ANALISIS KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT X. Oleh : ENY PUJIHASTUTI A

Transkripsi

1 ANALISIS KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT X Oleh : ENY PUJIHASTUTI A PROGRAM SARJANA EKSTENSI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008

2 RINGKASAN ENY PUJIHASTUTI. Analisis Kebijakan Perusahaan Dalam Pengendalian Persediaan Bahan Baku di PT X. Di bawah bimbingan DWI RACHMINA. Perusahaan harus mempertahankan kelangsungan operasionalnya untuk mempertahankan konsistensinya di pasar dengan memperhatikan ketersediaan faktor-faktor produksi seperti bahan baku, bahan kemas, maupun tenaga kerja. Kajian mengenai persediaan baik persediaan dari faktor-faktor produksi maupun persediaan produk jadi menjadi suatu kebutuhan sekalipun pada akhirnya akan meningkatkan biaya bagi perusahaan. Oleh karena itu perlu ada usaha untuk mengelola persediaan secara efektif dan efisien. Permasalahan yang terjadi di PT X adalah seringnya perusahaan mengalami kegagalan produksi akibat dari kurangnya pasokan bahan baku di gudang. Hal ini kemudian menjadi permasalahan karena perusahaan pada akhirnya mengalami kerugian baik kerugian material maupun non material. Kerugian material yang dialami perusahaan berupa keuntungan yang hilang sedangkan keuntungan non material berupa kehilangan konsumen loyal. Tujuan penelitian ini adalah 1) Menganalisis sistem persediaan yang telah dilakukan PT X, 2) Menentukan decoupling point yaitu suatu kondisi dimana perusahaan dapat melakukan aktivitas tanpa menunggu permintaan langsung dari supplier dalam rantai produksi perusahaan sehingga dapat diketahui strategi yang dapat digunakan dalam persediaan, 3) Menentukan safety stock persediaan optimum bahan baku skim dari leadtime pemasok yang bervariasi, 4) Menentukan kebijakan terbaik yang mungkin dilakukan dalam persediaan. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder baik. Analisis data dilakukan dengan tahapan penentuan decoupling point, identifikasi biaya persediaan, peramalan persediaan menggunakan minitab dan Excel, penentuan safety stock, reorder point, dan analisis biaya yang dikeluarkan serta kerugian yang mungkin timbul. Decoupling point PT X saat ini berada pada aktivitas pengadaan bahan baku. Bahan baku yang saat ini berada dalam titik kritis adalah bahan baku skim dengan tingkat kebutuhan yang meningkat pesat. Metode peramalan yang digunakan adalah moving average karena cepat, mudah dan mampu mengakomodasi perubahan informasi yang cepat. Dari hasil peramalan diperoleh proyeksi penjualan tahun 2008 untuk keseluruhan produk PT X adalah sebanyak box dengan tingkat penggunaan skim sebesar ,28 Kg. Biaya penyimpanan yang dikeluarkan PT X adalah sebesar Rp 9.051,95 per Kg, sedangkan biaya pemesanan sebesar Rp 3,089,950 setiap kali pesan. Berdasarkan perhitungan perusahaan dengan menggunakan economic order quantity diperoleh hasil jumlah pemesanan ekonomis yang dilakukan perusahaan adalah sebesar ,95 Kg yang dilakukan sebanyak 25 kali dalam satu tahun. Namun kondisi ini tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian permintaan produk jadi dan leadtime supplier. Simulasi pertama yang dilakukan peneliti untuk mengantisipasi ketidakpastian adalah menyiapkan sejumlah safety stock untuk ditempatkan jika sewaktu-waktu terjadi kekurangan pasokan. Berdasarkan

3 perhitungan diperoleh safety stock sebanyak Kg dengan tingkat kebutuhan selama leadtime sebanyak Kg. Namun jumlah ini pada akhirnya akan memenuhi gudang dan menyulitkan sistem FIFO yang dilakukan. Untuk itu peneliti melakukan simulasi 2 dengan melakukan pemesanan berkala dari jumlah yang dipesan. Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil untuk pemesanan berdasarkan EOQ diperoleh jumlah pemesanan sebanyak Kg sedangkan berdasarkan efisiensi kontainer diperoleh hasil Kg. Jika dibandingkan simulasi kedua ini tidak berbeda jauh dengan kondisi yang dilakukan perusahaan, namun secara implisit, metode ini menunjukkan bahwa ada bahan baku yang ditempatkan sebagai safety stock sebesar Kg. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan safety stock meningkatkan biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan per tahun menjadi Rp 950,276, dari biaya semula sebesar Rp ,57. Dengan pemesanan yang berulang biaya persediaan tersebut dapat ditekan menjadi Rp 505,870, Tingkat biaya persediaan yang dihasilkan dari ketiga simulasi ini jauh lebih besar dibandingkan dengan tingkat biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan dengan metode yang digunakan saat ini. Namun jika dibandingkan dengan kemungkinan kehilangan penjualan akibat kurangnya pasokan bahan baku, biaya persediaan dari simulasi ini jauh lebih kecil. Penggunaan simulasi ini mampu menjawab permasalahan yang saat ini dihadapi oleh perusahaan mengenai turunnya service level perusahaan akibat kurangnya pasokan bahan baku.

4 ANALISIS KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT X Oleh : ENY PUJIHASTUTI A Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pertanian Pada Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor PROGRAM SARJANA EKSTENSI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008

5 Judul Skripsi : ANALISIS KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT X Nama : Eny Pujihastuti NRP : A Menyetujui, Dosen Pembimbing Ir. Dwi Rachmina, MSi NIP Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M. Agr NIP Tanggal Lulus Ujian :

6 PERNYATAAN DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI BERJUDUL ANALISIS KEBIJAKAN PERUSAHAAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT X BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI KARYA TULIS ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN UNTUK TUJUAN MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH. Bogor, September 2008 Eny Pujihastuti A

7 RIWAYAT HIDUP Penulis merupakan putri pertama dari pasangan Bapak Suyat dan Ibu Tati Setiawati yang lahir pada tanggal 28 Januari 1982 di Bogor, Jawa Barat. Pada tahun 1988, penulis menamatkan pendidikan Taman Kanak-kana di TK Tunas Rimba I Bogor, dan pada tahun 1994 menamatkan pendidikan dasar di SDN Panaragan II Bogor. Selanjutnya, penulis melanjutkan pendidikan ke SMPN 4 Bogor serta menamatkan pendidikan SMU di Sekolah Menengah Analis Kimia Bogor pada tahun Pada tahun yang sama, penulis juga diterima menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor melalui jalur seleksi raport di Departemen Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam pada Program Diploma Analisis Lingkungan angkatan 38 dan lulus pada tahun Pada tahun 2005, penulis diterima bekerja di sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang food and beverage, dan di tahun yang sama penulis melanjutkan kegiatan perkuliahan ke Program Studi Ekstensi Manajemen Agribisnis, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor.

8 KATA PENGANTAR Alhamdulillahi robbil alamin, segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang senantiasa memberikan kasih sayang, melimpahkan berkah dan rahmat-nya yang Maha Luas dan tiada terbatas. Atas izin Allah SWT pula penulis dapat menyelesaikan skripsi dalam waktu yang telah ditentukan. Sripsi yang ditulis mengambil topik mengenai Analisis Kebijakan Perusahaan dalam Pengendalian Persediaan Bahan Baku di PT X. Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji sistem persediaan terbaik yang dapat diambil perusahaan dalam rangka mengatasi permasalahan ketidakpastian permintaan dan leadtime pemasok. Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukan serta dapat memperkaya khasanah pembaca. Penelitian ini merupakan hasil maksimal yang dapat dikerjakan oleh penulis. Bogor, September 2008

9 UCAPAN TERIMA KASIH Alhamdulillahi robbil alamin, atas berkah, rahmat dan izin dari Allah SWT akhirnya penulisan skripsi ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Penyelesaian skripsi ini tak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada bagian ini penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ir. Dwi Rachmina, MSi, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, arahan dan solusi sehingga penulis diberi kemudahan dalam melakukan dan menyelesaikan penelitian dan penulisan skripsi ini. 2. Muhammad Firdaus, PhD, selaku dosen penguji utama. Terima kasih atas ilmu, kritik serta masukan berharga bagi kesempurnaan skripsi ini. 3. Ir. Popong Nurhayati, MM, selaku dosen Komisi Pendidikan dan dosen evaluator pada kolokium yang telah memberikan masukan dan arahan dalam proposal penelitian. Terima kasih atas waktu yang diluangkan bagi berjalannya proses sidang dengan lancar. 4. Andri Camus, STP selaku manajer Quality Control yang telah mengizinkan dan membantu penulis untuk melakukan penelitian di PT X. 5. Sekretariat Program Studi Ekstensi Manajemen Agribisnis yang telah membantu penulis hingga penulis dapat menyelesaikan studi tepat waktu. 6. Bapak, Ibu dan Adik tercinta, yang telah menjadi sumber kekuatan terbesar bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini dengan doa, cinta, kasih sayang, pengorbanan dan kerja keras yang tiada henti. 7. Alfredo Zebua, atas kesediaannya menjadi pembahas pada seminar penulis.

10 8. A. Galih N, atas kasih sayang, kesabaran dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 9. Semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Akhirnya, semoga amal baik Bapak/Ibu serta rekan-rekan sekalian mendapat kebaikan dari Allah SWT. Amin. Bogor, September 2008 Penulis

11 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i DAFTAR TABEL... iii DAFTAR GAMBAR... iv DAFTAR LAMPIRAN... v BAB I. PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Kegunaan Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 8 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Supply Chain Management Pengendalian Persediaan BAB III. KERANGKA PEMIKIRAN Kerangka Pemikiran Teoritis Konsep Persediaan Definisi Persediaan Klasifikasi Persediaan Fungsi Persediaan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Biaya-Biaya Persediaan Konsep Make to Order dan Make to Stock Kerangka Pemikiran Operasional Hipotesis BAB IV. METODE PENELITIAN Lokasi dan Waktu Penelitian Metode Pengumpulan Data Jenis dan Sumber Data Metode Analisis Analisis Deskriptif Peramalan Produksi Economic Order Quantity (EOQ) Model Probabilistik Analisis Kebijakan BAB V. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Produk PT X Ketenagakerjaan i

12 5.5. Mekanisme Proses Produksi Jaringan Pemasaran Produk BAB VI. SISTEM PENGADAAN BAHAN BAKU PT X Gambaran Umum Proses Manufaktur PT X Perencanaan Produksi PT X Pengadaan Bahan Baku Proses Produksi Distribusi Decoupling Point Manajemen Penggudangan BAB VII. OPTIMALISASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU SKIM Peramalan Kebutuhan Bahan Baku Skim Tahun Biaya Persediaan Bahan Baku Skim PT X Tahun Biaya Pemesanan Bahan Baku Skim PT X Tahun Biaya Penyimpanan Persediaan Bahan Baku PT X Tahun Biaya Utilitas Bahan Baku Skim PT X Tahun Biaya Modal Bahan Baku Skim PT X Tahun Biaya Upah Karyawan PT X Tahun Sistem Pembelian Bahan Baku Skim yang Dilakukan Perusahaan Simulasi 1 : Penggunaan Sistem Safety Stock dalam Pengendalian Persediaan Penentuan Safety Stock Penentuan Kebutuhan Selama Leadtime Penentuan Reorder Point Simulasi 2 : Pemesanan Kebutuhan Selama Leadtime Secara Berkala Analisis Biaya Persediaan Perbandingan Biaya Persediaan dengan Tingkat Keuntungan yang Hilang Analisis Kebijakan Sistem Persediaan Bahan Baku Skim BAB VIII. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA ii

13 DAFTAR TABEL Nomor Halaman 1. Tingkat Konsumsi dan Produksi Susu di Indonesia Tahun Laju Pertumbuhan Impor Susu di Indonesia Tahun Service level Produk Jadi PT X Periode Juli Desember Persentase Pembatalan Jadwal Produksi Periode Januari 2007 Desember Persentase rata-rata Faktor Penyebab Kegagalan Produksi Periode Januari 2007 Desember Persentase Kesesuaian Leadtime Pemasok Bahan Baku Skim Periode Januari 2007 Desember MSE untuk 5 Model Peramalan Penjualan PT X Periode Tahun Proyeksi Penjualan Produk Jadi PT X Tahun Komponen Biaya Pemesanan Bahan Baku Skim PT X Tahun Komponen Biaya Penyimpanan Persediaan Bahan Baku PT X Tahun Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Skim PT X Tahun Tingkat Safety Stock Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Skim PT X Periode Tahun Kebutuhan Selama Leadtime Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Skim PT X Periode Tahun Reorder Point Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Skim PT X Periode Tahun Sistem Pengadaan Bahan Baku Simulasi 2 dengan Perumusan EOQ Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Skim PT X Periode Tahun Sistem Pengadaan Bahan Baku Simulasi 2 dengan Efisiensi Kontainer Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Skim PT X Periode Tahun Perbandingan Biaya Persediaan Bahan Baku Skim Antara Sistem Perusahaan dengan Simulasi Peneliti di PT X Tahun Perbandingan Kemungkinan Total kerugian yang Dikeluarkan Perusahaan Akibat Variasi Leadtime Periode Tahun iii

14 DAFTAR GAMBAR Nomor Halaman 1. Kerangka Pemikiran Operasional Tingkat Persediaan Versus Waktu bagi EOQ Berbagai Variasi Permintaan Harian (d) dan Leadtime (L) Interaksi antara Permintaan dan Leadtime pada Penentuan Safety Stock Proses Manufaktur PT X Sistem Persediaan Perusahaan dengan Tingkat Fluktuasi Kebutuhan Bahan Baku Skim Simulasi Sistem Persediaan Bahan Baku Menggunakan Safety Stock (Simulasi 1) Sistem Persediaan Bahan Baku Menggunakan Safety Stock dengan Pemesanan Berkala EOQ (Simulasi 2a) Sistem Persediaan Bahan Baku Menggunakan Safety Stock dengan Pemesanan Berkala Efisiensi Kontainer (Simulasi 2b) iv

15 DAFTAR LAMPIRAN Nomor Halaman 1. Struktur Organisasi PT X Peramalan data sales dengan metode Simple Average menggunakan Microsoft Excel Peramalan data sales dengan metode Moving Average menggunakan Minitab Peramalan data sales dengan metode Double Moving Average menggunakan Microsoft Excel Peramalan data sales dengan metode Single Exponential Smoothing menggunakan Minitab Peramalan data sales dengan metode Double Exponential Smoothing menggunakan Minitab Kebutuhan Bahan Baku Skim Periode Tahun Leadtime Kedatangan Skim Periode Tahun Standar Deviasi Kebutuhan Skim dan Leadtime v

16 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Susu merupakan salah satu produk agribisnis yang saat ini sudah dianggap sebagai kebutuhan primer bagi sebagian besar masyarakat. Kandungan gizi yang tinggi dalam susu menjadi alasan mengapa produk ini dibutuhkan. Tingkat konsumsi susu dan produk olahannya di Indonesia hingga tahun 2007 mengalami laju peningkatan sebesar 7,59 persen pertahun (Tabel 1). Namun, peningkatan konsumsi ini tidak diimbangi oleh peningkatan produksi susu dalam negeri. Data Departemen Pertanian (2008) menggambarkan bahwa rata-rata tingkat pertumbuhan produksi dalam negeri hanya mencapai 3.87 persen per tahun (Tabel 1). Tabel 1 Tingkat Konsumsi dan Produksi Susu di Indonesia Tahun Tahun Konsumsi (Kg) Pertumbuhan (%) Produksi (Kg) Pertumbuhan (%) , , , , , , *) Pertumbuhan rata rata Sumber : Departemen Pertanian, 2008 Ket : *) Data sementara Kesenjangan yang tinggi ini cukup ironis karena ketika kesadaran masyarakat akan pentingnya susu semakin meningkat, hal ini tidak ditunjang dengan peningkatan produksi susu dalam negeri serta peningkatan teknologi terutama dalam pembuatan susu bubuk. Kondisi ini pada akhirnya diminimalisasi oleh

17 pengusaha dengan melakukan impor bahan baku susu dari luar negeri. Kecenderungan ini terlihat dari meningkatnya impor Indonesia sampai dengan 45 persen pada tahun 2003 hingga 2005 (Tabel 2). Pada rentang waktu yang sama (Januari September) terjadi kenaikan sebesar 5,65 persen pada periode tahun 2005 hingga Peningkatan ini juga turut didukung oleh kebijakan perusahaan yang tidak memberikan bea masuk untuk impor produk susu. Tabel 2 Laju Pertumbuhan Impor Susu di Indonesia Tahun No Tahun Volume (Kg) Perubahan (%) Nilai (US$) Perubahan (%) * * Laju pertumbuhan (% per tahun) Sumber : Biro Pusat Statistik, 2008 Ket : * Data kumulatif sampai dengan bulan September Seiring dengan pasar yang semakin luas dan munculnya teknologi informasi, persaingan di dunia bisnis menjadi semakin ketat. Hal ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Tuntutan yang semakin tinggi dari pelanggan baik dari segi kualitas ataupun kuantitas menjadi hal yang pada akhirnya harus mampu diwujudkan perusahaan. Hal ini yang kemudian menjadi fokus dari suatu rantai pemasaran yaitu bagaimana perusahaan mampu untuk menyediakan produk tepat waktu dan berkualitas sehingga mampu bersaing dengan produk sejenis di pasar. PT X sebagai salah satu perusahaan yang sedang tumbuh di industri susu berkomitmen untuk menjadi perusahaan yang semakin kompetitif. Hal ini dilakukan dengan terus meningkatkan kapasitas, kualitas dan kontinuitas dalam memproduksi produk susu. Karakteristik produk yang bersifat fungsional 2

18 ditambah dengan keunggulan produk yang ditawarkan menjadikan produk ini hampir sebagai kebutuhan pokok bagi konsumennya. Produk-produk dengan karakteristik seperti ini tentu saja membutuhkan konsistensi baik yang berasal dari mutu produk, harga maupun kontinuitas di pasar. Perusahaan harus mempertahankan kelangsungan operasionalnya dengan tujuan untuk mempertahankan konsistensinya di pasar. Namun hal ini juga perlu ditunjang dengan ketersediaan faktor-faktor produksi seperti bahan baku, bahan kemas, maupun tenaga kerja. Perkembangan perusahaan mengakibatkan kebutuhan akan faktor-faktor produksi semakin besar. Hal ini yang kemudian harus menjadi perhatian dari internal perusahaan. Kajian mengenai persediaan baik persediaan dari faktor-faktor produksi maupun persediaan produk jadi menjadi suatu kebutuhan. Namun persediaan pada akhirnya juga akan memberikan kontribusi yang cukup besar terhadap biaya yang dikeluarkan perusahaan. Perusahaan yang memiliki persediaan yang berlebih tentu saja akan dapat memberikan kerugian bagi perusahaan karena biaya penyimpanan yang meningkat. Risiko kerusakan persediaan yang meningkat juga akan menambah beban biaya. Namun sebaliknya jika persediaan tidak mencukupi maka dikhawatirkan tidak akan dapat memenuhi permintaan konsumen dan pada akhirnya konsumen menjadi tidak loyal dan beralih ke produk sejenis yang diproduksi oleh perusahaan kompetitor. Oleh karena itu, perusahaan harus menerapkan manajemen persediaan bahan baku yang tepat sehingga tidak terjadi kelebihan ataupun kekurangan persediaan bahan baku. Persediaan merupakan aspek yang cukup besar nilainya dalam sebuah perusahaan manufaktur untuk 3

19 menjamin efisiensi penggunaan modal sehingga dapat menguntungkan perusahaan secara keseluruhan Perumusan Masalah Permasalahan yang terjadi di PT X adalah ketidakmampuan perusahaan dalam memenuhi permintaan ketika terjadi permintaan yang fluktuatif. Hal ini dapat dilihat berdasarkan data service level PT X semester terakhir tahun Service level adalah ukuran kinerja perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen sesuai dengan spesifikasi dan ketepatan waktu. Data service level PT X semester terakhir tahun 2007 untuk lima distributor di pulau Jawa menunjukkan bahwa service level yang dicapai perusahaan rata rata mencapai persen (Tabel 3). Namun dari tiga puluh kali servis terdapat lima kali servis pada bulan April hingga Juni yang berada di bawah 95 persen. Hal ini tidak sesuai dengan service level minimum yang ditetapkan perusahaan yaitu sebesar 95 persen untuk masing-masing distributor di masing-masing wilayah dalam setiap periode. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja perusahaan pada kondisi tertentu belum maksimal. Data ini diperoleh dari hasil pendistribusian produk jadi dari manufaktur ke distributor utama. Tabel 3 Service level Produk Jadi PT X Periode Juli Desember 2007 Distributor Service level (%) Juli 07 Agustus 07 September 07 Oktober 07 November 07 Desember 07 NX Ciawi EMS Tangerang ESJ Bandung EBM Semarang NX Surabaya RATA RATA Sumber : Departemen PPIC PT X,

20 Hal ini terjadi karena penerapan sistem make to order dalam proses produksi yang kurang sesuai. Sistem ini akan berjalan jika semua faktor produksi dapat tersedia tepat waktu dan jumlah. Namun kenyataannya, perusahaan sering mengalami pembatalan produksi yang mengakibatkan perusahaan mengalami kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan dalam penjualan maupun keuntungan potensial lainnya. Kondisi ini terlihat dari rata-rata persentase produksi yang dibatalkan pada periode Januari 2007 hingga Desember 2007 sebesar 8,13 persen (Tabel 4). Rencana produksi ini diukur dalam satuan batch. Tabel 4 Persentase Pembatalan Jadwal Produksi Periode Januari 2007 Desember 2007 Bulan Rencana Produksi (batch) Realisasi produksi (batch) Persentase Pembatalan Produksi (%) Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Rata rata 8.13 Sumber : Departemen Produksi PT X, 2008 Fenomena ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya adalah kerusakan mesin, keterlambatan realisasi jadwal, suhu ruang produksi yang tidak sesuai, serta keterlambatan ketersediaan bahan baku (Tabel 5). Berdasarkan data yang diperoleh dari Departemen Produksi menunjukkan bahwa bahan baku stock out merupakan faktor terbesar yang menjadi penyebab batalnya rencana produksi. Untuk itu perusahaan perlu meninjau kembali penggunaan metode make to order 5

21 dalam kondisi bahan baku yang tidak aman. Alternatif yang dapat digunakan adalah menggunakan sistem make to stock. Namun penggunaan metode ini otomatis akan meningkatkan biaya karena persediaan baik dalam bentuk bahan baku maupun barang jadi akan memerlukan space dalam perusahaan. Tabel 5 Persentase rata-rata Faktor Penyebab Kegagalan Produksi Periode Januari 2007 Desember 2007 Faktor Frekuensi (kali) Persentase (%) Bahan baku skim stock out Suhu ruangan Kerusakan mesin Keterlambatan jadwal (reprocess) Lain-lain Total Sumber : Departemen Produksi PT X, 2008 Kondisi bahan baku stock out ini sebagian besar diakibatkan karena ketidakmampuan pemasok dalam memenuhi permintaan akan bahan baku (dalam hal ini permasalahan terjadi untuk bahan baku skim sebagai bahan baku utama) tepat waktu. Hal ini dapat terlihat dari data leadtime pemasok dalam memenuhi permintaan perusahaan. Dari 68 kali order, ada sebanyak 60,29 persen pesanan bahan baku skim tidak sesuai dengan leadtime yang ditetapkan perusahaan yaitu 60 hari. Tabel 6 Persentase Kesesuaian Leadtime Pemasok Bahan Baku Skim Periode Januari 2007 Desember 2007 Kesesuaian Frekuensi (kali) Persentase (%) Sesuai Tidak Sesuai Total Sumber : Departemen PPIC PT X,

22 Berdasarkan kondisi di atas maka dapat dirumuskan permasalahan khusus penelitian ini adalah: 1. Bagaimana sistem persediaan skim yang telah dilakukan PT X dalam menunjang keberlanjutan proses produksi di PT X agar dapat diperoleh produk tepat waktu dan tepat jumlah? 2. Bagaimana kebijakan pengendalian persediaan bahan baku skim yang optimal bagi perusahaan dalam menyediakan produk? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis sistem persediaan yang telah dilakukan PT X. 2. Menentukan decoupling point dalam rantai produksi perusahaan sehingga dapat diketahui strategi yang dapat digunakan dalam persediaan. 3. Menentukan safety stock persediaan optimum bahan baku skim dari leadtime pemasok yang bervariasi. 4. Menentukan kebijakan terbaik yang mungkin dilakukan dalam persediaan Kegunaan Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi dan masukan untuk : 1. Perusahaan sebagai masukan dan pertimbangan dalam menjalankan operasional perusahaan dan melakukan perencanaan strategi di masa yang akan datang sehingga perusahaan dapat menjadi lebih kompetitif. 2. Peneliti-peneliti selanjutnya sebagai bahan referensi dan informasi dalam melakukan penelitian yang berhubungan dengan persediaan. 7

23 3. Penulis sebagai wahana penerapan ilmu dan persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar sarjana pada Fakultas Pertanian Ruang Lingkup Penelitian Fokus dari penelitian ini adalah menganalisis kebijakan persediaan yang dilakukan oleh PT X dalam penyediaan produk jadi bagi konsumen. Penelitian dilakukan hanya di lingkungan internal manufaktur dimulai dari perencanaan penjualan, pengadaan bahan baku, hingga produk didistribusikan ke distributor. Untuk itu diperlukan kajian lebih lanjut mengenai industri hulu dan hilir yang mendukung manufaktur. Selain itu penelitian ini hanya terfokus pada satu bahan baku yaitu skim yang dianggap major dengan asumsi bahwa jika ada peningkatan penggunaan pada bahan baku ini maka penggunaan bahan baku lain juga meningkat tetapi peningkatan ini masih dapat dipenuhi oleh pemasok. Biaya yang digunakan pada penelitian ini hanya mencakup biaya penyimpanan dan biaya pemesanan yang dilakukan perusahaan tidak termasuk biaya asuransi kehilangan bahan baku dalam gudang. 8

24 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Supply Chain Management Studi tentang manajemen rantai suplai dilakukan oleh Aini (2005) dan Usman (2007). Aini (2005) dengan judul penelitian Analisis Sistem Pasokan Sayuran ke Ritel menggunakan pendekatan analisis deskriptif untuk menyatakan bahwa alokasi penggunaan biaya terbesar dalam pengadaan barang (procurement) dan distribusi adalah pembelian bahan baku yang dilakukan secara kredit dan tunai serta biaya transportasi. Untuk itu perusahaan perlu melakukan efisiensi biaya dengan melakukan penghematan di sektor lain seperti biaya pemesanan (ordering cost) yang berkurang setelah beralih pada media elektronik. Selain itu perusahaan juga akan berusaha meningkatan pendapatan penjualan karena diharapkan dapat mengurangi biaya tetap perusahaan. Faktor lain yang juga mempengaruhi tingkat keuntungan perusahaan adalah minimisasi persentase jumlah barang yang kembali dari pasar (return). Jika presentase jumlah produk atau barang yang dikembalikan dari konsumen semakin rendah maka kinerja perusahaan dalam melakukan penanganan distribusi produk dikatakan baik, sebaliknya ketika presentase jumlah produk return banyak maka kinerja distribusi produk yang dilakukan oleh perusahaan rendah. Analisis kinerja manajemen rantai suplai dilakukan oleh Usman (2007) dalam penelitian yang berjudul Analisis Kinerja Supply Chain Management Susu Cair UHT Full Cream (Studi Kasus di PT Ultrajaya Milk Industry and Trading). Penelitian ini menganalisis mengenai mekanisme procurement bahan baku susu

25 segar, tingkat persediaan akhir dan tingkat perputaran persediaan serta menganalisis mengenai jaringan kerja supply chain management yang terlibat dalam bisnis ini. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Critical Path Method (CPM) yang menghasilkan waktu optimum, waktu pesimistis, waktu realistis dan waktu rata rata dari jaringan kerja supply chain Pengendalian Persediaan Zein (2004) dengan judul penelitian Kajian Pengendalian dan Pengadaan Bahan Baku Pada PT Petrokimia Gresik membandingkan penggunaan metode MRP teknik lot for lot dan teknik part period dari sisi biaya yang dikeluarkan untuk persediaan dalam proses pengendalian dan perencanaan produksi. Dalam penelitiannya, Zein menyatakan bahwa penggunaan teknik part period menghasilkan biaya persediaan yang lebih rendah dibandingkan teknik lot for lot. Putra (2005) dengan judul penelitian Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Produk Ban Pada PT Goodyear Indonesia Tbk menggunakan metode EOQ sebagai bahan pembanding dengan metode persediaan yang dilakukan oleh perusahaan. Penelitian ini menunjukkan adanya perbedaan yang signifikan antara metode perusahaan dengan metode EOQ yang digunakan penulis. Namun untuk bahan lokal, kebijakan yang dilakukan perusahaan telah optimal. Purwani (2006) dengan judul penelitian Kajian Persediaan Bahan Baku Kulit Sintetik di Perusahaan Sumber Karya Indah dengan Metode Simulasi mengkaji tentang sistem persediaan yang telah dilakukan perusahaan dan membuat model dan biaya persediaan dengan metode simulasi. Nurfitriyah (2007) dengan judul penelitian Kajian Persediaan Bahan Baku Di PT Goodyear Indonesia, Tbk dengan Metode Simulasi mengkaji tentang sistem 10

26 persediaan bahan baku di PT Goodyear. Penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan metode simulasi yang dilakukan peneliti telah berhasil menghemat biaya persediaan sebesar 4,25 persen pertahun untuk bahan baku lokal sedangkan untuk bahan baku impor sebesar 2,98 persen. Penggunaan metode simulasi ini cocok diterapkan untuk menghadapi ketidakpastian permintaan ataupun leadtime. Penelitian yang akan dilakukan ini bermaksud untuk melihat sistem pengelolaan persediaan di PT X serta menganalisis kebijakan penggunaan sistem make to order dan make to stock dalam penyediaan produk. Perbedaan penelitian ini terhadap penelitian sebelumnya adalah tujuan serta metode yang digunakan untuk analisis. Penelitian ini akan menggunakan decoupling point untuk menentukan strategi yang digunakan dan EOQ sebagai alat analisis untuk melihat stok optimal dari bahan baku yang harus disediakan perusahaan agar dapat mendukung kontinuitas produksi. Penulis akan mendeskripsikan sistem persediaan yang dilakukan PT X dan menganalisis tingkat persediaan optimal yang harus disediakan oleh perusahaan untu memenuhi kebutuhan produksi. Penulis akan mencoba memberikan rekomendasi mengenai tingkat minimum safety stock dan reorder point dari bahan baku yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menunjang kontinuitas produksi. Metode yang akan digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif untuk menggambarkan sistem persediaan serta model persediaan probabilistik dengan EOQ sebagai alat analisis. 11

27 BAB III KERANGKA PEMIKIRAN 3.1. Kerangka Pemikiran Teoritis Seiring dengan pasar yang semakin global, perusahaan semakin dituntut untuk menyediakan produk berkualitas dengan harga murah dan tingkat ketersediaan yang cukup tinggi. Untuk itu perusahaan harus terus menerus melakukan efisiensi dan efektivitas sehingga kinerja perusahaan menjadi maksimal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah menerapkan sistem rantai suplai yang saling berintegrasi Konsep Persediaan Definisi Persediaan Persediaan adalah istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Handoko, 2000). Permintaan akan sumber daya ini bisa internal ataupun eksternal yang meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan. Persediaan merupakan material yang ditempatkan di sepanjang jaringan proses produksi dan jalur distribusi (Render dan Heizer, 2005). Persediaan merupakan suatu aktiva yang terdiri dari barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barangbarang yang masih dalam proses pengerjaan atau proses produksi, ataupun

28 persediaan bahan baku yang masih menunggu penggunaannya dalam proses produksi (Ma arif, 2006). Jadi persediaan merupakan bahan-bahan, bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu (Rangkuti, 2004). Persediaan merupakan unsur paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah yang kemudian dijual kembali Klasifikasi Persediaan Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan (Handoko, 2000). Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat. Menurut jenisnya, persediaan dapat dibedakan menjadi 5 bagian berdasarkan pada posisinya, yaitu : a. Persediaan bahan mentah (raw materials) Persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam produksi. Bahan mentah ini dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para pemasok dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya. b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components) Persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. 13

29 c. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) Persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. d. Persediaan barang dalam proses (work in process) Persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. e. Persediaan barang jadi (finished goods) Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan. Menurut Pujawan (2005), jenis-jenis persediaan berdasarkan fungsinya, dibagi empat yaitu : 1. Pipeline/transit inventory Persediaan ini muncul karena leadtime pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Persediaan ini akan banyak kalau jarak dan waktu pengiriman panjang. Jadi persediaan tipe ini dapat dikurangi dengan mempercepat pengiriman. 2. Cycle Stock Ini adalah persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Persediaan ini mempunyai siklus tertentu. Pada saat pengiriman jumlahnya banyak, kemudian sedikit-demi sedikt berkurang akibat dipakai atau dijual sampai akhirnya habis atau jampir habis, kemudian mulai dengan siklus baru lagi. 3. Persediaan pengaman (safety stock) Fungsinya adalah sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak dari yang 14

30 diperkirakan dibutuhkan selama suatu periode tertentu supaya kebutuhan yang lebih banyak bisa dipenuhi tanpa harus menunggu. Penentuan besarnya persediaan pengaman adalah pekerjaan yang sulit karena terkait dengan biaya persediaan dan service level. 4. Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman dalam menghadapi penggunaan, penjualan atau permintaan yang meningkat. Persediaan juga bisa diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dengan item lainnya (Pujawan, 2005). Item-item yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sebaliknya, kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lain. Klasifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda. Yang termasuk dalam dependent demand item biasanya adalah komponen atau bahan baku yang akan digunakan untuk membuat produk jadi. Kebutuhan bahan baku dan komponen tersebut ditentukan oleh banyaknya jumlah produk jadi yang akan dibuat dengan menggunakan komponen atau bahan baku tersebut. Ketergantungan permintaan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk struktur/komposisi produk atau bill of materials (BOM). Produk jadi biasanya tergolong dalam independent demand item karena kebutuhan akan satu produk jadi tidak langsung mempengaruhi kebutuhan produk jadi lain. 15

31 Fungsi Persediaan Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan. Fungsi fungsi persediaan menurut Handoko (2000) terbagi atas tiga bagian, yaitu : 1. Fungsi Decoupling Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independence). Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan konsumen tanpa tergantung pada pemasok. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya baik jumlah ataupun waktu pengiriman. Persediaan barang diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari konsumen. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan. 16

32 3. Fungsi Antisipasi Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu. Untuk itulah persediaan diperlukan untuk mengisi kekosongan yang ada pada saat-saat tertentu. Selain itu perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman (safety inventories). 4. Fungsi Transit Stock (Persediaan dalam pengiriman) Transit Stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman atau transit yang sering pula disebut work in process stock. Terdapat dua jenis persediaan dalam pengiriman : a. External Transit Stock Persediaan yang masih berada dalam truk, kapal, dan kereta api. b. Internal Transit Stock Persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan. Ma arif (2006), menyatakan bahwa persediaan yang dilakukan perusahaan memiliki beberapa kegunaan, diantaranya adalah : 1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang. Jika barang yang dipesan terlambat datang sedangkan proses produksi berjalan terus, maka persediaan akan dikeluarkan dan dipakai untuk keperluan produksi. Hal ini akan terus-menerus berlangsung sampai barang yang dipesan datang. Untuk pemasok yang tidak menepati waktu pengiriman pesanan barang, maka dapat 17

33 digunakan taktik memperpanjang masa perkiraan datangnya barang sehingga persediaan yang dilakukan lebih besar daripada yang dilakukan terhadap pemasok yang baik. 2. Menghilangkan risiko dari material yang dipesan tidak baik. Jika barang yang dipesan cacat, rusak atau ditolak (reject), maka persediaan dapat digunakan sampai barang yang baik dikirimkan. Barang yang dipesan hendaknya mencapai kualitas yang diinginkan. Jika tidak sesuai dengan kualitas yang disepakati, maka perusahaan dapat menolak barang. 3. Untuk menumpuk barang-barang yang dihasilkan secara musiman. Ini berlaku bagi produk-produk pertanian karena sifatnya musiman maka ketika musim panen, persediaan dilakukan dalam jumlah besar. Sedangkan jika tidak musim, maka persediaan tadi dapat digunakan untuk memenuhi stok yang kosong. 4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan. Pada akhirnya, persediaan memiliki kegunaan untuk mempertahankan agar produksi terus berjalan. Jika produksi berhenti, maka stabilitas operasi perusahaan akan terganggu. 5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal. 6. Memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi. Jaminan perusahaan ini menjadi sangat penting, hal ini disebabkan karena image konsumen terhadap perusahaan. Jika tidak ada jaminan barang jadi selalu tersedia, maka konsumen tidak akan pernah loyal dengan produk yang dihasilkan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Persediaan muncul karena faktor waktu, ketidakpastian waktu datang, ketidakpastian penggunaan dalam perusahaan, faktor ekonomis dan faktor teknis. 18

34 Faktor waktu yaitu faktor yang menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen. Waktu diperlukan untuk membuat jadwal produksi, memotong bahan baku, produksi dan pengiriman barang jadi ke pedagang besar atau konsumen. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (leadtime). Faktor ketidakpastian waktu datang menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen (Indrajit, 2002). Penyebab timbulnya persediaan adalah ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produksi dengan produk yang akan dibuat, waktu tenggang (leadtime) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan Biaya-Biaya Persediaan Menurut Handoko (2000), untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel dibawah ini harus dipertimbangkan antara lain : 1. Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost) Biaya penyimpanan yaitu terdiri dari biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas bahan yang dipesan. Semakin banyak persediaan yang disimpan maka biaya penyimpanan akan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah : 19

35 a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya) b. Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan c. Biaya keusangan d. Biaya perhitungan fisik e. Biaya asuransi persediaan f. Biaya pajak persediaan g. Biaya pencarian, pengrusakan atau perampokan h. Biaya penanganan persediaan Biaya-biaya tersebut merupakan variabel apabila bervariasi dengan tingkat persediaan. Apabila fasilitas penyimpanan (gudang) bukan variabel tetapi tetap, maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. Biaya penyimpanan persediaan biasanya berkisar antara 12 sampai 40 persen dari biaya atau harga barang untuk perusahaan-perusahaan manufacturing biasanya, biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen. 2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering cost atau procurement cost) Biaya-biaya ini meliputi : a. Pemrosesan pesanan dan ekspedisi b. Upah c. Biaya telepon d. Pengeluaran surat menyurat e. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerima f. Biaya pengiriman ke gudang 20

36 g. Biaya uang lancar dan sebagainya Pada umumnya biaya perpesanan (di luar biaya bahan dan kuantitas) tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka pemesanan biaya total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. 3. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set up cost Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan. Perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set up costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari : a. Biaya mesin-mesin menganggur b. Biaya persiapan tenaga kerja langsung c. Biaya penjadwalan d. Biaya ekspedisi dan sebagainya Seperti halnya biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode. Selain itu juga dikenal adanya biaya shortage. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut : a. Kehilangan penjualan b. Kehilangan pelanggan c. Biaya pemesanan khusus 21

37 d. Biaya ekspedisi e. Selisih harga f. Terganggunya operasi g. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktik, terutama karena kenyataannya biaya ini sering merupakan opportunity cost yang sulit diperkirakan secara obyektif Konsep Make to Order dan Make to Stock Sistem make to order digunakan oleh perusahaan yang hanya mempunyai desain produk dan beberapa material standar dalam sistem persediaan (Gasperz, 2005). Aktivitas proses pembuatan produk bersifat khusus yang disesuaikan dengan setiap pesanan pelanggan. Siklus pesanan dimulai ketika pelanggan menspesifikasikan produk yang dipesan, dalam hal ini produsen dapat membantu pelanggan untuk menyiapkan spesifikasi sesuai pesanan pelanggan tersebut. Dalam strategi make to order, perusahaan mempunyai resiko yang sangat kecil berkaitan dengan investasi inventori. Fokus operasionalnya adalah pesanan spesifik dari pelanggan dan bukan pada parts. Perusahaan industri yang memilih strategi make to stock akan memiliki persediaan yang terdiri dari produk akhir (finished product) untuk dapat dikirim dengan segera apabila ada permintaan dari pelanggan (Gasperz, 2005). Dalam strategi make to stock, siklus waktu dimulai ketika produsen menspesifikasikan produk, memperoleh bahan baku, dan memproduksi produk akhir untuk disimpan dalam stok. Dalam strategi make to stock, perusahaan industri memiliki risiko yang tinggi berkaitan dengan investasi inventori, karena pesanan pelanggan secara 22

38 aktual tidak dapat diidentifikasikan dalam proses produksi. Berkaitan dengan hal ini perusahaan industri yang memilih strategi make to stock harus membangun sistem informasi pasar yang andal agar secara lebih akurat dapat meramalkan permintaan aktual dari konsumen. Fokus operasional dari perusahaan industri yang memiliki strategi make to stock terarah pada pengisian kembali persediaan, dimana sistem produksi menetapkan tingkat persediaan berdasarkan pada antisipasi pesanan yang akan datang dan bukan berdasarkan pesanan yang ada sekarang Kerangka Pemikiran Operasional PT X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pangan terutama di industri susu bubuk. Produk-produk yang diproduksi oleh PT X merupakan produk yang memiliki konsumen yang sangat loyal terhadap mutu produk. Untuk itu perusahaan harus benar-benar menjaga eksistensinya di pasar. Untuk menunjang tujuan tersebut, perusahaan harus menjaga kontinuitas produk di pasar sehingga konsumen tidak berpaling ke produk lain. Kebijakan perusahaan saat ini adalah menggunakan sistem make to order dalam seluruh sistem pembuatan produk. Penggunaan sistem ini bertujuan untuk mengurangi biaya persediaan. Namun kelemahan dari sistem ini adalah perusahaan harus senantiasa memiliki bahan baku yang digunakan dalam produksi. Untuk itu perusahaan harus memiliki pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan bahan baku kapanpun dibutuhkan. Selain itu perusahaan harus menjalin kerja sama yang solid dengan pemasok. Namun kendala yang ada saat ini adalah seringnya pemasok tidak mampu memenuhi kebutuhan bahan baku tepat waktu, terutama bahan baku skim sebagai bahan baku mayor. 23

39 Alternatif yang dapat dilakukan adalah penggunaan sistem make to stock ataupun menggabungkan sistem make to stock dan make to order. Hal ini berarti perusahaan menyiapkan persediaan dalam bentuk bahan baku dan baru berproduksi ketika sudah ada permintaan langsung dari konsumen. Persediaan ini penting untuk menghadapi dua resiko yaitu kehilangan keuntungan dari penjualan atau tingginya jumlah pemesanan yang mengakibatkan tingginya biaya pemesanan. Selain itu penyimpanan dilakukan juga untuk mengantisipasi permintaan output yang semakin meningkat dan harga bahan baku yang memiliki kecenderungan meningkat. Hal pertama yang dilakukan pada penelitian ini adalah menentukan decoupling point dari keseluruhan proses produksi. Penentuan decoupling point dapat digunakan sebagai acuan untuk memilih waktu yang tepat untuk menerapkan sistem make to order atau make to stock. Penggunaan sistem make to stock pada akhirnya akan meningkatkan biaya persediaan yang sejalan dengan meningkatnya biaya produksi sehingga harga jual menjadi semakin tinggi. Untuk itu diperlukan penelaahan lebih lanjut mengenai jumlah stok yang optimal untuk memenuhi kebutuhan produksi tanpa meningkatkan biaya produksi lebih tinggi. Penelaahan ini juga dibutuhkan untuk mengetahui jumlah safety stock untuk mengantisipasi tingkat leadtime pemasok yang bervariasi. Untuk menentukan jumlah kebutuhan safety stock digunakan metode EOQ dengan berbagai variasi leadtime yang berbeda. Indikator keberhasilan penggunaan kebijakan ini dapat dilihat dengan membandingkan kedua kebijakan ini baik dari segi biaya maupun jumlah persediaan yang dibutuhkan. Semakin 24