JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

Transkripsi

1 JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF POLITEKNIK NEGERI BANDUNG Lampiran Surat Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor : 066/K8.R/PG/20 Tanggal : 2 Feruari 20 Tentang : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Sustantif A 2 PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN Penerimaan Mahasiswa Baru a Daya Tampung Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah, keuali rekapitulasi daya tampung, permanen Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Baru Musnah, keuali Daftar alon tahun 3 tahun Penetapan Tes masuk Penerimaan dan Hasil penilaian test aru Daftar Pengumuman penerimaan aru termasuk daftar Yang diterima permanen Naskah Soal Nasional Musnah pelaksanaan 2 Lokal pelaksanaan Musnah keuali master permanen d Orientasi Mahasiswa Baru Sertifikat /piagam/surat keterangan tahun 4 tahun Administrasi penyelenggaraan Laporan orientasi e Berkas Pendaftaran Yang diterima tidak erstatus Musnah keuali sertifikat masuk ke erkas 2 tahun Masuk ke erkas 2 Yang tidak diterima tahun Musnah Registrasi Mahasiswa, meliputi :

2 NO a Registrasi administrasi (Bukti pemayaran pendidikan) 2 tahun 3 tahun Musnah Registrasi akademik Daftar registrasi aru reguler dan nonreguler ( swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ys masih terdaftar seagai 2 tahun Musnah Daftar registrasi lama reguler dan nonreguler ( Selama ys masih swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS terdaftar seagai 2 tahun Musnah Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan) 2 tahun Musnah 3 4 Perkuliahan a Administrasi dan Jadwal Perkuliahan Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan tahun Musnah Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 2 tahun Musnah Daftar Kehadiran Mahasiswa 2 tahun musnah Laporan kehadiran dosen dan 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali Evaluasi kehadiran tahun Musnah Daftar Mahasiswa Peserta Mata Kuliah Kurikulum a Administrasi Pelaksanaan kurikulum Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) Silaus GBPP SAP Bahan Ajar/Media Pemelajaran, meliputi : Penyusunan ahan ajar/ahan penunjang pendidikan Teknik pemuatan alat peraga dan model pemelajaran Pengemangan proses elajar mengajar Evaluasi dan Pengemangan Kurikulum Selama ys masih aktif kuliah Selama masih erlaku 4 tahun Permanen 4 tahun Permanen 2 tahun 2 tahun Dinilai kemali 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali 5 Penetapan kurikulum aru Selama masih erlaku Program Studi a Administrasi Penyelenggaraan Program Studi 4 tahun Permanen

3 NO Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pemukaan Selama masih 2 tahun Permanen program studi aru erlaku Penolakan usulan pemukaan program studi aru Evaluasi Pelaksanaan program studi aru 2 tahun 2 tahun Musnah keuali laporan tahunan permanen 6 Evaluasi Mahasiswa a Ujian Tengah Semester Administrasi Ujian Tengah Semester 2 tahun 3 tahun Musnah keuali KHS masuk ke erkas Nilai Hasil Ujian Tengah Semester Selama ys masih aktif kuliah 3 tahun Permanen Remidi Ujian Akhir Semester Administrasi Ujian Akhir Semester 2 tahun 3 tahun Musnah Nilai Hasil Ujian Akhir Semester Selama ys masih aktif kuliah 3 tahun Musnah keuali KHS masuk ke erkas Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL, Magang Mahasiswa) Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir ujian dilaksanakan 2 tahun Musnah, keuali laporan akhir dinilai kemali Nilai tugas akhir ujian dilaksanakan 2 tahun masuk ke erkas 7 8 Kelulusan (Yudisium) a Administrasi kelulusan tahun tahun Musnah Penetapan kelulusan tahun 3 tahun Permanen Ijazah dan transkrip tahun 3 tahun Permanen Berkas pengusulan pengadaan langko tahun 3 tahun Musnah Foto opy ijazah dan transkrip 2 tahun 3 tahun Musnah Salinan pengganti ijazah dan transkrip tahun 2 tahun Permanen Buku induk nomor registrasi lulusan tahun 2 tahun Permanen D o s e n a Pengajaran

4 Daftar hadir mengajar musnah penetapan angka kredit Ekivalensi Waji Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk ke erkas perorangan dosen Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali Pemimingan dan Pengujian Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk ke erkas Dosen pemiming akademik Dosen pemiming tugas akhir Dosen penguji ujian kompetensi dasar (,2,3,4) Dosen penguji ujian tugas akhir Dosen pendamping asistensi perorangan dosen 9 Penunjang Pendidikan a Administrasi pelaksanaan kegiatan (Laoratorium, Perpustakaan, 2 tahun tahun Musnah Arsip perguruan Tinggi, Keon Peroaan, Studio, Bengkel) Ketentuan pemakaian (Laoratorium, Perpustakaan, Arsip Perguruan Tinggi, Keon Peroaan, Studio, Bengkel) Sampai dengan tidak erlaku 2 tahun Dinilai kemali 0 A l u m n i a Data alumni tahun 2 tahun Dinilai kemali Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali d Penelusuran alumni e Laporan perkemangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali B PENELITIAN Penawaran Penelitian 2 tahun tahun Musnah 2 Perenanaan Penelitian, meliputi : a Proposal Penelitian Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali penelitian surat ijin penelitian)

5 NO Proposal ditolak tahun Musnah 3 Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 4 Penyearan Hasil Penelitian 5 Forum Komunikasi Penelitian dan Pengemangan 6 Data Statistik Penelitian 7 Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali C PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran Pengadian 2 tahun tahun Musnah 2 Perenanaan Pengadian a Proposal Pengadian Proposal yang disetujui 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali Proposal yang ditolak tahun Musnah 3 Laporan dan Evaluasi Hasil Pengadian 4 Penyearan Hasil Pengadian 5 Forum Komunikasi Pengadian 6 Data Statistik Pengadian 7 Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengadian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kemali 8 Penyuluhan 9 Bantuan Sosial 0 Konsultasi Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM) a Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM

6 Piagam/sertifikat KKN/KMM setelah kegiatan dilaksanakan Masuk ke erkas 2 Penemuan Teknologi Terarukan D TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI Majelis Wali Amanah 5 tahun 3 tahun Permanen 2 Senat 4 tahun tahun Dinilai Kemali a Komisi komisi Komisi I, Bidang Keijakan Akademik Komisi II, Bidang Peminaan Tenaga Akademik Komisi III, Bidang Organisasi dan Prosedur Komisi IV, Bidang Pengemangan dan Anggaran Komisi V, Bidang Norma dan Penghargaan 3 Dewan Guru Besar, meliputi : a Komisi guru esar Proses pengangkatan komisi guru esar tahun Musnah Pengangkatan/pemerhentian keanggotaan 5 tahun 3 tahun Permanen 4 Perenanaan Program Kerja, Peminaan, Penilaian, 5 tahun 3 tahun Dinilai Kemali 5 Badan Penjamin Mutu/Satuan Penjaminan Mutu 5 tahun 3 tahun Dinilai Kemali 6 Badan Audit Internal/Satuan Pengawasan Internal 5 tahun 3 tahun Dinilai Kemali E DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data Akademik a Data kepakaran Data lulusan Data asing dan program darma 2 Data Mahasiswa a d Data prestasi Data inventori Data nilai akhir/transkrip Data asing

7 3 Statistik Perguruan Tinggi 4 Informasi Akademis a Profil lemaga Pulikasi dan informasi Buku pedoman akademik d Buku wisuda e Buku dies natalis f Orasi Ilmiah 2 tahun 2 tahun Permanen 5 Bursa Kerja dan Bursa Pendidikan tahun Musnah F KEMAHASISWAAN Status, meliputi : a Cuti/selang Putus kuliah/dropout (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali Laporan status tahun Musnah 2 Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah tahun musnah 3 Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : a Beasiswa Selama masih menerima easiswa 4 tahun musnah keuali penetapan penerimaan dan perpanjangan easiswa, masuk erkas perorangan Ketentuan easiswa Tawaran easiswa Daftar alon penerima easiswa Seleksi alon penerima easiswa Penetapan penerima easiswa Perpanjangan easiswa Keringanan SPP Selama masih mendapatkan keringanan SPP 4 tahun musnah keuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Keringanan SPP, masuk erkas perorangan

8 Penawaran/ketentuan keringanan SPP 2 Seleksi keringanan SPP 3 Usulan alon penerima keringanan SPP 4 Penetapan peneriman keringanan SPP Dana kasih Selama masih mendapatkan Dana Kasih 4 tahun musnah keuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Dana Kasih, masuk erkas perorangan Usulan / permohonan 2 Tanda terima d Asuransi Kesehatan Selama masih mendapatkan Asuransi Kesehatan 4 tahun musnah keuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Asuransi Kesehatan, masuk erkas perorangan Usulan / permohonan 2 Tanda terima e Administrasi fasilitas lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi) 4 Organisasi Mahasiswa, meliputi : Administrasi organisasi (BEM,BEMFA, UKMJ, HMJ, 2 tahun 3 tahun Musnah 2 Proses pementukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah 3 Pengangkatan pengurus 2 tahun Dinilai kemali pergantian pengurus 4 Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kemali 5 Himpunan Orang tua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa 2 tahun 2 tahun dinilai kemali 6 Kegiatan Mahasiswa pemeriksaan Program kreatifitas Kegiatan ilmiah, minat akat dan penalaran Proposal / kegiatan yang ditolak Laporan kegiatan 3 tahun musnah keuali yang erprestasi skala nasional dan internasional

9 NO 7 Loma Kegiatan Kean Lokal/Nasional/Internasional tahun 2 tahun dinilai kemali 8 Pengemangan sain, teknologi Seni, Budaya dan Olah Raga 2 tahun 3 tahun dinilai kemali 9 Mahasiswa Berprestasi tahun 2 tahun Administrasi pendaftaran dan seleksi Penetapan penghargaan musnah keuali penghargaan masuk ke erkas perorangan 0 Mahasiswa Meninggal Dunia 2 tahun musnah Berkas Perorangan Mahasiswa Selama menjadi Kartu Kartu tanda anggota perpustakaan Kartu Renana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS) Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas 3 tahun musnah keuali KHS dan transkrip nilai 2 Peminaan/Pelatihan Mahasiswa 2 Tahun 2 tahun Musnah a Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) Bimingan dan konseling Pengemangan kewirausahaan Bandung, 2 Feruari 20 Direktur Politeknik Negeri Bandung ttd Ir. MEI SUTRISNO, M.S., Ph.D NIP