LAPORAN PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI SEMESTERI I TAHUN 2015

Transkripsi

1 LAPORAN PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI SEMESTERI I TAHUN 2015 KEMENTERIAN PERTANIAN BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN KETINDAN

2 DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii I. Gambaran Umum A. Kebijakan... 1 B. Sarana Prasarana C. Sumber Daya Manusia D. Pembiayaan II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen B. Daftar Informasi Publik C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi A. Pelayanan Informasi Publik B. Penyelesaian Sengketa IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran Lampiran - Lampiran

3 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-nya sehingga laporan Pengelolaan Keterbukaan Informasi dan Dokumentasi Semester I ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan ini berisi tentang informasi dan gambaran balai secara umum, pengelolaan, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi. Kami menyadari bahwa laporan ini belum sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan masukan dan sumbang saran dari pembaca untuk perbaikan dan upaya tindaklanjut di masa yang akan datang. Tidak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan konstribusinya untuk penyelesaian laporan ini. Besar harapan kami, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Lawang, Juli 2015 Kepala Balai Dr. Ir. Adang Warya, MM NIP

4 BAB I GAMBARAN UMUM A. Kebijakan Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis. Pemberlakuan UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di lingkungan Kementerian Pertanian, secara garis besar implikasinya melekat pada 2 pihak yaitu penyelenggara negara dalam hal ini Unit Kerja/ Unit Pelaksana Teknis dan masyarakat atau publik yang membutuhkan informasi publik. UU KIP menjamin masyarakat atau publik untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan kepentingan publik, dalam upaya berpartisipasi aktif dalam proses pembuatan kebijakan publik, termasuk didalamnya akses untuk pengambilan keputusan dan mengetahui alasan dalam pengambuilan keputusan yang berhubungan dengan dengan kepentingan publik. Implikasi yang dipandang sangat penting adalah dengan adanya penerapan UU KIP ini daya kritis masyarakat atau publik terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan terutama pelayanan publik semakin meningkat dan diperkirakan tingkat penilaian atau pengadun masyarakat atau publik terhadap kulitas layanan publik semakin meningkat. UU KIP juga menjamin untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang transparan dan demokratis. Page 1

5 Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Melalui mekanisme dan pelaksanaan prinsip keterbukaan, akan tercipta kepemerintahan yang baik dan peran serta masyarakat yang transparan dan akuntabilitas yang tinggi sebagai salah satu prasyarat untuk mewujudkan demokrasi yang hakiki. Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk menyelenggarakan keterbukaan informasi publik.dengan membuka akses publik terhadap Informasi diharapkan dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance). B. Sarana Prasarana Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, BBPP Ketindan dilengkapi dengan sarana prasarana sebagai berikut : 1. Asrama 1.1 Asrama Melati kapasitas : 28 orang 1.2 Asrama Mawar kapasitas : 20 orang 1.3 Asrama Manggis kapasitas : 12 orang 1.4 Asrama Som Jawa kapasitas : 32 orang 1.5 Asrama Buah Tin kapasitas : 52 orang Total kapasitas asrama : 150 orang 2. Wisma 2.1 Wisma Shorgum kapasitas : 8 orang 2.2 Wisma Kacang Tanah kapasitas : 8 orang 2.3 Wisma Gandum kapasitas : 6 orang Total kapasitas wisma : 22 orang 3. Kelas dan Aula Page 2

6 3.1 Aula Mahkota Dewa kapasitas : 150 orang 3.2 Kelas Tapak Liman I kapasitas : 30 orang 3.3 Kelas Tapak Liman II kapasitas : 30 orang 3.4 Kelas Tapak Liman III kapasitas : 30 orang 3.5 Kelas Tapak Liman IV kapasitas : 30 orang 3.6 Kelas Tapak Liman V kapasitas : 30 orang 3.7 Kelas Padi kapasitas : 30 orang Total kapasitas aula & kelas : 330 orang 4. Laboratorium 4.1 Teknologi Pengolahan Hasil Tanaman Pangan dan Tanaman Hortikultura/ Tanaman Obat 4.2 Bioteknologi 4.3 Kultur Jaringan 4.4 Proteksi dan Hama Penyakit Tanaman 4.5 Bio Oil 5. Screen House 5.1 Screen house koleksi tanaman obat 5.2 Screen house drip irigasi tetes 5.3 Screen house aeroponik + NFT 6. Instalasi penunjang lainnya yaitu : gerai herbal, Spa, Sport Center, ruang pertemuan, ruang makan, mushola, koperasi, lahan praktek, dan perpustakaan. Sedangkan dalam rangka pelaksanaan keterbukaan informasi publik, didukung sarana prasarana sebagai berikut : 1. Perpustakaan 2. Media Cetak (Buletin triwulan, profil balai, leaflet, katalog, brosur); 3. Media internet dan media sosial: Whatsapp, Twiter, Instagram, Facebook, Yahoo Messenger, Google Plus, Skype. Website : bbppketindan@pertanian.co.id 4. Local Area Network 5. Hot Spot Page 3

7 C. Sumber Daya Manusia Dalam rangka mendukung tugas pokok sebagai lembaga pelatihan pertanian, BBPP Ketindan mempunyai keragaan di bidang SDM. 1. Berdasarkan keragaan jumlah pegawai: Berdasarkan keragaan pegawai di BBPP Ketindan berjumlah 120 orang terdiri dari 94 orang pegawai atau 78%, 3 orang pegawai masih berstatus CPNS atau 2%, 3 orang pegawai yang berstatus Tenaga Harian Lepas atau 2% dan tenaga outshourcing sejumlah 20 orang atau 17%. 2. Berdasarkan keragaan kedudukan jabatan Page 4

8 Berdasarkan kedudukannya dibagi menjadi 4 jabatan yaitu: pejabat struktural berjumlah 11 orang atau 11%, pejabat fungsional widyaiswara berjumlah 24 orang atau 25%, fungsional pranata komputer 1 orang atau 1% dan fungsional umum berjumlah 60 orang atau 63%. 3. Berdasarkan keragaan golongan pegawai Berdasarkan golongan pegawai, golongan IV berjumlah 19 orang atau 19%, golongan III berjumlah 53 orang atau 55%, sedangkan pegawai golongan II berjumlah 22 orang atau 24% dan golongan I berjumlah 2 orang atau 2%. 4. Berdasarkan keragaan jenis kelamin Page 5

9 Berdasarkan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai laki-laki sejumlah 56 orang atau 59% dan jumlah pegawai perempuan 40 orang atau 41%. 5. Berdasarkan keragaan pendidikan pegawai Dilihat dari latar belakang pendidikan pegawai berpendidikan S3 sebanyak 1 orang atau 1%, S2 sebanyak 22 orang atau 23%, S1 sebanyak 32 orang atau 33%, pendidikan D4 sebanyak 6 orang atau 6%, pendidikan D3 berjumlah 7 orang atau 7%, pendidikan SMA berjumlah 21 orang atau 22%, SMP berjumlah 3 orang atau 3% dan pendidikan SD berjumlah 5 orang atau 5%. Untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan, pegawai BBPP Ketindan melakukan tugas belajar maupun izin belajar. Sampai dengan bulan Juli, pegawai yang tugas belajar sebanyak 8 orang dimana yang tugas belajar 2 orang mengambil program S2 dan 6 orang mengambil program D4. Sedangkan pegawai yang izin belajar ada 11 orang, 3 orang mengambil program Doktor (S3) dan 8 orang mengambil program S2. Daftar nama pegawai yang mengikuti tugas belajar dan ijin belajar sampai dengan Juni 2015: No. Nama Pegawai Perguruan Tinggi 1. Dewi Melani, S. Si. Universitas Brawijaya Jenjang Pendidikan S2 Keterangan Tugas Belajar Page 6

10 2. Lina Novi Ariani, STP Universitas S2 Tugas Belajar Brawijaya 3. Jaelani STTP Malang D4 Tugas Belajar 4. B. Arif Budiman STTP Malang D4 Tugas Belajar 5. Solikin STTP Malang D4 Tugas Belajar 6. Djoko Witono, AMd STTP Malang D4 Tugas Belajar 7. Vaya Zuanif STTP Malang D4 Tugas Belajar 8. Rafi Fitrianto STTP Malang D4 Tugas Belajar 9. Diana Triswaningsih, MP Universitas S3 Izin Belajar Brawijaya 10. Saptini M. Rahajeng, M. Si. Universitas S3 Izin Belajar Brawijaya 11. Juniawan, SP. M. Si. Universitas S3 Izin Belajar Brawijaya 12. Ir. Tuban Universitas S2 Izin Belajar Muhamadiyah Malang 13. Saeroji, SP Universitas S2 Izin Belajar Muhamadiyah Malang 14. Ir. Murdani Universitas S2 Izin Belajar Muhammadiyah 15. Roikhan BE., SP Universitas S2 Izin Belajar Brawijaya 16. Suparjo, SST Universitas S2 Izin Belajar Brawijaya 17. Nurul Qomariyah, S.Sos. Universitas S2 Izin Belajar Brawijaya 18. Hadi Feriyanto, STP Universitas Brawijaya S2 Izin Belajar *). Data Bagian Umum BBPP-Ketindan Mengacu pada Peraturan Menteri Pertanian No. 103/Permentan/OT.140/10/2013 tanggal 9 Oktober 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan, tugas penyebaran informasi menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga pada Bagian Umum. Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan penyebaran informasi dan mendukung tugas PPID, telah dibentuk tim pengelola informasi publik dan dokumentasi pembantu pelaksana dengan struktur organisasi terlampir. D. Pembiayaan Pembiayaan yang tersedia untuk Sistem Informasi, Publikasi dan Promosi sebesar Rp ,00. Sampai dengan bulan Juli anggaran Page 7

11 telah terserap Rp , atau 47,66%. Kegiatan diperuntukkan untuk: 1. Pembuatan/cetak buku seri tanaman obat (1 6) 2. Pembuatan tas untuk tempat souvenir 3. Media eletronik/shooting video Sedangkan anggaran untuk kegiatan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) sebesar Rp ,00. Sampai dengan bulan Juli anggaran telah terserap Rp atau 50,58%. Kegiatan ini diperuntukkan untuk mengikuti rapat-rapat/ pertemuan koordinasi informasi publik, sosialisasi baik yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian atau instansi terkait lainnya. Page 8

12 BAB II PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen Pengumpulan informasi dilakukan melalui koordinasi antar bagian dan unit kerja di internal BBPP Ketindan, baik melalui rapat, diskusi, informasi yang disampaikan pada waktu apel pegawai, briefing, mading dan lain sebagainya. Pengolahan informasi diklasifikasi menjadi 2 (dua) yaitu informasi yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan (tertutup).informasi yang wajib disediakan oleh balai seperti profil, sejarah singkat, struktur organisasi, program kerja dan produk serta program diklat. Disamping itu secara rutin telah disajikan laporan bulanan triwulan, tahunan dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP). Sedangkan informasi yang tidak bisa dipublikasikan adalah informasi yang bersifat internal pribadi PNS, informasi yang bersifat proses pengolahan dan penyelesaian hasil pertanian yang belum dipublikasikan dan pengelolaan dokumen terpusat pada Bagian Umum. Untuk pengelolaan dokumen melalui beberapa tahap, sebagai berikut : 1. Pembuatan Dokumen 2. Pengesahan 3. Pengidentifikasian Dokumen 4. Penomoran 5. Pencatatan dalam DIK 6. Distribusi a. Dokumen Tidak Terkendali b. Dokumen Terkendali 7. Pemeliharaan Page 9

13 8. Pengkajian a. Revisi b. Pemusnahan B. Daftar Informasi publik 1. Profil balai 2. Leaflet 3. Brosur 4. Laporan kegiatan 5. E-SIPP 6. E-Proc/LPSE 7. E-evaluation 8. SIDA (Sistem Informasi Diklat Aparatur) 9. Website 10. Buletin Inforta 11. Media cetak lainnya C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan 1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengelolaan informasi dan publikasi. 2. Kurangnya sarana prasarana yang mendukung kelancaran pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Page 10

14 BAB III PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI A. Pelayanan Informasi Publik Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima.informasi disediakan melalui media cetak maupun media elektronik. Informasi publik disajikan secara berkala maupun terus menerus.melalui media cetak, buletin Inforta terbit dalam triwulan.untuk profil, leaflet, brosur diterbitkan sekali dalam satu tahun.informasi yang di-update secara terus menerus adalah melalui website. Sedangkan untuk laporan disesuaikan dengan jenis kegiatan baik itu bulanan, semester, tahunan maupun setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Pelaksanaan PID dari bulan Januari sampai dengan Juni antara lain: - Telah mengikuti kegiatan Pertemuan Koordinasi Pelayanan Publik Lingkup BPPSDMP tanggal 3 Maret s/d 2 April 2015 diikuti oleh Dra. Astutiningsih dan Yeniarta Margi Mulya, S.AP - Rapat Kerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) tanggal 26 s/d 28 Mei 2015 di Bogor yang diikuti oleh Dra. Tri Agustin W. - E-Proc/LPSE digunakan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang nilainya di atas 200 juta. Di semester I, tehitung sampai bulan Juli terdapat dua pengadaan barang dan jasa yang nilainya diatas 300 juta, yaitu: a. Pengadaan gedung asrama lantai 2 (asrama Buah TIN) bulan Maret senilai Rp melalui LPSE Kabupaten Malang; b. Pengadaan rest area bulan Juni senilai Rp melalui LPSE Kabupaten Malang. - SIDA adalah merupakan sistem infomasi diklat aparatur yang dibuat oleh Lembaga Adimistrasi Negara agar sistematis penginputan data peserta diklat dari unsur aparatur yang disertai dengan profile instansi dan SDMnya Page 11

15 serta kegiatan-kegiatan diklat aparatur yang terkait dengan materi, narasumber/ fasilitator serta alumni diklat. - E-Evaluation adalah sistem aplikasi untuk mengetahui realisasi anggaran dan realisasi fisik kegiatan BBPP Ketindan yang bias dilihat oleh lingkup Kementerian Pertanian. - Kegiatan E-SIPP adalah menginput biodata peserta diklat dan hasil evaluasi diklat. Sampai bulan Juni 2015, jumlah peserta diklat aparatur yang sudah dientry data sebanyak orang atau terealisasi 99,01% dengan target orang, sedangkan jumlah peserta diklat non aparatur yang sudah dientry data sebanyak 960 orang atau terealisasi 100% dengan target 960 orang berdasarkan DIPA. a. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Aparatur secara keseluruhan dari APBN: Peserta No Nama Diklat Waktu Pelaksanaan Target Realisasi (Orang) (org) Jml L P 1 Diklat Budidaya Padi Angkatan I - V 4 13 Maret Diklat Budidaya Padi Angkatan VI Maret Diklat Budidaya Padi Kota Denpasar - Bali 7 16 Maret Diklat Budidaya Padi Badung - Bali 5 14 Maret Diklat Budidaya Padi Bangli - Bali 9 18 Maret Diklat Budidaya Padi Buleleng - Bali Maret Diklat Budidaya Padi Klungkung - Bali 8 Diklat Budidaya Padi Karangasem - Bali 9 Diklat Budidaya Padi Jembrana - Bali Maret Maret Maret Diklat Budidaya Padi Tabanan - Bali 5 14 Maret Diklat Budidaya Padi Gianyar - Bali 9 18 Maret Diklat Budidaya Padi Prov. D.I Y 2 11 Maret, 5 14 Maret, Page 12

16 Angkt I - III 13 Diklat Budidaya Padi Angkt I II di Soropadan Maret 8 18 Maret Diklat Budidaya Padi Angkt III di Soropadan 23 Maret 1 April Diklat Budidaya Padi di NTB Maret Diklat Karya Tulis Ilmiah bagi WI 1-7 April Diklat PTT Padi 1-10 April Diklat Bagi Pengelola BPP Angkt I 1 7 April Diklat Bagi Pengelola BPP Angkt II 8-14 April GAP Buah April Diklat Pengolahan Hasil Ubi Jalar dan Ubi Kayu April Diklat Tanaman Obat Bagi Pestisida 6-12 Mei Diklat Bagi Pengelola BPP Angkt III 6-12 Mei Diklat Teknis Agribisnis Kedelai Mei Diklat Dasar bagi PP Terampil Mei Diklat Pengolahan Cabe 5 11 Juni Diklat Budidaya Cabe 5 11 Juni Jumlah No b. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Non Aparatur secara keseluruhan dari APBN: Nama Diklat 1 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Angkt I - IV Waktu Pelaksanaan Target (org) Peserta Realisasi (Orang) Jml L P 9 13 Maret Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Angkt V - VI 3 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Angkt VII Maret Maret Page 13

17 4 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Kota Denpasar - Bali 5 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Badung - Bali 6 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Bangli - Bali 7 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Buleleng - Bali 8 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Klungkung - Bali 9 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Karangasem - Bali 10 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Jembrana - Bali 11 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Tabanan - Bali 12 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Gianyar - Bali 13 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Kab. Gunungkidul D.I.Y 14 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Kab. Sleman D.I.Y 15 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani Kab. Kulonprogo D.I.Y Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Maret Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Maret Soropadan Angkt I - II 17 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di 27 Maret 1 April Soropadan Angkt III 18 Diklat Budidaya Padi Bagi Petani di Maret NTB 19 Diklat Perbenihan Padi bagi Petani 1 7 April Angkt I 20 Diklat Perbenihan Padi bagi Petani 8 14 April Angkt II 21 Diklat Perlindungan Jagung 8 14 April Diklat Kewirausahaan Bagi Petani April Muda 23 Diklat Pengolahan Hasil Ubi Jalar 6 12 Mei dan Ubi Kayu Bagi Petani 24 Diklat Perlindungan Kedelai 6 12 Mei Page 14

18 25 Diklat Pasca Panen Kedelai Mei Peningkatan Komptensi Instruktur 3-7 Juni P4S (Magang) 27 ATC 9 13 Juni Jumlah Kegiatan E-SIPP lainnya yaitu evaluasi diklat. Evaluasi yang sudah dientry sebanyak 54 angkatan, meliputi evaluasi daily mood, evaluasi materi, evaluasi sikap dan perilaku, evaluasi fasilitator, evaluasi kepuasan aparatur dan non aparatur serta hasil pre dan post test. Kegiatan website berjalan optimal dan konten atau menu-menu telah banyak menyempurnakan website BBPP Ketindan. Dengan kerjasama yang baik dari pengelola website, tim media dan pembuat artikel atau berita sehingga beritaberita selalu berusaha untuk disajikan secara update. B. Penyelesaian Sengketa Sampai dengan saat ini, belum timbul sengketa yang disampaikan oleh masyarakat maupun pihak lain kaitannya dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Hal ini menjadi prestasi tersendiri yang harus tetap dipertahankan agar informasi yang disampaikan kepada pihak luar terus dapat dipertanggungjawabkan. Page 15

19 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima. Informasi yang disediakan melalui media cetak dan media elektronik. 2. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BBPP Ketindan, informasi yang banyak diperlukan oleh masyarakat terkait dengan jenis DIKLAT, durasi dan pelaksanaan DIKLAT. 3. Sampai saat ini belum timbul sengketa dengan pihak masyarakat terkait dengan pelaksanaan DIKLAT maupun penyediaan sarana dan prasarana. B. Saran 1. Kemampuan SDM dan jumlah pengelola informasi publik hendaknya dapat ditambah; 2. Perlu tambahan fasilitas sarana prasarana untuk menyempurnakan kegiatan PID. Page 16

20 KUNJUNGAN DIPLOMAT KEMENLU KUNJUNGAN PERS DARI BADAN PENYULUHAN DAN PSDMP KEMENTAN

21 BULETIN INFORTA BBPP KETINDAN

22 Beberapa contoh produk Laboratorium BBPP Ketindan

23