BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Mendesain sistem menurut Mulyadi (2001:51) adalah sebuah proses

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Desain Sistem Mendesain sistem menurut Mulyadi (2001:51) adalah sebuah proses menterjemahkan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk di pertimbangkan Desain sistem dilakukan berdasarkan informasi yang didapatkan oleh analis sistem. Menurut Jogiyanto H.M. (2004:196) mendefinisikan desain sistem sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 2.2 Pengertian Sistem dan Prosedur Mulyadi (2001:5) menyatakan sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dan dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri dari jaringan prosedur. Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara beragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Prosedur merupakan bagian dari suatu sistem (subsistem) dimana bagian-bagian dari sistem tersebut tidak dapat berdiri sendiri melainkan saling berkaitan satu sama lainnya. Unsur yang paling hakiki dari suatu sistem adalah komponen-komponen yang 7

2 menghubungkan bagian-bagian atau subsistem untuk mempermudah keterkaitannya. Menurut W.Cole (1996) dalam Zaki Baridwan (2002:3) menyatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari suatu perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakukan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah jaringan prosedur yang meliputi input, proses dan output yang terdiri dari subsistemsubsistem yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu yang akan tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem, sedangkan prosedur adalah suatu urutan atas kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Dalam suatu organisasi, informasi telah dianggap sebagai suatu sumber daya seperti halnya sumber daya manusia, sehingga diperlukan suatu sistem untuk mendapatkan informasi dalam pembuatan keputusan. Menurut Mulyadi (2001:3), sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedimikian rupa untuk menyediakan informasi 8

3 keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Zaki baridwan (2002:4) sistem informasi akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperoleh oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat dikemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan-catatan, prosedur- prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan mengawasi pengelolaan perusahaan. 2.4 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Menurut Mulyadi (2001:3) unsur-unsur sistem informasi yang harus ada pada semua tingkatan dalam suatu perusahaan, yaitu. 1) Formulir Formulir merupakan dokumen-dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dengan istilah dokumen, 9

4 karena dengan formulir ini, peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. 2) Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. 3) Buku besar Buku besar ( general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah sebelumnya dalam jurnal. 4) Buku pembantu Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5) Pengendalian intern Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. 6) Laporan Laporan merupakan rancangan hasil akhir dari proses pengolahan data akuntansi yaitu laporan pembelian seluruh barang maupun per jenis barang, 10

5 laporan persediaan barang, laporan perhitungan fisik, laporan rekonsiliasi, laporan hutang. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi. 2.5 Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangakan dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan, perlu mempertimbangkan faktor-faktor yang penting yang dinyatakan oleh Zaki Baridwan ( 2002 : 7) bahwa. 1) Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem informasi akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai. 2) Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan, maka sistem informasi akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. 3) Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi harus dapat ditekan relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan antara cost dan benefitnya dalam menghasilkan suatu informasi. 11

6 2.6 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sistem pembelian Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk mengadakan barang-barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001:299). Sistem pembelian itu sendiri sebagaimana dinyatakan Zaki Baridwan (2002:173) yaitu prosedur pembelian yang mengatur cara-cara dalam melaksanakan semua pembelian baik berupa barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa itu diterima Dari pengertian tersebut di atas dapat diartikan bahwa pembelian terhadap suatu barang memerlukan suatu tahapan atau prosedur, dimana prosedur tersebut dapat dilakukan suatu pengendalian atas kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan secara memuaskan Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian Dalam menjalankan suatu sistem informasi akuntansi pembelian, ada beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian (Mulyadi, 2001:299) yaitu. 1) Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang 12

7 yang langsung pakai (tidak deselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. 2) Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan pengeluaran dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait adalah fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber. Fungsi pencatat persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan Unsur-unsur sistem pengendalian Intern Pembelian Unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem pembelian menurut Mulyadi (2001:311) yaitu. 1) Organisasi Perancangan organisasi dalam sistem informasi akuntansi pembelian, harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu. 13

8 a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dalam sistem akuntansi pembelian, setiap transaksi yang terjadi harus didasarkan pada otorisasi dan melalui prosedur pencatatan sebagai berikut. a. Surat Permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai b. Surat Order Pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang d. Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada Bukti Kas Keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 14

9 3) Praktek yang sehat Dalam sistem akuntansi pembelian, untuk menciptakan praktek yang sehat perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut. a. Surat Permintaan Pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang b. Surat Order Pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian c. Laporan Penerimaan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar 15

10 i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai j. Bukti Kas Keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran setelah cek dikirimkan kepada pemasok Catatan-catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Menurut Mulyadi (2001:308) catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah. 1) Register bukti kas keluar (voucher register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, maka jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian tersebut adalah register bukti kas keluar. 2) Jurnal pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, maka jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian tersebut adalah jurnal pembelian. 3) Kartu utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4) Kartu persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat persediaan yang dibeli. 16

11 2.6.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian Kegiatan pembelian pada suatu perusahaan umumnya menurut Hall (2001:264) menyangkut jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian antara lain. 1) Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan Surat Permintaan Pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3) Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order Pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 17

12 4) Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat Laporan Penerimaan Barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok. 5) Prosedur pencatatan utang Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6) Prosedur pembayaran utang Setelah jatuh tempo, bagian utang membuat cek dan bukti pengeluaran kas, kemudian beserta bukti pendukung lainnya menyerahkan ke bagian keuangan untuk dimintakan persetujuan. Setelah disetujui, bagian keuangan menyerahkan cek, bukti pengeluran kas, dan bukti pendukung lainnya kepada bagian pengeluaran kas, kemudian membukukan dalam jurnal pengeluaran kas/ bank. Kemudian, cek diserahkan kepada pemasok, dan bukti pendukung yang dicap lunas dikembalikan ke bagian utang untuk dibukukan dalam buku pembantu utang. 7) Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 18

13 2.6.6 Formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian Dalam menjalankan suatu sistem pembelian ada beberapa formulir yang digunakan oleh perusahaan. Menurut Zaki Baridwan (2002:175) formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah. 1) Surat Permintaan Pembelian, formulir yang digunakan oleh fungsi gudang untuk mengajukan permintaan pembelian kepada masing-masing pembelian. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga, formulir yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain kepada pemasok. 3) Surat Order Pembelian, formulir yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4) Laporan Penerimaan Barang, formulir yang digunakan oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5) Surat Perubahan Order, formulir yang digunakan untuk melakukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. 6) Bukti Kas Keluar, formulir yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. 19

14 2.6.7 Bagan alir dokumen (flowchart) sistem akuntansi pembelian secara kredit Bagan alir dokumen pada gambar berikut ini menggambarkan suatu alur sistem pembelian barang dari saat permintaan pembelian dilakukan sampai dengan barang tersebut diterima dan disimpan di gudang. Untuk lebih jelasnya, bagan alir dokumen sistem pembelian dapat dilihat dalam Gambar

15 21

16 Penjelasan Gambar 2.1 adalah sebagai berikut. 1) Bagian gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, bagian gudang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut. a. Bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang (persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali). b. Surat Permintaan Pembelian dibuat rangkap 2, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. c. Bagian gudang menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian untuk disimpan pada arsip permanen menurut nomor urut. d. Bagian gudang menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan barang untuk dicatat pada kartu gudang kemudian juga disimpan pada arsip menurut tanggal. 2) Bagian Pembelian Dalam sistem akuntansi pembelian, bagian pembelian mempunyai tugastugas sebagai berikut. a. Bagian pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian gudang. b. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga. c. Mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga kepada pemasok. d. Menerima Surat Penawaran Harga dari pemasok. 22

17 e. Membuat perbandingan harga untuk memudahkan memilih pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang dalam perusahaan. f. Membuat Surat Order Pembelian untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. g. Mendistribusikan Surat Order Pembelian sebagai berikut. Lembar 1 : Surat Order Pembelian dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Lembar 2 : Tembusan Surat Order Pembelian dikirim kepada pamasok untuk dimintakan tanda tangan dan dikirim kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang. Lembar 3 : Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim ke fungsi penerima sebagai otorisasi untuk barang yang jenis, spesifikai, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen. Lembar 4 : Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban transaksi pembelian. Lembar 5 : Tembusan Surat Order Pembelian ini dikirim ke fungsi yang meminta pembelian sebagai dasar bahwa barang yang diminta telah dipesan. 23

18 Lembar 6 : Tembusan Surat Order Pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian sebagai arsip menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, dan sebagai dasar untuk mengadakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. Lembar 7 : Tembusan Surat Order Pembelian ini disimpan sebagai arsip oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok. h. Mengarsipkan Surat Permintaan Pembelian, Surat Penawaran Harga pada arsip sementara menurut tanggal. i. Menerima Laporan Penerima Barang dari bagian penerimaan, kemudian mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian. j. Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok. 3) Bagian penerimaan barang Dalam sistem akuntansi pembelian, bagian penerimaan barang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut. a. Menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian b. Menerima barang dari pemasok beserta surat pengantar c. Melakukan pemeriksaan terhadap barang barang yang dikirim dari pemasok. d. Membuat Laporan Penerima Barang e. Mendistribusikan Laporan Penerimaan Barang sebagai berikut. Lembar 1 : untuk bagian akuntansi 24

19 Lembar 2: untuk bagian gudang dikirim langsung bersamaan dengan barang. Lembar 3 : untuk arsip bagian penerimaan barang menurut nomor urut 4) Bagian utang Dalam sistem akuntansi pembelian, bagian utang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut. a. Menerima Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan faktur dari bagian pembelian. Membandingkan faktur dari pemasok dengan Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang. b. Membuat Bukti Kas Keluar c. Mendistribusikan Bukti Kas Keluar sebagai berikut. Lembar 1 : untuk dicatat pada register bukti kas keluar Lembar 2 : untuk bagian kartu persediaan Lembar 3 : untuk arsip Bukti Kas Keluar yang belum dibayar menurut tanggal. 5) Bagian kartu persediaan Bagian kartu persediaan menerima Bukti Kas Keluar dari bagian utang untuk dicatat pada register bukti kas keluar dan disimpan pada arsip menurut nomor urut. 25

20 2.7 Sistem Informasi Akuntansi Utang Metode pencatatan utang Catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan oleh untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor-nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Terdapat dua metode pencatatan utang menurut Mulyadi (2001:342), yaitu. 1) Account payable procedure Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselengggarakan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah pembayaran, dan saldo utang. 2) Voucher payable procedures Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang Bagian yang terkait dalam sistem informasi akuntansi utang Dalam menjalankan sistem informasi akuntansi utang, bagian yang terkait menurut Mulyadi (2001:335) adalah. 1) Bagian gudang Bagian ini bertugas mangatur dan menentukan tempat penyimpanan persediaan, mengajukan permintaan pembelian barang bila sisa mendekati batas minimum serta mengawasi keluar masuknya barang. 26

21 2) Bagian pembelian Bagian ini bertanggung jawab dalam melakukan pembelian barang dan tersediannya persediaan barang dalam jumlah yang cukup. Melakukan penunjukan pemasok, serta mengeluarkan memo debit jika terjadi retur pembelian. 3) Bagian pengiriman Bagian ini bertanggung jawab dan bertugas menerima barang dari gudang sesuai dengan surat jalan dan melakukan pengiriman. 4) Bagian akuntansi Bagian ini bertugas mencatat proses akuntansi dan bertanggung jawab untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian secara kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan utang kepada pabrik dan melakukan pelunasan utang sesuai dengan tanggal jatuh temponya Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi utang Dokumen-dokumen yang digunakan dalam account payable procedure menurut Mulyadi (2001:342) adalah faktur dari pemasok, kwitansi tanda terima uang yang ditanda tangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures menurut Mulyadi (2001:345) adalah Bukti Kas Keluar. Bukti Kas Keluar ini 27

22 merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedures. Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu. 1) Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya 2) Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran 3) Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lainnya Sistem Pengendalian Intern dalam Utang Pembentukan dan pemeliharaan sitem pengendalian intern merupakan kewajiban manajemen yang penting. Salah satu tanggung jawab pengawasan menajemen adalah memberikan keyakinan yang masuk akal kepada para pemegang sahan bahwa bisnis dikontrol dengan baik. Sebuah pengendalian intern yang memadai diperlukan agar manajemen dapat melaksanankan kewajiban tersebut. Menurut Mulyadi (2001:163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen suatu organisasi. Berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern dalam utang adalah sistem dalam organisasi secara keseluruhan yang ditujukan untuk menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang 28

23 dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Unsur-unsur dalam sistem pengendalian intern utang adalah. 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini. a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanankan semua tahap suatu transaksi. 2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut, sehingga dalam setiap organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang akurat. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannnya dokumen pembukuan yang dipercaya mengenai kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. 3) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 29

24 Ada beberapa cara yang umumnya dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat antara lain. a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang b. Pemeriksaan mendadak c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanankan dari awal sampai akhir oleh satu orang tanpa campur tangan orang lain/ unit organisasi yang lain d. Perputaran jabatan e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan pencatatan g. Dibentuk unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur unsur pengendalian intern. 2.8 Komputer dan Komputerisasi Komputer adalah alat elektronik yang dapat mengolah data dengan program dan memberikan hasil pengolahan. Sebagai salah satu alat pengolah data, komputer merupakan suatu sistem yang didukung oleh beberapa unsur yang meliputi. 1) Brainware (sumber daya manusia), merupakan orang-orang yang terlibat secara langsung dalam suatu sistem komputer secara lengkap. 2) Hardware (perangkat keras), meliputi peralatan fisik yang menjalankan berbagai kegiatan dari sistem yang menggunakan komputer 30

25 3) Software (perangkat lunak), merupakan susunan perintah atau intruksi yang dibuat untuk memerintahkan komputer dalam melakukan suatu tindakan operasi sesuai dengan keinginan pemakai yang disebut program komputer. Pengolah data dengan menggunakan komputer lebih dikenal dengan istilah Electonic Data processing (EDP) atau pengolah data elektronik. Menurut Bodnar dan Hoopwood (2004:4), yang dimaksud dengan Electonic Data processing (EDP) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengelolaan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. Pemanfaatan komputer dalam dunia bisnis sudah sedemikian besarnya dengan berbagai software pendukung yang dapat dimanfaatkan dalam mengolah data yang ada di perusahaan. Keuntungan yang diperoleh oleh sistem informasi akuntansi berbasis komputer adalah. 1) Kecepatan Ini merupakan salah satu unsur pertimbangan digunakannnya komputer. Kecepatan diperlukan jika jumlah data semakin membesar dan jika perhitungan -perhitungan semakin rumit. 2) Ketepatan Komputer mampu menghitung dengan sangat teliti, bahkan untuk bilangan bilangan pecahan yang sangat banyak. 3) Tidak lelah Komputer mampu bekerja secara terus menerus, dengan pekerjaan yang sama, tanpa bosan, tidak pernah terjadi perubahan tingkat kecepatan meski harus bekerja sepanjang waktu. 31

26 4) Menyimpan data dalam jumlah besar Manusia juga sebenarnya memiliki kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar, namun sifat manusiawinya sering lebih berperan, bisa lupa dan sebagainya, namun komputer tidak demikian, data-data yang disimpan dikomputer, meski dibatasi oleh kapasitas media penyimpanannya. 5) Data mudah diakses Data yang disimpan dikomputer diatur dengan manajemen penyimpanan data, sedemikian rupa, sehingga memudahkan dalam pengaksesannya. 6) Terprogram Untuk urusan pengolahan data tertentu tidak harus tegantung pada pihakpihak lain, cukup dengan komputer saja. Komputer akan mengerjakan urusan tersebut secara konsiten, tak akan berubah jika programnya tidak berubah. Kegiatan komputerisasi merupakan sebuah kegiatan pengelolaan daya yang sebagian besar prosesnya menggunakan komputer guna menghasilkan informasi yang berkualitas bagi manajemen dalam rangka membantu pengambilan keputusan strategis bagi perusahaan. Proses komputerisasi ini melibatkan manusia sebagai perantara dan pengoperasian, komputer sebagai perangkat utama dan sebuah program aplikasi yang secara khusus menangani proses pengolahan data yang dimasukkan untuk mejadi informasi. Program aplikasi tersebut disesuaikan dengan keperluan masing-masing bagian. 32

27 2.9 Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hoopwood (2000:1) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi menganjurkan penggunaan teknologi komputer didalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem Informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Komputer digunakan pada seluruh jenis sistem informasi. Teknologi informasi mencakup komputer, tetapi juga mencakup teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Penggunaan komputer dalam organisasi tentu saja tergantung dengan kebutuhan organisasi begitu juga dengan program yang akan digunakan dalan sistem tersebut Metodelogi pengembangan Sistem informasi Akuntansi dengan Komputer Metode pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:356) pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tahap-tahap yaitu. 1) Analis sistem Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk 33

28 melaksanakan pekerjaannya. Masalah yang sering kali dihadapi oleh analis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Tahaptahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberhasilan analis sistemdalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi. 2) Desain sistem Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk mempertimbangkan. 3) Implementasi sistem Implementasi sistem adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional Pengendalian Intern Akuntansi dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang mengolah data akuntansinya dengan komputer tidak berbeda dengan, baik tujuan pokok maupun unsur pokoknya, dengan sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual sistem. Unsur pokok sitem pengendalian intern dalam 34

29 sistem pengolahan data elektronik sedikit mengalami perubahan bila dibandingkan dengan manual sistem, karena adanya perbedaan karakteristik pengendalian dalam sistem komputer dengan manual sistem. Menurut Mulyadi (2001:182), pengendalian intern akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik dibagi menjadi dua, yaitu. 1) Pengendalian umum Pengendalian umum meliputi hal-hal sebagai berikut, yaitu. a. Organisasi Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan pengolahan data elektronik yang fungsi otorisasi dan fungsi akuntansinya dimasukkan dalam program komputer, perlu diadakan pemisahan fungsifungsi sebagai berikut. a) Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program b) Fungsi operasi fasilitas pengolahan data c) Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan Dengan pemisahan fungsi-fungsi tersebut, maka dapat menciptakan pengecekan silang, mencegah karyawan operator komputer mengubah program tanpa ijin, mencegah akses komputer oleh orang lain, dan mendorong efisiensi karena setiap fungsui tersebut memerlukan kemampuan, latihan, serta keahlian yang berbeda dalam pelaksanaan kegiatannya. 35

30 b. Pengendalian terhadap sistem dan program Pengendalian umum yang menyangkut fungsi pengembangan sistem dan program meliputi. a) Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru Setiap sistem baru harus ditelaah terlebih dahulu oleh komisi yang berwenang sebelum dinyatakan berlaku dalam pengolahan data dengan menggunakan komputer b) Prosedur pengujian program Pengujian program sangat penting unruk meyakinkan bahwa program yang dibuat sesuai dengan spesifikasi desainnya dan mencakup logika pengambilan keputusan dan logika pengolahan data untuk memenuhi kebutuhan pemakai c) Prosedur pengubahan program Prosedur pengubahan program harus dilakukan oleh fungsi perancangan sistem dan program, dan bukan oleh fungsi operasi fasilitas pengolahan data. d) Dokumentasi Dokumentasi program merupakan alat penting untuk memahami dan mengawasi program dan merupakan catatan sejarah semua fakta yang bersangkutan dengan setiap program. c. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi. a) Akses terhadap ruang komputer hanya terbatas pada karyawan tertentu 36

31 b) Pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalm perpustakaan c) Pembuatan intruksi yang jelas mengenai pengubahan data dari dokumen sumber ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. d) Prosedur dalam penyimpanan arsip di perpustakaan. e) Penjagaan keamana fisik terhadap arsip dan komputer f) Pembuatan prosedur rekonstruksi catatan g) Prosedur pembuatan arsip cadangan (backup) h) Password yang digunakan untuk mengatur wewenang penggunaan data yang disimpan dalam komputer. 2) Pengendalian aplikasi (application control) Pengendalian aplikasi ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu. a. Pengendalian preventif Pengendalian ini sangat diperlukan dalam pengolahan data elektonik, karena dapat mencegah masalah. Pengendalian preventif meliputi unsurunsur berikut ini : otorisasi data sumber, konversi data, penyiapan data sumber, formulir bernomor urut cetak, validasi masukan, pemutakhiran arsip dengan komputer, dan pengendalian terhadap pengolahan data. b. Pengendalian detektif Pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi petujuk dimana letak terjadinya masalah. Contoh pengendalian detektif adalah data transmission, control register, control totals, dokumentasi dan testing, penggunaal label, dan output chek. 37

32 2.12 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya 1) Penelitian yang dilakukan oleh Ni Luh Putu Ekawati (2008) yang berjudul Desain sistem informasi perencanaan dan pengendalian persediaan pada PT Agung Jaya Internasional. Teknik analisis yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif analitik komparatif. Persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama meneliti tentang desain sistem. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya yaitu pertama, penelitian ini meneliti tentang pembelian, sedangkan penelitian sebelumnya meneliti tentang persediaan. Kedua, penelitian ini menggunakan teknik analisis kualitatif, sedangkan penelitian sebelumnya menggunakan teknik analisis deskriptif analitik komparatif. Ketiga, perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah tahun penelitian dan tempat penelitian 2) Penelitian yang dilakukan oleh I Dewa Ayu Mia Rarashati (2007) yang berjudul Desain Sistem Informasi Akuntansi penjualan dan persediaan berbasis komputer pada Dewi Murni Art Shop. Pokok permasalahan yang diangkat yaitu bagaimana desain sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang berbasis komputer pada Dewi Murni Art Shop. Teknik analisis yang digunakan adalah teknik analisis kualitatif deskriptif. Dari penelitian yang dilaksanakan, maka dihasilkan desain sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan dengan menggunakan program MUVEO pada Dewi Murni Art Shop yang meliputi desain input, desain proses dan desain output. Persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama meneliti tentang desain sistem. Perbedaan penelitian ini dengan 38

33 penelitian sebelumnya adalah pertama, penelitian ini meneliti tentang pembelian, sedangkan penelitian sebelumnya meneliti tentang penjualan dan persediaan. Kedua, penelitian ini menggunakan teknik analisis kualitatif deskriptif, sedangkan penelitian sebelumnya menggunakan teknik analisis kualitatif. 3) Penelitian yang dilakukan oleh Ni Putu Suardriani (2006) yang berjudul Desain Sistem Akuntansi penjualan dan persediaan pada CV Parikesit. Pokok permasalahan yang diangkat yaitu bagaimana desain sistem akuntansi penjualan dan persediaan. pada CV Parikesit. Teknik analisis yang digunakan adalah teknik analisis kualitatif deskriptif komparatif. Dari penelitian yang dilaksanakan, maka dihasilkan desain sistem akuntansi penjualan dan persediaan secara manual yang meliputi desain input, desain proses dan desain output. Persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah samasama meneliti tentang desain sistem akuntansi, sama sama menggunakan teknik analisis kualitatif deskriptif komparatif. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah penelitian ini meneliti tentang pembelian, sedangkan penelitian sebelumnya meneliti tentang penjualan dan persediaan. 39