SISTEM INFORMASI PERIZINAN TKI OLEH PPTKIS PADA BP3TKI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERIZINAN OLEH PPS PADA BP3 1 Heri Purwanto, 2 Cahya Tri Bawono 1 Program Studi Manajemen Informatika 2 Konsentrasi Manajemen Informatika Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax sonifajar@gmail.com, cahyatribawo@gmail.com Abstrak Penciptaan mekanisme sistem penempatan Tenaga Indonesia dimaksudkan sebagai upaya untuk mendorong terwujudnya arus penempatan berdaya guna dan guna, karena berbagai sumber masalah sering menghadang tanpa diketahui sebelumnya. Perancangan Sistem Perizinan Tenaga Indonesia ini adalah salah satu upaya dalam kontrol terhadap setiap pelaksanaan penempatan diajukan oleh pihak Pelaksana Tenaga Indonesia Swasta (PPS) telah diverifikasi secara tepat, cepat dan relevan. Sebagai bentuk pencatatan secara administratif dalam arus penempatan melalui kelola perizinan, data Tenaga Indonesia dan Pelaksana Tenaga Indonesia Swasta (PPS). Kata kunci : Kartu Tenaga Luar Negeri, Perizinan, Izin. 1. Pendahuluan Pengaturan tentang penempatan tenaga Indonesia ke luar negeri adalah Undangundang No. 39 Tahun 2004 Tentang Dan Perlindungan Tenaga Indonesia Di Luar Negeri, disebutkan bahwa tenaga Indonesia di luar negeri sering dijadikan obyek perdagangan manusia, termasuk perbudakan dan paksa, korban kekerasan, kesewenangwenangan, kejahatan atas harkat dan martabat manusia serta perlakuan lain melanggar hak asasi manusia. Penciptaan mekanisme sistem penempatan Tenaga Indonesia di luar negeri dimaksudkan sebagai upaya untuk mendorong terwujudnya arus penempatan berdaya guna dan guna, karena berbagai sumber masalah sering menghadang tenaga tanpa diketahui sebelumnya oleh bersangkutan seperti : 1. Sistem dan mekanisme belum mendukung terjadinya arus penempatan efektif dan efisien; 2. Pelaksanaan penempatan kurang bertanggung jawab; 3. Kualitas tenaga Indonesia rendah; 4. Latar belakang budaya negara akan dituju berbeda. Tenaga Indonesia pada pengguna berbadan hukum dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu melalui perusahaan pelaksana penempatan tenaga indonesia swasta (PPS), BUMN/BUMD. Badanbadan sudah terdaftar secara hukum tersebut akan menempatkan Tenaga Indoneisa berdasarkan bakat, minat dan kemampuan calon tenaga Indonesia kepada pihak pemberi pean di luar negeri. Jika calon Tenaga Indonesia ditempatkan sesuai dengan kriteria ditetapkan maka akan mempermudah proses pean calon tenaga Indonesia di luar negeri dan juga meminimalisasi halhal tidak diinginkan. Untuk memberangkatkan ke luar negeri dibutuhkan surat pengantar rekrut (SPR) dari BP3. Pada dalam kenyataannya ini perlu ditinjau kembali, perihal perizinan penempatan sering terjadinya kesalahan pada pelaksana penempatan tenaga indonesia swasta (PPS) belum terintegrasi data dengan BP3. Perizinan masih sulit dan memerlukan waktu lama sehingga data diberikan tidak relevan, ini sangat menyulitkan bagi pelaksana penempatan tenaga indonesia swasta (PPS) untuk melakukan perizinan penempatan pada BP3. Sehingga dalam pengelolaan perizinan dan penempatan memerlukan proses panjang yakni pihak pelaksana penempatan tenaga indonesia swast (PPS) harus berkomunikasi terlebih dahulu dengan pihak BP3 untuk meminta perizinan penempatan. Dari uraian di atas maka dibutuhkan sebuah sistem dapat membantu pelaksana penempatan tenaga indonesia swasta (PPS) dalam proses perizinan penempatan pada BP Landasan Teori Menurut Sutarman dalam bukunya berjudul Pengantar teknologi informasi (2012:13) mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). 1

2 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses mengklik Upload tombol Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem. Calon Tenaga Indonesia Mengajukan Permohonan Notifikasi Dokumen Perizinan <<Include>> Verifikasi Kertu Tenaga Luar Negeri Gambar 1 Use Case Diagram Tabel 1 Use Case Skenario Browse Pengajuan Permohonan Use Case Scenario untuk Pengajuan Permohonan Nama Pengajuan Permohonan Use Case Deskripsi Menggambarkan proses permohonan perizin penempatan. Aktor Bagian. Penyiapan dan dan PPS Tenaga Indonesia Awal sudah masuk pada halaman web Akhir Bagian. Penyiapan dan melakukan pencatatan dokumen perizinan penempatan dan keluar dari aplikasi Skenario Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. PPS memilih 2. Sistem menu Upload menampilkan Document data halaman untuk perizinan melakukan Upload data Fornal/Informal. perizinan tenaga Indonesia 3. PPS 4. Sistem akan melakukan Upload menampilkan data perizinan informasi Data Telah Berhasil berdasarkan Di Upload persyaratan perizinan dengan cara PPS Bagian Penyiapan & Tabel 2 Use Case Scenario Notifikasi Perizinan Use Case Scenario untuk Notifikasi Perizinan Nama Use Notifikasi Perizinan Case Deskripsi Menggambarkan proses pencatatan dan verifikasi dokumen perizin penempatan. Aktor Bagian. Penyiapan dan Awal Bagian. Penyiapan dan sudah masuk pada Akhir Aksi Aktor 1. Bagian. Penyiapan dan memilih menu Input data perizinan Fornal/Informal. 3. Bagian. Penyiapan dan menginput data perizinan berdasarkan dokumen perizinan dan menyimpan hasil input data tersebut dengan cara mengklik tombol save halaman web Bagian. Penyiapan dan melakukan pencatatan dan verifikasi dokumen perizinan penempatan dan keluar dari aplikasi Skenario Reaksi Sistem 2. Sistem menampilkan halaman untuk melakukan input data perizinan tenaga Indonesia 4. Sistem akan menampilkan informasi Data Telah Tersimpan Tabel 3 Use Case Scenario Kartu Tenaga Luar Negeri Use Case Scenario untuk Kartu Tenaga Luar Negeri Nama Use Case Kartu Tenaga Luar Negeri Deskripsi Menggambarkan output dari proses perizin penempatan. Aktor Bagian. Penyiapan 2

3 dan Awal Bagian. Penyiapan dan sudah masuk pada halaman web Akhir Bagian. Penyiapan dan melakukan penerbitan Kartu Tenaga Luar Negeri dan keluar dari aplikasi Skenario Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Bagian. 2. Sistem Penyiapan dan menampilkan halaman untuk memilih menu melakukan input Kartu Tenaga data perizinan Luar Negeri tenaga Indonesia Fornal/Informal. 3. Bagian. 4. Sistem Penyiapan dan menampilkan Id memilih Id dan nama dipilih. dan nama akan dibuatkan KTKLN 5. Bagian. Penyiapan dan melakukan cetak KTKLN berdasarkan Id dan nama telah dipilih dan menyimpan hasil bukti cetak tersebut sebagai arsip. 6. Sistem akan menampilkan informasi KTKLN Telah di dicetak 2.2 Activity Diagram Merupakan suatu diagram menunjukan aliran dari suatu kegiatan ke kegiatan lain. Pada umumnya activity diagram digunakan untuk memodelkan aliran dan operasi. Berikut ini merupakan Activity Diagram ini menunjukan aktivitas Perizinan Tenaga Indonesia, sebagai berikut : Gambar 2 Activity Diagram Perizinan Gambar 3 : Activity Diagram Input Perizinan 2.3 Class Diagram Pada class diagram ini akan membantu kita dalam visualisasi struktur classclass dari suatusistem dan merupakan tipe diagram paling banyak dipakai, class diagram memperlihatkan hubungan antar class dan penjelasan detail tiaptiap class di dalam model desain dari suatu sistem. PPS nopps namapps alamatpps tambah () rubah () hapus () set () get () 0..* nopk noktp nama tempatlahir tanggallahir alamat jeniskelamin agama notelepon nopassport novisa konsorsiumasuransi tambah () rubah () hapus () set () get () search () : : : : : Date 0..* 1..* 1..* Bagian Penyiapan & password : string tambahperizinan () cetakperizinan () rubahstatusizin () getuser () getpassword () validate () login () Id noizin tanggal Izin tambah () rubah () hapus () validasi () setizin () getizin () : Date : Izin : Izin KTKLN noktkln nama alamat tempatlahir tanggallahir nopasport tambahktkln () cetakktkln () getktkln () setktkln () : Date : KTKLN : KTKLN Gambar 4 Class Diagram 2.4 Perancangan Antar Muka Berikut ini adalah merupakan perancangan antar muka input / output dari sistem atau aplikasi perizinan akan dibuat pada Bagian Penyiapan dan di Balai Pelayanan dan Perlindungan Tenaga Indonesia : 3

4 2.4 Antar muka b. Bagian Penyiapan dan melakukan input perizinan berisi data ketenegaan. c. Setelah data di input Bagian Penyiapan dan akan menyimpan data tersebut dengan cara mengklik tombol Create. Gambar 5 Format Halaman Entry Data C a. Bagian Penyiapan dan memilih Menu Entry data C pada Halaman Utama Sistem Perizinan. b. Bagian Penyiapan dan melakukan input data C berisi identitas diri dari calon atau Tenaga Indonesia. c. Setelah data di input, Bagian penyiapan dan penempatan akan menyimpan data tersebut dengan cara mengklik tombol Create. d. Untuk melakukan proses Edit dan Delete, terlebih dahulu Bagian Penyiapan dan mencari data tersebut pada Menu Daftar C. Setelah data muncul di layar, Bagian Penyiapan dan mengklik tombol Delete atau Edit. Gambar 6 Format Halaman Entry Perizinan a. Bagian Penyiapan dan memilih Menu Perizinan pada Halaman Utama Sistem Perizinan. 3.Implementasi Sistem telah dianalisis dan didesain secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih. Tiba saatnya sistem untuk diimplementasikan. Implementasi ini berisi penjelasan mengenai proses proses penerapan rancangan telah dibuat dalam melaksanakan sistem baru sehingga sistem baru tersebut dapat diterapkan. Penjelasan dari proses proses pengimplementasian sistem baru adalah sebagai berikut Daftar Kegiatan Daftar perencanaan kegiatan pengimplementasian system akan dirancang sebagai berikut : 1. Analisis kebutuhan Merupakan tahap awal menentukan kebutuhan apa saja diperlukan untuk mengimplementasikan perangkat lunak 2. Pengumpulan Data Merupakan tahapan pengumpulan informasi, pencarian referensi sebagai acuan pemahaman, perancangan dan pembangunan perangkat lunak, dan tahap mempelajari kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak akan digunakan untuk pembuatan perangkat lunak 3. Instalasi Tools akan digunakan. 1. XAMPP 2. Yii Framework 4. Pembuatan Antarmuka Pembuatan antarmuka ini dilakukan supaya tidak terlalu sulit dalam penentuan tahap penulisan kode program harus dilakukan terlebih dahulu. 5. Penulisan kode program Penulisan kode program dilakukan secara bertahap Testing dan perbaikan pada perangkat lunak 6. Testing dan perbaikan pada perangkat lunak Testing terhadap kode program dan perbaikan kesalahan saat program dieksekusi 7. Pengujian Setelah perangkat lunak bebas dari kesalahankesalahan langkah selanjutnya adalah tahapan pengujian melakukan kompresi dan dekompresi data text, apakah sesuai harapan atau tidak 4

5 Gambar 7 Jadwal kegiatan 3.1 Lingkup dan Batasan Implementasi Dalam mengimplementasikan sebuah sistem pemantauan dan pengendalian suatu proses terdapat beberapa hal menjadi batasan implementasi, diantaranya yakni sebagai berikut : 1. Log in untuk melakukan proses transaksi pencatatan dan pengelolaan perizinan Tenaga Indonesia dilakukan oleh Bagian Penyiapan &, dengan menginput Username & Password. 2. Proses perizinan dilakukan oleh pihak PPS dan Tenaga Indonesia kepada Bagian Penyiapan & dengan mengajukan permohonan izin berikut dokumen persyaratan. 3.3 Implementasi Antarmuka A. Halaman Muka Gambar Gambar 10 Tampilan Input Izin 1. Hasil Pengujian Berikut ini merupakan hasil pengujian dengan menggunakan metode black box telah dilakukan terhadap beberapa form/modul pada sistem klaim asuransi ini sesuai dengan kasus diuji. Tabel 1 : Tabel Pengujian Gambar 8 Tampilan Input Calon Gambar 9 : Tampilan Input No Nama Modul 1 Login Cara Pengujian memasukan dan password ke dalam menu Log In Sistem Perizinan Hasil 1.Jika serta password benar, maka dapat langsung masuk ke halaman utama Sistem Klaim Asuransi. 2.Jika serta password salah, maka tidak dapat masuk ke halaman utama 5

6 2 Entry PPTK IS 3 Entry C S 4 Uploa d Perizi nan memasukan data tenaga indonesia ke dalam menu PPS memasukan data tenaga indonesia ke dalam menu C PPS melakukan proses upload data izin serta akan muncul informasi kesalahan. 1.Jika data benar, maka data akan tersimpan. 2.Jika data tidak sesuai, maka akan muncul notifikasi kesalahan. 3.Jika data benar, maka data akan tersimpan. 4.Jika data tidak sesuai, maka akan muncul notifikasi kesalahan. 1.Proses upload izin disimpan, ketika menekan tombol upload. 2.Sistem 5 Down load Perizi nan melakukan proses download perizinan akan memberika n notifikasi, jika kriterian proses upload tidak dipenuhi. Proses download periizinan disimpan BeBerdasarkan hasil analisis telah dilakukan terhadap Sistem Perizinan di Bagian Penyiapan & Pada Balai Pelayanan dan Perlindungan Tenaga Indonesia Bandung, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya database dan pencatatan pengelolaan penerbitan perizinan di Bagian Penyiapan &, ini akan memberikan kemudahan sekaligus memberikan perfomansi dalam proses transaksi penerbitan perizinan karena sudah terintegrasi. 2. Dengan adanya sarana pencatatan secara administratif dan pengelolaan proses transaksi sudah terintegarasi serta adanya bukti transaksi perizinan dari pihak PPS ke Bagian Penyiapan & ataupun sebaliknya, sehingga memberikan kecepatan dalam melakukan penerbitan perizinan secara objektif dan relevan. Berdasarkan hasil analisis dari Sistem Perizinan di Bagian Penyiapan & Pada Balai Pelayanan dan Perlindungan Tenaga Indonesia Bandung, dalam hal ini ada beberapa saran diharapkan dapat membantu memperbaiki Sistem Perizinan ada sebagai berikut : 1. pemeliharaan hardware dan software, back up data, meminimalkan penggunaan removable disk, selalu Upgrade antivirus, serta melakukan peningkatan kemampuan untuk pihak sumber daya manusia itu sendiri, dimana dalam hal ini wajib dilakukan. 2. Diharapkan adanya pengembang lain yaitu dikembangkannya sistem perizinan untuk Calon Tenaga Indonesia (C) Informal atau Tenaga Indonesia Cuti Mandiri. 6

7 3. Fitur keluhan karena terjadinya kesalahan penggunaan system perizinan. DAFTAR PUSTAKA 1. Anhar Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita. 2. Grehan, R. (2011). Fabulous PHP frameworks: Qcodo, Lithium, Seagull, and Yii. San Mateo: Infoworld Media Group. 5(2) Henderi Unified Modeling Language. Tangerang. 4. Herlawati, Prabowo Pudjo Widodo Menggunakan UML. Bandung: Informatika. 5. Hidayat,Deddy Definisi Sistem Tangerang: Jurnal Cyber Raharja April 2014, Kadir,Abdul Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. 8. Kustiyahningsih,Yeni Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL. Jakarta: Graha Ilmu. 9. Mulyadi Sistem Akuntansi. Cetakan Keempat. Jakarta : Salemba Empat. 10. Mulyanto, Agus Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. 11. Nugroho,Adi Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java. Yogyakarta: Andi Offset. 12. Pressman, R.S. (2010), Software Engineering : a practitioner s approach, McGrawHill, New York, Raharjo,Budi Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Bandung: Informatika. 14. Sibero,Alexander F.K Kitab Suci Web Programing. Jakarta: Mediakom. 15. Sutarman Pengantar Teknologi Informasi.Jakarta: Bumi Aksara. 16. Winesett, J. (2010). Agile Web Application Development with Yii.1 and PHP5. Mumbai: PACKT Publishing. 17. Yakub Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. 7