Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah (SIMATSA) Studi Kasus Pada Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan, Jakarta Timur

Transkripsi

1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah (SIMATSA) Studi Kasus Pada Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan, Jakarta Timur Ditulis Oleh Kelompok 3 1. Ahmad Hidayat Andrew Fathoni Noviyanti Endah Septiani Semester 3 Program Studi Strata 1 Jurusan Teknik Informatika Institut Teknologi Budi Utomo Jakarta 2014

2 Daftar Isi 1. Pendahuluan 1.1. Latar belakang 1.2. Rumusan Masalah 1.3. Batasan Masalah 1.4. Tujuan 1.5. Manfaat 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem 2.2. Karakteristik Sistem 2.3. Klasifikasi Sistem 2.4. Model Umum Sistem 2.5. Pengertian Informasi 2.6. Siklus Informasi 2.7. Pengertian Manajemen 2.8. Pengertian Sistem Informasi 2.9. Komponen Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah Pengertian Basis Data Teknik Perancangan Basis Data 3. Analisis (Metode Penelitian) 3.1. Lokasi Penelitian (Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan) 3.2. Analisis Yang Dilakukan 3.3. Analisis Kelayakan Sistem 3.4. Analisis Biaya dan Manfaat 3.5. Perancangan Sistem 3.6. Quality Control 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Perencanaan Kegiatan Implementasi 4.2. Kegiatan Implementasi 4.3. Pengujian Program 4.4. Manual Program 5. Kesimpulan 5.1. Saran 6. Daftar Pustaka

3 Bab I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Pesatnya kemajuan teknologi informasi serta meluasnya perkembangan infrastruktur informasi global telah merubah paradigma, pola dan cara kegiatan proses bisnis yang dilaksanakan di dunia indrustri, perdagangan, pendidikan dan pemerintahan. Pesatnya kemajuan teknologi informasi dikarenakan makin disadarinya akan pentingnya informasi, Saat ini tuntutan kegiatan proses bisnis yang makin kompleks dibandingkan dengan sebelumnya, hal ini dikarenakan dampak globalisasi dan kemampuan komputer yang terus makin baik dari segi harga, kemampuan maupun kemudahan dalam mengoperasikannya oleh pengguna. Hal ini membuat pemosesan informasi menjadi semakin mudah, cepat, tepat dengan akurasi tingkat tinggi. Selain itu juga didukung dengan perkembangan dunia teknologi lainnya seperti teknologi komunikasi dan jaringan komputer yang juga berlangsung pesat kemajuannya. Sehingga arus informasi mengalir dengan sangat cepat. Semua perkembangan tersebut menjadikan informasi sebagai sumber daya yang sangat dibutuhkan dan harus dikelola dengan benar sehingga bisa dimanfaatkan secara optimal. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat ini menuntut suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta untuk memperoleh informasi yang lebih cepat, efisien, efektif, mutakhir (update) dan akurat. Teknologi informasi menawarkan solusi terhadap peningkatan pengelolaan suatu kegiatan dengan menawarkan efektifitas dan efisiensi dengan cara mengembangkan sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah. Untuk mewujudkan informasi yang demikian diperlukan sebuah sistem yang dapat menangani berbagai pengolahan data dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat Rumusan Masalah Meskipun kemajuan teknologi informasi sudah mengalami perkembangan yang pesat, masih ada sekolah atau instansi pendidikan yang belum mengkomputerisasikan sistem administrasi dan masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi sehingga akan banyak menyita waktu dan pengolahan data terhadap kesalahan lebih besar Berkaitan dengan sistem pengelolaan data secara manual yang masih dijalankan sampai saat ini pada Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan. Sedangkan dalam penerapannya masih ditemukan banyak kekurangan, diantaranya adalah sebagai berikut, tidak bisa menanyajikan data yang terakhir (update) dengan cepat, cukup besarnya kemungkinan salah pemasukan data, tingkat akurasi datanya pun masih dipertanyakan disamping juga bila dilihat dari sisi keamanan data masih kurang, dan bila dilihat dari segi biaya membutuhkan ruangan tersediri untuk penyimpanan dara, banyak kertas dan tinta untuk penyajian data, dan pencarian data yang diinginkan membutuhkan waktu yang cukup lama, dll, Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi berdasarkan komputer untuk mengolah, mengumpulkan, menyimpan dan melihat informasi-informasi yang berkaitan dengan manajemen Madrasah Tsanawiyyah. Hal inilah yang melatar belakangi tim penyusun untuk menetapkan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah (SIMATSA) Studi Kasus Pada Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan, Jakarta Timur

4 1.3. Batasan Masalah Dalam penelitian ini, kami tim penulis mambatasi masalah yang akan dianalisa dan dikaji hanya seputar Manajemen Madrasah Tsanawiyyah. dan hanya yang ada di lokasi Madrasah Tsanawiyah 2 Penggilingan. Sebagai mana sekolah lainnya Madrasah Tsanwiyyah 2 penggilingan ini sebagai salah satu lembaga pendidikan juga memerlukan alat dan sistem pendukung berupa suatu sistem informasi untuk mengelola informasi secara lebih cepat, efisien, efektif dan akurat agar kegiatan akademik dapat dijalankan dan dikontrol dengan baik. Sehingga sistem informsi tersebut dapat secara optimal memberikan penyajian data dan informasi madrasah Tsanawiyyah yang dibutuhkan dalam rangka analisa data maupun untuk kebutuhan kepala sekolah. Untuk itu diperlukan pengembangan sistem informasi yang fokus pada pelaporan data madrasah Tsanawiyyah sehingga dapat mempermudah penyajian laporan yang diminta oleh kepala sekolah yang ada di Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan 1.4. Tujuan Tujuan dari kegiatan analisa dan perancangan Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah ini untuk menyajikan informasi sebagai bahan analisa untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem pada Madrasah Tsanawiyyah dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan Madrasah Tsanawiyyah yang terkomputerisasi dalam penyajian data sehingga mampu mendukung dan meningkatkan kinerja setiap elemen yang ada di Madrasah Tsanawiyyah 2 Penggilingan Manfaat Adapun manfaat dari Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah proses pendataan guru, siswa, mata pelajaran, nilai, dan kegiatan akademik sekolah 2. Mempermudah dan mempercepat proses pencarian informasi akademik sekolah 3. Merapikan dan memberikan standard format informasi akademik sekolah 4. Meningkatkan efisiensi terutama karena berkurangnya dukumen yang harus dicetak secara fisik 5. Meningkatkan tingkat akurasi data 6. Mempercepat penyajian data 7. Meningkatkan transparansi informasi akademik Madrasah Tsanawiyyah 8. Sebagai salah satu sarana promosi yang dapat meningkatkan prestise Madrasah Tsanawiyyah Sistem informasi Manajemen Madrasah Tsanawiyyah ini menyediakan beberapa fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna, meliputi : input data, edit data, penelusuran, pemutasian dan hapus data, simpan data dan laporan.

5 Bab II Landasan Teori Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur/ elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem merupakan Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Karakteristik Sistem 1. Komponen/elemen (Component) 2. Batas Sistem (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Pengolah (Process) 7. Keluaran (Output) 8. Sasaran (Objective) /Tujuan (Goal) Klasifikasi Sistem 1. Sistem Abstrak (Abstract System), adalah sistem yang tidak tampak secra fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh, sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan manusia dengan Tuhan. 2. Sistem Fisik (Physical System), adalah sistem yang tampak secara fisik. Contoh, Sistem Komputer, Sistem Produksi, Sistem Pendidikan dll 3. Sistem Alamiah (Natural System), adalah sistem yang terjadi dari prosesproses alam. Contoh Sistem Informasi Geologi. 4. Sistem buatan Manusia (Human made system), adalah suatu sistem yang dirancang atau didisain oleh manusia. Contoh Sistem Informasi. 5. Sistem Deterministik (Deterministic System), adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diramalkan. Interaksi antar elemen-elemen dapat diteteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh sistem komputer 6. Sistem Probabiltas (Probabilistic System), adalah sistem yang tidak bisa diramalakan Contohnya Sistem Manusia. 7. Sistem Tertutup (Closed System), adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. 8. Sistem Terbuka (Open System), adalah sistem yang berhubungan atau dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

6 Model Umum Sistem Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Menurut Gordon B, Davis) Sedangkan data adalah Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott). Data merupakan penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan. Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan. (Menurut Jhon G, Burch) Ciri-ciri Informasi : 1. Terbaru, 2. Tepat Waktu, 3. Relevan, 4. Konsisten 5. Penyajian dalam bentuk yang sederhana Pengertian Sistem Informasi Adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

7 strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan Sistem Informasi merupakan sistem yang empunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi (menurut R. McLeod) Sistem Informasi juga bisa diartikan Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan Dalam Sistem Informasi ini kita dapat menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya Definisi Manajemen Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran Sedangkan Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal Definisi Madrasah Tsanawiyyah Madrasah Tsanawiyah selanjutnya dalam keputusan ini disebut MTs adalah Sekolah Lanjutan Pertama yang berciri khas agama Islam yang menyelenggarakan program tiga tahun setelah Madrasah Ibtidaiyah atau Sekolah Dasar (Keputusan Menteri Agama Repubik Indonesia Nomor 369 Tahun 1993) Madrasah tsanawiyah (disingkat MTs) adalah merupakan dasar pada pendidikan formal di Indonesia, setara dengan sekolah menengah pertama, yang pengelolaannya dilakukan oleh Departemen Agama. Pendidikan madrasah tsanawiyah ditempuh dalam waktu 3 tahun, mulai dari kelas 7 sampai kelas 9 ( Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawniyyah Dengan melskuksn telaah terhadap uraian uraian diatas maka kita dapat menarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen Madrasah Tsanawniyyah merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sumber sumber daya (manusia, aturan,

8 perangkat pengolah data) mengelola berbagai data yang diperoleh dari berbagai transaksi dan operasi dengan cara menyaring, mengatur, memilih dan menyajikan sebagai informasi kepada pihak pihak yang terkait dengan kepentingan Madrasah Tsanawiyyah, Terutama bagi kepala sekolah yang akan digunakan sebagai salah satu pertimbangan utama dalam pengambilan keputusan, menjalankan kegiatan manajemen madrasah Tsanawiyyah, serta untuk mendukung kegiatan operasional termasuk didalamnya adalah kegiatan intruksional.

9 Bab III Analisis (Metode Penelitian) Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode grounded (grounded research) yaitu suatu metode penelitian berdasarkan pada fakta dan menggunakan analisis perbandingan dengan tujuan mengadakan generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, mengembangkan teori, pengumpulan dan analisis data dalam waktu yang bersamaan. Dalam riset ini data merupakan sumber teori atau teori berdasarkan data. Metode dalam melakukan pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, studi literatur, dan wawancara. Adapun langkah-langkah pengembangan system adalah melalui analisa kebutuhan, studi kepustakaan dan perancangan system. 3.1 Lokasi Penelitian Lokasi yang menjadi tempat penelitian adalah di Madrasah Tsanawiyyah Madrasah Tsanawiyah 2 Penggilingan adalah salah satu Madrasah Tsanawiyyah (setingkat SMP) yang dibawah naungan Kementerian Agama (Yayasan...) Madrasah ini didirikan pada tanggal... oleh...di... Dalam penelitian ini data merupakan sumber teori atau teori berdasarkan data. Metode dalam melakukan pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, studi literatur, dan wawancara. Adapun tahapan - tahapan pengembangan system adalah melalui : 1) Survei dan wawancara 2) Analisa System yang sedang berjalan 3) Analisa kebutuhan, 4) Studi kepustakaan 5) Perancangan system Hasil Penelitian Hasil Analisa System yang sedang berjalan Setelah dilakukan kegiatan pengumpulan data melalui survei dan wawancara di lingkungan Madrasah Tsanawiyyah dapat diketahui bahwa hingga saat ini dalam Pengelolaan Sistem Manajemen Madrasah Tsanawiyyah masih menggunakan sistem manual, hal ini dikarenakan Madrasah Tsanawiyyah tersebut belum memiliki perangkat lunak tersendiri dan belum adanya sistem yang menggunakan aplikasi berbasis dekstop yang mampu untuk mencatat, mengecek dan memberikan informasi secara detail dan akurat dari data buku tamu, surat masuk, surat keluar, data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, inventaris barang, data absensi, data nilai.

10

11