Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa (oleh Mahasiswa)

Transkripsi

1 BAB 1 Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa (oleh Mahasiswa) 1. Login Mahasiswa. Mahasiswa dapat melakukan login / masuk ke sistem informasi akademik melalui dan memilih icon login Mahasiswa. Selanjutnya isikan kode login dan password sesuai dengan ketentuan. Kode login adalah Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) yang didapat setelah registrasi ulang mahasiswa, dan password bila belum diganti adalah NPM tersebut. Penggantian password dapat dilakukan oleh mahasiswa dengan ukuran panjang maksimum 10 karakter Setelah login, mahasiswa mengklik menu Mahasiswa dan memilih pilihan Kartu Rencana Studi. 2a 2b 3. Selanjutnya mahasiswa mengisikan kotak isian Tahun Akademik dan NIM/NPM. Tahun akademik diisi dengan angka tahun diikuti dengan 1 untuk semester ganjil atau 2 untuk semester genap. Misal untuk tahun akademik 2014 semester ganjil, maka isikan 20141; Page 1 of 28

2 untuk semester genapnya maka isikan NIM/NPM yang diisikan hanya NIM/NPM mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat untuk orang lain. Setelah mengisikan klik button Cari. Contoh tampilan isian seperti berikut ini. 3a 3b 4. Selanjutnya adalah proses mengambil mata kuliah yang akan ditempuh selama semester ini. Untuk mengambil semua mata kuliah yang telah dipaketkan dalam 1 semester klik button Ambil Paket. Tetapi untuk memilih mata kuliah lain yang akan diambil bagi mahasiswa semester 2 dan seterusnya yang mempunyai prestasi untuk dapat mengambil mata kuliah semester diatasnya, klik button Ambil MK. 4 4 Bila anda belum melaksanakan registrasi ulang dan membayar biaya kuliah maka akan mendapatkan pesan kesalahan / error seperti berikut ini. Silahkan hubungi Program Studi, BAKU dan BAAK untuk memvalidasi dan meyelesaikan masalah akademiknya. 5. Pengambilan mata kuliah dalam 1 paket biasanya dilakukan oleh mahasiswa semester 1 atau mahasiswa semester selanjutnya yang mempunyai prestasi untuk mengambil mata kuliah diatasnya. Setelah mengklik button Ambil Paket pada tahap 4, isikan nama kelas yang didapat dari Program Studi, dan pilih Paket, dan akhirnya klik button Cek Detail. Contoh tampilan hasilnya adalah seperti berikut ini. Page 2 of 28

3 5a 5b 5c 5d 6 6. Untuk mengambil semua mata kuliah, pastikan semua tanda cek / v pada setiap mata kuliah; lalu klik button Ambil. Bila mata kuliah belum dijadwalkan oleh Program Studi, maka akan muncul pesan seperti berikut ini. Untuk itu segera menghubungi Program Studi untuk pembuatan jadwal perkuliahan yang seharusnya sudah dijadwalkan sebelum Pengisian KRS. 7. Pengambilan per mata kuliah sesuai dengan ijin dari Dosen Pembimbing Akademik / atau hasil rekomendasi Lembar Rencana Studi (LRS) yang telah di tandai dan di tanda tangani oleh Dosen Pembimbing Akademik. LRS dapat diambil pada Program Studi atau dicetak sendiri sebelum pelaksanaan bimbingan akademik / masa pengisian KRS. Bila belum ada daftar mata kuliahnya, silahkan hubungi Program Studi untuk membuat jadwal perkuliahan pada Sistem Akademik Online. 8. Untuk menghapus sebagian mata kuliah sesuai dengan saran Dosen Pembimbing Akademik, maka klik button Hapus pada masing-masing mata kuliah yang akan dihapus. Untuk menghapus semua mata kuliah yang ada klik button Hapus Semua. Proses tahap 7 ini harus hati-hati dilakukan, terlebih bila nilai mata kuliah sudah ada. Untuk melihat nilai silahkan klik menu Mahasiswa Nilai Semester. 9. Proses pengisian dan penghapusan Kartu Rencana Studi hanya dapat dilakukan selama masa pengisian KRS, bila anda melewati batas pengisian / perubahan KRS maka akan tampil pesan kesalahan seperti berikut ini. Page 3 of 28

4 10. Pencetakan Lembar Rencana Studi dan Kartu Rencana Studi serta Lembar Hasil Studi diambil di Program Studi masing-masing atau dicetak sendiri. Pengesahan Kartu Rencana Studi oleh Program Studi masing-masing. 11. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi Program Studi masing-masing atau ke Unit Pelayanan Teknis Layanan Teknologi Informasi dan Komputer Universitas Muhammadiyah Bengkulu. 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 4 of 28

5 BAB 2 PENENTUAN DOSEN PENASEHAT AKADEMIK PROGRAM STUDI 1. Program Studi login melalui sistem informasi akademik (SIAKAD) Universitas Muhammadiyah Bengkulu pada alamat : Pilih menu Prodi dan klik pada pilihan Set Dosen Penasehat. 2a 2b 3. Isikan Angkatan mahasiswa dan pilih program studi yang akan diatur Dosen Penasehat Akademiknya. Pengaturan Dosen Penasehat Akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Page 5 of 28

6 3a 3b 4. Klik kotak cek pada beberapa mahasiswa yang akan ditentukan dosen pembimbing akademiknya, atau klik button Centang Semua untuk menandai semua mahasiswa di program studi tersebut untuk penetapan hanya pada satu dosen pembimbing akademik saja. 5a 4 5. Ketik nama dosen pembimbing akademik yang akan diset untuk mahasiswa yang terpilih pada kotak cari Dosen, sehingga muncul kotak nama-nama dosen berdasarkan potongan huruf yang diketikan dan klik pada nama dosen yang dipilih pada kotak nama-nama dosen tersebut. 5b 6. Klik button Set PA untuk menetapkan nama dosen terpilih sebagai nama dosen pembimbing akademik untuk daftar mahasiswa yang telah dipilih tadi. Page 6 of 28

7 6 7. Untuk penentuan dosen PA bagi mahasiswa yang belum ditentukan, dilakukan tahapan yang sama mulai dari tahap 4 hingga Penentuan Dosen PA merupakan tanggung jawab dari Program Studi sesuai dengan aturan akademik yang berlaku. 9. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi Program Studi masing-masing atau ke Unit Pelayanan Teknis Layanan Teknologi Informasi dan Komputer Universitas Muhammadiyah Bengkulu. 7. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 7 of 28

8 BAB 3 PENENTUAN RUANG KULIAH BADAN ADMINISTRASI UMUM (BAU) Penentuan Ruang Kuliah dilakukan oleh Unit BAU sebagai penanggung jawab ketersediaan ruang perkuliahan. Penentuan Ruang Kuliah dilakukan 1 kali atau setiap ada perubahan ruang kuliah dan sebaiknya sebelum pembuatan jadwal perkuliahan oleh Program Studi. Tahapan-tahapan penentuan ruang kuliah adalah sebagai berikut. 1. Petugas BAU login terlebih dulu di sistem informasi akademik pada alamat internet berikut ini: Bila ada perubahan posisi dan jumlah kampus maka klik menu Master Kampus, untuk penentuan Kampusnya. 2a 2b 3 3. Untuk penambahan kampus klik menu Tambah Kampus, lalu isikan identitas kampusnya seperti pada tampilan berikut ini. Klik button Simpan untuk menyimpan perubahan yang dibuat. Page 8 of 28

9 4. Untuk memperbaiki data identitas kampus yang telah ada, klik button >> untuk mengedit identitas kampus disebelahnya. Selanjutnya silahkan diubah datanya seperti pada tahap Penghapusan identitas kampus dilakukan dengan cara mengklik button Del pada sebelah nama kampus. Pastikan bahwa yang akan hapus adalah kampus yang tidak akan digunakan lagi oleh Aplikasi Sistem Informasi Akademik Selanjutnya menentukan ruang-ruang kuliah di masing-masing kampus dengan mengklik menu Master Ruang 7 6b 6a 7. Selanjutnya pilih kampus yang akan diatur ruang-ruang kuliahnya. 8. Untuk menambah ruang baru klik button Tambah Ruang, selanjutnya isi identitas ruangan berupa : Kode Ruangan, Nama Ruangan, peruntukan bagi program studi, lokasi kampus, lantai, penggunaan untuk kuliah atau tidak, kapasitas perkuliahan, kapasitas ujian, jumlah kolom ujian, apakah dipakai juga untuk ujian saringan masuk, keterangan dan aktif atau tidak ruangan tersebut. Tampilan lengkapnya seperti berikut ini. Page 9 of 28

10 9. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi Program Studi masing-masing atau ke Unit Pelayanan Teknis Layanan Teknologi Informasi dan Komputer Universitas Muhammadiyah Bengkulu. 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 10 of 28

11 BAB 4 Penilaian Perkuliahan 1. Dosen meminta Kode Login dan Password pada Program Studi tempat mengajar mata kuliahnya. 2. Dosen mengunjungi situs untuk menggunakan Sistem Informasi Akademik Online. 3. Dosen login dengan mengklik icon login Dosen, lalu isi Kode Login dan Password yang telah didapat dari tahap Dosen mengklik menu Dosen Penilaian, sehingga tampil halaman awal penentuan Tahun Akademik Penilaian. 5. Dosen menginputkan Tahun Akademik yang akan diisi penilaiannya, contoh untuk Tahun Akademik 2013/2014 semester genap; sehingga akan tampaklah daftar mata kuliah yang diampunya. Bila ada mata kuliah yang tidak terdaftar silahkan hubungi Program Studi atau kembali ke tahap 1. Page 11 of 28

12 6. Dosen mengklik button Nilai pada mata kuliah yang akan diproses penilaiannya, dan selanjutnya memilih Tab Menu Bobot Penilaian untuk memberikan bobot penilaian pada mata kuliah yang diampunya. Pengisian bobot penilaian tidak semuanya harus diisi, tetapi disesuaikan dengan standar bobot penilaian dari dosen atau aturan tertentu. Pengisian dalam angka pecahan menggunakan tanda desimal titik. Bila telah selesai mengisikan bobot silahkan klik button Simpan Perubahan. 7. Selanjutnya dosen mengklik tab menu Nilai Mahasiswa untuk masuk ke halaman penilaian per mahasiswa. 8. Isikan nilai pada rekord mahasiswa yang dinilai dan dikolom yang ada nilai bobotnya dengan cara mengetikan angka nilainya tanpa di tekan tombol ENTER. Angka nilai pecahan gunakan tanda desimal titik. Setelah mengisikan nilai UAS, tekan tombol Page 12 of 28

13 ENTER untuk menyimpan sementara nilai mahasiswa tersebut ke server untuk menghindari kehilangan data akibat gangguan listrik. 9. Setelah mengisi semua nilai mahasiswa, klik button Simpan Semua dan button Hitung Nilai untuk menghitung nilai bagi semua mahasiswa yang telah dientrikan nilainya. Bila ada perbedaan Grade nilai, silahkan hubungi Program Studi untuk pengaturan Gradenya. 10. Bila pada nama mahasiswa terdapat icon Bendera, menunjukkan bahwa mahasiswa tersebut masih ada hutang biaya akademik; mohon dosen mengingatkan mahasiswa tersebut untuk menyelesaikannya. 11. Bila tidak ada lagi perubahan nilai, dosen mengklik button Finalisasi untuk mengunci modul penilaian tersebut. Pembukaan kembali proses penilaian / Unfinalisasi hanya dapat dilakukan oleh Dosen pengampu mata kuliah itu sendiri atau oleh Superuser Sistem Informasi Akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 12. Untuk kembali ke menu Daftar Mata Kuliah yang dinilai, silahkan klik button Kembali. 13. Untuk mengakhiri Aplikasi Sistem Informasi Akademik, klik link Logout di sudut atas kanan halaman aplikasi. Page 13 of 28

14 14. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi Program Studi atau Unit Pelayanan Teknis Layanan TIK Universitas Muhammadiyah Bengkulu. Kontak Person : 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 14 of 28

15 BAB 5 KOREKSI NILAI MAHASISWA 1. Koreksi nilai dilakukan pada Sistem Informasi Akademik bila ada perubahan nilai pada mahasiswa. Untuk perubahan nilai tersebut harus disertakan Surat Keputusan Perubahan Nilai dari Ketua Program Studi atau pejabat yang berwenang disertai dengan nilai perubahannya. 2. Proses koreksi nilai dapat dilaksanakan oleh level Sistem mulai dari Prodi, Administrator hingga Super User berdasarkan Surat Keputusan Perubahan Nilai tadi. 3. Untuk mengakses menu ini klik menu Master Koreksi Nilai Mahasiswa, sehingga muncul tampilan halaman awal prosesnya seperti berikut ini. 4. Selanjutnya isikan NIM / NPM mahasiswa yang akan dikoreksi nilainya dan klik button Get Data sehingga tampil halaman koreksi Nilai Mahasiswa seperti berikut ini. 5. Setelah muncul daftar mata kuliah dan nilai mahasiswa tersebut, selanjutnya klik button Edit pada masing-masing nilai yang akan dikoreksi, sehingga muncul tampilan halaman koreksi seperti berikut ini. Selanjutnya isikan nilai perubahannya, No. SK, perihal, Tgl. SK, Pejabat penandatangan SK, jabatan dan keterangan bila ada. Setelah selesai pengisian klik button Simpan untuk menyimpan perubahan tersebut. Page 15 of 28

16 6. Setelah melakukan perubahan semua nilai pada mahasiswa tersebut, lakukan proses penghitungan ulang IP seperti pada SOP Pencetakan Lembar Hasil Studi. Penghitungan ulang tersebut dengan mengklik menu BAA Proses Hitung IPK. 7. Proses terakhir adalah pencetakan Lembar Hasil Studi perbaikan seperti pada SOP Pencetakan Lembar Hasil Studi, dengan cara klik menu BAA Cetak Kartu Hasil Studi. 8. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi Program Studi masing-masing atau ke Unit Pelayanan Teknis Layanan Teknologi Informasi dan Komputer Universitas Muhammadiyah Bengkulu. 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Page 16 of 28

17 5. Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 17 of 28

18 BAB 6 Jadwal Mengajar Dosen 1. Cetak jadwal mengajar dosen: a. Dosen dipersilahkan untuk Login di Pilihan Dosen: 1 b. Inputkan User dan Password dosen yang sudah didapatkan dari Prodi masingmasing 2a 2c 2b Page 18 of 28

19 c. Setelah itu akan tampil halaman dosen, untuk mencetak jadwal mengajar selanjutnya silakan klik Dosen Jadwal Mengajar 3a 3b d. Inputkan Tahun akademik mengajar, dicontohkan disini yaitu tahun ajaran 2014/2015 Ganjil, Jadi yang diinputkan adalah selanjutnya klik set tahun maka akan tampil Jadwal mengajar sesuai dengan mata kuliah yang telah diinputkan oleh prodi masing-masing, Untuk mencetak jadwal silakan klik Tombil Cetak Jadwal. 4b 4c 4a Page 19 of 28

20 2. Cetak Jadwal Pada Prodi/TU Prodi a. Prodi silakan login pada pilihan TU/Prodi 1a b. Inputkan user dan password prodi 2a 2b 2c c. Klik pada pilihan Prodi Penjadwalan Kuliah Page 20 of 28

21 3a 3b d. Inputkan tahun akademik Prg.Pendidikan Program Studi, maka akan tampil halaman jadwal e. Selanjutnya untuk mencetak jadwal per Dosen silakan klik Cetak Jadwal Dosen f. Untuk mencetak seluruh Jadwal perkuliahan silakan klik Cetak Jadwal 4b 4a 3. Untuk Lebih Lanjut silakan hubungi prodi masing-masing atau silakan hubungi personil UPT-TIK. 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 21 of 28

22 BAB 7 Ubah Password Dosen (Oleh Prodi) 1. Prodi/Staff Prodi Login menggunakan menu Login Prodi seperti pada gambar: 1 2. Masukkan akun login yang sudah di daftarkan masing-masing prodi, lalu klik Login: 2a 2b 2c 3. Lalu klik menu dosen Reset Password Dosen Page 22 of 28

23 3a 3b 4. Maka akan tampil menu perubahan password dosen, masukkan kode login dosen yang telah didaftarkan, selanjutnya buatlah password baru dosen yang akan dirubah, pindah ke isian selanjutnya isikan password yang sama pada password baru, selanjutnya klik tombol simpan password baru. 4a 4b 4d 4c 5. Apabila prodi tidak mengetahui kode login dosen yang akan diubah password silakan prodi klik menu master dosen: Page 23 of 28

24 5a 5b 6. Inputkan nama dosen yang akan dicari pilih filter homebase (prodi tempat dosen terdaftar) klik nama (apabila homebase dosen tidak diketahui kosongkan filter lalu klik nama) 6c 6b 6a 7. Info Lebih lanjut dapat menghubungi UPT TIK atau personil: 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Page 24 of 28

25 6. Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 25 of 28

26 BAB 8 Ubah Password Dosen (Oleh Dosen) 1. Dosen Login pada menu Dosen 1 2. Inputkan User dan Password dosen yang sudah didapatkan dari Prodi masing-masing 2a 2c 2b Page 26 of 28

27 3. Setelah itu akan tampil halaman dosen, untuk mencetak jadwal mengajar selanjutnya silakan klik Dosen Reset Password Dosen 3a 3b 4. Inputkan Password Baru yang tidak mudah diketahui pengguna lain 4a 4c 4b 5. Perubahan password ini digunakan agar password dosen tidak mudah diketahui pengguna lain, berfungsi untuk mengamankan setiap kegiatan dosen seperti pengisian nilai. Page 27 of 28

28 6. Untuk Lebih Lanjut silakan hubungi prodi masing-masing atau silakan hubungi personil UPT-TIK. 1. Bapak Harry Witriyono, M.Kom (Kepala ) / A.R. Walad M., S.Kom (Jaringan dan Pengembangan) HP atau Anton Feriady (Bid. Administrasi) CP M. HUsni Rifqo (Bid. Jaringan) CP Eka Saputra (Kemhasiswaan dan Dosen) CP Erwin Dwika Putra (Bid. Software) CP Page 28 of 28