BAHAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN

Transkripsi

1 BAHAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN OLEH: SUBARTINI DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI JAKARTA 2008

2 DAFTAR ISI Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Pegawai... Daftar Isi... i ii 1. PENDAHULUAN... 1 A. Deskripsi Singkat... 1 B. Tujuan Pembelajaran Kegiatan Belajar 1 ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANISASI Uraian dan Contoh... 3 A. Pengertian-pengertian... 3 B. Lingkup Pekerjaan dalam Suatu Organisasi/Instansi... 6 C. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor... 7 D. Manajemen Perkantoran Modern Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 2 PENANGANAN SURAT Uraian A. Pengolahan Surat Masuk B. Pengolahan Surat Keluar C. Beberapa Hal yang Perlu Diketahui Mengenai Surat D. Wewenang Penandatanganan Surat E. Penunjukan Pejabat Pengganti F. Cap Dinas Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 3 PELAYANAN TELEPON Uraian A. Telepon dari Luar B. Menelepon Keluar Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 4 PENERIMAAN TAMU KANTOR Uraian A. Ruang Penerimaan Tamu B. Cara Penerimaan Tamu Kantor Rangkuman Latihan i

3 6. Kegiatan Belajar 5 TATA CARA MENGARSIP Uraian A. Pengertian Arsip B. Pengertian Filing C. Sistem Filing D. Asas-asas Filing E. Syarat-syarat Seorang Juru Arsip Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 6 PENULISAN LAPORAN Uraian A. Pengertian, Fungsi, dan Macam Laporan B. Syarat-syarat Laporan yang Baik C. Langkah-langkah dalam Penulisan Laporan D. Sistematika Laporan E. Aturan Pengetikan Laporan Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 7 TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT Uraian A. Pengertian Rapat B. Macam-macam Rapat Rangkuman Latihan Kegiatan Belajar 8 PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR Uraian A. Pengertian Teknologi Informasi B. Peranan Teknologi Informasi C. Aplikasi dalam Pekerjaan Kantor D. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet E. Pengaruh Teknologi terhadap Perkantoran Rangkuman Latihan TES FORMATIF UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT KUNCI JAWABAN DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN ii

4 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN 1. PENDAHULUAN A. DESKRIPSI SINGKAT Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini. Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis yakni kegiatan pokok (yang secara langsung berhubungan dengan tujuan) dan kegiatan penunjang (yang bersifat membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok). Kegiatan penunjang disebut dengan pekerjaan perkantoran, dalam bahasa Inggris sering disebut office work atau paperwork. Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan telah melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana dampaknya apabila suatu organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola dengan baik. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern, oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen perkantoran modern. Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis yang berkaitan dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis antara lain pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara pengarsipan surat. B. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) Setelah mempelajari modul mata diklat Manajemen Perkantoran Modern, para peserta Diklat Prajabatan Golongan III diharapkan mampu mengaplikasikan dan menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya. 1

5 2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan III diharapkan mampu: a. Menjelaskan pengertian Administrasi, manajemen, dan organisasi kantor, pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, manajemen perkantoran, dan manajemen perkantoran modern; b. Menerapkan cara penanganan surat; c. Menerapkan cara pelayanan telepon; d. Menerapkan cara penerimaan tamu; e. Menerapkan tatacara mengarsip; f. Menerapkan tata cara menyelenggarakan rapat; g. Menyusun pelaporan; h. Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran. 3. Pokok Bahasan a. Administrasi, manajemen, organisasi, manajemen perkantoran modern; b. Penanganan Surat; c. Pelayanan Telepon; d. Penerimaan Tamu Kantor; e. Tata Cara Mengarsip; f. Tata cara menyelenggarakan rapat; g. Menyusun pelaporan; h. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor. 2

6 2. Kegiatan Belajar 1 ADMINISTRASI, MANAJEMEN, ORGANISASI DAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN 2.1 URAIAN A. PENGERTIAN-PENGERTIAN 1. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit. Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Dalam arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai pencatatan keteranganketerangan secara tertulis. Keterangan-keterangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan datang. Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha. Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun terkadang istilah administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan. 2. ORGANISASI Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah: kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan hierarkhi. 3. KANTOR Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita sudah memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya ada 3

7 satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada kalimat yang diucapkan oleh si pembicara. Untuk lebih jelasnya kita perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata kantor. Pemuda A mengatakan : Kantor itu tidak baik, masa lamaran sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab. Bapak B mengatakan : Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor. Bapak C berkata kepada anaknya : Kantormu bagus, berdinding kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan. Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang tidak ada di kantor. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta berkata kepada temannya : Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau langsung ke kantor Sekretariat. Seorang pegawai F setelah ditanya oleh teman sekerjanya menjawab: Saya tugas ke New York bersama Bapak Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor. Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak baik karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab sampai saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi yang dimaksud orang kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D, kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3 tersebut Kepala PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda dengan yang dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan pegawai E adalah salah satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja; jadi yang dimaksudkannya adalah bagian Sekretariat. Kantor yang dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi instansi atau perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja. Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja, ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya. Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena para ahli di bidang administrasi perkantoran pun dalam perumusan yang dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai pengertian kantor. Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan 4

8 administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan. Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah pengertian yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. 4. PEKERJAAN KANTOR Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat merujuk kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli. William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut. Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari kegiatannya dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis 5

9 misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar (korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat, penggandaan surat dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon, penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor. 5. MANAJEMEN PERKANTORAN Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaikbaiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah Controlling and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business information and retention if of permanent value, of destruction if obsolete (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor. Namun demikian cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran, tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain. B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis pekerjaan/tugas yakni: 1. Tugas Pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan. Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan 6

10 yang menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan. 2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran. Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama. C. PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran. 1. Asas Sentralisasi Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi. Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah : a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan; b. Pengawasan mudah dilakukan; c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat; d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata; e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes. Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan tersebut perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan kesulitankesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah : a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat dari keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami kelambatan. b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan. c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu yang seharusnya unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani. 7

11 Kegiatan perkantoran di lingkungan Departemen Keuangan yang disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk, penerimaan tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit yang menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut. 2. Asas Desentralisasi Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan, penggandaan, dan sebagainya. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu : a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat. b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan. c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan. Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain adalah : a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh; b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor; c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya jenjang birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan. Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut masih belum luas. 3. Asas Campuran Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung banyak kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan menggunakan asas desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh organisasi yang belum luas. 8

12 Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya: a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern) dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit organisasi menggunakan pesawat intern. b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang in-aktif dipusatkan di unit pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut. Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaik-baiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah satu asas akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan kebaikan-kebaikan asas yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas pekerjaan, taraf perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi. Pada instansi yang sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas yang akan dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan. D. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, maka harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Istilah modern dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah terbaru, mutakhir, terkini, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman. Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang mempunyai profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman. 2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Untuk lingkungan Departemen 9

13 Keuangan pekerjaan dilakukan sesuai dengan uraian jabatan dan sistem operasi prosedur yang telah ditetapkan. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized). 4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan. 5. Menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi. Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi (outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu tanggal 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan sistem, dan akan mengganggu seluruh pekerjaan kantor. E. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Ada sembilan prinsip menurut Komarudin dalam manajemen Kantor modern: 1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan terhadap segaian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer bukan semata-mata penyelia. 2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan. 3. Mesin dan perlengkapan kator yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis. 4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran beban kerja. 5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan. 6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan penghapusan arsip. 10

14 7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan. 8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan. 9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor selalu dikembangkan. 2.2 RANGKUMAN Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, menurut caracara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai ata usaha yakni rangkaian kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha merupakan unsur administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja, ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi. Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulismenulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas, yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran. Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data /informasi yang modern, yang antara lainnya dicirikan dengan adanya : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman; 2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh pegawai. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized). 4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi 11

15 2.3 LATIHAN 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini! 1. Sebutkan perbedaan pengertian administrasi secara luas dan sempit? Jelaskan! 2. Apakah yang dimaksud organisasi? Jelaskan! 3. Sebutkan macam-macam arti kantor? 4. Apakah yang dimaksud pekerjaan kantor? 5. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran? 12

16 3. Kegiatan Belajar 2 PENANGANAN SURAT 3.1. URAIAN Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangat mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti caracara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Sepintas lalu memang pekerjaan penanganan surat sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah. Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi. Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi: 1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi); 2. Sebagai bahan pembukti; 3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah; 4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi; 5. Sebagai sarana memperpendek jarak. 13

17 Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan surat. Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti instansiinstansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena itu pada instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk. Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan. Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain. A. PENGOLAHAN SURAT MASUK Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut : 1. Penyortiran surat Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milah surat. Surat dapat dipilah berdasarkan : a. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b. Macamnya Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya. c. Klasifikasinya 14

18 Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa. d. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia. e. Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. 2. Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilah seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong. b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. 3. Mengeluarkan surat dari sampul Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masingmasing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut: a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkan bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari 15

19 dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal. 4. Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. 5. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda Tgl. Penerima an Surat Masuk Nomor Urut Agenda KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA Tgl. & nomor Kode surat masuk Lampiran Alamat Pengirim Hal Isi Disposisi Ket. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. 16

20 Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, seperti Sekretariat Jenderal Dep. Keuangan sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa yang memproses. Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini : Masalah : Kode No. Urut M Perihal : Isi ringkasan : Lampiran : Dari : Kepada : Tanggal No. Urut Hubungan Arsip di Paraf : Tanggal : 6. Pembagian surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Di lingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II Departemen tidak melalui Bagian Penerimaan Surat. Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka langkahlangkah yang perlu dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unitunit terkait, terutama mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan suratsurat biasa dan pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran surat dari sampulnya dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di atas. K 17

21 Pembukaan sampul Surat Rahasia Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka oleh petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada pimpinan atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi harus menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan penunjukannya itu harus dikaitkan dengan rahasia jabatan. Maksudnya tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain. Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh sekretaris pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak berhak. Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada pejabat unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat tersebut. Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama dengan cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya. Pembacaan surat Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan (termasuk surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat oleh sekretaris pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran surat-surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat segera, maka ia harus menempelkan/membubuhkan tanda Segera. Selanjutnya ia harus menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang dibuat secara khusus di mana pimpinan dapat menuliskan petunjuk-petunjuk atau pengarahan-pengarahan mengenai penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat. 18

22 Kode : Masalah : Perihal : Tgl./No. Asal : Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini : LEMBAR DISPOSISI. P B R Tanggal Penyelesaian : INSTRUKSI/INFORMASI Diteruskan kepada : P = Penting B = Biasa R = Rahasia Pencatatan surat Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya surat-surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti halnya pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat dalam agenda tersendiri. Apabila telah digunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, surat-surat yang bersifat penting dicatat dalam Kartu Kendali (KK) dan surat-surat biasa serta surat-surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar (LP). Penyampaian surat Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk diproses lebih lanjut. Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi, surat itu langsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Penyampaian surat pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar pengantar. B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut: 1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. 19

23 Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban. Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang ada kaitannya dengan hal yang tersebut dalam surat. Setelah semua bahan/data terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam kaitannya dengan maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban. Apabila pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia ingin berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka hal ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan dan stafnya diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini kegiatan pendiktean sangat jarang dilakukan, dengan meningkatnya kemampuan SDM di lingkungan Departemen Keuangan. Setelah konsep itu selesai, kemudian diserahkan kepada juru tik untuk diadakan pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada lembar konsep verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep surat. Contoh konsep verbal, seperti tertera di bawah ini : (Nama Instansi) DITERIMA OLEH REDAKTUR : DITERIMA OLEH JURU TIK : DISELESAIKAN OLEH : TANGGAL : JAM : DIPERIKSA OLEH : DIKETIK OLEH : DITERIMA OLEH BAG. ARSIP : DIBACA OLEH : TGL. : JAM : DIPERIKSA OLEH : DIKIRIM PADA TGL : KEMUKAKAN LAGI PADA TGL : PERIHAL : NO. AGENDA PRB : KODE UNIT ORG : KONSEPTOR : NO. : JAKARTA, NOTA : TERLEBIH DAHULU : KEPADA YTH.... DITETAPKAN :... DI... JUMLAH LAMPIRAN : PENJELASAN : KODE PENUNJUK : 20

24 Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda (double folio) yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep verbal. Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan kepada pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi. Bila semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik (melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila diperlukan. Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi dan dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler). Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep verbal, dan setelah pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh pejabat teknis, kemudian surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk ditetapkan dan ditandatangani. Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor). Net surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pimpinan/pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan apabila pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan. Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju. 2. Pengiriman Surat Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda di Instansi yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang menamakannya Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka) dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, suratsurat diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah sebagai berikut : 21