BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang berjalan Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Analisis Dokumen Analisis dokumen diperlukan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu perusahaan. Selain itu, analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas fungsi dari semua dokumen yang ada pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. Melalui observasi dan wawancara dapat diketahui system yang sedang berjalan pada Yayasan SMP Ganesha Bandung saat ini dalam hal pengolahan data registrasi pendaftaran calon siswa baru, penjadwalan dan penilaian masih secara manual, pada halnya dalam mengefesienkan waktu dan pelaksanaan akademik pengolahan data pendaftaran, penjadwalan dan penilaian siswa seharusnya dilakukan secara komputerisasi dan dapat diakses secara online melalui internet. 42

2 43 Adapun kebutuhan sistem pada Yayasan SMP Ganesha Bandung adalah sebagai berikut : 1. Pendaftaran calon siswa baru dapat dilakukan secara online untuk menghindari penumpukan data yang masuk dan antrian yang panjang karena banyaknya calon siswa baru yang datang langsung ke yayasan tersebut. 2. Pembuatan penjadwalan kegiatan belajar mengajar secara sistem acak dapat menyelesaikan permasalahan penjadwalan yang sering terjadinya jadwal guru dalam waktu yang bersamaan sehingga mengakibatkan bentrok atau doble dalam dalam mengajar. 3. Proses input dan pembuatan laporan penilaian siswa dilakukan secara komputerisasi dan hasilnya ditampilkan secara online sehingga dapat diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan system diatas maka dibutuhkan sistem informasi Akademik berbasis web Analisis Prosedur yang sedang berjalan Analisis system yang sedang berjalan di Yayasan SMP Ganesha Bandung terdiri dari Flowmap, Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram ( DFD ). Analisi system dalam suatu perusahaan sangat penting karena fungsi dan analisis itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sebuah system itu berjalan agar system yang dibuat menghasilakan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.

3 Flow Map system yang sedang berjalan Flow Map adalah diagram yang menujnukan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar didalam suatu sistem. Prosedur pada sistem Informasi akademik pendaftaran yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa datang ke panitia pendaftaran meminta informasi tentang yayasan dan meminta formulir pendaftaran,kemudian siswa mengisi formulir pendaftaran. 2. Siswa menyerahan formulir pendaftaran telah diisi dan persyaratan kepada panitia pendaftaran. 3. Panitia pendaftaran mengecek kelengkapan persyaratan dan formulir pendaftaran. 4. Jika persyaratan lengkap panitia pendaftaran akan mencatat daftar siswa baru dan NIS, jika tidak lengkap formulir dan persyaratan di serahkan kembali ke siswa. 5. Formulir persyaratan yang telah di acc diarsipkan 6. Panitia pendaftaran membuat daftar siswa baru dan NIS sebanyak dua rangkap, satu di arsipkan dan yang kedua diproses untuk membuat daftar kelas siswa 7. Panitia pendaftaran membuat laporan daftar siswa sebanyak dua rangkap, yang pertama diserahkan kepada kepala sekolah yang kedua di arsipkan.

4 45 Prosedur pada sistem Informasi akademik Jadwal Mengajar yang sedang berjalan adalah: 1. Guru mengisi data guru dan kemudian diserahkan ke bagian kurikulum. 2. Bagian kurikulum membuat daftar guru. 3. Bagian kurikulum mengumpulkan daftar pelajaran, daftar kelas, daftar pelajaran, daftar guru. 4. Selanjutnya bagian kurikulum membuat daftar jadwal mengajar guru sesuai dengan bidangnya masing-masing. 5. Setelah daftar jadwal dibuat dua rangkap, maka daftar jadwal mengajar yang pertama diserahkan ke guru dan yang kedua diarsipkan. Prosedur pada sistem Informasi akademik Pembagian Kelas yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa diberi no pendaftaran oleh panitia pendaftaran dan kemudian diserahkan ke bagian kurikulum. 2. Bangian kurikulum memproses untuk dibuatkan dafttar urut siswa 3. Selanjutnya bagian kurikulum mengumpulkan data guru dan Daftar urut siswa dan kemudian dikelompokan untuk dibuat daftar kelas siswa.

5 46 4. Daftar kelas siswa dibuat dua rangkap, yang pertama diserahkan ke siswa dan yang kedua di arsipkan oleh bagian kurikulum. Prosedur pada sistem Informasi akademik Nilai yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa menyerahkan lembar tugas dan lembar ujian ke guru, dan guru menghitung nilai komulatif siswa untuk dijadikan daftar nilai komulatif 2. Nilai komulatif siswa dibuat dua rangkap, yang pertama diserahkan ke wali kelas yang kedua di arsipkan oleh guru. 3. Nilai komulatif yang telah diberikan oleh guru ke wali kelas, kemudian wali kelas mengolah daftar nilai siswa untuk dijadikan raport bayangan dan wali kelas menyerahkan ke siswa. 4. Lembar kerja perbaikan nilai diserahkan ke guru, dan guru memberikan nilai perbaikan, kemudian guru menyerahkan daftar nilai perbaikan ke wali kelas. 5. Wali kelas memperbaiki daftar nilai awal dibuat dua rangkap,yang pertama di arsipkan yang kedua di proses untuk dijadikan raport. 6. Raport diserahkan ke Kelapa sekolah untuk di tanda tangan> Raport yang sudah di tanda tangan oleh kepala sekolah di serahkan oleh wali kelas kepada siswa.

6 47 Siswa Panitia Pendaftaran Kepala Sekolah Formulir yang telah diisi Formulir yang telah diisi daftar persyaratan daftar persyaratan cek formulir pendaftaran dan persyaratan tidak lengkap Cek kelangkapan lengkap Formulir yang telah diisi daftar persyaratan Formulir yang telah diisi daftar persyaratan Formulir pendaftaran yang telah di acc daftar persyaratan yang telah di acc A Membuat daftar siswa baru dan NIS 1 Daftar siswa baru dan NIS 2 B membuat daftar kelas siswa 1 daftar kelas siswa C 2 membuat laporan daftar siswa laporan daftar siswa laporan daftar siswa Gambar 4.1 Flowmap pendaftaran siswa yang sedang berjalan berjalan

7 48 Keterangan: A : Arsip formulir pendaftaran dan persyaratan yang telah di acc B : Arsip aftar siswa baru dan NIS C : Arsip daftar kelas siswa Guru Bagian kurikulum Data Guru Data Guru D Membuat daftar guru C Daftar Kelas Daftar Pelajaran Daftar Guru Membuat daftar jadwal mengajar guru sesuai dengan bidangnya Daftar Kelas daftar jadwal mengajar Daftar Pelajaran daftar jadwal mengajar 1 2 Daftar Guru E F Gambar 4.2 Flowmap Jadwal Mengajar yg berjalan Keterangan: C : Arsip Daftar Kelas D : Arsip Daftar Pelajaran E : Arsip Daftar Guru F : Arsip Jadwal Mengajar

8 49 Siswa Bagian kurikulum No. pendaftaran No. Pendaftaran Mengurutkan no.pendaftaran siswa dan membuat daftarnurut suswa A Daftar urut siswa Data Guru Mengelompokka n daftar urut siswa dan membuat daftar kelas siswa Data Guru daftar kelas siswa 1 daftar kelas siswa 2 C t Gambar 4.3 Flowmap Pembagian Kelas Siswa yg Sedang Berjalan Keterangan: A : Arsip Data Guru C: Arsip Daftar kelas siswa

9 50 Siswa Guru Wali Kelas Kepala Sekolah lembar tugas lembar tugas 1 nilai komulatif siswa lembar ujian lembar ujian menghitung nilai komulatif mengolah daftar nilai siswa 1 nilai komulatif siswa daftar nilai siswa A1 2 membuat raport bayangan daftar nilai siswa A2 raport bayangan raport bayangan lembar kerja perbaikan nilai lembar kerja perbaikan nilai daftar nilai perbaikan memberikan nilai perbaikan memperbaiki daftar nilai awal daftar nilai perbaikan daftar nilai perbaikan daftar nilai yang sudah di perbaiki A3 raport raport penanda tanganan raport raport yang sudah di tanda tangan raport yang sudah di tanda tangan A4 raport raport Gambar 4.4 Flowmap Nilai Siswa yg Sedang Berjalan

10 51 Keterangan: A1 : Arsip Nilai Komulatif Siswa A2 : Arsip Daftar Nilai Siswa A3 : Arsip Nilai Perbaikan A4 : Arsip Raport yang sudah di tanda tangan Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan alat sruktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diaagram konteks adalah kasusu khusus dari data alir diagram atau bagian dari data alir diagram yang berfungsi memetakan model lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem. Pada diagram Konteks ini sistem Informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan. Untuk lebih jelasnya diagram konteks sistem akademik dapat digambarkan sebagai berikut. data ujian data tugas Siswa data persyaratan data pendaftaran SISTEM INFORMASI AKADEMIK laporan data siswa Kepala Sekolah data daftar kelas dan NIS data Raport Gambar 4.5 Gambar Diagram Konteks yang sedang bejalan

11 Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan Data Flow Diagram adalah diagram alir yang di presentasikan dengan lambanglambang tertentu. Dengan adanya data flow diagram (DFD), maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya. Karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Pembuatan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang berjalan sebagai kerja jaringan antar prosedur yang berhubungan satu sama lainnya. Data Flow diagram yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : daftar kelas daftar kelas Siswa daftar persyaratan formulir pendaftaran daftar siswa baru daftar siswa baru 3.0 membuat daftar kelas siswa daftar persyaratan formulir pendaftaran 1.0 pengecekan perlengkapan persyaratan yang telah di acc formulir yang telah di acc 2.0 membuat daftar siswa baru dan NIS 4.0 membuat laporan daftar siswa laporan daftar siswa Kepala Sekolah Gambar 4.6 DFD pendaftaran yang sedang berjalan

12 53 daftar jadwal mengajar guru Guru data guru 1.0 membuat daftar guru daftar guru 2.0 membuat daftar mengajar guru daftar guru daftar jadwal mengajar Gambar 4.7 DFD Jadwal mengajar yang sedang berjalan Siswa no pendaftaran data guru daftar kelas 1.0 memgurutkan no urut pendaftaran dan membuat dafatr siswa daftar urut siswa 2.0 mengelompokon no urut siswa dan membuat daftar kelas siswa daftar kelas Gambar 4.8 DFD Pembagian kelas yanng sedang berjalan

13 54 Siswa lembar ujian lembar tugas laporan nilai siswa Kepala Sekolah 1.0 menghitung nilai komulatif nilai komulatif 2.0 mengolah daftar niali 7.0 membuat laporan nilai siswa daftar nilai yang telah diperbaiki nilai komulatif lembar kerjaperbaikan 4.0 memberikan nilai perbaikan nilai perbaikan 5.0 memperbaiki daftar nilai awal daftar nilai yang telah diperbaiki 6.0 tulis nilai akhir ke raport daftar nilai perbaikan Raport Evaluasi Sistem yang sedang berjalan Gambar 4.9 DFD Nilai yang sedang berjalan Secara keseluruhan sistem yang sedang berjalan sudah cukup baik, namun masih terdapat kekurangan misalnya masih menggunakan proses secara manual yaitu dengan pencataan melalui kertas misalnya pada proses pencatatan data siswa akibatnya pencarian data siswa sulit untuk dilakukan dan data-data tersebut seringkali hilang. 4.2 Perancangan Sistem Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai maka melakukan tahap perancangan sistem. Pada tahap ini dirancang perangkat lunak yang tujuan untuk merancang sistem informasi akademik pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. Karena hasil analisis sistem yang sedang berjalan dapat dibuat atau di rancang dengan sistem yang baru.

14 Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai gambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan utuh. Tahap ini dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan. Tujuan perancangan sistem diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli - ahli teknik lainnya yang terlibat Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan tahapan lebih lanjut dari sistem yang sedang berjalan, yang merupakan usulan pemecahan masalah yang dapat membantu dan mempersempit permasalahan yang timbul dari sistem yang dianalisis Perancangan Prosedur Yang Diusulkan Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan sistem yang akan dibuat, dimana dapat dilihat proses-proses apa saja yang nantinya diperlukan dalam pembuatan suatu sistem. Sedangkan perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja. Perancangan prosedur pada Yayasan SMP Ganesha Bandung yang akan di usulkan sebagai berikut : 1. User membuka situs website Pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. 2. User mencari data siswa, data guru, data penjadwalan, data kelas dan data nilai.

15 56 3. User melihat data siswa, data guru, data penjadwalan, data kelas dan data nilai Diagram Kontek Diagram Konteks merupakan alat sruktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks adalah kasus khusus dari data alir diagram atau bagian dari data alir diagram yang berfungsi memetakan model lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem, seperti gambar dibawah ini: data pendaftaran Siswa data tugas dan ujian data guru informasi data daftar kelas sistem informasi akademik berbasis web SMP Ganesha laporan data siswa Kepala Sekolah informasi data nilai informasi pendaftaran Gambar 4.10 Diagram Kontek yang diusulkan Data Flow Diagram (DFD) Merupakan penurunan dari diagram kontek. DFD merupakan pengembangan system yang terstruktur dan dapat menggambarkan aliran data didalam system yang jelas. Seperti digambarkan dibawah ini adalah gambar DFD Akademik yang diajukan:

16 57 Kelas Siswa data calon siswa data kelas data calon siswa siswa 1.0 pengolahan data siswa data daftar pelajaran data siswa 2.0 pengolahan data guru data daftar pelajaran data daftar pelajaran data siswa data jadwal Kepala Sekolah Bagian Kurikulum data nilai siswa 3.0 pengolahan data nilai 4.0 pembagian kelas 5.0 pembuatan jadwal data kelas Guru Guru Akademik daftar pelajaran data guru Gambar 4.11 Data Flow Diagram level 1 Akademik yang diusulkan Siswa data calon siswa 1.1 pengecekan data siswa 2.1 input data siswa baru kepala sekolah data calon siswa data siswa 3.1 cek data siswa dara siswa siswa data calon siswa Gambar 4.12 Data Flow Diagram level 2 proses 1 Akademik yang diusulkan

17 58 Guru data user name dan password guru data nilai siswa Akademik 3.0 login guru username dan password valid 3.1 input data nilai siswa data nilai siswa Siswa data user name dan password 3.2 login siswa username dan password valid 3.3 mengakses nilai Gambar 4.13 Data Flow Diagram level 1 proses 3 Akademik yang diusulkan Kamus Data Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu info yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. 1. Nama arus data : Data calon Siswa Alias : - Aliran data : siswa-proses 1 Struktur data : No.pendaftaran, Nama calon siswa, Alamat, tempat tanggal lahir, Jenis Kelamin, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Asal Sekolah, Asal Sekolah, Agama, No. STTB

18 59 2. Nama arus data : Data siswa Alias : - Aliran data : file data siswa- proses1, proses1- database akademik, proses1-pelajaran, proses1- kepala sekolah Struktur data :NIS, Nama siswa, No.pendaftaran, Alamat, Tempat tanggal lahir, Jenis Kelamin, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ibu, Asal Sekolah, No. STTB, Tahun Ajaran, 3. Nama arus data : DataGuru Alias : - Aliran data : Guru-proses2, proses2-file guru, proses2-kelas Struktur data : NIP, Nama guru, Alamat, Status, Tempat tanggal lahir, Agama, Pendidikan, Jenis Kelamin, jam mengajar, hari, tahun ajaran 4. Nama arus data : Data Kelas Alias : - Aliran data : Proses 4-Guru, Struktur data : Kode Kelas, Nama Kelas, Tahun Ajaran 5. Nama arus data : Daftar Nilai Alias : - Aliran data : Proses3-database akademik Struktur data : Kode Nilai, nama nilai, nilai rata-rata, UTS, UAS, Nilai tugas

19 Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data ke dalam sistem yang terdiri dari beberapa file database. Pada Perancangan basis data ini akan dibahas : 1. Normalisasi 2. Relasi Tabel 3. Entity Relationship Diagram (ERD) 4. Struktur File Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki atau membangun dengan model data relasion dan dengan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data secara logika. Ada beberapa aturan didalam perancangan database yang disebut aturan normalisasi. Aturan ini membantu dalam merancang data yang normal. Database dianggap normal jika data tidak mempunyai pengulangan informasi atau tidak menimbulkan keanehan dalam proses update (penyimpanan data ) atau delete ( penghapusan data ). Walaupun jumlah aturan ini bervariasi, aturan dasar normalisasi sebenarnya ada tiga diantanya adalah aturan normalisasi pertama, kedua, dan ketiga. Pada bagian ini penulis akan memulai dengan bentuk Unnormal, Normal pertama, Normal kedua.

20 61 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terpublikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Tabel berikut merupakan bentuk tidak normal dari system akademik berbasis web Nama_calon_siswa, Alamat, tempat_tanggal_lahir, Jenis_kelamin, Nama_ayah, Nama_ibu, Pekerjaan_ayah, Pekerjaan_ibu, Asal_Sekolah, Agama, No_ STTB, No_pendaftaran, NIS, Nama_siswa, No_pendaftaran, Alamat, Tempat_tanggal_lahir, Jenis _kelamin, Nama _ayah, Nama_ibu, Pekerjaan_ayah, Pekerjaan_Ibu, Asal_Sekolah, No_STTB, Tahun_ajaran, NIP, Nama_guru, Alamat, Tempat_tanggal_lahir, Agama, Pendidikan, Jenis_Kelamin, Kode_Pelajaran, Nama_pelajaran, Kode_Kelas, Nama_Kelas, Tahun_Ajaran, Kode_Nilai, nama_nilai, UTS, UAS, Tugas, jam_mengajar, hari, tahun_ajaran 2. Bentuk Normalisasi pertama Bentuk ini pada dasarnya sangat sederhana, yaitu dengan tahap menghilangkan beberapa kelompok atau group yang berulang. Bentuk pertama ini tidak membutuhkan table dipecah-pecah ke dalam banyak table menjadi baris-baris tambahan. Dibawah ini merupakan table yang berada pada bentuk normal pertama. Nama_calon_siswa, nama_siswa, Alamat, Tempat_tanggal_lahir, Jenis_kelamin Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Asal_sekolah, Agama, NIS, Tahun_Ajaran, NIP, Nama_Guru, Pendidikan, No_Telepon, Jenis_Kelamin, Kode_pelajaran, Nama_Pelajaran, Kode_Kelas, Nama_Kelas, Kode_Nilai, Nama_nilai, UTS, UAS,Tugas, Nilai rata-rata, jam mengajar, hari, tahun ajaran

21 62 3. Bentuk Normalisasi kedua Calon Siswa : No_Pendaftaran*, Nama_ Siswa, Tempat_tanggal_lahir, Jenis_Kelamin Alamat, Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Agama, Asal Sekolah, Golongan darah, Jumlah Saudara, Anak ke, No. STTB Siswa : NIS*, nama_siswa Guru : NIP*, Nama, Tempat_tanggal_lahir, Alamat, Agama, Pendidikan, Jenis_Kelamin. No_Telepon Jadwal : Hari, Jam_mengajar, Tahun_ajaran Pelajaran : Kode_pelajaran*, Nama_Pelajaran Kelas : Kode_Kelas*, Nama_Kelas Nilai Siswa : Kode_Nilai*, Nama_Nilai, UAS, UTS, Tugas, Nilai_rata_rata 4. Normalisasi ke tiga Calon Siswa : No_Pendaftaran*, Nama_siswa, Tempat_tanggal_lahir, Jenis_kelamin, Alamat, Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Agama, Asal_Sekolah, Golongan_darah, Jumlah_Saudara, Anak_ke, No. STTB, Tahun_ajaran Siswa : NIS*, No.pendaftaran**,Kode kelas** Kelas : Kode Kelas*, Nama Kelas, Jumlah Siswa, NIP**, Tahun Ajaran Guru : NIP*, Nama_Guru, Tempat_tanggal_lahir, Alamat, Pendidikan, Agama, No_Telepon, Jenis_kelamin, Kode_pelajaran** Jadwal : NIP**, Kode pelajaran**, Jam mengajar, Kode Kelas**, Hari, Tahun_ajaran Pelajaran : Kode_pelajaran*, Nama_Pelajaran Nilai Siswa : NIP**, NIS**, Kode_Pelajaran**, UTS, UAS, Tugas, Nilai_rata_rata

22 Relasi Tabel Relasi adalah hubungna antara suatu himpunan entitas dengan himpunanan entitas yang lainnya. Tabel relasi digunakan untuk mengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data sehingga database tersebut mudah dimodifikasi. Dibawah ini adalah gambar relasi tabel Akademik pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. Calon siswa No_Pendaftaran* Nama_siswa Tempat_tanggal_lahir Jenis_kelamin Alamat Nama_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_Ayah Pekerjaan_Ibu, Agama Asal_Sekolah Golongan_darah Jumlah_Saudara Anak_ke No. STTB_Tahun_ajaran Siswa NIS* No.pendaftaran** Kode kelas** Nilai Siswa NIP** NIS** Kode_Pelajaran** UTS UAS Tugas Nilai_rata_rata Guru NIP* Nama_Guru Tempat_tanggal_lahir Alamat Pendidikan Agama, No_Telepon Jenis_kelamin Kode_pelajaran** Pelajaran Kode_ pela ja ran* Nama_Pelajaran Kelas Kode Kelas* Nama Kelas Jumlah Siswa NIP** Tahun Ajaran Jadwal NIP** Kode pelajaran** Jam mengajar Kode Kelas** Hari Tahun_ajaran Gambar 4.14 Relasi Tabel

23 Entity Relationship Diagram ERD merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek. ERD digunakan untuk menjelaskan hubungan atar data dalam basis data kepada pemakai secara logika. Kesatuan relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran, dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang ditunjukkan dengan model relasi. Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu: 1. Satu ke satu (One To One) 2. Satu ke banyak (One To Many) 3. Banyak ke banyak (many To Many) Entity Relational Diagram (ERD) dari Perancangan Sistem Informasi Akademik pada Yayasan SMP Ganesha Bandung adalah sebagai berikut:

24 N 1 Pendaftar mendaftar siswa memiliki Kelas 1 memiliki 1 Pelajaran N memiliki N Guru N Jadwal Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram Struktur File Pada tahap perancangan struktur file ini akan dijelaskan mengenai perancangan database yang akan digunakan, melakukan penyusunan file ini akan mempermudah dalam memasukan dan penyimpan data sesuai dengan pengelompokan dari data atu informasi tersebut. Adapun struktur file masing-masing dapat dilihat pada table dibawah ini: 1. Nama File : Calon Siswa Primary Key :No pendaftaran Foreign Key :- Tabel 4.1 Spesifikasi File Calon Siswa No Data Field Type Size Keterangan 1 No pendaftaran* Double - Nomor Pendaftaran 1 Nama_Siswa Vachar 30 Nama Siswa

25 66 2 Tempat_lahir Vachar 10 Tempat lahir 3 Tanggal_Lahir Date - Tanggal Lahir 4 Jenis Kelamin Vachar 15 Jenis Kelamin 5 Alamat Vachar 100 Alamat 6 Nama_Ayah Vachar 30 Nama Ayah 7 Pekerjaan_Ayah Vachar 30 Pekerjaan Ayah 8 Nama_Ibu Vachar 30 Nama Ibu 9 Pekerjaan_Ibu Vachar 30 Pekerjaan Ibu 10 Agama Vachar 20 Agama 11 Asal_Sekolah Vachar 50 Asal Sekolah 12 Golongan_Darah Char 2 Golongan Darah 13 Jumlah_Saudara Char 2 Jumlah Saudara 14 Anak_ke Char 20 Anak ke 15 No_STTB Vachar 20 Nomor STTB 16 Tahun Ajaran Int - Tahun Ajaran 2. Nama File : Siswa Primary Key Foreign Key :NIS :No Pendaftaran Tabel 4.2 Spesifikasi File Siswa

26 67 No Data Field Type Size Keterangan 1 No_pendaftaran** Double - No Pendaftaran 2 NIS* Double - Nomor Induk Siswa 3 Nama_Siswa Vachar 30 Nama Siswa 4 Tempat_lahir Vachar 10 Tempat lahir 5 Tanggal_Lahir Date - Tanggal Lahir 6 Jenis Kelamin Vachar 15 Jenis Kelamin 7 Alamat Vachar 100 Alamat 8 Nama_Ayah Vachar 30 Nama Ayah 9 Pekerjaan_Ayah Vachar 30 Pekerjaan Ayah 10 Nama_Ibu Vachar 30 Nama Ibu 11 Pekerjaan_Ibu Vachar 30 Pekerjaan Ibu 12 Agama Vachar 20 Agama 13 Asal_Sekolah Vachar 50 Asal Sekolah 14 Golongan_Darah Char 2 Golongan Darah 15 Jumlah_Saudara Char 2 Jumlah Saudara 16 Anak_ke Char 20 Anak ke 17 No_STTB Vachar 20 Number STTB 18 Tahun_Ajaran Int - Tahun Ajaran

27 68 3. Nama File : Guru Primary Key :NIP Foreign Key : Tabel 4.3 Spesifikasi File Guru No Data Field Type Size Keterangan 1 NIP* Vachar 20 Number Induk Pegawai 2 Nama_guru Vachar 50 Nama guru 3 Tempat _lahir Vachar 25 Tempat lahir 4 Tanggal_lahir Date - Tanggal Lahir 4 Alamat Vachar 100 Alamat 5 Agama Vachar 15 Agama 6 Pendidikan Vachar 4 Pendidikan 7 No_Telepon Vachar 20 Number Telepon 8 Jenis _kelamin Vachar 2 Jenis Kelamin 4. Nama Tabel : Pelajaran Primary Key :Kode_pelajaran Foreign Key :-

28 69 Tabel 4.4 Struktur File Pelajaran No Data Field Type Size Keterangan 1 Kode_Pelajaran* Vachar 6 Kode pelajaran 2 Nama_pelajaran Vachar 50 Nama Pelajaran 5. Nama File : Kelas Primary Key Foreign Key : Kode_Kelas : NIP Tabel 4.5 Spesifikasi File Kelas No Data Field Type Size Keterangan 1 Kode_Kelas* Vachar 25 Kode Kelas 2 Nama_Kelas Vachar 30 Nama Kelas 3 NIP** Vachar 25 Nomor Induk Pegawai 4 Tahun Ajaran Int 11 Tahun Ajaran 6. Nama File : Nilai Primary Key : Foreign Key : NIP, Kode_pelajaran

29 70 Tabel 4.6 Spesifikasi File Nilai No Data Field Type Size Keterangan 1 NIS** Vachar 15 Nomor Induk Siswa 2 NIP** Vachar 20 Nomor Induk Pegawai 3 Kode_pelajaran** Vachar 25 Kode Pelajaran 4 UTS Int 50 Ujian Tengah Semester 5 UAS Int 50 Ujian Akhir Semester 6 Tugas Int 50 Tugas 7 Total Nilai Number Byte Total Nilai 7. Nama File : Jadwal Primary Key : Foreign Key : NIP Tabel 4.7 Spesifikasi File Jadwal No Data Field Type Size Keterangan 1 NIP** Vachar 25 Number Induk Pegawai 2 Kode_Pelajaran** Vachar 25 Kode Pelajaran 3 Hari Vachar 25 Hari 4 Jam Vachar 5 Tahun Ajaran 5 Kode_Kelas** Vachar 25 Kode Kelas

30 Kodifikasi Pengkodean dibuat untuk mengidentifikasi suatu objek secara lebih singkat. Dengan dibuat pengkodean, kesalahan dalam mengidentifikasi objek dapat dikurangi dan berguna untuk mengelompokan data. tujuan pengkodean adalah untuk mempermudah proses pencarian data guna sistem informasi akademik : 1. Kode Pelajaran XX XXX Singkatan Pelajaran No Urut Contoh: GEO singkatan dari mata pelajaran Geografi 2. Kode Kelas X X XXXX Tahun Ajaran Golongan Kelas Kelas Contoh: 7A NIP XXXX XX XX XXX No Urut Pegawai Tanggal TMT Bulan TMT Tahun TMT

31 72 Contoh: Perancanan antar muka Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang desain template pada tampilan website yang akan dibuat oleh penulis diantaranya sebagai berikut: 1. Modul Login Modul login berisi fungsi-fungsi yang menangani proses login dan longout dari perangkat lunak Sistem Informasi Akademik. Modul ini melakukan pencocokan username pengguna, password dam hak akses pengguna yang ada dalam database. Bila cocok maka akan dialihkan kehalaman berikutnya sesuai dengan hak akses atau kategori pengguna. Bila tidak cocok maka akan ditampilkan pesan kesalahan. 2. Modul Administrator Modul Administrator berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses pengelolaan data pengguna yang terdapat dalam database, yaitu penambahan, modifikasi, serta penghapusan data secara menyeluruh. Pada modul ini pula dapat menentukan hak akses pengguna. Administrator juga dapat berperan sebagai operator. 3. Modul Guru Modul Guru berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses pengelolaan data nilai, yaitu penambahan, modifikasi serta penghapusan data nilai.

32 73 4. Modul Siswa Modul siswa berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses untuk melihat datadata serta Informasi dan hanya memiliki hak akses pengelolaan data dirinya sendiri diantaranya daftar pelajaran, daftar nilai dan daftar jadwal pelajaran. Seperti dibawah ini tampilan input dan output modul siswa Struktur Menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan menu program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu yang diinginkan. Input data jadwal Jadwal Daftar Jadwal Nilai Input data guru Guru Daftar guru Login Admin Siswa Input data siswa Halaman Utama Daftar siswa Kelas Input Data kelas Daftar kelas Pelajaran Loguot Input data Pelajaran Daftar pelajaran Gambar 4.16 Struktur Menu Admin

33 74 Input data guru Login Halaman Utama Daftar guru Nilai Input data nilai Daftar Nilai Logout Gambar 4.17 Struktur Menu User Guru Menu User Halaman Utama Login Daftar guru Daftar nilai Daftar jadwal Logout Gambar 4.18 Struktur Menu User Siswa Perancangan Input dan Output Perancangan input merupakan gambaran dalam pembuatan halaman antar muka untuk menginput data. Sedangkan perancangan output merupakan rencana pembuatan halaman antarmuka untuk keluaran sebuah program.berikut ini adalah perancangan input dan output pada sistem informasi Akademik di Yayasan SMP Ganesha Bandung.

34 75 1. Perancangan Tampilan Halaman Login Rancangan antar muka halaman ligin dapat dilihat pada gambar 4.19 terdiri dari username, dan Password serta tombol login. LOGIN Username Password LOGIN BATAL Gambar 4.19 Menu Login Admin LOGIN Username Password Guru Siswa LOGIN Gambar 4.20 Menu Login User 2. Perancangan Halaman Utama Untuk Admin Rancangan antar muka halaman utama untuk administrator dapat dilihat pada gambar 4.21 terdiri dari beberapa bagian menu yang terdiri dari menu hak akses, penerimaan siswa, pembagian kelas, data guru, penjadwalan dan penilaian.

35 76 HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS Data User LOGOUT Input data jadwal Input Data Guru Input Data Siswa Input Data Pelajaran Input Data Kelas Data User Daftar Jadwal Daftar Guru Daftar Siswa Daftar Pelajaran Daftar Kleas Daftar User Ganti password User Online : Admin SELAMAT DATANG DI SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP GANESHA ADMIN Gambar 4.21 Modul Admin 3. Perancangan Halaman Input Guru Rancangan halaman antar muka untuk input data guru dapat dilihat pada gambar 4.22 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari form data guru seperti masukan NIP, Nama Guru, Tempat tanggal lahir, alamat, pendidikan, nomor telepon, tombol simpan, dan tombol batal. HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS Data User LOGOUT Input Data Guru Data Guru User Online: Admin : NIP : Nama : Temapat Tanggal Lahir : Jenis kelamin : Alamat : Pendidikan : No.Telepon : SIMPAN BATAL Gambar 4.22 Form Input Data Guru

36 77 4. Perancangan output Daftar Guru Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.23 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi,serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data-data guru. HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS UER LOGOUT Dafftar Guru User Online: Admin Daftar Guru Cari Print NIP Nama TTL Alamat Pendidikan Nomor Telepn XXXXXXXX xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxx xx xxxxxxxxxxx Edit Delete Gambar 4.23 Daftar Guru 5. Perancangan Halaman input siswa Rancangan halaman antar muka untuk input data guru dapat dilihat pada gambar 4.24 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari form data siswa seperti NIS, Nama, Alamat, Tempat tanggal lahir, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Agama Asal Sekolah, Golongan darah, Jumlah saudara, Anak ke, No. STTB, serta tombol Simpan dan Batal.

37 78 HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS USER LOGOUT Input Data Siswa User Online : Admin Data Siswa NIS : No.Pendaftaran : Nama : Tempat Tanggal Lahir : Alamat : Nama Ayah : Nama Ibu : Pekerjaan Ayah : Pekerjaan Ibu : Agama : Asal Sekolah : Golongan Darah : Jumlah Saudara : Anak Ke : No.STTB : SIMPAN BATAL Gambar 4.24 Form Input Data Siswa 6. Perancangan Tampilan Output Daftar Siswa Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.25 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data-data siswa yang telah terdaftar.

38 79 HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS User LOGOUT Daftar Siswa User Online : Admin Daftar Siswa Cari Print NIS No Pendaftaran Nama Tempat Tanggal Lahir Alamat Nama Ayah Nama Ibu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Golongan Agama Darah Jumlah Saudara Anak Ke No.STTB xxxxxx xxx xxxxx xxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxx xxxx xx xx xxxxxx Edit Delete Gambar 4.25 Daftar Siswa 7. Perancangan Halaman Input Jadwal Rancangan halaman antar muka untuk input data pelajaran dapat dilihat pada gambar 4.26 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari NIP, Mata pelajaran, hari, jam, kelas serta tombol simpan dan batal. HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS User LOGOUT Input Data Jadwal Data Jadwal User Online: Admin NIP : Mata Pelajaran : Hari : Jam : : Kelas : SIMPAN BATAL Gambar 4.26 Form Input Data Jadwal 8. Perancangan Tampilan Output Daftar Jadwal Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.27 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di

39 80 isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data jadwal yang telah terdaftar. H A L A M A N U T A M A D A T A G U R U D A T A S IS W A P E L A JA R A N K E L A S L U P A P A S S W O R D L O G O U T D aftar Jadwal NIP Pelajaran Hari Jam Kelas Daftar Jadwal User O nline: Admin Cari xxxxx xxxxx xxxxx xx:xx xx Edit Delete Gambar 4.27 Daftar Jadwal Pelajaran 9. Perancangan Halaman Input Data Kelas Rancangan halaman antar muka untuk input data kelas dapat dilihat pada gambar 4.28 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari Kode kelas, Tahun Ajaran, nama Guru serta tombol simpan dan batal. HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS USER LOGOUT Input Data Kelas User Online : Admin Tambah Data Kelas Kode Kelas : Tahun Ajaran : Guru : SIMPAN BATAL Gambar 4.28 Input Data Kelas

40 Perancangan Tampilan Output Daftar Kelas Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.29 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data kelas yang telah terdaftar. HALAMAN UTAMA DATA JADWAL DATA NILAI DATA GURU DATA SISWA PELAJARAN KELAS USER LOGOUT Daftar Data Kelas User Online:Admin Cari Kode Kelas NIP Jumlah Kelas Tahun Ajaran XX xxxxxxx xx xxxx Edit Gambar 4.29 Daftar Kelas 11. Tampilan Edit Daftar Kelas Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.30 adalah untuk menggantikan atau mengubah data yang telah ada. Data Kelas Kode Kleas : Tahun Ajaran : Guru : + Tambah Siswa Kembali Gambar 4.30 form Tampilan Edit kelas

41 Tampilan Tambah Siswa Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.31 adalah untuk menabahkan siswa yang ada pada kelas tersebut. Klik tombol + Tambah Siswa v v No Pendaftaran xxxxxxx xxxxxxx Nama xxxxxxxxx xxxxxxxxx Gambar 4.31 Tambah Siswa 13. Perancangan Halaman Input Pelajaran Rancangan antar muka pada gambar 4.32 adalah untuk menambahkan data pelajaran yang ada pada sekolahan tersebut. Kode Pelajaran Tambah Pa;ajaran Nama Pelajaran Simpan Batal Gambar 4.32 Form tambah pelajaran Perancangan Arsitektur Jaringan Perancangan arsiktektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Pada perancangan menu ini disesuaikan dengan fungsinya bagi pengguna agar

42 83 tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan yaitu perancangan menu admin dan perancangan menu user. Basis data server user admin Gambar 4.33 Perancangan Arsitektur Jaringan