BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

Transkripsi

1 BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN 4.1 Prosedur yang diusulkan Prosedur yang diusulkan pada Sekolah Islamic Village adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran Siswa Dimulai dari calon siswa mendaftar ke Bagian Pendaftaran, kemudian Bagian Pendaftaran melayani pendaftaran calon siswa baru dengan memberikan FPSB (Formulir Pendaftaran Siswa Baru) ke siswa/orangtua siswa untuk diisi data calon siswa. Setelah itu calon siswa/orangtua siswa menyerahkan FPSB ke Bagian Pendaftaran yang telah diisi, sesuai waktu yang ditentukan beserta dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran, lalu Bagian Pendaftaran akan membuat Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) dan menginput data siswa baru ke dalam Tr_FPSB sesuai FPSB tersebut. Bagian Pendaftaran akan memberikan Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) beserta rincian biaya penerimaan siswa baru ke calon siswa/orangtua siswa. Kemudian siswa dapat mengikuti ujian saringan masuk sesuai dengan tingkatannya yang telah dijadwalkan oleh sekolah. Jika siswa lulus tes masuk, maka calon siswa/orangtua siswa akan membayar uang masuk sesuai dengan rincian biaya penerimaan siswa baru ke Bagian Administrasi Keuangan. Lalu Bagian Administrasi Keuangan akan menginput jumlah pembayaran di Tr_BPUM, Bagian Administasi Keuangan juga mencetak BPUM (Bukti Pembayaran Uang Masuk) sebanyak 1 rangkap dan diserahkan ke siswa/orangtua siswa, yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan seragam dan alat sekolah lainnya di koperasi. Didalam BPUM tersebut terdiri 63

2 64 dari ketentuan pembayaran sesuai dengan tingkatannya, tingkatan tesebut terdiri dari Playgroup sampai dengan Sekolah Menengah. Jumlah yang tertera di Tr_BPUM dapat diangsur 3x dalam jangka waktu 1 tahun. Ketentuan-ketentuan Administrasi dan Keuangan Penerimaan Siswa Baru : a. Pemberlakuan Discount/potongan biaya PSB : Siswa baru putra/i ke 3 (tiga) dst yang masuk menjadi siswa di Islamic Village diberikan discount : - Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 %. - Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah 1 tahun sebesar 10 %. Siswa baru yang memiliki hubungan keluarga yang masuk secara bersamaan, 2 (dua) orang atau lebih, diberikan discount : - Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 % untuk anak ke 2 (dua) dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 (tiga) dan seterusnya. - Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah selama 1 (satu) tahun sebesar 10 % untuk anak ke 2 dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 dan seterusnya. b. Beasiswa berupa pembebasan SPP Bebas SPP selama 1 (satu) tahun untuk : - Calon siswa/siswi SMP, SMA, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang Akademis berupa Juara Umum dengan rata-rata 8.50 dan

3 65 Juara Olympiade Nasional yang dibuktikan dengan Fotokopi raport dan Sertifikat. - Calon siswa/siswi SMP, SMA dan SMK yang memiliki kemampuan di bidang non Akademis untuk tingkat Nasional. Bebas SPP selama 1 semester (6 bulan) untuk : - Calon siswa/i SMP, SMA dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi. Bebas SPP selama 3 (tiga) bulan untuk : - Calon siswa/i SMP, SMA dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi. b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif Setiap bulannya siswa mempunyai kewajiban untuk membayar SPP dengan menyerahkan buku SPP ke kasir. Kasir akan mengotorisasi dan memberi stempel, setelah itu kasir akan menginput pembayaran tersebut kedalam Tr_SPP. Begitu juga setiap awal tahun ajaran baru, siswa harus melakukan registrasi ulang dengan cara datang ke Bank BPR milik Yayasan Islamic Village, lalu siswa/orangtua siswa mengisi slip setoran yang terdiri dari 2 rangkap dan meyerahkannya ke Staff Bank. Setelah itu Bank akan menginput di Tr_BPRU lalu mencetak BPRU (Bukti Pembayaran Registrasi Ulang) untuk diberikan ke siswa/orangtua siswa sebagai bukti pembayaran regristrasi ulang beserta slip setoran rangkap 1. Bagian Akuntansi dapat melihat Tr_BPRU yang dibuat oleh Bank.

4 66 Pada akhir tahun Bagian Akuntansi membuat laporan pendapatan yang terdiri dari Laporan Pendapatan SPP yang dibuat setiap bulan dan akhir tahun (tahunan) ini berdasarkan kebutuhan data tersebut didapat dari tr_spp, Laporan Pendapatan Uang Masuk dimana datanya didapat dari tr_fpum dan Laporan Registrasi Ulang yang dibuat setiap akhir tahun yang datanya didapat dari tr_bpru. Ketiga Laporan Pendapatan tersebut dicetak masing - masing 1 rangkap. Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Tunggakan Pembayaran yang terdiri dari Laporan Tunggakan SPP yang dibuat setiap 3 bulan sekali dilihat dari tr_spp, Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang yang dilihat dari tr_bpru dan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk dilihat dari tr_fpum. Setelah itu ketiga Laporan Tunggakan Pembayaran tersebut dicetak masing masing 2 rangkap. Kemudian Bagian Akutansi akan membuat Laporan Historikal Data Siswa di Tr_Historikal Data Siswa yang berisikan data siswa yang aktif disekolah dalam setiap tingkatannya. Laporan- laporan tersebut akan diserahkan kepada Kepala Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Laporanlaporan itu digunakan oleh Kepala Keuangan untuk pengambilan keputusan. Setelah Laporan Laporan Pendapatan dan Laporan Laporan Tunggakan Pembayaran diperiksa dan diotorisasi, Kepala Keuangan akan menyerahkan Laporan Laporan Tunggakan Pembayaran rangkap 2 ke Bagian Adminstrasi Keuangan untuk dibuatkan Surat Tunggakan Pembayaran yang nantinya akan diserahkan ke setiap tingkatan sekolah untuk diberikan kepada orangtua siswa. Sedangkan laporan-laporan digunakan oleh Kepala Keuangan untuk pengambilan keputusan.

5 Overview Acti vity Diagram Sistem yang Diusulkan a. Pendaftaran Siswa Baru Siswa/Orangtua Bagian Pendaftaran Bagian Admin Keuangan Komputer Me nd aftar Tr_FPSB M elayani Pendaftaran Ms_Siswa Mengikuti tes masuk Lulus Mel aya ni P emb aya ran Uang Masuk Tr_BPUM {BP UM} Menerima BPUM Gambar 4.1 OAD Pendaftran Siswa Baru

6 68 b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif Gambar 4.2 OAD Pembayaran Siswa Aktif

7 69 1. Melayani Pendaftaran Event Table Event Internal Agent Start When Activities Bagian Pendaftaran 2. Melayani Pembayaran Uang Masuk 3. Melayani Pembayaran SPP 4. Membuat Laporan Pendapatan SPP Bagian Administrasi dan Keuangan Kasir Bagian Akuntansi Calon siswa datang mendaftar ke Bagian Pendaftaran Calon siswa baru yang lulus tes kemudian membayar uang masuk Siswa datang membayar SPP setiap bulan Setiap hari dan setiap bulan sekali - Memberikan FPSB ke calon siswa - Menginput data-data pribadi calon siswa - Memberikan BPSB, dan rincian biaya - Menyimpan data-data siswa ke Ms_siswa - Menerima pembayaran - Menginput jumlah pembayaran ke Tr_BPUM - Mencetak BPUM - Mengupdate Tr_BPUM - Menerima pembayaran SPP - Mengotorisasi dan - Menstempel Buku SPP - Menginput pembayaran spp ke Tr_SPP; - Membuat laporan pendapatan SPP berdasarkan tr_spp - Mencetak laporan pendapatan SPP - Menyerahkan laporan pendapatan SPP ke Kepala Keuangan

8 70 Events Internal Agent Start When Activities 5. Mengotorisasi Laporan Pendapatan SPP 6. Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk 7. Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk 8. Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 9. Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan SPP - Menerima laporan pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi - Memeriksa laporan pendapatan SPP - Mengotorisasi laporan pendapatan SPP Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - Membuat laporan pendapatan uang masuk berdasarkan data dari tr_fpum - Mencetak laporan pendapatan uang masuk - Menyerahkan laporan uang masuk ke Kepala Keuangan Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan uang masuk - Menerima laporan pendapatan uang masuk - Memeriksa laporan pendapatan uang masuk - Mengotorisasi pendapatan laporan uang masuk Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - Membuat laporan pendapatan registrasi ulang berdasarkan data dari tr_bpru - Mencetak laporan registrasi ulang - Menyerahkan laporan registrasi ulang ke Kepala Keuangan Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan registrasi ulang - Menerima laporan pendapatan registrasi ulang dari Bagian Akuntansi - Memeriksa laporan pendapatan registrasi ulang - Mengotorisasi laporan pendapatan registrasi ulang

9 71 Events Internal Agent Start When Activities 10. Membuat Laporan Historikal Data Siswa 11. Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa 12. Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 13. Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP Bagian Akuntansi Setiap Tahun - Menginput jumlah siswa berbagai tingkatan dan kelas di tr_historikal_data_siswa sesuai dengan Ms_ siswa - Menyimpan jumlah siswa tersebut di tr_historikal_data_siswa - Mencetak laporan historikal data siswa - Menyerahkan laporan historikal data siswa ke Kepala Keuangan Kepala Keuangan Setelah menerima laporan historikal data siswa - menerima laporan historikal data siswa dari Bagian Akuntansi - Memeriksa laporan historikal data siswa - Mengotorisasi laporan historikal data siswa Bagian Akuntansi Setiap 3 bulan sekali - Mengecek data pembayaran SPP di tr_spp - Membuat laporan tunggakan pembayaran SPP berdasarkan data dari tr_spp - Mencetak laporan tunggakan pembayaran SPP sebanyak 2 rangkap - Menyerahkan laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan Kepala Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP - Menerima laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap dari Bagian Akuntansi - Memeriksa laporan tunggakan pembayaran

10 Events Internal Agent Start When Activities SPP - Mengotorisasi laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap - Menyerahkan laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan 14. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP 15. Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang Bagian Administrasi Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP 72 - Menerima laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan - Membuat surat tunggakan pembayaran SPP berdasarkan laporan tunggakan pembayaran SPP - Menyerahkan surat tunggakan pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan Bagian Akuntansi Setiap tahun - Mengecek data pembayaran registrasi ulang di tr_bpru - Membuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang berdasarkan data dari tr_bpru - Mencetak laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang sebanyak 2 rangkap - Menyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan

11 Events Internal Agent Start When Activities 16. Mengotorisasi Kepala Keuangan Setiap menerima - Menerima laporan Laporan laporan tunggakan tunggakan pembayaran Tunggakan pembayaran registrasi registrasi ulang 2 rangkap Pembayaran ulang dari Bagian Akuntansi Registrasi Ulang - Memeriksa laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - Mengotorisasi laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap - Menyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan 17. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang Bagian Administrasi Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap Menerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan - Membuat surat tunggakan pembayaran registrasi ulang berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - Menyerahkan surat tunggakan pembayaran registrasi ulang ke siswa yang bersangkutan

12 Events Internal Agent Start When Activities 18. Membuat Laporan Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - Mengecek data pembayaran uang masuk di tr_fpum Tunggakan Pembayaran Uang Masuk - Membuat laporan tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan data dari tr_fpum - Mencetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk sebanyak 2 rangkap - Menyerahkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan 19. Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk 20. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Kepala Keuangan Bagian Administrasi Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 Table 4.1 Event Table 74 - Menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan - Membuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk - Menyerahkan surat tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang bersangkutan - Menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan - Membuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang - Menyerahkan surat tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang bersangkutan

13 Workflow Table Sistem yang Diusulkan Actor Calon siswa/orangtua Bagian Pendaftaran Calon siswa/orangtua Bagian Pendaftaran Komputer Bagian Pendaftaran Komputer Bagian Pendaftaran Orangtua/Calon Siswa Bagian Administrasi Keuangan Calon Siswa/orangtua Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Komputer Bagian Administrasi Keuangan Activity Menerima Pendaftaran 1. Mendaftar ke Bagian Pendaftaran 2. Memberikan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (FPSB) untuk diisi oleh calon siswa/orangtua 3. Mengisi FPSB yang akan dikembalikan ke Bagian Pendaftaran 4. Membuka Tr_FPSB 5. Menampilkan Tr_FPSB 6. Menginput data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB sesuai dengan FPSB yang telah diisi 7. Mengklik tombol save; 8. Menyimpan data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB; 9. Memberikan BPSB dan rincian biaya ke calon siswa/orangtua; 10. Menerima BPSB dan rincian biaya Melayani Pembayaran Uang Masuk 11. Mengumumkan nama-nama siswa yang lulus 12. Mengecek kelulusan 13. Calon siswa yang dinyatakan lulus dapat langsung membayar uang masuk ke Bagian Administrasi; 14. Menerima pembayaran uang masuk 15. Membuka Tr_BPUM 16. Menampilkan Tr_BPUM 17. Menginput jumlah pembayaran ke Tr_BPUM sesuai dengan rincian biaya 18. Mengklik tombol save 19. Menyimpan data-data pembayaran uang masuk ke Tr_BPUM 20. Membuka Ms_Siswa 21. Menampilkan Ms_Siswa 22. Menginput data pribadi siswa yang melakukan pembayaran di Ms_Siswa 23. Menyimpan data pribadi siswa yang baru ke Ms_Siswa 24. Mengklik tombol print pada Tr_BPUM 25. Mencetak BPUM 2 rangkap 26. Memberikan BPUM rangkap 1 ke Calon siswa/orangtua

14 76 Actors Calon Siswa/orangtua Bagian Administrasi Keuangan Siswa Kasir Komputer Kasir Komputer Kasir Siswa/orangtua Activities 27. Menerima BPUM rangkap 1 dari Bag. Administrasi Keuangan 28. Memberikan BPUM rangkap 2 ke Bag. Akuntansi Melayani Pembayaran SPP 29. Memberikan uang spp beserta buku SPP ke kasir 30. Menerima uang SPP dan buku SPP dari siswa 31. Mengotorisasi dan menstempel buku SPP yang bertanda lunas 32. Membuka Tr_SPP 33. Menampilkan Tr_SPP 34. Menginput data-data pembayaran SPP ke Tr_SPP 35. Mengklik tombol save 36. Menyimpan data-data pembayaran SPP ke Tr_spp 37. Mengembalikan buku SPP ke siswa 38. Menerima buku SPP

15 77 Bagian Akuntansi Actor Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Activities Membuat Laporan Pendapatan SPP 39. Membuat Laporan Pendapatan SPP berdasarkan tr_spp 40. Mengklik tombol print 41. Mencetak Laporan Pendapatan SPP 42. Menyerahkan Laporan Pendapatan SPP ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Pendapatan SPP 43. Menerima Laporan Pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi 44. Memeriksa Laporan Pendapatan SPP 45. Mengotorisasi Laporan Pendapatan SPP Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk 46. Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk berdasarkan tr_bpum 47. Mengklik tombol print 48. Mencetak Laporan Pendapatan Uang Masuk 49. Menyerahkan Laporan Pendapatan Uang Masuk ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk 50. Menerima Laporan Pendapatan Uang Masuk dari Bagian Akuntansi 51. Memeriksa Laporan Pendapatan Uang Masuk 52. Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 53. Membuat Laporan Pendapatan Registrasi ulang berdasarkan tr_bpru 54. Mengklik tombol print 55. Mencetak Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 56. Menyerahkan Laporan Pendapatan Registrasi Ulang ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 57. Menerima Laporan Pendapatan Registrasi ulang dari Bagian Akuntansi 58. Memeriksa Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 59. Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

16 78 Actor Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Komputer BagianAkuntansi Kepala Keuangan Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Bagian Administrasi Keuangan Activities Membuat Laporan Historikal Data Siswa 60. Membuka tr_historikal_data_siswa 61. Menampilkan tr_historikal_data_siswa 62. Membuat laporan data historikal data siswa berdasarkan Ms_kelas dan diinput ke dalam tr_historikal_data_siswa 63. Mengklik tombol save 64. Menyimpan laporan historikal data siswa ke tr_historikal_data_siswa 65. Mengklik tombol save 66. Mencetak laporan historikal data siswa 67. Menyerahkan laporan historikal data siswa ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa 68. Menerima Laporan Historikal Data Siswa dari Bagian Akuntansi 69. Memeriksa Laporan Historikal Data Siswa 70. Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 71. Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP berdasarkan data di Tr_SPP 72. Mengklik tombol print 73. Mencetak Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 74. Menyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 75. Menerima Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 76. Memeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 77. Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap 78. Menyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP 79. Menerima Laporan Tunggakan Pembayaran SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan 80. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP sesuai L:aporan Tunggakan Pembayaran SPP

17 79 Actor Bagian Akuntansi Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Bagian Administrasi Keuangan Bagian Akuntansi Activities 81. Mengotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran SPP 82. Menyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 83. Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang berdasarkan data di Tr_BPRU 84. Mengklik tombol print 85. Mencetak Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap 86. Menyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 87. Menerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap dari Bagian Akuntansi 88. Memeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 89. Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap 90. Menyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 91. Menerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan 92. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 93. Mengotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 94. Menyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulangke siswa-siswa yang bersangkutan Membuat Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 95. Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Berdasarkan Data di Tr_FPUM

18 80 Actor Komputer Bagian Akuntansi Kepala Keuangan Bagian Administrasi Keuangan Activities 96. Mengklik tombol print 97. Mencetak Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap 98. Menyerahkan Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan Mengotorisasi Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap 99. Menerima Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap dari Bagian Akuntansi 100. Memeriksa Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap 101. Mengotorisasi Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap 102. Menyerahkan Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Uang Masuk 103. Menerima Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk rangkap 2 dari Kepala Keuangan 104. Membuat Surat Tunggakan Pembayaran uang Masuk 105. Mengotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran uang Masuk 106. Menyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran uang Masuk ke siswa-siswa yang bersangkutan. Tabel 4.2 Workflow Table

19 Detailed Activity Diagram Gambar 4.3 DAD Menerima Pendaftaran

20 Gambar 4.4 DAD Melayani Pembayaran Uang Masuk 82

21 Gambar 4.5 DAD Melayani Pembayaran SPP 83

22 Gambar 4.6 DAD Membuat Laporan Pendapatan SPP 84

23 85 Kepala Keuangan 43. menerima laporan pendapatan SPP {laporan pendapatn SPP} 44. memeriksa laporan pendapatan SPP 45. mengotorisasi laporan pendapatan SPP {laporan pendapatn SPP} signed Gambar 4.7 DAD Mengotorisasi Laporan Pendapatan SPP

24 86 Bagian Akuntansi Komputer 46. Membuat laporan pendapatan uang masuk Tr_FPUM 47. Mengklik tombol print 48. Mencetak laporan pendapatan uang masuk 49. Menyerahkan laporan pendapatan uang masuk ke kepala keuangan {laporan pendapatan uang masuk} Gambar 4.8 DAD Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk

25 Gambar 4.9 DAD Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk 87

26 Gambar 4.10 DAD Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 88

27 Gambar 4.11 Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 89

28 90 Bagian Akuntansi Komputer 60. Membuka file tr_historikal_data_siswa Tr_historikal_data_siswa 78. Menampilkan tr_historikal_data _siswa 61. Membuat laporan historikal data s iswa Ms_kelas 62. Mengklik tombol save Tr_ histo rika l_da ta_ siswa 63. Menyimpan laporan historikal data siswa ke tr_historikal_data_siswa 64. Mengklik tombol print 65. Mencetak laporan historikal data siswa 66. Menyerahkan laporan historikal data sis wa ke Kepala Keuangan {l ap ora n h istori kal data siswa} Gambar 4.12 Membuat Laporan Historikal Data Siswa

29 91 Kepala Keuangan 67. menerima laporan historikal data siswa {laporan historikal data siswa} 68. memeriksa laporan historikal data siswa 69. mengotorisasi laporan historikal data siswa {laporan hist orikal data siswa} (signed) Gambar 4.13 DAD Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa

30 Gambar 4.14 DAD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 92

31 Gambar 4.15 DAD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 93

32 Gambar 4.16 DAD Membuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP 94

33 95 Bagian Akuntansi Komputer 82. membuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang Tr_BPRU 83. mengklik tombol print 84. mencetak laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap 85. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang ke Kepala Keuangan {laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang} Gambar 4.17 DAD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

34 96 Gambar 4.18 DAD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

35 97 Gambar 4.19 DAD Membuat Surat Tunggakan Pemabayaran Registrasi Ulang

36 98 Bagian Akuntansi Komputer 94. membuat laporan tunggakan pembayaran uang masuk Tr_FPUM 95. mengklik tombol print 96. mencetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap 97. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk ke Kepala Keuangan {laporan tunggakan pembayaran uang pendaftaran} Gambar 4.20 DAD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

37 99 Gambar 4.21 DAD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

38 100 Gambar 4.22 DAD Membuat Surat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

39 UML Class Diagram Gambar 4.23 Class Diagram

40 Use Case Diagram Billing Information System pada Ya yasan Islamic Village Membuat PSB Menginput data-data siswa baru Mencetak BPUM Menerima pembayar an pendaftaran Bagian Administrasi Keuangan Menerima Pembayaran Uang Masuk Mencetak Bukti Pembayaran Uang Masuk Menerima Pembayaran SPP Mencetak Bukti Pembayaran Kas ir Menerima Pembayaran R egis ulang StaffBank Mencetak BPR U Membuat laporan pendapatan spp bulanan membuat laporan pendaptan spp tahunan Bagian A kuntansi membuatlaporan pendapatan uang masuk membuat laporan pendapatan registrasi ulang membuat laporan historikal data siswa membuat laporan tunggakan pembayaran spp membuat laporan tunggakan pembayaran uang ma s u k membuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang Bagian Administrasi Keuangan membuat sur at tunggakan pembayaran Gambar 4.24 Use Case Diagram

41 Rancangan Database Nama File : Ms_Siswa Primary Key : NIS Nama Tipe Panjang Keterangan NIS Varchar 10 NIS Nama Varchar 25 Nama Siswa Tingkatan Varchar 8 Tingkatan Alamat Varchar 30 Alamat JenisKelamin Char 1 Jenis Kelamin Agama Char 1 Agama Telepon Varchar 12 Telepon StatusKeluarga Char 1 Status Keluarga AnakKe Int 2 Anak Ke TempatLahir DateTime - Tempat Lahir SekolahAsal Varchar 20 Sekolah Asal TanggalMasuk DateTime - Tanggal Masuk TahunAjaran Varchar 10 Tahun Ajaran NoPSB Varchar 10 No PSB Kelas Varchar 3 Kelas SaudaraKandung Int 2 Saudara Kandung SaudaraTiri Int 2 Saudara Tiri TahunLulus Int 5 Tahun Lulus NoSTTB Varchar 10 No STTB

42 104 NamaAyah Varchar 25 Nama Ayah NamaIbu Varchar 25 Nama Ibu PekerjaaanAyah Varchar 20 Pekerjaan Ayah PekerjaanIbu Varchar 20 PekerjaanIbu AlamatAyah Varchar 30 Alamat Ayah AlamatIbu Varchar 30 Alamat Ibu NamaWali Varchar 25 Nama Wali PekerjaanWali Varchar 20 Pekerjaan Wali AlamatWali Varchar 30 Alamat Wali KewarganegaraanAyah Varchar 10 Kewarganegaraan Ayah KewarganegaraanIbu Varchar 10 Kewarganegaraan Ibu PenghasilanAyah Varchar 10 Penghasilan Ayah Penghasilan Ibu Varchar 10 Penghasilan Ibu Nama File : Ms_Tingkatan Primary Key : NoTingkatan Nama Tipe Panjang Keterangan NoTingkatan Varchar 10 No Tingkatan Tingkatan Varchar 8 Nama Tingkatan BiayaPendaftaran Int 12 Biaya Pendaftaran BiayaSeragam Int 12 Biaya Seragam BiayaBP3 Int 12 Biaya BP3

43 105 BiayaBuku Int 12 Biaya Buku BiayaSPP Int 12 Biaya SPP Nama File : Ms_User Primary Key : UserName Nama Tipe Panjang Keterangan UserName Varchar 10 User Name Password Nchar 8 Password Nama File : Ms_Kelas Primary Key : UserName Nama Tipe Panjang Keterangan KodeKelas Varchar 8 KodeKelas Tingkatan Varchar 8 Tingkatan Kelas Varchar 3 Kelas

44 106 Nama : Ms_NoUrutKelas Primary Key : NoUrut Nama Tipe Panjang Keterangan NoUrut Varchar 8 No Urut Tingkatan Varchar 8 Tingkatan UrutanKelas Varchar 5 Urutan Kelas Nama File : Tr_FPUM_h Primary Key : NoFPUM Foreign Key : NIS Nama Tipe Panjang Keterangan NoFPUM Varchar 10 No FPUM Tanggal Date Time - Tanggal NIS Varchar 10 NIS Tingkatan Varchar 8 Tingkatan Nama File : Tr_FPUM_d Primary Key : NoFPUM Nama Tipe Panjang Keterangan NoFPUM Varchar 10 No FPUM BiayaPendaftaran Int 12 Biaya Pendaftaran

45 107 BiayaSeragam Int 12 Biaya Seragam BiayaBP3 Int 12 Biaya BP3 BiayaBuku Int 12 Biaya Buku Total Int 12 Total JumlahAngsuran Int 12 Jumlah Angsuran AngsuranKe Int 2 Angsuran Ke Nama File : Tr_SPP_h Primary Key : NoSPP Foreign Key : NIS Nama Tipe Panjang Keterangan NoSPP Varchar 10 No SPP NIS Varchar 10 NIS Nama Varchar 25 Nama Siswa Kelas Varchar 3 Kelas Tanggal DateTime - Tanggal Tingkatan Varchar 8 Tingkatan

46 108 Nama File : Tr_SPP_d Primary Key : NoSPP Nama Tipe Panjang Keterangan NoSPP Varchar 10 No SPP Bulan Varchar 10 Bulan Tahun Varchar 10 Tahun Total Int - Total Potongan Int - Potongan JumlahBayar Int - Jumlah Bayar Nama File : Tr_BPRU_h Primary Key : NoBPRU Foreign Key : NIS Nama Tipe Panjang Keterangan NoBPRU Varchar 10 No BPRU Tanggal DateTime - Tanggal NIS Varchar 10 NIS Tingkatan Varchar 8 Tingkatan NaikKeKelas Varchar 3 Naik Ke Kelas Alamat Varchar 30 Alamat Tabel 4.3 Rancangan Database

47 Rancangan Formulir SEKOLAH ISLAMIC VILLAGE MANDIRI FORMULIR PENDAFTARAN TAHUN AJARAN 2009/2010 Isilah Formulir di Bawah Ini Dengan Data-data yang Lengkap dan Benar! No. Form: A. Data Pribadi Foto 2x3 1. Nama Siswa : 2. Alamat : 3. Jenis Kelamin : 4. Tempat, Tanggal Lahir : 5. Agama : 6. Kewarganegaraan : 7. Anak ke Berapa : 8. Jumlah Saudara Kandung : 9. Jumlah Saudara Tiri : 10. Jumlah Saudara Angkat : 11. Nomor Telepon/HP : B. Keterangan Pendidikan Sebelumnya No. Nama Sekolah Tingkat Tahun Lulus No. STTB

48 C. Keterangan Tentang Orangtua/Wali No. Keterangan Ayah Ibu Wali Nama Alamat Kewarganegaraan Pendidikan Terakhir Pekerjaan Penghasilan per tahun No. Telpon Demikianlah fornulir ini diisi dengan baik, benar, dan sejujur-jujurnya. Hormat Saya, Mengetahui, Calon Siswa Orangtua/Wali Kepala Sekolah Nama Jelas Nama Jelas Nama Jelas Gambar 4.25 Rancangan Formulir Pendaftaran Siswa Baru

49 111 SEKOLAH ISLAMIC VILLAGE FORMULIR PEMBAYARAN UANG MASUK TAHUN AJARAN 2009/2010 No. PSB : Nama Siswa : Tingkatan : Angsuran : Angsuran 1 : Angsuran 2 : Angsuran 3 : Terbilang : Staff Admin & Keuangan Tangerang,.. Orangtua/Siswa (.) ( ) Gambar 4.26 Rancangan Formulir Pembayaran Uang Masuk

50 112 SEKOLAH ISLAMIC VILLAGE BUKTI PEMBAYARAN REGISTRASI ULANG TAHUN AJARAN 2009/2010 Nomor: NIS : Nama : Naik ke Kelas/Tingkatan : Alamat : Nomor Telepon/HP : Keterangan : Jumlah : Terbilang : Staff Bank Tangerang, Orangtua/Siswa ( ) (...) Gambar 4.27 Rancangan Formulir Pembayaran Registrasi Ulang

51 Rancangan Layar Gambar 4.28 Rancangan Layar Login Gambar 4.29 Tampilan Layar Menu Utama

52 114 Gambar 4.30 Rancangan Layar Ms_Siswa Gambar 4.31 Rancangan Layar Pendaftaran Siswa

53 115 Gambar 4.32 Rancangan Layar Ms_Tingkatan Gambar 4.33 Rancangan Layar Ms_Kelas

54 116 Gambar 4.34 Rancangan Layar SPP Gambar 4.35 Rancangan Pembayaran Siswa Baru

55 117 Gambar 4.36 Rancangan Layar Registrasi Ulang Gambar 4.37 Rancangan Layar Jurnal Penerimaan Kas

56 Rancangan Laporan Laporan Pendapatan SPP harian Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN PENDAPATAN SPP BULANAN No Formulir Tingkatan Tanggal : ddmmyyyy : xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal dari NIS Nama Siswa Kelas Jumlah SPP Potongan SubTotal Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Jumlah Pendapatan Per Bulan Rp.Xxxxxxxx Gambar 4.38 Rancangan Laporan Pendapatan SPP Bulanan

57 119 Laporan Pendapatan SPP Tahunan Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN PENDAPATAN SPP TAHUNAN No Formulir Tingkatan Tanggal : ddmmyyyy : xx/xxx/xxxx : xxxx Hal dari No Bulan Kelas Jumlah SPP Potongan SubTotal Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Jumlah Pendapatan Per Tahunan Rp.Xxxxxxxx Gambar 4.39 Rsncangan Laporan Pendapatan SPP Tahunan

58 120 Laporan Pendapatan Uang Masuk No Formulir Tingkatan No BPUM Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy Tanggal Pembayaran LAPORAN PENDAPATAN UANG MASUK Tanggal : dd/mm/yyyy : xx/xxxx/xxxx : xxxx Biaya Masuk Potongan Jmlh Bayar Hal dari Sisa Pembayaran Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Jumlah Pendapatan Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Gambar 4.40 Rancangan Laporan Pendapatan Uang Masuk

59 121 Laporan Pendapatan Regristrasi Ulang Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN PENDAPATAN REGISTRASI ULANG Periode : dd/mm/yyyy No Formulir Tingkatan : xx/xxxx/xxxx : xxxx hal dari No BPRU NIS Naik ke kelas Status Bayar Pembayaran Jumlah Bayar Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Jumlah Pendapatan Rp.Xxxxxx Gambar 4.41 Rancangan Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

60 122 Laporan Historical Data Siswa Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN HISTORIKAL DATA SISWA Tanggal : ddmmyyyy No Formulir Tingkatan No : xx/xxxx/xxxx : xxxx NIS Nama Siswa Histori kelas X X X X X X X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx Hal dari Total Keseluruhan Siswa : xxxx Gambar 4.42 Rancangan Laporan Historikal Data Siswa

61 123 Laporan Tunggakan Pembayaran SPP Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN SPP Tanggal : ddmmyyyy s/d ddmmyyyy No Formulir Tingkatan : xx/xxxx/xxxx : xxxx NIS Nama Siswa Kelas Jumlah Tunggakan Potongan SubTotal Hal dari Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Jumlah Tunggakan Pembayaran Rp.Xxxxxxxx Gambar 4.43 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP

62 124 Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN UANG MASUK Tingkatan : xxxx Kelas : xx Tanggal: ddmmyyyy No BPUM NIS Nama Siswa Kelas Sisa Angsuran Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Hal dari Gambar 4.44 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

63 125 Laporan Tunggakan Pembayaran Regristrasi Uang Print Date : Print Time: PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) , TAHUN AJARAN yyyy / yyyy LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN REGISTRASI ULANG Tanggal : ddmmyyyy No Formulir Tingkatan : xx/xxxx/xxxx : xxxx Hal dari NIS Nama Siswa Kelas Sisa Pembayaran Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Gambar 4.45 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

64 Navigation Diagram Gambar 4.46 Navigation Diagram

65 Prosedur Aplikasi Billing System Gambar 4.47 Tampilan Layar Login Ketika pertama kali menjalankan aplikasi, yang pertama tampil adalah layar Login. user harus mengisi username dan password kemudian menekan tombol OK. Jika username atau password salah, maka akan muncul message box yang bertuliskan Username/Password salah. Untuk keluar dari layar log in, user dapat menekan tombol Cancel atau dengan menekan tanda x di pojok kanan atas layar.

66 128 Gambar 4.48 Tampilan Menu Utama Jika user berhasil log in, maka layar selanjutnya yang akan tampil adalah layar menu utama seperti yang terdapat pada gambar di atas. Selanjutnya yang akan kita bahas adalah sebagai berikut:

67 Master Data Tingkatan Gambar 4.49 Tampilan Menu Master Tingkatan Pertama-tama, kita harus mengisi data-data pada Master Tingkatan dengan menekan tombol Insert, kemudian menginput data-data yang terdiri dari: Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Biaya SPP, lalu menekan tombol Save untuk menyimpan data ke database. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master. Data-data tersebut akan digunakan untuk transaksi-transaksi pembayaran seperti pembayaran SPP, uang masuk, dan BPRU.

68 130 Tingkatan yang dimaksud di master data ini adalah jenjang pendidikan sekolah yang ditempuh oleh siswa mulai dari Playgroup, TK, SD, SMP, SMA, dan SMK. Untuk keluar dari layar Formulir Pendaftaran Siswa Baru, user dapat menekan tombol x pada pojok kanan atas layar. Kemudian untuk melakukan pembatalan pengisian, kita tinggal menekan tombol Cancel.dan seluruh field menjadi kosong. 2. Master Data - Kelas Gambar 4.50 Tampilan Menu Master Kelas Setelah melakukan pengisian tingkatan, kemudian kita melanjutkan mengisi Master Kelas dengan kelas-kelas yang tersedia dan didahului dengan memilih tombol Insert. Kemudian memilih tingkatan/jenjang pendidikan. Setelah mengisi semua

69 131 field, maka kita harus menekan tombol Save. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master. Untuk tombol Update dan Delete pada layar Master Tingkatan, memiliki fungsi yang sama dengan tombol Update dan Delete pada layar sebelumnya. Begitu juga dengan pembatalan pengisian master data, kita hanya perlu menekan tombol Cancel dan kedua field menjadi kosong. 3. Master Data Siswa Gambar 4.51 Tampilan Tabel Master Data Siswa Gambar di atas merupakan tabel-tabel yang berisi data-data pribadi seluruh siswa Sekolah Islamic Village. Untuk menampilkan layar tersebut, kita harus menekan tombol Master kemudian menekan tombol Siswa. Apabila ada pendaftaran siswa baru, lalu kita menginput data-data pribadi calon siswa tersebut dengan menekan tombol Insert. Ketika tombol tersebut ditekan maka akan tampil layar seperti berikut ini:

70 132 Gambar 4.52 Tampilan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (input) Setelah layar tersebut tampil, kita kemudian menginput data-data pribadi siswa ke formulir satu per satu. Selesai menginput, selanjutnya kita menekan tombol Save dan data-data siswa akan di tersimpan di database dan tampil di Tabel Master Siswa. Jika kita ingin memperbaiki atau mengedit data-data siswa, kita harus menekan tombol Update pada layar Tabel Master Data Siswa. Setelah tombol tersebut ditekan, maka akan tampil layar seperti berikut ini:

71 133 Gambar 4.53 Tampilan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (update) Jika sudah selesai mengedit data, Selanjutnya kita menekan tombol Save untuk menyimpan data-data yang telah diinput tersebut. Jika user ingin menghapus data siswa, user terlebih dahulu harus memilih data mana yang akan dihapus pada tampilan layar Tabel Master Data Siswa kemudian menekan tombol Delete.

72 Transaksi SPP Gambar 4.54 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran SPP Pada aplikasi pembayaran SPP di atas, nomor transaksi pada field No. SPP terisi secara otomatis agar dapat menghindari kesalahan dalam pengurutan nomor transaksli. Lalu field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Yang pertama kali kita input adalah NIS (Nomor Induk Siswa), setelahnya akan muncul secara otomatis isi-isi dari field Nama Siswa, Kelas, dan Tingkatan. Kemudian kita memilih bulan pembayaran di frame Bulan dan dalam sekali transaksi, siswa dapat melakukan pembayaran SPP lebih dari 1 (satu) bulan. Sebelum memilih bulan field Jumlah Bayar, Potongan, dan Total masih kosong, tapi jika bulan sudah dipilih maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan nominal biaya SPP. Seandainya kita hanya memilih satu bulan maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan biaya SPP per bulan. Tapi jika memilih lebih dari satu bulan, maka

73 135 field Jumlah Bayar akan terisi dengan jumlah pembayaran SPP per bulan dikali berapa banyak bulan yang dibayar. Field Total berisi seluruh jumlah pembayaran yang telah dikurangi potongan (jika ada). Potongan diberikan kepada siswa-siswa yang memiliki prestasi akademis maupun non akademis. Apabila seluruh field telah diinput, kita kemudian menekan tombol Save untuk menyimpan data-data transaksi pembayaran SPP. Tombol View berfungsi untuk menampilkan tabel transaksi pembayaran SPP seperti berikut ini: Gambar 4.55: Tampilan View Transaksi 5. Transaksi Pembayaran Uang Masuk Sama seperti Menu Transaksi Pembayaran SPP, pada Menu Transaksi Pembayaran Uang Masuk nomor transaksi di field No. FPUM akan terisi Otomatis. Begitu juga dengan tanggal pada field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Yang pertama harus diinput adalah No. PSB, lalu field Nama Siswa, Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Total akan terisi secara otomatis. Dalam melakukan pembayaran uang masuk, siswa dapat

74 136 mengangsur biaya yang dikenakan sebanyak 3x (kali). Untuk menginput pembayaran yang diangsur tersebut, pertama-tama kita memilih jenis angsuran di frame biaya dan kemudian kita menginput jumlah pembayaran. Jika field angsuran diisi, maka field Sisa Angsuran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari biaya masuk yang belum dibayar. Gambar 4.56 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Uang Masuk Untuk menyimpan data-data tersebut, kita perlu menekan tombol Save dan jika ingin keluar dari tampilan layar, maka kita bisa menekan tobol Cancel atau menekan tombol X yang berada di pojok kanan atas layar.

75 Transaksi - Pembayaran BPRU Gambar 4.57 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran BPRU Sama seperti tampilan-tampilan sebelumnya, nomor transaksi akan terisi secara otomatis dan field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Kemudian kita menginput NIS (Nomor Induk Siswa) dan field Nama dan Alamat akan terisi otomatis. Selanjutnya kita harus memilih tingkatan dan Naik Ke Kelas serta memilih cara pembayaran, apakah membayar secara cash atau dicicil 2x (kali). Barulah kemudian kita menginput semua biaya-biaya pada frame Biaya sesuai dengan jumlahnya masing-masing.

76 138 Apabila semua pembayaran diinput, maka field Total Pembayaran akan terisi sesuai dengan jumlah pembayaran keseluruhan yang telah dinput. Untuk field Pembayaran, akan diisi dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh siswa ke sekolah. Apabila siswa membayar dengan mencicil sebanyak 2x (kali), maka field Sisa Pembayaran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari pembayaran registrasi ulang yang belum dilunasi. Akan tetapi, jika siswa membayar secara cash maka field Pembayaran akan diisi sesuai dengan field Total Pembayaran dan field Sisa Pembayaran otomatis akan bernilai nol. 7. Layar Cetak Laporan Pada Menu Laporan terdapat Submenu Cetak Laporan yang apabila ditekan maka akan tampil layar seperti di bawah ini: Gambar 4.58 Tampilan Submenu Cetak Laporan (1) Apabila ingin mencetak Laporan Pendapatan SPP, pertama-tama kita memilih Pendapatan SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol Next. Setelah tombol Next ditekan tampilan layar nantinya menjadi seperti di bawah ini:

77 139 berfungsi untuk keluar dari tampilan layar. Selanjutnya, setelah memilih jenis laporan dan periode laporan, kita kemudian menekan tombol Next dan akan muncul layar seperti berikut: Gambar 4.59: Tampilan Layar Cetak Laporan (2) Tombol Back yang tadinya tidak bisa berfungsi pada layar Submenu Cetak Laporan, kini bisa berfungsi. Akan tetapi tombol Print masih belum bisa berfungsi pada tampilan layar ini. Pencetakan Laporan Pendapatan SPP dibagi menjadi 2 (tiga) periode yaitu bulanan, dan tahunan.. Jika ingin Mencetak laporan Pendapatan SPP Harian pilihlah periode laporan Harian lalu tekan tombol Next. Tampilan layar akan berubah menjadi seperti berikut:

78 140 Gambar: 4.60 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan SPP Bulanan (1) Tampilan layar Submenu Cetak Laporan kemudian berubah seperti pada gambar di atas. Selanjutnya kita memilih periode Bulan yang akan kita cetak dan menekan tombol Next sehingga tampilan layar berubah menjadi seperti berikut: Gambar 4.51 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan SPP Bulanan Gambar 4.61 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan SPP Bulanan (2)

79 Kemudian dilanjutkan dengan memilih bulan dan tahun untuk menentukan laporan pada bulan dan tahun berapa yang ingin dicetak dan menekan tombol Print untuk mencetak Layar Cetak Laporan Pendapatan SPP Tahunan Gambar 4.62 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan SPP Tahunan Pencetakan Laporan Pendapatan SPP Tahunan dimulai dengan langkah yang sama dengan pencetakan laporan harian dan bulanan, yaitu dengan memilih jenis laporan pada layar Submenu Cetak Laporan lalu menekan tombol Next dan tampilan layar akan berubah. Setelah itu kita memilih periode laporan Tahunan kemudian menekan tombol Next lagi. Tampilan layar tersebut lalu berubah lagi seperti pada gambar di atas. Langkah selanjutnya, menginput tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak dan terakhir menekan tombol Print.

80 Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk Gambar 4.63 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (1) Pencetakan Laporan Pendapatan Uang Masuk hanya untuk periode tahunan saja. Pertama-tama pilih jenis Laporan Pendapatan Uang Masuk pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol Next dan tampilan layar akan berubah menjadi:

81 143 Gambar 4.64 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (2) Lalu, input tahun ke field Tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak, kemudian menekan tombol Print.

82 Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU Gambar 4.65 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (1) Pencetakan Laporan Pendapatan BPRU dapat dilakukan dengan memilih jenis laporan Pendapatan BPRU lalu menekan tombol Next sehingga tampilan layar akan berubah menjadi berikut ini:

83 145 Gambar 4.66 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (2) Karena Laporan Pendapatan BPRU hanya dicetak untuk periode tahunan saja, maka kita hanya perlu menginput tahun dari laporan yang ingin kita cetak ke field Tahun lalu menekan tombol Print untuk mencetak laporan.

84 Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa Gambar 4.67 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (1) Gambar 4.68 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (2)

85 147 Tidak jauh berbeda dengan prosedur pencetakan Laporan Pendapatan Uang Masuk dan BPRU, Laporan Historikal Data Siswa juga dicetak untuk periode tahunan. Selain itu prosedur aplikasi sistemnya juga tidak berbeda dengan kedua laporan sebelumnya. Yang membedakan kedua laporan sebelumnya dengan Laporan Historikal Data Siswa, hanya pada pemilihan jenis laporan di tampilan Submenu. 13. Layar Cetak Laporan Tunggakan SPP Gambar 4.69 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan SPP (1) Laporan Tunggakan SPP merupakan laporan yang memuat daftar-daftar tunggakan pembayaran SPP yang terjadi setiap tiga bulan sekali. Seperti biasanya jika ingin melakukan pencetakan laporan, kita memilih jenis laporan yang akan dicetak pada tampilan Submenu Cetak Laporan, yaitu Jenis Laporan Tunggakan SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol Next dan tampilan layar akan berubah.

86 148 Gambar 4.70 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan SPP (2) Pada tampilan selanjutnya, yang kita lakukan adalah memilih Bulan Transaksi dan Tahun lalu menekan tombol Print. 14. Laporan Tunggakan Uang Masuk Gambar 4.71 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (1)

87 149 Gambar 4.72 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (2) Selain menunggak SPP, siswa juga menunggak pembayaran biaya masuk yang dibayar pertama kali masuk sekolah. Untuk itu dibuatlah Laporan Tunggakan Uang Masuk yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum melakukan pembayaran biaya masuk sekolah pertama kali melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah. Laporan ini dibuat setiap tahun ajaran sekolah. Pencetakan laporan ini memiliki prosedur aplikasi yang sama dengan beberapa laporan sebelumnya, salah satunya seperti Laporan Historikal Data Siswa.

88 Laporan Tunggakan Registrasi Ulang Gambar 4.73 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (1) Gambar 4.74 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (2) Laporan yang terakhir adalah Laporan Tunggakan Registrasi Ulang yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum membayar biaya registrasi ulang

89 151 melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah. Prosedur aplikasi pencetakan laporan ini juga sama dengan Laporan Tunggakan Uang Masuk. 16. Jurnal Penerimaan Kas Gambar 4.75 Tampilan Layar Submenu Jurnal Penerimaan Kas Dalam aplikasi ini kita bisa menginput jurnal penerimaan kas yang berisi Kas pada debet dan Pendapatan pada kredit. Jika ingin menampilkan tampilan layar jurnal penerimaan kas, klik menu Transaksi pilih jurnal penerimaan kas. Akan muncul tampilan seperti gambar yang diatas. Setelah itu, input tanggal, no referensi, nama perkiraan dan jumlah debet atau kredit sesuai dengan jumlah perkiraannya, lalu tekan tombol input jurnal. Setelah tombol input jurnal ditekan, data-data yang telah diinput akan muncul di tabel Jurnal Penerimaan Kas. Untuk menghapus data, pilih yang akan dihapus lalu tekan tombol clear.

90 Matriks Rencanan Penerapan Sistem Matriks Jadwal Pengolahan Data Waktu Harian Bulanan Tahunan Kegiatan Master Siswa Transaksi FPUM Transaksi SPP Transaksi BPRU Laporan Pendapatan SPP Harian Laporan Pendapatan SPP Bulanan Laporan Pendapatan SPP Tahunan Laporan Pendapatan Uang Masuk Laporan Pendapatan Registrasi Ulang Laporan Historikal Data Siswa Laporan Tunggakan Pembayaran SPP Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang Tabel 4.4 Matriks Jadwal Pengolahan Data

91 Matriks Distribusi Laporan Personal La poran Laporan Pendapatan SPP Harian Laporan Pendapatan SPP Bulanan Laporan Pendapatan SPP Tahunan Laporan Pendapatan Uang Masuk Laporan Pendapatan Registrasi Ulang Laporan Historikal Data Siswa Laporan Tunggakan Pembayaran SPP Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang Tabel 4.5 Matriks Distribusi Laporan Bagian Akuntansi

92 Matriks Level Akses Menu Menu Transaksi FPUM Staff Kasir Bagian Administrasi Keuangan C, R, U Bagian Akuntansi Menu Transaksi SPP C,R,U R Menu Transaksi BPRU R C,R,U R Staff Bank Menu Laporan Pendapatan SPP Harian Menu Laporan Pendapatan SPP Bulanan Menu Laporan Pendapatan SPP Tahunan Menu Laporan Pendapatan Uang Masuk Menu Laporan Pendapatan Registrasi Ulang Menu Laporan Historikal Data Siswa Menu Laporan Tunggakan Pembayaran SPP Menu Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk Menu Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang Tabel 4.5 Matriks Level Akses C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U