TEHNIK MENYUSUN INDIKATOR KINERJA UTAMA ORGANISASI

Transkripsi

1 TEHNIK MENYUSUN INDIKATOR KINERJA UTAMA ORGANISASI Oleh : Drs. Mahmun Syarif Nasution, M.AP* Abstact The Ministry of Administrative Reform has set the rules of Administrative Reform Minister Number: PER/09/M.PAN/5/2007, dated May 31, 2007, the General Guidelines for Determination of Environmental Key Performance Indicators in Government Agencies. Each government agency under these regulations shall establish Key Performance Indicators (IKU) formally to the strategic goals and objectives for each level (level) in stages. Key Performance Indicators (IKU) government agencies should be consistent between different levels of performance indicators covering organizational unit output (outputs) and results (outcomes). In the budget planning process each year per each head of organization / next set of IKU in a performance agreement in accordance with Government Regulation No. 8 of 2006 on the Integration of Systems Planning, Finance, Accounting and Performance Accountability. How-step preparation langlangkah IKU, the following article tries to explain the details furnished dengaoh secarinstance examples. Pendahuluan Sering kita dengar seorang pimpinan di suatu instansi pemerintah mengatakan; kita berhasil meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, ataupun kita sukses meningkatkan kinerja organisasi. Kalimat tersebut bagi pimpinan organisasi pemerintah tentu punya alasan. Tetapi, apakah ada ukuran ataupun indikator yang menjadi dasar pengukuran sukses atau gagalnya sebuah organisasi dalam melayani masyarakat?. Berikutnya, bagaimana standar dan proses penetapannya? Sesungguhnya bila seorang leader mengatakan berhasil mengembangkan kinerja organisasi ataupun meningkatkan pelayanan, tentu ada alasan logis dan normative yang dapat diterima bahwa organisasi tersebut meningkat kinerjanya. Dalam konsep New Public Management (NPM) birokrasi pemerintah sebagai pemberi pelayanan kepada masyarakat dituntut untuk lebih mengedepankan aspek hasil (result) dibandingkan dengan sekedar control terhadap pembelanjaan anggaran dan kepatuhan terhadap prosedur (Akizuki, 2004). Penekanan terhadap hasil merupakan kritik dan perbaikan

2 atas konsep lama dari public management yang kurang relevan, untuk diterapkan pada masyarakat yang menuntut perbaikan kinerja. Dalam perspektif NPM, konsep lama birokrasi cenderung sentralistik dan lebih berorientasi input dan proses, dinilai telah menjauhkan pelayanan birokrasi dari kebutuhan masyarakat. Salah satu konsep NPM tersebut adalah indikator kinerja keberhasilan lembaga public.tulisan berikut mencoba menelusuri langkahlangkah penyusunan indikator kinerja di lingkungan instansi pemerintah sebagai dasar pijakan pengukuran kinerja oranisasi. Konsep Pengukuran Kinerja Kinerja ataupun performance dari organisasi adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian sasaran ataupun tujuan organisasi sebagai penjabaran dari visi, misi, yang mengindikasikan tingkat keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program dan kebijakan yang ditetapkan. Kinerja organisasi adalah sejumlah keluaran (output) berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari kegiatan dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Wujud kinerja organisasi dapat berwujud meningkatnya jumlah pelanggan, barang persediaan dan investasi dan sebagainya. Untuk mengetahui tingkat kemajuan kinerja organisasi diperlukan suatu indikator atas keberhasilan yang diraih. Konsep-konsep pengukuran kinerja organisasi (key performance indicators) telah berkembang sejalan dengan semangat perubahan untuk memperbaiki kinerja organisasi, Semangat perubahan dimaksud adalah pola orientasi manajemen dari pola yang berorientasi pada masukan (input) kepada pola yang berorientasi hasil, manfaat dan dampak kegiatan (output, outcomes dan benefit) Artinya, sukses sebuah organisasi tidaklah terletak pada banyaknya jumlah program dan tersedianya sejumlah dana maupun sumberdaya yang ada. Prinsip yang berorientasi pada hasil merupakan salah satu dari 10 (sepuluh) prinsip reinventing government, sebagaimana dicanangkan Osborne dan Gabler (1992); bahwa organisasi publik diharapkan mampu mengembangkan paradigma kewirausahaan yang berorientasi pada hasil yang dicapai; membiayai hasil bukan masukan (funding outcome not input) Konsepsi tersebut diatas, sejalan dengan landasan filosofis bangsa kita, dalam pembukaan Undang Undang Dasar 1945 bahwa tujuan Negara Republik Indonesia adalah melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia, memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Dengan alasan ini, dapat

3 disampaikan bahwa sukses atau gagalnya penyelenggara pelayanan publik dalam melayani masyarakat diukur berdasarkan tujuan dibentuknya organisasi tersebut sebagaimana tertuang dalam nomenklatur pendirian organisasi itu. Indikator Kinerja Utama Diantara konsep indikator kinerja adalah konsep Indikator Kinerja Utama (IKU) atau yang dikenal dengan Key Performance Indicators (KPI). IKU pada awalnya berkembang di lingkungan dunia bisnis. IKU merupakan indikator keberhasilan dengan perspektif finansial dan non-finansial. Ukuran finansial dikenal dengan apa yang sering disebut sebagai total balanced scorecard (BSC). BSC digunakan untuk mengidentifikasi keberadaan perusahaan dalam sebuah kartu skor dengan memetakan keseimbangan antara performance keuangan dan nonkeuangan, performance jangkan pendek dan jangka panjang, antara performance internal dan eksternal. Dengan catatan kinerja dalam BSC, perusahaan mengaitkan strategi perusahaan dengan proses dan outputnya. BSC juga digunakan untuk memantau kemajuan pencapaian strategi perusahaan dilihat dari perspektif finansial, pelanggan, prospek bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Sementara dalam ukuran non-finansial dikenal dengan apa yang disebut sebagai Personal Balanced Scorecard (PBSC; Hubert K.Rampersad; PPM, 2006). Teknik ini merupakan bagian integral dari BSC. Contoh penggunaan teknik ini adalah bagaimana perubahan perilaku individu berpengaruh pada efektivitas organisasi, peningkatan kinerja, dan peningkatan kesadaran diri. Setiap organisasi tentu memiliki IKU yang berbeda-beda, tergantung pada jenis, sifat, tujuan dan strategi masing-masing. Lembaga pendidikan tinggi misalnya menetapkan IKU antara lain jumlah yang lulus, indeks prestasi akademik, dan berapa lulusan yang dapat diserap pasar kerja, jumlah hasil penelitian yang memiliki hak paten,jurnal ilmiah setiap tahunnya, tingkat akreditasi nasional dan seterusnya. Sementara di dunia bisnis dapat dilihat antara lain dari perkembangan kinerja karyawan, jumlah dan kualitas produksi, omzet penjualan, dan keuntungan persatuan waktu. Kebijakan Penyusunan IKU Kebijakan penyusunan IKU di lingkungan instansi pemerintah pada dasarnya terintegrasi dengan berbagai dokumen dalam Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP), yang meliputi dokumen Rencana Stratejik, Rencana Kinerja Tahunan, Penetapan Kinerja, Pengukuran Kinerja dan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

4 Pemerintah. Dalam SAKIP indikator kinerja merupakan salah satu sub sistem yang tidak terpisah dalam rangka meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Mengenai penyusunan IKU dalam SAKIP Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/09/M.PAN/5/2007, Tanggal 31 Mei 2007, tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah. Setiap Instansi pemerintah menurut peraturan ini wajib menetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU) secara formal untuk tujuan dan sasaran strategis untuk masing-masing tingkatan (level) secara berjenjang. Indikator Kinerja Utama (IKU) instansi pemerintah harus selaras antar tingkatan unit organisasi meliputi indikator kinerja keluaran (output) dan hasil (outcome). (format penusunan IKU selanjutnya dapat dilihat dalam Kepmenpan ini). Dalam proses perencanaan setiap tahun anggaran setiap pimpinan unit kerja/organisasi selanjutnya menetapkan IKU dalam sebuah perjanjian kinerja sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Integrasi Sistem Perencanaan, Keuangan, Akuntansi dan Akuntabilitas Kinerja. Adapun yang menjadi tujuan dalam penetapan IKU adalah untuk; 1. Untuk memperoleh inforrnasi kinerja yang penting dan diperlukan dalam menyelenggarakan manajemen kinerja secara baik; 2. Untuk memperoleh ukuran keberhasilan dari pencapaian suatu tujuan dan sasaran strategis organisasi yang digunakan untuk perbaikan kinerja dan peningkatan akuntabilitas kinerja. Langkah-Langkah Menyusun IKU Dalam menyusun IKU langkah pertama yang harus dilakukan adalah mencari dokumendokumen yang berkaitan dengan perencanaan, baik di tingkat nasional maupun di tingkat daerah. Ada beberapa dokumen yang berkaitan dengan penyusunan indikator, yaitu; 1. Dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Daerah, Rencana Strategis, kebijakan umum dan atau dokumen strategis lainnya yang relevan; 2. Bidang kewenangan, tugas dan fungsi, serta peran lainnya; 3. Kebutuhan inforrnasi kinerja untuk penyelenggaraan akuntabilitas kinerja; 4. Kebutuhan data statistik pemerintah; 5. Kelaziman pada bidang tertentu dan perkembangan ilmu pengetahuan

5 Biasanya setiap organisasi telah memiliki dokumen Rencana Stratejik dan Rencana Kinerja Tahunan. Dalam Dokumen tersebut Visi dan Misi satuan organisasi telah ditetapkan dengan memperhatikan isu-isu stratejik baik secara internal dan eksternal. Berikutnya visi dan misi dijabarkan kepada beberapa tujuan yang sejalan dengan tugas, fungsi dan kewenangan dalam organisasi. Untuk mencapai tujuan, selanjutnya telah dilakukan seleksi sasaran yang merupakan prioritas capaian lima tahunan dalam rangka meningkatkan eksistensi organisasi. Setiap sasaran dalam rencana stratejik ditetapkan pula indikator kinerja, yang menggambakan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan.. Indikator yang ditetetapkan bisa dengan indikator kualitatif atau kuantitatif. Indikator kualitatif bisa dengan menggunakan skala nilai misalnya baik, cukup kurang dan sebagainya. Sedangkan indikator kuantitatif bisa menggunakan Jumlah, persentase, rasio rata-rata dan indeks. Contoh; Jumlah peserta diklat yang dilatih, persentase alumni diklat yang lulus dengan kriteria memuaskan, rasio jumlah guru dibandingkan dengan jumlah siswa, indeks pembangunan manusia dan sebagainya. Pemilihan dan penetapan indikator kinerja utama harus memenuhi karakteristik indikator kinerja yang baik dan cukup memadai guna pengukuran kinerja unit organisasi yang bersangkutan yaitu: spesifik; dapat dicapai; relevan; menggambarkan keberhasilan sesuatu yang diukur; dapat dikuantifikasi dan diukur. Atau dengan criteria yang memiliki makna yang hampir sama indikator tersebut menurut Sciapo-Campo (1999) harus SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relistic dan Timely. Proses seleksi dan penetapan IKU secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut; 1. Kaji ulang tujuan dan sasaran organisasi. Dalam hal ini tujuan dan sasaran organisasi harus dirumuskan dengan jelas, tidak bias dan tidak melenceng dari dari tugas pokok dan fungsi organisasi. 2. Definisikan indikator untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran. Indikator yang disusun harus mencerminkan pencapaian sasaran, sehingga indikator yang ditetapkan mampu menjadi ciritical success factors atau berbagai factor yang dianggap penting bagi keberhasilan organisasi dimasa yang akan datang. 3. Identifikasi target untuk masing-masing capaian sesuai dengan kemampuan sumberdaya organisasi. 4. Rencanakan metode yang digunakan untuk menentukan apakah indikator telah tercapai sasaran.

6 Sebagai perbandingan langkah-langkah penyusunan IKU, Dinas Informasi dan Komunikasi Provinsi Jawa Barat merumuskan langkah-langkah penyusunan IKU sebagai berikut; Dalam perumusan IKU selanjutnya dapat dipakai indikator-indikator yang sudah ada seperti; Indeks Pembangunan Manusia (IPM), Indeks Harga Saham, Produk Domestik Regional Bruto, Angka Harapan Hidup dan lain-lain. Untuk lebih memudahkan dalam menyusun IKU contohcontohnya dapat dilihat dari buku yang disusun oleh USAID dalam buku Contoh-Contoh Indikator Kinerja untuk SKPD yang diterbitkan oleh Local Governance Support Program Finance & Budgeting Team Penutup Instansi pemerintah sebagai lembaga pelayanan public berkewajiban menyusun IKU sebagai suatu ukuran atau patokan keberhasilan kinerja organisasi. Dengan adanya rumusan indikator bagi keberhasilan organisasi maka berdasarkan ketercapaian indikator tersebut dilakukan pengukuran kinerja organisasi, yang akan menjelaskan tingkat kemajuan kinerja organisasi dala memberikan pelayanan kepadamasyarakat. Penyusunan IKU dengan demikian merupakan suatu konsensus bersama dalam memajukan organisasi guna menghindari interpretasi sukses atau gagalnya sebuah organisasi. Namun demikian menyusun sebuah IKU bukanlah pekerjaan yang mudah. Banyak factor yang menjadi tantangan dalam proses menyusun IKU seperti perbedaan karakter dasar antara karakter pelayanan public

7 dibandingkan dengan organisasi bisnis dan mind setting penelenggara pelayanan public yang cenderung pada old public management dan karakter IKU yang tidak mudah dikenali. Referensi; 1. Asropi, SIP,MSi, Membangun Key Performance Indicator Lembaga Pelayanan Publik dalam Jurnal Manajemen Pembangunan No. 57/I/Tahun XVI, David Osborne dan Ted Gabler, Reinventing Government- How to Enterpreneurial Spirit is Transforming the Public Sector, Addison Wesley Publishing Inc, USAID, Contoh-Contoh Indikator Kinerja untuk SKPD,Local Governance Support Program Finance & Budgeting Team, Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Integrasi Sistem Perencanaan, Keuangan, Akuntansi dan Akuntabilitas Kinerja. 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/09/M.PAN/5/2007, Tanggal 31 Mei 2007, tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama 6. Indikator Kinerja Dinas Komunikasi dan Informasi,Dinas Informasi dan Komunikasi Provinsi Jawa Barat, Bandung Indikator Kinerja Utama Sumberdaya Manusia TB.Syafri Mangkuprawira- Http// Ronawajah/Wordpress.Com *Penulis adalah Widyaiswara Madya di Balai Diklat Keagamaan Medan