BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi. dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur.

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai sistem akuntansi, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai pengertian sistem dan prosedur. Sistem secara umum merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang sama. Dalam suatu organisasi, unit-unit atau bagian-bagian yang berkaitan secara fungsional adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang berhubungan erat yang merupakan suatu fungsi dari suatu sistem. Ada beberapa definisi mengenai sistem dan prosedur. Berikut ini disajikan definisi mengenai sistem dan prosedur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:2,5). Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3). 8

2 9 Pendapat lain menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Stettler dalam Baridwan, 1998:4). Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5). Sedangkan pernyataan lain menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Cole dalam Baridwan, 1998:3). Berdasarkan definisi-definisi mengenai sistem dan prosedur di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana prosedur itu sendiri merupakan suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih,

3 10 memindah serta membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar Elemen-elemen Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, atau dapat juga terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan (Baridwan, 1998:5). Sedangkan elemen-elemen sistem akuntansi (Gillespie dalam Baridwan, 1998:5) terdiri dari : a. Sistem Akuntansi Utama 1. Klasifikasi rekening, riel dan nominal 2. Buku besar (umum dan pembantu) 3. Jurnal 4. Buku transaksi b. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang 1. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur 2. Distribusi penjualan 3. Hutang 4. Penerimaan uang dan pengawasan kredit c. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang 1. Order pembelian dan laporan penerimaan barang 2. Distribusi pembelian dan biaya 3. Hutang (voucher) 4. Prosedur pengeluaran uang d. Sistem pencatatan Waktu dan Penggajian

4 11 1. Personalia 2. Pencatatan waktu 3. Penggajian 4. Distribusi gaji dan upah e. Sistem Produksi dan Biaya Produksi 1. Order produksi 2. Pengawasan persediaan 3. Akuntansi biaya Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dikatakan bahwa elemenelemen sistem akuntansi terdiri dari sistem akuntansi pokok yang meliputi klasifikasi rekening, buku besar, jurnal dan bukti transaksi; sistem penjualan dan penerimaan uang yang meliputi order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur, distribusi penjualan, piutang, penerimaan uang dan pengawasan kredit; sistem pembelian dan pengeluaran uang yang meliputi order pembelian dan laporan penerimaan barang, distribusi pembelian dan biaya, utang dan prosedur pengeluaran uang; sistem pencatatan waktu dan penggajian yang meliputi personalia, pencatatan waktu, penggajian, serta distribusi dan upah; elemen akuntansi yang terakhir adalah sistem produksi dan biaya produksi yang meliputi order produksi dan pengawasan persediaan Unsur-unsur Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur, yaitu :

5 Klasifikasi Rekening Klasifikasi rekening adalah penggolongan rekening-rekening ini terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi-laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening (Baridwan, 1998:6) Adapun langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan (Baridwan, 1998:28-29) adalah sebagai berikut : 1) Rekening-rekening buku besar dibagi dalam dua kelompok, yaitu rekening-rekening neraca dan rekening-rekening rugi-laba (nominal). 2) Rekening-rekening neraca dibagi menjadi kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda seperti aktiva, utang dan modal. 3) Masing-masing kelompok seperti nomor dua di atas dibagi lagi menjadi golongan sebagai berikut : Aktiva : Aktiva lancar Investasi jangka panjang Aktiva tetap berwujud Aktiva tetap tidak berwujud Utang : Utang jangka panjang Utang jangka pendek Modal :

6 13 Modal disetor Modal lain-lain 4) Golongan-golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya. 5) Rekening rugi-laba dibagi-bagi menjadi kelompok-kelompok yang sejenis, seperti : hasil penjualan, harga pokok penjualan, pendapatan dan biaya di luar usaha. 6) Masing-masing kelompok bisa dibagi lagi menjadi golongan atau bisa langsung ke rekeningnya. 7) Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekening dalam klasifikasi. Jadi klasifikasi rekening merupakan penggolongan rekeningrekening yang digunakan dalam sistem akuntansi yang terdiri dari rekening neraca dan rekening rugi-laba. Sedangkan langkah-langkah dalam penyusunan klasifikasi rekening berdasarkaan susunan laporan keuangan adalah dengan membagi rekening buku besar dalam rekening neraca dan rekening rugi-laba; membagi rekening neraca menjadi kelompok-kelompok yang sifatnya berbeda setiap aktiva, utang dan modal. Masing-masing kelompok yang sifatnya berbeda tersebut dibagi lagi menjadi golongan aktiva, utang dan modal; golongan yang ada diperinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya; rekening rugi-laba dibagi menjadi kelompok yang sejenis; tiap kelompok dibagi lagi menjadi golongan atau langsung ke

7 14 rekeningnya; yang terakhir adalah memberikan nomor kode pada masing-masing rekening dalam klasifikasi Kode Rekening Kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi (Mulyadi, 2001:127). Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode mempunyai beberapa tujuan, yaitu mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Dalam merencanakan kode, penyusunan sistem perlu memperhatikan berbagai hal agar kode yang disusun dapat berguna dan dapat membantu memudahkan proses data. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan adalah : 1) Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode proses data. 2) Setiap kode harus mewakili hanya satu item sehingga tidak membingungkan. 3) Kode yang disusun harus memudahkan pemakai untuk memakainya. 4) Kode yang disusun harus fleksibel dalam arti memungkinkan dilakukan perluasan tanpa perubahan menyeluruh. 5) Setiap kode harus menggunakan jumlah angka atau huruf yang sama.

8 15 6) Kode yang panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk memudahkan mengingatnya, misalnya kode dapat dibuat ) Dalam kode yang panjang perlu kode yang merupakan check digit, yaitu untuk mengecek kebenaran kode. Kode dapat dibuat dalam berbagai struktur kode yang berbeda. Setiap struktur mempunyai kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu perlu dipilih suatu struktur kode yang sesuai sehingga tujuan pemberian kode dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:129) ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu : 1) Kode Angka atau Alfabet Urut (numerical-or alphabetic- sequence code) 2) Kode Angka Blok (block numerical code) 3) Kode Angka Kelompok (group numerical code) 4) Kode Angka Desimal (decimal code) 5) Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference) Jadi kode rekening adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi jarak terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat yang bertujuan untuk mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi rekening atau data, dan menyampaikan makna tertentu. Sedangkan metode pemberian kode rekening ada 5, yaitu

9 16 dengan kode angka atau alfabet urut, kode angka blok, kode angka kelompok, kode angka desimal dank ode angka urut didahului dengan huruf Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekeningrekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal (Mulyadi, 2001:121). Buku pembantu (subsidiary ledger) adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan (Mulyadi, 2001:139). Pendapat lain mengatakan bahwa buku besar berisi rekeningrekening neraca dan gugi-laba yang digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya, dan buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari suatu buku besar (Baridwan, 1998:6). Jadi buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal dan merupakan dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba, dan laporan-laporan lainnya sedangkan buku besar pembantu adalah rekening-rekening yang merupakan rincian

10 17 dari suatu buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan Jurnal Yang dimaksud dengan jurnal adalah catatan transaksi pertama kali. Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi. Biasanya dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang frekuensinya tinggi (Baridwan, 1998:6). Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal (Mulyadi, 2001:101). Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih diterima serta menurut tanggal kejadian transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi permanent yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Ada 2 kategori jurnal, yaitu : 1) Jurnal umum Yaitu jurnal yang memuat serangkaian kolom dalam format yang bersifat umum, sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari. 2) Jurnal khusus Yaitu jurnal yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi. Jurnal khusus memungkinkan transaksi-transaksi yang serupa dicatat, ditotal, dan diposkan ke dalam ledger secara efisien.

11 18 Jadi jurnal adalah catatan transaksi pertama kali yang dibuat urut menurut tanggal terjadinya transaksi. Jurnal dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum yang memuat serangkaian kolom dalam format yang bersifat umum sehingga setiap transaksi akuntansi dapat dicari dan jurnal khusus yang menggunakan format khusus yang disesuaikan dengan tipe transaksi yang relatif sering terjadi Bukti Transaksi Bukti transaksi didefinisikan sebagai formulir yang digunakan untuk mencatat (merekam) terjadinya transaksi dan akan dicatat dalam formulir lainnya (Baridwan, 1998:70). Contoh dari bukti transaksi adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, faktur pembelian, bukti kas keluar, memo dedit/kredit dan sebagainya. Setiap bukti transaksi akan berisi sejumlah rupiah disamping informasi lainnya. Jadi dari uraian tersebut dinyatakan bahwa bukti transaksi merupakan formulir untuk mencatat terjadinya transaksi yang berisi sejumlah uang disamping informasi lainnya dan kemudian akan dicatat dalam formulir lainnya Formulir Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi (Mulyadi, 2001:75). Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hamper semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya. Dengan

12 19 formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dan catatan. Hubungan antara suatu prosedur dari suatu sistem dan proses komunikasi yang menggunakan formulir tidak dapat dipisahkan. Oleh karenanya prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan. Menurut Mulyadi (2001:78) formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk : 1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. 2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan. 3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. 4) Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumber dan tujuannya. Menurut sumbernya (Mulyadi, 2001:80), formulir dapat digolongkan menjadi 3, yaitu : 1) Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.

13 20 2) Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. 3) Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Sedangkan menurut tujuan penggunaannya (Mulyadi, 2001:80-81), formulir dapat dibagi menjadi : 1) Formulir yang dapat dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain untuk melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. 2) Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Alasan pokok penggunaan formulir adalah untuk memudahkan suatu proses dan analisa dari suatu data dengan cara sebagai berikut : 1) Menyusun data 2) Meminimkan waktu pencatatan 3) Memungkinkan control terhadap kegiatan Formulir yang digunakan dalam perusahaan perlu diawasi agar terdapat efisiensi penggunaan formulir. Selain itu dengan pengawasan formulir dapat ditentukan jenis informasi yang dikumpulkan dan cara

14 21 proses penyimpananya. Menurut Baridwan (1998:68) pengawasan formulir dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ; 1) Mengawasi penciptaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah dibuatnya formulir-formulir yang tidak dibutuhkan. 2) Tanggung jawab pengawasan formulir dipusatkan pada satu bagian atau komisi. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah tiap unit organisasi membuat formulirnya sendiri-sendiri sehingga akan dapat dihindari adanya duplikasi yang tidak perlu. 3) Pengawasan penggunaan formulir. Prinsip ini bertujuan untuk mencegah adanya formulir yang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan. Biasanya agar prinsip pengawasan ini dapat dilakukan dibuat daftar formulir yang digunakan dalam perusahaan. Jadi formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, merekam data transaksi bisnis perusahaan, mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan dan menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke orang lain. Berdasarkan uraian tersebut di atas maka dinyatakan bahwa unsurunsur sistem akuntansi terdiri dari klasifikasi rekening, kode rekening, buku besar dan buku pembantu, jurnal dan formulir.

15 Persediaan Definisi Persediaan Persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca. Penjualan persediaan pada harga yang lebih tinggi dari total harga pokok merupakan sumber utama bagi perusahaan. Komponen persediaan di dalam struktur neraca termasuk dalam kategori aktiva lancar. Dari sudut pandang ilmu pembelanjaan (finance) persediaan disebut sebagai unsur modal kerja (Samsul dan Mustofa, 1992:388). Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang berwujud yang: a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan. c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Persediaan meliputi barang-barang di atas, baik yang ada dalam perusahaan, dalam perjalanan, maupun yang dititipkan kepada pihak lain (SAK, 2007:14.1).

16 23 Rumah sakit sebagai suatu unit usaha juga memiliki persediaan, yakni persediaan obat-obatan yang dikelola oleh unit penunjang medis. Semua itu membantu rumah sakit dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Uraian tersebut menyatakan bahwa persediaan merupakan salah satu pos yang sangat penting bagi banyak perusahaan karena pos tersebut secara material dapat mempengaruhi perhitungan rugi-laba dan neraca serta termasuk dalam kategori aktiva lancar pada struktur neraca Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method) (Mulyadi, 2001:556). Berdasarkan metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai/dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi. Jadi metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu metode mutasi persediaan dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan dan metode persediaan fisik dimana hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi

17 24 berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan Penghitungan Fisik Persediaan (stock opname) Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan, pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan (Mulyadi, 2001:575). Teknik dari stock opname menurut Samsul dan Mustofa (1992:399) dibagi menjadi dua, yaitu insidentil dan rutin. Insidentil berarti dilakukan secara mendadak, secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan lebih dulu kepada gudang sedangkan rutin berarti dilakukan secara periodik tertentu, misalnya per tiga bulan, pertahun Dokumen Menurut Mulyadi (2001:576) dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan adalah : 1) Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua

18 25 kali secara independent oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilakukan. Contoh dari kartu penghitungan fisik dapat dilihat pada gambar ) Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet). Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar ini adalah : nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Contoh dari daftar hasil penghitungan fisik dapat dilihat dari gambar ) Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.

19 26 Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa sistem penghitungan fisik persediaan membutuhkan beberapa dokumen, yaitu kartu penghitungan fisik untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan, daftar hasil penghitungan fisik untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dan dokumen lain yang digunakan adalah bukti memorial yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Gambar 2.1 Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag) No Telah Dihitung Bagian ke-1 No. Kode Persediaan : No Perhitungan Kedua Nama Persediaan : Lokasi : Bagian ke-2 Jumlah Satuan Penghitung : Tanggal : No Perhitungan Pertama Jumlah Satuan Penghitung : Tanggal s : Bagian ke-3

20 27 Sumber : Mulyadi (2001:577) Gambar 2.2 Daftar hasil Perhitungan Fisik (Inventory summary Sheet) Halaman DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK Periode Penghitungan Fisik Persediaan Dikalikan oleh : Disalin dari kartu penghitungan fisik oleh : Dijumlah oleh : Diisi harga pokok satuan oleh : Diperiksa oleh : No. KPF No. Kode Persediaan Nama Kuantitas Satuan Harga Pokok Satuan Harga Pokok Total Sumber : Mulyadi (2001:57) Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:577) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah : 1) Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh dari kartu persediaan dapat dilihat pada gambar ) Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu

21 28 gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Contoh dari kartu gudang dapat dilihat pada gambar ) Jurnal Umum. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik. Jadi sistem penghitungan fisik membutuhkan catatan akuntansi berupa kartu persediaan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan, kartu gudang untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang ada dalam kartu gudang dan jurnal umum untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan saldo pada rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik.

22 29 Gambar 2.3 Kartu Persediaan KARTU PERSEDIAAN Nama barang Kode barang Satuan Gudang No. Lantai No. Lokasi No. Rekening Titik Pesan Kembali EOQ Maximum Minimum Sifat Khusus Barang Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo Jumlah Harga Harga Saham Kuantitas Jml. Harga Harga Saham Kuantitas No.BPBG Tgl Jml Harga Harga Saham Kuantitas No. LPB Tgl Sisa Pesanan Jml. Diterima Jml. Dipesan No. SOP Tgl Sumber : Mulyadi (2001:140) Gambar 2.4 Kartu Gudang KARTU GUDANG NO. KODE : GUDANG : NAMA BARANG : LOKASI : SPESIFIKASI : MIN : MAX : SATUAN : DITERIMA DIPAKAI SISA TGL NO. KUANTITAS TGL. NO. KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN. BUKTI BUKTI

23 30 Sumber : Mulyadi (2001:209) Fungsi yang Terkait Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari : 1) Pemegang kartu penghitungan fisik. 2) Penghitung. 3) Pengecek. Dengan demikian fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:579) adalah : 1) Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2) Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggungjawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan

24 31 harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik perseediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3) Fungsi Gudang. Dalam penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggungjawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Jadi fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah : panitia penghitungan fisik persediaan yang terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung dan pengecek; fungsi akuntansi yang mencantumkan harga pokok satuan persediaan, mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, melakukan adjustment terhadap kartu persediaan dan membuat bukti memorial; fungsi gudang yang bertanggungjawab melakukan adjustment data kuantitas persediaan dalam kartu gudang Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001:580) jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan adalah :

25 32 1) Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. 2) Prosedur Kompilasi. Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik. 3) Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini, Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. 4) Prosedur Adjustment. Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

26 33 Jadi sistem penghitungan fisik persediaan terbentuk atas prosedur penghitungan fisik yang menghitung dan mengecek tiap jenis persediaan, prosedur kompilasi, prosedur penentuan harga pokok persediaan dan prosedur adjustment Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik membagikan 1 lembar Kartu Penghitungan Fisik (KPF) yang terdiri dari 3 bagian kepada Bagian Penghitung. Kemudian Bagian Penghitung melakukan penghitungan fisik persediaan dan mengisi KPF bagian ke-3 dan menyobek bagian ke-3 tersebut. KPF bagian ke-3 dikirim kembali kepada bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, sedangkan KPF bagian ke-1 dan bagian ke-2 dikirim ke bagian Pengecek. Bagian Pengecek melakukan penghitungan fisik persediaan kedua dan mengisi data hasil penghitungan pada KPF bagian ke-2. Kemudian bagian ke-1 digantungkan pada tempat penyimpanan barang gudang sebagai tanda barang telah dihitung sedangkan bagian ke-2 setelah diterima dari bagian produksi dikirim kembali ke Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik untuk dibandingkan dengan KPF bagian ke-3. Setelah dibandingkan, jika KPF bagian ke-2 dan bagian ke-3 tidak cocok maka harus dilakukan penghitungan kembali. Tetapi jika KPF bagian ke-2 dan KPF bagian ke-3 cocok, maka Bagian Pemegang Kartu Penghitungan Fisik mencatat KPF bagian ke-2 ke dalam Daftar Hasi

27 34 Penghitungan Fisik (DHPF) rangkap 2 yang dikirim ke Bagian Kartu Persediaan. Bagian Kartun Persediaan mengisi harga pokok per unit dan menghitung harga pokok total menggunakan prosedur penentuan harga pokok (pricing procedure). Bagian Kartu Persediaan meminta otorisasi atas DHPF dan membuat bukti memorial. Oleh Bagian Kartu Persediaan, Bukti Memorial dikirim ke Bagian Jurnal dan DHPF rangkap 1 melalui prosedur adjustment dicatat di Kartu Persediaan dan disimpan menurut tanggal. Sedangkan DHPF rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang. Bukti Memorial oleh Bagian Jurnal dicatat di Jurnal Umum dan Bukti Memorial disimpan menurut nomor urut. Terakhir, Bagian Gudang mencatat DHPF rangkap 2 ke dalam Kartu Gudang dan menyimpan DHPF rangkap 2 menurut tanggal. Bagan alir dokumen sistem penghitungan fisik ini dapat dilihat pada gambar 2.5.

28 35 Gambar 2.5a Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Penghitung (Counter) Mulai Memba gikan KPF kpd penghi tung KPF Bagian 3 KPF Bagian 2 KPF KPF Membanding kan KPF bag 2 KPF bag 3 Melakukan penghitung an fisik persediaan 1 cocok Yes No Menghi tung kembali Mengisi KPF bag 3 dan menyobek KPF bag 3 tsb Mencatat KPF bag 2 ke dlm DHPF KPF bagian 2 KPF bagian 1 KPF bagian 3 Prosedur kompilasi KPF 2 DHPF 1 2 N

29 36 Digantung pada tempat penyim panan barang 3 5 Catatan : KPF : Kartu Penghitungan Fisik DHPF : Daftar Hasil Penghitungan Fisik Sumber : Mulyadi (2001:584) Gambar 2.5b Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Pengecek Bagian Kartu Bagian Jurnal Bagian Gudang (Cheker) Persediaan KPF bagian 1 KPF bagian 2 DHPF 2 DHPF 1 Bukti Memorial DHPF 1 Melakukan penghitung an fisik kedua Mengisi harga pokok per unit & menghitung harga pokok total Prosedur penentuan harga pokok (pricing procedure) Kartu gudang Mengisi data hasil penghitung an pd kartu penghitung an fisik bag ke 2 KPF bagian 1 KPF bagian 2 Meminta otorisasi atas DHPF Membuat bukti memorial DHPF 2 DHPF 1 N Bukti Memorial T

30 37 Digantungkan pd tempat penyimpanan brg gudang sbg tanda brg telah dihitung 4 prosedur Diterima dari adjustment bag. produksi Kartu 6 persediaan T 7 Kartu gudang Selesai Susmber : Mulyadi (2005:585) 2.3. Manajemen Logistik Rumah Sakit Pengertian Logistik Pengertian logistik adalah merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan barang, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat (Subagya, 1995:6). Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Aditama, 2007:110). Definisi menyatakan bahwa logistik modern adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para supplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan (Bowersox, 2002:13). Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan. Tujuan operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang

31 38 serendah-rendahnya. Sementara itu, tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya; serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi (Aditama, 2007:111). Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan bagian dari suatu instansi yang tugasnya menyediakan, menyimpan, memelihara dan mendistribusikan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya terendah Fungsi manajemen Logistik Untuk melaksanakan kegiatan penyediaan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyaluran bahan-bahan untuk kebutuhan operasional, maka kegiatan logistik tidak dapat mengabaikan fungsi-fungsi dari manajemen logistik. Menurut Aditama (2007: ) fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari : a. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Fungsi perencanaan mencakup aktifitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.

32 39 b. Fungsi penganggaran. Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya. c. Fungsi pengadaan. Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi-instansi pelaksana. d. Fungsi penyimpanan dan penyaluran. Fungsi ini merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan lepada instansi-instansi pelaksana. e. Fungsi pemeliharaan. Adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris. f. Fungsi penghapusan. Adalah berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan perkataan lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Fungsi pengendalian. Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan

33 40 mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam fungsi ini di antaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya. Jadi manajemen logistik mempunyai beberapa fungsi yang terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan yang merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional, fungsi penyimpanan dan penyaluran untuk menyimpan perlengkapan dan menyalurkannya pada instansiinstansi pelaksanaan. Fungsi yang lain adalah fungsi pemeliharaan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris dan fungsi penghapusan yang berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Yang terakhir adalah fungsi pengendalian yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik Penilaian Mutu Logistik Rumah Sakit Mutu pelayanan logistik diukur dari total biaya yang dikeluarkan dengan prestasi yang dicapai. Pengukuran prestasi adalah menyangkut tersedianya barang, kemampuan dilihat dari waktu pengantaran dan konsistensi, dan mutu dari usaha (Aditama, 2007:119). Jadi kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan.

34 41 Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang baik adalah dengan melakukannya secara terus-menerus dalam berbagai keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil yang diharapkan. Untuk itu diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta sistem monitoring berkala yang memadai. Koordinasi dan pengaturan waktu juga merupakan tugas penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistik. Selain itu ketersediaan bahan logistik selama 24 jam penuh sesuai kebutuhan pelayanan merupakan kebutuhan bagi berbagai rumah sakit besar dewasa ini. Uraian tersebut menyatakan bahwa mutu logistik dapat dinilai dari usaha yang seimbang antara prestasi yang didapat dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan untuk mencapai prestasi yang baik adalah melalui pelayanan yang baik yang dapat diperoleh dari tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik, memonitoring berkala yang memadai, serta koordinasi dan pengaturan waktu yang baik Peran Logistik di Rumah Sakit Rumah sakit merupakan kegiatan suatu satuan usaha yang melakukan kegiatan produksi. Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa tersebut, sehingga yang dimaksudkan kegiatan logistik disini menyangkut hanya persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut. Pada definisi lama dinyatakan bahwa bagian logistik adalah bagian yang menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang

35 42 tepat dengan harga yang sesuai. Dari segi manajemen modern (Aditama, 2007:116), maka tanggung jawab bagian logistik lebih diperluas, yaitu : a. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus (uninterupted). b. Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif). c. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin. d. Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasikan lain. e. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain. f. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain. g. Melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik. Tentu perlu dilakukan inventory control dalam logistik rumah sakit yang bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Karena itu hasil stock opname harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu misalnya, satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun. Secara tegas dapat disampaikan bahwa semua bentuk kegiatan di rumah sakit memerlukan pelayanan logistik. Keberhasilan dan mutu pelayanan di rumah sakit memang bergantung dari banyak faktor, tetapi tidak pelak lagi bahwa peran logistik merupakan salah satu kunci utama di dalamnya.

36 43 Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa logistik berperan dalam penyediaan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Selain itu logistik juga bertanggung jawab untuk menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus, mengadakan pembelian inventaris secara bersaing, menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin, mengembangkan sumber pasokan dan alternatif pasokan lain, mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian lain, memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian lain serta melatih dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik Pengendalian Intern Pengertian Pengendalian Intern Menurut Simangunsong (1989:7) pengendalian intern sebagai terjemahan dari internal control mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut : a. Dalam arti sempit Merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi misalnya : memeriksa kebenaran dengan jalan mencocokkan antara penjumlahan mendatar (footing) dengan penjumlahan vertikal (cross footing). b. Dalam arti luas

37 44 Merupakan suatu sistem yang meliputi cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan. Dalam hal ini pengendalian intern meliputi : struktur organisasi, formulir-formulir, prosedur, pembukuan, laporan, budget, standar, pemeriksaan intern, dan sebagainya. Sedangkan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163) Tujuan Pengendalian Intern Menurut Simangunsong (1989:16) tujuan dari pengendalian intern adalah : a. Menentukan pembagian tugas/pemisahan wewenang melalui penyusunan struktur organisasi. b. Mencegah adanya penyimpangan/penyelewengan dan pemborosan melalui diterapkannya prosedur, pembukuan, laporan, budget, standar dan pemeriksaan intern. c. Meningkatkan efisiensi melalui adanya spesialisasi yaitu adanya pemberian tugas dan wewenang kepada setiap pegawai sesuai dengan kemampuan dan pengalaman masing-masing. Sedangkan pendapat lain mengatakan bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek

38 45 ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Jadi tujuan pengendalian intern adalah menentukan pembagian tugas melalui struktur organisasi, mencegah penyimpangan dan meningkatkan efisiensi melalui spesialisasi sehingga menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen Prinsip Pengendaliaan Intern Beberapa prinsip untuk memperoleh sistem pengendalian intern yang baik (Simangunsong, 1989:8-9), yaitu : a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya. Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing pegawai harus berdasarkan (sesuai dengan) kecakapan, pengalaman dan kejujuran. b. Pemisahan wewenang. Dengan maksud pengendalian intern, maka penempatan pegawai disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai dengan sebaik-baiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi tugas dan wewenang. c. Pengawasan. Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai tersebut. Atasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus menilai hasil pekerjaan bawahannya dan jika diperlukan mengadakan tindakan-tindakan koreksi.

39 46 d. Penetapan tanggung jawab perseorangan. Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas harus dapat diikuti pelaksanaan tugastugas itu sampai tingkat yang melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil pelaksanaan tersebut dengan tanggung jawab masing-masing petugas. e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin. Prosedur-prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain. f. Pencatatan yang seksama dan segera. Transaksi-transaksi baik transaksi-transaksi ekstern maupun kejadian intern yang mempunyai akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar (formulirformulir) yang sudah disediakan. Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. g. Penjagaan fisik. Jelaslah kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan banyak berkurang dengan adanya alat-alat penjagaan secara fisik misalnya : cash register, lemari besi, gudang yang terkunci dan sebagainya. h. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin. Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh suatu institut yang bebas dari pekerjaan rutin dalam perusahaan. Dalam hubungan ini, institut tersebut adalah Bagian Pemeriksaan Intern (Internal Audit

40 47 Department) dari perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan ekstern. Jadi pengendalian intern yang baik dapat diperoleh melalui beberapa prinsip yaitu pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya, pemisahan wewenang, pengawasan, penetapan tanggung jawab perseorangan, pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin, pencatatan yang seksama dan segera, penjagaan fisik, dan pemeriksaan dari petugas yang bebas dari tugas rutin Unsur-unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Sedangkan American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) tentang pengendalian intern yang dialih bahasa oleh Prof. Soemardjo Tjitrosidojo (Samsul dan Mustofa, 1992:75) memberikan ciri-

41 48 ciri suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan mencakup hal-hal berikut, yaitu : a. Suatu struktur organisasi yang di dalamnya terdapat pemisahan yang sesuai di antara berbagai tanggung jawab fungsional. b. Suatu sistem pengotorisasian (pemberian wewenang) dan prosedur pencatatan yang memadai, untuk memungkinkan pengendalian akunting yang wajar atas harta utang, pendapatan dan biaya. c. Praktek-praktek yang sehat untuk digunakan (diterapkan) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing bagian organisasi. d. Derajat mutu para pegawai yang cocok dengan tanggung jawab mereka. Unsur-unsur dari pengendalian intern merupakan bagian-bagian penting dari suatu sistem pengendalian intern dan berlaku untuk perusahaan secara keseluruhan maupun bagian-bagiannya. Adapun unsurunsur pengendalian intern (Simangunsong, 1989:20) meliputi : a. Organisasi perusahaan. Dalam arti statis ialah rangka settiap gabungan yang bergerak ke arah suatu tujuan bersama (rangka dari pada manajemen). Sedangkan dalam arti dinamis ialah segala kegiatan merinci tugas-tugas dan tanggung jawab dalam suatu badan/unit usaha untuk merealisir rencana sebelumnya, mengkoordinasikan dan menentukan hubungan antar tugas-tugas itu, guna mempermudah terlaksananya rencana yang bersangkutan.

42 49 b. Kebijakan. Ialah petunjuk (pedoman) yang bersifat menyeluruh yang menetapkan batas-batas wadah serta arah tindakan-tindakan pimpinan agar tujuan tercapai. c. Prosedur. Ialah tata cara untuk mengerjakan sesuatu kegiatan yang sifatnya berulang-ulang sejak awal sampai dengan selesai. d. Personalia. Pada prinsipnya suatu pengendalian intern sangat tergantung kepada para pelaksananya. Oleh sebab itu dalam suatu penerimaan pegawai, perlu diingat bahwa maju mundurnya suatu perusahaan sudah ditentukan sejak seleksi awal (penerimaan) pegawai, latihan dan penempatan yang tepat. e. Perencanaan. Ialah menetapkan terlebih dahulu (sebelum kegiatan dilaksanakan) pekerjaan-pekerjaan dan hasil yang akan dicapai. f. Laporan. Merupakan alat (medium) untuk memperoleh keterangan administratif dan kontrol. Jadi unsur pengendalian intern terdiri dari struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberi perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi serta karyawan yang bermutu Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pengendalian intern terhadap persediaan dapat mencapai efektifitas yang maksimal dalam sistem apabila diterapkan pencatatan yang cermat

43 50 dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan pada berbagai tingkat operasi. Menurut Wilson dan Campbell (1996:449) untuk menghindarkan kekurangan dan koreksi persediaan karena kelemahan pengendalian intern, maka dapat diterapkan cara-cara sebagai berikut : a. Memelihara tempat yang aman bagi bahan, semua bahan yang tinggi nilainya harus mendapat perhatian yang khusus. b. Pemindahan bahan dari satu lokasi ke lokasi lainnya harus dilakukan sesuai surat permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang. c. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuan tidak menangani penerimaan ataupun pengeluaran bahan. d. Mengadakan inventarisasi persediaan secara rotasi dan hasilnya direkonsiliasikan dengan catatan persediaan. e. Mengharuskan auditor intern untuk melakukan penilaian secara mendalam mengenai sistem pengendalian persediaan. f. Menganalisa catatan persediaan untuk menetapkan setiap kelemahan yang mungkin terjadi. g. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani persediaan dan mengecek latar belakang mereka. h. Melakukan survey periodik mengenai keamanan persediaan daan mengeliminasi kesempatan berbuat curang. Jadi pengendalian intern persediaan dapat mencapai efektifitas bila diterapkan pencatatan yang cermat dan lengkap serta pengkoordinasian kegiatan pada berbagai tingkat operasi.