BAB I PURCHASING 1.1 Gambaran Umum Purchasing

Transkripsi

1 BAB I PURCHASING 1.1 Gambaran Umum Purchasing Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan prosedur yang penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Sistem pembelian yang sering dilakukan antara lain (Kemenkes RI, 2013): a. Pembelian langsung ke pasar (The Open Market Of Buying) b. Pembelian dengan musyawarah (The Negotiated Of Buying) c. Pembelian akan datang (Future Contract) d. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction) e. Pembelian melalui pelelangan (The Formal Competitive) 1

2 1.2 Analisis Input SDM Teori Observasi Analisis Solusi Tenaga kerja merupakan salah satu Di RSUD Sidoarjo, petugas yang melakukan Jumlah pegawai sudah - sumberdaya penting karena menjadi kunci pengadaan bahan makanan terdiri dari dua orang, tercukupi dan dalam keberhasilan kegiatan penyelenggaraan makanan di Rumah Sakit. Pelaksana penyelenggaraan makanan, salah satunya yaitu perbekalan yang bertugas pada unit penyimpanan bahan makanan untuk menjamin ketersediaan dan kesiapan bahan makanan sesuai dengan pesanan harian, serta kondisi fisik bahan makanan yang bermutu sesuai dengan standar yang ditetapkan (Depkes RI, 2007). satu orang di bagian bahan makanan basah dan yang satunya bahan makanan kering. Pengisian blanko pemesanan bahan makanan harian dikerjakan oleh satu orang yaitu bagian perencanaan pembelian bahan makanan basah sedangkan untuk pembelian bahan makanan kering dilakukan satu bulan sekali dengan koordinasi antara pihak penjaga ruang penyimpanan dengan ahli gizi yang bertanggung jawab terhadap pemesanan bahan makanan kering. Pengisian blanko pemesanan bahan makanan harian berdasarkan jumlah pasien hasil sensus pasien hari tersebut dengan ditambah untuk jaga-jaga adanya pasien baru sebanyak 10 orang. Blangko pemesanan bahan makanan diambil oleh pihak dari Mitra Husada pada sekitar pukul WIB. menguasai tugasnya Menu Teori Observasi Analisis Solusi Menu disusun dengan memperhatikan Menu dijadikan kunci utama dalam pemesanan. Menu sudah - (Kemenkes RI, 2013): Alur pemesanan bahan makanan di RSUD dijadikan dasar - Pemesanan dari konsumen Sidoarjo yaitu sebagai berikut : dalam pembelian - Ketersediaan bahan, jenis dan jumlahnya Identifikasi menu identifikasi bahan makanan bahan makanan - Keragaman variasi dari setiap menu dalam menu melihat jumlah pasien dan 2

3 - Proses dan lama waktu pengolahannya - Keahlian dalam mengolah makanan dari menu terkait menambahkan 10 pasien untuk OB menuliskan bahan makanan dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah pasien pembuatan nota pemesanan ke unit pembelian Rumah Sakit (koperasi Mitra Husada) supplier Dilakukan oleh petugas pembelian Rumah Sakit Financial (Food Cost/Overhead Cost) Teori Observasi Analisis Solusi Di RSUD Sidoarjo, anggaran harga bahan Tarif makanan sudah makanan dilihat dari harga pasar dengan sesuai apabila tidak menambahkan faktor pajak. Sehingga ditambah dengan setiap bahan makanan sudah memiliki listrik kecuali untuk anggaran pajak masing-masing. Untuk kelas III, tarif makan unit cost sendiri, di RSUD Sidoarjo sudah tidak sesuai ada unit cost untuk masing-masing pasien selama satu hari, akan tetapi unit cost yang ada masih belum ditambah dengan biaya listrik dan pegawai. Biaya makan per orang per hari merupakan biaya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan makanan. Unsurunsur biaya dalam penyelenggaraan makanan adalah biaya bahan makanan, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead (Kemenkes RI, 2013). 1. Perhitungan Biaya Bahan Makanan Biaya bahan makanan merupakan unsur biaya bahan baku atau bahan dasar atau bahan langsung dalam rangka memproduksi makanan. Biaya bahan makanan ini termasuk biaya variabel karena biaya total bahan makanan dipengaruhi oleh jumlah atau porsi makanan yang dihasilkan atau jumlah pasien yang akan dilayani. 2. Perhitungan Biaya Tenaga Kerja Tenaga kerja yang diperhitungkan dalam biaya ini adalah tenaga kerja di unit perbekalan serta unit pengolahan penyaluran makanan. Biaya tenaga kerja ini merupakan biaya tetap karena pada batas tertentu tidak dipengaruhi oleh jumlah makanan yang dihasilkan. 3. Perhitungan Biaya Overhead Biaya overhead meliputi biaya barang dan biaya Kelas III Food cost = Rp ,00 Bahan bakar = Rp 1.650,00 Alat pakai habis = Rp 855,00 Jasa pegawai = Rp 4.635,00 Total = Rp ,00 Tarif kelas III Rp ,00 3 Perlu penambahan tarif makan untuk kelas III

4 pemeliharaan. Biaya barang yaitu seluruh biaya barang yang telah dikeluarkan untuk operasional penyelenggaraan makanan misalnya alat tulis kator, alat masak, alat makan dan lain-lain. Sedangkan biaya pemeliharaan meliputi biaya yang dikeluarkan untuk pemakaian air, bahan bakar (listrik, gas, dll), pemeliharaan (gedung, peralatan-peralatan, taman dan sebagainya), penyusutan (fisik, alat, furniture, dsb), asuransi, pajak dan lain-lain Stok Aktual di Gudang Teori Observasi Analisis Solusi Stok bahan kering di gudang RSUD Stok bahan - Sidoarjo selalu ada. Pemesanan makanan kering barang kering selalu dilakukan selalu ada dan ada selama 1 bulan sekali dengan melihat stok minimal. jumlah barang yang ada di stok bahan kering. Namun apabila stok bahan makanan kering sudah mulai habis dan hanya cukup untuk 3 hari kedepan, maka pihak Instalasi Gizi akan langsung menghubungi pihak Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu tertentu untuk melakukan proses produksi, pemindahan atau penyaluran barang. Secara umum persediaan dalam suatu institusi seperti Rumah Sakit memiliki 3 fungsi, yaitu (Depkes RI, 2007): 1. Adanya persediaan kemungkinan Rumah Sakit memesan bahan makanan dalam jumlah yang melebihi kebutuhan, biasanya dilakukan karena adanya harga special atau biaya transportasi tinggi dan pada umumnya bahan makanan yang tahan lama. 2. Adanya persediaan memberikan kemampuan Rumah Sakit untuk mengatasi permintaan yang menyimpang dari perkiraan pada waktu-waktu tertentu. 3. Adanya persediaan kemungkinan Rumah Sakit untuk beroperasi secara konsisten, tanpa perlu adanya perubahan meskipun pola permintaan berubah sepanjang waktu Dokumen Spesifikasi Bahan Makanan (Ketersediaan) koperasi Mitra Husada agar menghubungi pihak supplier untuk memenuhi kebutuhan bahan makanan kering. Bahan makanan kering akan datang setelah H+1 pemesanan. 4

5 Teori Observasi Analisis Solusi Di Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo sudah Dokumen - terdapat dokumen spesifikasi bahan spesifikasi sudah makanan basah maupun kering untuk tersedia pengadaan bahan makanan. Dokumen spesifikasi tersebut terkait jumlah bahan makanan per kg, karakter fisik maupun keberadaan lesensi dalam bahan makanan. Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan makanan yang ditetapkan oleh unit/instalasi Gizi sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan kualitas bahan makanan (Kemenkes RI, 2013). 1. Spesifikasi Teknik Digunakan untuk bahan yang dapat diukur secara objektif dan diukur dengan menggunakan instrumen tertentu. Secara khusus digunakan pada bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentu yang secara nasional sudah ada (Kemenkes RI, 2013). 2. Spesifikasi penampilan (Kemenkes RI, 2013) a. Nama bahan makanan/produk b. Ukuran/tipe unit/kontainer/kemasan c. Tingkat kualitas d. Umur bahan makanan e. Warna bahan makanan f. Identifikasi pabrik g. Masa pakai bahan makanan/masa kadaluarsa h. Data isi produk bila dalam suatu kemasan i. Satuan bahan makanan yang dimaksud j. Keterangan khusus lain bila diperlukan 3. Spesifikasi pabrik Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui oleh pembeli. Misalnya spesifikasi untuk makanan kaleng (Kemenkes RI, 2013) Alur Pengadaan Bahan Makanan atau Pembelian Teori Observasi Analisis Solusi 5

6 Alur pengadaan bahan makanan di Rumah Sakit (Palacio and Theis, 2009) : 1. Identifikasi kebutuhan 2. Menuliskan spesifikasi 3. Melakukan pemesanan barang, dapat melalui formal method (memberikan kesempatan pada vendor untuk mengajukan penawaran untuk spesifikasi barang yang akan dibeli mentabulasi dan mengevaluasi daftar bahan permintaan menuliskan draft kerjasama). Sedangkan apabila melalui informal method (memberikan kutipan harga memilih supplier dan tempat pembelian) 4. Penerimaan dan pemeriksaan pengiriman 5. Penyimpanan di area penyimpanan 6. Mengevaluasi dan follow up Di Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo, alur pengadaan bahan makanan sudah tersusun secara rapi secara procedur ataupun aktualisasi. Pengajuan pengadaan bahan makanan yaitu melalui alur sebagai berikut : Instalasi Gizi (memberikan spesifikasi) Bagian Penunjang Medis Non Medis TU Rumah Sakit Wadir Pelayanan Wadir Umum Dan Keuangan Bagian Keuangan (ACC jumlah uang yang dibutuhkan) TU Rumah sakit ULP (mencari rekanan yang mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan) PPKOM (ACC) Rekanan. Untuk selanjutnya, bagian gizi akan langsung memberikan spesifikasi bahan basah ataupun kering ke pihak rekanan yang telah disetujui oleh ULP dan PPKOM. Alur diatas berdasarkan SOP Pengadaan Bahan Makanan yang sudah diterapkan di RSUD Sidoarjo Alur pembelian berjalan dengan lancar Analisa Proses Perencanaan Pembelian (Identifikasi Kebutuhan, Identifikasi Ketersediaan Dokumen Spesifikasi) Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya mengendalian harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan bahan makanan yang lancar dan baik (Depkes, 2007). Identifikasi kebutuhan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan menetapkan macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan 6

7 rumah sakit. Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah Tersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes, 2013). Teori Observasi Analisa Solusi Berdasarkan SOP RSUD Sidoarjo Dalam menghitung dalam kebijakan pelayanan gizi, kebutuhan bahan perencanaan kebutuhan bahan makanan makanan ahli gizi merupakan suatu proses menetapkan terlebih dahulu jumlah, macam dan kualitas bahan memperhatikan stok makanan yang diperlukan dalam kurun bahan makanan, jumlah waktu tertentu. Dengan tujuan pasien yang dilayani, tersedianya taksiran kebutuhan bahan siklus menu (siklus 10 makanan dalam jangka waktu tertentu hari + 1), standart porsi sesuai aturan pemberian makanan dan susunan menu. rumah sakit. Namun pada tanggal 25 Prosedur yang berlaku yaitu : April 2015 kekurangan 1. Kumpulkan semua data pembelanjaan daging persyaratan yang meliputi: sehingga mengakibatkan a. Alokasi dana kericuhan saat pemorsian b. Peraturan pemberian (sebaiknya tetap ada makanan rumah sakit perhitungan maksimal / c. Stok bahan makanan forecasting yang baik) d. Standart harga pasar e. Jumlah pasien f. Standar porsi g. Standar resep h. Siklus menu i. Standar bumbu j. Spesifikasi bahan makanan 2. Hitung kebutuhan bahan makanan terhadap semua bahan - Identifikasi kebutuhan Langkah perhitungan kebutuhan bahan makanan menurut Kemenkes (2013) : 1. Susun macam bahan makanan yang diperlukan, golongkan bahan makanan tersebut kedalam: a. Bahan makanan segar b. Bahan makanan kering 2. Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu per satu dengan cara : a. Menetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani b. Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam 1 siklus menu (5, 7, atau 10 hari) c. Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan (1 bulan, 3 bulan, 6 bulan) d. Hitung siklus menu dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan kalender e. Hitung kebutuhan macam 7 Menggunakan forecasting jangka pendek seperti naive method merupakan penambahan selisih dari pengurangan jumlah harian seperti tabel dibawah yang mudah diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat produksi (pemorsian) dan distribusi, namun metode ini memiliki validitas yang rendah, metode forecasting yang lain terlampir.

8 dan jumlah bahan makanan untuk kurun waktu yang ditetapkan (1 bulan, 3 bulan, 6 bulan) f. Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah dilengkapi spesifikasinya Rumus kebutuhan bahan makanan untuk 1 tahun : (365 hari/10) x konsumen ratarata x total macam dan makanan 10 hari makanan satu per satu 3. Hasil perencanaan kebutuhan bahan makanan dianalisa dan dikoreksi oleh Kepala Instalasi Gizi 4. Rencana kebutuhan bahan makanan yang sudah dikoreksi Kepala Instalasi Gizi diusulkan secara resmi kepada Direktur Rumah Sakit dengan membuat nota dinas yang diketahui oleh Wakil Direktur Pelayanan dan Bidang Penunjang Medis dan Non Medis - Identifikasi ketersediaan dokumen spesifikasi Dokumen spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan makanan yang ditetapkan oleh unit peminta (instansi, perorangan) sesuai dengan ukuran, besar untuk mempertahankan kualitas bahan makanan. Tipe spesifikasi: a. Technical specifications (Spesifikasi Tehnik) Biasanya digunakan untuk bahan yang dapat diukur secara obyektif dan diukur dengan menggunakan instrument tertentu. Spesifikasi bahan makanan digunakan untuk mewujudkan kesamaan dalam pencapaian kualitas bahan makanan sehingga akan menghasilkan makanan atau produk akhir yang bermutu dan dalam upaya pengawasan harga bahan makanan, maka perlu ditetapkan satu spesifikasi untuk bahan makanan yang akan dibeli. Proses pembelian di RSUD Sidoarjo mempunyai dokumen tertulis mengenai standar bahan makanan berupa spesifikasi bahan makan basah dan bahan makanan kering. Namun, ada Dokumen spesifikasi untuk bahan makanan kering yang telah ada belum mencantumkan identitas pabrik dan masa kadaluarsa secara jelas (berapa bulan sebelum expired date). Beberapa kerugian yang dapat ditimbulkan dari kondisi ini antara lain: a. Petugas penerima tidak dapat mengkroscek Dokumen standart Pemesanan bahan makanan yang disarankan (Sumber : Palacio and Theis, 2009) Sedangkan dokumen yang digunakan di RSUD Sidoarjo tidak menyantumkan harga satuan, beserta tanggal pemesanan dan penerimaan untuk meminimalisir kesalahan dan nomor bon untuk 8

9 Secara khusus digunakan pada bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentu yang nasional sudah ada. b. Approved Brand Specifications (Spesifikasi Pabrik) Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui oleh pembeli. Misalnya spesifikasi untuk makanan kaleng, mesin pencuci, food processor, kertas dengan merk tertentu, plastic dsb. Spesifikasi ini banyak diaplikasikan pada sistem penyelenggarakan makanan yang lebih kecil, dimana tanggung jawab pembelian dilakukan oleh supervisor. c. Performance Spesifications (Spesifikasi Penampilan) Kualitas suatu barang diukur fungsinya, misalnya: penggunaan peralatan, deterjen kertas,dsb. Contoh: kualitas dari alat makan untuk membuat minuman diuji coba fungsi waktu terlama untuk mempertahankan minuman panas. Dalam menetapkan spesifikasi bahan makanan mendiskripsikannya haruslah sesederhana mungkin, tetapi lengkap dan jelas. Secara garis beberapa bahan makanan yang belum terdapat spesifikasi, seperti air mineral, vanili dan tepung terigu. Di RSUD Sidoarjo, dokumen spesifikasi bahan makanan sudah tersedia. Namun dokumen spesifikasi bahan makanan basah belum dituliskan suhu pada bahan makanan daging, ikan, dan ayam.. bahan makanan yang dikirim dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan rumah sakit b. Rawan terjadi kesalahan dalam penyediaan bahan makanan karena pihak supplier kurang mengerti bahan makanan yang dibutuhkan c. Memerlukan tambahan waktu untuk pengecekan dan pengembalian barang jika supplier salah mengirimkan bahan makanan d. Supplier lalai mengecek tanggal kadaluarsa menguatkan data selain tanggal. 9

10 besar, berisi: Nama bahan makanan/produk Ukuran/tipe unit/container Tingkat kualitas Umur bahan makanan Warna bahan makanan Identifikasi pabrik Masa pakai bahan makanan/ masa kadaluwarsa Data isi produk dalam suatu kemasan Satuan bahan makanan yang dimaksud a. Keterangan khusus spesifik berdasarkan masing-masing produk, misalnya : - Buah dan sayur segar : varietas, tingkat kematangan, jenis berdasarkan geografis, misalnya : apel malang - Makanan kaleng : jenis, ukuran, berat, penampakan kaleng, masa kadaluarsa - Daging dan produknya : besar potongan, berat, bentuk potongan, kandungan lemak, jenis/bagian daging, 10

11 suhu, penampakan fisik - Produk susu : kandungan lemak dalam susu, konsistensi, susu saat pengiriman Metode Pembelian Metode pembelian bahan makanan menurut Palacio dan Theis, terdiri dari dua metode yaitu informal or open market buying (pembelian langsung ke pasar) dan formal competitive bid buying (pembelian melalui tender atau pelelangan). Keduanya digunakan pada waktu yang berbeda untuk mendapatkan barang yang berbeda. Sehingga para pembeli harus mengetahui keadaan dan kondisi pasar pada saat itu (Palacio and Theis, 2009). Selain metode informal or open market buying (pembelian langsung ke pasar) dan formal competitive bid buying (pembelian melalui tender atau pelelangan), terdapat metode lain yaitu pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying), pembelian yang akan datang (future contract) dan pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract/auction) (Depkes, 2007). Teori Observasi Analisa Solusi System pembelian yang dapat dilakukan ada beberapa macam, Metode pembelian yang Instalasi Gizi RSUD - yaitu : digunakan di RSUD Sidoarjo Sidoarjo memiliki sistem Pembelian Langsung ke Pasar (The Open Market Of yaitu metode pembelian pembelian terpusat dari Buying) adalah pembelian setengah resmi, karena pelelangan terbuka. Pada pihak rumah sakit merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli yang pelelangan terbuka, semua peserta sehingga hanya tidak dapat dikendalikan secara pasti. Pembeli akan yang memenuhi syarat yang telah melakukan permintaan mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas, ditentukan oleh instansi yang pengadaan bahan harga, ketersediaan bahan makanan. Selanjutnya dia akan memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada menginginkan penyedia jasa dapat memenangkan tender bila mampu bersaing untuk menawarkan makanan saja. Pihak Instalasi Gizi juga tidak mengetahui siapa nama saat bahan makanan dikirimkan, maka pembeli akan harga. Karakteristik dari supplier, karena data mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan sesuai kesepakatan. Biasanya pesanan dapat dilakukan pelelangan terbuka yaitu jumlah peserta lelang relatif lebih banyak pembelian terpusat di managemen rumah sakit. 11

12 melalui telepon, datang langsung ke pasar, atau berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual. Pembelian dengan musyawarah (Negotiated of Buying) adalah pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini hanya digunakan untuk bahan makanan yang hanya tersedia pada waktu-waktu tertentu, jumlahnya terbatas dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan klien. Pembelian yang akan datang (Future Contract) adalah Pembelian yang dirancang untuk bahan makanan yang telah terjamin, pasti, terpercaya mutu, keadaan dan harga. Kesepakatan harga ditentukan saat ini, tetapi bahan makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli atau institusi. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction ) termasuk pembelian setengah resmi. Perjanjian dilakukan atas dasar kepercayaan sehingga pihak rekanan/pemborong jelas harus mememiliki reputasi tinggi dalam pelaksanaan pembelian makanan. System pembelian dibagi menjadi 2, yaitu : Firm At the Opening of Price (FAOP), yaitu Pembeli memesan bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan harga disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu berlangsung. Subject Approval of Price (SAOP), yaitu Pembeli dapat memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan harga yang sudah ditetapkan terdahulu. Pelelangan (The Formal Competitive Of Bid) adalah Pembelian ini resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah dijabarkan dalam keputusan Presiden, serta peraturan yang ditetapkan Pemerintah Daerah maupun penanggung jawab tertentu. Cara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan yang memenuhi persyratan yang ditentukan. sehingga dengan banyaknya peserta yang mengikuti lelang maka proses lelang lebih transparan selain itu, pengguna jasa lebih leluasa dalam memilih penyedia jasa dikarenakan jumlah yang cukup untuk menetapkan pemenang yang kompetitif. Akan tetapi, kelemahan pada pelelangan terbuka adalah tidak diketahui dengan pasti kemampuan setiap peserta lelang sehingga dalam menetapkan pemenang lelang harus akurat. Dengan alur permintaan pembelian : Membuat nota dinas (usulan dari Instalasi Gizi) dimana isi nota mencakup alasan mengapa membutuhkan bahan, jenis bahan makanan, prediksi harga, spss, jumlah per bulan Instalasi Gizi mengajukan nota dinas Kabid penunjang medis non medis Tata Usaha (RS) dibuatkan disposisi ke wadir pelayanan wadir umum direktur wadir umum dan keuangan - bagian keuangan TU ULP (Unit Layanan Pengadaan) PPKOM (Pejabat Pembuat Komitmen) 12 Sistem yang diterapkan sudah baik dan tidak pernah ada masalah yang berarti, bahkan komplain pun ditanggapi dengan cepat.

13 1.3.3 Identifikasi supplier Teori Observasi Analisa Solusi Untuk memenuhi kebutuhan bahan Tidak pernah ada kesalahan makanan setiap harinya, Penggadaan yang fatal terkait bahan bahan makanan instalasi Gizi RSUD makanan yang disediakan oleh Sidoarjo melakukan kerjasama dengan supplier. Koperasi Karyawan Mitra Husada yang berada di RSUD Sidoarjo. Supplier adalah pihak yang menjual dan menyediakan bahan makanan atau barang. Identifikasi supplier dilakukan dengan menentukan kriteria dari bahan makanan atau barang yang diinginkan, negosiasi harga, lokasi supplier dan kekurangankelebihan supplier dalam menyediakan bahan makanan atau barang berdasarkan pengalaman. Supplier harus dapat memenuhi kriteria atau spesifikasi barang yang diminta. Selain itu, untuk mencegah terjadinya kecurangan, supplier harus memiliki dokumen identitas seperti nama, alamat, dan nomor telepon (Reed, 2006). 1.4 Analisa Output Spesifikasi Di dalam salah satu alur aktivitas pembelian terdapat langkah untuk menulis spesifikasi dari bahan makanan. Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan makanan yang ditetapkan oleh unit peminta (instansi, perorangan) sesuai dengan ukuran, besar untuk mempertahankan kualitas bahan makanan. Spesifikasi bahan makanan digunakan untuk menentukan standar Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat salinan kontrak dengan semua supplier untuk disimpan juga oleh bagian Gizi guna pendataan. Teori Observasi Analisa Solusi Untuk memenuhi kebutuhan bahan Secara keseluruhan, sistem makanan setiap harinya, RSUD pengadaan bahan makanan di Sidoarjo melakukan kerjasama dengan Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo Koperasi Karyawan Mitra Husada sudah memiliki alur yang jelas yang berada di RSUD Sidoarjo. Barang sehingga dapat meminimalisir yang disediakan oleh koperasi Mitra adanya kesalahan maupun Husada merupakan barang yang ada kecurangan. Kekurangan yang didapatkan dari beberapa penyuplai. ada dalam proses pembelian Berikut ini bahan makanan yang bahan makanan di RSUD 13 Pengadaan bon pengembalian barang, dokumen terlampir. Penambahan spesifikasi seperti vanili, air mineral dan terigu yang belum ada.

14 kualitas bahan makanan yang akan dibeli. Jika suatu institusi penyelenggaraan makanan menginginkan memproduksi makanan dengan kualitas yang konsisten, maka diperlukan kualitas bahan makanan yang konsisten pula. Dalam membuat spesifikasi bahan makanan, ahli gizi dapat merujuk pada kebijakan direktur rumah sakit, maupun bahan makanan yang tersedia di pasaran (market availability). disuplai oleh koperasi : Bahan makanan basah: sayuran, buah-buahan, umbi-umbian, kacangkacangan, tahu, tempe, daging ayam, daging sapi, dll Bahan makanan kering: susu, mie, bihun, gula, garam, beras dll Masing-masing barang yang disuplai telah memiliki spesifikasi bahan makanan sesuai kebutuhan rumah sakit. Pihak supplier sudah diberikan spesifikasi bahan makanan setiap hari untuk bahan makanan yang basah dan bahan makanan yang kering diberikan sebulan sekali. Sidoarjo adalah belum adanya bon pengembalian barang untuk bahan makanan yang tidak sesuai spesifikasi. Tanpa adanya bon pengembalian barang, kesalahan spesifikasi hanya akan diketahui oleh pengantar dan penerima barang sedangkan pihak supplier tidak mengetahui adanya kesalahan Jumlah Bahan Makanan Keseluruhan Teori Observasi Analisa Solusi Pada institusi penyelenggara makanan, bahan makanan yang diterima pada saat pembelian harus ditimbang dan diperiksa Bahan makanan segar keseluruhan akan dikirim oleh supplier setiap hari karena RSUD Sidoarjo menetapkan untuk Bahan makanan yang diterima telah diperiksa dan sesuai dengan jumlah dan spesifikasi - spesifikasinya. Timbangan diperlukan untuk bahan makanan segar diusahakan sekali bahan makanan yang mengecek berat daging dan bahan makanan pakai langsung habis guna diinginkan. lainnya. Produk atau bahan makanan yang mempertahankan kualitas dan rusak atau tidak sesuai dengan kriteria harus dikembalikan dan diganti oleh supplier (Reed, 2006). Selain itu, perlu dilakukan meminimalisasi penurunan mutu bahan makanan. Namun untuk bahan makanan kering, pengecekan dan pencatatan jumlah bahan Instalasi gizi mengambil dan makanan secara continue atau berkala di kartu stok, baik bahan yang masuk maupun menyimpan sementara bahan makanan di gudang bahan makanan kering di 14

15 keluar (Kemenkes, 2013). lantai 2. Pengiriman bahan makanan kering oleh suplier ke gudang pusat tiap 1 bulan sekali Jumlah Bahan Makanan yang Disimpan Teori Observasi Analisa Solusi Pengadaan bahan makanan di RSUD Bahan makanan basah maupun Sidoarjo dibedakan menjadi dua yaitu kering akan disimpan dalam bahan makanan basah dan bahan ruang penyimpanan dan dicatat makanan kering. Pengadaan bahan pada kartu stok bahan makanan dilakukan 2 periode, yaitu makanan apabila tidak setiap hari untuk bahan makanan basah langsung digunakan. seperti daging, sayuran, dan buah. Bahan makanan basah yang dikirim secara harian akan langsung dilakukan persiapan dan pengolahan. Jika setelah pengolahan ada bahan yang tersisa, maka akan disimpan dan digunakan untuk keesokan harinya. Pengadaan bahan kering dilakukan secara bulanan, dengan melihat stok minimal di gudang. Jika stok bahan makanan dalam penyimpanan memiliki jumlah minimal dari yang ditentukan, instalasi gizi akan langsung melakukan pengadaan bahan. Jadwal pembelian bahan makanan harus disesuaikan dengan lokasi institusi penyelenggara makanan, ukuran institusi penyelenggara makanan, fasilitas penyimpanan yang tersedia, dan jumlah SDM. Bahan makanan segar seperti daging, buah, dan sayur dibeli setiap seminggu sekali atau lebih, tergantung dari ketersediaan chiller dan freezer, sedangkan bahan makanan kering seperti bumbu dapur, makanan kaleng atau dalam kemasan, dan tepung dapat dibeli seminggu sekali (Puckett, 2004) Purchase Order Purchase order adalah permintaan tertulis dari pembeli ke supplier terhadap suatu barang atau jasa. Form tersebut berisi nama bahan makanan, jumlah yang dipesan, Belum adanya catatan stok untuk bahan makanan basah karena harapan pihak instalasi gizi bahan makanan basah akan selalu habis pakai setiap harinya, namun untuk meminimalisasi human error/ kesalahan pengingatan manusia, sebaiknya dibuat kartu stok guna menghindari penurunan kualitas bahan makanan ataupun membuang bahan makanan. Teori Observasi Analisa Solusi Pemesanan bahan makanan dilakukan Pemesanan tidak pernah oleh bagian administrasi/penanggung terlambat. jawab produksi. Setiap harinya bahan Dokumen rangkap bertujuan makanan yang akan dipesan untuk untuk memudahkan proses 15 Form pembelian yang ada belum memenuhi bagian-bagian yang seharusnya ada di form

16 spesifikasi bahan makanan, tanggal permintaan, tanggal pengiriman, harga, nama institusi, pihak yang membuat permintaan dan tanda tangan penanggung jawab (Palacio and Theis, 2009). keesokan harinya diserahkan dengan menggunakan form pemesanan/nota dinas. Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo menyediakan form pembelian untuk bahan makanan basah dan kering. Form pembelian ini berisi nama bahan makanan, spesifikasi, satuan, dan jumlah. Form pembelian dicatat rangkap 4 untuk pihak instalasi gizi, koperasi, RTP, dan ULP. pengecekan petugas saat penerimaan bahan makanan. pembelian seperti tidak ada kolom harga Dokumen Kontrak dengan Supplier Teori Observasi Analisa Solusi RSUD Sidoarjo telah membuat Pada surat perjajian yang telah dokumen kontrak kerjasama dengan berlaku antara pihak Rumah Koperasi Mitra Husada. Dokumen Sakit dan koperasi tidak kontrak kerjasama tersebut berlaku satu memuat poin tahun, berisi : 1. Pokok kerja yang 1. Judul diperjanjikan : uraian 2. Nomor surat jelas mengenai jenis dan 3. Identitas pihak pertama (pihak jumlah barang Direktur RSUD Sidoarjo) 2. Ketentuan mengenai 4. Identitas pihak kedua (pihak keadaan memaksa Ketua I Koperasi Mitra Husada) 3. Ketentuan mengenai 5. Keterangan kerjasama dengan bentuk dan tanggung pihak RSUD Sidoarjo dengan jawab gangguan Koperasi Mitra Husada lingkungan 6. Ruang lingkup pelayanan Seharusnya pada poin tentang 7. Hak dan kewajiban masingmasing pokok kerja yang diperjanjikan pihak terdapat uraian yang jelas Dokumen kontrak dengan supplier berisi: 1) Penawaran, item yang diharapkan dapat dipenuhi oleh vendor 2) Persetujuan/Penerimaan a) Keterangan barang yang diperjualbelikan b) Jumlah barang yang akan dibeli c) Harga kesepakatan d) Kondisi pembayaran e) Prosedur penggantian/ganti rugi jika terdapat ketidaksesuaian f) Terms of sale g) Tingkatan sertifikasi yang dibutuhkan h) Periode waktu berlakunya kontrak 3) Pertimbangan, hukum dan regulasi 16 Walaupun Koperasi Mitra Husada merupakan koperasi internal RSUD Sidoarjo namun masa berlaku kontrak harus jelas (dengan periode tertentu) dan selalu diperbaharui serta ditambahkan kelengkapan data. Dimana pengaturan data kontrak antara supplier dan koperasi Mitra Husada harus mencakup poin tersebut.

17 yang berlaku di tingkat lokal maupun nasional terkait pengadaan makanan 4) Pihak-pihak yang terkait a) Nama dan alamat penyelenggara makanan b) Identitas supplier 5) Legalisasi a) Nomor kontrak b) Tanggal pembuatan kontrak Tandatangan pihak yang bersangkutan; representatif dari penyelenggara makanan yang berwenang, representatif dari supplier materai (Palacio and Theis, 2012). 8. Cara pembayaran 9. Jangka waktu perjanjian 10. Penyelesaian perselisihan 11. Pemutusan dan pembatalan surat perjanjian 12. Ketentuan tambahan 13. Penutup 14. Tanda tangan kedua belah pihak tentang jenis dan jumlah barang yang dipesan. Tujuannya adalah agar pada saat barang yang datang tidak sesuai spesifikasi, pihak rumah sakit dapat menuntut pihak supplier atau meminta pertanggungjawaban. 17

18 1.5 Rekomendasi Berdasarkan Masalah yang Ditemukan Berdasarkan masalah-masalah yang telah ditemukan, rekomendasi yang dapat diberikan untuk Instalasi Gizi Rumah Sakit Daerah Sidoarjo di bagian purchasing yaitu sebagai berikut: - Membuat minimal stok di gudang penyimpanan sehingga ketika ada penumpukkan pasien, bahan makanan kering masih tersedia cukup untuk pasien. - Menaikkan tarif makanan untuk kelas III, karena tidak sesuai dengan perhitungan unit cost untuk pasien. - Penambahan poin harga satuan, beserta tanggal pemesanan dan penerimaan untuk meminimalisir kesalahan serta nomor bon untuk menguatkan data selain tanggal (form terlampir). - Menggunakan forecasting jangka pendek seperti native method yang mudah diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat produksi (pemorsian) dan distribusi. - Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat salinan kontrak dengan semua supplier untuk disimpan juga oleh bagian Gizi guna pendataan. - Diperlukan adanya catatan stok untuk bahan makanan basah karena harapan pihak instalasi gizi bahan makanan basah akan selalu habis pakai setiap harinya. - Penambahan kolom harga pada form pembelian - Masa berlaku kontrak harus jelas (dengan periode tertentu) dan selalu diperbaharui serta ditambahkan kelengkapan data. 18