PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA CV. GRAHA GALLERY PALEMBANG

Transkripsi

1 PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA CV. GRAHA GALLERY PALEMBANG Desti Kurnia Sari ( destiykurniya@yahoo.co.id ) Rizal Effendi ( rizaleffendi31@yahoo.co.id ) Jurusan Akuntansi S1 STIE MDP Abstrak : Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyediakan informasi yang berkaitan dengan transaksi akuntansi. Sistem informasi akuntansi mempunyai hubungan erat dengan pengendalian persediaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektivitas pengendalian persediaan barang dagang. Metode penelitian menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi tentang pengelolaan persediaan barang dagang. Dari hasil penelitian pengendalian yang dilakukan pada CV. Graha Gallery Palembang masih memiliki beberapa kelemahan antara lain, terjadi penumpukan barang pada bagian gudang, tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan, adanya ketidakcocokan pencatatan pada kartu stok dengan jumlah barang yang ada pada komputer. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pengendalian Persediaan Barang Dagang Abstract : Accounting information system is a subsystem of the information systems used to collect, process, and provides information relating to accounting transactions. Accounting information systems has a close relationship with inventory control. The purpose of this study was to determine the effectiveness of inventory control merchandise. Research methods using interview techniques and documentation on managing the inventory of merchandise. From the results of research conducted on control CV. Graha Gallery Palembang still has some weaknesses, among others, case goods warehouse in the buildup, the absence of segregation of duties between receiving section with the storage, the incompatibility of the recording on card stock with the number of items that exist on the computer. Keywords : Accounting Information System, Merchandise Inventory Control 1 PENDAHULUAN Perkembangan perusahaan di berbagai bidang saat ini semakin pesat, maka sebab itu perusahaan diharuskan memperluas usahanya dengan meraih pangsa pasar. Secara umum perusahaan dagang dapat didefinisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak / perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Salah satu unsur yang paling penting dalam perusahaan dagang adalah persediaan. Perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar pada persediaan karena bila tanpa persediaan, para pengusaha akan berhadapan dengan resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Perusahaan dalam menghadapi persaingan ini diperlukan sistem yang terstruktur untuk menghasilkan sebuah informasi dalam sajian yang dibutuhkan oleh pemakainya sehingga dapat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan. Salah satu penerapan teknologi informasi yang berperan penting dalam kegiatan perusahaan yaitu penerapan sistem informasi akuntansi. Penerapan sistem informasi akuntansi juga dapat membantu perusahaan untuk mencapai keunggulan Hal - 1

2 yang kompetitif, Pengendalian persediaan barang dagang akan efektif apabila ditunjang dengan sistem informasi akuntansi yang memadai. Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan dan pengendalian persediaan barang dagang yang diterapkan oleh perusahaan terutama dalam pengambilan sebuah keputusan dan dalam menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama dalam persediaan barang dagang agar berjalan dengan lancar. CV. Graha Gallery menerapkan sistem informasi akuntansi berbasis manual dan terkomputerisasi dalam melakukan pengendalian terhadap persediaan barang dagang. Namun terkadang sering terjadi kesalahan saat melakukan pembelian barang kepada supplier dengan sistem manual seperti kesalahan pencatatan pembelian barang dagang yang terkadang terlalu banyak dibeli tetapi belum tentu dapat terjual semua sehingga barang dagang yang akan dipasarkan menjadi tidak terorganisir dengan baik dan menumpuk di bagian persediaan barang dagang / gudang. Berdasarkan uraian diatas menjadi pertimbangan dalam melakukan penelitian, maka dalam hal ini akan membahas judul Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian Persediaan Barang Dagang pada CV. Graha Gallery Palembang. 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Krismiaji ( 2010, h. 4 ), mengatakan bahwa Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Sistem informasi akuntansi merupakan jenis sistem yang relatif tertutup, karena sistem ini mengolah input menjadi output dengan memanfaatkan pengendalian intern untuk membatasi dampak lingkungan. Dikarenakan setiap perusahaan mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda, maka tiap perusahaan juga akan menggunakan sistem informasi akuntansi yang berbeda pula. Sistem informasi akuntansi yang digunakan suatu perusahaan, tergantung dari skala usahanya. Semakin besar skala usaha suatu usaha maka semakin banyak jenis dan semakin kompleks proses bisnis yang terdapat di dalamnya. Sistem informasi akuntansi yang digunakan bisa berupa sistem akuntansi secara manual, maupun secara terkomputerisasi. 2.2 Pengendalian Persediaan Elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian yang baik atas persediaan adalah : a. Perhitungan persediaan secara fisik b. Membuat prosedur-prosedur c. Menyimpan persediaan dengan baik d. Membatasi akses persediaan dengan baik e. Menggunakan sistem perpetual f. Membeli persediaan dalam jumlah yang ekonomis g. Menyimpan persediaan yang cukup banyak h. Tidak menyimpan persediaan terlalu banyak Menurut Abdul Halim ( 2007, h ) model pengendalian persediaan barang dagang dibedakan menjadi dua macam yaitu : 1. Model Persediaan Economic Order Quantity ( EOQ ) Biaya persediaan dapat diminimumkan dengan memiliki jumlah pesanan yang optimal ( Q ), yang kadang kadang disebut jumlah pesanan ekonomis ( economic order quantity = EOQ ). Untuk menetapkan EOQ yang optimal dilakukan dengan cara meminimumkan fungsi total cost. Hal - 2

3 Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang paling ekonomis, hanya diperhatikan biaya-biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut. Biayabiaya yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Biaya variabel yang berubah ubah sesuai dengan frekuensi pembelian, disebut procurement cost atau set up cost. b. Biaya variabel yang berubah ubah sesuai dengan besarnya persediaan, disebut carrying cost atau storage cost. 2. Model Persediaan Re Order Point ( ROP ) Re order point ( ROP ) merupakan saat atau titik dimana harus dilakukan pemesanan kembali atas barang yang diperlukan sehingga kedatangan barang tepat pada waktu persediaan barang dalam keadaan safety stock. Untuk menentukan ROP, ada dua hal yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut : a. Lead Time, merupakan waktu tunggu sejak barang tersebut dipesan sampai dengan barang diterima. b. Safety Stock, merupakan suatu jumlah persediaan minimal yang selalu harus ada di perusahaan untuk menghindari resiko kehabisan bahan. 2.3 SIA Persediaan Barang Dagang James D. Stice ( 2009, h.571 ), mengatakan bahwa persediaan ditujukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan binis normal, dan dalam perusahaan manufaktur kata ini ditujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi. Kata persediaan ( atau persediaan barang dagangan ) secara umum ditujukan untukbarang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik berupa usaha grosir maupun ritel. 3 METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian Pendekatan penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dan kualitatif dengan melakukan pendekatan studi kasus yang terjadi di CV. Graha Gallery pada bagian persediaan barang dagang. Dengan melihat prosedur sistem informasi akuntansi yang diterapkan. 3.2 Objek / Subjek Penelitian Objek dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi dalam pengendalian persediaan barang dagang pada CV. Graha Gallery Palembang. Subjek yang akan diteliti adalah CV. Graha Gallery yang merupakan perusahaan distribusi bahan bangunan 3.3 Pemilihan Informan Kunci Di dalam penelitian ini yang menjadi informan kunci adalah Ibu Venny yang merupakan karyawan pada bagian persediaan barang dagang pada CV. Graha Gallery Palembang. 3.4 Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan sekunder yang diperoleh melalui wawancara kepada pihak manajer dan dokumentasi atas datadata tentang pengelolaan persediaan barang dagang. 3.5 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi yang berhubungan dengan studi kasus mengenai sistem informasi akuntansi dalam pengendalian persediaan barang dagang. Hal - 3

4 3.6 Teknik Analisis Data Penelitian ini menggunakan metode analisis kualitatif, peneliti akan menganalisis mengenai peranan sistem informasi akuntansi dalam pengendalian persediaan barang dagang, yang berupa : 1. Sistem pemrosesan transaksi 2. Sistem buku besar / pelaporan keuangan 3. Sistem pengendalian persediaan barang dagang Dari hasil analisis data diatas kemudian akan dibandingkan dengan teoriteori Selanjutnya ditarik kesimpulan yang didasarkan pada teori-teori yang diperoleh, kesimpulan inilah yang merupakan masalah yang diteliti. Kemudian hasil dari evaluasi tersebut diharapkan dapat memberikan saran atau rekomendasi bagi perusaahaan tersebut. 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Sistem informasi akuntansi dan pengendalian merupakan satu kesatuan karena dalam menerapkan suatu sistem informasi akuntansi yang baik harus memperhatikan penerapan unsur-unsur dalam pengendalian yang memadai. Fokus utama pengendalian yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi adalah transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan telah memadai atau masih terdapat kekurangan. Peranan sistem informasi akuntansi persediaan yang ada pada CV. Graha Gallery Palembang telah cukup memadai karena telah menggunakan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dapat memudahkan para karyawan dalam pelaporan keuangan dan dalam transaksi pembelian dan penjualan barang dagang serta didukung oleh unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi itu sendiri yang terdiri dari formulir-formulir dan catatan atas persediaan barang dagang. Namun dari hasil penelitian masih ditemukan beberapa kelemahan dalam pengendalian persediaan barang dagang yang menimbulkan ketidakefektifan dalam melakukan kegiatan perusahaan diantaranya: 1. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan. Penyebab dari tidak adanya pemisahan tugas ini yaitu, manajemen belum mengetahui standar yang seharusnya diterapkan diperusahaan untuk pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan penyimpanan. CV. Graha Gallery hanya ingin menghemat waktu dalam penyimpanan barang, sehingga manajemen menggabungkan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang yang merupakan orang gudang sendiri. Penggabungan tugas tersebut dapat menyebabkan aktivitas pengendalian terhadap pembelian barang menjadi lemah dan memungkinkan menyebabkan adanya kecurangan. Kecurangan yang mungkin terjadi antara lain: memungkinkan adanya barang dagang yang hilang atau ditukar oleh karyawan yang melakukan pengecekan. Kondisi yang seharusnya ada di perusahaan adalah ketika barang dagang sampai di tempat penyimpanan, akan dilakukan pencocokkan antara kuantitas fisik barang dagang dengan kuantitas yang tertera di faktur oleh bagian penerimaan barang dan barang dagang yang akan dimasukkan ke gudang harus diperiksa oleh bagian gudang, sehingga kedua bagian ini (bagian penerimaan dan bagian gudang) harus terpisah. 2. Adanya ketidakcocokan antara kartu stok gudang dengan jumlah barang yang ada di komputer. Seringkali, jumlah kuantitas barang yang ada di kartu stok tercatat lebih banyak daripada yang tercatat di dalam komputer. Hal - 4

5 Kondisi tersebut terjadi karena kelalaian karyawan yaitu saat melakukan pencatatan pada kartu stok, karyawan tidak teliti melihat jumlah barang, berat yang tertera atau jenis barang, karyawan juga kurang teliti untuk menghitung kuantitas barang. Hal ini dapat mengakibatkan karyawan yang melakukan pengecekan harus mencocokkan kembali dan membenarkan kesalahan tersebut. Akibat lainnya yaitu kurang efisiennya waktu yang diperlukan untuk pengecekan yang berpengaruh pada keefektifan manajemen dalam mengambil keputusan. Kondisi yang seharusnya ada di perusahaan yaitu setiap barang yang masuk ke gudang harus dicatat pada kartu stok sesuai dengan kuantitas, jenis, dan berat barang dagang dan pencatatan dalam komputer sebaiknya langsung dilakukan sebelum karyawan mengeluarkan barang dari gudang agar tidak terjadi selisih dalam menghitung jumlah kuantitas barang. Apabila barang keluar dari gudang, maka jumlah barang pada kartu stok dan pada komputer harus diupdate. Tabel 4.1 Data pembelian dan penjualan keramik tahun 2013 Periode Pembelian Penjualan Januari Februari 99 1 Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November 1 1 Desember Sumber : CV. Graha Gallery Tabel 4.2 Data total penjualan keramik tahun 2013 Periode Total Penjualan Januari Rp Februari Rp Maret Rp April Rp Mei Rp Juni Rp Juli Rp Agustus Rp September Rp Oktober Rp November Rp Desember Rp Sumber : CV. Graha Gallery Dilihat dari data tersebut terjadi penumpukan barang pada bagian gudang karena jumlah pembelian tidak sesuai dengan jumlah barang yang terjual. Pada CV. Graha Gallery bagian pembelian barang memesan terlalu banyak kepada supplier karena bagian pembelian mengantisipasi akan kekurangan stok barang pada saat ada konsumen yang akan membeli barang. Namun, pada kenyataannya selera setiap konsumen itu berbeda beda sehingga barang yang sudah terlanjur dipesan tidak terjual. Maka bagian penjualan harus memesan kembali barang yang akan dibeli oleh konsumen. Hal ini menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena semua barang yang telah dibeli dari supplier tidak semuanya terjual. Hal ini menyebabkan perusahaan mengalami kerugian. Berdasarkan hasil wawancara kepada bagian persediaan barang CV. Graha Gallery, penumpukan barang digudang disebabkan karena perusahaan belum melakukan pengendalian atas persediaan barang dagang dengan teknik Economic Order Quantity ( EOQ ). Maksud dari Ecomomic Order Quantity ( EOQ ) dalam pengendalian persediaan barang dagang yaitu jumlah Hal - 5

6 pesanan yang secara ekonomis menguntungkan, maksudnya besarnya pesanan dapat sesuai dengan biaya yang dikeluarkan pada saat pemesanan dan biaya pengiriman dengan jumlah yang minimal. Penggunaan Economic Order Quantity ( EOQ ) dapat diterapkan pada saat akan melakukan jumlah pembelian setiap kali di perusahaan. Seharusnya bagian pembelian barang lebih bisa memahami selera konsumen agar pada saat akan memesan barang ke supplier tidak terlalu banyak dan tidak menumpuk di bagian gudang, karyawan juga harus lebih sering memeriksa stok keramik yang ada di dalam gudang. Hal ini harus dilakukan agar jumlah dana yang dikeluarkan perusahaan lebih terealisasi dengan baik untuk membeli barang dagang. Dan jumlah dana yang didapat dari penjualan keramik dapat tersesuaikan dengan jumlah pembelian agar tidak terjadi kerugian 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan diatas mengenai peranan sistem informasi akuntansi dalam pengendalian persediaan barang dagang serta melakukan analisis data dengan dilandasi teori yang relevan dengan masalah yang diteliti pada CV. Graha Gallery, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dalam lingkungan pengendalian, yang telah melakukan pemisahan tugas hanya pada fungsi pembelian, dan pengeluaran barang dagang, sedangkan fungsi penerimaan dan penyimpanan masih merangkap menjadi satu fungsi saja yaitu fungsi penerimaan. 2. Sering terjadi ketidakcocokan pencatatan pada kartu stok dengan pencatatan di komputer, dikarenakan karyawan kurang teliti dalam melakukan pengecekan terhadap kuantitas / jumlah barang yang tersedia di bagian gudang. 3. CV. Graha Gallery belum melakukan pengendalian atas persediaan barang dagang dengan menggunakan teknik Economic Order Quantity (EOQ). 5.2 Saran Berdasarkan kelemahan kelemahan di atas, adapun saran saran yang akan diberikan adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan yang tegas untuk melakukan pemisahaan tugas antara bagian penerimaan barang dan penyimpanan barang. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kehilangan barang dagang dikarenakan kecurangan dan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian yang tepat dalam perusahaan. 2. Manajemen sebaiknya memberikan arahan yang tegas kepada karyawan gudang akan pentingnya ketelitian pada saat memasukkan barang ke gudang serta pada saat akan menuliskannya pada kartu stok dan pencatatan kedalam komputer, serta mengelompokkan barang dagang sesuai ketentuan perusahaan. Bila memungkinkan, perusahaan perlu merekrut beberapa karyawan lagi pada bagian gudang khususnya pada bagian pencatatan di kartu stok dan pada komputer. Agar karyawan dapat lebih fokus pada tugas masing masin agar tidak terjadi perbedaan dalam mencatat persediaan. 3. Sebaiknya Perusahan melakukan pengendalian persediaan barang dagang dengan teknik Economic Order Quantity (EOQ) agar pada saat akan melakukan pembelian barang dagang, jumlah barang ]yang akan dibeli lebih terorganisir dan lebih efektif sehingga tidak terjadi lagi penumpukan barang di bagian gudang. Hal - 6

7 DAFTAR PUSTAKA [1] Halim, Abdul 2007, Manajemen Keuangan Bisnis, Bogor, Ghalia Indonesia [2] James A. Hall 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 3, Jakarta, Salemba Empat [3] Jogiyanto 2010, Metodologi Penelitian Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta, Salemba Empat [11] Supardi, M.d 2006, Metodologi Penelitian, Mataram, Yayasan Cerdas Press [12] Tamodia, Widya 2011, Jurnal Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagang Pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado, Universitas Sam Ratulangi. [4] Krismiaji 2010, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 3, Yogyakarta, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN [5] Marshall B. Romney and Paul John Steinbart 2009, Accounting Information System, Edisi 11, Jakarta, Salemba Empat [6] Mega, Putu Selvya Aviana 2012, Penerapan Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, skripsi, Unika Widya Mandala [7] Moleong, Lexy 2001, Metodelogi Penelitian Kualitatif, Bandung, Remaja Rosdakarya. [8] Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Jakarta, Salemba Empat. [9] Nugraha, Eggy 2010, Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang CV. Techo, skripsi, Universitas Siliwangi. [10] Stice, Stice, Skousen 2009, Akuntansi Intermediate, Edisi 16, Jakarta,Salemba Empat. Hal - 7