STANDAR PELAYANAN BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN JAMBI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN

Transkripsi

1 BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN JAMBI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN Nomor : 01/HM.200/I.12.7/02/2015 Terbitan/Revisi : I / 9 Februari 2015 Standar Pelayanan ini tidak boleh disalin secara keseluruhan ataupun sebagian, atau diberikan kepada Pihak Ketiga tanpa persetujuan tertulis dari Kepala UPP BPTP Jambi

2 Bagian : Halaman ke : i Paraf Ka.Bag. Umum/: Ka.Sub.Bag. TU LEMBAR PENGESAHAN BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN JAMBI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN Disahkan oleh, Kepala UPP BPTP JAMBI Tanggal, 10 Februari 2015 Diperiksa oleh, Kepala Bagian Umum/Kasubbag TU Ir. Endrizal, M.Sc Bambang Heryanto, S.IP NIP NIP

3 Bagian : Halaman ke : ii Paraf Ka.Bag. Umum/: Ka.Sub.Bag. TU LEMBAR PENGESAHAN UNIT PENYELENGGARA PELAYANAN BPTP JAMBI Standar Pelayanan ini disusun/dimutakhirkan oleh : Nama Tanda Tangan 1. Rima Purnamayani, SP, M.Si 2. Endang Susilawati, S.Pt 3. Hendri Purnama, SP, M.Si 4. Jon Hendri, SP, M.Si 5. Ir. Linda Yanti, M.Si 6. Ir. Julistia Bobihoe 7. Romanti Sitanggang, A.Md

4 Bagian : Halaman ke : iii Paraf Ka.Bag. Umum/: Ka.Sub.Bag. TU DAFTAR ISI A. Pendahuluan 1. Lingkup 2. Acuan Normatif 3. Istilah dan Definisi 4. Sistem Manajemen Pelayanan Publik 5. Tanggung Jawab Manajemen 6. Penyediaan Sumber Daya 7. Realisasi Pelayanan 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

5 Bagian : Halaman ke : iv Paraf Ka.Bag. Umum/: Ka.Sub.Bag. TU KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT dengan selesainya penyusunan dokumen Standar Pelayanan yang merupakan acuan dan pedoman pelayanan yang akan dilaksanakan oleh UPP Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jambi. Penyusunan dokumen standar pelayanan ini berpedoman pada Undang- Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tetang Pelayanan Publik. Dengan program kerja reformasi birokrasi yang tengah digulirkan pemerintah maka setiap intansi pelayanan publik harus selalu meningkatkan kinerjanya agar semakin efektif, efisien, transparan, responsif, dan akuntabel. Standar Pelayanan Publik ini merupakan pedoman bagi pelaksana pelayanan di lingkungan UPP BPTP Jambi dalam melaksanakan tugas pelayanan dan sebagai informasi bagi masyarakat pengguna pelayanan di lingkungan UPP BPTP Jambi dan/atau diluar UPP BPTP Jambi, baik berasal dari instansi terkait maupun masyarakat luas. Kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dari awal sampai akhir proses tersusunnya dokumen standar pelayanan public ini, diharapkan standar pelayanan ini dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh dengan tanggung jawab untuk peningkatan mutu pelayanan UPP BPTP Jambi. Kepala UPP BPTP Jambi, Jambi, 9 Februari 2015 Ir. ENDRIZAL, M.Sc. NIP

6 Bagian : A Halaman ke : 1 Paraf Ka.Bag. Umum/: Ka.Sub.Bag. TU PENDAHULUAN A. Latar Belakang UPP Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jambi merupakan unit pelaksana teknis (UPT) Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian di daerah, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada masing-masing unit eselon I Lingkup Kementerian Pertanian. Dalam rangka meningkatkan upaya pelayanan jasa dan penyediaan produk, UPP BPTP Jambi harus menyusun, menetapkan dan mengimplementasikan Standar Pelayanan Publik (SPP) dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa agar memastikan pemberian pelayanan dan tersedianya informasi layanan yang jelas,tegas dan akuntabel. Pelayanan yang diberikan UPP Kementerian Pertanian berupa pelayanan jasa informasi dan konsultasi serta penyediaan produk layanan berupa benih, bibit, peta, pupuk dan hasil analisis. Dalam memberikan pelayanan jasa dan penyediaan produk,upp Kementerian Pertanian menerapkan SPP yang meliputi persyaratan administratif dan persyaratan teknis tentang tolok ukur layanan yang diberikan kepada pengguna jasa. SPP wajib mempertimbangkan beberapa hal yaitu jenis pelayanan, bentuk pelayanan, waktu pelayanan, sumber daya manusia (SDM) pelaksana dan sarana pelayanan indikator pencapaian pelayanan. SPP merupakan ukuran pelayanan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi pada UPP BPTP Jambi yang penerapannya tercermin dari indikator pencapaian layanan. Agar SPP dapat diterapkan dengan optimal, maka standar pelayanan disusun berdasarkan jenis pelayanan yang dapat diukur, dicapai, relevan, tepat waktu dan dapat diandalkan. B. Maksud dan tujuan SPP ini merupakan acuan dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa, tujuan penetapan SPP : 1. Meningkatkan pelayanan jasa informasi dan konsultasi yang nyaman, tepat dan bertanggung jawab kepada pengguna 2. Meningkatkan pelayanan penyediaan produk yang dapat dipertanggungjawabkan kepada pengguna 3. Meningkatkan pelayanan administrasi yang nyaman dan tepat kepada pengguna

7 C. Sasaran Tecapainya kepuasan pengguna jasa atas pelayanan UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian melalui penerapan Standar Pelayanan Publik. D. Kesesuaian dengan sistem manajemen lain UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian yang telah memiliki Standar Pelayanan dengan pertimbangan khusus pada ketentuan dalam ISO9001:2008, wajib menyesuaikan dengan Standar Pelayanan berdasarkanperaturan Pemerintah nomor 96 tahun Sistem manajemen terkait dapat diselaraskan atau dipadukan dengan sistem manajemen pelayanan publik ini dengan memenuhi persyaratan standari ini. Penyesuaian sistem manajemen yang ada dimungkinkan bagi UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian agar dapat menetapkan sistem manajemen mutu pelayanannya.

8 Bagian : 1 Halaman ke : 3 SISTEM MANAJEMEN PELAYANAN - PERSYARATAN 1. Lingkup 1.1. Umum Dalam upaya menjadikan BPTP Jambisebagai instansi pemerintah yang memberikan pelayanan secara baik, bersih, transparan, dan akuntabel sesuai dengan tusi, maka perlu ditetapkan nilai-nilai budaya, maklumat dan komitmen pelayanan sebagai arah dan langkah tahapan yang perlu dituangkan dalam standar pelayanan publik dan dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi BPTP Jambi dalam memberikan pelayanan. VISI : Terwujud dan berfungsinya pengelolaan layanan publik yang nyaman, tepat dan bertanggungjawab. MISI : - Mendorong keterbukaan penyelenggaraan pelayanan dibidang pertanian - Mewujudkan pelayanan publik yang nyaman, tepat dan bertanggungjawab - Membangun dan mengembangkan sistem pelayanan yang ramah pengguna melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi MOTTO : NyaMAN, Tepat dan BertanggungjawAB (MANTAB) KEBIJAKAN MUTU PELAYANAN 1. Kepala UPP BPTP Jambi dan seluruh personel terkait memberikan pelayanan yang profesional dengan menerapkan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan ISO 9001:2008; 2. Pelayanan UPP BPTP Jambi memberikan kepuasan pelanggan melalui pemberian pelayanan produk, jasa dan administrasi secara cepat, tepat, aman, konsisten, transparan dan akuntabel sesuai kebutuhan dan harapan pelanggan; 3. UPP BPTP Jambi selalu meningkatkan standar pelayanan untuk semua aspek kegiatan; 4. Personel pelayanan UPP BPTP Jambi memahami dokumen standar pelayanan dan menerapkan kebijakan mutu serta prosedur dalam seluruh aspek kegiatan pelayanan; 5. Pelayanan BPTP Jambi didukung oleh : a. Personel yang kompeten, terlatih dan mengikuti pelatihan yang berkesinambungan; b. Peralatan IT yang terprogram; c. Sarana dan prasana peralatan standar

9 Bagian : 1 Halaman ke : 4 NILAI-NILAI BUDAYA : 1. Komitmen; 2. Keteladanan; 3. Profesionalisme; 4. Integritas; 5. Disiplin. MAKLUMAT PELAYANAN : PROSES PELAYANAN DILAKSANAKAN SECARA NYAMAN, TEPAT DAN BERTANGGUNGJAWAB DENGAN MENGOPTIMALKAN SEMUA KEMAMPUAN DAN SUMBERDAYA UNTUK MEMBERIKAN PELAYANAN TERBAIK Aplikasi Semua persyaratan standar ini bersifat umum dan diterapkan pada UPP BPTP Jambi.

10 Bagian : 2 Halaman ke : 5 2. Acuan normatif Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); Peraturan Pemerintah No 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Peraturan Pemerintah No 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang- Undang No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik; Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 / 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik; Peraturan Menteri Pertanian No 78 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Publik Kementerian Pertanian; Peraturan Menteri Pertanian No 77 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Kementerian Pertanian;

11 Bagian : 3 Halaman ke : 6 3. Istilah dan definisi Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 96 tahun 2012 tentang standar pelayanan publik serta Peraturan Perundang-Undangan yang terkait yang mengatur tentang pelayanan publik. Beberapa istilah dan definisi pada standar pelayanan ini : 1. Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak sipil setiap warga Negara dan penduduk atas suatu barang dan jasa atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan; 2. Standar pelayanan publik adalah suatu tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai komitmen atau janji dari penyelenggara pelayanan kepada masyarakat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas; 3. Penyelenggara Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut Penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik. 4. Pelaksana Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut Pelaksana adalah pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik. 5. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk sebagai orang perseorangan, kelompok, maupun badan hukum yang berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara langsung maupun tidak langsung. 6. Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar pelayanan. 7. Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman atau instruksi. 8. Laboratorium diseminasi adalah unit fungsional dari BPTP yang melakukan pengkajian dan pengembangan diseminasi, serta perakitan materi diseminasi teknologi pertanian yang siap disebarluaskan kepada penyuluh, petani dan pengguna lainnya di wilayah kerja BPTP. 9. Perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jambi merupakan perpustakaan khusus yang tugas utamanya menunjang dan mendukung penelitian, pengkajian dan kegiatan lainnya yang ada pada BPTP Jambi sebagai instansi induknya yang melayani Peneliti, Pengkaji, Penyuluh, Mahasiswa, Pelajar, Petani, dan masyarakat umum.

12 Bagian : 3 Halaman ke : Laboratorium adalah tempat untuk melakukan praktik atau penerapan atas teori, penelitian dan pengembangan keilmuan bidang pertanian, sehingga menjadi unsur penting dalam kegiatan pendidikan, penelitian dan pengkajian, khususnya di bidang ilmu tanah dan tanaman 11. Kepala Laboratorium adalah seorang staf BPTP Jambi atau fungsional yang ditugaskan menjadi pimpinan tertinggi dalam organisasi Laboratorium serta membawahi anggota Laboratorium analis dan teknisi serta staf administrasi laboran yang bertanggungjawab terhadap semua kegiatan di Laboratorium. 12. Anggota Laboratorium adalah staf BPTP Jambi yang memiliki minat keilmuan dan bersedian turut berperan aktif dalam pengelolaan serta pengembangan Laboratorium yang ditunjuk dan diberi tugas. 13. Staf administrasi adalah tenaga administratif yang menjalankan fungsi administrasi di Laboratorium. 14. Laboran adalah staf Laboratorium yang membantu pelaksanaan kegiatan dan teknis operasional dalam Laboratorium, serta mempersiapkan peralatan dan bahan untuk kegiatan analisis. 15. Sampel tanah atau tanaman adalah bagian dari tanah atau tanaman yang di ambil di lapangan untuk dianalis 16. UPBS adalah Unit Pengelola Benih Sumber yang merupakan unit pelaksana di lingkup Balai Penelitian/Pengkajian yang mendapat mandat untuk memproduksi, mengolah, menyimpan, dan memasarkan benih sumber tanaman padi dan kedelai, serta bibit tanaman sayuran sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. 17. Benih tanaman yang selanjutnya disebut benih adalah bahan tanam (planting materials, propagules) yang digunakan untuk memperbanyak dan atau mengembangbiakkan tanaman, yang berupa biji (mature ovule, true seeds, sexual propagules), tanaman atau bagiannya (vegetative propagules) 18. Benih sumber adalah kelas-kelas benih yang digunakan untuk memproduksi benih, yaitu benih inti, benih penjenis, benih dasar dan benih pokok. 19. Distribusi benih adalah rangkaian kegiatan penyaluran benih sehingga dapat dijangkau/diterima oleh petani danpengguna. 20. Pasca panen : Semua proses kegiatan yang dilakukan pada produk pertanian sejak dipanen sampai menghasilkan produk olahan (produk jadi maupun produk antara) 21. Produk pertanian ; adalah yang meliputi tanaman padi, pangan, sayuran, buah dan perkebunan (karet, kelapa dan kopi) 22. Kegiatan pasca panen ; adalah meliputi penanganan bahan mentah produk dan pengolahan hasil pertanian. 23. Pelayanan pasca panen : adalah kegiatan yang menyediakan jasa untuk kegiatan pasca panen di Laboratorium pasca panen dan bimbingan/konsultasi sesuai dengan lingkup kegiatan lab. Pasca Panen BPTP Jambi

13 Bagian : 4 Halaman ke : 8 4. Sistem Manajemen Pelayanan Publik 4.1 Dasar Hukum 1. Undang-Undang Dasar Negara Republik IndonesiaTahun 1945 pasal 5 ayat(2); 2. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2008 Nomor 61,Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang Penanaman Modal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 67,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4724); 4. Undang-Undang Nomor25Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor5038); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; 7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor GKE / M.PA / 7 / 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik; 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun 2009 Tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Dengan Partisipasi Masyarakat; 9. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Publik Kementerian Pertanian; 10. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik;

14 Bagian : 4 Halaman ke : Persyaratan Umum UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian harus menyusun, menetapkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen pelayanan publik dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar Pelayanan yang ditetapkan. UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian harus : 1. Menentukan proses tahapan pelayanan untuk sistem manajemen pelayanan dan aplikasinya di seluruh Unit Layanan; 2. Menetapkan urutan dan interaksi proses tahapan pelayanan; 3. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasional dan kendali proses tahapan pelayanan berjalan secara efektif; 4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi untuk mendukung operasional dan pemantauan proses tahapan pelayanan; 5. Memantau, mengukur, menganalisis proses tahapan pelayanan,dan mengimplementasikan tindakan untuk mencapai hasil yang direncanakan serta perbaikan berkesinambungan dari proses-proses;dan 6. Melakukan koreksi berkesinambungan dari proses pelayanan tersebut. Proses tahapan pelayanan dikelola sesuai dengan persyaratan Standar yang telah ditetapkan. UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian menetapkan prosedur pelayanan publik di seluruh unit layanan serta persyaratan untuk memperoleh layanan publik tersebut. UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian menetapkan prosedur dan persyaratan layanan jasa informasi dan konsultasi serta penyediaan produk, prosedur, waktu layanan, biaya pelayanan dan produk layanan. Pada pelayanan jasa informasi dan konsultasi, UK/UPT Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian mempersyaratkan hal-hal sebagai berikut : Pemohon mengisi formulir permohonan informasi/konsultasi atau formulir permohonan produk Pemohon memberikan kartu tanda pengenal untuk dicatat atau direkam Pemohon mengisi kuisioner umpan balik setelah menerima layanan jasa

15 Bagian : 4 Halaman ke : Sistem, Mekanisme dan Prosedur Prosedur Pelayanan Informasi dan Konsultasi Pemohon informasi datang dan mengajukan permohonan tertulis dengan mengisi formulir untuk mendapatkan pelayanan informasi data kepada petugas layanan informasi Petugas layanan informasi menerima, mencatat dan menyampaikan surat permintaan data kepada Kasi KSPP (Kerjasama dan Pelayanan Pengkajian) Kasie KSPP membuat memo kepada bagian yang memiliki kapasitas untuk dapat menyampaikan informasi (bagian Laboratorium Diseminasi/ bagian database / pustaka/ peneliti/penyuluh Petugas layanan informasi menyampaikan surat permintaan data dan memo kepada bagian yang ditunjuk Apabila informasi belum dimiliki, maka petugas layanan informasi memberi keterangan tertulis yang ditandatangani oleh Kasie KSPP Apabia informasi ada, maka petugas layanan informasi memantau penyiapan data sesuai dengan memo yang telah diajukan Petugas layanan informasi menerima data/informasi yang telah dipersiapkan oleh bagian tertentu Pemohon informasi mengambil data/informasi yang telah disiapkan oleh petugas layanan informasi Prosedur Pelayanan Perpustakaan Pengguna jasa mengisi buku tamu Petugas melakukan penelusuran bahan pustaka yang dibutuhkan Pemustaka atau pemustaka melakukan penelusuran sendiri Petugas melalukan download database yang dibutuhkan Pemustaka atau pemustaka melalukannya sendiri Petugas melakukan layanan baca Petugas menyusun kembali koleksi perpustakaan yang telah digunakan

16 Bagian : 4 Halaman ke : Prosedur Pelayanan Laboratorium Tanah dan Tanaman Pengguna jasa mengajukan permohonan analisis sampel tanah atau tanaman secara manual dengan mengisi formulir yang sudah tersedia Petugas penerima sampel menerima Sampel dan pengguna jasa melaksanakan pembayaran uang muka 50% dari harga analisis Kepala Laboratorium membuat Persetujuan penerimaan sampel dan membuat Surat Perintah Kerja bagi laboran/analis Analis/laboran menyiapkan segala peralatan dan melakukan analisa terhadap sampel tanah, tanaman dan gas Analis/laboran melaksanakan analisis sampel Analis/laboran menyerahkan data hasil analisis kepada pengolah data Pengolah data mengolah data hasil analisis dan membuat Formulir Hasil Analisis Kepala laboratorium mememeriksa dan menandatangani Formulir Hasil Analisis dan diberikan ke konsumen setelah pembayaran lunas Prosedur Pelayanan Laboratorium Diseminasi Pengguna jasa mengajukan permohonan pelayanan terhadap BPTP Jambi cq KSPP secara online ataupun manual (datang secara langsung) Penanggung jawab laboratorium diseminasi menerima disposisi Balai melalui KSPP Penanggung jawab laboratorium diseminasi menyerahkan surat tugas kepada penanggung jawab kegiatan yang tercakup di kegiatan diseminasi (media cetak, media elektronik, website, pameran, visitor plot) untuk menyiapkan produk yang diminta Setiap penanggung jawab yang dimaksud melaksanakan tugas pelayanan atau penyediaan produk yang diminta Penanggung jawab melaporkan dan menyampaikan hasil kegiatan pelayanan yang dilakukan kepada penanggung jawab laboratorium diseminasi Penanggung jawab laboratorium diseminasi menerima hasil laporan dan menyampaikannya kepada Kasi KSPP

17 Bagian : 4 Halaman ke : Kasi KSPP memberikan hasil kepada petugas layanan informasi untuk menyerahkan produk kepada pemohon Prosedur Pelayanan Permintaan benih dari Unit Pengelola Benih Sumber Pengguna jasa mengajukan permohonan untuk melakukan pemesanan benih padi, kedelai dan sayur-sayuran yang dilakukan baik melalui web BPTP Jambi atau manual (form isian/surat pengantar) ditujukan kepada Kepala BPTP Jambi melalui petugas Petugas akan menyerahkan surat permohonan kepada Penanggung Jawab UPBS yang telah ditugaskan oleh Kepala BPTP Jambi Penanggung Jawab UPBS yang telah ditugaskan melaksanakan/menindak lanjuti sesuai dengan permintaan pengguna jasa dengan memberikan balasan surat persetujuan yang diketahui Kepala Balai Bagian promosi dan distribusi melakukan pelayanan pemesanan benih sesuai permintaan pengguna jasa Bagian administrasi/keuangan membukukan dan membuat laporan pelaksanaan pelayanan dan mendokumentasikan kegiatan dengan baik Penanggung Jawab UPBS melaporkan hasil kegiatan secara tertulis kepada Kepala Balai Prosedur Pelayanan Laboratorium Pasca Panen Pengguna jasa mengajukan permohonan untuk melakukan penanganan dan pengolahan hasil yang akan dilakukan baik melalui web BPTP Jambi atau manual (form isian/surat pengantar) ditujukan kepada Kepala BPTP Jambi melalui petugas Petugas akan menyerahkan surat permohonan kepada kordinator Lab Pasca panen/peneliti yang telah ditugaskan oleh Kepala Balai Kordinator Lab. Pasca panen/peneliti yang telah ditugaskan melaksanakan/menindak lanjuti sesuai dengan permintaan pengguna jasa dengan memberikan balasan surat persetujuan yang diketahui Kepala Balai Penelti yang ditugaskan melalkukan persiapan teknis untuk melakukan pelayanan kegiatan pasca panen sesuai

18 Bagian : 4 Halaman ke : permintaan pengguna jasa Peneliti yang ditugaskan dan tim lain melakukan kegiatan setelah berkordinasi dengan pengguna jasa pelayanan untuk menentukan segala sesuatu yang terkait dengan pelaksanaan pelayanan Peneliti/kordinator lab membuat laporan pelaksanaan pelayanan dan mendokumentasikan kegiatan dengan baik Kordinator Lab/peneliti melaporkan hasil kegiatan secara tertulis kepada Kepala Balai

19 Bagian : 5 Halaman ke : Tanggung jawab Manajemen 5.1. Komitmen Manajemen Kepala BPTP Jambi memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen pelayanan serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan: a) Menginstruksikan ke seluruh personel pentingnya memenuhi persyaratan yang ditetapkan; b) Menetapkan kebijakan pelayanan; c) Memastikan penetapan sasaran pelayanan setiap tahun; d) Melakukan tinjauan manajemen minimal satu tahun sekali;dan e) Memastikan tersedianya sumber daya manusia, sarana prasarana dan anggaran Fokus pada pelayanan masyarakat Kepala BPTP Jambi memastikan persyaratan pelayanan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelayanan pengguna jasa Kebijakan pelayanan publik Kepala BPTP Jambi memastikan kebijakan pelayanan : a) Sesuai dengan sasaran pelayanan; b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan; c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran pelayanan; d) Dikomunikasikan dan dipahami;dan e) Ditinjau terus menerus Perencanaan Sasaran Pelayanan Pengguna Jasa Kepala BPTP Jambi memastikan sasaran pelayanan memenuhi persyaratan pelayanan yang ditetapkan. Sasaran pelayanan bersifat terukur dan konsisten dengan kebijakan pelayanan Perencanaan sistem manajemen pelayanan Kepala BPTP Jambi memastikan : a) Perencanaan sistem manajemen pelayanan dilaksanakan sesuai persyaratan yang ditetapkan; b) Integritas sistem manajemen pelayanan dipelihara dengan memberi revisi dokumen, pada sistem manajemen pelayanan yang direncanakan dan implementasinya.

20 Bagian : 5 Halaman ke : Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Kepala BPTP Jambi memastikan tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan diinstruksikan ke seluruh personel yang terlibat dalam penyelenggaraan pelayanan Kompetensi Pelaksana Kepala BPTP Jambi menetapkan : a) Kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan persyaratan; b) Pelaksanaan pelatihan untuk pemeliharaan dan peningkatan kompetensi; c) Penilaian keefektifan evaluasi kompetensi personel; d) Personel yang relevan untuk pencapaian sasaran pelayanan;dan e) Pemeliharaan rekaman s esuai pendidikan, pelatihan, k eterampilan dan pengalaman Jaminan pelayanan yang memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan Standar Pelayanan; BPTP Jambi memberikan Jaminan kepastian pelayanan setelah pengguna jasa memenuhi beberapa ketentuan yang dipersyaratkan di bidang penelitian dan pengembangan serta ketentuan persyaratan lainnya sesuai peraturan perundang-undangan. BPTP Jambi memberikan jaminan kepastian pelayanan terhadap pengguna jasa yang memenuhi ketentuan persyaratan : 1. Mengisi formulir pengajuan permintaan dilengkapi dengan kartu tanda pengenal melalui tempat-tempat pemasukan yang telah ditetapkan yaitu manual (datang langsung) atau online (melalui atau website) 2. Memenuhi prosedur, waktu dan biaya yang ditetapkan. BPTP Jambi memberikan pelayanan untuk : a. Pelayanan Informasi dan Konsultasi Penetapan pelayanan informasi dan konsultasi, perhitungannya dimulai waktu penyerahan formulir dengan persyaratannya lengkap, dan absah serta diberikan tanda bukti disposisi dan tanda tangan penerima disposisi pada form permohonan/pengajuan informasi (Form permohonan informasi) b. Pelayanan Penyediaan Produk BPTP Jambi Penetapan pelayanan penyediaan produk BPTP Jambi perhitungannya dimulai waktu sejak penyerahan formulir dan persyarakatannya lengkap, serta diberikan tanda bukti cap pengesahan dan tanda tangan petugas BPTP Jambi pada form permohonan (form permohonan produk)

21 Bagian : 4 Halaman ke : Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, dan risiko keragu-raguan; BPTP Jambi menyediakan sarana prasarana yang memastikan pemberian jaminan keamanan dan keselamatan kepada pengguna jasa dengan suasana rasa aman, bebas dari bahaya dan risiko gangguan serta kenyamanan dalam beraktifitas dari pelayanan yang diperoleh. BPTP Jambi menyediakan fasilitas untuk keamanan, kenyamanan dan keselamatan, antara lain: 1. Petugas keamanan; 2. Petugas penerima layanan informasi (Resepsionis) 3. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam rangka pelayanan tidak membahayakan Pengguna Jasa; 4. Kontrol akses masuk dan keluar setiap individu; 5. Sarana peralatan dan obat P3K; 6. Ruang pelayanan yang bersih dan rapi; 7. Sarana parker 5.6. Tinjauan manajemen Umum Kepala BPTP Jambi menetapkan peninjauan sistem manajemen pelayanan, pada periode minimal satu tahun sekali, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan pelayanan. Pelaksanaan tinjauan dilakukan meliputi penilaian peluang perbaikan, koreksi dan peningkatan pada sistem manajemen pelayanan Masukan untuk tinjauan manajemen Kepala BPTP Jambi menetapkan bahan masukan untuk melakukan tinjauan manajemen minimal mencakup informasi: a) Hasil audit; b) Umpan balik masyarakat; c) Kinerja proses dan kesesuaian pelayanan; d) Status tindakan preventif dan tindakan korektif; e) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu; f) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen pelayanan; dan g) Saran-saran untuk perbaikan.

22 Bagian : 4 Halaman ke : Keluaran dari tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a) Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen pelayanan danprosesprosesnya; b) Perbaikan pada pelayanan berkaitan dengan persyaratan pelayanan; dan c) Sumberdaya.

23 Bagian : 6 Halaman ke : Penyediaan sumberdaya 6.1. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas BPTP Jambi menetapkan, menyediakan dan memelihara sarana dan prasarana untuk mencapai kesesuaian persyaratan pelayanan. Sarana dan Prasarana mencakup antara lain : a) Kapasitas ruang pelayanan sesuai dengan jumlah pengguna jasa yang secara rutin mendapatkan pelayanan; b) Ruang kerja dan peralatan yang memenuhi kenyamanan dan keamanan serta menjamin terpeliharanya kesehatan petugas pelayanan; c) Tersedia jumlah dan jenis peralatan komputer dan program aplikasinya, genset sesuai kapasitas untuk memastikan proses pelayanan berjalan dengan mudah, cepat dan lancer; d) Tersedianya area dan sarana internet, pelayanan penggandaan, telekomunikasi Jumlah Pelaksana BPTP Jambi menyediakan petugas pelayanan di 2 (dua) lokasi Unit Pelayanan yaitu di Unit Pelayanan Kantor Kotabaru dan Unit Pelayanan Kantor Pondok Meja Jumlah personel yang tersedia masih terbatas sehingga personel yang ada memberi pelayanan melebihi beban volume frekuensi pelayanan dan kepastian kelancaran, kemudahan penyelenggaraan pelayanan dapat dipenuhi. Penetapan pelaksana telah sesuai dengan jenis dan kompetensi proses tahapan pelayanan namun jumlah personel masih perlu ditingkatkan. Penetapan personel dilakukan melalui identifikasi jenis, tahapan dan jumlah aktifitas pelayanan berdasarkan analisis beban kerja sesuai dengan kualifikasi aktifitas pelayanan seperti aktifitas petugas fungsional peneliti, penyuluh, pustakawan dan petugas fungsional umum seperti laboran, pengadminstrasi keuangan (Penerimaan Negara Bukan Pajak), penghimpun dan pengolah data Lingkungan BPTP Jambi menyediakan sarana prasarana ruangan dan lingkungan kerja yang memberikan rasa aman, bebas dari bahaya dan risiko gangguan. Pengelolaan kondisi lingkungan kerja memastikan terhadap kondisi bebas dari suara gaduh, suhu dan kelembaban yang baik serta pemberian pencahayaan yang cukup.

24 Bagian : 7 Halaman ke : Realisasi pelayanan 7.1. Perencanaan realisasi pelayanan BPTP Jambi merencanakan dan mengembangkan proses realisasi tahapan pelayanan dapat berjalan dengan baik, mudah dan lancar mulai dari penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan. Perencanaan realisasi pelayanan tersebut dilaksanakan secara konsisten dengan memenuhi persyaratan dalam sistem manajemen pelayanan. BPTP Jambi menetapkan rencana proses tahapan pelayanan untuk : a. Terpenuhinya sasaran dan persyaratan pelayanan bagi pengguna jasa; b. Penyediaan sumber daya khusus dalam proses pelayanan dan penanganan dokumen; c. Terlaksananya kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran sarana pelayanan; d. Tersedianya rekaman terdokumentasi yang memastikan bukti proses realisasi pelayanan memenuhi persyaratan Produk Layanan Produk layanan yang dihasilkan adalah : 1. Layanan jasa : informasi,konsultasi dan narasumber,analisis laboratorium tanah dan tanaman, pembuatan peta, pengolahan hasil pertanian 2. Layanan penyediaan produk : benih padi dan kedelai, bibit karet, produk ayam KUB, jamur tiram, bibit sayuran dan buah,pupuk organik, jasa pengolahan hasil pertanian.

25 Bagian : 7 Halaman ke : Jangka waktu penyelesaian BPTP Jambi menyusun, menetapkan, dan menerapkan Standar Waktu Pelayanan. BPTP Jambi dalam menyusun standar waktu pelayanan mengikut sertakan pengguna jasa dan pihak terkait serta mengacu pada ketentuan teknis yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Pengguna jasa dan pihak terkait yang mewakili dalam penetapan standar waktu pelayanan merupakan penerima manfaat Pelayanan baik secara langsung maupun tidak langsung dan/atau komunitas yang diwakili tokoh masyarakat, akademisi, dunia usaha, organisasi profesi, dan/atau lembaga swadaya masyarakat Waktu penyelesaian pelayanan adalah waktu yang diukur menyelesaikan dokumen persyaratan dan pelaksanaan tindakan BPTP Jambi serta Pengujian Laboratorium. Standar Waktu Pelayanan Minimum (SPM) terdiri dari : 1. SPM untuk memperoleh informasi ; 2. SPM Pengujian Laboratorium (yang memerlukan pengujian laboratorium). 3. SPM penyediaan produk Penetapan Standar Waktu Pelayanan Minimum ditetapkan dengan melibatkan pelanggan dan pihak terkait. BPTP Jambi telah menetapkan Standar Waktu Pelayanan Minimum yang dapat dilihat pada Konter Pelayanan. Kemampuan BPTP Jambi meliputi antara lain : a. Dukungan pendanaan yang dialokasikan untuk penyelenggaraan pelayanan; b. Pelaksana yang bertugas menyelenggarakan pelayanan dari segi kualitas maupun kuantitas; dan c. Sarana, prasarana, dan/atau fasilitas yang digunakan untuk menyelenggarakan pelayanan. Hasil pembahasan Standar waktu Pelayanan dituangkan dalam berita acara penyusunan Standar Pelayanan dilampiri daftar hadir peserta rapat. Standar Pelayanan yang telah dibahas dipublikasikan oleh BPTP Jambi kepada pengguna jasa paling lama 5 (lima) hari kerja sejak ditandatangani berita acara penyusunan Standar Pelayanan untuk mendapatkan tanggapan atau masukan. Pengguna jasa atau Pihak Terkait dapat mengajukan tanggapan atau masukan terhadap perubahan Standar waktu Pelayanan paling lama7 (tujuh) hari kerja sejak dipublikasikan. BPTP Jambi memperbaiki Standar Waktu Pelayanan berdasarkan tanggapan atau masukan paling lama14 (empat belas) hari sejak batas akhir pengajuan tanggapan atau masukan dari pengguna jasa atau PihakTerkait. Standar Waktu Pelayanan yang telah diperbaiki selanjutnya ditetapkan oleh BPTP Jambi menjadi Standar waktu Pelayanan

26 Bagian : 7 Halaman ke : Biaya / Tarif Pelayanan Pengenaan PNBP berdasarkan Peraturan Pemerintah No.48 tahun 2012 tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku di Kementerian Pertanian yang pembayarannya langsung disetorkan kepada rekening Bendahara Penerima PNBP. Besaran tarif PNBP dapat dilihat di konter pelayanan. Dalam hal pemberlakuan perubahan biaya/tarif pelayanan yang belum mendapatkan persetujuan dalam peraturan pemerintah harus menggunakan biaya/tarif pelayanan yang masih berlaku Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran BPTP Jambi menetapkan pemantauan dan pengukuran pelayanan menggunakan peralatan pemantau dan pengukur untuk memastikan kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang ditetapkan. BPTP Jambi menetapkan proses pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Pengendalian peralatan yang digunakan untuk pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan terhadap akurasi fungsinya sebagai alat ukur penentuan standar pelayanan. Alat-alat yang bersifat pengukuran (alat laboratorium), untuk memastikan keabsahan hasil, maka dilakukan : a. Kalibrasi atau verifikasi atau keduanya pada periode waktu satu tahun sekali,sebelum dipakai, (standar pengukuran tertelusur ke standar pengukuran internasional atau nasional); b. Pengaturan akurasi alat; c. Identifikasi, pencatatan dalam kartu kontrol, dan pemberian stiker pada peralatan untuk status kalibrasinya; d. Pencegahan terhadap kerusakan dan penurunan fungsi selama penanganan,perawatan dan penyimpanan. BPTP Jambi menilai, merekam keabsahan hasil pengukuran dan melakukan tindakan untuk memenuhi persyaratan pengukuran. BPTP Jambi memastikan perangkat pengolah data yang dipakai dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan pelayanan memenuhi akurasi pengukuran.

27 Bagian : 8 Halaman ke : Pengukuran, analisis, dan perbaikan 8.1. Umum BPTP Jambi merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran,analisis dan perbaikan untuk : a. Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan; b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen pelayanan; c. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen pelayanan. Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran pelayanan dilakukan dengan metode teknik statistik dan metode lain yang relevan Penanganan pengaduan, saran, dan masukan BPTP Jambi memberikan akses melalui media (nomor telepon dan ) atau secara langsung kepada pengguna jasa untuk menyampaikan masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan terhadap penyelenggaran pelayanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BPTP Jambi memastikan pemberian informasi tindak lanjut penyelesaian masukan, tanggapan, laporan, dan/atau pengaduan oleh pengguna jasa. Pengguna jasa atau pihak terkait yang mengajukan tanggapan atau masukan tidak puas terhadap perbaikan yang telah dilakukan oleh penyelenggara, dapat melaporkan kepada Ombudsman. Ombudsman menyelesaikan pengaduan keberatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan Prosedur penanganan pengaduan pelanggan tindakan BPTP Jambi Pengguna jasa BPTP Jambi yang kurang puas terhadap kualitas pelayanan jasa BPTP Jambi dapat mengajukan pengaduan langsung dengan mengisi form pengaduan pelanggan yang kemudian diserahkan kepada petugas penerima dokumen; Pengguna jasa BPTP Jambi dapat juga menyampaikan pengaduan melalui nomor telepon dan yang telah disediakan, kemudian pengaduan tersebut akan dicatat oleh petugas penerima dokumen pada form yang telah disediakan; Tim penanganan pengaduan menerima dan menindaklanjuti pengaduan yang berasal dari dalam dan luar unit pelayanan kemudian menyerahkan kepada Kasi KSPP;

28 Bagian : 8 Halaman ke : Kasi KSPP melakukan analisa dan klarifikasi terhadap pengaduan pelanggan untuk segera dilakukan tindakan perbaikan/penyelesaian/penanganan; Hasil tindakan perbaikan pengaduan pelanggan dilaporkan kepada pengguna jasa dan apabila tindakan perbaikan memerlukan tindaklanjut maka kepala balai dapat membuat kebijakan untuk tindakan pencegahan dan perbaikan yang berkelanjutan Pengawasan Pelayanan Pembinaan dan pengawasan Pelayanan di lingkungan Badan BPTP Jambi Pertanian dilakukan oleh Tim yang ditetapkan oleh Kepala Badan BPTP Jambi Pertanian. Pelaksanaan Pembinaan dan pengawasan dilakukan secara periodik minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun Evaluasi kinerja pelaksana BPTP Jambi melakukan evaluasi kinerja personel pelaksana pelayanan mengacu kepada PermenPAN&RB Nomor 38 Tahun 2012 serta perundangan dan ketentuan lainnya. Selain itu BPTP Jambi dalam mengevaluasi kinerja memperhatikan hasil pelaksanaan pengukuran IKM, IPNBK, SPI dan survei eksternal. Untuk optimalisasi pelayanan, BPTP Jambi melakukan evaluasi penerapan Standar Pelayanan secara berkala setiap 1(satu)tahun. Hasil evaluasi menjadi dasar BPTP Jambi melakukan peninjauan penyempurnaan Standar Pelayanan. BPTP Jambi menetapkan peninjauan ulang Standar Pelayanan setiap 3 (tiga) tahun sekali. Hasil peninjauan ulang menjadi dasar BPTP Jambi melakukan perubahan Standar Pelayanan. Perubahan Standar Pelayanan dilakukan mengikuti mekanisme yang ditentukan Perbaikan Perbaikan berkesinambungan BPTP Jambi secara terus-menerus melakukan perbaikan keefektifan sistem manajemen pelayanan melalui penerapan kebijakan pelayanan, sasaran pelayanan, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen.

29 Bagian : 8 Halaman ke : Tindakan korektif BPTP Jambi melakukan tindakan korektif dengan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan mulai dari penerimaan dokumen sampai dilakukan pembebasan yang terjadi secara berulang.tindakan korektif dilakukan sesuai dengan faktor ketidak sesuaian yang terjadi. BPTP Jambi menetapkan prosedur tindakan korektif terdokumentasi mencakup: a. Peninjauan ketidak sesuaian; b. Penetapan penyebab ketidaksesuaian; c. Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang; d. Penetapan dan penerapan tindakan yang dilakukan; e. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan; dan f. Peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan Tindakan pencegahan BPTP Jambi menetapkan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dalam proses realisasi tahapan pelayanan, yang berpengaruh potensial. BPTP Jambi menetapkan prosedur tindakan pencegahan terdokumentasi mencakup: a. Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya; b. Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian; c. Penetapan dan penerapan tindakan; d. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan;dan e. Peninjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan.