BAB II GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau merupakan salah satu unsur dari Pemerintah Kabupaten Lamandau yang mempunyai tugas pokok yaitu memberikan pelayanan kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau dalam memenuhi hak dan menjalankan kewajibannya. Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Kalimantan Tengah Nomor 314 Tahun 2003, oleh sebab itu semua kebijakan, program kerja dan kegiatannya baik sehari hari, jangka pendek dan jangka panjang harus mengacu kepada ketentuan yang diatur dalam keputusan tersebut tanpa mengabaikan peraturan perundangundangan lain yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Untuk Peningkatan Kapabilitas serta serta penyamaan visi misi sangatlah tepat bila segala aktivitas Sekwan dan Jajaranya berpedoman atau mengacu pada Rencana Strategis (RENSTRA) Sekretariat DPRD, dengan berpedoman pada Renstra sebai suati Rancangan Program Kerja dan Kegiatan yang mendukung Tugas tugas Sekwan, termasuk di dalamnya kegiatan Pelatihan Aparatur Pemerintahan dilingkup Sekretariat DPRD yang lebih Profesional, maka dukungan terhadap Tri Fungsi Dewan benar benar dapat dilaksanakan secara maksimal dan memenuhi harapan DPRD. 0

2 BAB II GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD 1. KEDUDUKAN Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Lamandau Nomor 15 Tahun 2004 tentang Struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau mempunyai kedudukan sebagai unsur dalam membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau di Pimpin oleh seorang Sekretaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Bupati Lamandau atas persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau Adapun penyesuaian gerak dan langkah dalam pelaksanaan kegiatannya tentu dilakukan dengan menyesuaikan situasi, kondisi pada tempat, ruang dan waktu dimana kebijakan program tersebut dilaksanakan. 2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI Kalau kita bicara secara cermat akan isi dari Surat Keputusan Gubernur Kalimantan Tengah Nomor 314 Tahun 2003, ada beberapa hal yang harus dipahami sebagi acuan dalam penyusunan program kegiatan di Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau yaitu : 1. Tugas Pokok. Tugas Pokok Sekretariat Dewan Kabupaten Lamandau adalah membantu DPRD dalam rangka melaksanakan segala urusan dan kegiatan meliputi pelaksanaan Informasi, Keuangan, Administrasi serta Asistensi dalam rangka pelaksanaan tugas kewenangan serta hak dan kewajiban DPRD. 2. Fungsi Sekretariat Dewan. Adapun fungsi Sekretariat Dewan Kabupaten Lamandau adalah : a. Melakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas SETWAN; a. Menyusun rencana, menelaah dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan Pimpinan DPRD; b. Pembinaan Administratif dalam arti membina urusan tata usaha dan kepegawaian, mengelola keuangan dan barang serta mengelola perlengkapan dan perawatannya; c. Menyiapkan penyelenggaran persidangan dan membuat risalah rapat rapat yang diselenggarakan oleh DPRD; d. Mengatur penerimaan tamu-tamu dan atau delegasi masyarakat yang menyampaikan aspirasinya kepada DPRD serta kegiatan Pimpinan DPRD; e. Memberikan pertimbangan teknis kepada Pimpinan DPRD, khususnya dalam kegiatan alat-alat kelengkapan DPRD; f. Memelihara dan membina keamanan serta ketertiban dalam kantor, gedung, rumah jabatan Pimpinan dan Anggota DPRD. 1

3 3. Struktur Organisasi. Struktur organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau terdiri dari 1 (satu) Sekretaris Dewan, 3 (tiga) Kepala Bagian dan 7 (tujuh) Sub Bagian yang sampai saat ini struktur tersebut belum dapat terpenuhi secara maksimal. Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau terdiri dari : a. Sekretaris Dewan. b. Kepala Bagian Umum terdiri dari : 1. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian 2. Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga c. Kepala Bagian Keuangan terdiri dari : 1. Sub Bagian Perencanaan Anggaran 2. Sub Bagian Penatausahaan dan Verifikasi d. Kepala Bagian Persidangan dan Protokol terdiri dari : 1. Sub Bagian Persidangan dan Risalah 2. Sub Bagian Hukum dan Protokoler 3. Sub Bagian Informasi dan Dokumentasi Adapun Struktur Organisasi pada Tahun 2008 ini yaitu : 1. Sekertaris Dewan 2. Kepala Bagian Umum 3. Kepala Bagian Keuangan 4. Kepala Bagian Persidangan dan Protokoler 5. Staf DPRD Kabupaten Lamandau 4. Bidang Kewenangan. Berdasarkan tugas pokok, fungsi dan organisasi yang ada maka Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau mempunyai beberapa kewenangan yang perlu diperhatikan sebagai faktor pendukung sekaligus pembatas dalam melaksanakan tugas dan penyusunan program kegiatannya. Bila disimpulkan secara singkat bidang kewenangan tersebut terdiri dari : a. Menyelenggarakan fungsi umum termasuk didalamnya Administrasi umum, hubungan masyarakat, urusan rumah tangga dan kelengkapan Kantor Sekretariat gedung DPRD. b. Menyelenggarakan fungsi perencanaan, pengaturan dan pembinaan pegawai di lingkungan Kantor Sekretariat DPRD. c. Menyelenggarakan fungsi perencanaan pengatur penggunaan anggaran dan keuangan Sekretariat DPRD dan Anggota DPRD Kabupaten Lamandau. d. Menyelenggarakan fungsi penyediaan dan pelayanan administrasi, penyelenggaraan dan pengaturan sidang sidang Anggota DPRD beserta rapat rapat seluruh alat kelengkapan DPRD. e. Menyelenggarakan fungsi bantuan analisis, evaluasi dan advokasi Hukum dan Perundang undangan. f. Menyelenggarakan fungsi pencatat data, fakta (dokumentasi) dan melakukan pengolahan analisa dan perumusan masalah serta menyusun laporan. g. Menyelenggarakan fungsi pengkajian analisa secara teliti dan seksama terhadap hasil produk produk hukum yang dihasilkan oleh DPRD Kabupaten Lamandau baik dalan subtsansi, rumusannya dan Analis dilakukan pula terhadap ; saran dan usul dari luar DPRD. h. Mensosialisasikan hasil seluruh data dan informasi produk produk DPRD secara transparan dan terbuka kepada masyarakat luas atau pihak luar yang memerlukannya. 2

4 BAB III ISU ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI Berdasarkan kepada tugas pokok, fungsi, organisasi dan kewenangan yang ada pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau sebagaimana dimaksud dalam Gambaran Pelayanan Sekretariat DPRD, maka isu isu strategis yang dihadapi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau adalah : a. Menyelenggarakan pelayanan umum yang solid dan prima guna menunjang pelaksanaan tugas tugas DPRD. b. Menyelenggarakan pelayanan penyediaan sarana dan prasarana serta perlengkapan kantor dan gedung DPRD. c. Menyelenggarakan / memberikan pelayanan penyediaan tenaga assistensi, aplikasi dan tenaga ahli. d. Menyelenggarakan pelayanan penyediaan anggaran dan keuangan. e. Menjaga, mengamankan dan mensosialisasikan produk-produk hukum yang di hasilkan oleh DPRD. 3

5 BAB IV VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKSANAAN 1. Visi dan misi yang ingin dicapai. Visi pada hakekatnya adalah membentuk dan menggali gambaran bersama mengenai masa depan, berupa komitmen murni tanpa adanya rasa terpaksa, visi adalah modal masa depan yang menjadi milik bersama dan diyakini seluruh anggota. Sedangkan visi dari Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau adalah Terwujudnya pelayanan yang solid dan prima, guna menunjang peyelenggaraan tugas DPRD Kabupaten Lamandau. Makna pokok yang terkandung visi tersebut bahwa menjadi Lembaga yang Prima menggambarkan Sekretariat DPRD sebagai Birokrasi yang mampu secara administrative dalam aplikasi pelayanan kepada DPRD namun secara operasional mampu dalam Sence of Politic Sesuai dengan visi yang menjadi pegangan dan pedoman bagi seluruh unsur dalam ruang lingkup Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau maka misi yang ingin dicapai yaitu : f. Menyelenggarakan pelayanan umum yang solid dan prima. g. Menyelenggarakan pelayanan penyediaan sarana dan prasarana serta perlengkapan kantor dan gedung DPRD. h. Menyelenggarakan / memberikan pelayanan penyediaan tenaga assistensi, aplikasi dan tenaga ahli. i. Menyelenggarakan pelayanan penyediaan anggaran dan keuangan. j. Menjaga, mengamankan dan mensosialisasikan produk-produk hukum yang di hasilkan oleh DPRD. 2. Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai 1. TUJUAN Berdasarkan Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau seperti yang telah disebutkan diatas maka tujuan yang ingin dicapai yaitu : a. Menyediakan sarana dan prasarana umum dan administrasi untuk menunjang kegiatan Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau. b. Menyediakan sarana dan prasarana kantor dan Alat kelengkapan terdiri dari Kantor Sekretariat, ruang komisi dan ruang sidang DPRD Kabupaten Lamandau. c. Menghasilkan sumber daya aparatur terdiri dari penyediaan dan peningkatan kwalitas sumber daya manusia bagi pengelolaan administrasi, pengelolaan keuangan dan anggaran serta tenaga perbantuan assisten dan ahli. d. Penyediaan alat dan buku buku referensi yang menunjang tugas-tugas anggota DPRD. e. Menyediakan dana dan anggaran yang dibutuhkan demi menunjang kegiatan Kantor DPRD dan Sekretariat DPRD. 2. SASARAN a. Tersedianya sarana dan prasarana umum dan administrasi yang diperlukan. b. Tersedianya sarana dan prasarana kantor serta alat dan perelengkapan yang diperlukan. c. Tersedianya tenaga yang cakap dan mandiri dan mempunyai kemampuan yang handal dibidangnya. d. Tersedianya alat-alat dokumentasi dan bahan-bahan yang representatif yang dapat menunjang kegiatan seluruh anggota DPRD. e. Tersedianya dana dalam jumlah yang cukup dan tepat waktu sesuai kebutuhan. 4

6 BAB V RENCANA PROGRAM, KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF 1. RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN Berdasarkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dalam tahun maka Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau telah menyusun rencana kegiatan sebagai berikut : I PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Penyediaan jasa surat menyurat 2. Penyediaan jasa komunikasi sumber daya air dan listrik 3. Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan kend. Dinas/operasional 4. Penyediaan jasa administrasi keuangan 5. Penyediaan jasa kebersihan kantor 6. Penyediaan jasa perbaikan peralaatan kerja 7. Penyediaan alat tulis kantor 8. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan 9. Penyediaan komponen instlasi listrik / penerangan bangunan kantor 10. Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor 11. Penyediaan peralatan rumah tangga 12. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang undangan 13. Penyediaan makanan dan minuman kantor 14. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke dalam dan luar daerah 15. Penyediaan jasa pegawai non PNS 17. Honor panitia tidak tetap II PENINGKATAN SARANA DAN PRASARANA APARATUR 1. Pembangunan rumah jabatan / asrama 2. Pembangunan gedung kantor 3. Pengadaan kendaraan dinas / operasioanl 4. Pengadaan perlengkapan gedung kantor 6. Pengadaan peralatan gedung kantor 7. Pengadaan meubelair 8. Pengadaan sepeda motor dinas/operasional 9. Pemeliharaan rutin / berkala rumah jabatan III PENINGKATAN DISIPLIN APARATUR 1. Pengadaan pakaian dinas beserta perlengkapannya 2. Pengadaan pakaian kerja lapangan 3. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu IV PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR 1. Pendidikan dan pelatihan formal 5

7 2. Bintek implementasi peraturan perundang-undangan V PENINGKATAN KAPASITAS LEMBAGA PERWAKILAN RAKYAT DAERAH 1. Hearing/dialog & koordinasi dg pj. pemda & tokoh masy / tokoh agama 2. Rapat-rapat paripurna 3. Kegiatan reses 4. Kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD ke luar daerah 5. Peningkatan kapasitas pimpinan dan anggota DPRD 6. Sosialisasi peraturan perundang-undangan 7. Jasa jaminan kesehatan pimpinan dan anggota DPRD 2. INDIKATOR KINERJA Pendekatan yang dapat dilakukan untuk mengatahui sejauh mana tingkat kekuatan dan kelemahan secara internal dihadapi oleh organisasi unit kerja Sekretariat DPRD, kemudian secara eksternal apa yang menjadi peluang dan ancaman dalam kerangka visi dan misi tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan selama 5 (lima) tahun kedepan Faktor faktor diatas dapat diakumulasikan beberapa indikator kinerja antara lain: A. Analisa Lingkungan Internal, yang terdiri dari : 1. KEKUATAN Berdasarkan hasil identifikasi terhadap unsur unsur yang menjadikan faktor kekuatan pada lingkungan internal organisai, teridentifikasi sebagai berikut : A. Unsur SDM dan Organisasi - Adanya organisasi dan tata kerja yang jelas sesuai dengan ketentuan. - Adanya rekruitmen sesuai kebutuhan. B. Unsur Sarana dan Prasarana - Adanya fasilitas gedung perkantoran. - Adanya peralatan kerja dan perlengkapan yang menunjang. C. Unsur Keuangan - Adanya sistem anggaran yang baik. - Adanya sistem pelaporan yang berjalan dengan lancar. - Adanya pengawasan dan pengendalian anggaran secara berkala. D. Unsur Komitmen - Adanya motivasi kerja yang baik. - Adanya hubungan kerja setiap sub unit. - Adanya pemberian penghargaan atas prestasi di lingkungan Sekretariat DPRD. E. Unsur Pelayanan Masyarakat - Adanya pedoman yang baku sesuai dengan tuntutan kebutuhan. - Adanya program kerja yang jelas. 2. KELEMAHAN Kelemahan yang teridentifikasi pada Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau sebagai berikut : - Belum terpenuhinya kekurangan tenaga personil untuk mengisi kekosongan jabatan yang ada atau kurangnya jumlah personil dibanding dengan formasi struktural yang ada. - Kemampuan dan keterampilan personil masih kurang dan belum merata serta masih rendahnya kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) khususnya terhadap bidang bidang tugas. 6

8 - Motivasi dan komitmen kerja personil belum merata. - Perlunya penetapan tugas terhadap personil dengan mempertimbangkan disiplin ilmu yang dimiliki dengan jabatan jabatan yang ada. - Masih terbatasnya anggaran dana di lingkungan Sekretariat dalam menunjang beban tugas yang ada. - Belum terpenuhinya sarana dan prasarana pendukung secara optimal. B. Analisa lingkungan Eksternal Kekuatan dan kelemahan yang diuraikan diatas mengambarkan bahwa pada Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau secara eksternal terdapat peluang dan ancaman yang dihadapi untuk mewujudkan tujuan dan sasaran organisasi, berikut ini diuraikan sebagai berikut : 1. PELUANG Dari identifikasi terdapat faktor faktor peluang pada lingkungan eksternal sebagai berikut : A. Teknologi 1. Adanya kemajuan teknologi komputer dan teknologi informasi untuk penggunaan informasi dan aplikasi data pelaporan. 2. Adanya alih informasi teknologi tepat guna. B. Sosial dan Budaya 1. Adanya perubahan pandangan masyarakat ke arah peningkatan pencapaian aspirasi melalui DPRD. 2. Adanya kesadaran masyarakat Kabupaten Lamandau untuk melakukan kegiatan unjuk rasa di gedung DPRD. C. Politik 1. Adanya Politikal Will Pemerintah Pusat dan Daerah untuk membiarkan adanya kegiatan unjuk rasa oleh masyarakat secara terkontrol. 2. Adanya suasana demokratisasi yang murni melalui berbagai aksi masyarakat. D. Hukum 2. ANCAMAN 1. Adanya kebijakan Pemerintah Pusat dan Daerah Kabupaten Lamandau dalam mengatur tentang tugas pokok Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau. 2. Adanya kebijakan Pemerintah Daerah Kabupaten Lamandau untuk menempatkan hukum adat diberlakukan sesuai dengan proporsinya. Faktor ancaman yang teridentifikasi dari unsur unsur yang ada pada lingkungan eksternal pada organisasi adalah sebagai berikut : 1. Teknologi Kurang adanya kemampuan dan minat pegawai untuk penggunaan teknologi tepat guna dalam pemanfaatan dan pengolahan sumber daya alam karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan finansial. 2. Sosial dan Budaya Terbatasnya kemampuan Pemerintah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan masyarakat. 3. Politik Adanya ketidakpuasan sekelompok masyarakat atas pelayanan yang diberikan oleh pemerintah. 4. Hukum Adanya aparat birokrat yang kurang mematuhi ketentuan yang berlaku dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. 7

9 BAB VI INDIKATOR PENGUKURAN KINERJA Analisis tentang Indikator Pencapaian Pelaksanaan Kinerja (Pengukuran Kinerja) Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau. Penetapan Indikator Kinerja Laporan Tahunan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau ini didasarkan pada kelompok menurut masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak serta indicator proses jika diperlukan unutk menunjukan proses kegiatan yang telah terjadi. Indikator tersebut diatas digunakan untuk evaluasi baik dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan maupun tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi. Indikator kinerja masukan dan keluaran dinilai sebelum kegiatan yang dilaksanakan selesai, sedangkan indikator hasil dan manfaat maupun dampak baru diperoleh setelah kegiatan selesai dan beberapa kegiatan waktu berlalu MASUKAN (INPUT) Indikator masukan mengukur sejumlah sumber biaya seperti anggaran (dana), peralatan, material, sumberdaya manusia dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan, dianalisis kesesuaiannya dengan rencana strategis yang telah ditetapkan. Indikator masukan masing masing kegiatan di lingkungan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau berbeda menurut macam / jenis kegiatannya. Adapun ditinjau dari faktor yang dominan utuk masukan pelaksanaan berbagai kegiatan tersebut terutama adalah aspek keuangan (dana) memiliki bobot yang besar untuk pencapaian kinerja, kemudian di dukung dengan sumber daya manusia maupun peralatan yang memadai dan material lain yang diperlukan KELUARAN (OUTPUT) Indikator keluaran untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan, untuk menganalisis sejauh mana kegiatan terlaksana sesuai rencana. Indikator keluaran pada Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau untuk masing masing jenis kegiatan baik fisik maupun non fisik dan data / informasi yang relevan lengkap dan akurat. Indikator keluaran fisik meliputi semua kegiatan fisik baik peningkatan fasilitas maupun kegiatan nonfisik. Indikator keluaran nonfisik berupa pelayanan baik kepada masyarakat, LSM maupun dinas, instansi terkait, termasuk juga dalam keluaran non fisik ini data informasi, laporan yang akurat dari bidang yang terkait HASIL (AUTCOME) Indikator ini mengambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan. Indikator ini sering kali terjadi kerancuan dengan indikator keluaran, tetapi ada perbedaan yang mendasar bahwa indikator keluaran lebih sering bersifat kuantitatif sedangkan indikator hasil lebih bersifat kualitatif MANFAAT (BENEFITS) Indikator kinerja ini mengambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil. Manfaat tersebut, baru tampak setelah beberapa waktu dalam jangka menengah atau jangka panjang, menunjukan hal hal yang diharapkan untuk dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi dengan optimal (tepat sasaran, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu). Indikator manfaat ini berbeda untuk masing masing kegiatan DAMPAK (IMPACTS) Indikator kinerja ini memperhatikan pengaruh yang ditimbulkan dari hasil kegiatan. Indikator ini baru dapat diketahui dalam jangka menengah dan jangka panjang. Indikator dampak menunjukan dasar pemikiran dilaksanakan kegiatan yang mengambarkan aspek makro pelaksanaan kegiatan, tujuan kegiatan secara Sektoral, Regional dan Nasional. 8

10 BAB VII PENUTUP Demikian Rencana Staregi ini disusun sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamandau, dalam pelaksanaannya RENSTRA ini juga dipergunakan dalam penyusunan rencana kerja dan Anggaran Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamandau selama 5 Tahun ke depan. Dalam rangka mengkaji faktor faktor pendukung dan yang menghambat dalam pelaksanaannya. Didalam evaluasi juga akan diadakan perubahan atau perbaikan serta penyesuaian dengan kebutuhan bila diperlukan. Dengan mengimplementasikan Renstra diharapkan dapat dikembangkan langkah langkah Strategik unutk dapat meningkatkan kinerja organisasi dalam upaya mewujudkan Pelayan Prima DIBUAT DI : NANGA BULIK PADA TANGGAL : 26 AGUSTUS 2008 SEKRETARIS DPRD KABUPATEN LAMANDAU W. MARTHIN, S.Pd NIP :