RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI JURUSAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 PRESENTASI TUGAS AKHIR CF 1380 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI JURUSAN SISTEM INFORMASI Penyusun Tugas Akhir : Janunharmedy Eka M (NRP : ) 03 Februari 2010 Dosen Pembimbing 1: Ir. Achmad Holil Noor Ali,M.Kom Dosen Pembimbing 2: Amalia Utamima,S.Kom

2 .: Latar Belakang :. Selama ini pengarsipan di tata usaha dilakukan secara manual yaitu hanya dengan menyimpan data surat keputusan berupa arsip data yang beresiko hilangnya data dan sulitnya pencarian Pencatatan agenda pengarsipan masih mengandalkan buku catatan berbentuk fisik yang besar. Sehingga perlu dibuat sistem penyimpanan yang update. Oleh karena itu dibangun suatu sistem informasi pengarsipan p yang mampu menyimpan data arsip dan bisa memberikan informasi tentang status surat yang diajukan oleh mahasiswa, dosen atau karyawan JSI.

3 .: Permasalahan(1):. Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan sebagai berikut: Bagaimana proses pengarsipan pada Sistem Informasi Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang digunakan Jurusan Sistem Informasi? Bagaimana spesifikasi kebutuhan perangkat lunak Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian pengarsipan? Bagaimana desain aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi diawal? Bagaimana Aplikasi tersebut dapat efisien dan tepat digunakan di lingkungan Sistem Informasi?

4 .: Tujuan:. Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah rancang bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen untuk tata usaha bagian pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi ITS dan memudahkan memberikan informasi tentang surat yang masuk dan keluar di lingkungan JSI.

5 .: Manfaat:. Manfaat langsung gyang dapat diperoleh dari tugas akhir ini, diantaranya adalah : Memudahkan Tata usaha bagian arsip dalam pengelolaan pengarsipan dijurusan Sistem Informasijika menerapkan aplikasi ini. Memudahkan Karyawan, Dosen dan Mahasiswa dalam melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem Informasi. Sarana dalam meningkatkan kemampuan mengimplementasikan desain sistem informasi

6 .: Batasan Permasalahan:. Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka batasan batasan dalam tugas akhir ini adalah: Batasan aplikasi ini hanya sebatas pengarsipan dokumen seperti surat masuk umum, SK, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, dan surat permohonan. Hasil akhir hanya berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi Perancangan Perangkat LunakdanAplikasi Sistem Informasi Pengarsipan. Aplikasi ini mengacu pada Database Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data kepegawaian Sistem informasi sebagai pendukung.

7 .: Batasan Permasalahan(2):. Aplikasi ini mengambil database dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan hanya untuk mengambil data informasi arsip tentang Surat Keputusan. Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini dibuat dengan PHP (Personal Home Page) karena estimasi waktu dan memudahkan pihak pengembang untuk customisasi. Software yang digunakan antara lain : Dokumentasi : Microsoft Word Desain dan Programming : Power Designer, Microsoft Office Visio 2003, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL 5.0 dan VORDtool

8 Pengumpulan Data.: Metodologi:. Tahap ini dilakukan sebagai upaya untuk mengumpulkan datadata yang akan digunakan dalam pengerjaan tugas akhir ini. Beberapa metode yang digunakan untuk dalam tahap pengumpulan data ini antara lain sebagai berikut: 1. Review dokumen terdiri dari dua macam dokumen, pertama review dokumen proses pengarsipan untuk mendapatkan informasi tentang analisa kbth kebutuhan pengguna, dan yang kd kedua dokumen tt tata ltk letak catatan pengarsipan sebagai ide awal desain aplikasi Pengarsipan. 2. Wawancara dilakukan sebagai upaya mengidentifikasi permasalahan dari aplikasi yang akan dibuat kepada user. Wawancara merupakan hal yang penting dalam tahap pengumpulan data. Apabila saat wawancara ditemukan data yang kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka harus segera ada upaya perbaikan terhadap data yang telah dikumpulkan sebelumnya.

9 .: Metodologi(2):. Analisa Kebutuhan Pengguna Setelah data data yang dikumpulkan pada tahap pengumpulan data terkumpul, analisa kebutuhan dapat mulai dilakukan. Metode yang digunakan untuk melakukan proses analisa kebutuhan adalah metode VORD. Metode VORD menggambarkan kebutuhan sistem sebagai suatu layanan yang diberikan oleh sistem terhadap viewpoint. Desain Sistem Tahap ini menerjemahkan kebutuhan pengguna yang telah didefinisikan pada tahap analisa kebutuhan menjadi sebuah rancangan sistem. Desain sistem yang dibuat benar benar memperhatikan serta berpedoman pada dokumen spesifikasi kebutuhan.

10 Implementasi Sistem.: Metodologi(3):. Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan pengembangan aplikasi sesuai dengan dengan desain sistem yang ditetapkan pada tahap sebelumnya. Uji Coba dan Evaluasi Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji oba terhadap aplikasi yang sudah dibuat. Proses uji coba dan evaluasi dibagi menjadi 4 tahap, antara lain : Menentukan lingkungan uji coba Menentukan tujuan uji coba Menentukan skenario uji coba Melakukan proses uji coba

11 .: VORD:.

12 .: SOP BAUK:.

13 .: SOP JSI:.

14 .: Proses Bisnis (4):. Pengelolaan yang dibutuhkan: Pengelolaan Agenda Pengelolaan Arsip masuk PengelolaanArsip keluar Pengelolaan Undangan Pengelolaan Validasi surat keluar

15 : Desain Tabel:.: Desain Tabel:. Relationship_2 berita id_berita judul_kel pengirim isi berita I VA100 VA25 TXT500 <M> user username password VA50 VA50 <M> agenda id_agenda tema isi_agenda tempat I VA100 VA100 VA100 <M> Identifier_1 isi_berita gambar_kel TXT500 VA100 Identifier_1 nama_lengkap NIP level VA100 VA100 VA50 Identifier_1 Relationship_1 Relationship_3 Relationship_4 Relationship_7 status id_status nama_status I VA50 <M> Identifier_1 undangan id_undangan tema kepada tanggal jam kota I VA100 VA50 D T VA50 <M> j am_sekarang Relationship_6 Relationship_8 Relationship_9 Identifier_1 lihat_sk id_sk nomor_sk I VA25 <M> id_jam hari tanggal jam I VA25 D T <M> Identifier_1 Relationship_5 berita_kel id_berita_kel judul_kel pegirim penerima isi_berita_kel gambar_kel tanggal_pelaksanaan I VA100 VA25 VA25 TXT500 VA100 VA50 <M> Identifier 1 kategori id_kategori nama_kategori keterangan I VA50 VA100 <M> Identifier_1 jenis_sk nomor_usulan nama_penerima NIP_penerima perihal_sk tanggal_sk VA20 VA25 VA50 VA100 VA200 D Identifier_1 Entity Relationship Diagram Dari Desain Perangkat Lunak Identifier_1

16 username password nama_lengkap NIP level user varchar(50) <pk> varchar(50) varchar(100) varchar(100) varchar(50) FK_BERITA_RELATIONS_USER id_agenda id_jam tema isi_agenda tempat agenda integer integer varchar(100) varchar(100) varchar(100) <pk> <fk>.: Desain Tabel:. id_berita id_jam id_kategori username judul_kel pengirim isi_berita gambar_kel berita integer integer integer varchar(50) varchar(100) varchar(25) long varchar varchar(100) <pk> <fk3> <fk2> <fk1> FK_BERITA_K_RELATIONS_USER id_status nama_status status integer varchar(50) FK_BERITA_K_RELATIONS_STATUS <pk> FK_AGENDA_RELATIONS_JAM_SEKA jam_sekarang id_jam integer <pk> hari varchar(25) tanggal date jam time FK_BERITA_RELATIONS_JAM_SEKA FK_BERITA_RELATIONS_KATEGORI id_undangan id_kategori tema kepada tanggal jam kota undangan integer integer varchar(100) varchar(50) date time varchar(50) <pk> <fk> berita_kel id_berita_kel username id_kategori id_jam id_status judul_kel pegirim penerima isi_berita_kel gambar_kel tanggal_pelaksanaan integer varchar(50) integer integer integer varchar(100) varchar(25) varchar(25) long varchar varchar(100) varchar(50) FK_BERITA_K_RELATIONS_JAM_SEKA <pk> <fk3> <fk1> <fk2> <fk4> FK_BERITA_K_RELATIONS_KATEGORI id_kategori nama_kategori keterangan FK_UNDANGAN_RELATIONS_KATEGORI kategori integer varchar(50) varchar(100) <pk> id_sk nomor_sk jenis_sk nomor_usulan nama_penerima NIP_penerima perihal_sk tanggal_sk lihat_sk integer varchar(25) varchar(20) varchar(25) varchar(50) varchar(100) varchar(200) date <pk> Physical Data Model Dari Desain Perangkat Lunak

17 .: Use Case Diagram:. Delete insert include include include update Mengelola Agenda update3 include Mengelola arsip masuk include include Delete3 Login insert3 Staf bag.arsip Mengelola arsip keluar include include include Mengelola Undangan insert2 update2 Delete2 include Melihat home staf arsip include include Delete4 insert4 update4 Usecase Diagram Untuk Aktor Staf bag.arsip

18 .: Activity it Diagram:.

19 .: Sequence ence Diagram:. staf bag.arsip <<Boundary>> SIP <<Boundary>> Halaman arsip masuk <<Control>> Control_3 <<Entity>> arsip masuk <<Entity>> data arsip masuk klik arsip masuk find() show halaman show halaman aman klik masukan data arsip show form new() show data show data save

20 .: Histogram Antarmuka:. Histogram Antarmuka Sistem Informasi Pengarsipan

21 Halaman Staf bag.arsip.: Content Model:.

22 Halaman Administrator.: Content Model:.

23 Halaman Kajur.: Content Model:.

24 .: Kesimpulan:. Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini iadalah dlhsebagai iberikut: Berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan masalah utama pada saat analisa kebutuhan karena kebutuhan yang dibutuhkan kurang sempurna dikarenakan narasumber yang akan di analisa kebutuhan resign dari pekerjaannya sebagai staf arsip dan di tata usaha bagian pengarsipan belum memilik SOP, maka perlu di buat alur SOP untuk pengarsipan. Hasil analisa kebutuhan diperoleh 7 fitur utama yang harus dirancang pada Sistem Informasi Pengarsipan, yaitu : Pengelolaan Agenda sebagai catatan aktifitas pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi. Pengelolaan Arsip masuk adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip masuksepertiseperti arsipmasukumum umum, SK, akademik dan kemahasiswaan.

25 .: Kesimpulan(2):. Pengelolaan Arsip keluar adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip keluar umum. Pengelolaan undangan, adalah tempat arsip dan laporan undangan yang masuk di Jurusan Sistem Informasi agar dapat dilihat oleh kajur dan pengguna. Melihat SK dari database sistem lain yaitu Sistem Pengelolaan SK. Validasi Status surat keluar yang hanya dapat dilakukan oleh kajur dalam merubah status surat, karena kajur yang memegang hak dl dalam menyetujui surat kl keluar. Pengelolaan manajemen user yaitu mengelola data user yang hanya dapat dilakukan oleh administrator. Desain sistem it pengelolaan l Arsip keluar kl sangat kompeten karena terhubung antara modul arsip keluar, pengajuan arsip keluar, validasi surat keluar dan view surat keluar di halaman pengguna terhubung denganbaik.

26 .: Kesimpulan(3):. - Pada tahap implementasi dan uji coba, dilakukan uji coba pada usecase usecase. Uji coba tersebut mengambil sampel 8 usecase dari 13 usecase yang sudah dibuat. Uji coba tersebut dilakukan baik itu untuk agenda, arsip masuk, arsip keluar maupun integrasi dengan modul llain. Secara umum hasil ldari uji coba tersebut menunjukkan bahwa integrasi antar modul dalam SIP sudah berjalan.

27 .: Saran:. Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah dlhsebagai iberikut: Kesulitan pada tahap perancangan database karena hampir tidak ditemukan data pendukung lain tidak boleh terjadi di akhir. Pada saat tahap analisa kebutuhan terdapat ketidakpastian dan baru diketahui di akhir tidak boleh terulang kembali. Fungsi pencarian atau search dapat dikembangkan lagi oleh pihak pengembang dengan sintakskodekode programdengan integrasi ke database yang lebih baik agar search atau pencarian bisa ditampilkan dengan baik. Tampilan pada halaman pengguna tidak muncul tabel saat view isi dari arsip, di harapakan kepada pihak pengembang yang nantinya dapat memperbaiki kekurangan dari aplikasi SIP. Integrasi database dengan Sistem pengelolaan SK hanya mengambil dt data dari i1 tbldi tabel, harapkan kepada pihak pengembang nantinya dapat menyempurnakannya.

28 .: Penutup:. TERIMA KASIH