SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO MEUBEL WIJAYA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO MEUBEL WIJAYA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Bagus Ari Nugroho Kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 SALES INFORMATION SYSTEMS FURNITURE STORES WIJAYA SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO MEUBEL WIJAYA Bagus Ari Nugroho Krisnawati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Today, many computer technologies that are useful in helping human life. The development of such technology is affecting every business entity or agency, the problems arising in particular in the case of activities operasionalnya data processing and sale of products. Scientific writing are about the making of Application Sales In Stores Meubel Wijaya. With this application, it is expected to maximize the product database or database management sales transactions. To help in the process of data processing products, sales and processing of reports. This application contains information product data, sales data, and employee data, desktop-based application intended to be accessible from a variety of operating systems. Applications sale is made by using the software Visual Basic 6.0, SQL Server 2000 and Active Report. Keywords: event, scheduling, event organizer

4 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Toko Meubel Wijaya adalah salah satu toko meubel yang ada di Klaten. Namun pada saat ini, dalam pencatatan dan pengolahan data barang masih menggunakan metode secara manual dan belum menggunakan sistem berbasis data komputer, sehingga menghambat dalam memberikan informasi dan pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan maupun pihak yang membutuhkan infomasi karena membutuhkan waktu yang lama. Toko Meubel Wijaya saat ini masih menggunakan sistem pembukuan sebagai pengolahan dan transaksi penjualan barang sehingga dirasa belum memanfaatkan sistem komputerisasi. Namun dengan metode penyimpanan data tersebut semakin hari semakin tidak memadai. 2 Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Perancangan aplikasi terdiri dari beberapa subsitem yang berfungsi sesuai peranannya masing-masing dan membentuk suatu sistem tertentu secara keseluruhan dapat dijalankan dengan control yang tepat Definisi Sistem Menurut Scott (1996; Al Fatta, 2007, h.4) sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output) 1. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Berikut adalah karakteristik sistem : 1) Komponen Sistem 2) Batas Sistem 3) Lingkungan Luar Sistem 4) Penghubung Sistem 5) Masukan sistem 6) Keluaran Sistem 7) Pengolah Sistem 1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, (Yogyakarta: Andi Offset,2007) hal. 4 2 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset, 2005) hal. 2 1

5 8) Sasaran atau Tujuan Sistem Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut : 1) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan Sistem fisik (physical system). 2) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). 3) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu ( deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). 4) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup ( closed system) dan sistem terbuka (open system). 2.2 Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Informasi diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan satu atau beberapa orang dalam suatu waktu. Informasi sangat mungkin akan menjadi data dalam proses yang akan menghasilkan informasi yang lain Siklus Informasi Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi ( information cycle) 4. Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Proses (Model) Input (Data) Data (ditangkap) Dasar Data Output (Information) Penerima Hasil Tindakan Keputusan Tindakan Gambar 2.1 Siklus informasi 3 Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, (Yogyakarta: Andi Offset,2007) hal. 4 4 John. Burch, Gary Grudnitski, Information Systems Theory and Practice. (Edisi keempat; New York : John Wiley & Sons, 1986), hal.3. 2

6 2.2.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya ( timeliness) dan relevan (relevance). 1) Akurat 2) Tepat pada waktunya 3) Relevan Nilai Informasi Nilai dari informasi ( value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building blok), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi ( technology block), blok basis data ( database block) dan blok kendali (controls block). 6 Sebagain suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 1) Blok Masukan 2) Blok Model 3) Blok Keluaran 4) Blok Teknologi 5 Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information Systems, (New Jersey: Prentice- Hall, 1983), hal.6. 6 John Burch, Gary Grudnitski, Op.cit., hal

7 5) Blok Basis Data 6) Blok Kendali Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu 7. Karakteristik dari sistem informasi yang termasuk SIM adalah 8 : 1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur 2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya 3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna dalam pengambilan keputusan, tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan sendiri untuk mengambil keputusan). 2.4 Konsep Pemodelan Sistem Entity Relationship Diagram Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship diagram adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu: entity sets, relation sets, dan attributes Flowchart Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart System merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedurprosedur yang ada di dalam sistem. Simbol yang digunakan : DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran liran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data 7 Hanif Al Fatta, Op.Cit. hal Kusrini, Op.Cit. hal 14 4

8 tersebut. 9 Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu, elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu : 10 1) Proses 2) Data flow 3) Data Store 4) External entity 2.5 Konsep Dasar Basis Data Definisi Basis Data Basis data adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya Bahasa dalam DBMS (Database Management System) 1) Data Definiton Language (DDL) a. Create b. Alter c. Drop 2) Data Manipulation Language (DML) a. Insert b. Update c. Delete d. Select 2.6 Perangkat Lunak yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. 9 mti.ugm.ac.id/~panji/dinus/rpl/data%20flow%20diagram%201.doc diakses tanggal 13 Maret Hanif Al Fatta, Op.Cit. hal Linda Marlinda, Sistem Basis Data, (Yogyakarta: Andi Offset,2004), hal 1 5

9 Kelebihan Visual Basic 6.0 1) Mudah dalam membuat sebuah aplikasi. 2) Mudah didalam mencari kesalahan suatu sintax atau kesalahan suatu objek yang dibentuk. 3) Mendukung pembentukan program aplikasi berbasis windows (jendela jendela) dengan menu yang menarik dan professional. 4) Jendela yang dihasilkan dapat dipindah-pindahkan (Moveable) dan diperbesar atau diperkecil ( Resizeable ) Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam kerjasamanya dengan Sybase. SQL Sever memakai sebuah tipe database yang dinamakan database relational.. Objek-objek dalam sebuah database: a) Tabel. b) Kolom. c) Tipe data d) Stored procedure e) Trigger f) Rule g) Konstrain h) View i) Index 3 Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Singkat Toko Meubel Wijaya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan furniture berdiri sejak tahun 1984, Toko ini beralamat di jalan JL Rajawali, No. 91, Klaten, Indonesia, Kegiatan perusahaan ini dimulai dengan penjualan meja kursi untuk rumah tinggal, Setelah berjalan beberapa lama dengan nama Toko Meubel Wijaya dan cukup lancar melayani pesanan, kemudian berkembang relasi dan pelangganya. Mereka merasa puas memperoleh barang yang kualitasnya bagus dengan harga relatif murah Tujuan Toko Meubel Wijaya Tujuan dari Toko Meubel Wijaya adalah mencari keuntungan dan menyediakan tempat penjualan berbagai macam furniture dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan. 6

10 3.1.2 Visi Toko Meubel Wijaya Toko Meubel Wijaya memiliki visi sebagai mitra/partner strategis yang sanggup memberikan kepuasan dan kenyamanan, Sehingga terwujudnya industri furniture yang berdaya saing kuat, berkelanjutan dan berwawasan lingkungan. Menjadikan perusahaan yang terdepan dalam bidang ekspor dan import furniture Misi Toko Meubel Wijaya 1. Menawarkan furniture dengan jaminan mutu bahan yang sangat baik dan berkualitas. 2. Mengembangkan usaha sehingga dapat bersaing dipasar domestik. 3. Mencapai sukses dan mengutamakan kepuasan konsumen Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan an peranan dalam suatu lingkungan kerja sama. Dengan adanya struktur organisasi akan mempermudah dalam melaksanakan keseluruhan proses kerja dan hubungan antara karyawan di dalam toko. Adapun struktur organisasi pada Toko Meubel Wijaya sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sedangkan tugas dan fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi dari Toko Meubel Wijaya tersebut yaitu : 1. Pemilik atau Kepala Toko Pemilik merupakan top manajemen yang membuat keputusan akhir dari kebijaksanaan serta tanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang ada pada Toko Meubel Wijaya. Tugas pemilik perusahaan adalah sebagai penanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan serta sebagai pengambil keputusan dan kebijaksanaan perusahaan. 2. Bagian Keuangan 7

11 Bagian ini bertugas menjalankan sistem ini. Mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi seperti pembelian dan penjualan juga melakukan pencatatan laporan setiap bulannya. 3. Penjaga Toko Bagian ini memiliki tanggung jawab menjaga barang-barang yang dijual di toko. Melayani pemesanan konsumen dan memberi informasi tentang seluk beluk barang terutama informasi harga. 4. Bagian Stok Barang (Gudang) Menyediakan barang-barang yang akan di jual dan bagian ini bertugas untuk mengantar barang yang dibeli atau dipesan oleh konsumen. Sebagai bukti barang sudah sampai dirumah konsumen, pengantar barang berhak meminta tanda tanggan disurat yang dibawa kepada konsumen Proses Penjualan Proses penjualan dilakukan dengan cara memasang baner atau sepanduk sehingga konsumen bisa mengetahuai tempat penjualan mebel, konsumen bisa datang langsung ke toko untuk memesan barang yang di inginkann, barang bisa ditawar dan akan ada kesepakatan harga, proses pembayaran konsumen harus memberi DP dan sisanya harus di bayar jika barang sudah sampai alamat rumah yang dituju Produk yang Dijual 1. Sofa 2. Spring Bed 3. Lemari 4. Kursi kayu 5. Meja Rias 6. Meja Komputer Diagram Alir yang sedang berjalan Gambar 3.2 Diagram Alir 8

12 4 Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah analisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Langkah perancangan sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan, atau pemodelan proses Pemodelan Proses Flowchart Sistem Gambar 4.1 Flowchart Sistem Data Flow Diagram Context Gambar 4.2 Context Diagram DFD Level 1 Adapun Dfd level 1 yang diusulkan dalam pembuatan sistem penjualan ini adalah sebagai berikut : Gambar 4.3 DFD Level 1 9

13 4.1.2 Pemodelan Database Entity Relationship Diagram (ERD) Adapun ERD yang diusulkan dalam pembuatan sistem penjualan ini adalah sebagai berikut : Gambar 4.4 ERD Relasi Antar Tabel Adapun Relasi antar tabel diusulkan dalam pembuatan sistem penjualan ini adalah sebagai berikut : Gambar 4.5 Relasi Antar Tabel 10

14 5 Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang telah kami lakukan dapat diambil kesimpulan antara lain: 1. Dengan digunakannya program aplikasi ini, diharapkan akan memperkecil kesalahan serta mempercepat proses pengolahan data dan penyajian laporan. 2. Terhindar dari kerangkapan data karena dengan menggunakan sistem komputer, maka data dapat tersimpan secara terstruktur. 3. Memudahkan dalam pencarian data dan informasi yang dibutuhkan. 4. Sistem perangkat lunak (software) yang dibuat pada Toko Meubel Wijaya sangat memungkinkan meningkatkan efektifitas kerja,mengurangi kesalahan kesalahan dalam mengelola data barang dan penjualan. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan saran-saran yang nantinya diharapkan akan bermanfaat dan berguna dalam menjalankan sistem informasi penjualan ini. Dengan tujuan untuk mendukung proses kelancaran tersebut. Saran yang dapat penulis berikan setelah menyusun tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Perlu diadakannya pelatihan agar para karyawan dapat dengan benar mengoperasikan sistem informasi penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer. 2. Perlu adanya sarana penunjang dari system komputerisasi itu sendiri dan masih dibutuhkan perbaikan dalam penyempurnaan program yang telah ada, karena penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam pembuatan sistem informasi penjualan ini. 3. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras ( hardware) maupun perangkat lunak (software). 4. Untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data karena suatu hal, maka perlu dibuatkan file duplikat (back up). 5. Dalam penggunaan komputer dibutuhkan ketelitian dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya. 11

15 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta Binarto, Suryo, Tip &Trik Membuat Program Penjualan Menggunakan Visual Basic 6.0, Mediakita, Jakarta,2012. Fathansyah, Basis Data, Informatika Bandung, Bandung, Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Offset, Yogyakarta, Linda Marlinda, Sistem Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta, Sunyoto, Andi, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset, Yogyakarta,