BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sejarah Kementerian Kementerian energi dan sumber daya mineral merupakan lembaga pertama negara yang menangani pertambangan di Indonesia adalah Jawatan Tambang dan Geologi yang dibentuk pada tanggal 11 September Jawatan ini, semula bernama Chistsu Chosajo, yang bernaung di Kementerian Kemakmuran. Pada tahun 1952, Jawatan dan Geologi yang pada saat itu berada di Kementerian Perindustrian, berdasarkan SK Menteri Perekonomian no.2360a/m Tahun 1952, di ubah menjadi Direktorat Pertambangan yang terdiri atas Pusat Jawatan Pertambangan dan Pusat Jawatan Geologi. Berdasarkan Keppres no.131 Tahun 1957 Kementerian Perekonomian dipecah menjadi Kementerian Perdagangan dan Kementerian Perindustrian. Dan Berdasarkan SK Menteri Perindustrian no.427a/m Tahun 1957, pusat-pusat di bawah Direktorat Pertambangan berubah menjadi Jawatan Pertambangan dan Jawatan Geologi. Tahun 1959, Kementerian Perindustrian dipecah menjadi Departemen Perindustrian Dasar/Pertambangan dan Departemen Perindustrian Rakyat dimana bidang pertambangan minyak dan gas bumi berada dibawah Departemen Perindustrian Dasar dan Pertambangan. 46

2 47 Namun keadaan tersebut tidaklah bertahan lama, hingga pada tahun 1961 Pemerintah membentuk Biro Minyak dan Gas Bumi yang berada dibawah Departemen Perindustrian dan Pertambangan. Kemudian pada tahun 1962, Jawatan Geologi dan Jawatan Pertambangan diubah menjadi Direktorat Geologi dan Direktorat Pertambangan. Namun tidaklah bertahan lama, hingga pada tahun 1963 Biro Minyak dan Gas Bumi yang berada dibawah kewenangan Pembantu Menteri Urusan Pertambangan dan Perusahaan-perusahaan Tambang Negara. Pada tahun 1965, Departemen Perindustrian Dasar/Pertambangan dipecah menjadi tiga departemen yaitu: Departemen Perindustrian Dasar, Departemen Pertambangan dan Departemen Urusan Minyak dan Gas Bumi. Pada tanggal 11 juni 1965 Menteri Urusan Minyak dan Gas Bumi menetapkan dirinya Lembaga Minyak dan Gas Bumi (Lemigas). Lalu pada tahun 1966, Departemen Urusan Minyak dan Gas Bumi dilebur menjadi Kementerian Pertambangan dan Migas yang membawahi Departemen Minyak dan Gas Bumi dan dalam Kabinet Ampera, Departemen Minyak dan Gas Bumi dan Departemen Pertambangan dilebur menjadi Departemen Pertambangan. Pada tahun 1978, Departemen Pertambangan berubah menjadi Departemen Pertambangan dan Energi dan berubah kembali pada tahun 2000 Departemen Pertambangan dan Energi berubah menjadi Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

3 48 Terakhir pada tahun 2010 Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral berubah menjadi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Visi dan Misi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral merupakan unsur pelaksanaan Pemerintah yang mempunyai tugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian tugas pemerintah di bidang energi dan sumber daya mineral. Dalam melaksanakan tugasnya Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah menetapkan visi dan misinya sebagai berikut : Visi Terwujudnya ketahanan dan kemandirian energi serta peningkatan nilai tambah energi dan mineral yang berwawasan lingkungan untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kemakmuran rakyat Misi 1. Meningkatan keamanan pasokan energi dan mineral dalam negeri. 2. Meningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap energi, mineral dan informasi geologi. 3. Mendorong keekonomian harga energi dan mineral dengan mempertimbangkan kemampuan ekonomi masyarakat.

4 49 4. Mendorong peningkatan kemampuan dalam negeri dalam pengelolaan energi, mineral dan kegeologian. 5. Meningkatan nilai tambah energi dan mineral. 6. Meningkatan pembinaan, pengelolaan dan pengendalian kegiatan usaha energy dan mineral secara berdaya guna, berdaya saing, berkelanjutan dan berwawasan lingkungan. 7. Meningkatan kemampuan kelibangan dan kediklatan ESDM. 8. Meningkatan kualitas SDM dan ESDM. 9. Melaksanakan good governance Struktur Organisasi Menurut Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 0030 Tahun 2005 struktur organisasi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai berikut :

5 50 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral SEKRETARIAT JENDERAL BIRO PERENCANAAN & KERJASAMA BIRO KEPE GAWAIAN & ORGANISASI BIRO KEUANGAN BIRO HUKU M & HUBUNGAN MASYARAKAT BIRO UMUM PUSAT DATA & INFORMASI ESDM Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral

6 51 Gambar 3.3 Struktur Organisasi Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal ESDM 3.2 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Menteri a. Tugas dan Tanggung Jawab Membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian urusan pemerintahan di bidang energi dan sumber daya mineral. b. Wewenang 1) Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan dan kebijakan teknis di bidang energi dan sumber daya mineral. 2) Pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang energy dan sumber daya mineral.

7 52 3) Pengelolaan barang milik/kekayaan nergara yang menjadi tanggung jawab Kementerian. 4) Pengawasan atas pelaksanaan Kementerian. 5) Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan di bidang tugas dan fungsi Kementerian kepada Presiden. 2. Sekretariat Jendral a. Tugas dan Tanggung Jawab 1) Sekretariat Jenderal adalah unsur pembantu pimpinan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral. 2) Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi Kementerian. b. Wewenang 1) Dapat koordinasi kegiatan Kementerian. 2) Dapat menyelenggarakan pengelolaan adminisrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian. 3) Penyelengara hubungan keja di bidang adminstrasi dengan Kementerian Kordinator, Kementerian Negara, Kementerian lain, Lembaga pemerintah Non Kementerian, dan lembaga lain yang terkait.

8 53 4) Pelaksana tugas lain yang diberikan Menteri Energi dan Sumber daya Mineral. Sekretariat Jenderal memiliki beberapa unit organisasi salah satunya yaitu Biro Kepegawaian dan Organisasi, Biro Kepegawaian dan Organisasi terdiri dari : 1. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai a) Penyiapan koordinasi perumusan, pelaksanaan kebijakan perencanaan dan pengembangan pegawai. b) Penyiapan rumusan standar, norma, kriteria perencanaan dan pengembangan pegawai. c) Penyiapan rumusan pedoman dan prosedur kerja perencanaan dan pengembangan pegawai. d) Penyusunan rencana formasi, pengadaan, pengangkatan dan penempatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), Pegawai Negeri Sipil (PNS), serta kartu PNS. e) Penyiapan rumusan rencana, pola dan pengembangan karir pegawai, serta penyusunan database kompetensi pegawai. f) Penyiapan penyertaan pendidikan dan pelatihan pegawai, serta administrasi penugasan ke luar negeri.

9 54 g) Penyusunan identifikasi kebutuhan pendidikan, pelatihan, perumusan program pendidikan dan pelatihan aparatur. h) Pengelolaan administrasi tugas belajar, izin belajar pegawai, dan pengaktifan kembali dari tugas belajar. i) Pelaksanaan bimbingan teknis kepegawaian. j) Evaluasi pelaksanaan perencanaan dan pengembangan pegawai Departemen. 2. Bagian Mutasi Pegawai a) Penyiapan koordinasi pelaksanaan pengangkatan, kepangkatan, pemindahan, pemberhentian, serta kesejahteraan pegawai. b) Penyiapan standar, norma, criteria mutasi pegawai. c) Penyiapan rumusan kebijaksanaan pembinaan mutasi pegawai, serta pedoman dan prosedur kerja mutasi dan kesejahteraan pegawai. d) Pelaksanaan kepangkatan, ujian dinas dan ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah (KPPI) serta pengurusan cuti dan penilaian kinerja pegawai. e) Pelaksanaan pemindahan pegawai, perbantuan, dipekerjakan, dan penarikan kembali pegawai.

10 55 f) Pelaksanaan pengangkatan dan penempatan jabatan struktural, serta penyiapan penyelenggaraan sidang Baperjakat dan penetapan pengelola anggaran. g) Pelaksanaan pengangkatan jabatan fungsional, pembebasan sementara, pengangkatan kembali, pemberhentian, dan penilaian angka kredit. h) Pelaksanaan displin pegawai, urusan pemberhentian dan pemensiunan pegawai, serta Kartu Istri, Kartu Suami, Taspen, Akses, dan Bapertarum. i) Pelaksanaan kesejahteraan, penggajian, dan pelayanan kesehatan pegawai, serta urusan pemberian penghargaan pegawai. j) Penyiapan administrasi lembaga tripartif sector energi dan sumber daya mineral. k) Evaluasi pelaksanaan pengangkatan, kepangkatan, pemindahan, pemberhentian dan displin, serta kesejateraan pegawai Departemen. 3. Bagian Data dan Informasi Pegawai a) Penyiapan koordinasi pelaksanaan system informasi pegawai Departemen. b) Penyiapan pedoman dan prosedur kerja pengolahan data pegawai.

11 56 c) Pengelolaan sistem informasi pegawai (sipeg) dan pengelolaan aplikasi database kepegawaian. d) Pengolahan data dan informasi kebutuhan formasi, pengadaan pegawai, kepangkatan, jabatan, pemindahan, pemberhentian, penggajian, penghargaan, pendidikan dan pelatihan pegawai. e) Penyusunan laporan kekuatan pegawai, Daftar Urut Kepangkatan, dan daftar riwayat hidup pegawai. f) Pelaksanaan dokumentasi dan tata naskah pegawai. g) Pengurusan pembinaan kepegawaian Sekretariat Jenderal. h) Pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan data dan informasi pegawai. i) Evaluasi pelaksanaan pengelolaan sistem informasi, dokumentasi dan tata naskah pegawai Departemen, serta pengelolaan kepegawaian Sekretariat Jenderal. 4. Bagian Organisasi dan Tata Laksana a) Penyiapan koordinasi pengembangan organisasi dan ketatalaksanaan Departemen. b) Penyiapan rumusan standar, norma, kriteria pengembangan organisasi. c) Penyiapan pedoman penyusunan prosedur kerja (SOP), serta pedoman penyempurnaan organisasi.

12 57 d) Penyiapan rumusan hubungan kerja Departemen, serta pengembangan organisasi dan jabatan. e) Pelaksanaan evaluasi organisasi berdasarkan beban kerja dan akuntabilitas kinerja. f) Pelaksanaan sosialisasi dan bimbingan teknis organisasi dan ketatalaksanaan. g) Evaluasi pelaksanaan pengembangan organisasi dan tata laksana Departemen. 5. Kelompok Jabatan Fungsional 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan Selama ini sistem dokumentasi tata naskah pegawai yang dilakukan oleh Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral dikerjakan secara manual, yaitu dengan menyimpan dokumen/naskah pegawai di lemari penyimpanan dokumen. Untuk sistem peminjaman dokumen/naskah pegawai, bagian dokumentasi tata naskah pegawai menyediakan sebuah buku yang diperuntukkan untuk mencatat setiap peminjaman yang terjadi. Dan untuk sistem distribusi persuratan (surat masuk dan keluar) dilakukan secara manual, yaitu dengan membuat formulir penyelesain surat dan menyimpan persuratan di lemari penyimpanan surat.

13 Diagram Alir Surat pada Sistem yang Berjalan Berikut ini adalah diagram-diagram alir persuratan (surat masuk dan keluar) pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral. Diagram alir persuratan yang akan ditampilkan merupakan bagian dari sistem yang sedang berjalan. Adapun diagram alir persuratan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Diagram Alir Proses Surat Masuk

14 59 Instansi Lain atau Unit Organisasi Tata Usaha Kepala Biro Bagian Ditujuk Bagian Takah Bagian Mutasi Gambar 3.4 Diagram Alir Proses Surat Masuk 2. Diagram Alir Proses Surat Keluar

15 60 Bagian Ditujukan Tata Usaha Kepala Biro Bagian Pengiriman Gambar 3.5 Diagram Alir Proses Surat Keluar 3. Diagram Alir Proses Peminjaman

16 61 Unit Organisasi Bagian Takah Tidak Ya Gambar 3.6 Diagram Alir Proses Peminjaman 4. Diagram Alir Proses Pengembalian Unit Organisasi Bagian Takah Gambar 3.7 Diagram Alir Proses Pengembalian

17 Permasalahan yang Dihadapi Secara spesifik masalah yang dihadapi oleh Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah : 1. Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral belum mempunyai basis data tersendiri untuk menyimpan dokumentasi persuratan dan naskah pegawai. Setiap dokumen/naskah pegawai, surat masuk, dan surat keluar hanya di simpan di lemari penyimpanan dokumen dan surat saja. Dan jika sewaktu-waktu dokumen/naskah pegawai dan surat itu diperlukan kembali akan sulit untuk mencari satu per satu dari sekian banyak dokumen/naskah pegawai dan surat yang ada, hal ini menghabiskan waktu dan tenaga. Dimana jumlah surat masuk dan surat keluar dalam sebulan adalah seratus surat. Sedangkan jumlah dokumen yang di arsipkan dalam sebulan adalah seratus dokumen. 2. Pegawai yang memerlukan dokumen/naskah pribadinya harus datang langsung ke bagian dokumentasi tata naskah pegawai yang lokasinya berada di Gedung Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pegawai akan sulit mendapatkan informasi mengenai dokumen/naskah pribadinya apabila pegawai tersebut berada di luar kawasan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

18 63 3. Sering terjadi kesalahan ketika melakukan penyimpanan dokumen/naskah yang masuk ke dalam ruang penyimpanan dan juga kesalahan dalam pencatatan peminjaman dokumen/naskah. 4. Proses distribusi surat masuk dan surat keluar di dalam lingkup Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral masih manual. Sistem yang masih manual kurang baik dalam pengerjaannya dan membutuhkan waktu yang lama dalam prosesnya. 5. Belum terdapat keamanan(security) didalam sistem. 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan informasi di Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dengan deskripsinya antara lain : 1. Dokumen Memberikan informasi umum mengenai dokumentasi dan naskah pegawai yang berada di filling cabinet dan di gunakan oleh semua unit yang ada di Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral. 2. Pegawai Memberikan informasi mengenai individu yang bekerja sebagai pegawai di Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral baik pegawai aktif maupun pegawai non aktif.

19 64 3. Jabatan Memberikan informasi mengenai jabatan pegawai di Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 4. Pangkat Memberikan informasi mengenai pangkat atau golongan pegawai. 5. Unit Organisasi Memberikan informasi mengenai unit organisasi yang ada di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 6. Unit Kerja Memberikan informasi mengenai unit kerja pegawai di tempatkan. 7. Peminjaman Memberikan informasi mengenai peminjaman dan pengembalian dokumentasi dan naskah pegawai. 8. Fasilitas yang didukung basis data Adapun fasilitas yang didukung basis data pada Biro Kepegawaian dan Organisasi adalah sebagai berikut : a. Pengarsipan dokumentasi naskah pegawai. b. Peminjaman dan Pengembalian dokumentasi naskah pegawai. c. Pencarian dokumentasi naskah pegawai. d. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar. e. Proses distribusi surat masuk, disposisi dan surat keluar.

20 Usulan Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah yang diajukan sebagai berikut : 1. Membuat sistem basis data dokumentasi persuratan dan naskah pegawai Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral yang dapat diakses melalui web. Sebelum surat dan naskah di simpan ke dalam basis data maka surat dan naskah didigitalisasi terlebih dahulu dengan scanner. Setelah didigitalisasi, surat dan naskah dijadikan ke dalam bentuk pdf dengan menggunakan perangkat lunak adobe reader. 2. Pada sistem basis data dibuatkan sub menu peminjaman dokumen/naskah. Fasilitas ini berguna untuk mendata proses peminjaman dokumen/naskah yang terjadi melalui web sehingga akan memudahkan admin dalam mengoperasikan dan mencatat peminjaman dokumen/naskah. 3. Pada sistem basis data dibuatkan form-form transaksi persuratan. Form ini akan digunakan oleh setiap pegawai yang bertugas dalam menangani surat surat agar lebih cepat dalam mendistribusikan surat. 4. Memberikan keamanan (secutity) pada sistem yang dibuat. Sistem basis data ini dirancang agar informasi dokumentasi dan surat pegawai dapat diperoleh secara mudah dan tidak mudah hilang. Program ini secara garis besar adalah untuk Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral. Setelah perancangan basis data dokumentasi persuratan dan naskah pegawai pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Sekretariat Jenderal Energi dan Sumber Daya Mineral ini selesai, maka diharapkan dapat mengurangi masalah yang terjadi pada sistem manual.