BAB II LANDASAN TEORI. mendukung terhadap aktivitas-aktivitas tersebut. Penulis mengkaji

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI Dalam melakukan analisis terhadap permasalahan dan Sistem Akuntansi dari Persediaan Material PT. PLN (Persero) Distribusi Bali, diperlukan pemahaman-pemanahan terhadap sejumlah teori yang mendukung terhadap aktivitas-aktivitas tersebut. Penulis mengkaji sejumlah teori yang akan berguna untuk melakukan penelitian yang dimana teori-teori tersebut merupakan kontribusi dari perkuliahan dan hasil studi literatur. 2.1 Analisis Dasar untuk dapat berpikir dan bernalar yang baik adalah dengan menjalankan prinsip analisis atau pembagian. Analisis merupakan proses menguraikan suatu masalah menjadi unsur yang lebih kecil dan terpisah untuk memahami sifat, hubungan dan peranan masing-masing unsur. Tujuan analisis diantaranya adalah untuk mendapatkan makna terbaru dari hal atau konsep yang sama, yang selanjutnya dapat dikuasai konsepkonsep atau pengertian-pengertiannya dan kemudian diungkapkan dalam bentuk-bentuk term. Konsep dan term inilah yang sebenarnya digunakan sebagai unsur dalam penalaran. Secara umum, analisa atau analisis adalah kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau 9

2 analisis dapat juga berarti kegiatan yang dapat dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa kata analisis mengandung arti suatu kegiatan, tindakan dan proses yang dilakukan seseorang atau lebih guna mencapai suatu informasi yang diperlukan dari data yang tersedia dengan melakukan beberapa pengamatan terhadap data tersebut, baik itu dengan cara mengamati, membandingkan maupun menghubungkan data tersebut dengan data yang lain. Sehingga dari analisis tersebut akan terciptalah suatu informasi berupa kesimpulan. 2.2 Sistem Sistem biasanya erat kaitannya pada suatu teknologi tertentu. Tetapi dalam hal Siklus Kerja suatu organisasi, Sistem juga memiliki peranan penting. Karena memang pada dasarnya, sistem merupakan hal yang saling berkaitan satu sama lain dan memiliki hubungan timbal balik. Jika satu dari komponen sistem tersebut rusak atau tidak berfungsi dengan baik maka hal tersebut akan berdampak pula ke komponen sistem yang lainnya. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pengertian sistem menurut beberapa ahli : Menurut Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi. 10

3 Menurut Prajudi (2006), Pengertian sistem merupakan suatu jaringan daripada prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari suatu usaha atau urusan. Pengertian Sistem Menurut Poerwadarminta (2006) yaitu sekelompok bagian-bagian (alat dan sebagainya), yang berkerja bersamasama untuk melakukan sesuatu maksud. Apabila salah satu bagian saja rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah terwujud akan mendapatkan gangguan. Jadi, berdasarkan pengertian dari beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian, yang memiliki keterkaitan antara satu sama lain, baik antara bagian yang memiliki peran besar maupun yang memiliki peranan kecil sehingga rusaknya salah satu bagian akan mengganggu kestabilan sistem itu sendiri secara keseluruhan dan akan menggangu proses kerja dari sistem tersebut. 2.3 Informasi Informasi merupakan sesuatu yang sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang atau bahkan tidak mendapatkan informasi akan menjadi sistem yang tidak dapat berfungsi dengan baik. Sehingga informasi tersebut sangat memiliki peranan penting dalam kehidupan suatu organisasi. 11

4 Adapun definisi Informasi menurut Al Fatta (2007: 07) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang Karakteristik Informasi Kualitas Informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1) Akurat Informasi harus Akurat, yaitu informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak boleh menyesatkan 2) Tepat Waktu Informasi harus tepat waktu, yaitu informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila Informasi terlambat maka dapat berakibat fatal bagi pengambilan keputusan. 3) Relevan Informasi harus relevan, maksudnya informasi yang diperoleh harus mempunyai manfaat bagi penggunanya Nilai Informasi Nilai suatu informasi ditentukan dari 2 (dua) hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Selain itu, sebagian informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir efektifitasnya. Jadi, informasi yang bermanfaat itu akan dinilai dari biaya yang digunakan untuk 12

5 memperolehnya dan keefektifannya dalam mempengaruhi pengguna informasi tersebut. 2.4 Sistem Informasi Secara umum Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orangorang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM (2005) Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Dari beberapa penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi merupakan komponen-komponen yang saling berkaitan dan secara bersamaan, bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan. 13

6 2.5 Sistem Informasi Akuntansi Organisasi tergantung pada sistem informasi untuk dapat berdaya saing. Informasi juga merupakan sumber daya, sama seperti pabrik dan peralatan. Produktivitas, sebagai faktor yang penting untuk mempertahankan daya saing perusahaan, dapat ditingkatkan dengan sistem informasi yang lebih baik. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu entitas ke berbagai kelompok orang. Informasi merupakan suatu data yang diorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan. Sistem merupakan sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk mencapai tujuan. Sistem Informasi Akuntasi (George & Williaw, 3:2006) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem Informasi Akuntansi tersebut dapat diaplikasikan dengan cara manual ataupun terkomputerisasi Penggunaan Teknik Sistem Teknik Sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar-subsistem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagram. Teknik sistem penting bagi pihak manajemen. Teknik ini juga tidak dapat dipisahkan dari personel yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat sistem, entah membuat sistem 14

7 untuk perusahaannya sendiri atau untuk perusahaan lain, pada saat mereka bertindak sebagai konsultan. Seperti yang sudah dikatakan pada paragraph sebelumnya, Teknik Sistem biasanya digunakan oleh pihak manajemen untuk melakukan pengawasan terhadap sautu kegiatan perusahaan. Lazimnya, manajemen dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama disebut Manajemen Interim. Manajemen Interm bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan. Manajemen semacam ini biasanya memerlukan uji kepatuhan (Complience Test). Tujuan pengujian ini adalah untuk memastikan kesesuaian proses produksi perusahaan sesuai dengan pedoman/ aturan tertentu, memastikan eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek kelangsungan operasi pengendalian internal yang akan menjadi dasar penilaian. Komponen Manajemen yang kedua adalah Manajemen Laporan Keuangan. Manajemen Laporan Keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian substantif sendiri merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung. Sebagai contoh : pengujian substantif kas akan melibatkan konfirmasi saldo bank secara langsung. Pengujian substantif piutang dagang akan melibatkan konfirmasi saldo piutang dengan pelanggan. Adapun kegiatan-kegiatan yang secara garis besar dilakukan oleh Manajemen dalam penggunaan teknik sistem adalah sebagai berikut : 15

8 1) Evaluasi Pengendalian Internal Sebagaimana disampaikan sebelumnya, pihak Manajemen sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal. Dalam hal ini, pihak manajemen biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi. Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting, pihak manajemen membutuhkan teknik yang memecah sistem untuk mengevaluasi distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen. Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram distibusi formulir dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk menganalisis distribusi dokumen. Teknik sistem lain seperti kuisioner dan metode matriks, juga digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal. 2) Pengujian Kepatuhan Pihak manajemen menjalankan uji kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen dari suatu sistem informasi organisasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam sistem informasi. Oleh karena itu, Pihak manajemen perlu memahami teknik sistem yaang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, tabel keputusan, dan metode matriks. 16

9 3) Kertas Kerja Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses manajemen, Informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan menajamen, dan simpulan yang ditarik dari hasil manajemen. Pihak manajemen menggunakanan teknik sistem untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Kuisioner pengendalian internal, flowchart analitis, dan flowchart sistem sering tampak dalam kertas kerja karena mereka merupakan alat yang lazim digunakan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi pengendalian internal Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Berikut adalah penjelasannya : 1) Analisis Sistem Analisis Sistem adalah suatu pengamatan yang dilakukan untuk menguraikan Sistem Informasi utuh yang dimiliki oleh suatu perusahaan kedalam bagian-bagian komponen yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diperlukan sehingga diharapkan dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. Adapun pembagian dari Analisis Sistem yang berkaitan dengan persediaan adalah : a) Analisis Unit Analisis Unit adalah pengamatan yang dilakukan pada unit-unit yang bergerak pada suatu perusahaan guna mengetahui unit-unit apa saja yang 17

10 terlibat dalam pengelolaan persediaan material dan untuk mengetahui apa saja peranan unit tersebut dalam melaksanakan pengelolaan terhadap persediaan material sehingga lebih mudah untuk melakukan analisis sistem. b) Analisis Dokumen Analisis Dokumen merupakan uraian dokumen-dokumen apa saja yang digunakan dalam suatu proses kerja yang berasal dari unit-unit tertentu. Analisis ini dilakukan guna mengetahui apakah terdapat ketelitian oleh perusahaan dalam melaksanakan proses/ sistem kerjanya. Contohnya seperti mengetahui rangkap berapa dokumen yang diperlukan dalam suatu proses kerja. c) Analisis Metode Pencatatan Pada sistem persediaan, terdapat Metode Pencatatan untuk mengetahui menentukan nilai persediaan pada akhir periode. Pada analisis ini akan dijelaskan mengenai metode pencatatan seperti apa yang digunakan oleh perusahaan dan akan diidentifikasi apakah ada kelebihan atau kekurangan dari metode pencatatan yang diterapkan. d) Analisis Flowchart pada Sistem Flowchart merupakan gambaran/ bagan alir yang menggambarkan arus pekerjaan dari sistem persediaan secara keseluruhan, menjelaskan urutanurutan prosedur yang dijalankan, Unit-unit yang terlibat yang dimana diungkapkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Dalam analisis ini akan dilakukan pengamatan terhadap sistem yang sudah diterapkan pada suatu perusahaan dan bilamana terdapat permasalahan, hambatan dan 18

11 kekurangan yang dirasa mengganggu keefisienan kinerja maka akan diberikan evaluasi terhadap sistem persediaan material yang sudah berjalan. 2) Desain Sistem Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Yang dimana dalam hal ini adalah berupa perencanaan secara menyeluruh mengenai kegiatan yang akan dilakukan. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses. Alat tersebut juga dapat berupa matriks input/ output, flowchart sistem, dan diagram alur data. 3) Implementasi Sistem Implementasi Sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Aktivitas yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, desain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program komputer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru. Yang dimana, diantara semua aktivitas tersebut, Dokumentasi merupakan bagian terpenting dalam implementasi sistem. Karena teknik sistem seperti flowchart program dan tabel keputusan, juga berfungsi sebagai alat dokumentasi, sekaligus alat analisis bagi programer. Dokumentasi yang baik, sebagai akibat dari penggunanan teknik sistem dalam proses analisis dan desain sistem informasi, sangat membantu pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi. 19

12 2.5.3 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian-pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, 2002, p3) Selain pengertian diatas, Evaluasi dapat diartikan juga sebagai suatu kegiatan terencana untuk menilai suatu permasalahan yang terjadi dengan menggunakan metode tertentu dan unsur-unsur yang terdapat pada permasalahan tersebut sehingga nantinya akan diperoleh suatu kesimpulan dan solusi mengenai cara mengatasai permasalahan yang dinilai. Jika melihat pengertian Sistem yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka dapat disimpulkan pengertian dari Evaluasi Sistem adalah suatu kegiatan terencana yang bertujuan untuk memeriksa dan menilai suatu proses kerja, Sumber Daya, maupun unsur-unsur yang terletak pada proses kerja suatu perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan hasil yang nantinya dapat dibandingkan dengan tolok ukur seperti peraturan atau pedoman tertentu untuk memperoleh informasi mengenai apa yang perlu diperbaiki dan bagaimana kinerja sumber daya organisasi tersebut Flowchart Analitik Flowchart Analitik merupakan Flowchart yang paling sering digunakan untuk menjelaskan sistem kerja suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan Flowchart Analitik memiliki kelebihan-kelebihan tertentu dalam penggunaannya, seperti lebih terperinci, lebih terstruktur, lebih mudah dipahami, dan lebih mudah dalam melakukan evaluasi bila diperlukan. Flowchart Analitik serupa dengan dengan flowchart sistem, 20

13 baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Terlihat pada contoh Flowchart Analitik pada Gambar 2.5, Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol yang dihubungkan dengan garis. Flowchart Analitik mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi, dengan penekanan pada pemrosesan tugas. Pada Flowchart Analitik juga ditekankan mengenai pemisahan peran perkelompok yang terlibat dalam sistem kerja tersebut. Berikut adalah contoh dari Flowchart Analitik : Gambar 2.1 Flowchart Analitik Pembelian Pemasok 21

14 Daftar Vendor Disahkan Memilih Vendor Mempersiapkan permintaan untuk komenttar Permintaan Untuk Komentar Permintaan Untuk Komentar Komentar Komentar Memlih Penawaran Mempersiap kan Order Pembelian Order Pembelian Order Pembelian Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:51) Dalam pembuatan flowchart, khususnya flowchart analitik terdapat beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam proses pembuatannya. Proses pembuatan flowchart ini dibagi menjadi beberapa tahapan memiliki tujuan agar nantinya dapat mempermudah proses pembuatan flowchart analitik tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang harus diperhatikan yaitu : 1) Merencanakan Flowchart 22

15 Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan. Jika flowchart dibuat dengan menggunakan bantuan komputer, dibutuhkan aplikasi perangkat lunak yang tepat. Jika flowchart akan digambar diatas kertas, maka dibutuhkan template flowchart dan alat tulis yang sesuai. Berikutnya perlu ditentukan jenis flowchart apa yang akan dibuat. Pemilihan jenis ini biasanya didasarkan pada tujuan membuat flowchart. Dalam Laporan ini Penulis mengambil Flowchart Analitik sebagai pembahasan utama. 2) Memilih Simbol Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol standar ANSI X3.5, Sebagaimana telah dibahas, disarankan untuk dipakai, tetapi dalam beberapa kasus, perusahaan memiliki simbol tersendiri. Gambar 2.2 Simbol untuk Prosedur Manual Membuat Flowchart 23

16 Input/ Output Dokumentasi Proses Terminal Garis Arus Anotasi, Komentar Konektor Proses Manual Konektor Off-Page Penyimpanan Offline A = Alpabetik N = Berdasarkan Angka D = Berdasarkan Tanggal Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:54) 3) Analisis Sistem Ketika menyiapkan berbagai tipe flowchart, penting untuk meninjau data yang akan digambar untuk mendapat pemahaman yang baik mengenai diskripsi sebuah sistem. Ketika mempersiapkan pembuatan flowchart analitik, perlu untuk menentukan entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah. Biasanya hanya entitas yang aktivitas pengolahan datanya akan digambarkan secaara rinci. Tahap selanjutnya dalam analisis adalah mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam proses pengolahan. Yaitu menjabarkan kembali dokumen-dokumen apa yang digunakan dalam Kegiatan Operasi tersebut, contohnya seperti : Surat Pemberitahuan dari Pelanggan, Slip Setoran, Batch Control, Buku Piutang dagang, dll. 24

17 4) Menggambar Flowchart Pada tahapan ini mulailah untuk menggambar flowchart sesuai dengan Alur pada Sistem Operasi tertentu. 5) Peraturan Sandwich Dalam pembuatan Flowchart ada satu peraturan yang harus diperhatikan, yaitu Peraturan Sandwich, yang dimana peraturan Sandwich ini adalah suatu peraturan yang mengharuskan setiap simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas, jadi setiap simbol proses harus diapit simbol Input dan simbol output. Gambar 2.3 Contoh Penerapan Peraturan Sandwich Pembayaran Tunai Bukti Pembayaran Mempersiapk an Batch Control Total Pembayaran Tunai Bukti Pembayaran Batch Control Total Sumber : George H. Bodnar & Wiliam S. Hopwood (2006:55) 6) Penggunaan Simbol Konektor Penggunaan simbol konektor adakalanya menimbulkan pertanyaan mengenai kejelasan flowchart. Satu manfaat penting dalam penggunaan simbol konektor adalah simbol ini memberi fleksibilitas untuk membuat modul-modul flowchart dan pembuatan garis yang panjang dan melintang antarkolom yanng saling berjauhan dapat dihindarkan. Penambahan kolom 25

18 dan pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan menggambar ulang garis. Karakteristik ini bermanfaat, khususnya pada saat kita sedang memperbaiki flowchart yang sudah ada. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa ada banyak pilihan yang harus dibuat pada saat mempersiapkan sebuah flowchart. Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan fungsi sebuah sistem dengan jelas. Adapun lima panduan umum ketika menggambar flowchart jika dijabarkan secara singkat adalah : - Analisis Sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen, sebagaimana telah dijelaskan dalam penjelasan tersebut - Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum yang sudah dijelaskan pada paragraph diatas - Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan alur dokumen - Review sketsa tersebut untuk memastikan tidak ada aktivitas yang terlewatkan ataupun tidak ada kesalahan - Akhirnya, pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem dengan jelas, jika diperlukan, tambahkan komentar. 2.6 Persediaan Persediaan, merupakan bagian dari Asset yang dimiliki oleh perusahaan. Masing-masing jenis perusahaan memiliki persediaan yang berbeda-beda. Contohnya seperti : perusahaan dagang memiliki persediaan barang dagang yang dibeli dari pihak suplier/ pemasok dan kemudian dijual kembali, yang kedua ada perusahaan manufaktur yang memiliki 26

19 beberapa jenis persediaan yaitu ada persediaan supplies pabrik yang digunakan untuk membantu proses produksi, ada persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan barang jadi yang dimana memang merupakan kegiatan utama dari perusahaan manufaktur itu sendiri yaitu mengolah bahan baku (bahan mentah) sehingga menjadi barang dalam proses dan kemudian pada akhirnya menjadi barang jadi, yang terakhir adalah Perusahaan Jasa Kelistrikan seperti PT. PLN (Persero) Distribusi Bali yang dimana memiliki persediaan Material yang digunakan untuk membantu proses produksi. Dalam hal ini Ikatan Akuntansi Indonesia (2007:14.3) mengemukakan bahwa persediaan adalah Aset : - Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal - Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan ; atau, - Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberi jasa Sedangkan menurut pendapat Kieso, Weygandt, Warfield (2002:443) mengatakan bahwa Persediaan (Inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam mmproduksi barang yang akan dijual. Jadi berdasarkan penjelasan diatas, persediaan yang dimaksud disini memiliki arti suatu aset/ harta yang dimiliki oleh suatu entitas/ perusahaan tertentu yang memiliki peran dan fungsi sebagai penghasil profit atau penunjang dalam kegiatan operasi suatu perusahaan, yang 27

20 dimana fungsi dari persediaan disini akan tergantung oleh jenis perusahaan yang memiliki persediaan tersebut Jenis Persediaan 1) Persediaan Barang Dagangan Yaitu Persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Dagang. Pada Perusahaan Dagang, persediaan barang dagang memiliki arti barang-barang yang dibeli oleh perusahaan dan kemudian dijual kembali tanpa merubah bentuk dan kualitas barang, atau bisa diartikan tidak ada proses produksi sejak barang dibeli sampai dijual kembali oleh perusahaan. 2) Persediaan Manufaktur Yaitu Persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Manufaktur. Adapun yang dimaksud dengan persediaan manufaktur adalah persediaan yang digunakan oleh jenis perusahaan manufaktur untuk memproduksi suatu barang sehingga menjadi produk yang siap dipasarkan. Persediaan manufaktur dibagi menjadi 3 jenis yaitu : - Persediaan Bahan Baku dan Bahan Penolong, bahan baku adalah bahan-bahan yang menjadi komponen utama/ komponen dasar pada produk jadi tertentu yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong adalah bahan-bahan yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi hanya sebagai pelengkap dari sutu produk tertentu dan jumlahnya relatif kecil. Misalnya dalam perusahaan garment, bahan bakunya adalah kain, sedangkan bahan pembantunya adalah kancing, dll. 28

21 - Barang Dalam Proses, adalah barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tersebut belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut. - Barang Jadi, yaitu barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan akan dijual atau didistribusikan pada saat tertentu. 3) Persediaan Rupa-Rupa Yaitu persediaan yang dimiliki oleh Perusahaan Dagang maupun perusahaan Manufaktur yang berupa alat-alat untuk membantu proses kerja pada suatu perusahaan, seperti perlengkapan kantor yang biasanya akan bisa habis pada periode kurang dari 1 tahun Metode Pencatatan Persediaan 1) Metode Perpetual Dalam metode perpetual, fungsi akuntansi selalu mengkinikan nilai persediaan setiap ada persediaan yang masuk maupun keluar. Pencatatan selalu dilakukan ketika ada transaksi yang berkaitan dengan persediaan. Metode ini digunakan untuk jenis persediaan yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan dan membutuhkan pengendalian yang kuat. Dalam metode perpetual, pengukuran pemakaian persediaan dihitung berdasarkan catatan jumlah unit yang dipakai dikalikan dengan nilai perunit sesuai metode penilaian yang digunakan. Dalam metode perpetual, setiap jenis persediaan dibuatkan buku rekening tersendiri yang disebut dengan Buku Pembantu Persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan 29

22 ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan dan saldo persediaan. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah pesediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan dan masing-masing kolom dirinci lagi untuk kuantitas dan harga perolehannya. Dalam manfaat penggunaannya, metode pencatatan perpetual akan mempermudah penyusunan neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. 2) Metode Periodik/ Fisik Dalam metode periodik, fungsi akuntansi tidak langsung mengkinikan nilai persediaan ketika terjadi pemakaian. Jumlah persediaan akhir diketahui dengan melakukan perhitungan fisik (stock opname) pada akhir periode. Pada akhir periode inilah dibuat jurnal penyesuaian untuk mengkinikan nilai persediaan. Metode ini dapat digunakan untuk persediaan yang sifatnya sebagai pendukung kegiatan SKPD, contohnya adalah persediaan barang dagangan. Dalam metode ini, pengukuran pemakaian persediaan dihitung berdasarkan inventarisasi fisik, yaitu dengan cara saldo awal persediaan ditambah pembelian atau perolehan persediaan dikurangi dengan saldo akhir persediaan dikalikan nilai per unit sesuai dengan metode penilaian yang digunakan. Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian 30

23 barang dicatat dalam rekening pembelian dan karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah dihitung. Perhitungan harga pokok penjualan dilakukan dengan cara sebagai berikut: Persediaan Barang (Awal) Rp xxx Pembelian Rp xxx ( + ) Barang yang Tersedia untuk Dijual Rp xxx Persediaan Barang (Akhir) Rp xxx ( - ) Harga Pokok Penjualan Rp xxx Dalam penggunaannya, Metode fisik menimbulkan beberepa permasalahan. Yaitu jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek (interim) misalnya bulanan, maka harus dilakukan perhitungan fisik atas persediaan barang. Jika barang yang dimiliki memiliki jenis dan jumlah yang banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu yang lama dan akibatnya laporan keuangan yang diperlukan juga akan terlambat. Tidak diikutinya mutasi persediaan dalam buku menjadikan metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan penjualan. Tetapi dilain hal, metode pencatatan persediaan secara fisik juga bukan merupakan metode pencatatan yang tepat jika suatu perusahaan menginginkan pencatatan persediaan yang lebih terperinci. 31

24 Tabel 2.1 Perbandingan Ayat Jurnal Perpetual dengan Periodik Sumber : Kieso, Donald E, dkk (2007:60) 32

25 2.7 Penilaian Persediaan Penilaian Persediaan Dengan Sistem Fisik ( Periodik) Untuk menentukan nilai persediaan barang pada akhir periode menurut sistem fisik adalah sebagai berikut : 1) Metode Tanda Pengenal Khusus Dalam metode tanda pengenal khusus ( specific identification ) setiap barang yang dibeli atau yang masuk diberi kode / tanda pengenal yang menunjukkan harga per satuan sesuai faktur yang diterima. Pada metode ini sudah jelas harga per satuannya. Dengan demikian untuk mengetahui jumlah atau nilai persediaan pada akhir periode tinggal mengalikan jumlah barang yang masih ada dengan harga yang tercantum dalam etiket barang tersebut. 2) Metode Rata-Rata a. Metode Rata-Rata Sederhana Dalam metode ini harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga beli per satuan setiap transaksi pembelian dan persediaan awal dengan frekwensi pembelian dan persediaan awal periode. b. Metode Rata-Rata Tertimbang Dalam metode ini harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga barang yang tersedia untuk dijual yakni jumlah persediaan awal ditambah jumlah pembelian dengan kuantitas barang tersebut. 33

26 3) Metode MPKP ( FIFO ) Dalam metode ini, barang yang lebih dulu masuk diaggap lebih dulu keluar atau dijual sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau yang masuk belakangan. Jadi harga pokok barang yang keluar (dijual) dihitung berdasarkan harga barang yang dibeli lebih dahulu, sesuai dengan jumlah pembeliannya. Atau dengan kata lain nilai persediaan akhir barang didasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir, sesuai dengan jumlah unitnya. 4) Metode MTKP ( LIFO ) Dalam metode ini, barang yang terakhir masuk diaggap lebih dulu keluar atau dijual sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau yang masuk lebih awal. Sehingga harga pokok barang yang terjual dihitung berdasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir sesuai dengan jumlah unitnya, atau nilai persediaan barnag didasarkan pada harga barang yang dibeli pada awal, sesuai dengan jumlah unitnya. 5) Metode Persediaan Dasar ( Basic Stock ) Yaitu persediaan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga likuiditas perusahaannya. Dalam metode Ini keterlambatan masuknya barang yang disebabkan adanya kemacetan atau sebab-sebab lain tidak mengganggu persediaan sehingga perusahaan masih dapat melayani pelanggan atau pembeli. Dalam metode ini persediaan akhir dihitung berdasarkan harga pokok yang ditetapkan. Adapun selisih antara persediaan barang yang ada dengan 34

27 persediaan dasar dinilai dengan harga menurut metode yang dikehendaki ( Metode ratarata, MPKP, MTKP, harga pasar dll ) Penilaian Persediaan Dengan Sistem Perpetual Dalam sistem perpetual setiap terjadi mutasi persediaan dicatat dalam akun persediaan. Metode penilaian persediaan digunakan pada saat terjadi transaksi penjualan, dengan membuat Kartu Persediaan Barang secara lengkap yang memuat kuantitas, harga satuan, jumlah harga baik untuk lajur masuk, keluar, maupun sisa. Kartu persediaan tersebut sebagai buku pembantu untuk tiap macam barang digunakan atau yang dijual. Sehingga apabila perusahaan memiliki 15 jenis barang, maka harus membuat Kartu Persediaan barang sebanyak 15. Metode penilaian persediaan dalam pencatatan secara perpetual sebagai berikut : 1) Metode Rata-Rata Bergerak ( Moving Average ) Dalam metode ini, harga beli rata-rata dihitung setiap terjadi transaksi pembelian. Harga pokok penjualan per satuan didasarkan pada harga ratarata pada saat terjadi transaksi penjualan. 2) Metode FIFO Pada Metode FIFO dengan sistem perpetual harga pokok barang yang dijual dihitung dengan beranggapan bahwa barang yang pertama kali masuk, dijual/ dikeluarkan terlebih dahulu dan jika terjadi kekurangan maka kekurangan akan diambil dari persediaan yang masuk berikutnya. Perbedaannya dengan sistem periodik adalah dalam metode perpetual perhitungan harga pokok dilakukan pada saat terjadi penjualan. 35

28 3) Metode LIFO Pada metode ini barang yang terakhir dibeli dianggap dijual lebih dahulu. Harga pokok dihitung pada saat terjadi penjualan. 2.8 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Sistem Informasi Akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Selain itu, ada juga 3 tujuan dari sistem informasi akuntansi Persediaan, yaitu : 1. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku. 2. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan. 3. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya. Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan Sistem Akuntansi Persediaan Material adalah: 1) Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang a. Deskripsi Prosedur Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok 36

29 persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. b. Dokumen Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum. 2) Prosedur Pengembalian Barang Gudang a. Deskripsi Prosedur Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah : Persediaan Bahan Baku Persediaan Bahan Penolong Persediaan Bahan Habis Pakai Pabrik Persediaan Suku Cadang xxx xxx xxx xxx Barang Dalam Proses Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Biaya Administrasi dan Umum Biaya Pemasaran xxx xxx xxx xxx 37

30 b. Dokumen Bukti Pengembalian Barang Gudang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal umum. 3) Sistem Penghitungan Fisik Persediaan a. Deskripsi Kegiatan Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi persediaan (perpectual inventory), di Bagian Kartu Persediaan diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu persediaan (inventory ledger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab atas terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan (reliable) mengenai persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, sedangkan Bagian Gudang bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan di gudang. Karena kondisi barang yang kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang disimpan di gudang, maka secara periodik catatan persediaan yang secara fisik ada di gudang. Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan 38

31 di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem penghitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan. b. Dokumen (1). Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag) digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, bagian ke-3 kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil penghitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2 digunakan untuk merekam hasil penghitunganyang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek) kemudian dicatat ke dalam daftar hasil penghitungan fisik setelah diperiksa kecocokannya dengan data yang tercatat dalam bagian ke-3. Bagian ke-1 digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. 39

32 (2). Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet) digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin adalah: nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban catatan akuntansi persediaan. Berdasarkan informasi yang tercantum dalam kolom harga pokok total pada daftar hasil penghitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan. (3). Bukti Memorial digunakan untuk melakukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 40

33 c. Catatan Akuntansi (1). Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat adjustment tarhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. (2). Kartu Gudang digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. (3). Jurnal Umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik. d. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah: (1). Panitia Penghitungan Fisik Persediaan berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung, dan pengecek. Pemegang kartu penghitungan fisik bertugas untuk menyimpan dan mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada para penghitung, 41

34 melakukan pembandingan hasil penghitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dengan pengecek, dan mencatat hasil penghitungan fisik persediaan dalam daftar hasil penghitungan fisik. Penghitung bertugas melakukan penghitungan pertama terhadap persediaan, dan mencatat hasil penghitungan tersebut ke dalam bagian ke-3 kartu penghitungan fisik, serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. Pengecek bertugas melakukan penghitungan kedua terhadap persediaan yang telah dihitung oleh penghitung dan mencatat hasil penghitungannya ke dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik. (2). Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mangalihkan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. (3). Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang diacatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 42

35 e. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Gambar 2.4 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Penghitung (Counter) Mulai Membagikan KPF kepada penghitung KPF Bagian1 KPF Bagian 2 KPF Melakukan penghitungan fisik persediaan KPF Membandingkan KPF bagian 1 KPF bagian 2 Ya 1 Tidak Cocok Mengisi KPF bagian 3 dan menyobek KPF bagian 3 tsb Mencatat KPF bagian 2 ke dalam DHPF Menghitung kembali KPF KPF bagian 3 KPF bagian 2 KPF bagian 1 N DHPF Catatan : KPF : Kartu Penghitungan Fisik DHPF : Daftar hasil Penghitungan Fisik N Sumber : Mulyadi (2008) 43

36 Gambar 2.5 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Pengecek (Checker) Bagian Kartu Persediaan 2 4 Bagian Jurnal 5 Bagian Gudang 6 KPF bagian 1 KPF bagian 2 DHPF 1 2 Bukti Memorial DHPF 2 Melakukan penghitungan fisik Mengisi harga pokok per unit&menghitung harga pokok total Prosedur penentuan harga pokok (pricing procedure) Jurnal Umum Mengisi data hasil penghitungan pd.kartu penghitungan fisik bag.ke 2 Meminta otorisasi atas DHPF N Membuat bukti memorial KPF bagian 1 KPF bagian 2 2 Digunakan pd. tempat penyimpanan brg. gudang sebagai tanda barang telah dihitung DHPF Bukti Memorial 1 T Diterima dari bagian produksi Prosedur Adjustment 3 5 Kartu persediaan T 6 Kartu Gudang Selesai Sumber : Mulyadi (2008) 44

37 Jadi, pada intinya sistem akuntansi persediaan adalah formulirformulir, catatan-catatan prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dalam mengelola perssediaan dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Dibagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan danmutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian kartu persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang 45

38 diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. 2.9 Persediaan Material Persediaan Material adalah persediaan yang dimiliki oleh perusahaan jasa pelayanan listrik seperti PT PLN yang digunakan untuk membantu kegiatan operasi, baik itu dalam hal pengembangan atau perluasan bagi kepentingan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan proyek (investasi) pemasangan sambungan baru atau penambahan daya listrik. Contoh persediaan material yaitu seperti : Kabel, trafo, alat pengukur, dll Penerimaan Material Persediaan material bisa diperoleh/ atau diterima dari Gudang Unit Administrasi lain, dari pesanan kepada supplier/ rekanan, maupun dari sisa proyek/ pekerjaan sebelumnya. Setelah diterima, Persediaan material akan disimpan di gudang untuk digunakan pada proyek yang sudah direncanakan Pengeluaran Material Pengeluaran material adalah proses keluarnya persediaaan dari gudang penyimpanan. Pengeluaran material dapat disebabkan oleh peemintaan dari gudang unit administrasi lain, dari unit internal dalam rangka pelaksanaan pekerjaan yang bersifat investasi maupun operasional. 46