Pengantar Sistem Informasi Manajemen

Transkripsi

1 Pengantar Sistem Informasi Manajemen N. Tri Suswanto Saptadi 1 Tujuan Pembahasan Menunjukkan bahwa informasi harus dikelola seperti sumberdaya lainnya. Menunjukkan pengguna dan pelaku sistem informasi. Menjelaskan perkembangan Teknologi Informasi. Menjelaskan perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System/CBIS) dan komponen-komponennya. 2 1

2 Manajemen Informasi (1 dari 3) Informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama dalam suatu organisasi atau perusahaan. Jenis sumberdaya utama lainnya: Manusia Material Mesin (termasuk fasilitas dan energi) Uang Jenis sumberdaya : Fisik (physical resource) Konsepsual (conceptual resource) 3 Manajemen Informasi (2 dari 3) Tugas manajer adalah : mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar sumberdaya tersebut dapat dimanfaatkan secara efektif. Manajemen Sumberdaya Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera digunakan/ dimanfaatkan. Seringkali perlu dilakukan modifikasi agar sumberdaya tersebut dapat dimanfaatkan. Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sumberdaya harus selalu diperbaharui/disegarkan. 4 2

3 Manajemen Informasi (3 dari 3) Perhatian pada Manajemen Informasi disebabkan oleh: Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis Pengaruh ekonomi internasional Persaingan tingkat dunia (globalisasi) Peningkatan kompleksitas teknologi Batas waktu yang pendek Kendala sosial Peningkatan kemampuan komputer 5 Trend Sistem Informasi (1 dari 3) 6 3

4 Trend Sistem Informasi (2 dari 3) Trend yang dominan dalam S.I. Initiative dan penanggungjawab SI tidak lagi dilakukan hanya oleh CIO (Chief Information Officer) sendiri, tapi oleh Executive Board. Pergeseran peran IS Department, dari sebagai Application Delivery menjadi System Integration dan pengembang Infrastruktur. Perkembangan Internet & Intranet menghasilkan worldwide connectivity dan memungkinkan adanya. Common user interface untuk semua sistem. 7 Trend Sistem Informasi (3 dari 3) Perlunya System Integration Perkembangan komputerisasi dalam suatu organisasi yang tidak bersamaan dan terpisah-pisah (scattered) Fragmentasi IT Infrastucture Data dan informasi tersebar Hambatan teknologi yang dapat diatasi oleh berbagai alat bantu (tools) yang dapat dijumpai dengan mudah oleh pemakai Office automation yang terintegrasi dengan menggunakan LAN (Local Area Network) Banyak peralatan bantu (untuk produksi, perkantoran, dsb) yang menggunakan microprocessor 8 4

5 Trend Perangkat Keras Sebelum tahun 1975 Tersentralisasi dengan komputer yang mempunyai kapasitas besar (mini & mainframe computer) Mulai terdistribusi dengan beberapa komputer mini/mainframe yang terhubung dalam jaringan. Setelah 1985 Mulai muncul komputer kecil dengan kemampuan yang tinggi, seperti komputer desktop (Personal Computer/PC), Portable Computers, dsb Client-Server System Kemampuan & Kapasitas, Ukuran Thin Client 9 Trend Perangkat Lunak (1 dari 2) Awal Peningkatan produktivitas in-house programmers untuk membuat transaction processing system. Tahap berikutnya Program dibuat menjadi terstruktur dan modular Pemanfaatan metodologi SLC/SDLC, Teknik Rekayasa Perangkat Lunak, Teknik Manajemen Proyek dan mengikutkan users pada awal pengembangan perangkat lunak dengan pembuatan prototype Kecenderungan untuk membeli aplikasi siap pakai yang ada dipasaran dari pada mengembangkannya sendiri. Sekarang End Users dapat mengembangkan sistemnya sendiri dengan memanfaatkan programming languages, utilities & tools yang ada. 10 5

6 Trend Perangkat Lunak (2 dari 2) Tekanan kearah sistem terbuka (open systems) Perangkat Keras maupun Perangkat Lunak yang sifatnya proprietary mulai ditinggalkan. Antar application packages harus dapat saling berkomunikasi dan saling memanfaatkan data yang digunakan bersama Pergeseran dari application-centered ke documentcentered Di-announced oleh Bill Gates pada COMDEX 1991 Komunikasi antar pemakai atau aplikasi menggunakan dokumen yang telah diberi tag (tanda) dan fungsi-fungsi è Web based. Pergeseran dari stand-alone centered ke network-centered Internet dan Intranet 11 Trend Manajemen Data Dari segi teknik manajemen File management & organization hanya untuk satu aplikasi tertentu untuk beberapa aplikasi dan untuk corporate data files (diperlukan database system) dibentuk data dictionary, bukan sekedar data definitions Dari segi pengelolaan data Sentralisasi Desentralisasi (distributed) Dari segi asal data Data internal Data eksternal Dari segi jenis data Data dan Informasi Knowledge: intelectual capital 12 6

7 Trend Komunikasi Dari luas cakupan Internal organization Inter organization (Communication-based Information System) Dari segi infrastruktur Mainframe-centered Computing Network-centric Computing Dari pemanfaatan teknologi Local Area Network (LAN) Wide Area Network (WAN) Cabling Wireless Dari peralatan yang terhubung Hanya peralatan telekomunikasi berupa Computer dan peralatan lain yang ada komponen komputer/microprocessor (computer-based equipment) 13 Pengguna & Pelaku S.I. (1 dari 8) Pengguna & pelaku Sistem Informasi : Manajer Non-manajer Orang dan unit organisasi yang ada dalam lingkungan perusahaan tersebut. Fokus : manajer Manajer ditemukan pada semua jenjang : Strategic planning level Management control level Operational control level 14 7

8 Pengguna & Pelaku S.I. (2 dari 8) 15 Pengguna & Pelaku S.I. (3 dari 8) Manajer juga ditemukan dalam functional areas seperti: * Finance * Human resources * Information services * Manufacturing * Marketing Tugas manajer secara umum adalah : * Planning * Organizing * Staffing * Directing * Controlling 16 8

9 Pengguna & Pelaku S.I. (4 dari 8) Tingkat & Fungsi Manajer 17 Pengguna & Pelaku S.I. (5 dari 8) 18 9

10 Pengguna & Pelaku S.I. (6 dari 8) Peranan (role) manajer (Mintzberg s Managerial Role): (1 dari 2) Interpersonal roles Figurehead: mewakili organisasi yang dipimpinnya. Leader: bertindak sebagai pemimpin. Liaison: berinteraksi orang yang berada di luar organisasinya. Informational roles Monitor: penerima dan pengumpul informasi Disseminator: mengani proses transmisi dari informasiinformasi ke dalam organisasi. Spokesperson: menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya. 19 Pengguna & Pelaku S.I. (7 dari 8) Peranan (role) manajer (Mintzberg s Managerial Role): (1 dari 2) Decisional roles Enterpreneur: bertindak sebagai pemrakarsa dan perancang. Disturbance handler: bertanggungjawab terhadap organisasi ketika organisasinya terancam bahaya. Resource allocator: memutuskan ke mana sumber dana akan didistribusikan. Negotiator: aktif berpartisipasi dalam arena negosiasi

11 Pengguna & Pelaku S.I. (8 dari 8) Management Skill Communication Problem-solving for decision making Management knowledge Computer literacy Information literacy 21 Misi Sistem Informasi Mission: Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada didalam organisasi dengan memanfaatkan Teknologi Informasi. (To improve the performance of people in organization through the use of information technology) Objective: Perbaikan kinerja. (performance improvement) 22 11

12 Sistem (1 dari 3) Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu Berdasarkan hubungan elemen : Open system Closed system Berdasarkan besar-kecilnya sistem : Subsistem Supersistem 23 Sistem (2 dari 3) Sistem tertutup Sistem terbuka 24 12

13 Sistem (3 dari 3) Berdasarkan jenis elemen Sistem Fisik Sistem Konsepsual Pentingnya System View : Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci. Menyadari perlunya memiliki objective. Menekankan pentingnya kerja sama antar unit. Melihat keterkaitan antar unit. Umpan balik merupakan hal yang sangat penting. 25 Data vs Informasi Data terdiri dari fakta dan angka yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi pengubah data menjadi informasi salah satu elemen kunci dalam sistem konsepsual

14 Perkembangan CBIS Fokus awal pada data (Electronic Data Processing - EDP) Fokus baru pada informasi (Management Information System - MIS) Fokus yang di revisi pada pengambilan keputusan (Decision Support -DSS) Fokus sekarang pada komunikasi (Office Automation - AO) Fokus potensial pada konsultasi (Artificial Intelligence/Expert System - AI/ES) 27 Model CBIS CBIS Subsystems 28 14

15 Organisasi Layanan Informasi (1 dari 2) Information Specialist orang yang bertanggungjawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdiri dari 5 golongan : System Analyst Database Administrator Network Specialist Programmer Operator 29 Organisasi Layanan Informasi (2 dari 2) Rantai komunikasi tradisional 30 15

16 End User Computing (1 dari 2) End User Computing Pengembangan sistem berbasis computer yang dilakukan oleh pemakai sendiri. Mengapa metode ini berkembang Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan resource yang tersedia Perangkat keras yang harganya semakin murah Perangkat lunak siap pakai, semakin banyak 31 End User Computing (2 dari 2) Peranan Information Spesialist 32 16

17 Dichotomy Information Work Procedure-based High Volume of transaction Low cost per transaction Well-structured procedures Output measures defined Focus on process Focus on efficiency Handling of data Clerical workers Examples : Back Office, Payroll, processing, etc Goal-based Low Volume of transaction High cost per transaction Un-structured procedures Output measures less defines Focus on problems and goals Focus on effectiveness Handling of concepts Managers and professionals Examples : Loan dept, Planning dept, Corporate Banking, etc 33 Justifikasi CBIS Awal: biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Kemudian: biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sekarang: biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif

18 Pengembangan CBIS CBIS Identik dengan organisme hidup lahir, tumbuh, matang dan mati. Pengembangan CBIS mengikuti System Life Cycle (SLC), yang terdiri: Perencanaan Analisis Rancangan Penerapan Penggunaan Siklus: orde bulan dan tahun. Penentu lama SLC berulang: Pemakai CBIS. 35 System Life Cycle (SLC) 18

19 Peranan Manajer dan Information Specialist 37 Framework Manajemen S.I