PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN INFORMASI BEBAN KERJA TIM BERBASIS WEB

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN INFORMASI BEBAN KERJA TIM BERBASIS WEB Doni 1, Megantara Narapadya 2 1 Program Studi Teknik Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax mereceiver7logia@gmail.com Abstrak Proyek adalah aktivitas ada dihampir semua aspek perusahan, baik lingkup kecil maupun proyek dengan lingkup besar. Dalam suatu agenda rutin proyek ada atau disebut beban kerja tim tidak selalu dating bergantian atau bahkan tidak serta merta selalu dating bersamaan. Untuk itu diperlukan suatu manajemen untuk mengontrol proyek itu sendiri. Informasi terdapat dalam proyek tidak dengan sendirinya dapat disebarkan keseluruh anggota tim. Perlu adanya penglola selalu stand by untuk membantu informasi tentang proyek menjadi beban kerja tim dapat tersebar dan tersalurkan dengan baik. Pembangunan produk ini menkut manajemen proyek menghasilkjan informasi beban kerja akan menggunakan basis web, dilandaskan bahasa pemrograman Html, Php dan Javascript. Aplikasi ini mengelola informasi beban kerja atau proyek untuk disebarkan ke individu tim secara real time diwaktu kapanpun secara online dan mengelola untuk dapat menampilkan sejauhmana proyek berjalan disertakan dengan jadwal pelaksanaan proyek. Kata kunci : manajemen proyek, informasi, Tim. 1. Pendahuluan Didalam setiap perusahaan tentu memiliki tujuan beserta beban-beban kerja atau proyek perlu diselesaikan untuk mencapainya. Pembagian tugas diserahkan pada tim tentunya membuat pekerjaan semakin cepat dan mudah diselesaikan, namun sering kali beban kerja atau proyek banyak sering merepotkan karena membagi fokus kerja ke sejumlah proyek, stres timbul akibat tidak teraturnya pengelolaan informasi-informasi beban kerja harus diselesaikan khususnya oleh personal karyawan atau pegawai pada suatu tim kerja. Selain itu hal ini dapat menyebabkan perkerjaan pekerjaan tidak selesai sesuai target ditentukan. Dalam penjadwalannya dan pembagian tugas sebuah proyek ini selalu perlu diadakannya pertemuan dengan anggota tim, hal ini juga merepotkan tim terutama disaat tim tidak memiliki waktu bertemu. Perangkat lunak merupakan salah satu alat bantu otomatisasi manamendukung untuk mengoptimalkan kinerja dalam mengatur perkerjaan, diantaranya digunakan untuk mengelolabeban kerja. Pendukung ini dibutuhkan untuk membantu menyelesaikan masalah tidak teraturnya informasi dan membantu mengingatkan deadline mengenai beban kerja atau proyek tim tengah dikerjakan. maka perangkat lunak tersebut harapannya menjadi pendukung bermanfaat dan mengatasi masalah tersebut serta membatu mengotomatisasi dalam menyebarkan beban kerja atau proyek berlangsung. Berdasarkan bahasan diungkapkan pada sub bab latar belakang masalah diatas bahawa inti masalah akan diangkat ialah berikut ini : 1. Pencatatan proyek dan beban kerja tim tanpa perngkat lunak jauh merepotkan dan tidak teratur karena fokus terbagi jika beban kerja atau proyek dikerjakan sangat banyak.

2 2. Repotnya pembagian beban kerja pada tim karena harus mengadakan pertemuan, sehingga mengakibatkan tim perlu meluangkan lebih banyak waktu untuk mengatur banyak hal, ini mengakibatkan proyek tidak selalu bisa tekontrol dengan baik bahkan memungkinkan proyek proyek atau beban kerja kecil dapat terlupakan. 3. Dalam penyebaran informasi tidak otomatis tercatat oleh bagian dari anggota tim sehingga anggota tim kurang memperhatikan aspek control dalam proyek. Bahasan bahasan ini dibatasi guna meminimalisir terlalu meluasnya permasalahan tidak ada keterkaitan, maka berikut ruang lingkup dibuat: 1. Bahasan ini hanya menkut pengelolaan informasi beban kerja untuk personal terintegrasi pada tim kerja. 2. Proses ada didalamnya hanya berkaitan pencatatan proyek, penjadwalannya dan plotting anggota tim ikut dalam proyek serta pendukung lain seperti pengingat dan fasilitas untuk memberi pesan, anggaran proyek tidak termasuk didalamnya. 3. Perangkat lunak dibuat menggunakan basis web dan menggunakan sms gateway dikembangkan pihak lain secara opensource. 4. SMS gateway hanya digunakan untuk pengingat deadline proyek. Bahasan bahasan ini dibatasi guna meminimalisir terlalu meluasnya permasalahan tidak ada keterkaitan, maka berikut ruang lingkup dibuat: 1. Bahasan ini hanya menkut pengelolaan informasi beban kerja untuk personal terintegrasi pada tim kerja. 2. Proses ada didalamnya hanya berkaitan pencatatan proyek, penjadwalannya dan plotting anggota tim ikut dalam proyek serta pendukung lain seperti pengingat dan fasilitas untuk memberi pesan, anggaran proyek tidak termasuk didalamnya. 3. Perangkat lunak dibuat menggunakan basis web dan menggunakan sms gateway dikembangkan pihak lain secara opensource. 4. SMS gateway hanya digunakan untuk pengingat deadline proyek. terfokus pada proyek tanpa direpotkan dalam pencatatannya. 2. Dibuatkannya fungsi memungkinkan anggota tim dalam proyek dapat saling berkomunikasi tanpa melakukan pertemuan perihal proyek baru maupun proyek tengah dikerjakan sehingga dapat meminimalisir waktu pengerjaan. 3. Dibuatkannya fungsi untuk menyebarkan informasi proyek datang dari ketua tim ke bagian anggota tim proyek berkaitan sehingga memungkinkan control lebih efektif. 1.1 Landasan Teori Menurut Nurhayati (2010:3) Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut : Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas, kesemuanya diarahkan pada sasaran telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus seiring dengan berjalannya waktu. Sedangkan proyek didefinisikan sebegai berikut : Sebuah proyek merupakan suatu usaha/akativitas kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya tersedia, harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1. Konsep Aplikasi Perangkat lunak dibangun diberi nama Team Act Control (TAC) dan seterusnya akan disebut demikian dimaksudkan untuk memberi gambaran bahwa perangkat lunak ini berfungsi untuk mengatur segala informasi lingkup tim kerja. Berdasarkan masalah masalah muncul pada identifikasi masalah, maka tujuan perancangannya ialah sebagai berikut : 1. Membuat sebuah aplikasi untuk mempermudah untuk mengelola proyek atau beban kerja. Terlebih khususnya dalam pencatatan beban kerja tengah dikerjakan sehingga tim dapat TAC memiliki tujuan untuk mengatur segala bentuk informasi berkaitan dengan pembagian beban

3 kerja bekerja seperti catatan-catatan hal-hal harus dikerjakan oleh bagian dari tim dan memiliki fungsi untuk menjadwalkan, sehingga tim tidak dipusingkan dengan pekerjaan tidak tercatat dalam memori. Ini menyebabkan pengaturan kerja lebih teratur. Pada dasarnya TAC dimaksudkan untuk mempermudah tim untuk mengatur penjadwalan kerja dan pembagian informasi beban kerja dari pempimpin tim ke anggota tim. Maka dalam hal ini TAC dibuat beserta beberapa fasilitas meliputi diantaranya : 1. Member 2. Project Meanagement 3. Schedulling 4. Reminder 5. Personal Chatting 6. Meeting 2.2. Analisis Fungsional Beberapa fungsional digambarkan dalam Data Flow Diagram untuk memudahkan perancangan. Berikut diantaranya : digambarkan data mengalir ke sistem TAC, selain itu terdapat 2 pihak terkait yakni digambarkan sebagai Entitas Ketua Tim dan Anggota tim untuk menggambarkan pengguna perangkat lunak dibangun. Terdapat 6 masukan data dari entitas Ketua Tim dan 4 keluaran menuju Ketua tim, sedangkan dari dan menuju Anggota terdapat 2 masukan dan 2 keluaran. Pada dasarnya context diagram tersebut digunakan dalam perancangan untuk menggambarkan sistem TAC berjalan secara global tanpa memperhatikan penggunaan data store berkaitan dengannya. Dari gambar ditunjukan pada gambar diatas proses dikembangkan dengan beberapa fungsional utma terkait dalam TAC. Berikut adalah hasil break down atau decompose context diagram dari sistem TAC di level 0 telah dijelasakan diatas. 5 (Lima) fungsi utama terdapat pada TAC System diantaranya sebagai berikut: 1. Menambahkan Proyek Baru Fungsi ini memproses kegiatan penambahan proyek baru, mulai dari indentifikasi proyek, mengatur ploting anggota hingga mengatur jadwal proyek. Entitas bersangkutan hanya khusus Ketua Tim karena pembuatan proyek hanya bisa diakses oleh entitas tersebut dan data disimpan pada sebuah data store diberi nama Project. 2. Mengelola Proyek Mengelola proyek ini dimaksudkan untuk pengadaan fasilitas umum seperti, Update dan Delete proyek dimana difungsikan untuk mengatur pergerakan proyek, contohnya jika tugas tugas dalam proyek telah terdaftar itu diantarannya ada tugas selesai maka status pada tugas tersebut menjadi Selesai sehingga sistem dapat memberikan notifikasi kepada pengguna bahwa tugas telah selesai. Sedangkan Delete digunakan apabila Ketua Tim bermaksud membatalkan proyek atau tugas proyek sehingga data akan terhapus. 3. Menjalankan Pengingat Proyek Menjalankan pengingat proyek merupakan fungsi bekerja secara otomatis dijalankan apabila memenuhi syarat tertentu. Dalam perancangannya fungsi ini dibantu menggunakan tools SMS Gateway open source dalam hal ini akan digunakannya SMS Gateway [GW]ammu. SMS Gateway akan dijalankan jika tanggal diambil dari data store Project adalah minus 3 hari atau tergantung pengaturan dasar oleh user maka sistem akan mengirimkan notifikasi berbentuk SMS ke member bersangkutan dengan proyek tengah berjalan dan mengambil data No.Hp member terdaftar dalam data store Member.

4 4. Memberi Notifikasi Fungsi ini merupakan bentuk respond sistem pada aksi aksi tertentu di lakukan user terhadap sistem itu sendiri. 5. Menyediakan Fasilitas Chatting Chatting merupakan fasilitas pendukung saja dalam penggunaan TAC System bertujuan untuk memberi kemudahan dalam melakukan komunikasi antar member. akan membantu user mengatur jadwal proyek. Proses berikutnya data akan tersimpan ke dalam data store Project dan melanjutkan ke proses memberi notifikasi. 2. DFD level 1 Proses Mengelola Proyek Dalam perancangannya fasilitas ini dibagi 2 (Dua) jenis yakni : 1) Personal Chat Fungsi ini memfasilitasi untuk saling mengirim pesan dari satu personal member ke personal member lain. Fungsi ini selanjutnya akan dijelaskan lebih dalam di DFD level berikutnya. 2) Meeting Pada dasar perancangan fungsi Meeting ini tidak jauh berbeda dengan Personal Chat, namun perbedaannya terletak pada tujuan pesan dikirim. Meeting memungkinan member bertemu di suatu wadah disebut Room dan melakukan broadcast message ditujukan kepada member tergabung dalam room.fungsi ini selanjutnya akan dijelaskan lebih dalam di DFD level berikutnya. Berikut ini adalah DFD dari TAC System di turunkan ke level 1 yakni diantaranya : 1. DFD level 1 Proses Menambah Proyek Baru Pada gambar diatas menggambarkan proses mengelola proyek untuk melakukan Ubah Status proyek menjadi Selesai, Edit data proyek hingga melakukan Delete proyek mempengaruhi data store Project. 3. DFD level 1 Proses Menyediakan Fasilitas Chatting Berikut gambaran level 1 dalam menyediakan fasilitas chatting, seperti disinggung pada level bahwa fungsi ini menyediakan 2 (Dua) fasilitas yakni Personal Chat dan Meeting.Dalam perancangannya kedua fasilitas ini memiliki fungsi sama yaitu menjadi pendukung saja dalam berkomunikasi antar member dan bukan merupakan fungsi ini dalam TAC System. Berikut adalah DFD level 1 Proses Menyediakan Fasilitas Chatting : Dalam gambar ditunjukan bahwa dalam menambah proyek baru terdapat 4 (Empat) proses utama. Proses berjalan diawali entitas Ketua Tim melakukan input data kedalam form disediakan oleh sistem kemudian data proyek dan id proyek akan muncul secara otomatis kemudian ditransfer ke form berikutnya untuk mengambil data member dimasukan kedalam plot anggota proyek, setelah data plot terkumpul kemudian sistem

5 Dalam Personal Chat member TAC dapat melakukan komunikasi dua arah antar member dan proses dimulai ketika user melakukan request Personal Chat sehingga kemudian sistem akan menyediakan form untuk mengirim pesan diinputkan user ke member tujuan disimpan ke dalam data store Chatting. Berbeda dalam meeting hanya Ketua Tim dapat merequest pembuatan room dan melakukan invite member. Ketua Tim dapat melakukan invite member sesuai proyek tengah berjalan kemudian sistem akan menyediakan form chat dan menerima input message akan dikirim secara broadcast. Anggota Tim dapat melakukan hal sama dalam mengirim message secara broadcast dalam room Perancangan Antarmuka 4) Profile User menunjukan user sedang menggunakan program, selain itu ada tiga tombol yaitu Profile, Edit, dan Logout akan dijelaskan di dialog screen profile. 5) Kirim pesan, ialah fungsi dibuat untuk memudahkan user untuk mengirim pesan sesama User. 6) Status online merupakan fungsi untuk menunjukan user-user sedang online menggunakan program. 7) Deadline proyek terdekat, berisi informasi untuk mengingatkan proyek sedang menuju waktu deadline untuk memudahkan user dalam mengingat proyek dikerjakan. 3. Implementasi 3.1. Daftar Kegiatan susunan aktifitas berkaitan dengan pembuatan atau pengembangan perangkat lunak selama ± 3 bulan pelaksanaan. Uraian cara penggunaan : 1) Dashboard berisi berbagai macam fungsi dikumpulkan menjadi satu bertujuan memudahkan user untuk menggunakan program. Selain itu dashboard menyediakan fitur-fitur utama untuk User. 2) Beberapa notifikasi akan muncul sesuai respon dari sistem. Klik pada Ikon Notifikasi berada di navigasi untuk melihat notifikasi masuk tersebut. 3) Daftar proyek berisi proyek-proyek sedang dikerjakan oleh user, ini tidak termasuk proyek luar tidak dikerjakan user dan hanya proyek berkaitan saja. 1. Aktifitas dimulai dan dilaksanankan pada akhir bulan juni hingga berakhir pada masa pemeliharaan. 2. Aktifitas pertama yakni pengumpulan materi, bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhankebutuhan perangkat lunak dibangun dari beberapa sumber berkaitan selama 1 minggu lamanya. 3. Kemudian penentuan spesifikasi, aktifitas ini menentukan lingkup perangkat lunak dibuat dan menentukan kebutuhan mungkin diperlukan dalam pelaksanaan aktifitas selanjutnya. 4. Selanjutnya aktifitas desain dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu desain struktur dan desain antarmuka. Desain struktur ialah aktifitas dimana perancangan modul-modul berkaitan dibuat dan dibutuhkan waktu selama 2 minggu. Desain antarmuka ialah aktifitas dimana desain layout dibuat mengikuti fungsional muncul dan dibutuhkan waktu selama 2 minggu, sehingga total aktifitas desain ialah 4 minggu. 5. Aktifitas selanjutnya yaitu implementasi desain kedalam coding sehingga perangkat lunak mejadi nyata. Aktifitas ini membutuhkan waktu ± 3 minggu. 6. Apabila aktifitas pengcodingan selesai maka akan dilakukannya testing selama 2 minggu untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan

6 user dan apabila memenuhi standarisasi maka selajutnya dilakukan pemeliharaan perangkat lunak dibangun Lingkup Implementasi Sebagai dasar penilaian terhadap aplikasi, terdapat beberapa poin menentukan apakah aplikasi ini sesuai dengan apa atau tidak. Berikut adalah poin-poin diujikan : 1. Modul notifikasi otomatis SMS gateway dapat berfungsi dengan baik sesuai setting waktu. 2. Harapan informasi dihasilkan oleh perangkat lunak Sumberdaya Implementasi Saat melakukan pengujian dibutuhkan juga sumberdaya agar proses pengujian dapat dilakukan secara baik dan juga tepat. Adapun beberapa sumberdaya saat melakukan pengujian yaitu satu buah unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Processor dengan clock speed minimal 1,8 GHz GB RAM 3. Windows 7 4. Xampp versi Web Browser IE 9+ atau produk lain setara. 6. Fasilitas internet untuk melakukan akses pada aplikasi. 7. Seorang brainware untuk melakukan perawatan/maintenance. Orang mengerti mengenai perangkat lunak dibangun 3.2. Implentasi Antarmuka 3.1. Pengujian Fungsi diuji Melakukan Login dengan data terdaftar didatabase Penambah an daftar proyek baru Menampil kan daftar proyek sesuai plot anggota dalam proyek Notifikasi otomatis mengguna kan sms gateway Hasil Yang Jika sesuai dengan data maka User akan ditujukan ke laman dashboard user, jika tidak akan tetap berada di laman login Proyek tersimpan beserta data mendukungnya Masing -masing user menerima daftar proyek sesuai plot anggota proyeknya masing- masing User menerima notifikasi dikirmkan ke nomor handphonenya. Hasil Pengujian Sukses sesuai hasil Sukses sesuai hasil Sukses sesuai hasil Delay pengiriman masih terjadi disebabkan koneksi internet berdasarkan hasil penulisan Tugas Akhir berikut kesimpulan didapat yaitu diantaranya : 1. Aplikasi dibangun sedikit banyak mempermudah untuk mengelola proyek atau beban kerja karena difungsikan secara online. 2. Aplikasi dibangun memudahkan penyebaran informasi, menjadwalkan dan membagi anggota tim dalam proyek dengan mudah tanpa harus mengadakan pertemuan sebelumnya. 3. Tim mendapat notifikasi bahwa proyek baru telah ditambahkan beserta komponen pendukungnya seperti penjadwalan oleh Ketua tim, sehingga memungkinkan tim tidak perlu mengadakan pertemuan secara rutin ditempat dan waktu sama karena dikelola secara online. Dalam penulisan Tugas Akhir ini tentunya masih dirasa banyak kekurangan-kekurangan mungkin dapat dikembangkan oleh pihak lain. Berikut saran mungkin bermanfaat dalam pengembangan aplikasi ini : 1. Jika menkut keamanan dan privasi tim, sebaiknya aplikasi ini dikembangkan menggunakan jasa hosting mumpuni dalam keamanan data dan jika perlu menggunakan atau menggunakan jaringan via VPN.

7 2. Aplikasi dibangun menggunakan SMS gateway opensource kadang kala mengalami kendala dan delay pada saat pengiriman SMS, maka sebagai alternatifnya, sebaiknya dibuatkan versi mobile android untuk langsung secara berkala notifikasi dapat terhubung dengan device smartphone menggunakan internet tanpa SMS. 3. Dalam aplikasi ini masih menggunakan media terbatas dalam pengelolaan tim. Jika aplikasi ini ingin dikembangan lebih luas dengan banyak tim berintegrasi secara langsung hendaknya mempertimbangan penggunaan media penyimpanan databasenya. 4. Seperti telah disebutkan bahwa aplikasi ini tentu memiliki banyak kekurangan, jika perlu tambahkan fungsi-fungsi mungkin bermanfaat dalam pengelolaan proyek namun masih belum terdapat di aplikasi ini. DAFTAR PUSTAKA 1. Abdul Kadir. 2008, Dasar Perancangan & Implementasi, Andi Offset, Yogyakarta. 2. Edy W., Ali Z., dkk. 2014, 3 in 1: Javascript, jquery, dan Jquery Mobile, Elex Media Komputindo, Jakarta. 3. Edy W., Ali Z., dkk. 2014, Pemrograman Web Berbasis HTML5, PHP, & JavaScript, Elex Media Komputindo, Jakarta. 4. Gunawan, Wahyu. 2010, Kebut Sehari Jadi Master PHP, Genius Publisher, Yogyakarta. 5. Ian S. 2011, Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak), Erlangga, Jakarta. 6. Indrajani. 2009, Sistem Basis Data dalam Paket Fove in One, Elex Media Komputindo, Jakarta. 7. Nurhayati. 2010, Manajemen Proyek, Graha Ilmu, Yogyakarta. 8. Rosa A.S & M.Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. 9. Slamet R. 2014, Kupas Tuntas Web Responsif, Elex Media Komputindo, Jakarta. 10. Sugiyono. 2008, Metode Penelitian kuantitatife, Kualitatife, dan R & D, Alfabeta, Bandung.