SKRIPSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN.

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN SKRIPSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN Oleh : NAMA : TAENG LUMBANTORUAN NIM : JURUSAN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2007 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK NAMA : TAENG LUMBANTORUAN NIM : JURUSAN : AKUNTANSI JUDUL SKRIPSI : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTASI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN TANGGAL. KETUA JURUSAN DRS. ARIFIN AKHMAD, Msi, Ak TANGGAL DEKAN DRS. JOHN TAFBU RITONGA, M.Ec UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

3 FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI NAMA : TAENG LUMBANTORUAN NIM : JURUSAN : AKUNTANSI JUDUL SKRIPSI : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTASI DENGAN SISTEM BATCH SEBAGAI PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PADA PT. CAPELLA MEDAN MEDAN, MENYETUJUI PEMBIMBING DR. AGUSNI PASARIBU, MBA Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

4 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAN S1-EKSTENSI MEDAN Telah diuji pada Tanggal PANITIA PENGUJI SKRIPSI Ketua Pembimbing : Drs. Arifin Akhmad, Msi. Ak : DR. Agusni Pasaribu, MBA Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

5 Anggota : 1. Drs. Syamsul Bahri TRB, MM 2. Drs. Chairul Nazwar, SE. Ak Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

6 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan manajemen pada PT. Capella Medan adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang simaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau di teliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S 1 Ekstension Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan Universitas Medan, 05 Desember 2007 Yang membuat pernyataan, Taeng Lumbantoruan NIM: Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

7 KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Anugerah dan kasihnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dari Universitas Sumatera Utara, Program Studi Akuntansi. Skripsi ini disusun berdasarkan hasil penelitian yang penulis dapatkan selama riset pada PT. Capella Medan Daihatsu yang beralamat di Jl. Gatot Subroto No. 71 BCDEF Medan sejak 25 Agustus 2007 sampai dengan 21 November Pada kesempatan ini penulis banyak berterima kasih kepada berbagai pihak yang telah mendorong dan mendukung penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini, baik dukungan moril maupun materil. Penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Chairuddin P. Lubis, DTM & H, SpA (k), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi, Ak, selaku ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

8 4. Bapak DR. Agusni Pasaribu, MBA, selaku Dosen Pembimbing yang banyak memberikan masukan dan motivasi kepada penulis selama bimbingan dalam menyusun Skripsi ini sampai dengan selesai. 5. Bapak Drs. Syamsul Bahri TRB, MM, selaku Dosen Pembanding I dan Bapak DRS. Chairul Nazwar, SE, Ak, selaku Dosen Pembanding II dan juga sebagai Dosen Wali yang banyak memberikan masukan kepada penulis. 6. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama mengikuti perkuliahan. 7. Seluruh Staf / Pegawai Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Aumatera Utara khususnya Departemen Akuntansi yang telah banyak membantu penulis. 8. Bapak dan Ibu karyawan PT. Capella Medan yang telah banyak menolong penulis dan memberi pengarahan-pengarahan selama penulis melakukan riset. 9. Rekan-rekan penulis di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya Departemen Akuntansi yang banyak memberikan semangat dan dukungan kepada penulis. 10. Buat seseorang yang penulis sangat sayangi Chatrin CM. Siregar, terima kasih atas dukungan, motivasi serta doa yang kamu berikan begitu berharga kepada penulis, dan segala sesuatu akan indah pada waktunya. Terima kasih atas pengorbanan yang kamu berikan kepada penulis. Teristimewa, penulis juga ingin menghaturkan terima kasih yang terdalam kepada orang tua penulis, Ayahanda T. Lumbantoruan dan Bunda tercinta H. Br. Simamora (+) yang telah membimbing dan mengasuh penulis selama ini, memberikan dorongan serta Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

9 bantuan yang amat berharga bagi penulis juga buat Inang Uda R. Br. Simamora. Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada saudara/i penulis Bang Tasmer & Keluarga, Kakak Helen & Keluarga, Kakak Hemmi & Keluarga, kakak Herna dan juga kedua adik penulis yang penulis sayangi Toyo Roy dan Topsan, terima kasih atas perhatian serta doa yang kalian berikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu penulis terlebih dahulu mohon maaf. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi yang membacanya. Medan, 05 Desember 2007 Penulis, Taeng Lumbantoruan NIM Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

10 ABSTRAK Sistem informasi akuntansi merupakan aktivitas pendukung yang menunjang operasional suatu perusahaan atau organisasi sebagai bagian dari infra struktur organisasi. Membangun sistem informasi akuntansi yang handal dengan berbasis komputer telah menjadi kebutuhan penting suatu organisasi dalam mengelola pelaksanaan sistem informasi akuntansi, agar manajemen dapat memperoleh informasi tentang pengelolaan organisasi dengan tepat dan cepat. PT. Capella Medan merupakan perusahaan yang menerapkan sistem informasi akuntansi berbasis komputer secara konsisten dalam pengelolaan organisasi yaitu dengan menerapkan sistem batch sebagai pendukung manajemen dalam mengambil keputusan. Penulisan skripsi ini akan membahas sejauh mana sistem batch mampu menghasilkan informasi yang akurat dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen yang dibangun oleh PT. Capella Medan dimana PT. Capella medan merupakan perusahaan yang bisnis utamanya adalah penjualan mobil. Data yang diperoleh penulis sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch sebagai pendukung pengambilan keputusan manajemen pada PT. Capella Medan dilalui dengan melakukan observasi/penelitian secara menyeluruh terhadap proses yang terjadi dalam PT. Capella Medan mulai dari tahap awal proses sampai dihasilkannya informasi bagi pelaporan manajemen. Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diperoleh bahwa penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch mampu memberikan informasi kepada pihak manajemen yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan. Hal ini dapat dilihat dengan tingginya tingkat akurasi hasil data yang dihasilkan oleh sistem batch dan manajemen juga mendapatkan data yang akurat (bukan cepat). Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Batch, Keputusan Manajemen dan Pengendalian. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

11 DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN i KATA PENGANTAR.. ii ABSTRAK v DAFTAR ISI. vi DAFTAR GAMBAR viii DAFTAR LAMPIRAN. ix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah.. 4 BAB II C. Tujuan Penelitian. 4 D. Manfaat Penelitian E. Kerangka Konseptual 6 F. Asumsi.. 7 TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Akuntansi Pengertian Sistem Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Pendukung dan Posisi Sistem Pendukung Dalam Sistem Informasi 14 B. Tinjauan Umum Sistem Informasi Akuntansi Sistem Pemrosesan Transaksi dengan Sistem Batch Sistem Pelaporan Buku Besar Dengan Sistem Batch. 23 a. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch Dan File Sekuensial.. 23 b. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch File Akses Langsung Sistem Pelaporan Manajemen Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

12 BAB III C. Keunggulan Dan Kelemahan Sistem Batch 29 D. Pengendalian Intern METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian B. Jenis Data.. 33 C. Metode Penganalisaan Data.. 33 D. Teknik Pengumpulan Data 35 E. Lokasi dan Jadwal Penelitian 36 BAB IV BAB V DATA DAN ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Hasil Penelitian Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Capella Medan.. 45 a. Sistem Pemrosesan Transaksi. 45 b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan 51 c. Sistem Pelaporan Manajemen. 52 B. Analisis Hasil Penelitian Hasil Analisis dari Nilai Tabulasi Observasi Analisis dan Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Degan Sistem Batch Pada PT. Capella Medan a. Sistem Pemrosesan Transaksi.. 54 b. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan. 55 c. Sistem Pelaporan Manajemen Analisis dan Evaluasi Sistem Pengendalian Intern KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran.. 59 DAFTAR PUSTAKA 60 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

13 LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR Gambar Judul Halaman Gambar 2.1 Alur Sistem Informasi Akuntansi Gambar 2.2 Sistem Pendukung 16 Gambar 2.3 Gambar Sekuensial 25 Gambar 2.5 Sekuensial 26 Gambar 2.6 Tingkatan Sistem Informasi dalam Proses atau cara kerja setiap run Flowchart pemrosesan batch dan File Flowchart pemrosesan batch dan File Flowchart pemrosesan batch dan File Akses Langsung 26 Gambar 4.1 Struktur organisasi Capella Group 38 Gambar 4.3 Flowchart Penerimaan Uang Muka 46 Gambar 4.4 Flowchart Pelunasan Pembayaran Uang Muka 48 Gambar 4.5 Flowchart Proses Update data Piutang Sementara 49 Gambar 4.6 Flowchart penagihan piutang dan 50 update Buku Besar Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

14 DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Struktur Organisasi PT. Capella Medan Lampiran 1 Tabel Hasil Observasi Lampiran 2 Tabulasi Nilai Lampiran 3 Lembar Observasi Lampiran 4 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

15 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini kelangsungan hidup perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk bersaing di pasar. Kemampuan bersaing memerlukan strategi yang dapat memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang ada, serta menutup kelamahan dan menetralisasi hambatan strategis dalam dinamika bisnis yang dihadapi. Semua itu dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan pengambilan keputusan yang didasarkan pada masukan-masukan yang objektif. Diantara sekian banyak faktor yang menjadi masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu sistem informasi, mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak. Setiap organisasi akan berusaha mencapai tujuannya dengan mengalokasikan sumber dayanya secara optimal melalui pengambilan keputusan. Informasi, dengan demikian memiliki nilai ekonomis, sepanjang dapat memberikan kontribusi kepada pengambilan keputusan alokasi sumber daya yang efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Para manajer membutuhkan informasi akuntansi untuk mengantisipasi masa depan dan memantau roda usaha perusahaan. Salah satu upaya yang harus dilakukan adalah penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

16 merupakan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantu manajer dalam usahanya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Telah diketahui bersama bahwa komputerisasi sudah menjadi kebutuhan utama manajemen dalam rangka dukungan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen karena pengolahan data dengan komputer berbeda dengan pengolahan data secara manual dimana pengolahan data dengan komputer lebih efektif dan efisien. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat dua sistem komputer dalam pengolahan data yaitu sistem batch dan sistem real-time. Sistem batch merupakan salah satu sistem komputer yang digunakan dalam penerapan sistem informasi akuntansi. Sistem batch digunakan untuk memproses setiap peristiwa ekonomi yang ada dalam perusahaan dalam menyusun laporan keuangan sehingga menghasilkan informasi yang perlu bagi manajemen, baik sebagai dasar pengambilan keputusan maupun sebagai dasar dalam menetapkan tanggung jawab masing-masing jabatan ataupun posisi dalam perusahaan dan juga prosedur pengawasan intern untuk menyelamatkan kekayaan (asset) perusahaan serta mencegah terjadinya penyelewengan. Dengan sistem batch dalam memproses setiap transaksi untuk menghasilkan informasi akuntansi terdapat jeda waktu antara titik timbulnya suatu peristiwa ekonomi dan titik dimana peristiwa itu direfleksikan dalam akun-akun perusahaan. Dengan hal tersebut maka dapat dilihat bahwa pemrosesan transaksi degan sistem batch sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan managemen karena pemrosesan dengan sistem batch bisa memakan waktu 1 hari Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

17 sampai berminggu-minggu bahkan bulanan. Hal ini dikarenakan sebelum peristiwa ekonomi tersebut benar-benar sudah dapat diakui maka belum bisa dimasukkan dalam akun permanen perusahaan. Ini banyak terjadi diperusahaan distributor yang dalam hal ini termasuk perusahaan penyedia alat transportasi yaitu mobil dimana setiap transaksi harus dikelompokkan kemudian diproses karena tidak bisa diakui secara langsung keterjadian suatu peristiwa ekonomi pada saat peristiwa ekonomi itu terjadi karena ada kemungkinan peristiwa ekonomi tersebut batal dan juga kemungkinan waktu prosesnya lama sehingga memerlukan biaya yang besar. Oleh karena itu perlu diketahui bagaimana sikap pihak manajemen dalam mengambil suatu keputusan terhadap keuangan, penjualan yang ada dalam perusahaan tersebut. Dari gambaran singkat tentang penerapan sistem informasi ikuntansi dengan sistem batch di atas dapat dilihat bahwa penerapan penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer merupakan bagian yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan suatu perusahaan. PT. Capella Medan adalah salah satu perusahaan Dealer Mobil Daihatsu yang berpusat di Medan dan mempunyai beberapa cabang di Sumatera. Dimana kegiatan operasinya cukup besar dalam bidang penjualan Mobil Daihatsu dan memerlukan penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yang mendukung kegiatan operasional perusahaan yang lebih efisien. PT. Capella Medan telah menerapkan sistem informasi akuntansi dengan sistem komputer yaitu dengan sistem batch, sistem batch merupakan pilihan yang sangat efisien sehingga dapat membantu dalam Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

18 pengambilan keputusan manajemen. Untuk itulah penulis tertarik untuk membahasnya dalam suatu skripsi. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut di atas, maka dapat dirumuskan penelitian yang dilakukan adalah: 1. Apakah penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan sistem batch telah dapat mendukung produktivitas perusahaan? 2. Apakah dengan penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch telah dapat memberikan informasi yang akurat bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang ada dalam perusahaan telah dapat mendukung dalam menjalankan produktivitas perusahaan dalam hal ini mengenai efisiensi dan efektivitas. 2. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch terhadap pengambilan keputusan manajemen dalam hal mendukung ketepatan waktu dan keakuratan hasil informasi yang dihasilkan dengan menggunakan sistem batch. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

19 D. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Manfaat bagi peneliti Peneliti dapat menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer yaitu dengan sistem batch pada perusahaan dalam kaitannya terhadap pengambilan keputusan untuk perkembangan perusahaann. 2. Manfaat bagi perusahaan Dapat memberikan tambahan informasi bagaimana penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer tersebut merupakan komponen yang sangat besar pengaruhnya terhadap perkembangan perusahaan terutama dalam hal ini informasi yang dihasilkan untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. 3. Manfaat bagi pembaca Dapat digunakan untuk menambah pengetahuan atau kepustakaan tentang penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

20 E. Kerangka Berpikir Deduksi 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Metode Riset Bisnis 3. Standar Profesional Akuntan Publik Induksi PT. Capella Medan (Dealer Mobil Daihatsu) Sistem Informasi Akuntansi Penerapan dengan Sistem Batch Efektif & Efisien Input, Proses data transaksi dengan basis komputer Sebagai pendukung bagi Manajemen dalam mengambil suatu keputusan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Batch sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Riset Desain Jenis Data Kumpul data, Olah data Kesimpulan dan Analisis Data SKRIPSI Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

21 Sumber: Penulis, 2007 F. Asumsi Perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch sebagai pendukung pengambilan keputusan manajemen untuk menjalankan aktivitas perusahaan sudah tepat, berdasarkan wawancara secara langsung kepada pihak manajemen dan staf yang mengoperasikan langsung sistem tersebut dengan harapan mereka memberikan jawaban yang objektif dan benar. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

22 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi Akuntansi dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengolah masukan (input) berupa data operasi dan data keuangan untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi tersebut. Akuntansi sebagai sistem informasi mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Peran akuntansi adalah untuk menghasilkan informasi tentang perilaku ekonomik yang dihasilkan dari aktivitas perusahaan dan lingkungan. Dalam buku Belkaovi (2000: 37), Komite Terminologi AICPA (The Committee on Terminology of American Institute of Certified Public Accountants) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut: Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterpretasikan hasil proses tersebut Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

23 2. Pengertian Sistem dan Informasi Sistem memiliki banyak makna yang lebih luas, sebagian sistem muncul secara alami sementara sebagaian lain secara artificial. Tanpa memperhatikan asal usulnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Untuk lebih memahami apa arti dari sebuah sistem berikut ini menjelaskan defenisi dari sebuah sistem itu sendiri. Sebuah sistem menurut James A. Hall (2001 : 5) adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sedangkan menurut Nugroho Widjajanto (2001: 4) sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Informasi pada dasarnya merupakan sumber daya bagi perusahaan. informasi akan memiliki nilai ekonomis apabila informasi tersebut dapat mendukung keputusan dalam pengalokasian semua sumber daya yang dimiliki perusahaan. dari beberapa defenisi informasi yang diberikan oleh beberapa penulis, Jogiyanto (2000 : 25) mengemukakan bahwa informsi adalah: a. Data yang diolah b. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya c. Mengubah suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan yang nyata (fact and entiy). d. Digunakan untuk pengambilan keputusan Sedangkan pengertian dan tujuan sistem informasi menurut James A, Hall (2001:7) mengatakan bahwa: Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

24 Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Dan tujuan utama sistem informasi adalah: 1. untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship)manajemen. 2. untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen 3. untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik seperti yang disebutkan James A, Hall (2001 : 17) sebagai berikut: a. Relevan. merupakan dimana isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas petugas administrasi. Oleh karena itu, sistem informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya. Data yang tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan yang sebenarnya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak benar. b. Tepat waktu. Umur informasi merupakan factor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c. Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikuantifikasi. d. Lengkap. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Dimana sebuah laporan harus menyajikan semua data-data dengan jelas dan tanpa ambigu. e. Rangkuman. Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif sehingga dikatakan salah satu tujuan sistem informasi adalah untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan. Pemilihan sistem yang ada akan membantu dalam kegiatan operasional perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Menurut Handoko (2002 : 7) menuliskan bahwa efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar dan efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

25 Menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 1), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan-peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan. Pengertian sistem informasi akuntansi yang lain seperti yag dikemukakan oleh Wijayanto, Nugroho (2001 : 7) menyebutkan bahwa: Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, tenaga pelaksanannya, dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajen. Sistem informasi akuntansi yang efektif dan dirancang dengan baik penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun karena dapat membantu meningkatkan laba organisasi. Sistem informasi akuntansi juga dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. Suatu pekerjaan dikatakan efektif apabila tujuan tertentu yang telah ditetapkan sejak awal dapat dicapai, tetapi bila akibat-akibat yang timbul dari kegiatan yang dilakukan untuk mencapai efektivitas itu nilainya lebih penting dari tujuan yang dicapai sehingga mengakibatkan ketidak pastian. Apabila dikaitkan dengan pengertian sistem yang memiliki alur input proses output bahwa sistem informasi akuntansi itu memiliki alur: a. Daur Operasional Yang merupakan daur dari nilai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonomi sampai terekamnya transaksi tersebut ke dalam bentuk dokumendokumen (source documents). Daur operasional ini pada umumnya terbagi kedalam empat daur atau subsistem, yaitu: 1). Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yang mencakup kegiatan penjualan barang atau jasa yang merupakan output atau produk perusahaan. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

26 2). Daur pengeluaran (expenditure cycle) yang mencakup kegiatan pengadaan bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu, berikut biaya factor lainnya. 3). Daur produksi (production cycle) yang mencakup kegiatan manufaktur yang megolah bahan baku menjadi produk. 4). Daur keuangan (finance cycle) yang mencakup kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat daur pendapatan, produksi dan pengeluaran. b. Daur Penyusunan Laporan Yaitu daur yang mengubah dokumen-dokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur operasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak eksternal, maupun laporan manajemen yang ditujukan untuk pihak-pihak internal perusakaan (manajemen). Dan dapat digambarkan alur sistem informasi akuntansi sebagai berikut: Kejadian Ekonomi Transaksi bisnis DAUR OPERASIONAL Processing Transaksi * Revenue cycle * Expediture cycle * Production cycle * Finance cycle Dokumen bukti Pembukuan * Faktur * Kuintansi * Bukti kas keluar * Order pembelian * dan lain-lainnya Jurnal (Buku) DAUR PENYUSUNAN Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung LAPORAN Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

27 Buku Besar Buku besar Gambar 2.1: Laporan Laporan Internal (manajerial) Alur sistem informasi akuntansi Sumber : Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. hal Pengertian Sistem Pendukung Keputusan dan Posisi Sistem Pendukung dalam Sistem Informasi Menurut Ricky W. Griffin (2004 : 258) menyebutkan bahwa pengambilan keputusan (decision Making) adalah tindakan memilih suatu alternatif dari serangkaian alternatif. Sistem informasi pada umumnya adalah sistem berikut semua perangkatnya yang bertujuan untuk memasukkan informasi yang akan dijadikan bahan bagi pengambilan keputusan yang bersifat rutin, terstruktur dan mudah diantisipasi. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 211) menyebutkan bahwa keputusan terstruktur adalah keputusan yang terjadi apabila metode dan aturan yang digunakan dalam pengambilan keputusan itu telah diketahui dan dapat di definisikan dengan jelas. Salah satu subsistem dari sistem informasi manajemen adalah sistem informasi akuntansi. Hal tersebut dilandasi oleh kebutuhan setiap jenjang manajemen yang berbeda-beda. Jenjang manajemen bawah memerlukan informasi dengan karakteristik yang berbeda dari yang diperlukan jenjang madya dan atas dan dengan demikian juga dengan seterusnya. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 212) Sistem informasi manajemen dengan semua subsistemnya pada dasarnya dikelompokkan dalam 3 (tiga) kelompok sesuai dengan jenjang manajemen yang memerlukan informasi, yaitu: a. Transaction Processing System (TPS) b. Operational Support System (OSS) c. Decision Support System (DSS) Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

28 Berikut ini akan dibahas ketiga subsistem sistem informasi manajemen tersebut sehingga dapat jelas bagaimana posisi setiap subsistem sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Ad.a. Transaction Processing System (TPS) Transaction Processing System adalah sistem pengolahan data semua transaksi dan fungsi untuk mendukung kegiatan operasional (teknis). Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang hasil usaha dari waktu kewaktu yang dihasilkan oleh TPS nampak dalam laporan periodic, atau mengatur ke atas menuju operasional (OSS). Laporan-laporan periodic yang dihasilkan TPS sudah dikenal dalam sistem informasi akuntansi sebagai contoh penjualan, piutang, laporan keuangan dan sebagainya yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi. Salah satu cirri out-put TPS adalah sifatnya yang rutin, umum dan tidak mengacu pada suatu permasalahan spesifik. Ad.b. Operational Support System (OSS) Operational Support System (OSS) adalah suatu sistem pengolahan data yang bertujuan untuk membantu perencanaan dan pengendalian operasi. Sasarannya adalah untuk membantu penyelesaian tugas-tugas yang bersifat terstruktur serta permasalahan jangka pendek. Semakin baik OSS dari suatu perusahaan, akan semakin baik pula efisiensi perusahaan yang tercermin pada sikap tanggap (responsiveness) yang lebih baik dan biayanya lebih rendah. Lingkup OSS sesungguhnya tidak dapat didefenisikan dengan tegas. Dibagian bawah OSS terbaur dengan TPS. OSS menerima data rutin maupun non rutin, baik bersifat internal maupun eksternal. Data ini di proses, acap kali dengan bantuan model-model keputusan, guna menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan yang tersrtuktur. OSS modern dengan basis komputer pada umumnya memiliki berbagai atribut yang bisa dijadikan pendukung yang efektif. Atribut ini antara lain adalah sifatnya yang: 1). interaktif 2). time-shared / real-time 3). model based atau didasarkan pada model-model tertentu. 4). Dedicated Ad.c. Decision Support System (DSS) Merupakan sistem yang dikembangkan untuk menyelesaikan masalahmasalah jangka panjang dan relatif tidak terstruktur. Dan ini sering disebut keputusan strategis. Ketiga subsistem di atas dapat digambarkan sesuai dengan tingkatan/posisi dalam sistem pendukung sebagai berikut: Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

29 Data rutin/nonrutin Terutama internal Data Transaksi Data rutin/nonrutin Terutama eksternal Decission Support System (DSS) Operational Support System (OSS) Transaction Processing System (TPS) Keputusan Strategis Keputusan Taktis dan Pengendalian Kegiatan Operasional Gambar 2.2: Posisi / tingkatan sistem informasi dalam sistem pendukung Sumber : Widjajanto Nugroho,2001.Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta. hal. 212 Proses pengambilan keputusan (decision-making process) adalah mengenali dan mendefinisikan sifat dan situasi keputusan, mengidentifikasi alternatif, memilih alternatif terbaik dan menempatkannya dalam praktek. Kata tebaik disini mengisyaratkan efektivitas. Pengambilan keputusan yang efektif mengisyaratkan bahwa pengambilan keputusan memahami situasi yang mendorong keputusan. Setelah keputusan dilaksanakan, prosesnya harus terus dipantau, yaitu membandingkan hasil-hasilnya dengan yang diharapkan. Dengan mempelajari perbandingan itu, pengambilan keputusan akan dapat memperoleh gambaran mengenai efektivitas keputusan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya mengenai hubungan antara sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana sistem informasi akuntansi merupakan subsistem sistem informasi manajemen yang paling besar dan sistem informasi akuntansi merupakan informasi yang diperlukan manajemen yang bersifat terstruktur. Untuk menghasilkan informasi memerlukan bentuk pengolahan data, baik yang dilaksanakan secara manual maupun secara elektronik dan akan selalu terdiri dari kegiatan input, proses dan output. Dalam aktivitas input, data direkam dalam bentuk-bentuk tertentu sebagai bahan untuk diolah atau diproses. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat dua sistem komputer dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi yaitu sistem batch dan sistem real-time (on-line). Pengolahan kedua bentuk sistem ini mempunyai perbedaan antara satu dengan yang lain, dimana sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan manajemen. B. Tinjauan Umum Mengenai Sistem Informasi Akuntansi Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

30 Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa informasi adalah salah satu sumber daya bisnis. Setiap hari dalam bisnis, arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Salah satu informasi yang sangat diperlukan adalah informasi keuangan yang didapat dari penerapan sistem informasi akuntansi yang mengolah seluruh data keuangan sehingga menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen dalam melakukan kebijakan yaitu pengambilan suatu keputusan. Untuk lebih memahami mengenai keseluruhan mengenai sistem informsi akuntansi sebagai penghasil informasi yang dbibutuhkan oleh setiap manajemen, baik dari tingkat bawah sampai dengan manajemen puncak. Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 3), menyebutkan sistem informasi akuntansi terdiri atas lima komponen yaitu: a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi c. Data tentang proses-prose bisnis organisasi d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen ini secara bersama-sama memugkinkan suatu sistem informasi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (me-review) hal-hal yang terjadi 2) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal Dalam sistem informasi akuntansi bahwa terdapat subsistem yang didukung oleh kelima komponen tersebut diatas. Menurut James A Hall (2001 : 10) sistem informasi akuntansi terdiri atas tiga subsistem utama yaitu: Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

31 1. Sistem pemrosesan transaksi 2. Sistem pelaporan buku besar/keuangan 3. Sistem pelaporan manajemen Sistem pemrosesan transaksi untuk mendukung operasi bisnis setiap hari dengan jumlah dokumen dan pesanan-pesanan untuk para pemakai seluruh organisasi, sedangkan sistem pelaporan buku besar/keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan tradisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak dan laporan-laporan lain yang ditetapkan oleh hukum, dan sistem pelaporan manajemen untuk menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Berikut ini akan dibahas ketiga subsistem sistem informasi akuntansi tersebut di atas yang berdasarkan komputer yaitu dengan sistem batch. 1. Sistem Batch Processing (Pengolahan Berkelompok) Sistem pengolahan data secara batch atau tumpuk pada dasarnya dilakukan secara periodik atau berkelompok. Artinya, data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yagn cukup banyak atau pada saat yang tertentu secara periodik, pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumennya cukup besar. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 73) kegiatan yang khas yang dapat ditangani oleh sistem batch processing antaralain adalah: 1. Aplikasi order penjualan dan penagihan (invoice) Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

32 2. Aplikasi pencatatan persediaan 3. Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas 4. Aplikasi proses gaji dan upah 5. Aplikasi akuntansi biaya tetap 6. Aplikasi akuntansi Sistem batch processing juga disebut delay system atau sistem tunda, karena tidak langsung diproses, melainkan ditumpuk dulu atau ditunda dulu sampai jumlah tertentu atau sampai suatu waktu tertentu. Dengan adanya tenggang waktu antara kegiatan proses yang satu dengan kegiatan proses berikutnya, muncul istilah processing cycle atau daur proses, yaitu istilah yang digunakan untuk tenggang waktu tersebut. Jarak waktu daur proses tergantung pada faktor volume data yang ditangani, ukuran tumpukan yang diinginkan, dan kapasitas komputer yang digunakan. Pengolahan data dengan sistem batch processing pada umumnya merupakan himpunan dari beberapa jenis kegiatan atau tahapan yang disebut run. Dengan suatu program khusus, setiap run melaksanakan suatu tahap atau lebih pengolahan data. Selain itu, setiap run harus diselesaikan sebelum run berikutnya dilaksanakan, artinya dilaksanakan satu demi satu secara bertahap. Sesuai dengan sistemnya, proses bertahap ini dilaksanakan secara berkelompok. Jadi setelah suatu run diselesaikan, operator komputer harus mempersiapkan file yang diperlukan untuk run berikutnya. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 73) bahwa jenis-jenis run terdiri dari: 1. Konversi data 2. Editing 3. Sortir atau pemilihan 4. Pemutakhiran (updating) file Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

33 5. Ekstraksi data 6. Penyusunan laporan Ad. 1. Konversi Data Konversi data merupakan suatu run dalam sistem batch processing yang mencakup kegiatan mengubah data dari bentuk yang tidak terbaca komputer ke dalam bentuk yang terbaca komputer. Ad. 2. Editing Editing merupakan pengecekan mengenai kelengkapan, kecermatan, validitas (keabsahan) data akuntansi dalam setiap batch (kelompok) dengan menggunakan program khusus utnuk editing. Ad. 3. Sortir atau Pemilihan Sortir adalah penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau kunci sorting yang telah dilakukan. Ad. 4. Pemutakhiran (updating) file Merupakan proses memasukkan data pada file transaksi kedalam master file, sehingga menjadi mutakhir (up-to-date) Ad. 5. Ekstraksi Data Merupakan proses mencari file, menarik data yang diinginkan dan menuliskan data yang ditarik itu ke dalam pita magnetik. Ad. 6. Penyusunan Laporan Merupakan proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file untuk disajikan secara sistematis. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

34 Ke enam jenis run tersebut dapat digambarkan prosesnya sebagai berikut: Data Data belum di edit Data belum di sortir Konversi ke pita magnetik Validasi data Ekstraksi data Dari file Pencetakan Laporan Data Data sudah di edit Data sudah di sortir File Transaction Master File Master File Data hasil Proses Up dating Master file Ekstraksi data Dari file Pencatatan laporan Master file Updating 4 Data hasil Ekstraksi 5 Laporan (manajerial) 6 Gambar 2.3 : Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

35 Proses atau cara kerja setiap run Sumber : Widjajanto Nugroho,2001.Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta. hal Sistem Pelaporan Buku Besar Umum dengan Sistem Batch Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara operasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Voucer jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi dan diseimbangkan sebelum memasukkan mereka kebuku besar umum. Karena perubahan buku besar merupakan proses batch di akhir hari atau periode dan seluruh buku besar direproduksi kembali setiap hari atau periode. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukug (backup). Dalam pelaporan buku besar umum dengan sistem batch dapat dilakukan dengan: a. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial. Keunggulan terbesar dari kontrol ini terletak pada kontrolnya. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukung (backup). dan sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

36 Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, USU Repository 2009

37 Berikut ini adalah gambar flowchart yang menunjukkan pemrosesan buku besar umum dengan sistem batch file sekuensial Pemrosesan Data Tahap I Prosedur Harian Tahap II Prosedur Akhir Periode Sistem Penjualan Voucer Jurnal Sortir Dan Gabungan Sistem Penerimaan Kas Voucer Jurnal File Transaksi VJ File Induk Buku Besar umum Lama Sistem Pembelian Voucer Jurnal Memperbaharui Buku Besar Umum TPS Lainnya Voucer Jurnal File Transaksi VJ File Induk Buku Besar umum Baru 2 Laporan Rangkuman 1 Gambar 2.4 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Sumber: A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. hal.447

38 Grup Pelaporan Keuangan Tahap III Prosedur Pelaporan Keuangan Dep. Buku Besar Umum Buku Besar Umum Siapkan 2 File Voucer Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan File Induk Buku Besar umum Baru Siapkan Neraca Percobaan Neraca Percobaan Voucer Jurnal Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan 1 Laporan Rangkuman Diperiksa Laporan Rangkuman File Transaksi Voucer Jurnal File Induk Buku Besar umum Lama NP Disesuaikan File Memperbaharui Buku Besar Umum dan siapkan NP Disesuaikan, laporan Keuangan dan pasca Penutupan File Induk Buku Besar umum Baru Laporan Keuangan NP Pasca penutupan NP Disesuaikan Laporan Keuangan NP Pasca penutupan Gambar 2.5 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa frekuensi pembaruan (updating) buku besar umum memiliki implikasi kontrol. Pembaruan yang tidak teratur (harian atau mingguan) membatasi pihak manajemen pada

39 pemeriksaan akhir periode untuk keseluruhan operasi. Teknik file sekuensial mendesak dibuatnya seluruh induk buku besar umum yang diperbaharui satu demi satu. Namun demikian, ketika buku besar umum diperbaharui secara teratur (setiap setelah satu batch), manajemen dapat memonitor seluruh proses dan mengevaluasi apakah kontrol internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. b. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Akses Langsung. Sistem ini memampukan pemakai akhir memperbaharui buku besar setelah setiap satu batch transaksi diproses. Sistem ini tidak menciptakan kembali buku besar setiap waktu ia diperbaharui. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Teknik ini lebih memberikan laporan yang tepat waktu kepada manajemen. Karena sebagian informasi datang dari file database buku besar umum, penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting ini. Untuk lebih memahami dapat dilihat pada gambar flowchard berikut:

40 Dep. Pemrosesan Data Prosedur Harian Pembaharuan Buku Besar Umum dan Pelaporan Keuangan Akhir Periode Sistem Penjualan File Induk BBU File Induk BBU File Induk BBU Sistem Penerimaan Kas Sistem Pembelian File Induk BBU Memperbaharui Buku Besar Umum 1 2 TPS Lainnya File Transaksi VJ File Transaksi VJ File Lainlainnya Laporan Manajemen Grup Pelaporan Keuangan 1 Sistem Pelaporan Manajemen (MRS) Dep. Buku Besar Umum 1 Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan Laporan Manajemen Laporan Manajemen Laporan Rangkuman Diperiksa Laporan Rangkuman Laporan Manajemen File

41 Gambar 2.6 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Akses Langsung A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.hal Sistem Pelaporan Manajemen Penerapan dengan menggunakan sistem batch processing sangat mempengaruhi manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan untuk meningkatkan dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Manajemen pada dasarnya membutuhkan informasi tentang: 1. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam satu periode tertentu 2. Posisi keuangan perusahaan, meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu 3. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi mengenai pendapatan, biaya, aktiva, kewajiban dan ekuitas. 4. Informasi lain yang harus disajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Suatu sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalahmasalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen dan karenanya mendukung tujuan bisnis organisasi. Laporan yang tepat waktu memungkinkan manajer fungsional seperti penjualan, pembelian, prosuksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengontrol operasi mereka.

42 C. Keunggulan Dan Kelemahan Sistem Batch Sistem batch processing cocok digunakan jika transaksi yang diolah berjumlah besar, file-file tidak segera dimutakhirkan (up-date) dan laporanlaporan disajikan secara periodik. Yang menjadi kelemahan sistem ini tentunya adalah laporan yang dihasilkan bukan laporan benar-benar mutakhir, melainkan hanya mencerminkan posisi pada tanggal laporan terakhir. Apabila manajemen berkepentingan dengan informasi yang mutakhir maka daur prosesnya harus diperpendek menjadi harian. Apabila daur prosesnya terlalu pendek, sistem batch dengan demikian tidak ekonomis. Alasan lain yang berkaitan dengan itu adalahsistem batch memiliki aplikasi-aplikasi yang terpisah antara satu dengan yang lainnya. Setiap aplikasi memiliki file dan master file yang berbeda dan terpisah. Aplikasi antara yang satu dengan yang lain tidak ada hubungan dan pembagian (sharing) data dengan demikian file tersebut harus dimutakhirkan dengan run yang berbeda. Pelacak jejak audit (audit trail) sistem batch processing pada umumnya dapat dilakukan dengan menggunakan output cetak (printed output), yang fungsinya sama dengan jurnal dan buku besar, sehingga kebenaran perekaman dan proses transaksi dapat dicetak dengan mudak. Proses setiap aplikasi (run) dalam sistem ini memang terintegrasi namun antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya tidak terintegrasi. Kesenjanngan (interface) antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya inilah yang menjadi permasalahan pengendalian intern (internal control).