BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Badan Meteorologi dan Geofisika Sejarah pengamatan meteorologi dan geofisika di Indonesia dimulai pada tahun 1841 di awali dengan pengamatan yang dilakukan secara perorangan oleh Dr. Onnen, Kepala Rumah Sakit di Bogor. Tahun demi tahun kegiatannya berkembang sesuai dengan semakin diperlukannya data hasil pengamatan cuaca dan geofisika. Pada tahun 1866, kegiatan pengamatan perorangan tersebut oleh Pemerintah Hindia Belanda diresmikan menjadi instansi pemerintah dengan nama Magnetisch en Meteorologisch Observatorium atau Observatorium Magnetik dan Meteorologi dipimpin oleh Dr. Bergsma. Pada tahun 1879 dibangun jaringan penakar hujan sebanyak 74 stasiun pengamatan di Jawa. Pada tahun 1902 pengamatan medan magnet bumi dipindahkan dari Jakarta ke Bogor. Pengamatan gempa bumi dimulai pada tahun 1908 dengan pemasangan komponen horisontal seismograf Wiechert di Jakarta, sedangakn pemasangan komponen vertikal dilaksanakan pada tahun Pada tahun 1912 dilakukan reorganisasi pengamatan meteorologi dengan menambah jaringan sekunder. Sedangkan jasa meteorologi mulai digunakan untuk penerangan pada tahun Pada masa pendudukan Jepang antara tahun 1942 sampai dengan 1945, nama instansi meteorologi dan geofisika diganti menjadi Kisho Kauso Kusho. Setelah proklamasi kemerdekaan Indonesia pada tahun 1945, instansi tersebut dipecah 35

2 36 menjadi dua: Di Yogyakarta dibentuk Biro Meteorologi yang berada di lingkungan Markas Tertinggi Tentara Rakyat Indonesia khusus untuk melayani kepentingan Angkatan Udara. Di Jakarta dibentuk Jawatan Meteorologi dan Geofisika, dibawah Kementerian Pekerjaan Umum dan Tenaga Pada tanggal 21 Juli 1947 Jawatan Meteorologi dan Geofisika diambil alih oleh Pemerintah Belanda dan namanya diganti menjadi Meteorologisch en Geofisiche Dienst. Sementara itu, ada juga Jawatan Meteorologi dan Geofisika yang dipertahankan oleh Pemerintah Republik Indonesia, kedudukan instansi tersebut di Jl. Gondangdia, Jakarta. Pada tahun 1949, setelah penyerahan kedaulatan negara Republik Indonesia dari Belanda, Meteorologisch en Geofisiche Dienst diubah menjadi jawatan Meteorologi dan Geofisika di bawah Departemen Perhubungan dan Pekerjaan Umum. Selanjutnya, pada tahun 1950 Indonesia secara resmi masuk sebagai anggota Organisasi Meteorologi Dunia (World Meteorological Organization atau WMO) dan Kepala Jawatan Meteorologi dan Geofisika menjadi Permanent Representative of Indonesia with WMO. Pada tahun 1955 Jawatan Meteorologi dan Geofisika diubah namanya menjadi Lembaga Meteorologi dan Geofisika di bawah Departemen Perhubungan, dan pada tahun 1960 namanya dikembalikan menjadi Jawatan Meteorologi dan Geofisika di bawah Departemen Perhubungan Udara. Pada tahun 1965, namanya diubah menjadi Direktorat Meteorologi dan Geofisika, kedudukannya tetap di bawah Departemen Perhubugan Udara. Pada tahun 1972, Direktorat Meteorologi dan Geofisika diganti namanya menjadi Pusat Meteorologi dan Geofisika, suatu instansi setingkat eselon II di bawah

3 37 Departemen Perhubungan, dan pada tahun 1980 statusnya dinaikkan menjadi suatu instansi setingkat eselon I dengan nama Badan Meteorologi dan Geofisika, tetap berada di bawah Departemen Perhubungan. Terakhir pada tahun 2002, dengan keputusan Presiden RI Nomor 46 dan 48 tahun 2002, struktur organisasinya diubah menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) dengan nama tetap Badan Meteorologi dan Geofisika Visi Terwujudnya BMG yang tanggap dan mampu memberikan pelayanan meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika yang handal guna mendukung keselamatan dan keberhasilan pembangunan nasional serta berperan aktif di tingkat internasional Misi 1. Mengamati dan memahami fenomena Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika. 2. Menyediakan data dan informasi Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika yang handal dan terpercaya. 3. Melaksanakan dan mematuhi kewajiban internasional dalam bidang Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika. 4. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan di bidang Meteorologi, Klimatologi, Kualitas udara dan Geofisika.

4 Struktur Organisasi Inspektorat Kepala Biro Perencanaan Dan Kerja Sama Sekretariat Utama Biro Umum Deputi Bidang Observasi Deputi Bidang Sistem Data dan Informasi Pusat Tata Laksana Observasi Pusat Sistem Data dan Informasi Meteorologi Pusat Sistem Instrumentasi dan Kalibrasi Pusat Sistem Data dan Informasi Klimatologi dan Kualitas Udara Pusat Sistem Jaringan Observasi Pusat Sistem Data dan Informasi Geofisika PUSLITBANG PUSDIKLAT UPT Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) Uraian Tugas dan Fungsi Adapun tugas dan fungsi masing-masing dari bagian dalam struktur organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) adalah sebagai berikut : 1. Kepala Adapun tugas dari kepala, yaitu : a. Memimpin BMG sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

5 39 b. Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BMG. c. Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BMG yang menjadi tanggung jawabnya. d. Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi dan organisasi lain. 2. Sekretariat Utama Sekretariat utama mempunyai tugas, yaitu mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, dan pengendalian terhadap program, administrasi dan sumber daya di lingkungan BMG. Adapun fungsi dari sekretariat utama, yaitu : a. Pengkoordinasian, sinkronisasi, dan integrasi di lingkungan BMG. b. Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis serta evaluasi, pelaksanaan program meteorologi, klimatologi, kualitas udara dan geofisika. c. Pengkoordinasian penyusunan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas BMG. d. Pembinaan dan pelayanan administrasi ketata usahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan rumah tangga, pemeliharaan, dan inventarisasi, serta kerjasama dan hubungan masyarakat. e. Pengkoordinasian dalam penyusunan laporan. 3. Biro Perencanaan dan Kerja Sama

6 40 Biro Perencanaan dan Kerja Sama mempunyai tugas, yaitu melaksanakan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program, administrasi kerja sama, hubungan masyarakat, hukum, organisasi, dan tata laksana. Adapun fungsi dari Biro Perencanaan dan Kerja sama, yaitu : a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan rencana dan program serta pentarifan. b. Pelaksanaan administrasi kerjasama dan hubungan masyarakat. c. Pelaksanaan, penelaahan, penyusunan dan perumusan peraturan perundangan di bidang meteorologi, klimatologi, kualitas udara, dan geofisika, serta pemberian bantuan hukum. d. Pelaksanaan analisis, penelaahan, evaluasi dan perumusan organisasi dan tata laksana. e. Koordinasi pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan Biro Umum Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan Sub Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai Sub Bagian Perbendaharaan Sub Bagian Persuratan dan Arsip Sub Bagian Mutasi Pegawai Sub Bagian Akuntansi dan Verfikasi Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga Sub Bagian Tata Usaha Kepegawaian Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Gambar 3.2 Struktur Organisasi Biro Umum pada BMG

7 41 1. Biro Umun Biro Umum mempunyai tugas, yaitu melaksanaan pengelolaan dan pembinaan kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga serta tata usaha. Adapun fungsi dari biro umum, yaitu : a. Pengelolaan dan pembinaan kepegawaian. b. Pengelolaan dan pembinaan keuangan. c. Pengelolaan dan pembinaan perlengkapan dan rumah tangga. d. Pengelolaan dan pembinaan ketata usahaan dan kearsipan. Biro Umum membawahi bagian-bagian yang terdiri dari : 1. Bagian Kepegawaian Bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan kepegawaian. Adapun fungsi dari Bagian Kepegawaian, yaitu : a. Penyusunan analisis kebutuhan pegawai, pengadaan pegawai, pengembangan karir pegawai, analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai, pembinaan dan pelaksanaan administrasi jabatan fungsional. b. Pelaksanaan mutasi, pemberhentian, dan pensiun. c. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian, pengelolaan kesejahteraan, dan pembinaan disiplin pegawai. d. Pengelolaan basis data kepegawaian. 2. Bagian Keuangan

8 42 Bagian Keuangan mempunyai tugas pelaksanaan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan, perbendaharaan, akuntansi dan verifikasi. Adapun fungsi dari Bagian Keuangan, yaitu : a. pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan dan penerimaan Negara bukan pajak. b. Pelaksanaan urusan perbendaharaan. c. Pelaksanaan akuntansi dan verifikasi. 3. Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan ketatausahaan, perlengkapan, barang kekayaan milik Negara dan rumah tangga. Adapun fungsi dari Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan, yaitu : a. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, kearsipan dan surat menyurat. b. Pelaksanaan urusan perlengkapan, barang kekayaan milik Negara dan rumah tangga. c. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan. Bagian Tata Usaha dan Perlengkapan mempunyai sub bagian-sub bagian yang terdiri dari : 1. Sub Bagian Persuratan dan Arsip Sub Bagian Persuratan dan Arsip mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan kearsipan serta penggandaan. 2. Sub Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga

9 43 3. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan 3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan Proses Surat Masuk Proses terjadinya surat masuk adalah sebagai berikut: 1. Pada awalnya surat dikirim dari masing-masing instansi BMG atau nonbmg melalui pos. 2. Kemudian bagian pendistribusian surat dari Sub Bagian Persuratan dan Arsip mengambil surat ke kantor pos. Maka sampailah surat di pusat BMG yang kemudian disalurkan ke Subbagian Persuratan dan Arsip. Proses yang terjadi setelah surat masuk sampai ke bagian ini adalah sebagai berikut: 3. Surat masuk diterima oleh staff bagian sortir surat, di mana surat-surat masuk dibuka serta dikelompokkan berdasarkan jenis surat, yaitu surat pribadi, dinas, dan KBMG (Kepala Bagian Meteorologi dan Geofisika). Kemudian setelah di sortir surat-surat dinas ditempelkan form pengkodean surat (baju surat), sementara surat pribadi langsung diberikan ke bagian pendistribusian surat dan surat untuk KBMG diberi map surat dan di dalamnya diberikan form surat Takah (tata naskah). 4. Kemudian surat-surat dinas diserahkan kepada staff bagian pengkodean surat untuk mengisi baju surat. Sementara map yang berisi surat untuk KBMG diberikan kepada staff bagian surat Takah untuk diisi dan diagendakan.

10 44 5. Setelah baju surat diisi maka surat-surat dinas diberikan kepada staff bagian pencatatan surat masuk/keluar (Arsip), di mana terjadi proses pencatatan surat masuk ke dalam sebuah buku agenda surat masuk/keluar. Begitu juga surat Takah diagendakan di bagian staff Takah. 6. Kemudian surat-surat dinas dan pribadi diberikan kepada bagian pendistribusian surat untuk diberikan kepada tujuannya masing-masing. Pada bagian pendistribusian surat ini dikelompokkan berdasarakan tujuan surat. Setelah dikelompokkan maka didistribusikan langsung ke tujuannya masing-masing. 7. Jika surat salah didistribusikan maka akan dikembalikan ke bagian Sub Bagian Persuratan dan Arsip. 8. Sementara itu surat Takah setelah di agendakan maka diberikan kepada Kepala Sub Bagian Persuratan dan Arsip untuk ditanda tangani. Yang kemudian langsung didistribusikan oleh staff bagian Takah kepada KBMG Proses Surat Keluar Proses terjadinya surat keluar adalah sebagai berikut: 1. Pembuat surat dari divisi BMG meminta nomor surat kepada bagian penomoran surat dan stempel di Sub Bagian Persuratan dan Arsip berupa surat pengantar penomoran surat. 2. Setelah diberi nomor surat maka surat dicetak oleh masing-masing pembuat surat dan ditanda tangani.

11 45 3. Setelah dicetak, dibuatlah duplikat surat untuk diberikan kepada Sub Bagian Persuratan dan Arsip. 4. Surat dan duplikatnya diberikan ke Sub Bagian Persuratan dan Arsip kemudian diberikan stempel. 5. Setelah itu surat diagendakan (di catat) dan duplikatnya dijadikan arsip di bagian pengarsipan. 6. Surat-surat diberikan kepada bagian pengiriman dan dibuat laporan pengiriman beserta duplikatnya. 7. Laporan beserta duplikatnya diberikan kepada Kepala Sub Bagian Persuratan dan Arsip untuk tandatangani. 8. Surat-surat dan laporam pengiriman beserta duplikatnya dikirim ke kantor pos. 9. Staff pos surat menandatangani laporan pengiriman surat beserta duplikatnya. 10. Duplikat laporan diarsipkan di bagian pengiriman Proses Percetakan Proses terjadinya percetakan di Sub Bagian Persuratan dan Arsip adalah sebagai berikut: 1. Data-data yang akan dicetak dari unit BMG melalui bagian persuratan dan arsip terlebih dahulu untuk dibuat laporan percetakan. 2. Laporan tersebut diteruskan ke Kepala Sub Bagian untuk ditanda tangani. 3. Kemudian laporan diarsipkan di bagian persuratan dan arsip.

12 46 4. Data dicetak di percetakan, kemudian data yang sudah dicetak dipisahkan berdasarkan jenisnya, yaitu dokumen arsip dan buku atau dokumen hasil cetak. 5. Untuk dokumen arsip diberikan kepada bagian persuratan dan arsip. 6. Sedangkan buku atau dokumen hasil cetak diberikan ke bagian pengiriman. 7. Di bagian pengiriman dokumen hasil cetak dipisahkan berdasarkan instansi yang akan menerima buku untuk dikirimkan dan dibuat laporan pengirimannya.

13 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan Diagram Alir Dokumen Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Masuk

14 Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Keluar 48

15 49 Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Proses Pencetakan Diagram Contex

16 Diagram Contex Gambar 3.6 Diagram Contex

17 51 Gambar 3.7 Diagram Nol 3.5 Definisi Sistem

18 Definisi Sistem Mission Statement Membuatkan suatu sistem basis data, dengan merancang basis data dan menghasilkan sistem aplikasi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. Tujuan aplikasi ini adalah untuk mempermudah Administrasi dan pengarsipan surat masuk, surat keluar, pencetakan dokumen, pengiriman surat keluar dan dokumen, dan administrasi penomoran surat keluar, serta mempermudah pembuatan laporan surat masuk, surat keluar, pencetakan, dan pengiriman Mission Objectives Mengelola (insert, delete) data pencatatan surat pribadi. Mengelola (insert, update, delete) data pencatatan surat dinas. Mengelola (insert, update, delete) data pencatatan surat takah. Mengelola (insert, update, delete) data pencatatan surat keluar. Mengelola (insert, update, delete) data pencetakan. Mengelola (insert, update) data registrasi surat. Mengelola (insert, update, delete) data pengarsipan surat dinas. Mengelola (insert, update, delete) data pengarsipan surat takah. Mengelola (insert, update, delete) data pengarsipan surat keluar. Mengelola (insert, update, delete) data klasifikasi surat. Mengelola (insert, update, delete) data pengiriman surat. Mengelola (insert, update, delete) data pengiriman dokumen.

19 53 Mengelola (insert, update, delete) data staff. Mengelola (insert, update, delete) data pengarsipan dokumen Systems Boundaries System boundary digunakan untuk menggambarkan sistem yang kompleks lalu memisahkannya menjadi sub-sistem yang cakupannya lebih kecil. System boundary dibatasi dengan garis yang mengelilingi sistem yang akan dianalisis dan akan dikembangkan. Ini berguna untuk merepresentasikan system boundary secara grafik dibandingkan mendeskripsikannya dengan tulisan. Divisi terkait Percetakan Pencatatan Surat Keluar Pencatatan Dokumen Penomoran Surat Pencatatan Pengiriman Pencatatan Surat Masuk Pengarsipan Surat & Dokumen Non BMG & BAWIL Distribusi & Pengiriman Gambar 3.8 System Boundaries pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip

20 Analisa User Views Fungsi analisa user view adalah untuk membuat user s requirements specification yang mendeskripsikan data secara detail untuk disimpan ke dalam database dan bagaimana data tersebut digunakan. Dibawah ini akan diperlihatkan referensi silang dari user view : Tabel 3.1 Referensi silang user view data utama Bagian Bagian Kepala Divisi Data Access Type Distribusi & Adninistrasi Subbag Terkait Pengiriman & Persuratan Pengarsipan & Arsip Pengarsipan Surat Maintain X X X Dinas Query X Report X X X X Pengarsipan Surat Takah Pencatatan Surat Pribadi Pengarsipan Surat Keluar Maintain X X Query X Report X X X Maintain X X Query X Report X X X Maintain X X Query X Report X X X X Penomoran Surat Keluar Maintain Query X X

21 55 Bagian Bagian Kepala Divisi Data Access Type Distribusi & Adninistrasi Subbag Terkait Pengiriman & Persuratan Pengarsipan & Arsip Report X X Maintain X X Klasifikasi Surat Query X Report Pengarsipan Dokumen Maintain X X Query X X Report X X X Laporan Pengiriman Maintain X X Query X Report X X X X Laporan Dokumen Maintain X Query X X Report X X X Laporan Surat Masuk Maintain X Query X Report X X X Laporan Surat Keluar Maintain Query X X Report X X X

22 56 Dari analisa user view di atas dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat 4 user view, yaitu bagian Distribusi dan Pengiriman, bagian Administrasi dan Pengarsipan, kepala Sub Bagian Persuratan dan Arsip dan divisi terkait yaitu divisi/unit-unit lain di BMG. Karena terdapat overlap pada akses datanya, maka disimpulkan hanya terdapat 1 user view, yaitu Bagian Administrasi dan Pengarsipan yang mempunyai peranan penting didalamnya guna mendukung jalannya kinerja karyawan-karyawan pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. 3.6 User Requirement Specifications Pada sub-bab ini mendeskripsikan data yang dibutuhkan dan transaksi yang terjadi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip. Sub Bagian Persuratan dan Arsip membutuhkan suatu sistem basis data untuk membantu proses kerja mereka Data Requirements Tabel 3.2 Data Requirements Perihal Proses Kebutuhan Informasi Perihal membutuhkan informasi mengenai idperihal, dan namaperihal. Surat Masuk Surat masuk membutuhkan informasi mengenai idsuratmasuk, nosuratmasuk, tglsurat, nonaskah, pengirim, tujuan, idperihal, idjenissurat, namajenissurat, dan iddivisi.

23 57 Proses Kebutuhan Informasi Surat Keluar Surat keluar membutuhkan informasi mengenai idsuratkeluar, nosuratkeluar, tglsurat, nonaskah, pengirim, tujuan, idperihal, idjenis surat, namajenis surat, dan iddivisi. Pengarsipan Surat Masuk Pengarsipan surat masuk membutuhkan informasi mengenai idpengarsipansuratmasuk, tglmasuk, idarsipsuratmasuk, idstasiun, idrak, namaraksm, idadministrasisurat, dan NIP. Administrasi Surat Pengarsipan Surat Keluar Administrasi Surat membutuhkan informasi mengenai idadministrasisurat, tglmasuk, dan NIP. Pengarsipan surat keluar membutuhkan informasi mengenai idpengarsipansuratkeluar, tglmasuk, idarsipsuratkeluar, idperihal, idrak, namaraksk, idadministrasisurat, dan NIP. Staff Staff membutuhkan informasi mengenai NIP, nama, alamat, jeniskelamin, idjabatan, dan nama jabatan. Pengiriman Pengiriman membutuhkan informasi mengenai idpengiriman, tglmasuk, NIP, Berat, dan biaya. Divisi Divisi membutuhkan informasi mengenai iddivisi, dan namadivisi Pencetakan Pencetakan dokumen membutuhkan informasi idpencetakandokumen, tglmasuk, dan NIP.

24 58 Proses Pengarsipan Dokumen Kebutuhan Informasi Pengarsipan dokumen membutuhkan informasi mengenai idpengarsipandokumen, tglmasuk, idarsipdokumen, idrak, namarakdok, NIP, dan Idadministrasipencetakandokumen. Dokumen Dokumen membutuhkan informasi mengenai iddokumen, namadokumen, dan iddivisi. Registrasi Surat Registrasi surat membutuhkan informasi mengenai idregistrasisurat, tglmasuk, idperihal, idklasifikasi, idnomor, iddivisi, tahun, dan NIP Transaction Requirements 1. Data Entry Mengelola insert data pengarsipan surat dinas. Mengelola insert data pengarsipan surat takah. Mengelola insert data pencatatan surat pribadi. Mengelola insert data pengarsipan surat keluar. Mengelola insert data pencetakan. Mengelola insert data registrasi surat. Mengelola insert data pengiriman surat. Mengelola insert data klasifikasi surat Mengelola insert data pengiriman dokumen. Mengelola insert data staff.

25 59 2. Data Update/Delete Mengelola update/ delete data pengarsipan surat dinas. Mengelola update/delete data pengarsipan surat takah. Mengelola update/delete data pengarsipan surat keluar. Mengelola delete data surat pribadi. Mengelola update/delete data pencetakan. Mengelola update/delete data pengiriman. Mengelola update/delete data pencetakan. Mengelola update/delete data klasifikasi surat. Mengelola update registrasi surat. Mengelola insert data pengarsipan dokumen. Mengelola update/delete data staff. 3. Queries Menampilkan data surat masuk. Menampilkan data surat keluar. Menampilkan data pengarsipan surat masuk. Menampilkan data pengarsipan surat keluar. Menampilkan data staff. Menampilkan data pengiriman surat. Menampilkan data pengiriman dokumen. Menampilkan data pencetakan. Menampilkan data pengarsipan dokumen. Menampilkan data registrasi surat.

26 General Systems Requirements Tipe fitur yang harus diuraikan pada spesifikasi sistem pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip meliputi : 1. Initial database size Terdapat 1040 karyawan pada Badan Meteorologi Geofisika (BMG) pusat, sedangkan pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip terdapat 18 karyarawan. 2. Database rate of growth Diperkirakan terdapat 6000 surat masuk perbulan, dan 500 surat keluar yang dikirim tiap minggunya. Sedangkan dokumen hasil cetak dikirim 1500 setiap tiga bulannya. 3. The types and average number of record searches 1. Searching surat masuk diperkirakan 30 perhari. 2. Searching surat keluar diperkirakan 10 perhari. 3. Searching pencetakan diperkirakan 10 perhari. 4. Searching pengiriman dokumen diperkirakan 10 perhari. 5. Searching klasifikasi surat diperkirakan 10 perhari. 6. Searching pengiriman surat di perkirakan 30 perhari. 4. Networking and shared access requirements Akan terdapat Local Area Network (LAN) sebagai jaringan penghubung komunikasi antara Sub Bagian Persuratan dan Arsip dengan divisi-divisi lainnya di BMG. Khususnya dalam permintaan nomor surat dan pendistribusian surat. 5. Performance

27 61 Waktu yang diperlukan untuk searching satu record pada jam tidak sibuk diperlukan 1detik, sementara pada jam sibuk diperlukan 5 detik. Waktu yang diperlukan untuk searching banyak record pada jam tidak sibuk diperlukan 5 detik, sementara pada jam sibuk diperlukan 10 detik. Waktu yang diperlukan untuk update/save data pada jam tidak sibuk. Diperlukan 2 detik, semetara pada jam sibuk diperlukan 5 detik. 6. Security 1. Database akan menggunakan pengamanan data berupa password. 2. Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing user view. 7. Backup and recovery Database akan di-backup setiap bulannya. 8. Legal issues Tidak terdapat Legal issues pada database di Sub Bagian Persuratan dan Arsip. 3.7 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan umum yang dihadapi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip adalah belum adanya sistem yang dapat memanajemen data dengan baik dan masih

28 62 berjalannya sistem secara manual, sementara permasalahan spesifik yang dihadapi, antara lain: a. Proses administrasi dan pengarsipan tidak tersentralisasi, sehingga memungkinkan data berceceran dan hilang. b. Membutuhkan banyak dokumen yang harus disiapkan untuk administrasi dan pengarsipan, misalnya dibutuhkannya form untuk pengisian baju surat, dokumen berupa buku agenda surat masuk dan surat keluar berdasarkan jenis suratnya, dan form-form lainnya yang berkaitan dengan proses tersebut. c. Sistem yang ada sekarang menyebabkan terjadinya duplikasi pendataan suratmenyurat, misalnya adanya pencatatan surat yang dicatat dua kali yang menyebabkan ketidakkonsistenan data. d. Kesulitan divisi lain untuk meminta nomor surat, yaitu harus mendatangi langsung ke Sub Bagian Persuratan dan Arsip. e. Belum terdapat keamanan (security) didalam sistem. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Permasalahan di atas dapat diatasi dengan mengusulkan beberapa cara, diantaranya, yaitu dengan memanajemen data dengan baik, dengan maksud untuk membetulkan sistem yang ada, akan tetapi sistem manajemen data secara manual masih terdapat kekurangan, terutama dalam security sistem dan konsistensi data. Usulan berikutnya, dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengurangi pemakaian dokumen atau form-form, yaitu dengan menggunakan komputerisasi, misalnya menggunakan Ms Office dalam penyimpanan data, akan tetapi masih dibutuhkan aplikasi tambahan untuk mencari data dengan cepat serta menyimpan

29 63 data dalam ukuran yang besar karena data yang dimasukkan sangat banyak serta masih memungkinkan ketidakkonsistenan data. Selain itu, dibutuhkan suatu sistem untuk penomoran surat dengan cepat dalam prosesnya. Sehingga tidak lagi membutuhkan waktu yang lama dalam proses pembuatannya dan dapat dikirim langsung ke divisi terkait. Melalui kedua sistem diatas hal ini tidak bisa dilakukan, karena tidak terdapatnya aplikasi yang dapat mendukung jaringan. Setelah mempertimbangkan dari beberapa cara di atas dapat diambil kesimpulan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Usulan pemecahan masalah yang paling sesuai dengan kebutuhan sistem pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip yaitu dengan perancangan sistem basis data yang mengunakan aplikasi database, di mana dengan menggunakan sistem basis data dapat membantu dalam memanajemen data dengan baik secara tersentralisasi, terdapat security di dalam sistem, dapat mendukung jaringan dan mampu mendukung konsistensi data dan informasi. Adapun basis data yang dimaksudkan untuk mendukung proses administrasi dan pengarsipan surat yang lebih efektif dan efisien pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip.