SUMBER DAYA INFORMASI

Transkripsi

1 SUMBER DAYA INFORMASI Saat ini informasi dianggap sebagai sumber daya yang berharga bagi organisasi. Organisasi menyadari bahwa tanpa informasi tidak ada peningkatan efektifitas, efisiensi, dan daya saing yang akan terjadi. Manusia membutuhkan informasi dalam menghadapi berbagai situasi, baik dari lingkungan, masyarakat, atau untuk memenuhi kebutuhan personal, sosial, ekonomi, maupun ketenagakerjaan. Oleh karena itu, hal ini menunjukkan bahwa informasi merupakan sumber daya yang berharga dan kritis yang dibutuhkan manusia untuk mengambil keputusan. Goggin, dalam Stueart (1982:5) mendukung pernyataan diatas dengan mengatakan bahwa setiap orang, baik berpendidikan tinggi hingga tidak berpendidikan, atlet, dan pemimpin bisnis membutuhkan informasi untuk mengambil keputusan. Blom (1991:22) menyatakan bahwa nilai dari informasi sedemikian penting sehingga seharusnya memiliki derajat yang sama dengan sumber daya berharga lainnya seperti uang, tenaga kerja, bahan baku, dan produk. Dia menunjukkan bahwa informasi memiliki kontribusi yang dapat diubah menjadi hasil yang berguna yang mendukung tercapainya tujuan organisasi. Burk dan Horton (1988:vii) juga mendukung fakta bahwa masalah dapat muncul saat sumber daya informasi tidak dieksploitasi sepenuhnya, misalnya, informasi penting yang dapat membantu seorang manajer menyelesaikan suatu krisis mungkin saja terlewat atau tidak digunakan karena mismanajemen dari informasi. Selain itu duplikasi dari informasi yang serupa juga dapat terjadi. Untuk menggambarkan pentingnya informasi terhadap kesuksesan suatu organisasi, Lewis, dalam Blom (1991:21) menyerukan adalah hal yang penting untuk membuat orang sadar bahwa informasi bersifat esensial dalam penyelesaian masalah dan perencanaan jangka panjang. Blom (1991:22) mengindikasikan bahwa informasi memiliki harga di pasar seperti sumber daya lain. Hal ini benar, karena seperti sumber daya lainnya, informasi dapat diperjualbelikan sehingga memiliki nilai pasar, akuntabilitas dalam penggunaannya, dan kontribusinya dalam pengambilan keputusan adalah hal yang penting. Semua pendapat ini menekankan betapa signifikannya informasi terhadap produksi dank arena itu membutuhkan manajemen yang efektif seperti sumber daya tradisional lainnya. Hal ini akan berpengaruh pada efektifitas, efisiensi, dan produktivitas dalam sebuah organisasi. Kontribusi positif dari informasi terhadap pengambilan keputusan memastikan bahwa tujuan organisasi dapat dicapai. KEMUNCULAN MANAJEMEN INFORMASI Beberapa ratus tahun yang lalu, manajemen informasi bukan hal yang diperlukan karena terbatasnya jumlah informasi yang tersedia. Cronin (1985a:105) mendukung pernyataan ini ketika mengatakan bahwa walaupun informasi telah menjadi jantung dari masyarakat yang beradab, volume dan kompleksitas dari informasi yang beredar kurang lebih dapat dikelola. Perkembangan teknologi baru untuk menyediakan akses terhadap sejumlah besar informasi dengan biaya tinggi dan resiko duplikasi dan pengembangan yang tidak kompatibel akan menuntun pada inefisiensi dan kekacauan, memunculkan kebutuhan akan manajemen informasi. Hal ini menghasilkan sejumlah besar informasi yang relevan tidak digunakan dan tidak disadari sebagai suatu alternative untuk menyelesaikan suatu kebutuhan pada saat tertentu. Cronin (1985a:106) menunjukkan bahwa peningkatan kompleksitas dari keputusan dan meningkatnya tekanan untuk solusi cepat terhadap masalah yang kompleks menciptakan kebutuhan untuk pengelolaan informasi yang lebih modern.

2 Menurut Cronin (1985a:106), manajemen informasi muncul sebagai respon terhadap masalah yang mengikuti lahirnya era informasi. Fairer-Wessels (1997:96) juga mendukung Cronin dengan mengatakan bahwa manajemen informasi adalah respon untuk meningkatkan control terhadap lonnjakan informasi dan peningkatan kompleksitas dari pengambilan keputusan dengan memperbaiki aluran, analisis, dan sintesis dari informasi bagi pengambil keputusan. Horton (1985:107) mendukung Cronin dan Fairer-Wessels dengan menekankan bahwa manajemen informasi diperlukan untuk mengatasi masalah akibat lonjakan informasi, kemajuan pesar teknologi modern, jaringan telekomuniasi, dan teknik baru untuk mencari, mengakses, dan mengambil informasi. Tanpa pengelolaan informasi yang efektif, mustahil untuk melakukan hal-hal yang disebutkan oleh Horton. Manajemen informasi dilihat sebagai sebuah disiplin yang dapat mengintegrasikan seluruh sumber daya informasi yang tersedia di organisasi dengan visi untuk memberikan aksesibilitas informasi seluas mungkin. Maka manajemen informasi muncul sebagai disiplin untuk mengontrol dan mengelola informasi dengan efektif sehingga setiap bagiannya tersedia dalam berbagai bentuk dapat digunakan dengan efektif untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu Blom (1991:21) menekankan bahwa penyediaan informasi yang tepat pada waktu yang tepat merupakan faktor kesuksesan yang kritis agar suatu organisasi dapat sukses. Horton (1985:109) menambahkan kita dihadapkan dengan masalah dengan memiliki terlalu banyak informasi daripada yang dapat kita gunakan dan tetap tidak mendapatkan apa yang kita butuhkan, pada lokasi yang tepat dan waktu yang tepat. Pernyataan Horton menggambarkan bahwa tanpa manajemen informasi pada organisasi, tiap individu tidak dapat memenuhi kebutuhannya dengan berbagai informasi yang tersedia. KARAKTERISTIK DARI SUMBER DAYA EKONOMI Sumber daya ekonomi merujuk pada seluruh kontribusi yang digunakan untuk memproduksi barang. Palmer dkk. (1992:36) mengidentifikasikan mereka sebagai tenaga kerja, capital, bahan mentah, dan kewirausahaaan. Sumber Daya Alam Sumber daya alam adalah bahan baku atau tanah, termasuk lahan pertanian, kawasan industri, lokasi perumahan, mineral dan metal, hutan dan air. Mereka termasuk sumber daya alam karena tercipta secara alami untuk digunakan oleh manusia. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah faktor produksi dari tenaga kerja. Mental, kemampuan fisik, dan keterampilan dari tenaga kerja digunakan untuk menciptakan barang dan jasa. Ketersediaan dari sumber daya ini ditentukan oleh besar populasi serta tingkat pendidikan dan pelatihan. Tenaga kerja berbeda dengan sumber daya lain karena memiliki kemampuan, minat, latar belakang, dan aspirasi yang berbeda-beda. Faktor perilaku dan motivasi yang ada pada tenaga kerja membuatnya berbeda dengan sumber daya lain. Kapital Kapital direpresentasikan oleh bangunan, mesin, computer, dan barang lainnya tang diciptakan untuk memproduksi barang jadi. Termasuk kategori ini adalah pabrik, bangunan kantor, mesin yang digunakan dalam proses produksi. Kelangkaan kapital selalu terjadi, khususnya di daerah dengan lonjakan populasi dan kebutuhannya.

3 Kewirausahaan Kewirausahaan merujuk pada orang yang mengambil kepemimpinan dan resiko dalam menyediakan barang dan jasa. Orang-orang ini dapat diidentifikasi dari karakteristik berikut: Berorientasi tujuan dan sukses Memiliki keyakinan dan ketekunan Inovasi dan kreatifitas Menantang norma-norma dan standar yang ada Memiliki kebutuhan akan suatu pencapaian Kemauan untuk menerima resiko dan bertanggung jawab atas resiko tersebut Kebutuhan akan kebebasan dan kemandirian Motivasi dan energi Keterlibatan jangka panjang dan komitmen dalam bisnis Semua sumber daya ekonomi perlu dikelola dengan efektif sesuai dengan karakteristiknya masingmasing karena tiap sumber daya tersebut berkontribusi pada efektifitas sebuah organisasi. INFORMASI SEBAGAI SUMBER DAYA EKONOMI Informasi adalah sumber daya ekonomi yang meningkatkan efisiensi pekerja dan kemudian akan meningkatkan produktivitas. Cronin (1985b:132) menekankan bahwa tanpa menganggap informasi sebagai aset berharga dalam suatu organisasi, aspek penting seperti pengambilan keputusan, pemasaran, dan produksi mustahil untuk dilakukan. Blom (1991:21) mendukung Cronin saat mengatakan bahwa pada era ekonomi informasi, informasi dan pengetahuan dilihat sebagai faktor produksi seperti bahan baku, tenaga kerja, kapital, dan kewirausahaan. Dengan kata lain, suatu organisasi tidak dapat mempertahankan keberadaannya dan bersaing dengan baik tanpa menganggap informasi sebagai sumber daya ekonomi. Penggunaan strategis dari informasi sebagai sumber daya berkontribusi pada kesuksesan organisasi yang berakibat pada tercapainya tujuan dan objektif dari organisasi tersebut. Kalseth dalam Terblanche dan Du Toit (1996:106) juga menekankan bahwa informasi merupakan suatu yang penting dalam organisasi dengan pengaruh pada: Proses produksi Ekonomi dari produk Kualitas teknis Kapasitas produksi Pasar dan kebutuhan pasar Pasar dan pengembangan produksi Pasar dan daya saing Repo (1989:67) menggambarkan bahwa ekonom menganggap informasi sebagai faktor produksi yang dapat mengurangi ketidakpastian, dan nilainya dihitung berdasarkan harga yang siap dibayarkan oleh individu sebagai imbalan untuk produk yang didapat. Oleh karena itu, informasi mendorong orang untuk ikut serta dalam pengambilan keputusan untuk hal-hal yang menyangkut kehidupan dan kondisi kerja mereka. Informasi merupakan sumber daya strategis untuk inovasi dan pengambilan keputusan pada suatu organisasi. Vinken (1982:332) memiliki pendapat bahwa informasi termasuk sumber daya ekonomi karena juga dipengaruhi prinsip ekonomi juga seperti sumber daya ekonomi lainnya, yaitu permintaan dan penawaran. Blom (1991:21) menekankan bahwa informasi adalah hal yang penting pada sebuah organisasi untuk produktivitas dan pengambilan keputusan, dan organsasi saat ini harus lebih intensif terhadap informasi agar dapat meningkatkan produktivitasnya dan memungkinkan mereka untuk bersaing dengan pasar nasional maupun internasional.

4 Jika sebuah organisasi ingin dapat bersaing dengan baik dengan pesaingnya, organisasi tersebut harus inovatif dan fleksibel agak dapat bertahan dalam lingkungan yang berubah secara dinamis. Menurut Eaton dan Bawden (1991:156) penggunaan informasi dengan baik memegang kunci terhadap peningkatan daya saing, efisiensi, alokasi sumber daya, dan efektifitas. Palmer dkk. (1992:156) menyatakan bahwa informasi adalah syarat bagi seluruh perencanaan manajemen dan control keputusan dimana kualitas dari keputusan yang diambil berhubungan langsung dengan kualitas dari informasi yang digunakan untuk keputusan tersebut. Kualitas keputusan bergantung pada kualitas informasi yang harus tepat waktu, relevan, akurat, dan konsisten. KARAKTERISTIK DARI INFORMASI SEBAGAI SUMBER DAYA Informasi sebagai sumber daya memiliki karakteristik yang unik. Cronin (1985b:136) berpendapat bahwa informasi saat ini dianggap sebagai sebuah komoditas yang memiliki atribut yang tidak umum. Sebagai contoh, informasi memiliki nilai, tetapi nilainya tidak dapat disadari hingga informasi tersebut digunakan untuk memenuhi permintaan tertentu pada waktu tertentu. Orna (1993:257) mengatakan bahwa informasi memiliki nilai hanya ketika manusia mengubahnya menjadi pengetahuan dan mengaplikasikannya (kita berfokus pada hasil, bukan pada kontribusi untuk mengukur nilai dari informasi). Lebih jauh lagi, Cronin (1985a:106) dan Jackson (1986:6) setuju bahwa informasi memiliki nilai yang dapat disadari setelah diberikan pada orang yang tepat di waktu yang tepat. Dengan kata lain, informasi tidak memiliki nilai intrinsik; nilainya tergantung pada konteksnya dan seteah digunakan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Menurut Repo (1989:374), Cleveland pada Eaton dan Bawden (1991:161), dan Burk dan Horton (1988:20), karakteristik unik dari informasi adalah: Informasi hanya eksis pada persepsi manusia Informasi merupakan sesuatu yang dapat dipahami Informasi dapat digantikan (dapat menghemat uang karena dapat digunakan untuk menggantikan sumber daya lain) Informasi cenderung membaur/menyebar walau dicoba untuk dirahasiakan Informasi dapat dibagi, tapi tidak dipertukarkan (dapat diberikan dan tetap dimiliki pada saat yang sama) Burk dan Horton (1988:43) berpendapat bahwa setiap organisasi perlu mengaplikasikan prinsip manajemen pada informasi sebagai sebuah seumber daya seperti mereka melakukannya pada staf, kapital, bahan baku, dan sumber daya fisik. PENTINGNYA INFORMASI DALAM SEBUAH ORGANISASI Schermerhorn, Hunt, dan Osborn (1994:57) berpendapat bahwa organisasi mendorong peningkatan produktivitas, menekan terciptanya inovasi, dan mencoba untuk beradaptasi terhadap waktu yang terus berubah. Informasi adalah agen yang memfasilitasi perubahan yang dapat membantu organisasi menghadapi perubahan. Lewis dalam Cronin (1985a:105) menyatakan bahwa informasi adalah komoditas yang esensial bagi pemecahan masalah yang efektif, juga merupakan basis bagi inovasi dan pengembangan produk baru. Lebih jauh lagi, Lewis menunjukkan bahwa informasi juga penting bagi penempatan pasar yang efektif dan perencanaan jangka panjang. Pernyataan ini membuktikan bahwa penggunaan informasi dan teknologinya memiliki pengaruh yang cukup besar baik bagi individu maupun organisasi. Surridge, Bushell, dan Gunn (1993:50) menunjukkan bahwa salah satu aplikasi penting informasi dalam bisnis adalah pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil dalam organisasi bergantung pada keakuratan, relevansi, dan bentuk yang tepat. Oleh karena itu dikatakan bahwa keputusan yang

5 lebih baik dapat dibuat apabila informasi yang baik diperoleh. Informasi oleh karena itu dibutuhkan baik untuk mengetahui semua hasil yang mungkin terjadi dan juga mengukur nilai dari hasil tersebut. Broughton, Blackburn, dan Vickers (1991:17) mengatakan bahwa tanpa informasi yang terbaru dan akurat mustahil bagi organisasi untuk berfungsi dalam kemampuan terbaik mereka. PENGGUNAAN INFORMASI SEBAGAI DAYA SAING Wilson (1997:25) menekankan bahwa untuk berhasil di era kompetisi global, organisasi membutuhkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat. Organisasi yang ingin memiliki daya saing perlu sadar akan perubahan dan perkembangan dari lingkungan eksternalnya. Penggunaan strategis dari informasi akan membantu organisasi untuk menyadari apa yang terjadi di lengkungan yang dinamis. Oleh karena itu organisasi perlu mengembangkan wawasan tentang bagaimana industri dan pasar bergerak untuk tetap memiliki daya saing. Marchand, pada Burk dan Horton (1988:5) berpendapat bahwa organisasi yang bertahan adalah yang menggunakan informasi dan teknologi informasi secara strategis untuk membuat produk baru, mencari pasar baru dan memperluas pasar yang sudah ada, mendistribusikan barang dan jasa dengan cara kreatif. Segala peningkatan dalam kualitas dan kuantitas informasi yang tersedia atau kemampuan untuk memproses atau menggunakan informasi memiliki potensi untuk meningkatkan produktivitas dan daya saing. Oleh karena itu penting bagi organisasi untuk memiliki sumber daya informasi yang berkualitas yang akan berkontribusi dalam peningkatan daya saing. Kebanyakan organisasi gagal dalam bersaing dengan organisasi lainnya karena mereka memiliki kecenderungan untuk menggunakan teknologi informasi dalam re-engineering dan restrukturisasi dengan tujuan mengurangi biaya dibandingkan ditujukan untuk kebutuhan pasar. Selain itu organisasi ini juga memfokuskan respon mereka hanya pada informasi kebutuhan yang ada pada masa lalu dan saat ini saja, dibandingkan menggunakan informasi untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi di sekitar. Kesuksesan sebuah organisasi tergantung pada kemampuannya untuk belajar dan berinovasi. Sebuah organisasi akan mempertahankan daya saingnya bila menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan optimal. Agar dapat mempertahankan daya saing, organisasi perlu selalu mengawasi kegiatan pesaingnya. Menurut Du Toit (1998:205), teknologi informasi pada kebanyakan organisasi telah menjadi alat strategis untuk daya saing. PERAN MANAJER INFORMAS Orang yang bertanggung jawab atas manajemen informasi dan perlu secara strategis mengelola semua sumber daya informasi milik organisasi. Menurut Roets dan Boon (1992:138), manajer informasi memiliki peran berikut di dalam sebuah organisasi: Manajer informasi diharapkan mengelola, mengontrol, dan mengintegrasikan seluruh entitas sumber daya informasi dari sebuah organisasi. Manajer informasi perlu merencanakan secara strategis bagaimana teknologi informasi, sumber daya informasi, dan system informasi digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Berhubungan dengan teknologi informasi, seorang manajer informasi perlu mengatur implementasi dan penggunaan teknologi informasi dengan pandangan untuk bersaing dengan kompetitornya. Selain itu manajer informasi perlu mengembangkan aplikasi dan berkoordinasi, mengorganisir dan mengawasi proses informasi berhubungan dengan keamanannya.

6 Berhubungan dengan informasi, seorang manajer informasi perlu mengembangkan aturan dan rencana menyangkut penggunaan, perawatan dan sumber daya informasi, sistem informasi, dan layanan terutama yang kritis bagi kesuksesan organisasi. Seorang manajer informasi perlu mengawasi aliran sumber daya informasi di dalam dan di luar organisasi. Dia juga perlu mengembangkan jaringan komunikasi dengan penyedia informasi eksternal. Terakhir, seorang manajer informasi perlu memberikan saran kepada manajemen tingkat atas berhubungan dengan pengembangan informasi, teknologi informasi, serta system informasi. Rowe (1987:287) menyatakan bahwa seorang manajer informasi harus memiliki kendali terhadap seluruh teknologi informasi bagi kepentingan organisasi. Untuk melakukan hal ini dengan efektif, dia harus mengetahui tujuan dan objektif dari organisasi dan memastikan bahwa seluruh bagian yang berhubungan dengan informasi terintegrasi dan berkontribusi untuk tujuan organisasi. AUDIT INFORMASI Gagasan bahwa informasi termasuk sumber daya dan memerlukan manajemen yang efektif menghasilkan sebuah konsep baru dalam manajemen yang disebut dengan manajemen informasi. Seperti sumber daya lainnya yang diaudit, misalnya audit keuangan, audit sumber daya manusia, audit informasi juga merupakan hal yang penting dalam bidang manajemen informasi. Underwood (1994:59) menyatakan bahwa seorang manajer informasi dapat menggunakan berbagai strategi untuk mengidentifikasi sumber daya informasi yang ada dan mengetahui bagaimana sumber daya informasi tersebut digunakan serta siapa yang menggunakannya. Hal ini perlu dilakukan terus menerus. Audit informasi perlu menjadi perangkat permanen untuk secara sistematis dan terus periodic melakukan inventarisasi sumber daya informasi. TUJUAN DAN OBJEKTIF DARI AUDIT INFORMASI Audit informasi adalah proses pengumpulan informasi untuk mencari tahu berbagai jenis asset informasi yang ada di organisasi. Ini adalah mekanisme untuk melacak dan memeriksa kanal-kanal informasi dalam sebuah organisasi. Balcomber (1994:39) berpendapat bahwa audit informasi memeriksa secara sistematis penggunaan sumber daya informasi dan aliran nformasi untuk mengetahui seberapa banyak dokumen tersebut berkontribusi terhadap tujuan organisasi. Audit informasi membantu menyusun sumber daya informasi yang ada dan kebutuhan informasi dalam sebuah organisasi. Melalui audit informasi, kita dapat menemukan duplikasi dari sumber daya informasi dalam berbagai format yang seringkali tidak konsisten dan tidak akurat. Dengan kata lain audit informasi mengidentifikasi perbedaan dalam informasi dan aliran komunikasi dalam organisasi tersebut. Horton (1985:236) menyatakan bahwa program audit informasi membantu organisasi mengetahui dimana kelemahannya dan membuat rekomendasi untuk kembali ke jalur yang seharusnya. Balcomber (1994:39) mengatakan bahwa audit informasi dapat membantu menemukan banyak contoh dari inefisiensi, diantaranya: Informasi yang tersimpan tetapi tidak dibutuhkan Informasi tersimpan lama setelah penggunaannya Informasi yang berguna tapi tidak dapat diakses oleh yang membutuhkan Informasi tersebar lebih dari yang dibutuhkan Metode untuk mengumpulkan, menganalisa, menyimpan, dan mengambil informasi yang tidak efisien Kumpulan informasi dasar yang sama oleh lebih dari sekelompok orang Duplikasi dari informasi dasar yang sama

7 Audit informasi membantu manajer informasi untuk meninjau kembali fungsi, aturan, program, dan prosedur yang membentuk dasar dari tiap organisasi dan memastikan bahwa seluruhnya cocok dan tepat guna untuk mencapat tujuan organisasi. Lebih lanjut, audit informasi juga membantu menentukan nilai, fungsionalitas, dan evaluasi dan penggunaan sumber daya informasi dalam sebuah organisasi. Selain itu audit ini juga membantu menentukan apakan sumber daya informasi yang ada mendukung atau selaras dengan tujuan organisasi. Audit informasi perlu didesain secara spesifik untuk organisasi tertentu dan perannya tergantung pada kondisi dan objektif organisasi. Buchanan dan Gibb (1998:34) berpendapat bahwa audit informasi perlu: Mengidentifikasi sumber daya organisasi Mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi Mengidentifikasi cost dan benefit dari sumber daya informasi Mengidentifikasi kesempatan untuk menggunakan sumber daya informasi sebagai daya saing strategis Mengintegrasikan investasi IT dengan business initiative Mengembangkan aturan informasi yang terintegrasi (integrated information policy) Menciptakan kesadaran tentang pentingnya manajemen sumber daya informasi Mengawasi dan mengevaluasi kesesuaian informasi dengan standar, hokum, dan aturan yang ada Sebelum melakukan audit informasi, tujuan dan objektif organisasi perlu ditetapkan untuk mengetahui apakah sumber daya informasi dan IT yang tersedia memang sesuai dengan tujuan tersebut. Hasil akhirnya akan memungkinkan organisasi untuk mengetahui dimana mereka ingin berada, apa keadaan saat ini, serta apa yang perlu dilakukan untuk menghubungkan dua hal tersebut.