ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB DI DESA TUKADMUNGGA SINGARAJA BULELENG BALI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB DI DESA TUKADMUNGGA SINGARAJA BULELENG BALI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh I Komang Tri Dharmawan kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB DI DESA TUKADMUNGGA SINGARAJA BULELENG BALI I Komang Tri Dharmawan 1), Kusnawi 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia komang.d@students.amikom.ac.id 1), kedua@amikom.ac.id 2) Abstract - Population information system is intended to improve efficiency in terms of community service. Tukadmungga village Buleleng districts so far have information systems that are still in manual form so that complicate and slow down the process of adding, changing or deleting data, especially data on population. Therefore, research is needed to develop the information system applications resident. The purpose of this information system is to provide convenience to The Village Head Office employees in performing manipulation of population data and inform in order to provide efficiency in public services. The measures undertaken in this regard are the system requirements analysis, system design, and system testing. Inthis implementation is used as the programming language PHP and MySQL database addressable used. Based on the results of this study concluded several things : The software can be used to handle the data entry process, data changes, deletions and population data search and the system can also provide printed reports certificate. Keywords: Desa Tukadmungga, System information, Population, Information, Database, Website 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem informasi kependudukan merupakan sistem yang mempunyai peran penting. Informasi kependudukan merupakan salahsatu faktor yang utama dalam pemerintahan dan pembangunan hak dari setiap warga negara. Sejalan dengan arah penyelenggaraan pendataan kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub pilar kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan, dimana pengelolaan data penduduk merupakan tanggung jawab Pemerintah Kabupaten/Kota, dalam pelaksanaannya diawali dari Rt/ Rw/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak pendataan penduduk. Pencatatan atau pengarsipan masih dilakukan pada buku manual dan masalah mendasar lain yang dihadapi pemerintah Desa Tukadmungga adalah belum adanya basis data kependudukan, sehingga menyulitkan pemerintah dalam melakukan pendataan. Ditinjau dari sistem yang berjalan saat ini, maka diperlukan sebuah sarana penunjang yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan dan pengolahan data penduduk yang ada di Kantor Pemerintah Desa Tukadmungga sistem ini dibuat dengan berbasis website. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, perumusan masalahnya adalah Bagaimana membangun suatu sistem informasi kependudukan yang berbasis web untuk pendataan didesa, dimana suatu sistem informasi tersebut dapat membantu memasukan data penduduk, pengolahan data penduduk, pencarian data penduduk, dan pencatatan kependudukan yang bisa diakses melalui internet. 1.3 Batasan Masalah Terkait permasalahan tersebut di atas, penulis membatasi pembahasan dengan identifikasi masalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisis dan Perancangan sistem pendataan penduduk dalam ruang lingkup Desa Tukadmungga. 2. Penelitian tidak melibatkan aktifitas kepegawaian yang lain seperti pembuatan kartu kerluarga, akta kelahiran dan sebagainya. 3. Sistemdapat melayani pencarian data kependudukan secara online berdasarkan Nama dan atau Nomor Induk Kependudukan (NIK). 4. Sistem ini dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework cakephp sebagai perangcangan sistem, MySQL sebagai pengolahan database dan webserver menggunakan Xampp for windows. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah adalah : 1. Sebagai sarana untuk mempermudah pengelolaan data kependudukan pada kantor Kepala Desa Tukadmungga. 2. Sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Strata 1 jurusan Sistem Informasi Sekolah 1

4 Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Beberapa sistem informasi berbasis web yang sudah dikembangkan diantaranya Rizky Nugraha (2009), mengemukakan tentang Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Sebagai Pengembangan E-Government Menuju Good Governance. Aplikasi ini berfungsi untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan kependudukan, juga sebagai alat bagi instansi untuk membuat proses pendataan menjadi lebihefektif dan efisien. [1] Edhy Sutanta (2012), Mengemukakan dalam jurnalnya yang berjudul kebutuhan webservice untuk sinkronisasi data anatar sistem informasi dalam e- government di pemkab bantul Yogyakarta, dimana didalam jurnal tersebut membahas tentang bagaimana pengembangan aplikasi sistem informasi di Pemkab Bantul dapat melakukan sinkronisasi data antara aplikasi. [2] 2.2 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi Definisi Sistem Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok pendekatan sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan, pendekatan pertama akan lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua menekankan pada komponen atau elemen. Pendekatan yang menekankan pada prosedur yaitu suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.[3] Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu,dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan atau pemrosesan data. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Pengertian lain dari sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan informasi Definisi Informasi Informasi merupakan hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan di interpretasikan menjadi suatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. Informasi juga dapat diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan satu atau beberapa orang dalam suatu waktu.[4] Komponen Sistem Informasi Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan penggabungan elemen-elemen pendukung tersebut antara lain : [4] a. Software b. Hardware c. User d. Data 2.3. Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu memiliki komponen - komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luarsistem (environment), penghubung (interprest), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) dan tujuan (goal).[4] 2.4 SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) Pengertian SIAK SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. [5] Tujuan SIAK Tujuan adanya SIAK, yaitu : 1. Database Kependudukan terpusat. 2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll) 3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll) 4. Standarisasi Nasional a. No. Pengenal Tunggal (NIK)

5 b. Blangko Standar Nasional (KK, KTP, Buku, Register, Akta Capil) Formulir-formulir Standar Nasional (termasuk kodefikasinya) Implementasi SIAK (Sistem Informasi Adinistrasi Kependudukan) online, yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan. Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah dipahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen 17 kependudukan memiliki insentif/ benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk. [5] 2.5 Konsep Pemodelan Sistem Perancangan sistem atau pemodelan sistem secara umum adalah suatu tahap dimana di dalamnya terdapat identifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna atau user mengenai sistem yang baru. Sedangkan desain sistem secara terinci dimaksudkan untuk pembuat program komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Diagram Konteks, Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart.[4] Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan external entity.[4] Diagram Alir Data Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. Tingkatan DFD dimulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu sistem atau batasan sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Kemudian DFD dikembangkan menjadi DFD tingkat 0 atau level 0 dan kemudian DFD level 0 dikembangkan lagi menjadi level 1 dan selanjutnya sampai sistem tersebut tergambarkan secara rinci menjadi tingkatan-tingkatan lebih rendah lagi Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan atau hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. [6] 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Definisi Analisis Sistem Penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengefaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena tahap awal yang harus dilakukan. Masalah (problem) dapat diidentifikasikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai alternatif agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitia dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis pada pembuatan data pencatatan kependudukan di Desa Tukadmungga dapat dilihat masalah yang dihadapi, yaitu : 1. Lambannya pemrosesan pelayanan pendataan kependudukan karena belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 2. Terjadi kesalahan data-data pen, dikarenakan pendataan masih manual sehingga terkadang salah dalam penulisan data. 3. Penyajian informasi dalam laporan kurang berkualitas karena masih bersifat laporan yang ditulis tangan dan diarsipkan, sehingga jika ada iinformasi baru tidak dapat diupdate secara otomatis dan cepat Analisis PIECES Untuk menganalisis Sistem Pedataan Penduduk Desa Tukadmungga menggunkan Analisis PIECES (Performace, Information, Economy, Control, Efficiency, Services) sebagai dasar untuk memperoleh analisis yang lebih jelas spesifik mengenai pendataandesa Tukadmungga, hal ini juga diharapkan dapat membantu dalam pengembangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web Desa Tukadmungga. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mempermudah dalam menentukan kebutuhan sistem secara lengkap dan menyeluruh, maka analisis dibagi kedalam dua jenis sistem, yaitu kebutuhan

6 fungsional (functional requirements) dan kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirement). yaitu : Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional pada sistem informasi pendataan penduduk berbasis web pada Kantor Pemerintahan Desa Tukadmungga adalah: a. Admin dapat melakukan input data master / set up data awal. b. Sistem dapat melakukan olah data (menambah, mengubah, mengedit), pegawai dan admin yang akan menjalankan aplikasi ini. c. Admin dapat menambahkan, mengubah dan mengedit data pegawai, data penduduk, data pekerjaan, penduduk pindah, penduduk masuk, kelahiran, kematian, kepala keluarga, surat keterangan, jenis surat keterangan. d. Sistem dapat melakukan pencetakan laporan penduduk pindah, laporan penduduk datang, laporan kelahiran, laporan kematian, kartu keluarga Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware). Dalam tahap perancangan dan pembuatan sistem, perangkat keras yang digunakan. 2. Kebutuhan Perangkat lunak (Software). Perangkat lunak yang di gunakan dalam merancang sistem. 3. Kebutuhan Pengguna (Brainware). Administrator dan User. ADMIN Data admin, data pegawai, data jenis surat keterangan, data penduduk, data jeniskelamin, data agama, data pekerjaan, data golongan darah, data status pernikahan, data hubungan keluarga Mengisi Data Laporan Penduduk, Surat Keterangan, Kelahiran, Kematian, Pindah Masuk, Pindah Keluar Lihat & Cetak Laporan SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN Data jenis surat keterangan, data penduduk, data pindah keluar, data pindah masuk, data kepala keluarga, data kelahiran, data kematian, data surat keterangan, Laporan penduduk, Surat Keterangan, Kelahiran, Kematian, Pindah Masuk, Pindah Keluar Lihat & Cetak Laporan Gambar 3.2 Diagram Konteks 3.5 Perancangan Basis Data dan Relasi Antar Tabel Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Normalisasi bertujuan supaya terjadi redundacy data dan relasi antar tabel dapat lebih mudah dimengerti Rancangan Relasi Antar Tabel. PEGAWAI 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan diterapkan layak untuk dipakai atau tidak. Untuk menguji apakah sistem baru dikatakan layak untuk dipakai dan bermanfaat diperlukan pertimbangan yang matang. Hal ini dilakukan agar sistem yang baru benar-benar bermanfaat. 3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran umum tentang aplikasi yang dibuat Rancangan Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem (flowchart system) Rancangan Data Flow Diagram (DFD) Sistem Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Pembuatan Database Untuk membuat system informasi manajemen berbasis web yang dinamis, maka diperlukan sebuah media penyimpanan data sehingga data tidak statis dan memungkinkan data yang ada dapat diubah-ubah sesuai keinginan. Media penyimpan data ini disebut sebagai database. Database terdiri dari tabel-tabel yang berfungsi untuk menyimpan record-record informasi. Dalam implementasi database, penulis menggunakan Phpmyadmin yang dirasa lebih cepat dan mudah dipahami. Informasi-informasi web disimpan dalam database pendudukdb yang terdiri dari 10 tabel. 4

7 4.2. Implementasi Halaman Antarmuka Sistem Halaman Login Halaman login adalah halaman pertama di akses oleh user.halaman ini berfungsi mengecek user. Jadi user telah mempunyai data username dan password dan menginputkan username dan password dengan benar maka mempunyai hak akses untuk mengolah data pada halaman menu utama. Gambar 4.1 Halaman Login Halaman Utama Halaman utama adalah halaman yang ditampilkan setelah login Gambar 4.2 Halaman Menu Utama Admin 4.3 Implementasi Pengujian Sistem Uji coba program atau testing adalah sebuah proses terhadap program atau aplikasi untuk menemukan kesalahan dan segala kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai dengan spesifikasi software yang telah ditentukan sebelum aplikasi tersebut digunakan. Metode testing ada dua, antara lain : White Box Testing Pengujian yang dilakukan lebih dekat lagi untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintas logik yang dilakukan oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi yang spesifik. Salah satu contoh white box testing adalah saat login user dan jika data yang diinputkan tidak sesuai atau kosong maka user tidak bisa login Black Box Testing Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. Testing ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan apa yang di harapkan. 5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis, pembahasan dan implementasi pada bab-bab sebelumnya tentang membangun Sistem Informasi kependudukan Desa Tukadmungga, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Ditinjau dari segi waktu dan tenaga dan biaya, maka sistem yang akan dibangun lebih efisien diaplikasikan sebagai sarana kependudukan desa Tukadmungga. 2. Sistem ini juga akan bisa mambantu penginputan data kependudukan desa Tukadmungga secara meningkatkan citra lembangga. 3. Ditinjau dari segi kelayakan baik kelayakan hukum, ekonomi, teknologi maka sistem ini layak untuk dikembangkan oleh pihak dinas kependudukan desa Tukadmungga. 5.2 Saran Berdasarkan hasil kesimpulan, maka dapat diberikan saran-saran yang berguna, antara lain: 1. Bagi desa Tukadmungga disarankan untuk membangun sistem ini dalam rangka untuk meningkatkan kualitas desa Tukadmungga dari berbagai aspek. 2. Perancangan sistem yang sudah dilakukan, masih terdapat banyak kekurangan yang mungkin dapat diperbaiki dimasa yang akan datang. Daftar Pustaka [1] Rizky, Nugraha 2009, Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Sebagai Pengembangan E-Government Menuju Good Governance. [2] Edhy Sutanta dan Khabib Mustofa, 2012, Kebutuhan Web Service untuk Sinkronisasi Data Antar Sistem Informasi Dalam E-gov di Pemkab Bantul Yogyakarta. [3] Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori 5

8 dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi. [4] AlFatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. [5] Fiza. Alfiza Pengertian SIAK. tian_siak_siak_adalah_sistem_informasi_a dministrasi_kependudukan. Diakses tanggal 6 Februari [6] Gunadarma. Andreyanto Pengenalan Flowchart. ot.co.id/2012/10/pengenalan-flowchartflowchart.html. Diakses tanggal 7 Februari Biodata Penulis I Komang Tri Dharmawan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Program Studi Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusnawi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6