PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Nomor: 10 TAHUN Tentang

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Jln. Prof. Dr. HR. Boenjamin 708 Purwokerto Telp. (0281) , Facs. (0281) PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Nomor: 10 TAHUN 2012 Tentang JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO MENIMBANG : a. bahwa dengan diterbitkannya surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip Universitas Jenderal Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik lndonesia dengan suralnya nomor PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011 dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantif agar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman Jadwal Penyusutan Arsip dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman b. bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman MEMPERHATIKAN : Surat Kepala Arsip Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'I tanggal 14 Nopember 2011 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip MENGINGAT : 1. Undang-undang : a. No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah Rl '. a. No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip b. No. 17 Tahun 2O10 jo No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 3. Keputusan Presiden Rl : a. No. 195 Th jo Kept. Menteri PTIP No. 153 Th tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman b. No. 18/M Tahun 2O1O tentang pengangkatan Rektor Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O Peraturan Mendiknas : No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed MEMUTUSKAN MENETAPKAN : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Pasal 1 (1) Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman (2) Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran Peraturan Rektor ini Pasal 2 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Tembusan: 1. Para Pembantu Rektor 2. Para Dekan Fakultas 3. Para Ketua Lembaga 4. Direktur Program Pascasarjana 5. Para Kepala Biro 6. Para Kepala UPT 7. Para Kabag Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman aifro1

2 Lampiran No Tanggal Tentang Peraturan Rektor Unsoed 10 Tahun l{iei2al2 Jadwal Retensi Arsip Substantif Universitas Jenderal Soedirman JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO 2012

3 JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSN KETERANGAN AKTIF INAKTIF I " 3 4 f, A. PENDTDIKAI\I DAN PENGAJARAN I Penerimaan Mahasiswa Baru a. Daya Tampung Mahasiswa 2tahun 3 tahun, kecuali rekapitulasi daya tampung Dinilai Kembali b. Administrasi dan seleksi baru I tahun 3 tahun, kecuali penetapan penerimaan dan daftar yang diterima Daftar Calon Mahasiswa - Tes Masuk Hasil penilaian test baru - Pengumum an peneimaan baru termasuk daftar vang di terima c. Naskah Soal 1 tahun setelah pelaksanaaan, kecuali Master Dinilai Kembali d. C)rientasi Mahasiswa Baru I tahun 4 tahun, kecuali sertifikat masuk ke berkas - Serti fi kat/o iagam/surat keterangan - Administrasi oenvelengsaraan - LaDoran Orientasi e- Berkas Pendaftaran l) Yang diteima I tahun Masuk ke berkas Deroransan 2) Yane tidak diterima 1 tahun f. Data Mahasiswa vans diterima I tahun 2 tahun 2 Pendaftaran ulans. melinuti : a. RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapan aministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP b. Ree,istrasiAkademik l). Daftar registrasi baru reguler dan non - reguler (swadana transfer, diplomq paralel), meliputi: KRS / IRS, KHS 2). Daftar regisfasi lama reguler dan non-reguler (swadana transfer, diploma, parelel) meliputi : KRS / lrs, KHS 3). Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan) 2tahun 3 tahun, kecuali kasus Dinilai Kembali Selama ybs masih terdaftar sebagai Selama ybs masih terdaftar sebagai 2 tahun setelah penetapan 2 tahun DinilaiKembali 2 tahun Dinilai Kembali, kecuali SK Penetapan Dinilai kembali

4 a. Administrasi dan iadwal perkuliahan 2)- Jadwal Kuliah Semester b. Daftar Kehadiran 3)- Laporan Kehadiran dosen dan penetapan angka kredit c. Daftar Mahasiswa Peserta Mata kuliah, kecuali pejabat negara dan tokoh Nasional a. Administrasi Pelaksanaan Kurikulum Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, I\[BB) Asli SK Penetapan, hasil cetak I ). Penyusunan bahan ajarlbahan penunjang Dinilai Kembali 2). Teknik pembuatan alatperaga dan model Dinilai Kembali c. Evaluasi dan Pensembangan Kurikulum - Penetapan Kurikulum Baru Asli SK Penetapan, hasil cetak 1). Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan Pembukaan Program Studi Baru 2). Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi Baru b. Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Baru Asli SK Penetapan, hasil cetak l). Administrasi Ujian kompetensi dasar (tahapan 2). Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan l, 2,3,4) Dinilai kembali,kecuali pejabat negara dan tokoh nasional 3). Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KKM sampai dengan piagam/sertifi kat KKN/KKM,kecuali piagam/sertifikat masuk berkas

5 b. Remidi uiian kompetensi dasar l). Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (l 2.3" 4\ 2). Nilai Hasil Ujian remidi kompetensi dasar (1,2, 3,4) c. Tugas Akhir (Slaipsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL. magans ) I ). Administrasi penyusunan / pelaksanaan tugas akhir 2tahw 3 tahun Selama ybs bersangkutan masih aktif kuliah ujian dilaksanakan 2). Nilai Tugas Akhir ujian dilaksanakan 3 tahun, kecuali KHS dan transkripsi nilai masuk ke berkas pefofangan 2 tahun, kecuali laporan akhir Dinilai Kembali 2tahun Masuk ke berkas Kelulusan (vudisium) a- AdministrasiKelulusan I tahun 1 tahun b. Penetapan Kelulusan I tahun 3 tahun Asli SK Penetapan c. Iiazah dan transkrin l). Berkas pengusulan pengadaan blanko usulan disetuiui 2). Salinan pengganti ljazah dan Transkrip lulus d. Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanya disimpan di Unit Pensolah 8. Dosen a. Pensaiaran l). Daftar hadir mengajar penetapan angka kredit Selamanya disimpan di Unit Kearsioan Vital Vital 2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk berkas Deroranean dosen 3). Laooran realisasi oengaiaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali b. Evaluasi terhadao dosen 2tahun 3 tahun Dinilai Kembali c. Pembimbingan dan pengujian 2 tahun 3 tahun Masuk berkas dosen - Dosen nembimbins akademik - Dosen pembimbine tusas akhir - Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\ Dosen nensuii uiian tusas akhir - Dosen oembimbins asistensi d. Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) 2 tahun 3 tahun 9. Penuniang Pendidikan a. Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun oercobaan. studio. benskel) b. Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) 2 tahun I tahun Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Dinilai Kembali

6 10. Alumni a- Data alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali b. Oreanisasi alumni 2 tahun 3 tahun c. Prosram kesiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali d. Penelusuran alumnr l tahun 2 tahun e. Laooran oerkembansan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali B. PENELITIAN I Penawaran penelitian 2 tahun I tahun 2. Perencanaan penelitian.meliputi : a. Prooosal oenelitian 1). Proposal yang disetujui (tim / satgas penelitian, 2tahun 3 tahun Dinilai Kembali Drosram oenelitian surat iiin oenelitian) 2). Proposal ditolak I tahun J. Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2tahm 3 tahun Dinilai Kembali, kecuali yang berskala nasional 4. Penvebaran hasil oenelitian 2 tahun 3 tahun 5. Penemuan teknoloei terbarukan 2 tahun 3 tahun 6. Forum komunikasi penelitian dan pengembansan I tahun 2 tahun 7. Data statistik penelitian 2tahun 3 tahun,kecuali master 8. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil 2 tahtn 3 tahun Dinilai Kembali oenelitian 9. Soasialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan oensembansan 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali C. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran oensabdian 2 tahun 1 tahun 2. Perencanaan pensabdian a. Prooosal oensabdian vans disetuiui 2tahun 3 tahun Dinilai Kembali b. Proposal peneabdian vane ditolak I tahun J. Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali, kecuali yang berskala nasional 4. Penvebaran hasil oensabdian 2tahun 3 tafum 5. Forum komunikasi pensabdian I tahun 2tahun 6. Data statistik pen gabdian 2 tahun 3 tahun, kecuali 7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil oeneabdian Master 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali 8. Penvuluhan dan konsultasl 2 tahun 3 tahun 9. Bantuan sosial 2tahun 3 tahun D. TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI I Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan 5 tahun 3 tahun menvanskut kebiiakan pereuruan tineei 2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan 5 tahun 3 tahun menvanskut Dersuruan tinesi) ). Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan 5 tahun 3 tahun komisi guru besar sampai dengan pemberhentian keanseotaan) 4. Pembinaan. penilaian. pengembangan Komisi Guru Besar 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali 5. Badan Penjamin Mutu Akademik 5 tahun 3 tahun Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan dan evaluasi 6. Badan Audit lnternal Berkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

7 E. DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data akademik - Data kepakaran - Data prestasi - Data inventori - Data nilai akhir/transkrip - Data asing - Data lulusan 2 tahun 3 tahun, kecuali master data 2. Statistik perguruan tinggi 2tahun 3 tahun, kecuali J. Informasi akademis 2 tahun master 3 tahun, kecuali master dan naskah asli orasi ilmiah - Profil lembaga - Publikasi dan informasi - Buku pedoman akadernik - Buku wisuda - Buku dies natalis - Orasi ilmiah 4. luqru kerja dan bursa pendidikan I tahun F. KEMAHASISWAAN I Status, meliputi a. Cuti/selang 1 tahl 2 tahun I b. Putus kuliah/drop-out (DO) 2 tahun 3 tahun I Oinilai kembali c. Laporan status I tahun 2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah t tahun Masuk berkas Keputusan pemulihan 2rahun 3 tahun Masuk berkas 4. Pembinaan/pelatihan a. LatthanKetrampilan Managemen Mahasiswa 2 tahun 2tahun ( LKMM) b. Bimbingan dan Konseling 2tahun 2 tahun c. Pengembangankewirausahaan 2 tahun 2 tahm 5. Kssejahteraan dan fasilitas meliputi a. Beasiswa Selama masih menerima beasiswa - Ketentuan beasiswa - Tawaran beasiswa - Daftar calon penerima beasiswa - Seleksi calon penerima beasiswa - Penetapan penerima beasiswa - Perpanjanganbeasiswa 4 tahun, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk herkas nerarr2nom

8 b. Keringanan SPP - Penawaran / ketentuan keringanan SPP - Seleksi calon penerima beasiswa - Usulan calon penerima keringanan beasiswa - Penetapan Denerima keringan c. Dana kasih - Usulan/permohonan - Tanda terima d. Asuransi kesehatan - Usular/permohonan - Tanda terima e. Administrasi fasilitas lainnya (asrama, ooliklinik. transoortasi) 6. Oreanisasi Mahasiswa. meliputi: a. Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM, BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF) 2 tahun 2 tahun I tahun I tahun Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun 3 tahun b. Proses Pembentukan Pengurus 2tahon 3 tahun c. PengangkatanPengurus 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai Kembali pergantian oensurus d. Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali 7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua Mahasiswa IKOMI) 8. Kesiatan Mahasiswa - Proposal laeatifitas - Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran - Proposal kegiatan yang ditolak - Laooran kesiatan 9. Lomba Kegiatan Kean Lokal / Nasional / Internasional 10. Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya dan olah rasa ll Mahasiswa Berprestasi - Administrasi Pendaftaran dan Seleksi - Penetapan 13. Berkas Perorangan Mahasiswa - Kartu - Karhr tanda anggota perpustakaan - Kartu Rencana Studi (KRS) - Kartu Hasil Studi (KHS) - KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa (KTRM) - Surat keterangan izinltueas 2 tahun 2tahwl Dinilai Kembali pemeriksaan 3 tahun, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional I tahun 2 tahun Dinulai Kembali 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali l tahun 2 tahun, kecuali penghargaan masuk berkas 12. Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkas Selama menjadi 3 tahun, kecuali transkrip nilai pejabat negara dan tokoh nasional Mei2Al2 ffi aeht#pi uwono, Ph.D 19860r I 001