangan = Informasi kegunaan kelas Alamat IP = Alamat RFID pada ruangan tersebut (referensi RFID system) Kunci Komunikasi = Password RFID pada ruangan tersebut Fakultas = Fakultas ruangan tersebut User Manual Scheduling Application 7

8 KELOLA RENCANA MENGAJAR Dosen dapat mengelola rencana mengajarnya sesuai mata kuliah dan slot waktu yang dimiliki. Berikut langkah-langkahnya: 1. Login menggunakan username dan password igracias pada link igracias.telkomuniversity.ac.id. 2. Pilih menu Registrasi Jadwal Rencana Mengajar Dosen dan Registrasi Jadwal Ketersediaan Jadwal Dosen. a. Ketika memilih Rencana Mengajar Dosen, maka akan muncul tampilan berikut: 2. Jika mata kuliah sudah ditambahkan, maka mata kuliah tersebut akan berpindah di tabel ini. 1. Klik icon Plus ( ) untuk menambahkan rencana mengajar sesuai dengan mata kuliah yang diampu. User Manual Scheduling Application 8

9 b. Ketika memilih Ketersediaan Jadwal Dosen, maka akan muncul tampilan berikut: 1. Isi (v) sesuai dengan slot jadwal yang diinginkan. 2. Klik Simpan jika slot jadwal telah terisi. User Manual Scheduling Application 9

10 EKSPOR KE FET Setelah data yang diperlukan dalam proses penjadwalan terkumpul, langkah selanjutnya adalah BAA melakukan ekspor data. Data yang diekspor nantinya akan dimasukkan ke dalam aplikasi Fet untuk dijadwalkan. Format data hasil ekspor sudah dalam format Fet. Berikut langkahnya: 1. Pilih menu Registrasi Jadwal Export Fet. Maka akan muncul tampilan berikut: 1. Pilih fakultas dan tahun akademik yang diinginkan. 2. Klik untuk mengekspor data ke dalam format Fet User Manual Scheduling Application 10

11 IMPOR DARI FET Setelah data dijadwalkan menggunakan aplikasi Fet, langkah berikutnya adalah BAA melakukan impor data dari aplikasi Fet dalam format.csv ke dalam Aplikasi Penjadwalan igracias. Berikut langkahnya: 1. Pilih menu Registrasi Jadwal Import Fet. Maka akan muncul tampilan berikut: Contoh format file yang akan di-impor. File harus dalam format.csv Klik untuk mengimpor file.csv User Manual Scheduling Application 11

12 KELOLA PENJADWALAN Kelola penjadwalan dapat dilakukan oleh LAAK (Layanan Administrasi Akademik Kemahasiswaan) masing-masing Fakultas setelah jadwal dari aplikasi Fet di-impor oleh BAA. LAAK Fakultas dapat melakukan ganti/edit jadwal tetap maupun sementara/pengganti. Berikut langkahlangkahnya: 1. Pilih menu Registrasi Jadwal Lihat Jadwal. Maka akan muncul tampilan berikut: Klik icon untuk mengganti jadwal tetap Edit Jadwal Tetap ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang akan digunakan seterusnya. Edit Jadwal Sementara ( ) = untuk mengganti/edit jadwal yang bersifat sementara/jadwal pengganti. Klik icon untuk mengganti jadwal sementara User Manual Scheduling Application 12

13 2. Ketika melakukan klik icon untuk mengganti jadwal tetap, akan muncul tampilan sebagai berikut: Filter ruangan dan hari untuk memudahkan pencarian jadwal yang akan diganti. Klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong untuk mengganti jadwal sebelumnya. User Manual Scheduling Application 13

14 Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut: Informasi jadwal yang akan diganti. Informasi jadwal pengganti. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan jadwal. User Manual Scheduling Application 14

15 1. Ketika melakkan klik icon untuk mengganti jadwal sementara, akan muncul tampilan sebagai berikut: Filter ruangan dan tanggal untuk memudahkan pencarian jadwal yang akan diganti. Klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong untuk mengganti jadwal sebelumnya. User Manual Scheduling Application 15

16 Ketika klik Tambah pada slot ruang dan jadwal yang kosong, akan muncul tampilan berikut: Informasi jadwal yang akan diganti. Informasi jadwal pengganti sementara. Klik Simpan Jadwal Sementara untuk menyimpan perubahan jadwal. User Manual Scheduling Application 16