BAB II STUDI KEPUSTAKAAN A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling

Transkripsi

1 5 BAB II STUDI KEPUSTAKAAN A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1. Sistem Pengertian sistem yang dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut : Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig dalam Rochaety, 2006:2). Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan (Rapoport dalam Rochaety, 2006:2). Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri bagian-bagian yang saling mempengaruhi (Ackof dalam Rochaety, 2006:2). Sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan (Davis dalam Rochaety, 2006:3). Sistem, yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan, (Mc Leod dalam Rochaety, 2006:3). Menurut Shorde (dalam Rochaety, 2006:3) menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi kolerasi, memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan. Menurut Budi Sutejo (dalam Rochaety, 2006:3) sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan.

2 6 Sedangkan jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem tertutup (Open-Loop and Closed-Loop System). Sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sedangkan sistem yang tertutup, yaitu sebuah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik (McLeod, Jr., dalam Rochaety, 2006:3). Kedua jenis sistem tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini : INPUT PROCESS/ TRANSFORMATION OUTPUT Gambar 2.1 Open-loop system (sistem terbuka) OBJECTIVE CONTROL MECHANISM INPUT TRANSFORMATION OUTPUT Sumber: McLeod Jr;2001; p:8 (dalam Rochaety,2006:3) Gambar 2.2 Closed-loop system (sistem tertutup) Dari kedua jenis sistem tersebut dapat dibedakan secara jelas bahwa sistem terbuka tidak memiliki sasaran, kontrol mekanis, maupun umpan balik. Sebaliknya, untuk jenis sistem tertutup masing-masing memiliki sasaran yang jelas, pengendalian mekanis, dan umpan balik.

3 7 Sistem informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan suatu sistem informasi dalam sebuah lembaga/organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat terpercaya, detail, cepat, relevan bagi kepentingan lembaga tersebut. 2. Informasi Informasi merupakan satu-satunya sumber yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan. Informasi dapat diolah dari sumber lain yang dipengaruhi oleh organisasi yang sangat kompleks dan perangkat komputer yang dimiliki. Informasi yang diolah dengan menggunakan komputert dapat digunakan sebagai sarana komunikasi dan pemecah masalah, serta informasi yang sangat berharga dalam proses pengambilan keputusan. Informasi dapat digali melalui sumber-sumber yang tersedia, seperti sumber daya manusia, material, alat, biaya yang dibutuhkan, serta data yang akan diolah. Ledakan informasi saat ini menimbulkan dampak yang sangat kuat terhadap kompleksitas manajemen pada umumnya. Seorang pimpinan harus memiliki kapabilitas untuk memperoleh, menyimpan, mengolah, mengambil kembali, serta menyajikan informasi sebagai bahan dalam proses pengambilan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral. Saat ini kita sedang berada pada era informasi, hal ini berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan baik individual, kelompok, maupun organisasi. Di tingkat individu aneka ragam informasi dibutuhkan seperti

4 8 kebutuhan akan pendidikan, kesehatan, lapangan kerja, maupun jenis produk atau jasa lainnya. Adapun pengertian tentang informasi, yaitu data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang, Davis (dalam Rochaety, 2006: 4) Sedangkan informasi menurut Budi Sutedjo (2002: 168) merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada. Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah, baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti yang luas. 3. Manajemen Secara luas orang sudah banyak mengenal tentang istilah manajemen, hakikat manajemen secara relativ, yaitu bagaimana sebuah aktivitas bisa berjalan lebih teratur berdasarkan prosedur dan proses. Secara umum dikatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya Terry (dalam Rochaety, 2006: 4). Definisi lain menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar anggota

5 9 organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Stoner (dalam Rochaety, 2006: 5). Pada dasarnya dalam proses penggunaan sistem informasi, seorang manajer sebelumnya harus memahami posisi dari hierarki/tingkatan manajemen di mana dia berada, sebagaimana dikemukakan oleh McLeod, Jr., dalam (Rochaety, 2006: 5) bahwa tingkatan manejerial terdiri dari Strategic Planning Level (Top Management), Management Control Level (Middle Management), dan Operational Control Level (Lower Management). Posisi tersebut sangat berpengaruh terhadap sumber dan bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer (pimpinan) sebagai bahan proses pengambilan keputusan. Sumber informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer berdasarkan hierarkinya dapat dilihat dalam gambar di bawah ini. Top Management Environmental Middle Management Lower Manegement Internal Sumber: McLeod Jr., 2001 ; p: 12(dalam Rochaety,2006:5) Gambar 2.3 Sumber Informasi yang dibutuhkan setiap tingkatan manajemen Sumber informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer atau pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi paling atas cenderung lebih banyak dari luar organisasi/lembaga pendidikan tersebut. Semakin rendah tingkat manajerial seseorang maka lebih banyak dibutuhkan sumber informasi dari internal organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Dengan demikian, pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi top manajemen semakin banyak

6 10 untuk mencari sumber informasi dari eksternal organisasi. Hal ini diperlukan untuk pengembangan organisasi, komparasi dengan lembaga pendidikan yang ada, mencari strategi baru untuk inovasi demi peningkatan kapabilitas organisasi. Dengan demikian, lembaga pendidikan yang dipimpinnya memiliki daya saing yang tinggi untuk mempertahankan eksistensi di masa mendatang. Bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan lembaga pendidikan yang menduduki posisi paling atas cenderung bentuk informasi yang diterima lebih singkat karena kemampuan pimpinan pada posisi top manajemen diharapkan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam menerjemahkan bentuk informasi yang berasal dari eksternal maupun internal lembaga pendidikan tersebut. Misalnya bentuk penyampaian informasi antar pimpinan cukup membuatkan disposisi. Semakin rendah posisi manajerial seseorang, bentuk informasi harus lebih terperinci karena kemampuan menerjemahkan informasi manajemen tingkat menengah maupun tingkat bawah lebih ke arah operasional lembaga pendidikan tersebut sehingga bentuk informasi harus lebih jelas dan detail misalnya instruksi atau pemberitahuan kepada para karyawan. Sistem Informasi Manajemen adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai,

7 11 pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah : a) Sistem informasi dan aplikasi, b) Sarana komputer dan penunjang, c) Sarana komunikasi, d) Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana, e) Pembiayaan, f) Dukungan Manajemen B. KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN a. Pencatatan data Kepegawaian ( Input Data) Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai. Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak ada kesatuan platform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.

8 12 Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan pembinaan Pegawai Negeri Sipil sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu: (1) Secara Manual merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara manual, dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah perorangan yang disimpan dalam unit almari khusus, (2) Secara Elektronik merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media Komputer Berdasarkan keadaan di atas, dibangun suatu program aplikasi komputer yang kita namakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian disingkat SIMPEG. Program ini memungkinkan kita menghimpun data tiap PNS, merekam perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (disebut data base). Dari data base tersebut bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi untuk membantu pembuatan kebijakan kepegawaian. b. Proses Pengolahan Data Kepegawaian Dapodik adalah suatu sistem pendataan dan pengelolaan data-data pendidikan yang bersifat mikro secara online dan real time. Terdapat 3 (tiga) jenis data utama pendidikan yang dikelola pada sistem dapodik, meliputi: data sekolah, data siswa dan data guru/karyawan. Sistem Dapodik dirancang bangun menggunakan basis open source dengan menerapkan sistem data base terpusat dan aplikasi berbasis web. Dengan sistem tersebut maka pengelolaan riwayat data sekolah, siswa, guru/karyawan

9 13 lebih mudah diterintegrasikan dan disimpan secara terpusat dan dapat diakses dengan lebih mudah dan terbuka oleh masyarakat dalam batasan tertentu melalui internet. Selain itu proses pemutakhiran data dapat dilakukan secara langsung online dan real time oleh setiap Dinas Pendidikan baik di tingkat propinsi, kota atau kabupaten di seluruh Indonesia memanfaatkan koneksi internet. Sistem pengelolaan data yang diterapkan pada Dapodik merupakan paradigma baru di lingkungan Depdiknas yang sejak tahun 1970-an hingga saat ini masih menggunakan metode kuisoner secara manual. Untuk menunjang kelancaran dari sistem Dapodik yang online dan real time tersebut, Biro Perencanaan Setjen Depdiknas juga membangun sistem Jejaring Pendidikan Nasional atau disebut dengan Jardiknas yang mengkoneksikan seluruh kantor Dinas Pendidikan Propinsi/Kota/Kab se Indonesia. c. Output Data 1. Pengertian output (keluaran) yaitu hasil dari suatu proses, baik berupa data maupun berbentuk informasi yang telah diolah. Hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan (input) untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 2. Merupakan aktivitas menerima data dari hasil pengolahan pada bagian pemroses. Jika terdapat data pada aktivitas output ini, berarti pemroses menyerahkan tugas selanjutnya kepada bagian ini. Tentu saja pada bagian ini

10 14 diperlukan juga peralatan yang bekerja, di mana peralatan tersebut disebut dengan output device. Jika kita kembali ke analogi manusia, output device ini contohnya adalah tangan, di mana tangan berfungsi untuk menuliskan informasi yang dimintai oleh otak. Pada komputer contoh output device ini adalah printer (pencetak). Ketika data output dari pemroses diterimanya maka printer akan melaksanakan tugas yang diterima dari pemroses tadi. Output yang dihasilkan dari pengolahan dapat digolongkan ke dalam 3 (tiga) macam bentuk (huruf, kata, angka, grafik, Gambar, suara). Dibutuhkan alat khusus (alat keluaran dapat berbentuk hard copy dan soft copy). Komponen ini menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi Kepegawaian misalnya SK, DP3, daftar riwayat hidup, dll. d. Aplikasi Teknologi dan Pengelolaan Data Terdapat 2 (dua) aplikasi utama pengelola data di Dapodik yaitu: Aplikasi Web Operator dan Aplikasi Web Uploader. Keduanya dirancang khusus untuk operasional pengelolaan data siswa/sekolah/guru/karyawan yang dilakukan langsung oleh para operator di setiap kantor Dinas Pendidikan Propinsi/Kota/Kabupaten. 1. Aplikasi Web Operator berfungsi untuk mengelola data secara individu. Fitur yang disediakan, antara lain: edit data sekolah, siswa dan guru/karyawan. Selain itu beberapa proses administrasi seperti mutasi siswa, penonaktifan siswa, kenaikan/kelulusan siswa, status merger sekolah. Termasuk aturan dan prosedur administrasi juga telah disediakan di sistem Dapodik.

11 15 2. Aplikasi Web Uploader disediakan juga sebagai alat bantu para operator di tingkat Dinas Pendidikan Propinsi/Kota/Kabupaten untuk mengirim data siswa/sekolah/guru/karyawan secara kolektif. C. TUJUAN DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEGAWAI a. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Pegawai Sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dan terintegrasi secara nasional dapat menjawab berbagai informasi tentang PNS yang dibutuhkan oleh para pengambil kebijakkan untuk perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS. Sistem informasi manajemen kepegawaian dapat menjamin penyelenggraan kebijakkan di bidang manajemen kepegawaian baik secara organisasional, wilayah maupun nasional dan pada gilirannya menjadi perekat bangsa dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Mewujudkan data PNS yang akurat disetiap instansi baik di pusat daerah yang terintegrasi secara nasional dan untuk bahan dalam penyusunan standar kompetensi dan klasifikasi jabatan. Meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif sehingga setiap PNS dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang kepegawaian. Mewujudkan identitas tunggal (multi guna), kartu pegawai elektronik dalam bentuk smart card yang mendukung peningkatan mutu, pelayanan kepegawaian dan kesejahteraan PNS secara nasional.

12 16 b. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Pegawai Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian. Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi. Pengelolaan data yang lebih mudah. Memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai. c. Keuntungan Sistem Informasi Manajemen Pegawai Online (Berbasis Intranet). Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama. Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama. Dapat melakukan pertukaran data dan file. Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung dalam jaringan komputer. Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program atau Chatting. Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection. D. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGEMBANGAN SIMPEG Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pegawai sangat besar artinya. Peranannya dijabarkan menjadi 3 (tiga) poin: a. Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi Pengolahan informasi tentunya tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.

13 17 b. Sebagai pendorong inovasi Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalau dulu telegram dianggap sebagai cara tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan sebagai penggantinya. Dalam hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel. c. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data. Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung di dalamnya. Sebagai perbandingan cd-room dapat menyimpan

14 juta karakter informasi, setara dengan : lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 (delapan) atau lebih keping CD. Dengan adanya flash disk, CD- RW dan hard disk external maka transfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat.