PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG DENGAN PENDEKATAN PT KERETA API BALAI YASA SINTELIS

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG DENGAN PENDEKATAN SUPPLY CHA IN M ANAGEM ENT PADA PT KERETA API BALAI YASA SINTELIS Heri Purwanto,S.T.,M.M., M.T 1, Delarosa Alfiani 2 1,2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, STMIK LPKIA 3 Jln Soekarno Hatta No.456Bandung 40266, Telp , Fax Alfianirosadela@gmail.com Abstrak Supply chain management serangkaian pendekatan yang digunakan untuk mengintegrasikan supplier secara efisien, sehingga barangbarang dapat didistribusikan dengan jumlah yang tepat, ke lokasi yang tepat, dan waktu yang tepat juga, dengan maksud meminimalkan keseluruhan sistem. Jadi supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan melainkan juga urusan eksternal yang menyangkut hubugan dengan perusahaanperusahaan partner. Dalam pengembangan sistem ini digunakan metodologi Waterfall dengan pendekatan pengembangan sistem Object Oriented Methodology. Metodologi ini dipilih karena memudahkan dalam pemahaman sistem yang dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep analisis sistem yang terbagi menjadi objekobjek yang saling berhubungan,. Metodologi ini juga menggunakan alat dan teknik pengembangan sistem yang digunakan dalam penyelesaian skripsi ini. Kata kunci: Supply chain management, Object Oriented Methodology 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sistem Informasi Manajemen Persediaan merupakan sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Dalam sistem persediaan barang biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian barang, dan sistem gudang.[1] persediaan merupakan bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barangbarang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode.[2] Supply chain management serangkaian pendekatan yang digunakan untuk mengintegrasikan supplier secara efisien, sehingga barangbarang dapat didistribusikan dengan jumlah yang tepat, ke lokasi yang tepat, dan waktu yang tepat juga, dengan maksud meminimalkan keseluruhan sistem. Jadi supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan melainkan juga urusan eksternal yang menyangkut hubugan dengan perusahaanperusahaan partner.[3] masalah yang terjadi yaitu sering terjadinya upperstock ataupun understock pada bagian persedian di Balai Yasa tersebut dan belum terintegrasinya sistem pada bagian yang terkait. Dengan adanya sistem persediaan diharapkan dapat memudahkan perusahaan tersebut dalam melaksanakan proses persediaan secara terencana, terkontrol, sistematis dan saling terhubung 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada sistem informasi persediaan barang yang ada, di identifikasikan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Sering terjadinya understock atau uperstock didalam pengelolaan barang dibagian gudang yang tidak diperkirakan sebelumnya. 2. Belum terintergrasinya sistem yang ada mengakibatkan informasi mengenai persediaan barang belum terdistribusi dengan baik. Balai Yasa Sintelis adalah workshop induk yang membantu dalam memberikan fasilitas atau suku cadang baik peralatan telekomunikasi dan persinyalan yang ada di lintas daop/divre. Adapun

2 1.3 Ruang lingkup Permasalahan Permasalahan yang akan dibahas meliputi: 1. Membahas mengenai proses permintaan barang kepada supplier. 2. Pembuatan laporan persediaan barang meliputi barang masuk, barang keluar, dan stok barang. 1.4 Tujuan Perancangan Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya sistem informasi persediaan barang berbasis web ini adalah: 1. Membuat suatu sistem persedian barang yang dapat mengelola persedian barang(stock) agar tidak terjadinya understock atau upperstock. 2. Membuat suatu sistem informasi persedian barang dengan data yang terintegrasi sehingga informasi dapat terdistribusi dengan baik. menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). 2.3 Supply Chain Management Supply chain management serangkaian pendekatan yang digunakan untuk mengintegrasikan supplier secara efisien, sehingga barangbarang dapat didistribusikan dengan jumlah yang tepat, ke lokasi yang tepat, dan waktu yang tepat juga, dengan maksud meminimalkan keseluruhan sistem. Jadi supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan melainkan juga urusan eksternal yang menyangkut hubugan dengan perusahaanperusahaan partner. 1.5 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II DASAR TEORI Bab ini berisikan dasar teori permasalahan dan metodologi pengembangan sistem yang digunakan. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisikan tentang mengumpulkan info umum, interaksi dalam sistem secara kuantitatif dan kualitatif, serta memodelkannya. BAB IV IMPLEMENTASI DANPENGUJIAN Bab ini penjelasan mengenai rencana,lingkup dan batasan implementasi, dan pengujian. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang rincian membuat elaborasi dan rincian kesimpulan serta saran untuk kajian lanjutan serta practical implication dari kerja mahasiswa. 2 Dasar Teori 2.2 Sistem Informasi Menurut Whitten JL (2004:136) dalam bukunya System Analysis and Design Methods sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan keluaran informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Menurut Sutarman dalam bukunya yang berjudul Pengantar teknologi informasi (2012:13) mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, Gambar II.1 Informasi Dalam Supply Chain Management Sumber: Kalakota (1999, p198) 2.4 Persediaan Pengertian persediaan menurut Agus Ristono (2009:1) menyatakan bahwa: Persediaan dapat diartikan sebagai barangbarang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi. Dari pengertian diatas dapat diketahui bahwa persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan barang setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukan ke dalam proses produksi. Sedangkan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan. 2.5 UML (Unified Modelling Language) Menurut Munawar dalam bukunya Pemodelan Visual dengan UML menyatakan: UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pembangunan system yang berorientasi obyek. Hal ini disebabkan karena

3 UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang system untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain. (2005:17) Alat bantu yang digunakan dalam UML adalah diagram. Banyak diagram digunakan untuk mendefinisikan aplikasi yang dibangun. Berikut ini adalah diagram UML menurut Henderi dalam bukunya yang berjudul Unified Modeling Language (2010:6) yaitu: a. Use Case Diagram Use Case Diagram secara grafis menggambarkan, interaksi secara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkahlangkah dari tiap interaksi. b. Class Diagram Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukan class diagram yang menyusun sistem dan hubungan antara class object tersebut c. Sequence Diagram Secara grafis menggambarkan bagaimana object berinteraksi satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi. a. Sebelum meminta barang Resort mengirimkan permintaan barang kepada Bagian Produksi. b. Bagian Produksi melakukan penginputan produk yang akan diproduksi berdasarkan surat permintaan barang. c. Setelah selesai melakukan perhitungan Bagian produksi akan mengirimkan laporan kebagian Gudang, jika stock bahan tidak ada supplier akan mengirimkan. Proses pembuatan laporan dan pengiriman ke bagian gudang dilakukan oleh aplikasi. d. Bagian Gudang akan mendapatkan pemberitahuan ada laporan yang harus diperiksa atas permintaan dari pihak bagian produksi terhadap bahan yang akan digunakan. Setelah bahan yang dibutuhkan ada semua bagian gudang akan mengirimkan ke Bagian Produksi. e. Setelah semua bahan diterima ke Bagian Produksi maka bagian produksi langsung memproduksi barang sesuai dengan permintaan. f. Setelah barang selesai diproduksi bagian produksi akan mengirimkan kembali barang kebagian gudang beserta laporan hasil produksi. g. Kemudian bagian pengiriman akan mengirimkan barang hasil produksi ke resortresort sesuai dengan permintaan. d. Activity Diagram Secara grafis untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity Diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut. Resort Permintaan Barang Melihat Stock Bahan <<extend>> Pengajuan Bahan dari Supplier Laporan Stock Barang Jadi Bagian Produksi 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Use Case Diagram Use case diagram ini menggambarkan secara grafis sistem usulan proses persediaan barang, diagram ini memberikan gambaran mengenai perancangan sistem informasi persediaan barang berbasis web pada Balai Yasa Sintelis menggunakan metode waterfall. Prosedur Sistem Informasi usulan untuk proses persediaan barang berbasis web pada Balai Yasa Sintelis adalah sebagai berikut : Permintaan Bahan Laporan stock Bahan Bagian Gudang Supplier Gambar III.1 Usecase Diagram persedian barang

4 3.2 Activity Diagram Activity Diagram adalah diagram yang amenunjukan aliran dari suatu kegiatan ke kegiatan lain. Pada umumnya activity diagram digunakan untuk memodelkan alir kerja dan operasi. Klik Tombol Laporan Menampilkan Laporan Stock Barang Jadi Klik Tombol Print Klik Tombol Permintaan Barang Mencetak Laporan Stock Barang Jadi Form Permintaan Barang Mengisi Form Klik Tombol Kirim Data Terkirim Gambar III.5 Activity Diagram Laporan Stock Barang Jadi Uraian Workflow Dibawah ini merupakan uraian workflow dari activity diagram diatas, yaitu sebagai berikut: Gambar III.2 Activity Diagram Permintaan Barang Mengklik Tombol Permintaan Bahan a. Activity Diagram Permintaan Barang : Sebelum meminta permintaan barang resort masuk kedalam halaman website dan mengklik transaksi untuk memilih permintaan barang, setelah itu mengisi form permintaan barang dan mengklik tombol kirim maka form akan dikirimkan ke bagian gudang. Mengisi Form Permintaan Bahan Menampilkan Form Permintaan Bahan Data Dikirim b. Activity Diagram Permintaan Bahan : Bagian produksi mengklik tombol transaksi pada halaman website setelah itu ditampilkan form permintaan bahan dan bagian produksi mengisi form permintaan bahan kemudian mengklik tombol kirim maka form terkirim kepada bagian gudang. Gambar III.3 Activity Diagram Permintaan Bahan Klik Tombol Laporan Klik Tombol Print Menampilkan Laporan Stock Bahan Mencetak Laporan Stock Bahan Gambar III.4 Activity Diagram Laporan Stock Bahan c. Activity Diagram Laporan Stock Bahan : Untuk melihat Laporan stock bahan bagian gudang mengklik tombol laporan, maka sistem akan memunculkan laporan stock bahan setelah itu bagian gudang memilih tombol print dan sistem akan mencetak laporan stock bahan. d. Activity Diagram Laporan Stock Barang Jadi : Untuk melihat Laporan Stock Barang Jadi bagian gudang mengklik tombol laporan, maka sistem akan memunculkan laporan stock barang jadi setelah itu bagian gudang memilih tombol print dan sistem akan mencetak laporan stock barang jadi.

5 3.3 Class Diagram Pada sub bab ini akan dijelaskan bagaimana memodelkan data dalam bentuk class diagram yang menunjukkan sekumpulan class object, antarmuka dan relasinya. Serta menjelaskan fungsi masing masing class dalam Class Object Description. Bahan kodebahan namabahan satuanbahan jenisbahan stockbahan tambah () hapus () edit () getbahan () : Bahan Barang kodebarang namabarang satuanbarang jenisbarang stockbarang tambah () hapus () edit () getbarang () : Barang Pada saat test pertama sudah selesai di bangun yang pastinya masih terdapat kekurangan dan perlu beberapa sentuhan perbaikan dan penambahan fungsionalitas dari berbasis web ini. F. Perbaikan berbasis web Perbaikan dari hasil testing yang dirasakan masih perlu penambahan ataupun perbaikan pada berbasis web ini. G. Pengetesan terakhir (Finishing) Testing tahap akhir sebelum berbasis web dapat berjalan dengan baik ketika digunakan oleh pengguna. Supplier Permintaan Bahan tanggalpermintan kodebahan jumlahpermintaan namabahan : Date Gambar III.6 Class Diagram persedian barang 4. Implementasi Dan Pengujian kodesupplier namasupplier alamatsupplier telepon login () 4.1 Implementasi Langkahlangkahpengimplementasian pembangunan perancangan sistem pengendalian persediaan barang ini adalah sebagai berikut: A. Rancangan Perangkat Lunak Berbasis Web Konsep berbasis web yang akan dibangun dengan memperhatikan kebutuhan pengguna berbasis web dan bahan informasi yang akan Disuguhkan. Dibuat terlebih dahulu dengan coretcoretan kecil/sketsa dasar. B. Persiapan keras dan Mempersiapkan kebutuhan keras dan untuk membangun sistem pengendalian persedian barang berbasis web ini. C. Pengumpulan data dan referensi Mengumpulkan data yang mendukung terhadap bahan Pembangunan sistem pengendalian persedian barang berbasis web dan referensi lain untuk mendukung pembangunan web ini. D. Pembangunan berbasis web Proses membangun berbasis web yang meliputi tahapan desain coding dan desain antar muka. iduser username password hakakes login () tambah () ubah () hapus ()... Pengguna : byte Permintaan Barang tanggalpermintaan kodebarang jumlahpermintaan namabarang : Date Tabel 1. Rencana Implementasi Kode Aktivitas A B C D E F G Aktivitas Rancangan Perangkat Lunak Web Persiapan keras dan Pengumpul an data dan referensi Pembangu nan berbasis web Pengetesan berbasis web Perbaikan Pengetesan terakhir (Finishing) Waktu (Minggu) 2 1 A 3 B 5 B 2 C,D 2 E 1 F Predeces sor E. Pengetesan berbasis web

6 4.1.1 Lingkup dan Batasan Ruang lingkup dan batasan implementasi. Serta modul program yang akan diimplementasikan, fungsional system dan lain sebagainya. 1. Login 2. Beranda 3. Permintaan barang 4. Permintaaan bahan 5. Kelola stock bahan 6. Kelola bahan masuk 4.2 Pengujian Penjelasan yang meliputi cara, langkahlangkah pengujian hasil implementasi baik secara modular maupun sistem. Pengujian ini dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox. Daftar Pustaka: [1] Indrajit, Djokopranoto. 2007, Supply chain management, Yogyakarta. [2] Handoko. 2010, Manajmenet persediaan dan persediaan, Yogyakarta. [3] Whitten, J. L., Bentley, L. D., Dittman, K. C. (2004). System Analysis and Design Methods.. [4] Munawar.(2005:17), Pemodelan Visual dengan UML Lingkup dan Lingkungan Lingkup pengujian diperlukan untuk mengacu apa saja yang dilakukan penguji dari ini. Adapun pengujian yang dilakukan, meliputi : 1. Pengujian terhadap proses login dan logout. 2. Pengujian terhadap halaman Beranda. 3. Pengujian terhadap halaman Databarang. 4. Pengujian terhadap halaman Supplier 5. Pengujian terhadap halaman Transaksi 6. Pengujian terhadap halaman kelola laporan 7. Pengujian terhadap halaman kelola user 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem persedian yang telah dilakukan pada Balai Yasa Sintelis, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem yang dibuat dapat mengelola persediaan barang serta mengendalikan stock barang sehingga tidak terjadi upperstock atau understock. 2. Dengan sistem yang telah dibuat, data persediaan barang menjadi terintegrasi sehingga informasi mengenai stock dapat terdistribusi dengan baik.