BAB III GAMBARAN UMUM DAN LAPORAN KEGIATAN MAGANG BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM DAN LAPORAN KEGIATAN MAGANG BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 3.1 Gambaran Umum Sejarah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Peringatan Hari Ulang Tahun tak dapat lepas dari sejarah, karena dari sejarahlah diketahui asal-usul seseorang ataupun suatu Lembaga/Kantor. Seperti halnya Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Perpustakaan ini dahulu bernama Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, dipersiapkan berdirinya sejak bulan Januari 1948 atas anjuran Mr. Santoso (waktu itu menjabat sebagai Sekjen Kementrian PP dan K) dan Mr. Hendromartono, sebagai pelaksana ditunjuk R. Patah, yang memulai tugas persiapannya bertempat di kamar samping dari paviliyun Museum Sono Budoyo di Yogyakarta. Sebagai modal pertama kali dikumpulkannya buku buku, brosur- brosur, majalah-majalah dan surat kabar-surat kabar, yang terutama berasal dari hadiah atau sumbangan, antara lain dari Panitia Milik Bangsa Asing (PMBA), Komite Nasional Indonesia, Dewan Pertahanan Negara, P.F. Dahler, USIS, British Counsil, Bupati Pacitan dan juga berupa titipan dari Mr. Ali Sastroamidjojo, Rumah Penjara Yogyakarta, Prof. Dr. Poerbotjaroko serta ditambah dengan sementara buku-buku dari pembelian. Dalam rangka persiapan ini, pada pertengahan tahun 1948 telah dapat dibuka sebuah ruang baca bertempat di Jl. Mahameru dan dibuka tiga kali seminggu di waktu sore dari jam WIB, dengan pelayanan dua orang 28

2 29 petugas. Koleksi yang dimiliki lama-kelamaan juga berkembang seiring dengan perkembangan perpustakaan pada masa itu. Setelah mengalami Aksi Militer Belanda ke-ii, maka dengan modal yang masih ada, Perpustakaan mendapat gedung di Jl. Tugu 66, bekas Openbar Leesaal en Bibliotheek buatan Belanda dan mendapat tambahan alat-alat meubeler serta buku buku dari OLB tersebut. Sejak itulah persiapan-persiapan dilanjutkan dengan penuh ketekunan, di samping penambahan formasi pegawai. Akhirnya, tibalah saat kelahiran Perpustakaan Negara dengan nama lengkapnya PERPUSTAKAAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA, pada tanggal 17 Oktober 1949, jam WIB yang dibuka resmi oleh Y.M. Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, Mr Sarmidi Mangoensarkoro. Oleh Menteri R. Patah ditunjuk sebagai pengasuh Perpustakaan Negara yang telah lama beliau siapkan. Kiranya penunjukkan ini tidaklah keliru, karena berkat ketekunan pengasuh, maka Perpustakaan Negara yang lahir ditengah-tengah kancah revolusi fisik, makin lama makin berkembang. Menurut rencana semula Perpustakaan Negara RI akan dijadikan Perpustakaan Induk. Ini sesuai dengan nama dan tempat kedudukannya di kota Yogyakarta, yang pada saat lahirnya perpustakaan tersebut menjadi ibukota Republik Indonesia. Dari sinilah akan dikembangkan berdirinya perpustakaan-perpustakaan di seluruh pelosok tanah air, sejak perpustakaan-perpustakaan provinsi hingga perpustakaan perpustakaan Daerah Tingkat Kabupaten. Akan tetapi ternyata sejarahlah yang menentukan.

3 30 Setelah terjadinya peleburan nama Republik Indonesia Serikat menjadi Negara Kesatuan Republik Indonesia tahun 1950 dan ibukota Republik Indonesia dipindahkan dari Yogyakarta ke Jakarta, maka berubah arah peranan Perpustakaan Negara RI yang pada saat itu direncanakan menjadi induknya perpustakaanperpustakaan di seluruh tanah air. Perpustakaan Negara di Semarang yang lahir kemudian, tidak mau lagi diasuh oleh Perpustakaan Negara Republik Indonesia, tetapi menghendaki asuhan langsung dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta. Sejak itu kedudukan Perpustakaan Negara Republik Indonesia di Yogyakarta tidak lagi dipandang sebagai Perpustakaan Induk, melainkan hanya sebagai Perpustakaan Provinsi. Dengan demikian nama Perpustakaan Negara Republik Indonesia tidak sesuai lagi, maka pada pertengahan tahun 1952 diganti nama Perpustakaan Negara Departemen dan Kebudayaan Yogyakarta. Sejak permulaan tahun 1950, ruang baca tidak hanya dibuka pada jam jam kerja pagi hari saja, tetapi juga tiap-tiap sore dari jam hingga WIB. Perpustakaan Negara berkembang terus, dari bukan ke bulan dan dari tahun ke tahun, akhirnya pada tanggal 17 Maret 1952 Perpustakaan Negara harus meninggalkan gedung di Jl. Tugu 66 (sekarangjl. P Mangkubumi), karena sudah tidak memenuhi syarat kebutuhan lagi dan pindah ke gedung yang lebih besar dari Jl. Malioboro175, yakni bekas toko buku dan penerbitan Kolf Bunning hingga saat ini. Kepala perpustakaan R. Patah, mantan pegawai Sono Budoyo, memimpin perpustakaan sejak lahirnya mendapatkan hak pensiun pada tahun 1958 (wafat pada

4 31 hari minggu tgl 30 April 1966) dan digantikan oleh Bp. Dajoesman. Perpustakaan Negara Yogyakarta dibawah pimpinan Bp. Djajoesman tahun 1958 mulai mengembangkan dan menggunakan sistem klasifikasi DDC atas anjuran Biro perpustakaan Kementrian PP dan K waktu itu. Sebelumnya koleksi Perpustakaan Negara menggunakan sistem klasifikasi katalogus berupa buku (Sheaf Catalog), seperti yang digunakan di Perpustakaan Museum Sono Budoyo dan Perpustakaan Museum LKI di Jakarta. Untuk mengubah sistem lama ke sistem DDC, mengalami kendala. Hal ini disebabkan koleksi perpustakaan sejak perintisannya sampai tahun 1958 telah banyak bahan pustaka yang diklasir menurut sistem lama sehingga untuk mengubah seluruhnya dalam waktu singkat memakan waktu lama dan energy yang banyak. Akhirnya diambil kebijaksanaan, tambahan-tambahan pustaka sejak tahun 1958 dan seterusnya langsung menggunakan klasifikasi DDC dengan kartu catalog. Sedang pustaka-pustaka yang dikumpulkan sebelum tahun 1958 berangsur angsur diubah ke dalam DDC dengan kartu katalog. Atas prakarsa Bp. Sukarto Muksan (Wakil Kepala Perpustakaan Negara) dimulailah membuat katalog subyek dengan istilah-istilah bahasa Indonesia. Di samping itu, dibuat pula perluasan DDC tentang sejarah, geografi, bahasa, sastra Indonesia, yang dalam DDC edisi 15 belum diatur sempurna. Pada tahun 1973 Bp. Djajoesman memasuki masa pensiun, kemudian pimpinan Perpustakaan Negara dipegang oleh Bp. St Kostka Soegeng yang sebelumnya mengasuh Perpustakaan Negara di Singaraja. Sejak itu Perpustakan Negara di Yogyakarta mengalami beberapa perkembangan, antara lain

5 32 perkembangan dan pembangunan gedung, peralatan perpustakaan, tambahan jumlah staf, peningkatan pelayanan masyarakat, pambinaan perpustakaanperpustakaan lain dan promosi, serta bimbingan minat baca. Di samping itu diadakan pula penataran-penataran Ilmu Perpustakaan umum dan perpustakaan sekolah, bekerjasama dengan pustakawan-pustakawan se Daerah Istimewa Yogyakarta. Mulai tanggal 18 Oktober 1976, Perpustakaan Negara meningkatkan pelayanannya khusus untuk anak-anak yang duduk di Taman Kanak-kanak hingga Sekolah Lanjutan Pertama, dengan membuka "Taman Pustaka Kanak-Kanak" yang dibuka sore hari. Untuk menggairahkan anak-anak mengunjungi perpustakaan, setiap dua minggu sekali diputarkan film anak-anak. Sebagai Pusat Informasi, Perpustakaan Negara di Yogyakarta mulai menerbitkan Bibliografi Daerah merupakan sarana untuk mengetahui karya-karya penerbitan yang ada di Daerah Istimewa Yogyakarta dengan biaya dari Proyek Pengembangn Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Untuk media kegiatan perpustakaan diterbitkan pula bulletin "SANGKAKALA". Perpustakaan Negara yang disebarluaskan kepada masyarakat sebagai sarana promosi, pada tanggal 21 September 1976, telah dibuat pula sebuah film cerita dengan judul "Peranan Perpustakaan Kepada Masyarakat" dengan isi pokok pelayanan perpustakaan. Film ini merupakan alat penerangan efektif bagi masyarakat. Pada tahun 1978, nama Perpustakaan Negara Yogyakarta diubah menjadi "Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta" berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

6 33 No.0199/o/1978 tanggal 23 Juni Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta, tanggal 4 Juli 1981 Nomor 136/Hak/KPTS/1981; kepada Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta diberi ijin hak Pakai Tanah Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta, terletak di Badran Kecamatan Jetis Kotamadya Yogyakarta. Di samping terbitnya SK Gubernur tersebut, diterima juga dana DIP 1980/1981 dan 1981/1982 untuk pembangunan gedung maka dibangunlah gedung Perpustakaan Wilayah seluas 1500 meter per segi dengan kontruksi bangunan 2 (dua) lantai. Gedung tersebut diresmikan pembukaannya pada tanggal 2 Februari 1984 oleh Ibu Prof.Dr. Haryati Soebandio, Direktur Jendral Kebudayaan Debdikbud. Dengan demikian, Perpustakaan Wilayah memiliki dua gedung dan selanjutnya diadakan pembagian penempatan koleksi, yaitu Unit Malioboro memberikan layanan untuk koleksi Bahasa Sastra, Seni dan Olah Raga, Koran, Majalah serta Yogyasiana. Sedangkan Unit Badran untuk layanan koleksi ilmiah. Dalam meningkatkan dan mengembangkan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat luas, maka Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta telah mempersiapkan diri sebagai pusat jaringan Informasi untuk Daerah Istimewa Yogyakarta dan tingkat nasional. Untuk persiapan tersebut telah dimulai komputerisasi untuk diberdayakan kepada masyarakat luas. Untuk meningkatkan sumberdaya dokumentasi yang ada di Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, maka diusahakan usaha micro film surat kabar/harian. Surat kabar tersebut terbit sejak tahun dan

7 34 menyediakan micro reader untuk membaca micro film yang mengungkapkan misteri peristiwa sejarah. Untuk menjangkau masyarakat sampai ke pelosok desa, mulai tahun 1986 Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mengoperasikan Perpustakaan Keliling. Lokasi layanan Perpustakaan Keliling yaitu meliputi desa-desa yang belum mempunyai Perpustakaan Desa di kabupatenkabupaten seluruh wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta. Jauh sebelum Perpustakaan Keliling beroperasi, Perpustakaan Wilayah telah melayani Layanan Paket Buku/Bulk Loan ke Perpustakaan Desa yang berminat. Dari segi koleksi selalu diusahakan penambahan-penambahan koleksi pustaka sepanjang tahun guna pelestarian dan pengembangan kebudayaan dan pengetahuan bangsa. Di samping kemajuan-kemajuan yang telah diraih dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, proses regenerasipun tetap mengiringi perjalanan hidup Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tepatnya tanggal 11 Mei 1990, Kepala Perpustakaan Wilayah DIY, Bp. St. Kostka Soegeng memasuki masa pensiun. Tampak pula proses regenerasi dalam lingkup pembinaan perpustakaan di Indonesia. Menurut Keppres Nomor 11 tahun 1989, Perpustakaan Wilayah yang semula statusnya UPT dari Pusat Pembinaan Perpustakaan di bawah naungan Depdikbud berganti nama menjadi Perpustakaan Daerah yang ada di bawah naungan Perpustakaan Nasional RI. Dalam Keppres tersebut terlukiskan bahwa Perpustakaan Nasional Republik Indonesia merupakan Lembaga Pemerintah Non- Departemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 11 tahun 1989

8 35 terbit Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor: 001/Org/9/1990, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional. Berdasarkan SK tersebut memantapkan Perpustakaan Daerah, baik secara organisatoris maupun dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Sejalan dengan adanya perubahan status Perpustakaan Daerah sebagai satuan organisasi Perpustakaan Nasional dilaksanakan pelantikan Kepala Perpustakaan Daerah se Indonesia, tepatnya pada tanggal 25 Februari Terhitung mulai tanggal 1 April 1991 Perpustakaan Daerah DIY dipimpin oleh Drs. Sungkowo Rahardjo, SH. Sejalan dengan perkembangan, Perpustakaan yang sebelumnya berstatus LPND dengan eselonering 3A kiranya perlu pembenahan. Maka pada tanggal 29 Desember 1997 keluarlah Keppres Nomor 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional. Dalam keputusan tersebut Perpustakaan Daerah berganti nama menjadi Perpustakan Nasional provinsi dan eselonnya meningkat menjadi eselon 2A. Dengan perkembangannya diharapkan langkah Perpustakaan Nasional Provinsi akan semakin mulus dalam rangka pembinaan semua jenis perpustakaan. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah DIY Nomor 7 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan satuan Polisi Pamong Praja Daerah Istimewa Yogyakarta. Gerak langkah Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta selalu mengikuti arus perkembangan yang terjadi di berbagai sektor, kemajuan-kemajuan berikutnya akan tercatat dalam sejarah.

9 36 Pada tanggal 21 Desember 2015 pemerintah Yogyakarta telah resmi memiliki gedung perpustakaan terbesar di Indonesia yang diberi nama Grahatama Pustaka yang terletak di Jalan Janti, Banguntapan, Bantul, Yogyakarta. Peresmian Perpustakaan terbesar ini dilakukan oleh Gubernur Yogyakarta Sultan Hamengku Buwono X. Nama Grahatama Pustaka mengandung arti tempat menyimpan swaka. Karena di Perpustakaan ini terdapat berbagai koleksi buku yang masih baru hingga buku langka yang sudah dicetak lagi, baik dalam bentuk buku maupun digital. Gedung perpustakaan baru ini dirancang untuk mengakomodir fungsi perpustakaan sebagai institusi yang mampu memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi bagi masyarakat luas. Gedung tersebut dibangun dengan empat menara menjulang yang mengandung makna empat kesempurnaan orang Jawa, yaitu Prakoso, Wulung, Wangi, dan Agung. Perpustakaan itu diharapkan mampu menjadi pintu gerbang bagi manusia dalam mencapai derajat tertinggi melalui pengetahuan yang terkandung dalam berbagai koleksi perpustakaan tersebut. Grahatama Pustaka merupakan perpustakaan umum yang dibuka secara gratis, sehingga masyarakat umum bisa mengaksesnya Perpustakaan yang menghabiskan anggaran sekitar Rp 70 miliar ini berdiri di atas lahan seluas 2,4 hektare yang bisa dinikmati mulai dari anak-anak usia balita sampai orangtua. Diperkirakan perpustakaan tersebut akan mampu menampung sebanyak pengunjung. Perpustakaan Grhatama Pustaka memiliki berbagai fasilitas seperti ruang belajar, ruang audio visual, ruang digital, ruang bermain, ruang dongeng,

10 37 ruang koleksi anak, ruang musik, bioskop 6 Dimensi, ruang teater, dan dilengkapi dengan akses free wifi yang cukup kencang bagi para pengunjungnya. Perpustakaan Grahatama Pustaka buka pada pukul WIB dan tutup pukul WIB. Bagi pelajar dan mahasiswa cukup dengan menunjukkan kartu tanda pelajar atau kartu tanda mahasiswa, sedangkan masyarakat Yogyakarta cukup dengan menunjukan kartu tanda penduduk (KTP) untuk mendapatkan kartu perpustakaan. Pengunjung perpustakaan ini akan dilayani oleh sebanyak 30 tenaga kontrak Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Visi Terwujudnya Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan dan Arsip Menuju Masyarakat Pembelajar (Learning Society) di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Misi 1. Mewujudkan efektifitas pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi. 2. Mewujudkan pengelolaan dan pemanfaatan perpustaakn dan arsip secara optimal. 3. Mewujudkan perpustakaan dan arsip sebagai khasanah budaya daerah. 4. Meningkatkan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat untuk meningkatkan keceradasan dan daya saing. 5. Mengembangkan jaringan perpustakaan dan kearsipan berbasis teknologi informasi. 6. Menjadi motivator dan fasilitator pemberdayaan perpustakaan dan

11 38 kearsipan masyarakat serta pemantapan kerjasama dengan lembaga masyarakat Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Berdasarkan peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 54 tahun 2008, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY bertugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas tersebut BPAD DIY mempunyai fungsi antara lain Menyelenggarakan Pelayanan Perpustakaan kepada masyarakat Tujuan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY 1. Tercapainya efektifitas pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga. 2. Tercapainya pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan untuk menumbuhkan minat dan budaya baca. 3. Tercapainya pengelolaan arsip yang optimal untuk meningkatkan fungsi arsip serta kualitas layanan kearsipan. 4. Terwujudnya koleksi perpustakaan dan khasanah arsip sebagai citra budaya daerah. 5. Tercapainya peningkatan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat untuk meningkatkan kecerdasan dan daya saing. 6. Terselenggaranya jaringan sampai dengan Kabupaten/Kota dalam rangka mendukung terwujudnya jaringan informasi perpustakaan dan kearsipan nasional. 7. Terwujudnya peran serta masyarakat untuk memberdayakan

12 39 perpustakaan dan kearsipan. 8. Tercapainya kerjasama dengan lembaga masyarakat Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang membawahi Sekretariat, kelompok jabatan fungsional, dan beberapa Kepala Bidang (Kabib). Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta susunan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut: Bagan 1 Struktur Organisasi BPAD Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Sumber : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY 2015

13 Gedung atau Ruangan Beberapa gedung atau ruangan yang dimiliki oleh BPAD DIY : 1. Gedung Unit Badran I Jl. Tentara Rakyat Mataram 4 Yogyakarta 2. Gedung Unit Badran II Jl. Tentara Rakyat Mataram 29 Yogyakarta 3. Gedung Unit Jogja Library Center (JLC) Jl. Malioboro 175 Yogyakarta 4. Gedung Unit Rumah Belajar Modern (RBM) Sewon Bangunharjo, Sewon Bantul 5. Grhatama Pustaka Jln. Janti, Karangjambe Banguntapan Bantul Yogyakarta Sumber Dana Di lembaga, instansi, organisasi, atau badan-badan lain dimanapun berada, masalah dana merupakan suatu masalah yang klasik. Jika pada suatu organisasi memiliki masalah, kendala dalam urusan dana pastilah seluruh kelancaran aktifitas dalam organisasi tersebut akan terhambat. Dana yang diperoleh di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Instimewa Yogyakarta pada tahun 2013 diperoleh dan anggaran rutin APBD dan dari APBN sebesar. Kegunaan anggaran ini nantinya adalah sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasi kerja, serta alat pengawasan kerja, manfaat anggaran tersebut yang utama adalah di antaranya untuk menambah koleksi bahan pustaka.

14 Koleksi Jumlah koleksi yang dimiliki Grhatama Pustaka berjumlah judul, eksemplar. Adapun koleksi bahan pustaka yang dimiliki di antaranya adalah : 1. Buku-buku umum yang meliputi : a. Buku-buku fiksi, novel, cerpen, puisi dan sejenisnya. b. Buku-buku non fiksi, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Asing yang meliputi berbagai disiplin ilmu seperti karya umum, filsafat, agama, ilmu-ilmu social, bahasa, pengetahuan murni, teknologi, kesenian, olahraga, sastra, geografi, dan sejarah. 2. Buku Referensi Koleksi referensi adalah koleksi rujukan yang berisi informasi pengetahuan secara umum, singkat dan tepat. Koleksi referensi biasanya juga berupa koleksi yang harga pembeliannya mahal dan susah dicari. Jenisjenis koleksi referensi meliputi : kamus, ensiklopedia, sumber biografi, buku tahunan, almanac, sumber geografis, direktori, sumber rujukan mutakhir, sumber statistik, buku panduan dan pedoman (manual) dan bibliografi. 3. Terbitan Berkala Koleksi terbitan berkala meliputi berbagai jenis majalah, tabloid, brosur, buletin, dan surat kabar yang semuanya hanya dapat dibaca di tempat.

15 42 4. Koleksi Langka Koleksi langka yang tersimpan di Grhatama Pustaka bobot dan kualitas informasinya tidak perlu diragukan lagi, berisi berbagai bidang ilmu pengetahuan. Koleksi terlama yaitu Buku kamus Persia-Inggris yang terbit tahun Koleksi langka terdiri dari berbagai jenis pustaka terutama dalam bentuk tercetak yaitu, buku dan majalah serta manuskrip. Koleksi langka antara lain Al-Qur an dalam huruf Braile, Staatsblad, Bijblad dan berbagai buku dalam berbagai bahasa. Jumlah kolesi kurang lebih ada eksemplar, ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dinikmati dengan membaca ditempat. 5. Koleksi Yogyasiana Koleksi Yogyasiana merupakan kumpulan koleksi yang berisi tentang Yogyakarta. Koleksi Yogyasiana kebanyakab dalam bentuk buku dan koleksi ini tidak dapat dipinjamkan namun dapat dibaca di tempat. 6. Koleksi Deposit Koleksi deposit merupakan koleksi yang dihimpun dari hasil undang undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Peraturan Gubernur Nomor 45 Tahun 2006 tentang petunjuk pelaksanaannya. Dalam peraturan tersebut mewajibkan setiap penerbit yang berlokasi di Yogyakarta untuk menyerahkan satu buah hasil rekaman dari setiap judul karya rekam yang dihasilkan kepada Grhatama Pustaka. Penataan koleksi deposit tidak

16 43 berdasarkan call number melainkan berdasarkan nomer inventaris. Jumlah koleksi deposit saat ini yaitu : a. Buku : judul eksemplar b. Audio Visual : 537 judul 563 eksemplar c. Majalah : 2657 judul 7. Koleksi Surat Kabar/Majalah Koleksi surat kabar berupa koleksi Koran/majalah mulai terbitan tahun 1945 hingga sekarang Layanan di BPAD DIY Grhatama Pustaka Layanan yang tersedia di Grhatama Pustaka BPAD DIY antara lain : 1. Layanan Sirkulasi Jam pelayanan peminjaman, pengembalian, perpanjangan koleksi, bebas pustaka dan keanggotaan : Tabel 2 Jam buka layanan administratif Grhatama Pustaka Hari Jam Layanan Senin Jum at Sabtu Minggu Sumber : Grhatama Pustaka, 2016 Ketentuan-ketentuan layanan sirkulasi : 1. Memiliki kartu anggota. 2. Peminjaman maksimal 2 (dua) eksemplar.

17 44 3. Waktu peminjaman 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang 2 (dua) kali. 4. Kartu anggota tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain. 5. Khusus pengunjung yang bukan menjadi anggota perpustakaan hanya diperbolehkan membaca saja. 6. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda Rp. 200,- per hari per buku. 7. Buku rusak atau hilang wajib ganti dengan buku yang sama atau diganti dengan buku subyek, jumlah halaman dan tahun terbitsama. Dalam layanan sirkulasi terdapat kegiatan: a) Peminjaman Layanan peminjaman inidiperuntukkan bagi pemustaka yang ingin meminjam koleksi untuk dibawa pulang. b) Pengembalian Layanan pengembalian ini diperuntukkan bagi pemustaka yang akan mengembalikan koleksi. c) Perpanjangan Layanan perpanjangan pinjam koleksi ini diperuntukkan bagi pemustaka yang ingin memperpanjang waktu pinjam. Perpanjangan dapat dilakukan dua kali. Cara perpanjangan waktu pinjam sama dengan cara pinjam koleksi. Dan hanya bisa dilakukan melalui petugas. Perpanjangan masa peminjaman buku hanya bisa dilakukan 1 kali masa peminjaman buku.

18 45 d) Surat Bebas Pustaka Layanan Bebas Pustaka adalah layanan yang disediakan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, bagi siapa saja yang mencari bukti atau keterangan bahwa yang bersangkutan telah bebas dari tanggungan/tanggung jawab meminjam buku di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Biasanya, keterangan Bebas Pustaka ini banyak dicari oleh mahasiswa sebagai syarat kelengkapan wisuda, atau mahasiswa yang ingin mengambil cuti. Ketentuan ketentuan mendapatkan Bebas Pustaka, yaitu : 1) Menunjukan kartu identitas, umtuk mahasiswa menunjukan KTM, Untuk pelajar menunjukan kartu pelajar dan untuk umum menunjukan KTP. 2) Menyerahkan kartu anggota bagi yang terdaftar sebagi anggota. 3) Mengisi formulir keterangan bebas pustaka. 4) Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang ditetapkan yaitu Rp. 6000,- e) Keanggotaan Keanggotaan Perpustakaan terbuka untuk umum dan berlaku selama 3 tahun. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan : 1) Mengisi formulir pendaftaran anggota. 2) Melampirkan fotocopy kartu identitas yang masih berlaku 1 (satu) lembar.

19 46 3) Melampirkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 1 (satu) lembar. 2. Layanan Referensi Pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan, memakai koleksi referensi. Tujuan dari pelayanan referensi ini adalah memungkinkan pemustaka menemukan informasi dengan cepat dan tepat, memungkinkan menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas, memungkinkan pemustaka menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Peraturan dan yang ada pada Layanan Koleksi Referensi : 1) Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan. 2) Fotocopy koleksi referensi bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Prosedur layanan koleksi referensi yang ada di Grhatama Pustaka, yaitu : 1) Pemustaka menitipkan tas dan jaket di loker yang sudah disediakan. 2) Pemustaka mengisi buku tamu yang ada di ruang koleksi referensi. 3) Pemustaka menuju rak koleksi untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

20 47 3. Layanan Koleksi Langka Sebagai salah satu perpustakaan umum di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Grhatama Pustaka memiliki layanan khusus yang jarang ditemukan di perpustakaan perpustakaan umum di wilayah Yogyakarta yang salah satunya yaitu koleksi langka. Peraturan dan Tata Tertib Layanan Koleksi Langka sebagai berikut: 1) Koleksi langka hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan. 2) Fotocopy koleksi langka bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Adapun prosedur Layanan Koleksi Langka yang ada di Grhatama Pustaka adalah: 1. Pemustaka menitipkan tas dan jaket di tempat penitipan yang sudah disediakan. 2. Pemustaka datang, kemudian mengisi buku tamu. 3. Pemustaka menuju rak koleksi langka, kemudian memilih dan mengambil buku yang disajikan sesuai dengan kepentingannya 4. Layanan Koleksi Deposit Layanan Deposit adalah layanan yang berisi koleksi koleksi yang merupakan pemberian dari seluruh penerbit yang ada di Yogyakarta. Peraturan dan Tata Tertib Layanan Koleksi Deposit adalah sebagai berikut: 1) Koleksi deposit hanya dilayankan dengan sistem tertutup. 2) Koleksi deposit hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan.

21 48 3) Fotocopy koleksi deposit bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Adapun Prosedur Layanan yang ada di layanan koleksi deposit yaitu : 1. Pemustaka datang, mengisi buku tamu, kemudian menitipkan tas dan jaket pada tempat yang sudah disediakan 2. Pemustaka menelusur koleksi deposit dari komputer penelusuran (OPAC) yang sudah disediakan 3. Pemustaka mencatat informasi Judul, Nomor Panggil, Tahun Terbit dan No. Induk. 4. Pemustaka menyerahkan hasil catatan informasi koleksi deposit kepada pengurus. 5. Petugas mencarikan koleksi deposit berdasarkan informasi yang diberikan pemustaka. 6. Layanan Koleksi Digital Koleksi digital adalah bahan pustaka dalam bentuk elektronik atau digital yang dapat diakses secara luas menggunakan perangkat komputer ataupun mobile device. Koleksi digital yang dimiliki oleh Grhatama Pustaka apabila dilihat dari cara perolehannya meliputi : 1. Hasil Alih Media 2. Pembelian 3. Koleksi Hasil Kerjasama 7. Layanan Koleksi Anak Layanan koleksi anak adalah layanan yang berisikan koleksi-koleksi untuk anak-anak seperti buku untuk anak-anak, majalah, komik. Adapun

22 49 peraturan yang ada di layanan koleksi anak : a) Koleksi yang ada di layanan koleksi anak dapat dipinjam b) Peminjaman menggunakan kartu anggota c) Maksimal peminjaman adalah 2 buku dengan masa peminjaman satu minggu dan dapat diperpanjang 2 kali. 8. Layanan Ruang Bermain Anak Layanan ruang bermain anak adalah tempat bermain indoor untuk anak-anak yang dipadukan dengan desain interior khas anak-anak, menjadikan ruangan ini menjadi favorit bagi anak-anak untuk menghabiskan waktu ketika datang di Grhatama Pustaka. Untuk dapat bermain disini, maksimal berusia 5 tahun. 9. Layanan Audio Visual Layanan audio visual adalah layanan yang didesain seperti bioskop, dimana disini para pengunjung dapat menikmati film-film dokumenter atau film-film edukatif yang diputar setiap hari Senin Jum at. Untuk menikmati layanan ini pengunjung tidak dipungut biaya. 10. Layanan 6 Dimensi Layanan 6 Dimensi adalah layanan bioskop 6 dimensi yang dihadirkan di Grhatama Pustaka. Untuk dapat menikmati layanan 6D ini pengunjung hanya perlu mengambil tiket yang sudah disediakan di bagian informasi (front desk).

23 Unit Malioboro (Jogja Library Center) Jogja Library Center difungsikan sebagai sarana belajar masyarakat yang membutuhkan informasi dan ilmu pengetahuan secara cepat, tepat untuk meningkatkan wawasannya. Unit ini terletak di Jl. Malioboro 175 Yogyakarta Telp. (0274) Layanan Yogyasiana Layanan Yogyasiana merupakan kumpulan koleksi yang berisi tentang Yogyakarta. Koleksi Yogyasiana kebanyakan dalam bentuk buku dan koleksi ini tidak dapat dipinjamkan namun dapat dibaca di tempat. 2. Layanan Majalah dan Surat Kabar Koleksi majalah dan surat kabar terduru dari berbagai terbitan yang pemanfaatanya hanya bisa dibaca ditempat, dan tidak dapat dipinjamkan. 3. Layanan Kyoto Corner Kyoto Corner merupakan hasil kerjasama Pemerintah Daerah DIY dengan Prefektur Kyoto, diresmikan pada tanggal 17 Oktober 2010 oleh Wakil Gubernur DIY Paku Alam IX dan gubernur Prefektur Kyoto Keiji Yamada dalam rangka memperingati 25 tahun kerjasama antara kedua provinsi tersebut. Koleksi Kyoto Corner tidak dapat dipinjamkan tetapi hanya dibaca ditempat, jumlah koleksi ada 481 judul 520 eksemplar. 4. Layanan Audio Visual Audio Visual atau bahan pandang dengar atau bahan khusus atau disebut juga bahan non buku atau non book material. Beberapa jenis bahan

24 51 bukan buku yang melengkapi koleksi adalah: rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika (foto dan slide), bahan kartografi, mikroform (micro film dan micro fish). Bahan-bahan tersebut di atas sampai saat ini masih dapat digunakan dengan bantuan alat bantu masing-masing, seperti micro reader, micro printer dan sebagainya. 5. Layanan Center of Excellence (CoE) Center of Excellence adalah layanan perpustakaan dan informasi tentang budaya local terutama budaya-budaya masyarakat yang berada di wilayah jawa. Koleksi ini terdiri dari jenis buku dan audio visual dan koleksi ini tidak dipinjamkan hanya boleh dibaca ditempat. 6. Layanan Pustaka Nusantara Koleksi Pustaka Nusantara terdiri buku, majalah, audio visual yang berisi tentang budaya dan daerah wisata dari beberapa provinsi di Indonesia. Koleksi ini tidak dapat dipinjam namun dapat dibaca ditempat. Layanan Surat Kabar dan Pustaka Digital Layanan surat kabar dan pustaka digital yang dilayankan merupakan hasil alih media yang dilakukan oleh BPAD DIY, yang terdiri dari berbagai macam subyek Unit Rumah Belajar Modern (RBM) Bentuk kegiatan yang ada di Unit Rumah Belajar Modern yaitu : 1. Layanan Pustaka 2. Layanan Alat Permainan Edukatif 3. Pengembangan Keterampilan 4. Anak

25 52 5. Kreatifitas Kelompok Fasilitas yang ada di Rumah Belajar Modern sebagai berikut : 1. Ruang Koleksi Perpustakan Koleksi perpustakaan terdiri dari buku-buku umum, buku anak, buku keterampilan, kamus, ensiklopedi, dll. 2. Ruang Internet Fasilitas internet dan hotspot area digunakan sebagai saranan sumber belajar dari internet. 3. Ruang Diskusi Merupakan sarana alternative bagi masyarakat, untuk mengadakan diskusi atau belakar kelompok. 4. Theater Terbuka Merupakan sarana yang digunakan sebagai pementasan, pertunjukkan, ceramah, dll Tata Tertib Tata tertib memasuki perpustakaan sebagai berikut : 1. Pengunjung mengisi buku tamu, sopan dan menjaga ketenangan. Saling menghormati sesama pengunjung dan petugas perpustakaan. 2. Disediakan loker untuk penitipan barang. 3. Tidak boleh memakai topi, peci, jaket, sandal jepit, switer, celana pendek (kecuali anak-anak). 4. Berpakaian rapi dan sopan. 5. Dilarang merokok, makan dan minum.

26 Laporan Kegiatan Magang Penulis telah melakukan kuliah kerja pusdokinfo (KKP) di Perpustakaan Grhatama Pustaka BPAD DIY selama 6 minggu, terhitung dari 1 Februari 11 Maret Fokus magang adalah pada bagian layanan dan bagian pelestarian, tiga minggu pertama ada di bagian layanan dan 3 minggu terakhir di bagian pelestarian. Berikut adalah laporan kegiatan selama magang di Grhatama Pustaka. Tabel 3 Laporan Kegiatan Magang Minggu ke 1 Tanggal Ruang Kegiatan 1 5 Februari 2016 R. Koleksi Umum 1) Shelving 2) Pengenalan kepada staf yang ada di ruang koleksi umum 3) Belajar cara menggunakan RFID dari mulai peminjaman, pengembalian dan peminjaman mandiri untuk pemustaka Minggu pertama magang adalah tanggal 1 Februari 5 Februari. Dalam minggu pertama ini fokus magang adalah pada bagian layanan khususnya di ruang koleksi umum. Pada hari pertama, kegiatan yang dilakukan adalah pengenalan kepada seluruh staf yang ada di GTP khususnya staf yang ada di ruang koleksi umum. Hari berikutnya kegiatan yang dilakukan adalah pengenalan bagaimana cara menggunakan RFID dari mulai peminjaman, pengembalian dan peminjaman mandiri dan juga belajar bagaimana cara melayani pemustaka yang datang di ruang koleksi umum. RFID (Radio Frequency Identification) adalah Suatu metode yang mana bisa digunakan untuk menyimpan atau menerima data secara jarak jauh

27 54 dengan menggunakan suatu piranti yang bernama RFID tag atau transponder (Hastuti, 2011). Terdapat beberapa kesulitan atau kedala yang di hadapi oleh penulis seperti, tahap-tahap menggunakan RFID untuk peminjaman mandiri yang belum hafal secara keseluruhan dan seringnya sistem RFID yang error. Dalam menghadapi kesulitan tersebut, penulis selalu bertanya kepada staf yang ada di ruang koleksi umum untuk membantu mengatasinya. Banyak hal yang penulis peroleh selama minggu pertama ini, diantaranya adalah mengetahui bagaimana cara menggunakan RFID. Tabel 4 Laporan Kegiatan Magang Minggu ke 2 Tanggal Ruang Kegiatan 9 12 Februari 2016 R. Koleksi Digital 1) Shelving Koleksi DVD yang ada di ruang koleksi digital 2) Pengenalan aplikasi billing Minggu kedua magang yaitu pada tanggal 9 Februari 12 Februari Fokus magang pada minggu kedua ini adalah di bagian layanan ruang digital. Di ruang digital ini penulis dikenalkan pada aplikasi billing yang digunakan untuk mengakses internet dan juga belajar tentang bagaimana cara shelving koleksi DVD yang ada di ruang digital. Tidak ada kesulitan atau hambatan yang dialami oleh penulis selama magang minggu kedua ini. Banyak hal yang di dapat saat berada di ruang digital, diantaranya adalah mengetahui bagaimana shelving koleksi DVD dan mengetahui bagaimana penggunaan aplikasi billing yang ada di ruang digital.

28 55 Tabel 5 Laporan Kegiatan Magang Minggu ke 3 Tanggal Ruang Kegiatan Februari R. Koleksi Umum 1) Shelving ) Melayani peminjaman dan pengembalian R. Deposit 1) Shelving koleksi yang ada di ruang koleksi deposit Minggu ketiga magang yaitu pada tanggal 15 Februari 19 Februari Fokus magang pada minggu ketiga ini adalah di ruang koleksi umum dan di ruang deposit. Kegiatan rutin yang penulis lakukan di ruang koleksi umum adalah shelving buku setiap dan melayani peminjaman serta pengembalian buku. Di ruang koleksi deposit penulis belajar bagaimana cara shelving koleksi deposit yang ada di Grhatama Pustaka ini. Sistem klasifikasi yang digunakan berbeda dengan klasifikasi yang ada di ruang koleksi umum. Klasifikasi di ruang deposit menggunakan nomer induk dan tahun terbit sebagai call number-nya. Penulis sedikit kesulitan pada awalnya karena belum terbiasa shelving dengan sistem klasifikasi tersebut dan belum hafal susunan raknya. Dalam menghadapi kesulitan tersebut penulis selalu bertanya kepada staf yang ada untuk membantu. Hal yang di dapat adalah penulis mengetahui perbedaan cara shelving antara ruang koleksi deposit dengan ruang koleksi umum.

29 56 Tabel 6 Laporan Kegiatan Magang Minggu ke 4 Tanggal Ruang Kegiatan Februari R. Referensi Pelayanan di ruang referensi 2016 R. 6 Dimensi Belajar bagaimana cara mengoperasikan bioskop 6 Dimensi Front Desk Melayani pendaftaran anggota baru, bebas pustaka, perpanjangan kartu anggota R. Koleksi Braile Pengenalan koleksi braile yang ada di Grhatama Pustaka Minggu keempat magang yaitu pada tanggal 22 Februari 26 Februari Pada minggu keempat ini, setiap hari penulis berada di bagian layanan yang berbeda-beda yaitu mulai dari di ruang referensi, ruang 6 dimensi, front desk atau bagian informasi dan di ruang koleksi braile. Banyak hal yang didapat selama minggu keempat ini, diantaranya adalah mengetahui bagaimana cara mengoperasikan bioskop 6 dimensi, mengetahui bagaimana pelayanan yang ada di ruang referensi, mengetahui bagaimana sistem klasifikasi dan koleksi yang dimiliki di ruang braile serta mengetahui bagaimana cara melakukan pelayanan di front desk seperti bebas pustaka, pendaftaran anggota baru dan perpanjangan. Secara keseluruhan tidak ada kesulitan yang dialami pada minggu keempat ini.

30 57 Tabel 7 Laporan Kegiatan Magang Minggu ke 5 dan 6 Tanggal Ruang Kegiatan 29 Februari 11 Maret 2016 R. Pelestarian 1) Pelestarian bahan pustaka yang rusak (menjahit, mengganti cover yang rusak/hilang, pelabelan ulang). 2) Belajar digitalisasi koleksi dengan menggunakan aplikasi Scan Tailor. Minggu kelima dan keenam magang yaitu pada tanggal 29 Februari 11 Maret Fokus magang pada minggu kelima dan keenam adalah di bagian pelestarian. Kegiatan selama di ruang pelestarian adalah belajar cara konsevasi bahan pustaka yang rusak seperti menjahit buku, mengganti cover yang rusak, mengganti label buku yang hilang. Selain itu, kegiatan utama yang dilakukan selama di ruang pelestarian adalah digitalisasi koleksi. Digitalisasi koleksi disini menggunakan aplikasi Scan Tailor. Kesulitan yang dihadapi adalah tahap-tahap dalam digitalisasi yang banyak yang tidak bisa dihafal hanya dalam satu hari. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, penulis mencatat seluruh tahapnya dan bertanya kepada staf yang ada. Penulis mendapat tambahan ilmu tentang bagaimana proses digitalisasi koleksi dengan menggunakan aplikasi Scan Tailor yang lebih menghemat waktu daripada menggunakan aplikasi yang lain seperti adobe photoshop.