SKRIPSI PERANAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA PTP. NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN SKRIPSI PERANAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN GAJI DAN UPAH PADA PTP. NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN SUMATERA UTARA OLEH: NAMA : IRMA HERLIZA RIZKI NIM : DEPARTEMEN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2008

2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pesatnya perkembangan perekonomian baik secara nasional maupun global dewasa ini cenderung mendorong berkembangnya dunia usaha yang baru. Hal ini dapat memacu persaingan setiap perusahaan untuk tumbuh dan berkembang. Dengan berkembangnya perusahaan maka akan meningkat pula aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba dari operasi normal perusahaan. Untuk memperoleh laba yang optimal, perusahaan harus dapat menggunakan sumber daya yang penting dimiliki perusahaan yaitu diantaranya : modal, metode yang digunakan, mesin atau perlengkapan kantor ataupun sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Namun dalam penggunaan sumber daya ini tidak jarang terjadi manipulasi dan pemborosan yang sangat merugikan perusahaan, oleh karena itu manajemen perusahaan harus menggunakan suatu alat pengendalian yang memadai untuk mengendalikan semua kegiatan usahanya. Sumber daya manusia atau karyawan perusahaan merupakan salah satu faktor penting dalam kegiatan perusahaan karena karyawan memberikan sumbangan tenaga, pikiran, dan keahliannya dalam operasi perusahaan. Keterlibatan karyawan dalam perusahaan mulai dari awal kegiatan yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan yang akan dicapai baik untuk

3 jangka pendek maupun jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dan pengendaliannya sampai pada tercapainya tujuan perusahaan. Kompensasi yang diterima karyawan dari perusahaan adalah gaji dan upah yang merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa dari sumbangan yang telah diberikannya kepada perusahaan. Bagi perusahaan gaji dan upah merupakan biaya yang cukup besar jumlahnya dan salah satu unsur yang memiliki banyak resiko kemungkinan terjadinya manipulasi dan pemborosan, untuk itu manajemen perusahaan harus terus memberikan perhatian terhadap pengendalian internnya, dalam hal ini yaitu pengendalian intern gaji dan upah. Pengendalian intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi kekayaan perusahaan dari penyalahguanaan, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, dan memastikan bahwa peraturan yang berlaku dipatuhi sebagaimana mestinya. Sesuai dengan salah satu syarat pengendalian intern yang baik adalah bahwa tidak ada satu individu pun yang diperbolehkan memegang kekuasaan sepenuhnya dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan semua fase kegiatan dari awal hingga selesai. Jika diperlukan adanya pemisahan tugas yang jelas untuk masing-masing kegiatan yaitu antara tanggung jawab pelaksanaan, pembukuan, dan pembuatan laporan mengenai hasil-hasilnya. Salah satunya adalah kegiatan yang berhubungan dengan prosedur penentuan besarnya gaji dan upah serta pembayarannya.

4 Untuk dapat menciptakan pengendalian intern tidak terlepas dari sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. Sistem akuntansi merupakan serangkaian dari formulir-formulir, catatan-catatan, laporan-laporan, serta alat-alat lainnya yang dikoordinasikan sehingga memberikan informasi yang diperlukan pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Terlepas dari itu semua harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti sistem pengendalian intern itu lemah, tetapi merupakan pertanda bahwa terdapat kekurangan dalam pengendalian inern tersebut, yang harus diselidiki adalah apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik, tetapi diantara staff atau pegawai, mengadakan kolusi untuk melakukan kecurangan maka pengendalian intern itu akan sia-sia. Sistem akuntansi yang baik memperlihatkan prosedur urutan kegiatan sehingga secara otomatis pengawasan telah berjalan. Bila ada kejanggalan dalam kegiatan operasi perusahaan akan mudah ditelusuri kembali sehingga dapat segera diketahui timbulnya masalah, dan manajemen perusahaan dapat segera mengambil keputusan serta langkah-langkah apa yang akan dilakukan guna mengatasi masalah tersebut. Dengan demikian terjadi hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern dalam perusahaan termasuk pengendalian intern penggajian dan pengupahan. PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Yang

5 mana perusahaan ini banyak mempekerjakan tenaga kerja dengan berbagai tingkatan. Perusahaan ini memberikan imbalan atas jasa karyawannya berupa gaji dan upah, dan telah menerapkan sistem akuntansi atas gaji dan upah untuk pengendalian atau pengawasan gaji dan upah. Jumlah karyawannya yang relatif banyak menyebabkan pengeluaran untuk gaji dan upah cukup besar dan penting. Sehingga perlu mendapat perhatian yang memadai dari pihak manajemen perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil keputusan untuk menyusun skripsi ini dengan judul Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara? 2. Apakah Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu Manajemen dalam Pengendalian Intern Gaji dan Upah?

6 C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara? 2. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah? D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai pengendalian intern gaji dan upah. 2. Bagi Perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen perusahaan untuk meningkatkan pengendalian intern gaji dan upah. 3. Bagi pembaca, sebagai bahan rujukan atau bahan referensi bagi penelitian selanjutnya mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

7 E. Kerangka Konseptual PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara GAJI DAN UPAH KARYAWAN SA Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan dan pemasaran hasil perkebunan dimana dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan mempekerjakan karyawan dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar. Dan sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas jasa karyawannya adalah gaji dan upah. Proses pembayaran gaji dan upah tersebut membentuk suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Hall (2001:5) Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Sedangkan menurut Cole dalam Baridwan (1994 : 3) Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan fungsi utama dari perusahaan. Dari kedua defenisi diatas sistem dapat diartikan sebagai prosedur atau dapat juga diartikan sebagai unsur-unsur yang terpadu dengan sistem yang bersangkutan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas dan kondisi perusahaan. Menurut Boynton dalam buku Modern Auditing (2003:384) Sistem Akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mendefenisikan, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi) dan untuk memelihara akuntanbilitas dari aktivaaktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.

9 Sedangkan menurut Mulyadi (2001:3) Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari kedua defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah : 1. Formulir/dokumen Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik, mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporanlaporan untuk pimpinan. b. Untuk menjaga aktiva-aktiva perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.

10 c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan. d. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana. Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. 2. Catatan-catatan Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu. a. Jurnal Jurnal sering juga disebut dengan buku harian. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara

11 untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansimanual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal banyak kolom (jurnal multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulangulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang bersangkutan dalam buku besar. b. Buku besar Buku besar utama (primary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening yang dipakai untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

12 sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula dianggap sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. c. Buku besar pembantu Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh sebuah akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan. 3. Laporan Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan

13 yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba yang ditahan. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan arus kas digunkan untuk suatu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu. Model sistem akuntansi dengan komputer dalam pemprosesan data menurut Malison dapat dilihat pada Gambar 1 berikut:

14 Sistem Penjualan Sistem pembelian Sistem Penggajian Formulir Jurnal Buku Besar Laporan Keuangan Sistem Pengawasan Produksi Buku Pembantu Sistem Kas Gambar 1 : Sistem Akuntansi Sumber : Abdul Halim, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, hal. 86 Menurut Baridwan (1994:7) dalam menyusun sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor yang penting, yaitu: a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidaak mahal,

15 dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Ciri-ciri sistem akuntansi yang baik harus memiliki bagan perkiraan, pedoman akuntansi, ada daftar tugas (job description), ada perkiraan pengawasan, dokumen-dokumen sudah dinomori sebelumnya, dan metode-metode lain yang bertujuan untuk mengawasi data yang masuk dan data yang diproses. Jika ciri-ciri ini sudah terpenuhi maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

16 B. Hubungan antara Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Mulyadi (2001:163) mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi pengendalian intern menurut Tunggal (1995:1) adalah: Pengendalian intern meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Boynton (2003:373) dalam buku Modern Auditing dikatakan bahwa laporan COSO (Committee Of Sponsoring Organization) memberi defenisi Pengendalian Intern sebagai berikut: Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut: a. Keandalan pelaporan keuangan b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku c. Efektifitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern di dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang

17 menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern, yaitu: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan managemen. Tujuan pengendalian intern dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya: Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat. 2. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi: Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksnakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan atau mengujikecermatan dan sampai sejauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahankesalahan pada saat yang tepat. 3. Untuk menggalakkan efisiensi usaha: Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek

18 usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. 4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan: Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi dua macam yaitu pengendalian akuntansi intern (internal accounting controls) dan pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian akuntansi intern adalah pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Jika ini dijalankan maka akan menjamin keamanan kekayaan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian administrasi adalah pengendalian meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Penggolongan pengendalian akuntansi intern digolongkan oleh Tunggal (1995:3) sebagai berikut: a. Pengendalian dasar: Ini merupakan pengendalian akuntansi intern yang dibentuk guna menjamin kebenaran, kelengkapan, dan ketelitian transaksi yang dicatat. b. Disiplin terhadap pengendalian: Ini meliputi pengendalian yang dibentuk untuk menjamin kelangsungan dan ketepatan operasi dari pengendalian dasar, dan penggunaan harta perusahaan.

19 2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger (1999:184) terdiri dari: 1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian risiko 3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Dalam hal ini faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha serta kebijakan personalia. 2. Penilaian resiko Semua organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengembil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk meperkirakan besarnya pengaruh dari risiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

20 3. Prosedur pengendalian Ini ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan. 4. Pemantauan atau monitoring Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi. 5. Informasi dan komunikasi Ini merupakan unsur dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

21 Tabel 1: Indikator dari Masalah Pengendalian Intern Tanda Peringatan yang Menyangkut Manusia Tanda Peringatan dari Sistem Akuntansi 1. Gaya hidup berubah jadi mewah (tanpa memenangkan undian). 2. Hubungan sosial yang dekat dengan pemasok. 3. Menolak untuk mengambil cuti. 4. Sering meminjam dari karyawan lain. 5. Mengkonsumsi alkohol atau obat-obatan secara berlebihan. 1. Dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi yang tidak urut (yang bisa berarti bahwa dokumen sedang digunakan untuk transaksi penipuan). 2. Pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim (pengembalian uang tersebut mungkin rekayasa saja). 3. Perbedaan diantara penerimaan tunai harian dan setoran ke bank (dapat berarti bahwa uang tersebut dikantongi terlebih dahulu sebelum disetor ke bank). 4. Keterlambatan pembayaran dari pelanggan meningkat secara tiba-tiba(karyawan mungkin mengantongi pembayaran tersebut). 5. Keterlambatan dalam pencatatan transaksi (bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya penggelapan yang dilakukan). Sumber : Warren Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat. Jakarta. hal 189 Menurut Mulyadi (2001:386), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

22 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

23 Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut: a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

24 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut: 1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi. 2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual.

25 3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi. Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya. 2. Tugas pertanggungjawaban 3. Pemberian kuasa yang tepat 4. Pembagian tugas Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau dan/atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan: 1. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel. 2. Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.

26 Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini: Tabel 2: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut Penyebab Diperlukannya Pengendalian Ketidaksesuaian antara tujuan individu dengan tujuan organisasi Tipe Pengendalian Efektif Pengendalain utama: Pengendalian terhadap personel Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran Pengendalian terhadap tindakan Tertentu Keterbatasan Individu: Kurangnya atau ketiadaan kompensasi personel Keterbatasan yang bersifat manusiawi Pengendalian terhadap personel Penghindaran organisasi dari masalah pengendalian Sumber: Mulyadi dan Setyawan, Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta, 2001, hal. 647 Dalam melaksanakan sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut: 1. Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. 2. Mereka yang melaksanakan transaksi itu. 3. Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu.

27 Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan. Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik, tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern itu menjadi sia-sia. C. Pengertian Gaji dan Upah Hasibuan (2002: 118) mendefenisikan gaji dan upah sebagai berikut: Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati untuk membayarnya.

28 Sedangkan Ruky mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut: Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya perhari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Lebih lanjut dia memaparkan bahwa upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung (direct labor), maupun tidak langsung (indirect labor). Sebaliknya, pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost (biaya tetap) atau overhead cost). Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan perbedaan gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Dimana satuan waktu untuk gaji lebih panjang daripada satuan waktu untuk upah. Menurut Ruky (2002:191), faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat patokan gaji (standar upah/gaji) perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Ketetapan pemerintah 2. Tingkat upah/gaji dipasaran 3. Kemampuan perusahaan 4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan 5. Tuntutan pekerjaan Salah satu faktor di atas yaitu ketetapan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai Ketentuan Pemerintah tentang Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektoral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaan. Tentunya ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat rendah.

29 Menurut Ruky (2002:191): UMR pada dasarnya adalah upah terendah (minimum) yang ditetapkan oleh pihak pemerintah (Daerah) yang harus dibayarkan kepada pekerja yang menduduki jabatan terendah dalam Struktur Peringkat Jabatan yang berlaku pada sebuah organisasi (perusahaan). Tujuan utama penetapan upah minimum adalah sebagai jaring pengaman (safety net), yang berfungsi untuk mencegah agar upah tidak terus merosot di bawah daya beli pekerja. Tujuan penaikan upah minimum adalah untuk mengurangi kesenjangan upah tertinggi dan terendah yang dibayar perusahaan. Kenaikan ini diharapkan akan meningkatkan penghasilan pekerja pada jabatan yang terendah dalam organisasi, dari aspek makro diharapakan membantu mendorong peningkatan daya beli masyarakat dan ekonomi rakyat dan terakhir diharapkan memperbaiki rasio upah terhadap struktur biaya produksi. Selain gaji dan upah, karyawan juga menerima jenis kompensasi lainnya. Misalnya tunjangan-tunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah: 1. Libur. Setiap tahun, untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka mendapat upah sebagaimana pada hari kerja biasa. 2. Cuti. Hampir semua perusahaan memberikan cuti kepada karyawannya, dan selam cuti mereka tetap mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas. Misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan

30 yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika di atas lima tahun cuti yang diberikan selama tiga minggu. 3. Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara majikan dan karyawan dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui target yang telah ditentukan. 4. Asuransi. Banyak perusahaan membayara semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. 5. Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda-beda antar perusahaan. 6. Premi lembur (Overtime premium pay). Merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan bekerja melampauai jam kerja normal. Selain membayar gaji dan upah dengan tepat waktu sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktivitas pekeja. Salah satu alat untuk mencapai hal ini adalah program kompensasi insentif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawan yang kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawan. Kompensasi dijalankan perusahaan dalam rangka:

31 1. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan penghasilan dengan bekerja secara lebih efisien. 2. Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program insentif, namun manajemen mengharapkan bahwa overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar. D. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut: 1. Karyawan sangat sensitif tehadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu. 2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah. 3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk mrbayara gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah. Mulyadi (2001:12) mendefenisikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut: Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

32 dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Mulyadi (2002:258) menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini: Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan datadata penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktuwaktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian daan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhankebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya. Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem ini adalah: 1. Register gaji dan upah

33 Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam ssetiap periode penggajian. 2. Catatan pendapatan karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan. 3. Cek gaji dan upah Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji. 1. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar.

34 Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya. 2. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4. Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

35 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan. 7. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

36 Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedurprosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan (1994:212) terdiri dari tiga prosedur: 1. Prosedur personalia. 2. Prosedur pencatatan waktu. 3. Prosedur penggajian dan pengupahan. Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut: 1 Prosedur personalia a. Surat permintaan karyawan baru. b. Surat lamaran kerja. c. Surat perjanjian kerja. d. Surat pemberhentian kerja. 2. Prosedur pencatatan waktu a. Catatan waktu hadir yang diperoleh dari Clock card. Daftar hadir. b. Catatan waktu kerja yang diperoleh dari Buku catatan mandor. Daftar hadir,job card atau job ticket. c. Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja 3. Prosedur penggajian dan pengupahan

37 a. Daftar gaji dan daftar upah serta cek register. b. Cek gaji atau amplop gaji dan upah. c. Laporan gaji dan upah karyawan. d. Catatan gaji dan upah karyawan. Arens, at all menjelaskan bahwa dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini: 1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form). 2. Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket), laporan ikhtisar penggajian (summary payroll report), jurnal penggajian (journal payroll),berkas induk penggajian (payroll master file). 3. Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji (payroll check). 4. Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak. 2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1. Jurnal umum. 2. Kartu harga pokok produk 3. Kartu pembantu biaya. 4. Kartu penghasilan karyawan. Catatan-catatan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Jurnal umum Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap:

38 a. Tahap pertama. Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban gaji ke dalam register bukti kas keluar: Gaji dan Upah Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx Rp.xxx Gaji dan Upah Rp.xxx c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap lunas fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek: Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx Kas Rp.xxx d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu. Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap: a. Tahap pertama. Bedasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban upah ke dalam register bukti kas keluar: Gaji dan Upah Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx

39 b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya upah ke dalam jurnal: Barang Dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja Rp.xxx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx Rp.xxx Gaji dan Upah Rp.xxx c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap lunas fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah ke dalam register cek: Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp.xxx Kas Rp.xxx d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu. 2. Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah. 3. Buku pembantu biaya

40 Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah. 4. Kartu penghasilan karyawan Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:385) adalah: Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distibusi biaya gaji. 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pencatatn waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah. 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah. Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani

41 setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. 2. Prosedur pencatat waktu Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. 4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Proseduir pembayaran gaji dan upah Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah

42 karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar (pay master). E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangankecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain: 1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya). 2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali. 3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.

43 4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya. 5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. 7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) adalah sebagai berikut : Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Operasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersngkutan.