Sistem Informasi Pembayaran Les Pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan Putri Wulan Septiantari

Transkripsi

1 Sistem Informasi Pembayaran Les Pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan Putri Wulan Septiantari ABSTRACT :The Be Excellent Learning Institute Mentoring of Pacitan is one of the institution who develop rapidly, it can be seen from amount of students that studies there and the amount of teachers. The increasing of amount of students day each day make this institution face difficulties to manage the payment of students. This instituion no use information system yet, due to it in this research will developed one of payment system. This information system called payment information system for course at Be Excellent Learning Institute Mentoring of Pacitan This thesis will explain the activities and results produced from each process. Design Payment Information System for Course conducted completely, while its implementation are limited only in input data, search data and conclude data. All of the step that has be done or has not yet, it will be discussed in the end of the finall task. Therefore, in this thesis,the payment system as a solution to break the difficulties that frequently faced by administrator. So the payment process can more efective and efficient. Key words : Information system, payment ABSTRAKSI :Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan merupakan salah satu lembaga yang mengalami perkembangan sangat pesat, dilihat dari semakin banyaknya siswa yang belajar di Lembaga tersebut dan jumlah pengajar. Jumlah siswa yang semakin hari semakin bertambah membuat Lembaga ini mengalami permasalahan dalam hal pengolahan data pembayaran siswa. Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan belum memanfaatkan sistem informasi. Oleh karena itu, dalam proposal ini akan dikembangkan suatu model sistem pembayaran. Sistem informasi ini dinamakan Sistem Informasi Pembayaran Les pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan. Penelitian ini akan menguraikan aktivitas-aktivitas dan produk-produk yang dihasilkan dari proses. Desain Sistem Informasi Pembayaran Les dilakukan secara lengkap, sedangkan implementasinya dibatasi hanya pada proses pemasukan data, pencarian data, dan perekapan data. Hal-hal apa yang telah dilakukan dan apa yang belum dilakukan pada pembuatan sistem ini akan diulas pada bagian akhir Tugas Akhir ini. Pada penelitian ini sistem pembayaran dapat menjawab kesulitan yang sering dihadapi oleh petugas administrasi sehingga proses pembayaran dan pengolahan data pembayaran bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. Kata kunci : Sistem informasi, pembayaran 1.a Latar Belakang Masalah Pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent pusat yang beralamat di Jln. K.H. Agus Salim Gang V Baleharjo, Pacitan banyak terjadi permasalahan, masalah masalah tersebut adalah sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan data pembayaran siswa, kesalahan penagihan pembayaran kepada siswa, sering bergantinya buku pembayaran siswa sehingga data pembayaran terpisah pisah dan berkasnya banyak, kesulitan petugas administrasi pembayaran dalam mencari data data siswa yang sudah membayar pada bulan itu ataupun siswa yang belum membayar pada bulan itu karena harus mencari satu persatu sehingga membutuhkan waktu lama dan ketelitian yang lebih serta penulisan data pembayaran yang harus dilakukan berulang ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 29

2 yaitu pada buku besar pembayaran dan buku pembayaran harian untuk laporan kepada Direktur Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent. 1.b Rumusan Masalah a. Bagaimana teknik mengurangi tingkat kesalahan data pembayaran yang relatif tinggi? b. Bagaimana membuat sistem informasi pembayaran yang dapat meminimalisir kesalahan? c. Apakah sistem informasi yang dibuat dapat menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi? 1.c Batasan Masalah a. Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan dengan format yang telah ditentukan. Laporan yang akan di buat ialah : Laporan pembayaran. b. Program ini hanya menekankan pada pada proses pengisian dan rekap data pembayaran les siswa Lembaga Bimbingan Belajar yang berlokasi di Kecamatan Pacitan. c. Sistem yang dibuat hanya dijalankan pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pusat yaitu Be Excellent 1 Pacitan yang beralamat di Jln. K.H. Agus Salim Gang V, Baleharjo, Pacitan. 1.d Tujuan Penelitian Sesuai dengan masalah yang telah diuraikan di atas atau sesuai rumusan masalah yang telah di paparkan, tujuan dari penelitian ini adalah Menghasilkan aplikasi sistem informasi pembayaran les pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan untuk mewujudkan pelayanan pembayaran les yang lebih baik dari yang sekarang. 1.e Manfaat Penelitian 1. Dapat digunakan sebagai billing system yang bermanfaat untuk memonitor pembayaran les siswa, sehingga Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. 2. Landasan Teori a. Sistem Menurut Tata Sutabri, S.Kom, MM (2005:8), Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan b. Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom, MM (2005:23), Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk untuk digunakann dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi adalah mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. c. Kajian Pustaka Menurut Yuanita, Sukadi (2012) dalam Jurnalnya yang berjudul Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Dijelaskan bahwa suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen yang baik untuk melayani kebutuhan siswa. Proses pendataan siswa yang benar serta administrasi keuangan siswa sangatlah berperan. Salah satu informasi yang sangat dibutuhkan oleh yaitu informasi mengenai pembayaran dana sumbangan pembangunan (DSP) serta pembayaran iuran bulanan siswa, informasi ini sangat berpengaruh demi kelancaran proses belajar dan memaksimalkan fasilitas yang ada di Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Dilihat dari sistem yang berjalan mulai dari proses pendataan siswa hingga pembayaran keuangan siswa ini masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan terutama dalam pembayaran SPP dan DSP dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data- ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 30

3 data dan dapat menghabiskan waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam menindaklanjuti informasi yang di dapat dari siswa. Menurut Abdillah Baraja dalam Jurnalnya yang berjudul Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta. Dijelaskan bahwa Di Universitas Surakarta dalam menyelenggarakan pencatatan mengenai penerimaan SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) yang dimaksud SPP yaitu kewajiban yang harus dibayar oleh siswa kepada lembaga, untuk kelancaran proses belajar mengajar yang meliputi biaya, SPP, biaya uang gedung, biaya registrasi dan biaya-biaya kemahasiswaan. Pencatatan ini masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi kekeliruan. Menurut Ali Syahbana, Bambang Eka Purnama, Sukadi (2012), dalam jurnalnya yang berjudul Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Siswa Madrasah Aliyah Ma arif Pacitan. Dijelaskan bahwa Pengolahan administrasi pembayaran keuangan siswa di Madrasah Aliyah Ma arif Pacitan masih bersifat konvensional dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar karena proses dapat menyita waktu, sering terjadi kekeliruan dan penyimpanan data masih berupa arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi diantaranya sistem input siswa baru, sistem input pembayaran SPP, sistem input pembayaran insidental sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan dalam hal pembuatan laporan bulanan lebih menjadi cepat dan tepat waktu. Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan judul Sistem Informasi Pembayaran Les Pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan. Tujuan dari penelitian ini adalah Menghasilkan sistem informasi pembayaran Les Pada Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan yang efisien dan efektif sehingga dapat memperlancar proses pembayaran. 3.a Analisis Sistem 3.b Analisis hardware Berdasarkan dari analisis yang dilakukan demi menunjang pembuatan sistem informasi pembayaran les maka di butuhkan hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut : Processor : Intel Pentium Memory : 766 MB RAM Harddisk : 160 Gbyte Monitor : 10 Printer : Dekstop Printer 3.c Analisis software Berdasarkan dari analisis yang dilakukan demi menunjang pembuatan sistem informasi pembayaran les juga di butuhkan software dengan spesifikasi sebagai berikut : OS: Windows XP Professional SW Desain : Netbeans IDE SW Report: ireport dan JasperReport SW Installer: Jar2Exe Wizard ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 31

4 3.d Analisis Titik Keputusan Berdasarkan masalah masalah yang telah diuraikan di atas dan daya dukung yang dimiliki Lembaga Bimbingan Belajar Be Excellent Pacitan untuk penerapan sebuah sistem informasi maka penulis memilih membuat sistem informasi pembayaran les agar masalah masalah pembayaran bisa diminimalisir 3.e Kerangka Masalah Field Name Type Data Keterangan KODEPROGRAM Varchar(8) Primary Key PROGRAM Varchar(15) - KELASPROGRAM Varchar(10) - TINGKAT Varchar(10) - PAKET Varchar(20) - BIAYA Int(7) - d. Struktur Tabel Pembayaran Field Name Type Data Keterangan NOFAKTUR Varchar(10) Primary Key NIS Int(3) Foreign Key NAMA Varchar(50) - KODEPROGRAM Varchar(8) Foreign Key ADMIN Varchar(10) - BULAN Varchar(20) - BAYAR Int(7) - DENDA Int(7) - TOTAL double - TGL date - 3.g Data Flow Diagram 3.f Database a. Struktur Tabel login Field Name Type Data Keterangan username Varchar(10) - kunci Varchar(5) - b. Struktur Tabel siswa Field Name Type Data Keterangan NIS Int(3) Primary Key NAMA Varchar(50) - TEMPAT Varchar(15) - Staff administrasi akan menginputkan tiga data yaitu data siswa, data program belajar dan juga data pembayaran ke dalam sistem informasi pembayaran les yang dibuat setelah menerima data data tersebut maka sistem akan memberikan output berupa data siswa, data program belajar dan juga data pembayaran yang bermanfaat untuk pembuatan laporan pembayaran. TGLLAHIR date - KODEPROGRAM Varchar(8) Foreign Key ALAMAT Varchar(50) - TGLMASUK date - SEKOLAHASAL Varchar(50) - TELEPON Varchar(12) - c. Struktur Tabel Program_belajar ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 32

5 Didalam DFD level 1 terdapat dua proses yang dilakukan oleh staff administrasi yang pertama adalah proses input data master yang meliputi data siswa dan data program belajar, yang kedua proses input data transaksi yaitu transaksi pembayaran. Dari masing masing inputan akan di simpan di dalam tabel penyimpanan. Untuk proses transaksi akan mengambil beberapa data yang ada di tabel penyimpanan siswa dengan mengambil NIS dan tabel program belajar dengan mengambil kode program. pembayaran ke dalam sistem. Sistem akan mengambil beberapa data yang diperlukan dari data master yaitu data siswa dan program belajar dengan menggunakan NIS dan kode program. Kemudian sistem akan menyimpan data pembayaran tersebut ke dalam tabel penyimpanan pembayaran 3.h Perancangan Desain Interface Gambar 3.18 Desain Menu Utama Gambar 3.19 Desain Submenu dari masing masing menu utama Staff administrasi menginputkan dua data yaitu data siswa dan program belajar ke dalam sistem. Kemudian sistem akan menyimpan data siswa di tabel penyimpanan siswa dan data program belajar di tabel penyimpanan program. Sistem juga akan menghasilkan output data siswa dan program belajar. Gambar 3.20 Desain Form Input Data Siswa Gambar 3.21 Desain Form Input Program Belajar Proses transaksi berupa pembayaran, staff administrasi menginputkan data ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 33

6 Gambar 3.22 Desain Form Input data pembayaran Gambar 4.2 Halaman Login Gambar 3.23 Desain Form Input Laporan Harian Gambar 4.3 Halaman Menu Utama Gambar 3.24 Desain Form Input Laporan Per Siswa Gambar 4.7 Form Data Siswa Gambar 3.25 Desain Form Input Laporan Data Siswa 4 Implementasi dan hasil Gambar 4.8 Form Data Program Belajar Gambar 4.1 Tampilan Splash ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 34

7 Gambar 4.13 Output Laporan Data Program Belajar Gambar 4.9 Form Pembayaran Gambar 4.10 Form Laporan Harian Gambar 4.14 Icon Sistem Informasi pada desktop 5 Penutup 1. Dengan adanya Sistem Informasi Pembayaran Les pengolahan data pembayaran menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Staff administrasi merasa terbantu dengan adanya sistem informasi pembayaran tersebut. 3. Penyimpanan data pembayaran tidak membutuhkan berkas banyak dan data bisa digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama. DAFTAR PUSTAKA Gambar 4.12 Form Laporan Per Siswa Gambar 4.12 Form Laporan Data Siswa [1] Bambang Eka Purnama, Sistem Informasi Kartuhalo Dari Telkomsel Berbasis Komputer Multimedia Kajian Strategis Praktis Telkomsel Divisi Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 No 2 Agustus 2011, ISSN [2] Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN [3] Abdillah Baraja Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta [4] Ali Syahbana, Bambang Eka Purnama, Sukadi Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Siswa Madrasah Aliyah Ma arif Pacitan. Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2. Universitas Surakarta. [5] Dodik Juhanto. Sistem Informasi Pembayaran Rekening Air PDAM Ngawi Menggunakan Visual [6] Fikri Rijalul,dkk. Pemrograman Java. Yogyakarta. Andi Offset ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 35

8 [7] Ibrahim Candra. Pengembangan Sisten Informasi Pembayaran Rawat Inap Pasien Keluarga Miskin Berbasis INA DRG Casemix Guna Monitoring Pembiayaan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Dokter Soedarso Kalimantan Barat. Tugas Akhir S2. Universitas Diponegoro [8] Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta. Andi Offset [9] K.Hendra, M.Eri dan R.Nur. Aplikasi Penjualan dengan Program Java Netebeans, Xampp, dan ireport. Jakarta. Elekmedia Komputindo [10] Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta. Andi Offset [11] Marlinda Linda. Sistem Basisdata. Yogyakarta. Andi Offset [12] Santi Nasution. Sistem Informasi Pengolahan Data Gaji Pegawai pada Kantor Dinas Perikanan dan Kelautan Labuhan Batu dengan Menggunakan Visual Basic 6.0. Tugas Akhir. Universita Sumatera Utara Medan [13] Suja Imam. Pemrograman SQL & Database server MySQL. Yogyakarta. Andi Offset.2005 [14] Sutabri, Tata. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi Offset [15] Whitten J.L, Bentley L.D, Dittman K.C. Metode Desain & Analisis Sistem Edisi 6. Yogyakarta : Andi Offset [16] Yuanita, Sukadi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku. Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2. Universitas Surakarta. ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 36