SISTEM PERAKUNAN KERAJAAN

Transkripsi

1 PENGURUSAN KUMPULAN WANG DISEDIAKAN / DISAMPAIKAN OLEH ZAINUDDIN BIN ZABIDI CA(M), MBA (Finance)(Hull, UK), ADIA (UiTM), DIA (UiTM) TIMBALAN BENDAHARI KANAN BAHAGIAN GAJI DAN KEMUDAHAN STAF PEJABAT BENDAHARI UiTM SISTEM PERAKUNAN KERAJAAN 2 3 Mana??? Siapa??? Definasi??? Dasar dan Asas Perakaunan??? Objektif??? Hukum-hukum??? Klasifikasi & Pengkodan??? Apakah dia yang di Perakaunkan??? Sistem Aplikasi??? Malaysia sebagai suatu Entiti Perakaunan Pada umumnya disusun dan dibahagikan kepada tiga peringkat pentadbiran iaitu : Persekutuan / Negeri / Kuasa Tempatan Struktur Organisasi Kementerian / Jabatan / Agensi Tidak Termasuk Badan Berkanun & Syarikat / OBA satu organisasi yang terdiri dari parti-parti politik yang mendapat undi majoriti dalam pilihanraya (dipilih oleh rakyat dalam pilihanraya) untuk mentadbir negara. 4 5 a) Perakaunan ialah satu sistem mengenalpasti, mengkelas, merekod, merumus, menganalisis dan melapor data dan maklumat kewangan sesuatu organisasi mengikut Prinsip-Prinsip, Konsep, Konvensyen, Standard dan Peraturan Perakaunan Diterima Umum. Sistem : dua atau lebih bahagian yang berkaitan bertindak untuk tujuan yang sama. Mengenalpasti : untuk memilih urusniaga kewangan dari urusniaga yang lain. Merekod : memasukkan urusniaga kewangan ke buku akaun organisasi. yang berkaitan Merumus :menjumlahkan kumpulan urusniaga kewangan dalam sesuatu jangka waktu Menganalisis : membandingkan urusniaga secara menegak atau mendatar Melapor : memberitahu pengguna yang berhak tentang data kewangan berkaitan dengan sesebuah organisasi. Mengkelas : mengasingkan urusniaga kewangan kepada modal, kumpulan aset, tanggungan, pendapatan, dan belanjaan

2 b) Sektor Awam Berdasarkan pada Accounting Public Sector Guideline # 1 (MACPA 1991) Pusat/Negeri dan Tempatan Entiti-entiti yang dimiliki oleh Pusat/Negeri atau - Tempatan Mana-mana entiti yang ditubuhkan di bawah Akta Parlimen yang memerlukan laporan Kewangan Tahunan dibentangkan kepada Parlimen atau Menteri b) Sektor Awam (samb) Pada amnya dan lebih jelas agensi-agensi yang dibiayai oleh wang awam adalah ditakrifkan sebagai sektor awam yang dikelaskan kepada dua kategori : Badan-badan Berjabatan iaitu Jabatan-jabatan Badan-Badan Bukan Berjabatan iaitu Perbadanan Awam atau Perusahaan-Perusahaan Awam. Perbadanan Awam dapat dikelaskan kepada tiga kategori : Perusahaan-perusahaan Berjabatan yang walaupun sedikit berbeza dari jabatan-jabatan kerajaan yang tradisional tetapi selalunya tertakluk kepada undang-undang yang sama dan juga kepada peraturan-peraturan kewangan yang sama dengan jabatan-jabatan kerajaan 8 9 b) Sektor Awam (samb) Badan-Badan berkanun yang mana operasinya dan peraturan-peraturannya yang lain tertakluk kepada undangundang tertentu atau Akta di bawah mana ianya ditubuhkan Syarikat-Syarikat ; ditubuhkan mengikut peruntukan undang-undang syarikat ( Akta Syarikat 1965). Ada juga ditubuhkan di bawah Akta Koperasi (contoh : Bank Rakyat, Syarikat-syarikat koperasi Pengambilan Deposit Jabatan-jabatan mengakaun sendiri bercorak perdagangan dicatatkan dalam Penyata Kewangan Persekutuan sebagai akaun amanah dan penyata kewangan jabatan tersebut dibentang di parlimen secara berasingan di bawah Akta masing-masing. c) Perakaunan Sektor Awam ialah satu sistem mengenalpasti, mengkelas, merekod, merumus, menganalisis dan melapor semua urusniaga yang melibatkan terimaan dan pengeluaran / penggunaan danadana dan harta kerajaan serta mentafsir keputusankeputusan daripada proses berkenaan mengikut arahanarahan perundangan dan pentadbiran (legaliti) serta Prinsipprinsip, Konsep, Konvensyen, Piawaian dan Peraturan Perakaunan Diterima Umum. Sistem Perakaunan Di dasarkan pada UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN OBJEKTIF OBJEKTIF LAPORAN KEWANGAN 1) Mengumpulkan maklumat kewangan 2) Menyampaikan maklumat kewangan untuk membantu pengurus membuat keputusan dasar dan operasi 3) Menyampaikan maklumat kewangan kepada pihak-pihak lain yang berkepentingan bagi tujuan penilaian. 4) Mewujud dan mengesan akauntabiliti awam Pematuhan dan Kawalan - cara mana sumber diperolehi dan dibelanjakan - perbelanjaan awam terhad kepada maksud dan amaun yang telah diluluskan. Asas Perancangan - agihan dan penggunaan sumber - pembentukan dasar dan strategi-stragi jangka panjang Penilaian Prestasi alat mengawal prestasi agensi kerajaan dari segi kecekapan dan keberkesanan penggunaan sumber awam Penilaian Kualiti Perkhidmatan kebolehan dan kemampuan memberi barangan serta perkhidmatan yang bermutu tinggi dan kemampuan untuk terus berkhidmat

3 OBJEKTIF LAPORAN KEWANGAN Kenyataan Kejayaan mengenengahkan kenyataan mengenai pencapaian kerajaan kepada pengguna yang berpengaruh dan orang awam. Kenyataan Serta Nilainya memberi maklumat kepada semua kumpulan yang berkepentingan mengenai sumber ekonomi dan tanggungan agensi kerajaan untuk sesuatu jangka waktu. Akauntabiliti mempastikan anggota kerajaan dapat dipertanggungjawabkan dan diperhitung dalam mengawal selamat wang dan hartabenda yang diamanahkan / diwakilkan kepada mereka Sistem Perakaunan di dasarkan pada undang-undang dan peraturan Perlembagaan Persekutuan (Per ) Akta Acara Kewangan 1972 Akta Audit 1957 Arahan Perbendaharaan Pekeliling Perbendaharaan/JAN Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan) 1980 Akta Tempatan 1976 Pek. Perb. Bil. 2 Tahun 1985 dan Bil 5/1994 GAAP / IAS / MASB/FRS Akta Syarikat 1965 GAAP / IAS / MASB/FRS Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan 1957 Memperuntukan : Pihak berkuasa kewangan, bagi maksud seksyen 9 Akta Audit 1957, dengan secepat mungkin selepas akhir tiap-tiap tahun kewangan hendaklah menyediakan satu penyata : - Akaun Hasil Disatukan - Akaun Pinjaman Disatukan - Akaun Amanah Disatukan - Akaun Memorundum (Aset & Tanggungan) Fasal 106 Perlembagaan Persekutuan / Seksyen 16 (2) Akta Acara Kewangan Akaun Awam hendaklah diperiksa oleh Juruaudit Negara dan Laporanya mestilah dibentangkan dalam Dewan Perundangan iaitu Parlimen atau Dewan Undangan Negeri mana yang bersesuaian. Tidak lewat dari 31 Julai tahun berikutnya. Akaun Awam / Penyata Akaun Persekutuan ialah satu penyata kewangan yang disediakan oleh Jabatan Akauntan Negara untuk Menteri Kewangan berdasarkan rekod kewangan pusat yang disenggarakan olehnya. Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/1994 Garispanduan penyediaan laporan dan penyata kewangan tahunan Badan-Badan Berkanun. Tujuannya untuk keseragaman dan mempertingkatkan akauntabiliti. Badan berkanun dikehendaki mematuhi piawaian yang di keluarkan oleh Institut Akauntan Negara DASAR DAN ASAS PERAKAUNAN DASAR DAN ASAS PERAKAUNAN Perbezaan antara Perakaunan dan Sistem Perakaunan Objekif Utama Konsep Perakaunan Perbelanjaan VS Kos Sistem Belanjawan GAAP AsasPerakaunan Perbezaan antara Perakaunan dan Sistem Perakaunan Objekif Utama Konsep Perakaunan Perbelanjaan VS Kos Sistem Belanjawan GAAP AsasPerakaunan

4 DASAR DAN ASAS PERAKAUNAN Sistem Perakaunan di dasarkan pada undang-undang dan peraturan DASAR PERAKAUNAN KERAJAAN Dua konsep asas dasar perakaunan kerajaan 1) Konsep Kumpulanwang Yang Disatukan yang berpunca dari keperluan bahawa segala hasil dan wang yang diperolehi atau diterima selain daripada Zakat Fitrah, Baitulmal dan lain-lain hasil di bawah urusan agama Islam dibayar masuk ke dalam suatu kumpulanwang yang dinamakan Kumpulanwang Disatukan bagi Persekutuan atau Negeri mana yang berkenaan. ( FASAL 97 FC) 2) Konsep bahawa tiada wang, kecuali perbelanjaan tanggungan boleh dikeluarkan dari Kumpulanwang Yang Disatukan melainkan diperuntukan atau dibenarkan dengan cara lain oleh badan perundangan. (FASAL 104 FC) DASAR PERAKAUNAN Perbelanjaan Tanggungan dibenarkan oleh undang-undang yang berterusan dan dipertanggungkan kepada KWDS supaya tidak perlu lagi bergantung kepada kelulusan yang berulang-berulang setiap tahun oleh Perlimen. Terdapat lebih kurang 16 maksud-maksud perbelanjaan yang digulungkan sebagai perbelanjaan Tanggungan (FASAL 98 F.C.) ASAS PERAKAUNAN KERAJAAN Asas perakaunan mengenalpasti titik masa bilamana hasil perbelanjaan, pindahan wang dan tanggungan-tanggungan patut diiktiraf. Asas Tunai : Mengukur dan merekod perubahan-perubahan di dalam buku-buku sesuatu entiti hanya apabila tunai dibayar atau diterima Ciri-ciri: - hasil dicatat pada masa terimaan dan perbelanjaan pada waktu pembayaran - Aset tetap dikenakan kepada perbelanjaan seratus peratus pada masa ianya diperolehi atau dibina. - Hasil terakru dan pinjaman bolehtuntut tidak dilaporkan dalam lembaran imbangan - Tuntutan kewangan ke atas kerajaan yang belum selesai pada akhir tahun kewangan tidak dilaporkan. Asas Tunai Ubahsuai : membenarkan pembayaran bagi tahun semasa dibuat dalam bulan januari tahun berikutnya ASAS PERAKAUNAN KERAJAAN ASAS PERAKAUNAN KERAJAAN Asas Tunai Ubahsuai : membenarkan pembayaran bagi tahun semasa dibuat dalam bulan januari tahun berikutnya. DIS JAN FEB YEAR 1 YEAR 2 Membolehkan perbelanjaan tahun lama dibayar di dalam tahun baru dengan menggunakan peruntukan tahun lama Asas Akruan (Badan-badan Berkanun dan Syarikat-syarikat ) Mengiktiraf serta merekod : - semua hasil dalam tempoh ianya diperolehi - semua perbelanjaan dalam tempoh ianya dibelanja atau digunakan - semua aset dalam tempoh ianya dibeli - tanggungan dalam tempoh ianya dihutang atau dibelanja. Perakaunan Tunai Diubahsuai di gunakan adalah : Mudah difahami dan dipraktik Maklumat dapat diperolehi dalam masa yang diperlukan Memudahkan penyediaan anggaran belanjawan Memudahkan pengawalan Membolehkan perbelanjaan tahun lama dibayar di dalam tahun baru dengan menggunakan peruntukan tahun lama

5 HUKUM-HUKUM HUKUM-HUKUM Menetapkan 1) Peraturan : (Menjelaskan persoalan-persoalan pokok ) seperti objektif, sistem perakaunan, bidang kuasa dan tahap tanggungjawab serta akauntabiliti pegawai-pegawai yang terlibat di dalamnya. contoh : Tanggungjawab Pegawai Pengawal Tanggungjawab Pegawai Pengakaun Bidangkuasa Ketua Audit Negara 2) Prinsip : (Kaedah Perakaunan) satu gabungan doktrin yang dihubungkan dengan teori dan kaedah perakaunan, bertindak untuk menerangkan amalan dan pedoman pemilihan konvensyen. contoh : Prinsip kos sejarah dalam nilai aset Prinsip pemadanan hasil dan belanja Prinsip catitan bergu Menetapkan (samb) 3) Konvensyen satu kaedah praktis yang telah dipersetujui secara umum oleh semua ahli akauntan dan orang-orang yang berkaitan secara jelas atau sebagai andaian asas contoh : Andaian Perniagaan Berterusan Period Perakaunan Persamaan Perakaunan A=L+OE 4) Piawaian/Standard (Doktrin) adalah dasar-dasar yang dikuti oleh para akauntan dalam menghasilkan rekod-rekod perakaunan dan penyata kewangan contoh : Objektiviti Ketekalan (consistency) Konvertisma Konsep Kumpulawang Disatukan 1) Mengikut Akta Acara Kewangan : Menteri Kewangan / pihak berkuasa Kewangan Negeri tertakluk perbekalan Perlembagaan dan Akta Acara Kewangan adalah diberikuasa untuk mengurus Kumpulanwang Disatukan serta untuk menyelia, mengawal dan mengarah tentang semua perkara kewangan Persekutuan / Negeri yang tiada diberi kepada orang lain di bawah undang-undang. 2) Mengikut Seksyen 7 Akta Acara Kewangan tiga (3) akaun berasingan hendaklah diselenggara dalam KWDS iaitu : a) Akaun Hasil Disatukan b) Akaun Pinjaman Disatukan c) Akaun Amanah Disatukan Konsep Kumpulawang Disatukan (samb) a) Akaun Hasil Disatukan di mana hasil kerajaan dibayar masuk dan dari mana perbelanjaan mengurus dibiayai - Kutipan hasil mengikut asas tunai dan dibayar secara jumlah kasar ke dalam Akaun Hasil, kecuali diuntukkan sebaliknya oleh mana-mana undang-undang - Hasil yang sepatutnya diteimas tetapi belum sebenarnya diterima dalam tahun kewangan tidak dimasukakaunkan - Bayaran balik hasil yang dilakukan mengikut mana-mana undang-undang dikenakan sebagai perbelanjaan - Sumber hasil jenis hasil - Menentukan segala wang yang sepatutnya diterima adalah tepat pada masanya, mengikut kadar yang betul, disimpan dengan selamat, diakaunkan dengan betul dan sepenuhnya. - Pengesahan dan penyesuaian akaun hasil perlu dibuat setiap bulan bagi penutupan penyata kewangan tahunan Konsep Kumpulawang Disatukan (samb) - Akaun Pinjaman Disatukan di mana diakaunkan semua terimaan pinjaman, bayaran balik pinjaman lama yang berkaitan dan pemindahan kepada kumpulanwang yang lain. c) Akaun Amanah Disatukan di mana diakaunkan segala terimaan dan bayaran kumpulanwang amanah kerajaan dan wang yang diterima oleh kerajaan sebagai amanah unruk meksud-maksud tertentu berasaskan surat cara (trust deed). 30 MENGURUS TANGGONGAN HASILCUKAI HASIL BUKAN CUKAI TERIMAAN BUKAN HASIL KWHDS PERBEKALAN EMOLUMEN PERBEKALAN & PERKHIDMATAN HARTA MODAL PEMBELIAN DAN KENAAN TETAP DIRAJA / HAKIM/ AUDIT SURUHAJAYA HUTANG NEGARA \ PERINTAH MAHKAMAH GANJARAN & PENCEN DEPOSIT & WANG AMANAH, TERIMAAN BALIK PENDAHULUAN/PINJAMAN KWDS KWADS DEPOSIT KW AMANAH AWAM KW AMANAH K JAAN KW PINJAMAN PERUMAHAN KUMPULANWANG PEMBANGUNAN PINJAMAN DALAM NEGARA LUAR NEGARA Pindahan KWPDS Pindahan PERBELANJAAN PEMBANGUNAN Bayaran Balik Pinjaman Terimaan balik Pinjjaman Kpd Agensi 31 5

6 a) PERAKAUNAN PERBELANJAAN BELANJAWAN Pembayaran dibuat dari KWDS hanya setelah diperuntukan oleh undang-undang Mana-mana peruntukan yang berbaki tidak dibelanjakan pada akhir tahun adalah dianggap luput TANGGUNGAN Diambilkira ke atas semua pesanan yang dibuat bagi bekalan barang-barang dan perkhidmatan dan perjanjian yang ditandatangani. BUKU VOT Diselenggarakan mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1987 b) PERAKAUNAN HASIL Empat Kategori Terimaan Konsep Sistem Kawalan Dalaman dan Kawalan Am Jenis-jenis Buku dan Dokumen-dokumen yang dipakai Penyesuaian Buku Tunai Laporan Akaun Belumterima c) PERAKAUNAN PINJAMAN Pinjaman Yang Diterima Pinjaman Yang Dibayar Pinjaman Ynag Dipindahkan d) PERAKAUNAN AMANAH Kategori Penjenisan SIFATNYA KANDUNGANNYA Harian Bulanan Interim Tahunan Ikut Seksyen 16 Akta Acara Kewangan 1957 Ikut Akta UiTM Disahkan oleh LPU Diperakukan oleh Katua Audit Negara Dibentang di Parlimen Ringkasan kedudukan ekonomi dan semua urusniaga kewangan kerajaan bagi tahun berkenaan Mengakaun sumber dan penggunaan punca kewangan seperti yang telah diperuntukan oleh Parlimen Disediakan dari rekod pusat yang diselenggara oleh JAN dan rekod lengkap yang disimpan oleh jabatan/ kementerian FORMAT Lapran Akauntan Negara Sijil Audit Negara Lembaran Imbangan - menunjukkan jumlah wang tunai dan pelaburan yang dipegang bagi ketiga-tiga akaun KWDS Ringkasan Penyata Kewangan Sokongan Akaun Memorandum LEMBARAN IMBANGAN Seperti Pada 31 Disember 2004 Penyata RM RM A. Aset Wang Tunai Wangtunai Dalam Tangan Wangtunai Dalam Perjalanan Wangtunai Dengan Bank B. Pelaburan Jumlah Aset Dipegang Bagi C. Akaun Hasil Yang Disatukan D. Akaun Amanah Yang Disatukan K/Wang Pembangunan K/Wang Penjelas K/Wang Pinjaman Perumahan K/Wang Amanah K/Wang Amanah Awam Deposit Akaun Kena Bayar B. Akaun Pinjaman Yang Disatukan

7 Akaun Memorandum: Diakaunkan aset dan tanggungan yang tidak merupakan sebahagian dari KWDS dan tidak disertakan dalam Lembaran Imbangan tetapi disertakan berasingan dalam Penyata Akaun Memorandum Penyata Akaun Memorandum : Aset: - pinjaman boleh tuntut - pelaburan - yuran kepada pertubuhan antara bangsa - deposit berkanun Tanggungan: - hutang awam - jaminan - nota kena bayar SISTEM APPLIKASI SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER Sistem Klasifikasi dan Pengkodan Sistem Perakaunan Cawangan Sistem Akaun Pusat Sistem Gaji Sistem Pelaburan dan Pinjaman Sistem Pengurusan Tunai Sistem Perakaunan Lejer Sistem Laporan Jabatan Sistem Kawalan Data KLASIFIKASI DAN PENGKODAN 1) Perbelanjaan Mengurus Tanggungan Bekalan 2) Perbelanjaan Pembangunan 3) Hasil 4) Amanah (Terimaan dan Bayaran) PERHUBUNGAN DI ANTARA KEEMPAT-KEEMPAT STRUKTUR KLASSIFIKASI U R U S N I A G A KUASA TANGGUNGJAWAB TUJUAN OBJEK PERUNTUKAN JABATAN / AGENSI PROGRAM OBJEK AM PERUNTUKAN PUSAT AKTIVITI OBJEK WARAN TANGGUNGJAWAB PROJEK SEBAGAI (PTJ) KECIL PERUNTUKAN PUSAT KOS AKTIVITI KUMPULAN WARAN KECIL (PK) KECIL/SETIA OBJEK LANJUT PARAS PARAS PARAS OBJEK KE BAWAH KE BAWAH KE BAWAH LANJUT KLASIFIKASI SISTEM PERAKAUNAN DAN PENGKODAN 1) Sistem Perakaunan Kewangan 2) Sistem Perakaunan Pengurusan 3) Sistem Perakaunan Kos DANA UNIVERSITY Dana Punca Penggunaan Tempoh Pembangunan Prasarana/Infrustruktur 5 tahun Perancangan Malaysian Mengurus Operasi Tahunan 4) Sistem Perakaunan Perusahaan (Enterprise Accounting) 5) Sistem Perakaunan Sosial atau Nasional Penyelidikan & Perundingan Amanah Pembangunan Perniagaan Projek Universiti/ Unit Perniagaan Pembangunan Penyelidikan & Perdagangan Fakulti, Jabatan & Beneficiaries Intekma Resorts, UiTM Document Services, Hotel UiTM Berterusan Berterusan Berterusan

8 DANA-DANA LAIN INTEC - International Training Education Centre Kumpulanwang Pinjaman Kenderaan Kumpulanwang Pinjaman Komputer Kumpulanwang Amanah Pengurusan Kolej