Penggunaan Pivot Table Sederhana Pada Ms. Excel

Transkripsi

1 Penggunaan Pivot Table Sederhana Pada Ms. Excel Eka Indriani :: Abstrak Pivot table merupakan suatu fasilitas yang terdapat di dalam Microsoft Excel, dimana itu berupa tabel interaktif yang sangat cepat dalam menganalisa, mengkombinasikan dan membandingkan sejumlah data baik sedikit maupun banyak, serta mengeksplorasi data untuk disajikan menjadi sebuah laporan dalam bentuk tabel-tabel. Dalam Pivot Table kita dapat memilih suatu baris data ataupun kolom yang hendak dijadikan referensi dalam melihat jumlah total suatu data. Fungsi pivot table ini adalah bertujuan agar sebuah data dapat disajikan secara ringkas berdasarkan parameter-parameter yang diberikan sesuai dengan kebutuhan data. Dengan menggunakan pivot table diharapkan mempercepat analisa suatu data untuk mengambil suatu keputusan. Adapun Pivot Chart adalah sama saja dengan Pivot Table, hanya saja Pivot Chart ditampilkan berupa Grafik. Namun dalam pembahasan kali ini, penulis hanya memaparkan mengenai cara membuat pivot table sederhana pada Ms. Excel. Kata Kunci: Pivot Table, Ms.Excel, sederhana Pendahuluan Penulis membuat artikel ini dengan maksud memperkaya ilmu untuk diri sendiri dan juga para pembaca mengenai bagaimana membuat pivot table sederhana pada Ms.Excel yang diyakini belum banyak pembaca mengetahui hal tersebut. Tujuannya agar para pembaca terkhusus yang belum mengetahui hal tersebut dapat lebih paham akan penggunaan Ms. Excel dalam hal ini membuat pivot table secara sederhana. Manfaatnya

2 dapat menambah wawasan tentang tentang Microsoft Office terkhusus Ms. Excel serta cara menggunakan salah satu fasilitasnya yakni pivot table. Target untuk para pembaca supaya nantinya yang tidak tahu menjadi tahu, yang sudah tahu menjadi lebih tahu serta memahami cara membuat pivot table secara sederhana. Pembahasan Sebelum membahas mengenai bagaimana cara menggunakan Pivot Table, ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Pivot Table : 1. Setiap data yang akan dilakukan pivot table harus berisi header, hal ini akan menyebabkan jika terdapat salah satu header dalam rentang sel /array yang dipilih tidak berisi judul, maka pembuatan pivot table tidak dapat dilakukan. 2. Pivot table akan mengambil baris paling atas sebagai field yang akan digunakan untuk report. 3. Kolom yang tersembunyi / hide akan tetap muncul pada field di pivot table field list. 4. Baris yang tersembunyi akan tetap dihitung nilainya jika terdapat di dalam array yang dipilih sebagai sumber data. 5. Pemilihan jenis data (value field settings) akan berpengaruh pada hasil nilai yang akan ditampilkan. Cara menggunakan Pivot Table Untuk dapat membuat sebuah pivot table, kita harus mempunyai data untuk dilakukan simulasi. Contoh data yang bisa digunakan untuk simulasi cara membuat pivot table, bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

3 Contoh data di atas terdiri dari lokasi, nama customer, kode barang, jumlah, harga jual, dan total penjualan pada kolom A sampai kolom F. Dari data-data tersebut akan disajikan jumlah dan total penjualan berdasarkan kode barang (kolom C) dengan menggunakan tools pivot table. Dari menu insert kita pilih PivotTable pada kelompok table (disitu terdapat dua pilihan yaitu pivot table dan pivot chart), kita pilih saja pada pivot table kemudian akan muncul form create pivot table. Pada select a table or range, kita silahkan blok data yang akan dilakukan pivot table (pada contoh simulasi ini adalah array A2:F12 yang dipilih). Kemudian pilih lokasi hasil pivot table akan ditempatkan pada choose where you want the PivotTable report to be place. Disini terdapat 2 pilihan yaitu : 1. New worksheet apabila kita ingin menempatkan hasil pivot table pada worksheet baru yang masih kosong.

4 2. Existing worksheet apabila kita ingin hasil Pivot Table pada sheet yang sama dengan data yang akan di Pivot Table dengan memilih sel yang akan ditempatkan. Jika pemilihan data dan penempatan data sudah dilakukan, kita bisa tekan tombol ok untuk membuat dan memilih penyajian data pada pivottable field list.

5 Tampilan sebelum kita memilih fields mana saja yang akan kita tampilkan pada lembar laporan.

6 Cara untuk memilih field /data yang akan digunakan adalah dengan mencentang fieldfield yang terdapat pada choose fields to add to report. Field berdasarkan data yang akan dicari ditempatkan pada report filter / row labels / column labels sedangkan field yang akan dicari nilainya ditempatkan pada values. Field-field pada data yang akan dicari sobat excel bisa pindahkan sesuai dengan keinginan data pivot table disajikan

7 Report filter jika penyajian data terdapat filter. Row labels jika penyajian data dalam bentuk baris (seperti pada contoh diatas). Column labels jika penyajian data dalam bentuk kolom. Selain memilih salah satu cara penyajian diatas, apabila ketentuan penyajian data lebih dari satu kriteria, sobat bisa memadukan penggunaannya. Sedangkan pada values (field yang akan dicari nilainya) terdapat beberapa pilihan nilai yang akan disajikan. Secara default biasanya pencarian nilai ini adalah sum (berdasarkan jumlah nilai). Apabila kita ingin mencari nilai berdasarkan bentuk lainnya (jumlah sel, nilai rata-rata dan sebagainya) silahkan diganti dengan cara klik pada (sum of jumlah) lalu pilih value field settings kemudian pilih pada pilihan yang diinginkan. Penutup Pivot Table adalah fitur pada Excel yang memudahkan kita melihat ringkasan data berupa tabel interaktif, padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart. Hasil analisa dari Pivot Table biasanya menjadi dasar laporan manajemen. Dengan menggunakan tools pivot table pada excel, kita bisa meringkas penyajian suatu data untuk mempermudah dalam melihat serta melakukan analisa terhadap suatu data serta pivot table bersifat laporan, maka kita tak dapat mengedit data, jika ingin maka kita haus melakukannya pada table aslinya. Referensi Pengalaman Pribadi

8 Biografi Eka Indriani seorang Mahasiswi semester 6 di salah satu Perguruan Tinggi yang ada di kota Tangerang. Mengambil jurusan Sistem Informasi, konsentrasi Komputer Akuntansi. FOTO Lahir di Tangerang, 25 November Anak pertama dari dua bersaudara. Keturunan Jawa (Jogja). Memiliki hobi memasak, bulutangkis dan bersepeda.