BAB II TINJAUAN TEORITIS. berhubungan erat satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN TEORITIS A. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001 : 2-3) suatu sistem adalah sekelompok unsur yang berhubungan erat satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut: 1. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur, 2. unsur-unsur tersebut terpadu sistem yang bersangkutan, 3. unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem, 4. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Menurut Hall (2001 : 5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem yang berlaku untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sedangkan prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal merupakan kegiatan seperti kegiatan menulis, menggadakan, menghitung, memberi kode, mendaftar memilih (mensortasi), memindahkan serta membandingkan dalam hal menata informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar (Mulyadi, 2001 : 5-6). Sebagaimana telah diketahui bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kegiatan

2 ekonomi dan kondisi perusahaan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem informasi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Maksudnya data yang diolah oleh sistem informasi akuntansi hanya terbatas pada transaksi keuangan. Hasil olahan data akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan. Setelah memahami pengertian sistem, prosedur dan akuntansi, maka selanjutnya dikemukakan pengertian sistem akuntansi. Dalam bukunya Mulyadi (2001 : 3) mendefenisikan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Hall (2001 : 7) memberikan defenisi sistem informasi sebagai berikut : Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. B. Unsur-unsur dari Sistem Akuntansi Dari kedua defenisi sistem akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa unsurunsur dari sistem akuntansi adalah (Mulyadi, 2001 : 3-5): 1. formulir / dokumen, formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering juga disebut istilah dokumen dan media. Disebut dokumen karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam dalam secara keras. Disebut media karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti keyboard, mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dalam sistem akuntansi adalah:

3 a. untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan, b. untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening, c. untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perindah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan. Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir: 1) jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan, 2) jika informasi tersebut harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut, 3) jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunaan, 4) Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi digunakan. 2. Catatan-catatan Ada tiga catatan dalam unsur sistem akuntansi yaitu jurnal, buku besar, dan buku pembantu. 1. Jurnal Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntasi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Oleh karena itu suatu jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun tidak dicatat, catatan yang dilakukan didalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntasi manual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi banyak kolom multikolm). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar yang banyak jumlah transaksinya penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode mengikhtisarkan transaksi yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus yang paling lazim digunakan untuk mencatat transaksi pada perusahaan berskala kecil dan menengah adalah :

4 a. Jurnal pendapatan (Revenue Journal), digunakan hanya untuk mencatat pendapatan honor (jasa) secara kredit (fees earned on account). Dalam perusahaan dagang jurnal penjualan (sales journal) yang mirip dengan jurnal pendapatan. Dalam perkiraan ini akan terlihat perkliraan piutang dan penjualan, b. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam cara pembukuan tertentu (voucer system), jurnal pembelian digantikan fungsinya oleh register voucher (voucher register), c. Jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perushaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas, d. Jurnal pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas. Biasanya jurnal pengeluaran kas ditujukan untuk pembayaran utang usaha dan beban. Pada umumnya dalam perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata utang transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 2. Buku Besar Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengiklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasarkan prinsip tata buku berpasangan (double entry bookeeping). Rekening-rekening yang dibentuk dalam buku besar harus disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku besar yang neraca dan laporan laba rugi. 3. Buku Besar Pembantu Buku besar pembantu (subsidairy ledger) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Rekening buku besar yang dirinci informasinya dalam buku besar pembantu disebut rekening kontrol (controlling acount), sedangkan rekening-rekening rincian yang terdapat dalam buku besar pembantu disebut rekening pembantu. Umumnya buku

5 besar pembantu digunakan dalam perusahaan adalah untuk persediaan, piutang, utang, harga pokok produk, dan aktiva tetap. 3. Laporan Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus didentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba ditahan. Data yang terdapat dalam laporan rugi laba, laporan ekuitas, laporan perubahan laba ditahan, laporan arus kas digunakan untuk satu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca untuk tanggal tertentu. Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor penting yaitu : a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu keamanan harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. Setelah mempertimbangkan ketiga faktor diatas bersama-sama untuk menyusun sistem akuntansi, maka dapat mewujudkan tercapainya tujuan sistem akuntansi tersebut. Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu : 1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru, 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, 3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan, 4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntasi.

6 C. Hubungan Antara Sistem Akuntansi dengan Pengendalian Intern. Suatu perusahaan yang relatif kecil, biasanya aktivitas operasinya masih sederhana. Hal ini disebabkan karena perusahaan tersebut memiliki faktor-faktor produksi dalam jumlah yang kecil baik dalam jumlah tenaga kerja, jumlah bahan baku, jumlah mesin, dan aktiva lainnya. Dalam perusahaan ini pemilik tidak terlalu sulit untuk melakukan pengendalian terhadap perusahaan tersebut. Namun berbeda halnya dengan perusahaan yang lebih besar. Dimana perusahaan yang lebih besar memiliki faktor-faktor produksi dalam jumlah yang lebih banyak seperti bahan baku, tenaga kerja, mesin dan lain-lain. Oleh karena semakin besarnya perusahaan, maka semakin rumit pula aktivitasnya dan semakin kompleks juga permasalahan yang dihadapi. Hal ini menyebabkan pihak manajemen sulit melakukan pengendalian secara langsung. Untuk dapat mengatasi kesulitan tersebut, maka pihak manajemen membutuhkan suatu alat pengedalian. Alat pengendalian tersebut adalah sistem pengendalian intern perusahaan. Mulyadi (2001 : 163) menjelaskan bahwa pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mendiring efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindar kesalahankesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern.

7 Menurut mulyadi (2002:163) Tujuan Sisatem Pengendalian Intern adalah : a. untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dan catatan pembukuannya. Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perushaaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat, b. untuk menjamin kebenaran data akuntansi. Manajemen harus memiliki data akuntansi dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan/menguji kecermatan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat, c. untuk menggalak efisiensi usaha. Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan berganda yang tidap perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dan yang tidak efisien, d. untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan diaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. D. Unsur Sistem Pengendalian Intern Laporan COSO (Boy ton, Jhonson, and Kell, 2001 : P. 325) mengidentifikasikan lima komponen struktur Audit intern yang saling berkaitan sebagai berikut: 1). Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijaksanaan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen dan pemilik perusahaan mengenai pentingnya pengawasan intern perusahaan. Sikap manajemen sangat berperan untuk mengawasi dan mengendalikan perusahaan secara efektif. Kalau manajemen puncak merasa pengawasan itu penting karyawan dan sataf akan merasa hal yang sama juga dan akan berusaha dengan sungguh-sungguh untuk mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2). Penilaian Resiko Resiko adalah suatu tingkat ketidak pastian tertentu dalam suatu hal. Resiko pada umumnya sukar diukur, karena penetapan resiko biasanya tidak dapat dilakukan dengan sajian khusus yang bersifat kuantitatif dan tidak mempunyai suatu standar yang berlaku umum. Tujuan manajemen mengadakan resiko adalah untuk menentukan bagaimana manajemen

8 resiko harus mengandung pertimbangan khusus atau resiko-resiko yang timbul dari pertimbangan khusus atau resiko-resiko yang timbul dari perubahan situasi dari setiap daerah usaha baru atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi, undang-undang, dan peraturan baru, perubahan yang berkenaan dengan aturan-aturan mengenai sistem atau teknologi baru yang cepat yang mengakibatkan kwalitas dalam pegawai yang terlibat dalam fungsi pemerosesan dan pelaporan informasi. 3). Prosedur Pengendalian Aktivitas pengawasan adalah merupakan kebijaksanaan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa kebijaksanaan manajemen telah dijalankan. Aktivitas pengawasan membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil didalam menghadapi resiko sehubungan dengan pencapaian tujuan suatau usaha. Aktivitas pengawasan mempunyai tujuan yang berbeda-bedada diterapkan pada organisasi serta tingkat fungsioanal yang berbeda pula. 4). Pemantauan Atau Monitoring Monitoring adalah proses penilaian kwalitas dari pelaksanaan struktur pengawasan intern secara terus menerus. Hal ini mencakup penilaian oleh personel yang tepat dan dasar waktu yang tepat. Apakah struktur pengawasan intern telah dilaksanakan sesuai dengan perubahan keadaan. Monitoring dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang biasanya dilakukan bagian pemeriksaan intern atau audit intern. Audit intern dapat melakukan pemeriksaan dan penilaian sewaktu-waktu dan melaporkan kepada manajemen atau komite audit tentang kelemahan-kelemahan struktur pengawsan intern sekaligus memberi rekomendasi. 5). Informasi Dan Komunikasi Sistem informasi berhubungan dengan tujuan pelaporan dimana di dalam hal ini termasuk sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan catatan untuk mengidentifikasi, pengelompokan, penganalisaan, pengklasifikasian, pencatatan dan pelaporan transaksi perusahaan. Kamunikasi menyangkut pemastian bahwa pegawai yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan memahami bagaimana aktivitas mereka itu berhubungan dengan pekerjaan orang lain baik di dalam maupun diluar organisasi. Buku pedoman tentang kebijaksanaan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan bagian perkiraan, maupun bagian dari komponen informasi dan komunikasi dari struktur pengawasan intern. Tabel 2.1. Indikator dan Masalah pengendalian Internal Tanda peringatan yang menyangkut manusia a. gaya hidup berubah jadi mewah (tanpa memenangkan undian). b. hubungan sosial yang dekat dengan pemasok. Tanda peringatan dari sistem akuntansi. 1. dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi yang tidak berututan (yang bisa berarti bahwa dokumen

9 c. menolak untuk mengambil cuti. d. sering meminjam dari karyawan lain, e. mengkonsumsi alkohol atau obatobat secara berlebihan sedang digunakan untuk transaksi penipuan). 2. pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim (pengembalian tersebut mungkin rekayasa saja). 3. Perbedaan diantara penarikan tunai harian dan setoran ke bank (dapat berarti uang tersebut berlebihan dahulu sebelum disektor ke bank). 4. keterlambatan pembayaran dari pelanggan meningkat secara tiba-tiba (karyawan mungkin mengantongi pembayaran tersebut). 5. keterlambatan dalam pencatatan transaksi (bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya penggelapan yang dilakukan ) Sumber : C. Rolling Niswonger, (2001: 198) (diolah) Menurut Mulyadi ( 201:165) Unsur pokok pengendalian intern dapat dilihat pada gambar dibawah ini sebagai berikut: Organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang secara tegas. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sistem otoritas dan prosedur pencatatan Praktik yang sehat Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

10 Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi ini merupakan rerangkaian (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawabfungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsipprinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Setiap transaksi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

11 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Cara tersebut sebagai berikut: a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwewenang. b. Pemeriksaan mendadak. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi. d. Perputaran jabatan (job rotation) e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompoten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan

12 perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut: 1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-chek) dan spesialisasi pekerjaan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi. 2. Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual. 3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangani manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga

13 pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi. berikut: Sistem pengendalian intern efektif mempunyai karakteristik sebagai a. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya b. Tugas pertanggung jawaban c. Pemberian kuasa yang tepat d. Pembagian tugas Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan: 1) Pengendalian utama, pengendalian terhadap personel. 2) Pengendalian tambahan. Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan. Untuk melihat penyebab perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini:

14 Tabel 2.2 : Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian Yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut Penyebab Diperlukannya Pengendalian Ketidak sesuaian antara tujuan Individu dengan tujuan organisasi Tipe Pengendalian Efektif Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran Pengendalian terhadap tindakan tertentu Keterbatasan individu: Kurangnya atau ketiadaan kompensasi personel Pengendalian terhadap personel Keterbatasan yang bersifat manusiawi Penghindaran organisasi dari masalah pengendalian Sumber: Mulyadi dan Jhony Setiawan (2001: 647) (diolah) Dalam melaksanakan sistem pengendalian intern, para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut: a) Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. b) Mereka yang melaksanakan transaksi itu. c) Mereka yang bertanggungjawab atas harta, utang, biaya atau pendapatan sebagai akibat transaksi itu. Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. Sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.

15 Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan erat dengan sistem pengendalian intern. Dimana sistem akuntansi adalah bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem pengendalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan obyek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Namun yang perlu diingat bahwa unsur yang terpenting dari cara tersebut adalah pegawai yang cakap dan terpercaya. Walau unsur-unsur pengendalian lainnya baik, pegawai yang kurang cakap dan tidak jujur dapat mengurangi arti dari sistem pengendalian. E. Pengertian Gaji dan Upah Setiap pegawai atau karyawan yang bekerja suatu perusahaan, dimana mereka telah memberikan jasa dan keahlian mereka dalam operasi perusahaan, maka mereka akan menerima balas jasa atas apa yang mereka berikan. Balas jasa tersebut bisa disebut kompensasi. Kompensasi dapat berupa gaji atau upah, tunjangan bonus dan lain-lain. Mulyadi (2001 : 373) memberikan defenisi gaji dan upah adalah sebagai berikut : Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Sedangkan menurut Manullang (2001 : 57) gaji adalah pemberian kepada pegawai dengan pembayaran berupa uang sebagai balas jasa suatu pekerjaan yang

16 telah dilaksanakan sebagai pemberian kegairahan untuk pelaksanan dan kegiatan yang diwaktu yang akan datang. Menurut Achmad S. Ruky (2001 : 191) faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat patokan gaji (standar upah/gaji) perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Ketetapan pemerintah, 2. Tingkat upah/gaji pasaran, 3. Kemampuan perusahaan, 4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan, 5. Tuntutan pekerjaan. Salah satu faktor diatas yaitu ketetapan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai ketentuan pemerintah mengenai Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaannya. Tentunya ini hanya berlaku untuk jabatan pelaksana tingkat terendah. Selain faktor-faktor yang mempengaruhi patokan gaji diatas, perusahaan juga harus memperhatikan prinsip-prinsip pembayaran gaji dengan maksud agar pegawai merasa puas dan meningkatkan prestasinya dalam operasi perusahaan untuk mencapai tujuan. Adapun prinsip-prinsip gaji tersebut adalah sebagai berikut: a. Gaji yang diberikan harus mencukupi kebutuhan pokok minimum pegawai dan keluarganya, b. Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecilnya gaji tergantung kepada berat ringannya tanggung jawab yang dibebankan kepada pegawai yang bersangkutan, c. Gaji yang diberikan harus tepat pada waktunya,

17 d. Besar kecilnya suatu gaji harus mengukuti perkembangan harga pasar. Hal ini harus diperhatikan, sebab bukan banyaknya gaji yang diterima, tetapi berapa banyaknya barang atau jasa yang dapat dibeli dengan gaji yang diperoleh, e. Sistem pembayaran gaji harus mudah dipahami dan dilaksanakan sehingga pembayarannya dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, f. Perbedaan gaji harus didasarkan atas evaluasi jabatan yang relatif, g. Struktur gaji harus kembali dan mungkin harus diperbaiki apabila kondisi perusahaan berubah. Disamping gaji pokok yang diberikan, perusahaan memberikan jenis kompensasi lain kepada pegawai atau karyawannya. Misalnya tunjangantunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah : 1). Libur setiap tahunnya untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka yang mendapat gaji sebagaimana pada hari kerja biasa, 2). Cuti hampir semua perusahana memberikan cuti kepada karyawannya, dan selama cuti mereka mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas, misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun cuti diberikan selama tiga minggu,

18 3). Bonus biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung antara kesepakatan antara majikan dan karyawannya dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi atau pabrik melampaui target yang ditentukan, 4). Asuransi banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi atau ansuransi jiwa, 5). Pensiun ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setalah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda antar perusahaan, 6). Premi lembur (over time premium pay) merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan melampaui jam kerja normal. Selain membayar gaji sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktivitas kerja. Salah satu alat untuk mencapai hal ini adalah program kompensasi intensif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawan yang kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja pada karyawan. Adapun maksud dari pemberian kompensasi itu adalah :

19 (1) Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan penghasilan dengan bekerja secara lebih efeisien, (2) Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program intensif, namun manajemen mengharapkan bahwa overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar. F. Sistem Akuntansi Penggajian Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut : 1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu, 2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah, 3. Penggajian serta pajak gaji yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta yang berkaitan dengan gaji. Sedangkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah (Mulyadi,2001 : 374) : a. jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu, b. jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu, c. jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu, d. rincian unsur biaya gaji yang beban perusahan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

20 Mulyadi (2001 : 17) mendefenisikan sistem akuntansi penggajian merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menangani perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya. Dalam merancang sistem penggajian, data-data harus disimpan secara akurat untuk setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan yang dimaksud melakukan inspeksi. Sistem penggajian harus dirancang untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhankebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidak puasan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya. Umumnya sistem penggajian berbeda pada setiap perusahaan, namun unsurunsur utama yang umum dalam sebagian besar sistem ini adalah : 1) Register pembayaran gaji Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhitisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian, 2) Catatan pendapatan karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan,

21 3) Cek gaji Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji. 1. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi,2001 : ) : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji, dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji, 2. Kartu jam hadir dokumen ini digunakan oleh fungsi waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu, 3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum, digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan, 4. Daftar gaji, dokumen ini berisi jumlah gaji brut setiap karyawan, dikurangi potonganpotongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi, dan lain-lain sebagainya. 5. Rekap daftar gaji, dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.

22 Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah, 6. Surat pernyataan gaji, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam keadana terpisah dalam dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai cataan bagi setiapkaryawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan, 7. Amplop gaji, uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu, 8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. Ada beberapa fungsi yang berkaitan dalam sistem akuntansi penggajian. Fungsi fungsinya adalah (Mulyadi,2001 : ) : (1) fungsi kepegawaian, Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum, (2) fungsi pencatat waktu, Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perushaan sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum, (3) fungsi pembuat daftar gaji, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi pembuatan daftar gaji berada dibawah departemen personalia dan umum, (4) fungsi akuntansi, dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan

23 pembayaran gaji karyawan, misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun, dan sebagainya. Fungsi akuntansi berada di bawah departemen keuangan, (5) fungsi keuangan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan berada ditangan bagian kasa. 2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah: a. Jurnal umum. dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam setiap perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini : Tahap pertama : berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut : Gaji xxx Bukti kas keluar yang Akan dibayar xxx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account. Tahap kedua : berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut : Biaya overhead pabrik sesungguhnya Biaya Administrasi umum Biaya pemasaran xxx xxx xxx Gaji xxx

24 Tahap ketiga : berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut : Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx Kas xxx Tahap keempat : berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol : biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran, b. Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah daftar upah, c. Kartu biaya, catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum dan rekap daftar gaji, d. Kartu penghasilan karyawan, catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima dari perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap perusahaan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan

25 sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian : ) : Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini (Mulyadi,2001 prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir atau pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji, dimana daftar hadir digunkan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar ini dapat juga digunakan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur, prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir, prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya, prosedur pembuatan bukti kas keluar, prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas keluar diserahkan ke fungsi keuangan sebagai dasar pembayaran gaji, prosedur pembayaran gaji, dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima periuntah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi keuangan menuliskannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau memasukkan uang tersebut ke dalam rekening setiap karyawan yang ada di bank.

26 Adapun diagram arus data untuk prosedur pembayaran gaji dapat dilihat pada Gambar 3 sebagai berikut. Bagian Pencatatan Waktu Bagian Gaji dan Upah Mulai 1 8 Kartu panghasilan karyawan Mencatat jam hadir Kartu jam hadir Membuat daftar hadir Daftar hadir KHJ Membuat daftar gaji 2 T DG Bukti Kas Keluar 3 2 T A KHJ 1 Daftar Hadir Karyawan 2 Membuat rekap gaji SPG 1 RDG Daftar gaji Kartu penghasilan karyawan 2 KHJ = Kartu jam hadir RGD = Rekap daftar gaji SPG = Surat pernyataan gaji DG = Daftar gaji Sistem Akuntansi Sumber : Mulyadi, ( 2001 : 19) (diolah)

27 G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian Sistem pengendalian intern penggajian sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja, dimana sistem tersebut terdiri dari prosedurprosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna mentapkan secara tepat dan teliti berapa gaji yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan terhadap gaji ini. Jenisjenis kecurangan tersebut antara lain: 1. Adanya karyawan / pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan, 2. Penyiapan buku pembayaran gaji palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali, 3. Menguangkan cek gaji yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan, 4. Membuat kesalahan dan perhitungan sehingga gaji yang diterima oleh karyawan lebih atau kurang dari yang semestinya, 5. Adanya karyawan yang mengisi absensi untuk beberapa orang karyawan, 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran, 7. Mencatat jumlah total gaji yang tidak benar dalam buku gaji. Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji.

28 Adapun unsur pengendalian intern dalam sistem akuntanasi penggajian menurut Mulyadi (2001 : 286) adalah sebagai berikut : Organisasi, a. fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan, b. fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi, Sistem otoritas, c. setiap orang yang namanya tercantum daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama, d. setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada keputusan direktur keuangan, e. setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian, f. kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu, g. perintah lembur harus diotorisasi oleh departemen karyawan yang bersangkutan, h. daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia, i. bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi, Prosedur pencatatan, j. perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan, k. tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasikan ketelitian oleh fungsi akuntansi, praktik yang sehat, l. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung, m. pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu hadir diawasi oleh fungsi pencatat waktu, n. pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, o. perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan, p. catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuatan daftar gaji. Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian seperti keterangan di atas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepengawasan, fungsi pencatatan

29 waktu, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi keuangan, fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian intern yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar. H. Tinjauan Penelitian Terdahulu Malau (2004) melakukan penelitian dengan judul Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah Pada Kantor Besar PT. Socfin Indonesia Medan. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang cukup efektif sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Nababan (2006) menganalisis sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat bantu pengendalian pada PT. Nindya Karya(Persero) Cabang Sumatera Utara. Kesimpulan yang didapat adalah sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Damanik (2006) melakukan penelitian tentang sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah pada PT.Tolan Tiga Indonesia. Penelitian tersebut berkesimpulan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan cukup efektif sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah.

30 Peneliti (Tahun) Linda Sortauli Malau (2004) Roganti J. Nababan (2006) Obed Gumparadi Damanik (2006) Judul Penelitian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah Pada Kantor Besar PT. Socfin Indonesia Medan. Analisa Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Bantu Pengendalian Pada PT. Nindya Karya(Persero) Cabang Sumatera Utara Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Alat Pengawasan Intern Gaji dan Upah Pada PT.Tolan Tiga Indonesia. Kesimpulan Sistem penggajian dan pengupahan yang cukup efektif sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan cukup efektif sebagai alat pengawasan intern gaji dan upah.

31 I. Kerangka Konseptual PT. ATMINDO BAGIAN PERSONALIA Bukti FUNGSI KEUANGAN FUNGSI AKUNTANSI GAJI/UPAH SISTEM AKUNTANSI PADA PT. ATMINDO PENGENDALIAN INTERN PT. Atmindo Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perbengkelan khusus untuk pembuatan, perbaikan peralatan dan mesin mesin perkebunan di Sumatera Utara. Dimana dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan mempekerjakan banyak karyawan dan sebagai imbalan yang diberikan perusahaan atas karyawannya adalah gaji dan upah. Proses pembayaran gaji dan upah tersebut membentuk suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.