USULAN PERANCANGAN SISTEM KOMPENSASI DENGAN MENGGUNAKAN POINT RATING SYSTEM (Studi Kasus: PT Pabrik Kaos Aseli)

Transkripsi

1 USULAN PERANCANGAN SISTEM KOMPENSASI DENGAN MENGGUNAKAN POINT RATING SYSTEM (Studi Kasus: PT Pabrik Kaos Aseli) Ronald Sukwadi 1 ; Franky Gerald 2 1 Jurusan Teknik Industri, Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jl. Jenderal Sudirman 51 Jakarta, 12930, Indonesia 2 Industrial and Systems Engineering, Chung Yuan Christian University 200, Chung Pei Rd., Chungli, 32023, Taiwan, R.O.C. ronaldmanutd@yahoo.com ABSTRACT Compensation is an important factor affecting how and why people choose to work at a organization. PT. Pabrik Kaos Aseli must be reasonably competitive and fair compensation system to attract and retain competent employees. The point rating system is the most widely used among job evaluation methods. It breaks down jobs into various compensable factors and places weights, or points, on it. Compensable factors identify a relative job value commonly present through-out a group of jobs. The factors are derived from the job analysis. Education, job complexity, responsibility, effort, and working environment are identified as compensable factors and weighted heavily. To reduce subjectivity, a group of people familiar with the jobs makes such determination. Once points have identified for all factors, the total points for a job are computed. After that, all jobs are grouped together into pay grades. The highest relative job value is Manufacturing Manager (7341.6) and the lowest one is Diesel & Workshop Operator (3622.2). To determine the pay structure, the interpolation method 1:3 is used with total cost increasing 7.55 %. Keywords: compensation, compensable factor, point rating system ABSTRAK Kompensasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi bagaimana dan mengapa orang memilih bekerja di suatu perusahaan. PT Pabrik Kaos Aseli harus mempunyai sistem kompensasi yang adil dan bersaing untuk menarik dan mempertahankan karyawan yang kompeten. Sietem poin rating banyak digunakan dalam metode evaluasi jabatan. Metode ini menggunakan faktor-faktor kompensasi dalam menilai suatu jabatan dengan memberikan nilai bobot atau poin. Faktor-faktor kompensasi menunjukkan nilai jabatan yang didapatkan dari hasil analisa jabatan. Tingkat pendidikan, kompleksitas pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan lingkungan kerja merupakan faktor-faktor kompensasi. Untuk mengurangi subyektivitas, penilaian dilakukan oleh sekelompok orang yang mengerti mengenai pekerjaan yang dinilai. Total poin diperoleh dengan menjumlahkan poin tiap faktor. Kemudian semua jabatan dikelompokkan bersama ke dalam level gaji. Nilai relatif jabatan tertinggi adalah manajer produksi (7341.6) dan yang terendah adalah jabatan operator bengkel dan diesel (3622.2). Untuk menentukan struktur gaji digunakan metode interpolasi 1:3 dengan peningkatan total biaya 7.55%. Kata kunci: kompensasi, faktor kompensasi, sistem poin rating 16 INASEA, Vol. 11 No.1, April 2010: 16-25

2 PENDAHULUAN Bagi seorang pekerja, salah satu faktor yang dapat meningkatkan produktivitas pekerja adalah dengan pemberian kompensasi yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja tersebut. Pekerja selalu menginginkan adanya keseimbangan antara pekerjaan dan kompensasi yang diterima, karena hal ini akan berhubungan erat dengan semangat pekerja dan akhirnya akan mempengaruhi produktivitas pekerja. Pemberian kompensasi yang adil, layak, tetapi juga kompetitif merupakan salah satu tantangan bagi perusahaan. Kompensasi pada dasarnya adalah imbalan atau jasa yang dijual kepada pihak yang membutuhkannya. Singkatnya, gaji yang adil, layak, dan kompetitif secara murni akan dapat ditentukan jika nilai jasa yang dijual sepadan dengan gaji yang diterima si penjual jasa tersebut. Salah satu cara yang dapat dilakukan PT. Pabrik Kaos Aseli adalah dengan cara melakukan peninjauan ulang/evaluasi terhadap struktur gaji pokok pekerja dengan menggunakan pendekatan analisa dan evaluasi jabatan serta menerapkan suatu penilaian jabatan yang dapat mewakili keseluruhan aspek seorang pekerja. Dalam penelitian ini akan dievaluasi mengenai sistem pengupahan yang ada di PT. Pabrik Kaos Aseli dengan cara membandingkan upah yang diterima oleh karyawan perusahaan sekarang dibandingkan dengan upah yang seharusnya didapat oleh karyawan berdasarkan metode point rating system. Upah pokok yang diterima oleh karyawan sekarang masih mencerminkan penilaianpenilaian yang secara subyektif dan belum dibakukan oleh perusahaan. Perusahaan pada saat sekarang juga tidak memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi dalam penetapan dari gaji pokok yang seharusnya diterima oleh karyawan tersebut, sehingga didapatkan kecenderungan upah yang tidak sesuai apabila dibandingkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan pada jabatan tertentu. Dampaknya adalah menurunnya tingkat produktivitas karyawan tersebut yang berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Dalam penelitian ini juga dibahas mengenai faktor-faktor yang seharusnya diperhitungkan oleh perusahaan dalam penentuan gaji pokok yang diterapkan. Dengan adanya sistem kompensasi yang lebih adil, diharapkan pekerja dapat lebih termotivasi untuk bekerja lebih baik lagi yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat produktivitas pekerja dan akhirnya akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi struktur gaji pokok dari pekerja di PT. Pabrik Kaos Aseli dan memberikan usulan kepada PT. Pabrik Kaos Aseli dalam memberikan gaji pokok bagi jabatan-jabatan di PT. Pabrik Kaos Aseli. Pembatasan masalah dan asumsi yang digunakan dalam penelitian ini antara lain: (1) Penelitian hanya membahas perancangan gaji dasar / pokok saja; (2) Struktur organisasi dan pembagian tugas yang sedang dilaksanakan pada saat ini dianggap baik dan tidak ada perubahan selama dilakukan penelitian., (3) Kebijakan mengenai gaji pokok yang berlaku di PT. Pabrik Kaos Aseli tidak mengalami perubahan selama dilakukannya penelitian dan (4) Kenaikan total gaji pokok suatu jabatan hasil usulan penelitian tidak akan melebihi 15 % dari total gaji pokok yang didapatkan saat ini. METODE Adapun langkah-langkah yang ditempuh oleh peneliti dalam melakukan penelitian mengikuti urutan metodologi penelitian pada Gambar 1 dan 2 berikut. Usulan Perancangan Sistem... (Ronald Sukwadi; Franky Gerald) 17

3 Gambar 1. Metodologi Penelitian 18 INASEA, Vol. 11 No.1, April 2010: 16-25

4 Gambar 2. Flow Chart Pembobotan Faktor dan Sub Faktor dengan Analytical Hierarchi Process (AHP) HASIL DAN PEMBAHASAN Struktur Gaji Pokok Sekarang Dalam penetapan upah pokok yang saat ini berlaku, perusahaan tidak menilai atau menetapkannya dengan memperhitungkan penilaian-penilaian pada jabatan tertentu, terkecuali hanya pada UMR nya saja yang diperhitungkan oleh perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan hanya menilai jabatan-jabatan yang ada diperusahaan tersebut dengan cara subyektif tanpa adanya pertimbangan faktor lainnya. Struktur penggajian pokok perusahaan pada kondisi sekarang dapat kita lihat pada Gambar 3. Sistem ini menyebabkan adanya ketidaksesuaian antara jabatan yang dipegang dengan upah yang seharusnya didapatkan oleh karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan pekerja/karyawan terhadap upah yang seharusnya didapatkan oleh karyawan tersebut. Akibatnya, pekerja atau karyawan tersebut tidak akan optimal dalam mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh karyawan tersebut, dan akan berpengaruh pada kinerja perusahaan secara keseluruhannya. Usulan Perancangan Sistem... (Ronald Sukwadi; Franky Gerald) 19

5 Gambar 3. Struktur Gaji Pokok Sekarang Struktur Gaji Pokok Usulan Sistem penggajian pokok usulan ini berdasarkan pada penilaian jabatan. Mekanisme dari penggajian usulan dapat dilihat pada Gambar INASEA, Vol. 11 No.1, April 2010: 16-25

6 Gambar 4. Sistem Penggajian Usulan Perencanaan Komite Penilai Dalam melakukan penilaian jabatan, dibentuk suatu komite penilai yang dapat memberikan gambaran tentang jabatan-jabatan yang ada di perusahaan. Penentuan Jabatan Yang Akan Diteliti Oleh karena perusahaan ini relatif kecil dalam skala usahanya dan mempunyai struktur organisasi yang tidak kompleks maka keseluruhan jabatan yang ada di perusahaan ini menjadi objek penelitian. Analisa Jabatan Dari penyebaran kuesioner, wawancara dan pengamatan langsung ke perusahaan maka akan didapatkan data dan informasi yang akan disusun dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi jabatan. Evaluasi Jabatan Dalam evaluasi jabatan, ditentukan faktor dan sub faktor beserta bobotnya dengan menggunakan metode AHP. Dari hasil evaluasi jabatan diperoleh nilai relatif jabatan (NRJ) dari masing-masing jabatan yang dinilai. Kemudian dari nilai jabatan tersebut diterjemahkan menjadi level gaji pokok tiap jabatan. Contoh pendefinisian derajat masing-masing sub faktor dari suatu faktor dapat dilihat pada Tabel 1. Contoh nilai derajat jabatan dapat dilihat pada Tabel 2. Sedangkan gaji pokok usulan interpolasi 1: 3 untuk beberapa jabatan disajikan dalam Tabel 3. Usulan Perancangan Sistem... (Ronald Sukwadi; Franky Gerald) 21

7 Tabel 1. Contoh Pendefinisian Derajat Masing-masing Subfaktor pada Faktor Kondisi Kerja Derajat Lingkungan Kerja Resiko Kerja Kondisi kerja tenang, bersih, sejuk dan ber AC Kondisi kerja yang cukup tenang dan bersih tapi tidak ber AC Kondisi kerja yang cenderung bersih, tapi agak bising dan panas Kondisi kerja yang bising, berdebu, namun tidak panas Kondisi kerja yang bising, berdebu, dan cenderung untuk terus menerus panas Tidak ada resiko cedera Ada resiko cedera dalam pekerjaan, tetapi kecil sekali Ada resiko cedera dalam pekerjaan yang dapat mengakibatkan luka berat dan perlu istirahat sementara Ada resiko cedera dalam pekerjaan yang dapat mengakibatkan luka berat dan cacat tubuh Ada resiko cedera dalam pekerjaan yang dapat mengakibatkan kematian. Tabel 2. Contoh Nilai Derajat Jabatan Untuk Faktor Pendidikan dan Keterampilan No Faktor dan Subfaktor Jabatan Bobot (%) Derajat Maksimal Interval Derajat 1 Pendidikan & Ketrampilan 1.1. Pendidikan formal Latihan Pengalaman JABATAN Tabel 3. Gaji Pokok Usulan dengan Interpolasi 1:3 Untuk Beberapa Jabatan NJP Gaji Sebenarnya Usulan Gaji Dasar Gaji Dipilih Perubahan Finance and Marketing Manager ,750,000 3,086,152 3,086, , % Asst. Manager Bagian Umum ,250,000 1,937,913 2,250, % Staf Bagian Umum ,700,000 1,636,287 1,700, % Asst. Manager Pembukuan ,200,000 2,062,194 2,200, % Staf Bagian Pembukuan ,600,000 1,636,287 1,636,287 36, % Analisis Metode point rating system ini dipilih dikarenakan metode ini bersifat kuantiatif yang di mana dalam pengerjaannya lebih mudah dan lebih akurat dibandingkan dengan metode-metode penilaian jabatan yang lainnya. Selain itu, metode point rating system ini juga bersifat analitis, di mana jabatan-jabatan dinilai menurut sejumlah faktor secara terperinci, dan nilai masing-masing jabatan dinyatakan dalam bentuk angka skala. Adapun keuntungan metode ini antara lain sbb: 22 INASEA, Vol. 11 No.1, April 2010: 16-25

8 1. Penggunaan faktor-faktor tertentu yang telah ditentukan dan dirumuskan terlebih dahulu memaksa para penilai untuk mempertimbangkan unsur jabatan yang sama dalam menilai jabatan; 2. Pemberian nilai angka tidak hanya menunjukkan jabatan mana yang lebih tinggi nilainya, tetapi juga menunjukkan seberapa tinggi nilai itu; 3. Catatan yang jelas tentang putusan para penilai nantinya berguna untuk menjelaskan hasil penilaian kepada para pengawas dan tim penilai yang telah ditunjuk; 4. Sistem ini cenderung memudahkan prosedur penilaian dan memberikan standar yang sama untuk semua penilai; 5. Para penilai mempertimbangkan faktor tertentu yang lebih baik daripada mempertimbangkan jabatan sebagai suatu keseluruhan. Tabel 4. Perbandingan Persentase Kenaikan Gaji Seluruh Usulan Struktur Gaji Dasar Hasil Penyusunan Struktur Gaji Usulan Jumlah Gaji Dasar Awal Jumlah Gaji Dasar Usulan Selisih Kenaikan/Penurunan Gaji (%) Konstanta pengali 36,205,000 25,668,991 (10,536,009) (41.05) Interpolasi 1:2 36,205,000 36,481, , Interpolasi 1:3 36,205,000 39,160,674 2,955, Interpolasi 3:1 36,205,000 39,144,276 2,939, Interpolasi 4:1 36,205,000 36,346, , Dari Tabel 4, dapat dilihat bahwa usulan struktur gaji yang dipilih adalah usulan struktur gaji dengan interpolasi 1:3, karena kenaikan gaji yang dipilih adalah usulan struktur gaji dengan interpolasi 1:3 masih dibawah 15 %, dan juga tidak ada usulan gaji terendah yang berada di bawah UMR. Dari hasil penelitian (sebagian dapat dilihat pada tabel 3), ada beberapa jabatan yang naik dalam hal upah pokoknya. Hal ini dikarenakan pada gaji pokok yang baru memperhitungkan faktor-faktor yang membentuk dari gaji pokok usulan sebagaimana yang tertuang dari kuesioner analisa jabatan, seperti faktor kondisi kerja, faktor ketrampilan dan lainnya. Dibandingkan dengan gaji pokok sekarang, tidak memperhitungkan faktor-faktor tersebut dan penentuannya juga masih bersifat subyektif saja dan hanya berdasarkan UMR saja. Hal ini menyebabkan kemungkinan karyawan tidak puas dengan gaji pokok yang telah ditetapkan besar. Dampak selanjutnya adalah penurunan produktivitas dari karyawan yang bersangkutan. Dengan menggunakan struktur gaji pokok usulan, diharapkan karyawan tersebut akan puas dengan apa yang diberikan oleh perusahaan dan selanjtnya akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dari karyawan tersebut. SIMPULAN Kesimpulan Dari hasil pengolahan data dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa hal, yaitu: (1) Hal-hal yang membentuk dari gaji dasar/upah pokok karyawan PT. Pabrik Usulan Perancangan Sistem... (Ronald Sukwadi; Franky Gerald) 23

9 Kaos Aseli saat ini masih bernilai subyektif tanpa adanya pemahaman dari perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi seseorang dalam menduduki jabatan tertentu. Struktur gaji pokok yang ada di perusahaan sekarang hanya dipengaruhi oleh UMR yang telah ditetapkan oleh pemerintah; (2) Gaji pokok minimum yang berlaku di PT. Pabrik Kaos Aseli saat ini adalah Rp sudah berada di atas Upah Minimum Regional Tahunan (UMR Tahun 2006 yaitu sebesar Rp ) dan sudah dapat dikatakan layak; (3) Struktur gaji dasar yang akan diusulkan, lebih baik dari struktur gaji dasar semula sehingga dapat diterapkan di PT. Pabrik Kaos Aseli. Dalam penentuan struktur gaji dasar/upah pokok digunakan skala-skala tertentu pada subfaktor-subfaktor yang telah ditetapkan; (4) Struktur gaji dasar yang diusulkan untuk diterapkan pada PT. Pabrik Kaos Aseli adalah usulan struktur gaji dasar dengan nilai relatif jabatan dan konstanta pengali berdasarkan analisa jabatan yang telah dilakukan; (5) Berdasarkan hasil pengolahan data yang dilakukan, maka dipilih usulan struktur gaji dengan interpolasi 1:3 sebagai pedoman untuk penyusunan struktur gaji; (6) Persentase kenaikan total gaji diseluruh pekerja PT. Pabrik Kaos Aseli yang diperoleh dari hasil studi ini adalah sebesar 7.55% dari struktur gaji dasar semula, dengan total biaya seluruh gaji pekerja Rp ,-.; (7) Dengan menggunakan struktur gaji interpolasi 1:3 ini, maka didapatkan 6 jabatan yang tidak berubah gajinya, yakni: asst. manager bagian umum; staf bagian umum; asst. manager pembukuan; asst. manager keuangan & staf bagian keuangan; dan (8) Terdapat 16 jabatan yang mengalami perubahan gaji yaitu : finance and marketing manager; staf bagian pembukuan; asst. manager pembelian dan penjualan; manufacturing manager; asst. manager bagian produksi; supv. kelos; staf kelos; supv. soom; staf soom; asst. manager bagian teknik & pendukung produksi; supv. gudang bahan baku dan bahan produksi; staf gudang bahan baku dan bahan produksi; supv. diesel dan bengkel. Saran Untuk memperbaiki sistem penggajian di PT. Pabrik Kaos Aseli ini, maka diusulkan untuk mendapatkan hasil penilaian jabatan yang obyektif, maka dalam pelaksanaannya perlu melibatkan banyak pihak yang berkepentingan dengan hasil penelitian tersebut, sehingga hasil penilaian jabatan yang diperoleh dapat digunakan sebagai dasar dalam penyusunan tingkat gaji dasar yang lebih adil (lebih sesuai dengan kontribusi jabatan terhadap perusahaan). Selain itu apabila terjadi perubahan beban kerja, deskripsi, dan spesifikasi jabatan, maka perlu dilakukan peninjauan ulang terhadap nilai relatif jabatan, karena nilai relatif jabatan yang diperoleh berdasarkan beban kerja, deskripsi jabatan atau spesifikasi jabatan dari masing-masing jabatan sama dengan pada waktu penelitian ini dilakukan. DAFTAR PUSTAKA Achmad, S. R. (2002). Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan. Jakarta: Gramedia Utama Belcher, D. W.(2000) Compensation Administration. New Jersey: Prentice-Hall, Inc. Cahayani, A. (2005) Strategi dan Kebijakan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Ikrar Mandiriabadi. Cascio,W. (2003) Managing Human Resources. McGraw Hill Dessler, G. (1997) Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: Prenhallindo Malayu, H. (2001) Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. 24 INASEA, Vol. 11 No.1, April 2010: 16-25

10 Marimin (1998) Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk, Jakarta: Grasindo Mathis, L. Robert. (2003).Human Resources Management. Ohio: Thomson South-Western. Noe, Raymond. (2003).Human Resource Management : Gaining a Competitive Advantage 4th. NJ : Prentice-Hall. Tambunan dan Sihar Tigor Benjamin.(2003). Model Evaluasi Jabatan Berbasis Point Method Pada Perusahaan Skala Menengah. Jurnal Teknik Industri. 6 (1). Turner, Wayne C., et al. (1987). Introduction to Industrial and Systems Engineering. 3 rd Edition, New Jersey : Prentice-Hall. Usulan Perancangan Sistem... (Ronald Sukwadi; Franky Gerald) 25