Toolkit. Membangun Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi. Ismail Fahmi

Transkripsi

1 Toolkit Membangun Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Ismail Fahmi Knowledge Management Research Group ITB Library Expo 2002, JCC, Jakarta

2 Agenda Perpustakaan dan TI Road Map Kunci Sukses

3 Perpustakaan dan TI Apa itu PERPUSTAKAAN? Jenis perpustakaan: pribadi, institusi, umum, TI dapat MENDUKUNG fungsi perpustakaan: pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, pencarian informasi, statistik, dll. Bijaksana dalam menerapkan TI di perpustakaan: Kapan dan dimana TI digunakan.

4 Perpustakaan Pribadi vs Tokoh Perp. Pribadi di rumah-rumah, keperluan sendiri, biasanya tidak perlu TI. Koleksi sedikit, dan kenyamanan lokasi penting. Perpustakaan koleksi khusus (Tokoh) misal Bung Karno, Roosevelt, banyak dicari orang. Koleksi lebih penting dari pada lokasi.

5 Perpustakaan institusi vs umum Institusi: universitas, company, dll.. Umum: perpumda, pondok baca, Kenyamanan lokasi dan kelengkapan koleksi sangat penting. Melayani pengguna yang banyak dan luas. Perlu dukungan TI baik minimal maupun maximal.

6 Apakah Perpustakan Anda Butuh TI? Penerapan TI bukan sekedar gengsi, tetapi sebuah strategi: Mengapa perlu TI? Siapa yang membutuhkan? Sejauh mana TI akan diterapkan? Bagaimana strategi peningkatan skill SDM pendukung? Dll..

7 Road Map: 4 Fase Evaluasi Penerapan Analisis, Desain, Development Ya Evaluasi? Butuh TI Tidak Berhenti

8 Fase 1: Evaluasi 1 Analisa Kondisi Saat ini buku Dokumen teknis 2 Perpustakaan dan Strategi Perpustakaan databases Apa koleksi yang dimiliki? Siapa yang memanfaatkan? Dari mana, kapan, dan bagaimana mereka mengakses? Adakah proses yang membutuhkan dukungan teknologi informasi? Gambar, foto, Audio, video Worldwide access user

9 Fase 1: Evaluasi (lanjutan..) 1 2 Analisa Kondisi Saat ini Perpustakaan dan Strategi Target pengguna? Misi? Perpustakaan Strategi TI? Informasi yang mereka butuhkan? Delivery? Koleksi yang disediakan?

10 3 4 5 Fase 2: Analisis, Desain, Development Team Building Analisis Desain Framework TI CKO Management 6 Development Subject Specialist Reference Library Team Work

11 3 Fase 2: Analisis, Desain, Development (lanjutan..) Team Building Pajang di rak, Tradisional? Catalog bibliografi, Otomasi? 4 5 Analisis Desain Framework TI koleksi Pengguna Digital file, Digital Library? Segmentasi Kebutuhan Delivery method 6 Development Kartu katalog? Database intranet? Akses/ delivery Online catalog? Networking?

12 3 Fase 2: Analisis, Desain, Development (lanjutan..) Team Building Otomasi 4 5 Analisis Desain Framework TI Pengadaan Katalogisasi Dst Database Interface Digital Library 6 Development Digitalisasi Organisasi Disseminasi Dst.. Repository Interface

13 3 4 Fase 2: Analisis, Desain, Development (lanjutan..) Team Building Analisis Membangun dari awal/nol (scratch) 5 6 Desain Framework TI Development Modifikasi Open-source Software Outsource/ Pembelian Software

14 8 Fase 3: Penerapan 7 Result-Driven- Benefits Incremental Change, Culture, Reward management A Target B BIG BANG MODEL Deployment Time Benefits RDI METHODOLOGY Misal: A = Catalogisasi B = Sirkulasi A Target B Deployment Time

15 Fase 3: Penerapan (lanjutan..) 7 8 Result-Driven methodology Change, Culture, Reward management Library team work perlu seorang PEMIMPIN yang mampu membawa kepada kemenangan, CKO. Chief Knowledge Officer: Promosi Edukasi, motivasi, reward Evaluasi impact library sevices Pemetaan resources You have to win the hearts and the minds of the workers. They are not like troops; They are more like volunteers. Perpustakaan modern dan potensial maju perlu memberikan reward / penghargaan kepada team. Insentif, evaluasi, promosi, dll

16 Fase 4: Evaluasi 9 Performance, Proses evaluasi menggunakan kualitas, dan perbaikan Taksonomi berdasarkan kategori: Pengguna Kebutuhan dan keinginan Mengukur kepuasan Dampak penerapan TI dan strategi perpustakaan harus diukur. Apakah bermanfaat, apa yang perlu ditingkatkan, dll.. Perlu evaluasi dan pengukuran.. Monitor perubahan kebutuhan Strategi Kompetisi, trend Goal, struktur Produk dan layanan Kebutuhan pengguna Spesifikasi Proses Dst..

17 Kunci Sukses Visi dan target yang jelas Leadership Team work Manajemen Reward yang menarik Antusiasme Evaluasi, benchmarking, monitoring, perubahan

18 Kunci Kegagalan yang Umum Terjadi Target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya. Team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi. Pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong. SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya. Tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar.