INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI

Transkripsi

1 1. TUJUAN 1.1 Sebagai acuan penerapan langkah-langkah petugas atau tim yang terkait dalam unit untuk setiap posisi. 1.2 Untuk mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap tiap posisi petugas dalam unit. 1.3 Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. 1.4 Meminimalisasi petugas dari kesalahan administrasi. 1.5 Menghindari petugas dari penyalahgunaan kewenangan, kesalahan, karaguan, duplikasi dan tidak efisiensi pekerjaan. 2. FUNGSI 2.1. Memperlancar tugas secara personal maupun tim Sebagi dasar hukum apabila terjadi kesalahan atau penyimpangan Mengetahui hambatan hambatan dengan jelas sehingga mudah mencari solusi yang terbaik Mengarahkan petugas untuk DISIPLIN dalam bekerja Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaaan rutin. 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup penyusunan SOP Layanan Cyber (penjualan softwere CD IMCA) Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi bekerjasama dengan Microsoft Eduluminari Surabaya, dimana penjulanan CD IMCA hanya sebatas untuk civitas IPB yaitu mahasiswa, staff dan dosen di Institut Pertanian Bogor. 4. DEFINISI Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sedangkan pelayanan cyber khusus penjualan softwere CD IMCA yaitu suatu kegiatan pelayanan penjualan CD Softwere IMCA kepada civitas Institut Pertanian Bogor mencakup mahasiswa, doesen dan staff. 5. REFERENSI Pedoman pelayanan penjualn CD IMCA mengacu pada pelayanan prima, dimana kepuasaan bagi para civitas adalah tujuan dari pelayanan. Prinsip-prinsip atau pedoman pelayananan antara lain : 5.1 Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran dari pelayanan. 5.2 Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, cepat, tepat, tidak berbelit-belit,mudah dipahami dan mudah dilaksanakan pengguna cyber. 5.3 Kejelasan dan kepastian (transparan), mengandung akan arti adanya kejelasan dan kepastian mengenai : a. Prosedur/tata cara pelayanan b. Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 41

2 administratif c. Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan d. Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya, dimana daftar harga CD IMCA ditempel secara jelas. e. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan. 5.4 Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh civitas IPB, baik diminta maupun tidak diminta. 5.5 Efisiensi, mengandung arti : persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dan agar tidak adanya pengulangan pemenuhan persyaratan. 5.6 Ketepatan waktu, mengandung arti pelaksanaan pelayanan terhadap civitas IPB dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. 5.7 Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang menjadi masalah, kebutuhan dan aspirasi pelanggan yang dilayani. 5.8 Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan aspirasi masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang. 6. KETENTUAN UMUM Jam operesional layanan : Senin Kamis : Buka : Istirahat : Jumat: Buka : Istirahat : Petugas cyber harus sudah berasa diruangan sebelum jam operasional berlangsung, memepersiapkan kebutuhan CD IMCA. Daftar harga CD IMCA sudah tercantum dengan jelas dan di temple dengan harga yang sudah di tentukan oleh Kepala Direktur Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. 7. PROSEDUR 7.1. Petugas melakungan pengecekan stock CD IMCA, CD kosong, Label dan tempat CD 7.2. Petugas melakukan proses pembakaran CD (burn CD) menggunakan duplicator CD atau DVD, pelebelan nama dan jenis CD Pengambilan kartu mahasiswa (KTM) atau kartu identitas pegawai semua civitas yang akan melakukan pembelian CD IMCA Petugas melakukan pengecekan aktif atau tidaknya user akses mahasiswa di SIM system CYBER atau di server LDAP, syarat pemebelian CD IMCA bagi mahasiswa harus memiliki user akses. Bagi dosen atau staff dengan menunjukan kartu identias, setiap dosen dan staff sudah memiliki fasilitas user akses yang telah diberikan oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi Memberikan formulir pembelian CD IMCA yang telah disediakan. Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 42

3 7.6. Melakukan pengecekan jumlah pembelian atau pernah tidaknya mahasiswa, pegawai maupun dosen melakukan pembelian CD sebelumnya. Maksimal pembelian 2 (dua) keping CD per item Menuliskan CD IMCA yang diakan dibeli oleh yang terkait pada formulir pembelian CD IMCA 7.8. Penyerahan KTM atau Kartu Identitas kepada yang terkait dan penyerahan CD IMCA yang dibeli oleh yang terkait, serta menerima pembayaran dengan harga yang sesuai yang tertera pada daftar harga CD IMCA yang ada Melakukan data entry setiap pembelian CD per orang per hari Melakukan rekap penjualan CD IMCA, banyaknya penjualan CD IMCA dan laporan keuangan yang disetorkan ke bagian keuangan per minggu. 8. DOKUMEN PENDUKUNG 8.1 Formulir Pembelian CD IMCA 8.2 Daftar harga CD IMCA Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 43

4 Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 44

5 9. SOP FLOWCHART (untuk petugas cyber) Mulai Pengecekan Stock CD IMCA, CD Kosong, label dan tempat CD Pembaran CD (burning CD) menggunakan duplicator, pelebelan nama dan jenis CD Pengambilan Sementara Kartu Identitas Mahasiswa (KTM), Dosen atau Staff yang akan membeli CD IMCA Pengecakan Status Aktif tidaknya User Akses bagi mahasiswa di Sistem SIM CYBER atau di Server LDAP Penyerahan Formulir Pemebelian CD IMCA Pengecekan Status Jumlah Pemebelian yang Pernah dilakukan Sebelumnya pada File yang ada Penyerahan CD IMCA+Stiker yang dibeli ke yang Bersangkutan dan Proses Pembayaran Entry Data Pembelian CD IMCA Setiap Transaksi per Hari Perekapan jumlah pembelian CD IMCA dan Keuangan per minggu Selesai Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 45

6 10. SOP GRAFIS (bagi pembeli CD IMCA) Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 46

7 11. SOP FLOWCHART (untuk civitas IPB) Masuk Mahasiswa, Dosen atau Staff Menyerahkan KTM atau kartu Identitas Ke petugas Petugas Keluar Pengambilan KTM atau Kartu Identitas, Pembayaran dan Penyerahan CD IMCA oleh Petugas Pengisian Formulir Pembelian CD IMCA Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DKSI IPB 47