Komunikasi untuk efektivitas

Transkripsi

1 PERTEMUAN 11 MODUL HUMAN RELATIONS (3 SKS) Oleh: Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM POKOK BAHASAN: Komunikasi untuk efektivitas DESKRIPSI Materi berupa uraian tentang komunikasi yang efektif, proses komunikasi, seni bertanya, kekuatan mendengarkan dan umpan balik TUJUAN INSTRUKSIONAL Setelah mengikuti pokok bahasan matakuliah ini mahasiswa diharapkan mengerti dan mampu menjelaskan upaya dalam melakukan komunikasi yang efektif. REFERENSI 1. Hodges. Modern Human relations at Work.8 th Edition USA: The Dryden Press. 2. Onong Uchyana Effendy. Human relations dan Public relations Scott M.Cutlip, Allen H.Center,Glen M.Broom. Effective Public Relations. 8 th Edition Hunsaker, Philip L. & Alessandra, Anthony J., The art of Managing People, Simon & Schuster Inc., New York, Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 1

2 1. Proses dalam Komunikasi A. Pengertian Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi secara umum Komunikasi yang terjadi sebagai konsekuensi hubungan sosial (social relations), yang sedikitnya melibatkan dua orang, karena berhubungan menimbulkan interaksi social (social interaction). Terjadinya interaksi social disebabkan interkomunikasi (intercommunication) Dalam Pengertian umum dapat dilihat dari dua segi: a. Pengertian komunikasi secara etimologis Menurut asal katanya: bahasa Latin Communicatio, dari kata communis mengandung arti sama makna mengenai suatu hal b. Pengertian komunikasi secara terminologis Komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Sering disebut komunikasi manusia (Human communication), jadi bukan komunikasi hewan, komunikasi transcendental, ataupun komunikasi fisik 2. Pengertian komunikasi secara paradigmatis Komunikasi mengandung tujuan tertentu, dapat dilakukan secara lisan, tatap muka, melalui media, dan sebagainya. Komunikasi bersifat intensional (mengandung tujuan), karena itu harus dilakukan dengan perencanaan. Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan, maupun tak langsung melalui media. Dalam definisi tersebut tersimpul tujuan, yakni memberitahu atau mengubah sikap (attitude), pendapat (opinion), atau perilaku (behavior). Tujuan yang bersifat informatif dan persuasif B. Proses Komunikasi Dalam komunikasi komponen atu unsure yang dicakup meliputi: Komunikator, Pesan, Komunikan, media, dan efek. Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 2

3 Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Dampak atau efek yang ditimbulkan : a. kognitif (menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya) b. afektif (tergerak hatinya, menimbulkan perasaan tertentu) c. behavioral (perilaku, tindakan atau kegiatan). 1. Proses komunikasi tatap muka Komunikator dan komunikan saling berhadapan langsung komunikasi langsung (direct communication) berdasarkan jumlah komunikan : Komunikasi antarpersona ( lebih Efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perlaku seseorang) Komunikasi Kelompok (group communication): kelompok kecil (small group communication), kelompok besar (large group communication) 2. Proses komunikasi bermedia (mediated communication) Komunikasi tidak langsung (indirect communication) Komunikan yang dijadikan sasaran diklasifikasikan menjadi media massa dan media nirmassa. Komunikasi media massa digunakan apabila komunikan berjumlah banyak dan bertempat tinggal jauh (memiliki keserampakan). Komunikasi bermedia nirmassa digunakan dalam komunikasi untuk orang-orang tertentu atau kelompok-kelompok tertentu (tidak memiliki keserampakan) Surat, telp. Hp dsb. C. Faktor-faktor Penghambat Komunikasi 1. Hambatan sosio-antro-psikologis (pada Komunikan) a. Sosiologis: kehidupan (pergaulan di keluarga & masyarakat) b. Antropologis : perbedaan berdasarkan kebudayaan c. Psikologis : keadaan tertentu pada saat berkomunikasi Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 3

4 2. Hambatan semantic (komunikator) menyangkut bahasa yang digunakan komunikator, yang menyebabkan salah pengertian (misunderstanding), salah tafsir (misinterpretation), salah komunikasi (miscommunication). 3. Hambatan mekanis (media) Hambatan yang dijumpai karena media yang digunakan. 4. Hambatan ekologis (lingkungan yang ada) D. Peranan Komunikator Keefektifan komunikasi tidak saja ditentukan oleh kemampuan berkomunikasi tetapi juga oleh diri si komunikator: 1. Etos Komunikator Etos adalah nilai diri seseorang yang merupakan paduan dari Kognisi (cognition), afeksi (affection), dan konasi (conation). FaKtor yang mendukung etos : Kesiapan (preparedness) Kesungguhan (seriousness) Kepercayaan (confidence) Ketenangan (poise) Keramahan (friendship) Kesederhanaan (moderation) 2. Sikap Komunikator adalah suatu kesiapan kegiatan (preparatory activity), suatu kecenderungan pada diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan menuju atau menjauhi nilai-nilai sosial. ada lima sikap : 1. Reseptif (menerima) 2. Selektif (memilah atau memilih) 3. Dijestif (kemampuan mencerna gagasan) 4. Asimilatif (mengorelasikan gagasan) Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 4

5 5. Transmitif (kemampuan mentransimisikan gagasan/konsep yang ada) E. Teknik Komunikasi Persuasif Istilah persuasif (persuation) bersumber pada perkataan Latin persuasion, kata kerjanya persuadere yang berarti membujuk, mengajak, atau merayu (Psikologis). Tujuan persuasi dan koersi: yakni mengubah sikap, pendapat, atau perilaku. Persuasi dengan halus, luwes, yang mengandung sifat-sifat manusiawi, koersi mengandung sanksi atau ancaman. Akibat dari kegiatan koersi adalah perubahan sikap, pendapat atau perilaku dengan perasaan terpaksa karena terancam, yang dapat mengakibatkan rasa tak senang, bahkan rasa benci, mungkin juga dendam. Sedangkan akibat dari persuasi adalah kesadaran, kerelaan disertai perasaan senang. 1. Perencanaan komunikasi persuasif Teknik yang akan digunakan: Teknik asosiasi Teknik integrasi Teknik Ganjaran Teknik tataan Teknik red-herring 2. Pentahapan komunikasi persuasif Komunikasi persuasif perlu dilakukan secara sistematis. Landasan dapat digunakan dengan formula AIDDA: A Attention Perhatian I - Interest Minat D - Desire Hasrat D - Decision Keputusan A - Action Kegiatan Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 5

6 3. Mendengarkan secara Efektif A. Peranan mendengarkan Dalam Komunikasi Dalam komunikasi bisnis peranan mendengarkan (Listening) tidak kalah pentingnya dengan memberikan pesan (Speaking). Seorang komunikator dituntut bukan hanya memiliki kemampuan berbicara (Speaking/ communicating), menulis (Writing) tetapi juga perlu kemampuan untuk mendengarkan (Listening), menjadi good listener (pendengar yang baik). Mendengarkan lebih sulit dibandingkan dengan mendengar, mendengar hanyalah proses awal dari roses mendengarkan, untuk mendengarkan dibutuhkan perhatian yang penuh. Syarat mendengarkan secara efektif Mendengarkan secara efektif mengharuskan pendengar terus menerus memusatkan perhatiannya kepada pembicara dan pesan yang mereka berikan. Untuk mendengarkan secara efektif pendengar wajib mememenuhi syarat-syarat yang berikut: Ada intensi untuk mendengarkan; Mendengarkan kata-kata yang diucapkan pembicara, memahami arti kata-kata tersebut seperti yang dimaksud pembicara; Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara; Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara, memahami apa yang tersirat di balik kalimat-kalimat bersayap; Menyaring inti sari pembicaraan, termasuk membedakan fakta dan opini pembicara; Memisahkan inti dan bunga-bunga pembicaraan; Mengingat inti pesan yang diberikan; Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan. B. Hambatan mendengarkan secara Efektif Mendengarkan secara efektif akan menjadi sulit. Apabila selama proses komunikasi timbul berbagai hambatan tertentu. Hambatan-hambatan komunikasi dapat digolongkan menjadi dua jenis: Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 6

7 a. Hambatan mental (mental barriers) Hambatan mental timbul di benak atau diri audience; Terperangkap masalah lain; Harapan berbeda dengan isi pembicaraan; Sikap tidak kondusif terhadap topik yang dibahas; Kebiasaan mendengarkan yang kurang menguntungkan; - Terlalu memperhatikan penampilan pembicara; - Mendengarkan pembicara tanpa memandanginya; - Terlalu mudah terganggu oleh gangguan kecil; - Cepat putus asa; - Terlalu banyak mencatat; - Terlalu sensitif terhadap kata, kalimat atau ungkapan; Ingin ikut mengutarkan pendapat; Keletihan fisik. b. Hambatan fisik (physical barriers) Hambatan fisik datang dari luar diri pendengar; Suhu udara ruang pertemuan; Gangguan suara; Gerakan yang tidak diharapkan; Jarak dari pembicara; c. Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan Pembicaraan langsung (face to face speaking) secara baik merupakan bentuk komunikasi verbal yang paling efektif. Dalam pembicaraan langsung masingmasing pihak yang berkomunikasi memahami proses imbal-balik komunikasi. Mereka saling mengutarakan dan saling mendengarkan. Kemampuan mendengarkan dapat ditingkatkan melalui tiga macam cara yaitu: 1. Peningkatkan sikap mental; Kemampuan mendengarkan dapat ditingkatkan dengan memperkuat kemauan mendengarkan dengan baik; Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 7

8 2. Memupuk kebiasaan mendengarkan yang baik; Mengatur posisi duduk; Memberi kemudahan berbicara; Memperhatikan pembicara; Mengabaikan gangguan kecil; 3. Teknik Mendengarkan yang efektif; Mengingat dan mencatat pokok-pokok pembicaraan; Mengantisipasi pokok pembicaraan selanjutnya; Bersikap terbuka. Wihartantyo Ari Wibowo, ST, MM Human Relations 8