DAUR PENYUSUNAN LAPORAN

Transkripsi

1 DAUR PENYUSUNAN LAPORAN TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Disusun oleh : Anik Fitria ( ) Anis Wahyu W ( ) Eritasari Mawadah ( ) Agung Kurniawan ( ) Cahya Chandra ( ) DIPLOMA TIGA MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS NEGERI BRAWIJAYA 2007

2 DAUR PENYUSUNAN LAPORAN Sistem Informasi Akuntansi dapat dibagi menjadi daur operasional dan daur penyusunan laporan, daur operasional terbagi dalam empat daur yaitu daur pendapatan, daur pengeluaran, daur produksi dan daur produksi. Daur penyusunan laporan merupakan daur terakhir dalam pengolahan data transaksi. PENGERTIAN DAUR PENYUSUNAN LAPORAN Daur penyusunan laporan meliputi berbagai kegiatan pengolahan data yang diperlukan untuk menyelenggarakan buku besar ( general ledger), termasuk buku pembantu ( subsidiary ledger) dan penyusunan laporan keuangan yang memuat ikhtisar hasil-hasil operasi perusahaan. Daur penyusunan laporan keuangan merupakan pusat dari sistem informasi akuntansi perusahaan, karena daur itu menghimpun data dari berbagai sumber. Data itu bisa berbentuk : Data transaksi rutin yang berasal dari daur-daur operasional Data mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, misalnya penerbitan dan pelunasan instrumen utang serta pembelian atau penjualan surat berharga yang bersifat investasi yang berasal dari analisis pada eksekutif keuangan. Data anggaran yang disusun oleh eksekutif anggaran. Data mengenai ayat-ayat jurnal penyesuaian yang disusun oleh kontroler. Data-data diatas digunakan sebagai bahan untuk menyusun berbagai laporan guna kepentingan intern maupun ekstern. Selain menghasilkan laporan periodik, sistem penyusunan laporan juga harus didesain sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diminta oleh berbagai jajaran dalam organisasi. Kebutuhan informasi itu antara lain adalah informasi perbandingan antara realisasi kinerja dengan yang ditargetkan. TUJUH SYARAT YANG PENTING DALAM PENYUSUNAN LAPORAN : 1. Laporan tepat pada waktunya 2. Dalam bahasa yang mudah digunakan oleh pemakainya 3. Dalam bentuk yang menarik 4. Berupa standart, terutama laporan yang rutin 5. Bermanfaat bagi pemakai 6. Nilai manfaat lebih besar daripada biayanya 7. Laporan ke atas harus di cek beberapa kali lewat beberapa tingkat untuk menjamin kebenarannya.

3 AKTIVITAS DAUR PENYUSUNAN LAPORAN Daur penyusunan laporan terdiri dari empat aktivitas dasar : 1. Pemuktahiran (updating) buku besar. 2. Pembuatan ayat jurnal penyesuaian. 3. Penyusunan laporan keuangan. 4. Penyusunan laporan manajerial. Pemutakhiran Buku Pembantu Proses pemutakhiran buku pembantu merupakan pencatatan ayat-ayat jurnal yang berasal dari dua sumber, yaitu : 1. Subsistem akuntansi. Yang dimaksud dengan subsistem akuntansi dalam hal ini subsistem-subsistem yang terkait pada masing-masing daur operasional. Dalam teori, proses pemutakhiran buku pembantu dilakukan transaksidemi-transaksi. Artinya, setiap terjadi transaksi, dilakukan proses pemuktakhiran. Namun dalam praktik biasanya proses tersebut dilakukan secara kelompok. Artinya proses itu dilaksanakan dalam bentuk hasil suatu kelompok dengan menggunakan ayat-ayat jurnal kelompok.

4 2. Subsistem keuangan. Untuk memutakhiran buku besar dan buku pembantu, subsistem keuangan menghasilkan ayatayat yang jurnal bersifat individual sehingga dilaksanakan secara transaksi-demi-transaksi. Transaksi yang berasal dari subsistem keuangan pada umumnya adalah transaksi yang bersifat nonrutin, seperti misalnya penerbitan atau pelunasan surat pengakuan hutang ataupun pembelian dan penjualan surat berharga. Ayat Jurnal Penyesuaian Ayat-ayat jurnal penyesuaian ini dibuat oleh oleh subsistem akuntansi, yaitu setelah neraca saldo disusun. Ada lima jenis ayat jurnal penyesuaian : 1. Ayat jurnal accruals Menyatakan peristiwa yang telah terjadi, tetapi penerimaan atau pengeluaran kasnya belum dilaksanakan. 2. Ayat jurnal defferals Menyatakan adanya penerimaan atau pengeluaran kas sebelum terjadinya peristiwa atau transaksi yang terkait. 3. Ayat jurnal estimasi Perhitungan bagian tahun bersangkutan dari suatu biaya yang mencakup beberapa periode ke depan. 4. Ayat jurnal revaluasi Menyatakan selisih antara nilai buku dan nilai sesungguhnya dari suatu aktiva atau perubahan dalam prinsip akuntansi. 5. Ayat jurnal koreksi Memperbaiki dampak kesalahan-kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. Informasi ayat jurnal penyesuaian juga disimpan dalam file voucher jurnal, dan jika semua ayat jurnal itu sudah diperhitungkan, selanjutnya dapat disusun neraca saldo. Neraca saldo ini akan digunakan sebagai input bagi tahap selanjutnya, yaitu tahap penyusunan laporan keuangan. Penyusunan Laporan Keuangan Dalam penyusunan laporan keuangan, perhitungan rugi-laba disusun terlebih dahulu dengan menggunakan data dari saldo akun-akun pendapatan dan biaya di neraca saldo. Setelah perhitungan rugilaba diselesaikan, baru disusun neraca. Proses ini memerlukan ayat-ayat jurnal penutup untuk menutup semua akun pendapatan dan biaya lalu memindahkan saldo rugi-laba ke akun Laba Ditahan.

5 Pada sistem manual, pelaksanaan proses ini biasanya memerlukan waktu yang lebih panjang. Akan tetapi dalam suatu sistem pengolahan data elektronis, laporan keuangan bisa disusun setiap saat. Laporan terakhir yang disusun adalah laporan aliran kas. Laporan ini disusun berdasarkan data dari perhitungan rugi-laba dan neraca ditambah dengan berbagai informasi mengenai kegiatan investasi dan pembiayaan yang dilaksanakan perusahaan. Penyusunan Laporan Manajemen Penyusunan laporan manajemen menghasilkan berbagai jenis laporan manajemen yang pada umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis laporan : laporan kontrol buku besar laporan yang terkait dengan anggaran Laporan kontrol buku besar memuat daftar voucher jurnal yang disusun menurut urutan nomor, nomor akun atau tanggal dan pencatatan saldo akun buku besar, digunakan untuk mengecek kecermatan proses pencatatan ke buku besar (posting). Laporan-laporan anggaran digunakan sebagai alat perencanaan dan evaluasi kegiatan. Beberapa Prinsip Penyusunan Laporan Manajemen Untuk menyajikan laporan yang efektif untuk manajemen harus diperhatikan beberapa kaidah tertentu. Prinsip-prinsip tersebut pada umumnya ada lima : 1. Penggunaan prinsip pertanggungjawaban. Dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban ( responsibility accounting), penyebaran informasi mengenai pendapatan dan biaya dikaitkan dengan unit atau segmen organisasi yang dilaporkan. Laporan mengenai pendapatan dan biaya tersebut disusun sedemikian rupa sehingga pejabat yang bertanggung jawab atas unit organisasi bersangkutan dapat diketahui prestasi kerjanya secara jelas dan obyektif. Dengan menggunakan sistem ini, pelaporan pendapatan biaya tidak boleh mencakup unsur-unsur yang tidak menjadi tanggung jawab pimpinan unit organisasi yang dilaporkan itu. 2. Penggunaan prinsip eksepsi. Laporan manajemen yang baik hendaknya menekankan hal-hal yang menyimpang dari tingkat kegiatan yang wajar. Dalam hal ini, laporan harus dapat menonjolkan hal-hal yang dianggap memuaskan dan hal-hal yang dianggap merugikan karena penyimpangan tersebut. Namun tidak semua penyimpangan itu harus dianalisis secara mendalam, manajemen harus membuat semacam batas analisis sehingga laporan yang disajikan tetap efisien namun bermanfaat.

6 3. Penggunaan prinsip komparasi Penyajian laporan hendaknya dilakukan secara komparatif. Realisasi biaya dan kegiatan yang dilaporkan hendaknya disajikan dalam bentuk perbandingan dengan target atau kondisi ideal yang dijadikan acuan (tolok ukur). Selain itu, jika perlu, laporan juga menyajikan semacam garis perkembangan (trend) dan hubungan-hubungan antar berbagai variabel terkait. 4. Laporan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sedapat mungkin dibuat lebih ringkas. Keringkasan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sangat diperlukan sesuai dengan keluasan rentang kendali (span of control) jenjang manajemen tersebut. Laporan untuk direktur pemasaran dengan sendirinya berbeda tingkat kerinciannya dibandingkan dengan laporan untuk manajer pemasaran. 5. Laporan harus mudah dipahami dan tidak menyesatkan. Tujuan laporan untuk mengkomunikasikan gagasan. Penggagas atau pembuat laporan, pada umumnya disiplin akuntansi namun penerima gagasan atau penerima laporan belum tentu memahami displin akuntansi. Oleh karena itu, laporan manajemen harus disajikan dengan bahasa yang umum dalam arti dapat dipahami oleh semua pihak. Pemahaman itu dengan sendirinya harus sama dengan yang dimaksud oleh penyusun laporan.

7 PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI Efisiensi dan efektifitas daur penyusunan laporan dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknologi informasi,khususnya dalam hal: pemutakhiran buku pembantu, proses penutupan,dan penyusunsn laporan keuangan Tiga aspek diatas merupakan aspek-aspek inti dalam daur penyusunan laporan keuangan perusahaan dan sangat menentukan tingkat efisiensi dan efektifitas penerbitan penggunaan laporan yang dihasilkan. Masing-masing aspek akan diuraikan berikut ini. PEMUTAKHIRAN BUKU PEMBANTU Untuk melakukan pemutakhiran (updating) buku pembantu,perusahaan modern pada umumnya menerapkan system on-line. Dengan demikian, proses pemutakhiran itu dapat dilakukan secara seketika, sehingga buku pembantu akan selalu menampilkan posisi paling mutahir. Hal ini akan banyak membantu para pengambil keputusan karena masukan informasi yang diperoleh dan dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan adalah informasi yang segar dan relevan. Di lain pihak, buku besar pada umumnya tidak perlu dimutakhirkan secara cepat. Sebagai contoh, dalam pengambilan keputusan mengenai penambahan kredit didasarkan pada status masing-masing pelanggan serta batas-batas maksimum kredit yang diberikan kepada masingmasing pelanggan, bukan pada status akun piutang secara keseluruhan. Informasi mengenai masing-masing pelanggan itu diperoleh dari pembantu, bukan dari buku besar yang memuat informasi mengenai piutang secara keseluruhan. Informasi pada buku besar hanya digunakan untuk penyusunan laporan periodik yg biasnya dibuat dalam rentang waktu kurang dari satu tahun untuk kepentingan intern.sedangkan laporan tahunan disusun untuk keperluan ekstern. Oleh sebab itu, biasanya system yang digunakan untuk penyusunan laporan keuangan hanya melakukan pemutakhiran buku besar paling cepat sebulan sekali. Kebijakan tersebut pada umumnya akan menimbukan dua masalah: 1. Karena informasi yang akurat dan mutkhir hanya dapat diperoleh setelah akhir bulan, maka informasi buku besar tidak dapat digunakan sebagai bahan analisis sensivitas. Dimasa kini informasi semacam itu akan merugikan manajemen karena situasi ekonomi dan bisnis berubah dengan cepat dan tak menentu. 2. Apabila pemutakhiran buku besar hanya dilakukan paling cepat sekali sebulan, maka persoalan-persoalan yang timbul pada saat pemutakhiran akan memperlambat penyusunan laporan keuangan interim. Dengan adanya dua kemungkinan tersebut, banyak perusahaan menerapkan sistem buku besar secara on-line seperti terlihat pada peraga di bawah ini. Pada peraga tersebut terlihat bahwa masing-masing subsistem, dengan program aplikasi masing-masing, memasukkan ayat-ayat jurnal kedalam system on-line buku besar setiap hari. Dengan cara demikian, buku besar akan selalu mutakhir sehingga akan meningkatkan manfaatnya sebagai sumber data bagi para manajer guna mengambil keputusan sensivitas di setiap saat terjadi perubahan lingkungan.

8 PROSES PENUTUPAN BUKU Proses penutupan buku seringkali memerlukan waktu yang panjang sehingga tidak sebanding dengan periode laporan yang diterbitkan. Informasi yang terdapat pada laporan bulanan yang diselesaikan dalam waktu dua minggu tidak akan banyak bermanfaat untuk mengambil keputusan. Oleh sebab itu, jangka waktu penutupan buku harus dikurangi sehingga staf akuntansi dapat menggunakan sisa waktu yang tersedia untuk mengenalisis data dan memberikan saran kepada para manajer operasional berdasarkan perkembangan-perkembangan yang dicapai dalam periode bersangkutan. Salah satu cara untuk mempercepat proses penutupan adalah dg mengkolodasikan subsistem-subsistem yang tumpang tindih dalam system informasi akuntansi. Cara lain yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan system client-server. Sistem ini juga mempermudah penyebaran laporan kinerja keuangan. PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN Untuk menghemat biaya penyusunan dan penyebaran laporan keuangan dapat digunakan teknologi komunikasi. Apabila informasi keuangan perusahaan ditampilkan pada suatu database public di internet, maka setiap orang akan dapat mengakses dan mencetak informasi tersebut. Artinya, biaya percetakan dan pengiriman akan dialihkan kepada pemakai informasi tersebut. Kesimpulan : Daur penyusunan laporan terdiri dari 4 kegiatan, yaitu: 1. Pemutakhiran buku besar 2. Pembuatan ayat jurnal pendahuluan 3. Penyusunan laporan keuangan 4. Penyusunan laporan manajerial Ayat ayat jurnal yang menjadi sumber pemutakhiran data berasal dari 1. Subsistem akuntansi 2. Subsistem keuangan Penyusunan laporan keuangan dilaksanakan secara bertahap dengan urutan : 1. Penyusunan perhitungan rugi-laba 2. Penyusunan neraca 3. Penyusunan aliran kas Laporan manajemen dapat dikelompokkan ke dalam 2 jenis, yaitu: 1. Laporan kontrol buku besar 2. Laporan yang terkait dengan anggaran Beberapa Prinsip Penyusunan Laporan Manajemen : 1. Penggunaan prinsip pertanggungjawaban. 2. Penggunaan prinsip eksepsi. 3. Penggunaan prinsip komparasi 4. Laporan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sedapat mungkin dibuat lebih ringkas. 5. Laporan harus mudah dipahami dan tidak menyesatkan.