BAB II TINJAUAN PUSTAKA. A. Pengertian, Prinsip, dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Transkripsi

1 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian, Prinsip, dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dengan jelas terlebih dahulu perlu diketahui defenisi Sistem dan Informasi. Menurut Romney & Steinbart (2004:2) mendefenisikan Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi menurut Hall (2001:7) adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Hal yang sama juga dinyatakan Laudon (2005 : 10) yaitu: Suatu sistem informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Menurut Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) yaitu: Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber-sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Menurut Romney & Steinbart (2004:473) menyatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi

2 8 yang bertanggung jawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. Berdasarkan pengertian di atas, bahwa sistem informasi akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu: 1. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia atau peralatan/mesin. 2. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output. Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi informasi. 3. Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem. Informasi ini berbentuk dalam suatu format yang berisikan keterangan-keterangan yang dibutuhkan manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah sebuah sistem pemrosesan yang menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen. Dalam pelaksanaannya sistem informasi akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pemakai informasi.

3 9 Transaksi Keuangan Proses tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini: Sistem Informasi Keputusan Keputusan Pemakai Transaksi NonKeuangan Sumber : James A.Hall, Gambar 2.1 Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2001 : 9) memberikan pernyataan dengan transaksi yaitu : Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akunakunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan: termasuk dalam sebuah peristiwa yang diproses sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defenisi sempit dari transaksi keuangan. Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data keuangan saja, data non keuangan juga diikutsertakan karena dapat pengambilan keputusan tidak hanya informasi keuangan saja yang diperlukan, informasi non keuangan tentang suatu kondisi dan keadaan juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

4 10 Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 12), agar suatu sistem informasi akuntansi berguna sebagai informasi yang berdaya guna harus memperhatikan karakteristik informasi sebagai berikut: 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat Waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakan dalam membuat keputusan. 5. Dapat Dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat Diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Dengan demikian pada prinsipnya sistem informasi akuntansi mempunyai peranan penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi memberikan bantuan dalam proses pengambilan keputusan. Kesimpulannya bahwa sistem informasi yang baik harus memiliki prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi. Jadi untuk menjadi sebuah sistem informasi yang baik dan berdaya guna, harus diketahui terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang diperhatikan

5 11 dalam sistem informasi akuntansi. Romney dan Steinbart (2004 : 3) menyatakan ada lima komponen sistem informasi akuntansi: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-rosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Dengan demikian dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi tidak hanya dibutuhkan operator yang menjalankannya, karena pada dasarnya operator yang menjalankan sistem harus berpedoman pada prosedur-prosedur dan didukung oleh infrastruktur teknologi seperti software, komputer, dan peralatan pendukung lainnya. Tanpa itu semua sebuah sistem tidak akan berjalan dengan baik. Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasarnya untuk memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Dari hasil sistem informasi akuntansi ini akan diperoleh mengenai informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan perusahaan. Romney dan Steinbart (2004 : 3), menjelaskan tiga fungsi suatu sistem informasi akuntansi yaitu : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, san pengawasan.

6 12 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. Uraian tentang sistem informasi akuntansi di atas terlihat bahwa sistem informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen. Informasi merupakan data yang telah tersusun dan telah diproses untuk memberikan arti bagi pihak yang membutuhkannya. Informasi dapat berupa laporan bentuk tercetak maupun dalam bentuk digital atau komputer. Setelah membahas tentang unsur yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi maka selanjutnya akan dibahas mengenai karakteristik dari sistem informasi akuntansi. Menurut Ali Masjono Mukhtar (1999:9) karakteristik dari sistem informasi akuntansi yaitu: 1. Merupakan suatu proses yang terorganisir dalam suatu perusahaan 2. Melakukan kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mencatat, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikasikannya kepada piha-pihak yang berkepentingan baik intern maupun ekstern 3. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai 4. Merupakan salah satu alat untuk pengawasan. Di samping memiliki karakteristik sistem informasi akuntansi juga memiliki tujuan yang akan dicapai. Sistem informasi akuntansi untuk setiap perusahaan akan berbeda namun umumnya memiliki tujuan yang sama, secara umum tujuan sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut:

7 13 a. Menyediakan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pihak intern dan ekstern, seperti perpajakan, bank atau kreditur, pemerintah dan lembagalembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. b. Menyempurnakan pengawasan melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan. c. Mengurangi biaya penyelenggaraan administrasi ke tingkat yang lebih rendah daripada nilai manfaatnya. d. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan ke semua tingkat manajemen, pemilik, atau pemegang saham secara cepat dan tepat. Selanjutnya Romney dan Steinbart (2004 : 38) menyatakan Informasi yang disediakan sistem informasi akuntansi terbagi dalam dua kategori, yaitu laporan keuangan dan laporan manajerial. Laporan keuangan sebenarnya lebih menitik beratkan pada pengguna luar perusahaan dalam pengambil keputusan. Laporan manajerial merupakan laporan di luar laporan keuangan dimana prinsip dan kaitannya masih didalam konteks akuntansi. Laporan manajerial dapat berupa informasi operasional terinci terutama kinerja organisasi dan laporan atas pelaksanaan anggaran. Fungsi sistem informasi akuntansi yang ketiga adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian dilakukan agar tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Adapun tujuan sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2004 : 42), antara lain: 1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.

8 14 2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku. 3. Menjaga aset-aset organisasional, termasuk data. Setidaknya untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan dua model penting, yaitu menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis, serta memastikan pemisahan tugas yang efektif. Dokumen yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Pemisahan tugas yang memadai berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Penyusunan sistem informasi akuntansi yang baik sangat penting bagi perusahaan untuk membantu pencapai tujuannya, maka untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan berbagai pencapaian yang harus diterapkan dan yang akan disesuaikan pada struktur organisasi, dan kondisi lingkungan perusahaan, yaitu dengan menciptakan antara lain: 1. Buku pedoman akuntansi yang terdiri dari kode perkiraan, penjelasan debet kredit, penjelasan setiap perkiraan dan buku-buku harian/catatan yang diperlukan 2. Buku pedoman pembuatan laporan sebagai suatu petunjuk cara pengisian tiaptiap jenis laporan

9 15 3. Pedoman tata laksana administrasi, merupakan kumpulan dari semua prosedur dan formulir-formulir dan faktur yang dipakai 4. Memilih metode pelaksanaan, apakah manual (dikerjakan dengan tangan manusia) atau dengan menggunakan mesin-mesin tertentu, mana yang lebih efektif dan efisien. Struktur organisasi tiap perusahaan berbeda karena tiap perusahaan mempunyai pertimbangan tersendiri dalam merancang struktur organisasi. Hal ini berhubungan dengan kondisi internal tiap perusahaan. Namun meskipun struktur organisasi tiap perusahaan berbeda, tapi ada hal utama yang harus dimiliki tiap perusahaan, yaitu fleksibilitas dalam penyusunan struktur organisasi. Struktur organisasi yang fleksibel bisa disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang akan terjadi dimasa depan. Struktur organisasi ini cukup disesuaikan tanpa perlu mengadakan perubahan yang mendasar, selain itu tiap-tiap struktur organisasi juga harus menguraikan dan menjelaskan tanggungjawab dan wewenang setiap bagian agar tidak saling tumpang tindih. Struktur organisasi berkaitan erat dengan sistem informasi akuntansi tiap perusahaan. Keterkaitan yang dimaksud adalah: 1. Untuk menciptakan sistem informasi yang baik diperlukan adanya pemisahan tugas antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan. Hal ini diatur dalam struktur organisasi untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi juga dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan.

10 16 2. Untuk merancang atau membuat suatu sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan, seorang analis sistem harus memperhatikan struktur organisasi, berdasarkan struktur ini analis dapat melihat bagaimana sebenarnya hubungan antara bagian di dalam perusahaan dan apa yang dibutuhkan oleh tiap bagian. Struktur organisasi akan menjadi pola bagaimana informasi mengalir dalam perusahaan, merupakan hal yang penting bagi akuntan untuk mengerti tentang struktur dan proses dari suatu organisasi, sehingga dapat secara efektif merancang suatu sistem untuk menyediakan manajemen dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Menurut Bodnar (2003:1), sistem informasi akuntansi secara umum dibagi atas beberapa siklus yaitu: a. Siklus Pendapatan b. Siklus Pengeluaran c. Siklus Produksi d. Siklus Keuangan Pemrosesan transaksi perusahaan, dimana sistem-sistem aplikasi dari kejadiankejadian itu berkaitan secara logis.

11 17 B. Sistem Informasi Akuntansi yang didasarkan atas komputer Perkembangan teknologi komputer yang telah semakin canggih dalam mengolah data dengan cepat, tepat, dan tidak mengenal lelah menyebabkan semakin berkembangnya informasi yang dapat dihasilkan dari akuntansi dan berkembang pula pemakai-pemakai informasi tersebut. Pengolahan informasi sebenarnya tidaklah harus dilandaskan pada komputer. Namun seiring dengan perkembangan dunia usaha yang semakin berkembang dan bersaing, maka semakin terasa pula kebutuhan akan informasi yang cepat dan tepat. Komputer adalah alat bantu yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan ini. Komputer dapat menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan tepat nilainya. Apalagi dengan dipergunakannya model-model kuantitatif yang berisi perhitungan-perhitungan matematik yang rumit, penggunaan komputer sangat tepat sekali. Oleh karena itu penguasaan teknologi komputer harus dimiliki oleh akuntan supaya dapat dengan tepat menentukan teknologi komputer mana yang dapat digunakan. Pada masa sekarang ini peranan komputer terasa sangat besar bila kita benar-benar dapat memanfaatkannya dan sistem informasi sekarang selalu dikaitkan dengan penggunaan komputer. Sistem informasi yang didasarkan pada komputer dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

12 18 Dibawah ini digambarkan Model dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didasarkan atas komputer: Storage Input Process Output Sistem Buku Besar (General Ledger/GL) Gambar 2.2 Model Sistem Informasi Akuntansi Yang didasarkan atas komputer Siklus pemrosesan data (data processing) dalam sistem informasi akuntansi yang didasarkan atas komputer terdiri dari empat langkah, yaitu: 1. Masukan (Input Data) Pada masa sekarang ini, sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry screen). Biasanya, tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan dokumen sumber manual yang digantikannya. Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis. Pengaturan sistem agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi pada tiap

13 19 transaksi baru akan menyederhanakan verifikasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Pada tahapan input data ini, semua data yang dimasukkan harus akurat, relevan dan efisien agar sistem tidak keliru memproses data yang diinput dan tidak berulang-ulang memproses data yang sama sehingga tidak menghasilkan output (keluaran) yang salah. 2. Pemrosesan Data (Data Processing) Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut. Proses pembaruan secara periodik (sekali sehari atau sekali seminggu) atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch, sedangkan proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real time. Banyak perusahaan yang beralih ke proses on-line atau real time untuk sebagian besar aplikasinya karena proses batch memiliki kelemahan yang nyata terlihat bahwa data yang terakhir dan akurat hanya setelah pembaruan secara batch. Entry data secara on-line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan.

14 20 3. Penyimpanan Data (Data Storage) Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang ahrus disimpan. Komputer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik (physical space), yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribuk dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan. Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger (buku besar). File buku besar (general ledger) memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci untuk akun buku besar yang memiliki banyak sub-akun terpisah. Buku besar pembantu umumnya dipergunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.

15 21 4. Keluaran (Output) Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen dapat merupakan masukan sekaligus keluaran, misalnya faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi untuk memasukkan pesanan penjualan dan juga merupakan dokumen masukan bagi pelanggan. Keluaran lainnya dari sistem pemrosesan transaksi adalah neraca saldo, laporan keuangan, laporan operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek (pembayaran kepada pemasok). Laporan keuangan mengikhtisarkan hasil-hasil pemrosesan transaksi dan menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip pelaporan keuangan. Kualitas dari keluaran (output) suatu sistem pemrosesan transaksi sangat bergantung kepada kualitas masukan (input data) dan pemrosesan data. Bila data yang diinput akurat dan relevan serta diproses secara efisien maka keluaran (output) sistem tersebut pasti kualitasnya baik. Bagi organisasi yang ingin maju dan bersaing dalam pasar persaingan bisnis yang sangat ketat, bila tidak menggunakan komputer dalam sistem informasinya, sementara para pesaingnya menggunakannya, maka informasi yang didapat dari sistemnya mungkin sudah tidak terpakai lagi (usang) dan tidak tepat waktunya lagi. Bila keadaan seperti ini dibiarkan terus menerus, maka keberadaan organisasi tersebut dapat terancam. Dan yang paling banyak membutuhkan informasi yang cepat dan tepat serta relevan adalah pihak manajemen di dalam organisasi tersebut.

16 22 Sekarang, sistem informasi tidak hanya terlibat dalam aspek finasial saja, tetapi juga lebih ditekankan kepada aspek manajemen. Tidak hanya informasiinformasi ekstern yang berupa laporan-laporan keuangan saja yang dihasilkan, tetapi juga informasi-informasi intern untuk keperluan dukungan perencanaan dan pengendalian oleh manajemen. Pada saat ini, sistem informasi akuntansi melibatkan tidak hanya sistem akuntansi keuangan (financial accounting), tetapi juga sistem akuntansi manajerial (managerial accounting). Jadi, sebenarnya sistem informasi akuntansi adalah sistem akuntansi dengan pengembangan informasi lebih luas dengan lebih menekankan informasi kepada manajemen tanpa mengurangi informasi kepada pihak luar. C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan. Oleh karena itu penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan suatu peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya dalam bidang penjualan menjadi sebuah informasi. Penjualan dapat dibagi atas tiga jenis yaitu ; penjualan secara tunai, penjualan secara kredit, dan penjualan secara cicilan. Selanjutnya yang dibahas hanya penjualan secara tunai dan kredit.

17 23 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2001 : 463) dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: a. Faktur penjualan tunai b. Pita registrasi kas (Cash Register Tape) c. Bukti setor bank d. Rekapitulasi harga pokok penjualan Keterangan : a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperluakan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. d. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Bukti memorial juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok yang dijual selama satu periode.

18 24 Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan catatan akuntansi. Menurut Mulyadi (2001 : 468) catatan akuntansi yang digunakan yaitu : a. Jurnal penjualan b. Jurnal penerimaan kas c. Jurnal umum d. Kartu persediaan e. Kartu gudang Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan ini diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang, sedangkan kartu gudang adalah catatan yang berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001 : 469) yaitu : a. Prosedur order penjualan b. Prosedur penerimaan kas c. Prosedur penyerahan barang d. Prosedur pencatatan penjualan tunai e. Prosedur penyetoran kas ke bank f. Prosedur pencatatan penerimaan kas g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

19 25 Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai melibatkan beberapa unit atau bagian dalam orhanisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1 Bagian order penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima order dari pembeli b. Mengisi faktur penjualan tunai rangkap tiga 2 Bagian kasa (kasir) Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai tersebut. b. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas. c. Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. d. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. e. Mengisi bukti setor bank rangkap 3 dan segera menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank. f. Bukti setor bank rangkap 3 didistribusikan kepada: 1 Lembar 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang disetor

20 26 2 Lembar 2 : Diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal) 3 Lembar 3 : Disimpan sebagai arsip kasir menurut nomor urut. 3 Bagian gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menyimpan barang yang dipesan segera setelah menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang. c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang beserta faktur penjualan tunai lembar ke-2. 4 Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang dan menerima faktur penjualan lembar ke-1 yang dilampiri pita register kas dari bagian kasir melalui pembeli kemudian membandingkan kedua faktur tersebut untuk menentukan apakah sudah dilakukan pembayaran harga barang. b. Faktur penjualan lembar ke-2 dimasukkan ke dalam barang yang dibungkus sebagai slip pembungkus dan diserahkan kepada sipembeli. c. Faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal).

21 27 5 Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : a. Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan tunai lembar ke-1. b. Mengirimkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas ke bagian kartu persediaan. c. Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas. d. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor. e. Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan mencatatnya ke dalam jurnal umum dan mengarsipkan bukti memorial dengan dilampiri harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial. 6 Bagian kartu persediaan Bagian kartu persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri pita register kas dari bagian akuntansi. b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan atas dasar faktur penjualan tunai lembar ke-1. c. Faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas diarsipkan menurut nomor urut faktur penjualan tunai.

22 28 d. Secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan. e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan pokok produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian akuntansi. Bagan arus dokumen sistem akuntansi penjualan tunai di atas disajikan pada gambar 2.3 di bawah ini: Peristiwa Ekonomi Penangkapan Peristiwa Pencatatan Peristiwa Peristiwa Pelanggan Pesanan Penjualan Jurnal Penjualan Gambar 2.3 Pencatatan Pesanan Penjualan Dalam Jurnal Penjualan Sumber : Mulyadi, 2001.

23 29 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis terhadap kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:214) adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: a. Surat order pengiriman b. Tembusan kredit (Credit Copy) c. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) d. Surat muat (bill of lading) e. Slip pembungkus (Packing Slip) f. Tembusan gudang (Warehouse Copy) g. Arsip pengendalian pengiriman (Sales order follow-up copy) 2. Faktur penjualan dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: a. Fatur penjualan b. Tembusan piutang c. Tembusan jurnal penjualan d. Tembusan analisis e. Tembusan wiraniaga 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 4. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit catatan akuntansi yang digunakan antara lain yaitu :

24 30 1. Jurnal Penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. 2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. 3. Kartu persediaan adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan digudang. 4. Kartu gudang adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang digunakan untuk mencatat harga. 5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Menurut Mulyadi (2001 : 211) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit yaitu: 1. Fungsi penjualan 2. Fungsi kredit 3. Fungsi gudang 4. Fungsi pengiriman 5. Fungsi penagihan 6. Fungsi Akuntansi

25 31 Keterangan: a. Fungsi Penjualan, bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan megisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b. Fungsi kredit, fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar suatu order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, juga bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi diri yang berwenang. e. Fungsi Penagihan, bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

26 32 f. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:219) antara lain yaitu: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam pelaksanaan jaringan yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan ketiga yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut: a. Bagian Order Penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap 9 dan faktur rangkap 5, dengan distribusi: a) Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar Disiapkan barang yang akan dikirm. b) Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman.

27 33 c) Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan Pesanannya sudah diterima dan kapan Pengiriman dilakukan. d) Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk Meminta persetujuan penjualan kredit. e) Lembar 8,9 : Arsip bagian order penjualan menurut tanggal. 2. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad. 3. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. 4. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 ke bagian penagihan. 5. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9. b. Bagian Kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. 2 Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3 Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.

28 34 c. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang-barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut. 2 Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang. 3 Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1. d. Bagian Pengiriman Barang Bagian pengiriman barnag bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang. 2 Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualan yang didistribusikan kepada: a) Lembar 1,2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan b) Lembar 3 : Diserahkan ke perusahaan angkutan umum beserta barang. c) Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor. d) Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.

29 35 e. Bagian Penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap 5 dan didistribusikan sebagai berikut: 1 Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan. 2 Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman Lembar ke-1 dan 2. 3 Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan. 4 Lembar 4 : Dikirim ke bagian akuntansi (jurnal). 5 Lembar 5 : Dikirim kepada Wiraniaga. f. Bagian Piutang Bagian piutang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2. 2 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 menurut nomor urut faktur. g. Bagian Kartu Persediaan Bagian kartu persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:

30 36 1 Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan. 2 Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3. 3 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur. 4 Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik selama periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. 5 Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal). h. Bagian Akuntansi (Jurnal) Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan. 2 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. 3 Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. 4 Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya. Dalam transaksi penjualan tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pembeli melakukan pengembalian barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini

31 37 ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan. Pada umumnya informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang dilakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.