EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

Transkripsi

1 EFEKTIVITAS MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL 2007 DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN Muhammad Syahril dan Beni Andika ABSTRAK Microsoft Excel 2007 adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang populer dan terbaru serta banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data.microsoft Excel 2007 memiliki perbedaan tampilan antar muka dari versi sebelumnya yaitu Microsoft Excel 2003.Microsoft Excel 2007 juga memiliki fungsi-fungsi yang lain seperti untuk mengatur format tanggal, waktu dan teks serta untuk memformat data statistik. Excel 2007 otomatis memformat data angka sesuai dengan format angka yang diketikkan. Kata Kunci: excel, spreadsheet A. PENDAHULUAN Microsoft Excel 2007 adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang populer dan terbaru serta banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Microsoft Excel 2007 memiliki perbedaan tampilan antar muka dari versi sebelumnya Jika sebelumnya diperlihatkan tampilan antar muka pada Excel 2007 yang hampir sama dengan interface Excel 2003, berikut ini ditampilkan antar muka Excel Terdapat beberapa perubahan, terutama pada tampilan menu perintah yang tersusun sesuai dengan kategori masing-masing fungsi. Toolbar Formula Bar Judul Kolom Task pane Range Cells Judul Baris Office Assistant Gambar 1 Interface Excel 2007 yang hampir sama dengan interface Excel

2 Keterangan Gambar: Gambar 2 Interface Excel 2007 yang berbeda pada tampilan menu No Keterangan 1 Microsoft Office Button 2 Formula Bar 3 Quick Access Tolbar 4 Tittle Bar 5 Tab Ribbom 6 Cell Name Box 7 Cell 8 Group 9 Navigasi 10 Tap Spreadsheet 11 View Mode 12 Zoom Slider 1. Microsoft Office Button Tombol menu yang berisi beberapa perintah pull down, seperti : New, Open, Save, Save As, Print, Close dan lain sebagainya. 2. Quick Access Toolbar Merupakan toolbar yang berisi tombol-tombol perintah secara cepat. Tombol-tombol ini dapat ditambahkan maupun dihilangkan sesuai dengan keinginan kita 3. Tittle Bar Berisi nama file yang sedang dibuka diikuti dengan nama aplikasinya. 4. Tab Ribbon Semacam toolbar yang berisi beberapa grup, dimana masing-masing grup terdiri dari berbagai perintah yang sudah diklasifikasikan sesuai fungsinya masing-masing. 5. Group Berisi beberapa perintah yang sudah diklasifikasikan sesuai dengan fungsinya. Perintah- 302

3 perintah tersebut ditandai dengan gambar (ikon). 6. Cell Name Box Kotak yang digunakan untuk menuliskan nama sel atau menampilkan nama sel 7. Formula Bar Papan yang digunakan untuk menuliskan atau menampilkan formula yang terdapat di dalam sel. 8. Cell Digunakan untuk menuliskan /memasukkan data 9. Navigasi Digunakan untuk melakukan navigasi antar spreadsheet. 10. Tab Spreadsheet Digunakan untuk melakukan navigasi antar spreadsheet. 11. View Mode Digunakan untuk mengatur mode tampilan 12. Zoom Slider Digunakan untuk memperbesar atau memperkecil suatu tampilan lembar kerja. B. MENGATUR RUANG KERJA EXCEL Sebelum anda memulai bekerja menggunakan Excel, anda dapat melakukan pengaturan lingkungan Excel secara mandiri itupun jika diperlukan. Untuk masuk ke dalam pengaturan Excel, caranya sebagai berikut. - Klik tombol Microsoft Office Button - Akan muncul kotak dialog menu, pilih Excel Options. Gambar 3 Memilih tombol Microsoft Office Button Gambar 4 Interface Excel 2007 yang berbeda pada tampilan menu New, untuk membuka lembar kerja (spreadsheet) baru. 303

4 Open, untuk membuka spreadsheet yang telah tersimpan sebelumnya Save, untuk menyimpan spreadsheet yang aktif Save as, untuk memberi nama baru pada spreadsheet sekaligus dapat menyimpannya ke dalam format penyimpanan yang lain Print, digunakan untuk mencetak spreadsheet yang sedang aktif. Prepare, untuk melakukan beberapa pengaturan permulaan sebelum membuat spreadsheet. Close, untuk menutup spreadsheet yang sedang aktif. Excel Options, untuk melakukan pengaturan lingkungan Excel Exit Excel, keluar dari Excel. Recent Documents, berisi daftar-daftar dokumen yang terakhir kali digunakan/disunting 1. Memindahkan Penunjuk Sel Memindahkan penunjuk sel ke posisi tertentu dapat dilakukan dengan meng-klik alamat sel yang diinginkan atau dengan menggunakan keyboard. Penunjuk sel juga dapat dipindahkan dengan menggunakan perintah GO TO (F5) 2. Memasukkan Data Kelembaran Kerja Ada berbagai jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu teks, nilai, tanggal dan jam. Nilai adalah data yaitu berupa angka atau rumus. Setiap data yang diawali oleh karakter berikut ini adalah nilai : 0,1, 2 9 atau +, -, =, $, # Data yang diawali dengan karakter huruf atau lambang-lambang yang tidak tercantum diatas akan diperlakukan sebagai teks. 3. Memperbaiki Kesalahan. Untuk memperbaiki kesalahan pengetikan pada lembaran kerja Excel dapat dilakukan dengan menekan tombol F2 pada posisi sel yang diinginkan. 4. Range Range adalah satu grup sel yang bersebelahan. Range diberi nama menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai dengan ujung kanan bawah. Untuk memproses suatu range terlebih dahulu harus menyorot range tersebut. 5. Kumpulan Data Kumpulan data atau dalam istilah Excel disebut Data Series adalah sejumlah data yang memiliki kesamaan, seperti nama-nama bulan, nama-nama hari, tahun dan lain-lain. Anda dapat memasukkan aneka kumpulan data mulai dari teks, angka, sampai waktu secara otomatis dengan memanfaatkan fasilitas AutoFill yang terdapat di dalam Excel. 6. Menyisip Kolom, Baris, Sel Pada suatu saat mungkin diperlukan untuk menyisipkan sel, baris atau kolom baru pada lembar kerja. Terutama apabila Anda ingin menyisipkan data baru yang terlewatkan atau tidak terketikkan pada suatu sel, baris atau kolom. a. Menyisip Kolom Untuk menyisip kolom, klik judul kolom yang akan disisip kemudian klik menu Insert, Columns. b. Menyisip Baris Seperti pada saat menyisip kolom, klik judul baris, kemudian klik menu Insert, Row. 304

5 c. Menyisip Sel Untuk menyisipkan sel atau range maka pilih sel atau range tempat sel yang baru akan disisip, klik kanan, pilih insert. Shift Cells Right : Menyisip sel yang baru dan memindahkan sel yang aktif disebelah kanan sel. Shift Cells Dows : Menyisip sel yang baru dan memindahkan sel yang aktif disebelah bawah sel. Entire Row : Menyisip baris. Entire Column : Menyisip kolom. 7. Menghapus Kolom, Baris, Sel Untuk menghapus baris atau kolom, klik judul baris atau kolomnya, kemudian klik kanan, Delete. Untuk menghapus sel, pilih sel atau range yang akan dihapus kemudian klik kanan, Delete. Pada kotak dialog tentukan pilihan penghapusan. 8. Memindahkan Data Memindahkan data berarti menghapus data pada tempatnya dan meletakkannya di tempat lain, memindahkan data dapat dilakukan dengan menggunakan : Memindahkan data melalui clipboard. Memindahkan data dengan menggunakan mouse. 9. Menyalin Rumus Dengan Alamat Absolut Menyalin dengan menggunakan rumus alamat absolut yaitu menyalin alamat yang selalu menunjuk ke sel yang sama, kemanapun rumus tersebut disalin. Untuk mengabsolutkan suatu sel dapat dilakukan dengan menekan tombol F Menyalin Atau Memindahkan Data Ke Lembar Kerja Lain Pada suatu kebutuhan kita memerlukan untuk memindahkan atau menyalin data dari satu lembar kerja ke lembar kerja yang lain, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan tombol Alt dan Ctrl. 11. Menyisip dan Mengganti Lembaran Kerja Excel memberikan fasilitas istimewa yang memungkinkan bekerja dalam lembar kerja 3D (tiga Dimensi). Misalnya mengetikkan data pada lembar kerja pertama (Sheet1) kemudian akan mengolahnya pada lembar kerja kedua (Sheet2) dan dapat juga mengganti nama lembaran kerja tersebut sesuai dengan yang diinginkan atau memindahkan susunan lembaran kerja sesuai dengan kebutuhan. 12. Menggunakan Rumus Operator hitung yang digunakan pada rumus, diantaranya : + (Plus) : Penjumlahan. - (Minus) : Pengurangan. * (Multiply) : Perkalian. / (Divide) : Pembagian. ^ (Exponentiate) : Perpangkatan. 13. Derajat Urutan (hirarki) operator hitung sebagai berikut : Pertama : ( ) Kedua : ^ 305

6 Ketiga : * atau / Keempat : + atau 14. Mengatur Format Tampilan Angka Excel 2007 otomatis memformat data angka sesuai dengan format angka yang diketikkan dan jika diperlukan dapat juga mengatur format tampilan data angka yang tersimpan dengan cara : klik kanan format cells Gambar 2.1 Kotak Dialog Pengaturan angka pada kotak dialog Format Cell General : Menghilangkan pengaruh format angka yang ada pada suatu cells. Number : Format desimal. Currency : Format mata uang. Accounting : Format perataan untuk format mata uang. Date : Format tanggal. Time : Format waktu. Percentage : Format persen. Fraction : Format bilangan pecahan. Scientific : Format bilangan eksponen. Text : Format teks. Special : Format bilangan spesial. Costom : Mengubah bentuk format yang ada. 15. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai Melengkapi laporan yang dibuat maka perlu ditambahkan garis pembatas dan bingkai. Membuat garis pembatas atau bingkai dapat dilakukan dengan cara klik kanan format cells 306

7 Gambar 2.2 Kotak Dialog Pengaturan Bingkai pada kotak dialog Format Cell Border : Memilih posisi garis batas. Style : Memilih bentuk garis. Color : Memilih warna garis. 16. Meratakan Tampilan Data Mengatur tampilan data yang tersimpan pada sel atau range tertentu sehingga posisinya ditampilkan rata kiri, rata kanan, di tengah sel atau ditengah beberapa kolom tertentu dapat dilakukan melalui dengan cara klik kanan format cells Gambar 2.3 Kotak Dialog Pengaturan Perataan pada kotak dialog Format Cell Horizontal : Digunakan untuk memilih perataan tampilan data secara horizontal. Vertical : Digunakan untuk memilih perataan tampilan data secara vertikal. Orientation :Digunakan untuk pengaturan orientasi data dan derajat posisi kemiringannya. Text Control :Apabila diperlukan dapat dilakukan pemilihan pada kotak cek berikut : a. Wrap Text, digunakan untuk mengatur agar data yang ditempatkan pada suatu sel apabila lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan pelipatan kebawah pada sel yang 307

8 sama. b. Shrink to Fit, digunakan untuk mengatur agar data yang ditempatkan pada suatu sel bila lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan ukuran (size) yang lebih kecil. c. Merge cell, digunakan untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel yang berdiri sendiri. 17. Menambah Warna dan Corak Latar Belakang Suatu Sel atau Range Memberikan warna dan corak latar belakang sel dengan menggunakan perintah : Klik kanan format cells klik tab fill. a. Color : Memilih warna latar belakang yang diinginkan. b. Pattern : Memilih corak yang diinginkan. B. FUNGSI-FUNGSI DALAM EXCEL 1. Fungsi Statistik Sum : Menghitung penjumlahan dalam suatu range. Average : Menghitung rata-rata dalam suatu range. Count : Menghitung banyak data dalam suatu range. Max : Menghitung nilai terbesar dalam suatu range. Min : Menghitung nilai terkecil dalam suatu range. 2. Menggunakan Fungsi Tanggal dan Waktu Fungsi Date & Time digunakan umtuk melakukan pengolahan data berupa tanggal dan waktu. Untuk melihat kegunaan dari fungsi tanggal dan waktu tersebut, anda dapat menggunakan formula berikut sebagai gambaran 3. Fungsi Tanggal =Date(Thn,Bln,Tgl) : Memasukkan tipe data tanggal. =Day(Data Tanggal) : Menghasilkan angka seri tanggal untuk tipe data tanggal. =Month(Data Tanggal) : Menghasilkan angka seri bulan untuk tipe data tanggal. =Year(Data Tanggal) : Menghasilkan angka seri tahun untuk tipe data tanggal. =DateValue : Mengkonversi string data tanggal ke tipe data tanggal. 4. Fungsi Waktu =Time(Jam,Menit,Detik) : Memasukkan data waktu. =Hour(Data Waktu) : Menghasilkan angka seri jam tipe data waktu. =Minute(Data Waktu) : Menghasilkan angka seri menit tipe data waktu. =Second(Data Waktu) : Menghasilkan angka seri detik tipe data waktu. =TimeValue( Waktu ) : Mengkonversi string data waktu ke data waktu. =Now( ) : Menghasilkan angka seri tanggal dan waktu kini =Today( ) : Menghasilkan angka seri tanggal saat ini. 5. Fungsi Teks Left : Mengambil sejumlah karakter paling kiri dalam teks. =Left(Teks,Jumlah pengambilan dari kiri) Right : Mengambil sejumlah karakter paling kanan dalam teks. =Right(Teks,Jumlah pengambilan dari kanan) Mid : Mengambil sejumlah karakter dari posisi tertentu. 308

9 =Mid(Teks,Posisi pengambilan awal,jumlah pengambilan) Upper : Mengubah teks kehuruf besar. =Upper(Teks) Lower : Mengubah teks kehuruf kecil. =Lower(Teks) Proper : Mengubah karakter pertama menjadi huruf besar dan karakter berikutnya kecil. =Proper(Teks) Value : Mengubah nilai teks menjadi nilai numerik. =Value(Nilai Teks) Text : Mengubah nilai numerik menjadi nilai teks. =Text(Nilai Numerik,Nilai teks) Find : Mencari posisi huruf dari suatu teks =Find(Kriteria,Text,nilai pengambilan) 6. Ekpresi Atau Pernyataan Logika Apabila ingin menggunakan fungsi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika memerlukan salah satu operator relasi (operator pembanding) antara lain : = Sama dengan < Lebih kecil > Lebih besar <= Lebih kecil sama dengan >= Lebih besar sama dengan < > Tidak sama dengan a. Fungsi logika if dengan satu kondisi Penulisan fungsi logika if mempunyai bentuk perintah : If(Kondisi1,Perintah1,Perintah2) Artinya jika kondisi1 benar maka laksanakan perintah1 dan apabila salah maka laksanakan perintah2. b. Fungsi logika if dengan banyak kondisi (if bertingkat) Penulisan fungsi logika if dengan banyak kondisi mempunyai bentuk perintah : If(Kondisi1,Perintah1,If(Kondisi2,Perintah2 Perintah3)) Artinya jika kondisi1 benar maka laksanakan perintah1, jika kondisi2 benar maka laksanakan perintah2...selain itu laksanakan perintah 3 309

10 Contoh kasus: - Menghitung nilai ujian UAS mahasiswa Soal : Keterangan Soal: - Yudisium Nilai :Nilai Praktek dikali dua ditambah nilai teori, hasilnya dibagi tiga. Yudisium Huruf :Jika yudisium nilai lebih kecil 60 maka yudisium huruf adalah D. Jika yudisium nilai lebih kecil 70 maka yudisium huruf adalah C. Jika yudisium nilai lebih kecil 80 maka yudisium huruf adalah B. Jika yudisium nilai lebih besar atau sama dengan 80 maka yudisium huruf adalah A. Keterangan :Jika yudisium huruf A maka keterangannya Sangat Memuaskan. Jika yudisium huruf B maka keterangannya adalah Memuaskan. Jika yudisium huruf C maka keterangannya Cukup Memuaskan. Jika yudisium huruf D maka keterangannya adalah Kurang Memuaskan. Tabel Hasil 310

11 7. Melakukan operasi hitung dengan menggunakan operasi logika. Didalam penulisannya operator logika dapat ditulis seperti berikut : =AND(logika 1, logika 2, ) Operator logika ini akan bernilai benar jika semua syarat terpenuhi. =OR(logika 1, logika 2,.) Operasi logika ini akan bernilai benar jika salah satu syarat terpenuhi. =NOT(logika 1) Operasi ini akan dijalankan bila syarat tidak terpenuhi. Operasi ini adalah kebalikan dari operasi logika AND dan OR. Gambar 2.4 Contoh penggunaan operasi logika 8. Fungsi pembacaan Tabel Fungsi pembacaan tabel (LOOKUP) ada 2 yaitu VLOOKUP dan HLOOKUP. Fungsi VLOOKUP digunakan jika pembacaan tabel disusun secara Vertikal, HLOOKUP digunakan jika pembacaan tabel disusun secara Horizontal. =VLOOKUP(Lookup_value,Table_Array,Col_index_Num,Range_lookup) =HLOOKUP(Lookup_value,Table_Array,Row_index_Num,Range_lookup) Lookup_Value (Nilai Kunci) : Sel yang dijadikan pedoman dalam pembacaan tabel, sel tersebut harus ada pada tabel sumber dan ada pada tabel target. Table_Array (Tabel Sumber) :Blok seluruh tabel sumber kemudian diabsolutkan dengan menekan tombol F4. Col_Index_Num/Row_Index_Num (Kolom/Baris) : Penentuan pengambilan data. Range_Lookup :True/False True = Jika nilai kunci tidak sama. False = Jika nilai kunci sama. 311

12 8.1 Contoh kasus penggunaan fungsi pembacaan table Tabel Hasil: D. DAFTAR PUSTAKA AR. Rizky, 2008, Tutorial Praktis Microsoft Office Word 2007, Bandung: YRAMA WIDIA. Denta A., 2006, EXCEL untuk Akuntansi Managemen dan Keuangan, Yogyakarta: Penerbit Andi. MADCOMS, 2007, Microsoft Excel 2007, Yogyakarta: ANDI. Retna G., Belajar Cepat Microsoft Excel 2007, Yogyakarta: ANDI. Risky ilham firmansyah, 2005, Kunci sukses dengan Excel 2003, Surabaya: penerbit Indah. 312