USAID-DBE1: Management and Education Governance [MODUL EXCEL MAHIR] Pilot Project EMIS-ICT Strengthening in Aceh

Transkripsi

1 2010 : Management and Education Governance [MODUL EXCEL MAHIR] Pilot Project EMIS-ICT Strengthening in Aceh

2

3 MICROSOFT EXCEL 2007 MAHIR Tujuan Diharapkan peserta memahami penggunaan rumus pada Microsoft Excel 2007 terutama tentang fungsi-fungsi, pembuatan grafik, dan pengolahan data dengan Pivot serta mengetahui tentang Macro. Waktu 4 Sesi (1 sesi 45 menit). Metode Paparan dan diskusi, Praktik Media dan Bahan Komputer masing-masing peserta, LCD projector, Petunjuk Teknis 1. Menjalankan Microsoft Excel Memulai Microsoft Excel, klik Start - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Office Excel Mengenal Fungsi-fungsi Fungsi adalah suatu rumus dalam Excel yang harus diawali dengan tanda = dalam suatu cell, setelah itu baru masukan fungsi yang akan digunakan. Beberapa fungsi yang sering digunakan, misalnyaadalah fungsi formula contoh pemakaiannya =B5*C5, fungsi statistic 83

4 contoh pemakaiannya =sum(b5:b20), dan masih banyak fungsi lainya yang akan Bapak/Ibu pelajari dibawah ini. Fungsi Left : Untuk mengambil karakter dari sebelah kiri sebanyak yang diinginkan. Formatnya: Contoh : = LEFT( PENDIDIKAN,4) Hasilnya : PEND Fungsi Right =LEFT(data yang diambil, jumlah yang diambil) : Untuk mengambil karakter dari sebelah kanan sebanyak yang diinginkan. Formatnya: Contoh : = RIGHT( PENDIDIKAN,4) Hasilnya : DKAN Fungsi Mid =RIGHT(data yang diambil, jumlah yang diambil) : Untuk mengambil karakter dari posisi tertentu sebanyak yang diinginkan. Formatnya: Contoh : = MID( PENDIDIKAN,4,3) Hasilnya : DID Fungsi Len Contoh : = LEN( PENDIDIKAN ) Hasilnya : 10 Fungsi Lower =MID(data yang diambil, posisi awal, jumlah pengambilan) : Untuk mengetahui berapa jumlah karakter termasuk spasi. Formatnya: =LEN(letak data) : Mengubah teks dari huruf besar ke huruf kecil. Formatnya: =LOWER(letak data) Contoh : = LOWER( PENDIDIKAN ) Hasilnya : pendidikan Fungsi Upper : Merubah teks dari huruf besar ke huruf kecil. Formatnya: Contoh : = UPPER( pendidikan ) Hasilnya : PENDIDIKAN =UPPER(letak data) Fungsi Texs : Untuk menggabungkan teks dari satu kolom dengan kolom lainnya. Formatnya: = Texs (&) Teks 84

5 Contoh : = Pendidikan&Dasar Hasilnya : PendidikanDasar Fungsi Time Contoh : = TIME(15,30,00) Hasilnya : 3:30 PM Fungsi Date Contoh : =DATE(2009,11,25) Hasilnya : 11/25/2009 Fungsi Year Contoh : =YEAR(11/25/2009) Hasilnya : 2009 Fungsi Month Contoh : =MONTH(11/25/2009) Hasilnya : 11 Fungsi Abs Contoh : =ABS(-50) Hasilnya : 50 Fungsi Mod Contoh : =MOD(20, 6) Hasilnya : 2 : Untuk memasukkan atau menampilkan waktu. Formatnya: =TIME(Jam,Menit,Detik) : Untuk menampilkan atau membuat tanggal. Formatnya: =DATE(Tahun,Bulan,Tanggal) : Untuk menampilkan tahun dari suatu data tanggal. Formatnya: =YEAR(letak data tanggal) : Untuk menampilkan Bulan dari suatu data tanggal. Formatnya: =MONTH(letak data tanggal) : Untuk merubah bilangan negative kebilangan positif. Formatnya: =ABS(letak bilangan) : Untuk mengambil nilai dari hasil pembagian. Formatnya: =MOD(nilai, pembagi) CONCATENATE : Menggabung dengan dua atau lebih string teks ke dalam satu string teks =Concatenate(teks1, teks2..) Contoh : = Concatenate (11, Bln,2009, Thn ) Hasilnya : (11 Bln 2009 Thn) 85

6 3. Fungsi-fungsi Statistik =SUM(Range) =AVARAGE(Range) =COUNT(Range) =MAX(Range) =MIN(Range) =Count(Range) : Berfungsi untuk menjumlahkan atau mentotalkan data dalam range. : Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dalam range. : Berfungsi untuk mengetahui ada berapa data dalam range. : Berfungsi untuk mengetahui berapa nilai yang terbesar dalam range. : Berfungsi untuk mengetahui ada berapa nilai yang terkecil dalam range. : Berfungsi untuk mengetahui jumlah data dalam range. Contoh Kasus 1 (mandiri): Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya menjadi Pembelian. Simpan File dengan nama Stok Barang. Toko Buku Science Collection Banda Aceh Laporan Pembelian Buku Bulan Oktober 2009 NO KODE BUKU JUDUL BUKU PENGARANG PENERBIT ISBN HARGA BELI 1 A0001 Microsoft Excel MediaBapak/Ibu ,000 KPU(Kumpulan 2 B0001 Pengetahuan Umum) Dra. Emilia S. Widya Duta ,000 3 A0005 Troubleshooting Madcoms Andi ,000 Kisah Para Pahlawan 4 B0003 Bangsa Rahimsyah Widya Duta ,000 5 Budidaya Padi Sawah C0002 Tabela Ir. Setijo Pitojo Penebar Swadaya ,000 6 Practical English B0002 Conversation A. Shamad Rabith Widya Duta ,000 7 C0001 Bertanam Padi Gogo Prasetyo Penebar Swadaya ,000 8 Teknologi Informasi dan A0003 Komunikasi Agus Wahadyo Widya Duta ,000 9 A0002 Microsoft Access Agus H. Marlissa Indah Surabaya , A0004 Dasar-Dasar Komputer Rujianto Widya Duta ,000 TOTAL PEMBELIAN 303,000 RATA-RATA PEMBELIAN 30,300 NILAI YANG TERBESAR 50,000 NILAI YANG TERKECIL 18,000 JUMLAH DATA 10 Contoh Kasus 2: Kerjakan pada sheet 1 ganti nama sheetnya menjadi Tenaga Pendidik. Simpan File dengan nama Pendidikan. 86

7 PENDIDIKAN DAN TENAGA PENDIDIKAN SERTA PENGEMBANGANNYA TENAGA RURU SD/MI NANGROE ACEH DARUSSALAM No. Nama Jabatan NIP Jenis Kelamin Pendi. Terakhir Jurusan Mengajar Jumlah Jam Pelajaran Tanggal diangkat (dd-mm-yyyy) Tanggal SK Terakhi Masa Kerja (Thn-bln) Status Golongan 1 Maria Guru P D2 Bhs Indonesia Bahasa 5 20/01/ /10/ Thn9 Bln Guru Tetap PNS I 2 Ana Truj Guru P S1 Matematika Matematika 2 10/01/ /10/ Thn9 Bln Guru Non PNS II 3 Antonio Guru L D2 Penjas Penjas 4 10/02/ /10/ Thn8 Bln Guru Honor III 4 Thomas Guru L S1 Matematika Kesenian 5 01/10/ /10/ Thn0 Bln Guru Bantu IV 5 Christina Guru P D2 Bhs Arab Bahasa Arab 3 10/03/ /10/ Thn7 Bln Guru Tetap PNS I 6 Ali Johari Kp. Sekolah L S1 IPA IPA 2 10/03/ /10/ Thn7 Bln Guru Tetap PNS I 7 Kristanto Kp. Sekolah L S1 Seni Budaya Kesenian 3 10/03/ /10/ Thn7 Bln Guru Tetap PNS I 8 Cut Afni Kp. Sekolah P S1 Agama Agama 1 10/03/ /10/ Thn7 Bln Guru Tetap PNS I Untuk masa kerja gunakan rumus 87

8 4. Fungsi Logika Untuk expresi logika digunakan operator relasi sebagai berikut: = : Sama dengan > : Lebih besar dari < : Lebih kecil dari <> : Tidak sama dengan >= : Lebih besar atau sama dengan <= : Lebih kecil atau sama dengan Contoh Kasus 3: Kerjakan pada sheet 2 ganti nama sheetnya menjadi Logika. Jika ditampilkan pernyataan TRUE berarti benar, FALSE berarti salah. 5. Fungsi IF Fungsi IF digunakan jika ada pernyataan ekspresi logika yang mempunyai perintah diantara salah atau benar. Contoh kasus 4 (mandiri). =IF(Exspresi logika, Perintah1, Perintah2) Kerjakan pada sheet 3 ganti nama sheetnya menjadi Penjualan Toko Buku Science Collection akan memberikan discount 10% kepada pelanggan yang berbelanja Rp. 100,000,- atau lebih, berikut ini dibuat lembar kerja yang menghitung harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Toko Buku Science Collection Banda Aceh Laporan Penjualan Buku Periode 2009 N O 1 TANGGAL KODE BUKU NAMA BUKU HARGA SATUAN JUMLAH TOTAL DISCON 10% TOTAL BAYAR 10-Oct-2009 B0003 Kisah Para Pahlawan Bangsa 25, ,000-50, Oct-2009 B0001 KPU 23, ,000-23, Oct-2009 A0005 Troubleshooting 50, ,000 10,000 90, Oct-2009 A0002 Microsoft Access 30, ,000 15, , Oct-2009 A0004 Dasar-Dasar Komputer 50, ,000 10,000 90,000 88

9 Gunakan Rumus untuk mencari Total, Discount, dan Total Bayar a. Total diperoleh dari Harga Satuan dikali dengan Jumlah b. Discount di peroleh 10% apabila pembelian lebih dari atau c. Total Bayar dikurangi discount 6. Fungsi Pembacaan Tabel VLOOKUP : Pembacaan dalam bentuk Vertical =VLOOKUP(Nilai Kunci, letak table, nomor kolom) HLOOKUP : Pembacaan dalam bentuk Horizontal =HLOOKUP(Nilai Kunci, letak table, nomor baris) Contoh kasus 5 (mandiri). Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya menjadi Gaji. Simpan File dengan nama Keuangan. 1) Buat table seperti dibawah ini. DAFTAR GAJI PEGAWAI Bagian: Administrasi No. Gol Nama Gaji Total Gaji Pajak Pegawai Gaji Pokok Tunjangan Transportasi Gaji Bersih 1 1C Diana 1,000, , ,000 1,220,000 40,000 1,180, B Dailami 800,000 70, , ,000 24, , B Rafi 800,000 70, , ,000 24, , C Eis 1,000, , ,000 1,220,000 40,000 1,180, A Budi 600,000 50, , ,000 12, ,000 TOTAL 4,200, , ,000 5,130, ,000 4,990,000 Tabel Gaji Tabel Potongan Pajak Gol Gaji Pokok Tunjangan Transportasi 1A 1B 1C 1A 600,000 50, ,000 2% 3% 4% 1B 800,000 70, ,000 1C 1,000, , ,000 2) Letakkan pointer di sel D5 untuk mengisi gaji pokok, perintah yang digunakan adalah =VLOOKUP(B5,$B$13:$E$16,2), kemudian Copy ke bawah. 3) Letakkan pointer di sel E5 untuk mengisi Tunjangan, perintah yang digunakan adalah =VLOOKUP(B5,$B$13:$E$16,3), kemudian Copy ke bawah. 89

10 4) Letakkan pointer di sel F5 untuk mengisi transportasi, perintah yang digunakan adalah =VLOOKUP(B5,$B$13:$E$16,4), kemudian Copy ke bawah. 5) Letakkan pointer di sel G5 untuk mengisi Total Gaji, perintah yang digunakan adalah =D5+E5+F5, kemudian Copy ke bawah. 6) Letakkan pointerdi sel H5 untuk mengisi Pajak, perintah yang digunakan adalah =HLOOKUP(B5,$G$13:$I$14,2)*D5, kemudian Copy ke bawah. 7) Letakkan pointer di sel 15 untuk mengisi Gaji Bersih, perintah yang digunakan adalah =G5-H5. 7. Membuat Grafik Langkah-langkah membuat grafik yang harus Bapak/Ibu lakukan ialah pertama-tama menyiapkan data untuk membuat grafik dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Data harus tersusun atas baris dan kolom 2. Bila data yang akan Bapak/Ibu sorot kolomnya tidak teratur gunakan tombol control (Ctrl) untuk memilihnya Contoh Kasus 6: Sebagai contoh data yang akan dibuatkan grafiknya adalah: 1. Buatlah grafik Pendaftar kelas 1 untuk tiga tahun terakhir berdasarkan jenis kelamin Sorotlah data dari B3 : K7 Aktifkan menubar Insert klik icon column (Gambar) 90

11 Pilih bentuk grafik Stacked Cylinder Maka secara Wizard akan terbentuk grafik seperti gambar dibawah, tentu saja belum seperti yang Bapak/Ibu maksud. 91

12 Mengedit Grafik Pastikan berada pada menubar Design Pilih icon Select Data Muncul form Select Data Source Klik Remove untuk menghapus semua data yang terpilih Klik Add untuk mengambil kembali data seperti yang Bapak/Ibu maksud Mengambil data Laki-laki (L) Sorot Series Name dengan mengklik Select Range Klik range C4 untuk rangkaian L Sorot Series Values untuk mengambil data Laki-laki dalam tiga tahun Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik satu persatu C8, F8, I8 92

13 Klik OK Klik Edit category Horizontal Tekan tombol Ctrl jangan dilepas Klik C3, F3, I3 93

14 Mengambil data Perempuan (P) Klik Add untuk mengambil kembali data seperti yang Bapak/Ibu maksud Sorot Series Name dengan mengklik Select Range Klik range D4 untuk rangkaian P Sorot Series Values untuk mengambil data Perempuan dalam tiga tahun Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik satu persatu D8, G8, J8 Klik OK Klik Edit category Horizontal untuk P Tekan tombol Ctrl jangan dilepas klik C3, F3, I3 94

15 Klik OK 100 Pendaftar Kelas 1 60 P L / / / Kerjakan grafik Daya Tampung kelas 1 untuk tiga tahun terakhir Kecendrungan Daya Tampung Kelas Rencana Daya Tampung Kelas / / /

16 Jumlah Diterima Microsoft Excel 2007 Tingkat Mahir 3. Kerjakan grafik yang diterima kelas 1 untuk tiga tahun terakhir Diterima Kelas / / /2010 Tahun Ajaran 8. Pivot Table PivotTable adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat mampu menampilkan ringkasan data dalam jumlah yang besar. PivotTable bukan hanya memutar sumbu tabel, tetapi mampu melakukan kalkulasi setiap item yang dibutuhkan menggunakan cara dan perhitungan sesuai pilihan. Oleh karena PivotTable ini dapat diletakkan pada range atau sheet yang lain, maka Bapak/Ibu dapat melakukan perubahanperubahan pada PivotTable tanpa harus mengubah data aslinya. Dalam melakukan perhitungan, PivotTable bukan hanya melakukan penjumlahan saja, melainkan penghitungan dengan fungsi yang lain seperti mencari rata-rata, mencari prosentase, standar deviasi, dan lainnya. Dengan menggunakan teknologi PivotTable, Bapak/Ibu akan dapat melakukan hal-hal sebagai berikut: a) Membuat beberapa macam tampilan dan laporan dari suatu sumber yang sama. b) Memindahkan field ke berbagai lokasi dalam laporan. c) Menentukan/memilih field mana yang akan ditampilkan dalam suatu laporan. d) Mengumpulkan field yang berisi numerik dalam beberapa cara. e) Memanfaatkan Filter untuk mengontrol nilai-nilai yang mana yang akan ditampilkan. f) Menggali data numerik untuk menyatakan penopang data set. g) Membuat beberapa bentuk laporan lain dari sebuah PivotTable yang telah ada. 96

17 Contoh Kasus 7: Bapak/Ibu mencoba PivotTable dengan contoh yang sangat sederhana. Gunakan data pada Contoh Kasus 1, Data Tenaga Pendidikan. Berikut adalah tahapannya: Buka File Pendidikan Blok range tabel yang akan dibuat Pivot (yaitu B4 : N14) Klik menubar Insert Muncul form Create Pivot Table Klik OK 97

18 Conteng Field Jabatan, Pendi. Terakhir dan Status Drag Pendi. Terakhir ke dalam kolom Values untuk menjumlahkan Hasilnya ialah seperti berikut ini: Row Labels Count of Pendi. Terakhir Guru 5 D2 3 Guru Honor 1 Guru Tetap PNS 2 S1 2 Guru Bantu 1 Guru Non PNS 1 Kp. Sekolah 3 S1 3 Guru Tetap PNS 3 Grand Total 8 Contoh Kasus 8 (mandiri). Kerjakan Worksheet baru pada sheet1 ganti nama sheetnya Pivot AMK, Simpan File dengan nama Analisa AMK. Siapkan data seperti gambar dibawahini. Data yang akan dijadikan Pivot ialah seperti berikut: NO Kabupaten Kecamatan Desa Sekolah Bentuk Status Siswa Mengulang Jumlah Siswa AMK 1 Aceh Pidie Grong-Grong SDN Grong-Grong SD Negeri Aceh Pidie Grong-Grong SDN Pangge Pilok SD Negeri Aceh Pidie Delima SDN 3 Aree SD Negeri Aceh Pidie Delima SDN Reubee SD Negeri Aceh Pidie Grong-Grong MIN Grong-grong MI Negeri Aceh Pidie Grong-Grong MIN Bambi II MI Negeri Aceh Pidie Delima MIS Reubee MI Swasta Aceh Tengah Bies SDN 4 Bies SD Negeri Aceh Tengah Bies SDN 1 Bies SD Negeri Aceh Tengah Bies MIN Uning SD Negeri Aceh Tengah Bebesan SDS 1001 SD Swasta Aceh Tengah Kutepanang MIS Ratawali MI Swasta Aceh Tengah kebayakan MIS Ujong Temetas MI Swasta Aceh Tengah Laut Tawar SDS Pendidikan Islam SD Swasta Aceh Tengah Laut Tawar MIS Muhammadiyah MI Swasta

19 Lakukanlah PivotTable dengan hasil seperti berikut ini: Row Labels Values Sum of Siswa Mengulang Sum of Jumlah Siswa Sum of AMK Aceh Pidie Delima MIS Reubee SDN 3 Aree SDN Reubee Grong-Grong MIN Bambi II MIN Grong-grong SDN Grong-Grong SDN Pangge Pilok Aceh Tengah Bebesan SDS Bies MIN Uning SDN 1 Bies SDN 4 Bies kebayakan MIS Ujong Temetas Kutepanang MIS Ratawali Laut Tawar MIS Muhammadiyah SDS Pendidikan Islam Grand Total Macro Excel Definisi Macro Macro adalah rangkaian instruksi di Microsoft Excel untuk tugas yang harus dilakukan pada worksheet tertentu atau data. Dengan mencatat atau melakukan pemrograman tindakan tertentu, pengguna Excel menggunakan macro untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang-ulang, format lembar data, atau melakukan operasi matematika yang kompleks. Dengan menggunakan macro, pengguna Excel dapat meluncurkan hampir tak terhingga banyaknya tugas dan proses dengan sentuhan sederhana satu tombol, sangat mempercepat kerja spreadsheet yang rumit. 99

20 Jadi lebih ringkasnya Macro adalah bahasa program aplikasi yang terdapat di dalam aplikasi excel yang tertulis secara otomatis. Namun Bapak/Ibu dapat juga menciptakan/ menulis macro dengan pengunaan editor untuk mengoptimalkan tugas-tugas. Apakah Macro Berbahaya? Sebagai macro yang diprogram dalam Visual Basic, mereka mampu menghapus dan merusak file pada hard drive atau jaringan. Virus umumnya dilakukan melalui Excel macro, sehingga Bapak/Ibu seharusnya tidak membuka spreadsheet dengan macro dari sumber yang tidak diketahui. Bagaimana Macro Jalankan? Macro dijalankan dengan mengakses mereka di bagian Macro menu Tools dalam Excel. Macro juga dapat ditugaskan untuk item menu baru, keyboard hotkeys, atau tombol toolbar. Bagaimana Macro Dibuat? Cara paling mudah untuk membuat macro Excel adalah memiliki catatan Excel tindakan Bapak/Ibu, melalui menu pilihan, "Tools> Macro> Record New Macro". Macro juga dapat diprogram secara manual di Excel Visual Basic editor. Cara menjalankan Macro: Klik Microsoft Office Button Pilih Excel Options 100

21 Muncul form Excel Options Pilih Popular pada kategori under Top options for working with Excel Conteng check box Show Developer tab in the Ribbon Klik OK. Maka tabulasi menu muncul Developer Contoh cara yang paling sederhana untuk membuat macro dengan mengunakan kode VBA (Visual Basic Editor) Klik tab Developer Didalam group Code Klik Visual Basic Maka muncul windows Explorer Project VBA 101

22 Klik kanan ThisWorkbook Klik View Code Secara otomatis akan muncul Workbook (Code) 102

23 Ganti General menjadi Workbook dan Description menjadi Open Private Sub Workbook_Open() End Sub Ketik seperti gambar dibawah ini MsgBox "File ini telah terinfesi Virus...!" Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = "File ini terinfeksi virus pada tanggal" Worksheets("Sheet1").Range("B1").Value = Date Simpan workbook dengan nama: Tes Macro dan Type : Excel macro-enabled workbook (.xlsm). Lihat gambar berikut ini: 103

24 Klik Save Tutup file Project VBA dan excel Tes Macro, kemudian coba jalankan kembali file Tes Macro. 104