BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Kepuasan Pemakai Sistem Informasi Kepuasan adalah tingkat perasaan seseorang dengan membandingkan kinerja (atau hasil) yang dialaminya dengan yang diharapkannya (Kotler, 1995, p46). Tingkat kepuasan dapat diukur dari kinerja yang dirasakan apakah sesuai dengan harapan. Karyawan akan kecewa jika kinerja / pelayanan dibawah harapan, dan puas jika kinerja sudah sesuai dengan harapannya. Dengan demikian, kepuasan pemakai sistem informasi merupakan hasil perbandingan antara harapan pemakai terhadap sistem informasi dengan kinerja sistem informasi yang ditinjau dari sejumlah aspek sistem informasi. Hal ini menimbulkan terjadinya kesenjangan antara kinerja dan harapan pemakai terhadap suatu sistem informasi. Kesenjangan ini didefinisikan sebagai kinerja sistem informasi dikurangi dengan harapan pemakai terhadap sistem tersebut. Jika kinerja melebihi harapan (kesenjangan positif), maka pemakai telah merasa puas terhadap sistem informasi. Sebaliknya, jika kesenjangan negatif, maka pemakai belum merasa puas terhadap sistem informasi. Kesenjangan positif atau negatif tersebut dapat mengindikasikan suatu keadaan yang terjadi pada sistem informasi yang ada. Kesenjangan positif yang besar mengindikasikan bahwa sistem informasi telah disia-siakan. Sebaliknya, kesenjangan negatif yang besar mengindikasikan suatu kebutuhan akan peningkatan kinerja. 6

2 7 Suatu penelitian oleh Palvia (1996) telah menghasilkan suatu model dan instrumen untuk mengukur kepuasan pemakai terhadap teknologi informasi. Variabel-variabel yang diukur dalam model tersebut adalah meliputi: kecukupan perangkat lunak, pemeliharaan perangkat lunak, isi informasi, keakuratan informasi, format informasi, kemudahan pemakaian, ketepatan waktu, keamanan dan integritas, dokumentasi, dukungan vendor, dan pelatihan dan pendidikan. Model ini dapat dikembangkan menjadi suatu model yang lebih kompleks, dimana sistem informasi ditinjau dari beberapa aspek, yakni jaringannya, perangkat kerasnya, perangkat lunaknya, dan datanya. Dengan model ini, dapat diketahui pada bagian mana dari sistem informasi, pemakai tersebut belum puas. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Doll dan Torkzadeah (1988) terhadap pemakai akhir (end user) yang secara langsung menggunakan program aplikasi, terbukti bahwa kepuasan pemakai akhir (end user computing satisfaction = EUCS) dipengaruhi oleh 5 faktor, yakni isi (content), akurasi (accuracy), format, kemudahan penggunaan (ease of use), dan ketepatan waktu (timeliness). Khusus untuk sistem EDI, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Advanced EDI & Barcoding Corp. terhadap 255 perusahaan kecil dan menengah, ditemukan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut percaya bahwa EDI akan menolong mereka dalam meningkatkan efisiensi perusahaan dan kualitas layanan. Pernyataan ini bersumber dari laporan yang dikeluarkan oleh Advanced EDI & Barcoding Corp. pada tahun 1999.

3 8 Pengukuran kepuasan karyawan diperlukan, karena sekitar 10% sampai dengan 30%, perusahaan tidak mengetahui penyebab berkurangnya konsumen (CSM, 2000). Oleh karena itu, mengetahui tingkat kepuasan karyawan sangat dibutuhkan. Untuk mengukur kepuasan pemakai ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisis kesenjangan, yang dalam hal ini berkaitan dengan perbedaan antara harapan dan persepsi dari karyawan dengan pelayanan yang sudah dilakukan. Analisis kesenjangan ini menggunakan 5 dimensi yang disebut SERVQUAL model, yakni: a. Buki langsung (tangibles), yang meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, dan penampilan staf. b. Keandalan (reliability), yaitu kemampuan staf memberikan pelayanan yang dijanjikan secara akurat dan memuaskan. c. Daya tanggap (responsiveness), yaitu keinginan staf untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap. d. Jaminan (assurance), yang mencakup pengetahuan dan kemampuan staf untuk memberikan kepercayaan dan keyakinan kepada pelanggan. e. Empati, yaitu perhatian staf pada persoalan yang dihadapi pelanggan dan memahami kebutuhan pelanggan. 2.2 Analisis Kesenjangan Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa kepuasan pemakai sistem informasi dilakukan dengan analisis kesenjangan. Ada dua pendekatan yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan, yaitu :

4 9 a. Model Kim, yang menghitung kesenjangan mulai dari perancangan, implementasi hingga proses setelah implementasi. Kesenjangan yang diukur mulai dari harapan pemakai dibandingkan dengan interpretasi programmer, keinginan manajemen, dan kualitas yang terjadi setelah diimplementasikan. b. Pendekatan Miller-Doyle. Pendekatan ini lebih sering digunakan untuk mengukur kepuasan pemakai sistem informasi, karena dilakukan melalui survei / kuesioner. 2.3 Kualitas Bidang Jasa Pelayanan dan karakteristik penyampaian dapat diidentifikasi secara standar, yaitu dengan dilakukan pengukuran baik secara kuantitatif maupun kualitatif secara subyektif. Hal ini tercakup dalam dua bagian, yaitu: persyaratan jasa dan persyaratan penyampaian jasa. Menurut Rothery (1992, pp ), persyaratan jasa memiliki karakteristik khusus, yaitu: a. Kuantitatif, yang mencakup: waktu tunggu, waktu penyampaian, ketepatan pelayanan, kelengkapan pelayanan, dan ketepatan penagihan. b. Kualitatif, yang mencakup: kredibilitas, aksestabilitas, keamanan, kecepatan menanggapi, kebaikan, kenyamanan, estetika, dan kesehatan. Sedangkan pada persyaratan penyampaian jasa, karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Kuantitatif, yang mencakup: kapasitas jasa, kuantitas gudang, jumlah personil, dan waktu proses. b. Kualitatif, yang mencakup: kompetensi, keandalan, dan komunikasi.

5 10 Perbedaan antara persyaratan jasa dan persyaratan penyampaian jasa adalah terletak pada konsepnya. Konsep tersebut mengatakan bahwa persyaratan jasa dapat diamati secara langsung oleh pelanggan, misalnya: waktu tunggu, faktur, dan kompetensi. Sedangkan persyaratan penyampaian jasa tidak selalu dapat diobservasi, tetapi akan berpengaruh pada pelayanan, misalnya: kapasitas dan personil. 2.4 Sumber Daya Sistem Informasi Sumber Daya Jaringan Sumber daya jaringan merupakan jaringan komunikasi yang menghubungkan antar komputer menjadi satu kesatuan, sehingga komponen ini bersifat fundamental dari sistem informasi. Sumber daya jaringan terdiri dari: Media komunikasi, contohnya twisted-pair wire, kabel coaxial, fiber-optic, sistem gelombang mikro, dan sistem satelit komunikasi. Pendukung jaringan, merupakan keseluruhan sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan data yang secara langsung mendukung pengoperasian dan penggunaan jaringan komunikasi Sumber Daya Perangkat Keras Sumber daya perangkat keras terdiri dari semua peralatan dan material fisik yang digunakan dalam sistem informasi. Contoh perangkat keras dalam sistem informasi yang berbasis komputer adalah:

6 11 Sistem komputer, terdiri dari CPU (Central Processing Unit) yang berisi mikroprosesor, dan serangkaian peralatan yang saling terintegrasi. Contoh dari sistem komputer ini adalah sistem mikrokomputer, sistem komputer midrange, dan sistem komputer mainframe besar. Peralatan penunjang komputer, yaitu peralatan-peralatan seperti keyboard dan electronic mouse untuk input data dan perintah; layar video dan printer untuk output informasi; serta disket magnetik, tape magnetik, dan optikal untuk media penyimpanan data Sumber Daya Perangkat Lunak Sumber daya perangkat lunak terdiri dari semua rangkaian instruksi pemrosesan informasi, yang dikenal sebagai suatu program. Program ini berperan untuk mengarahkan dan mengendalikan perangkat keras komputer dan juga untuk memberikan instruksi pemrosesan informasi yang dibutuhkan orang-orang, yang dikenal sebagai prosedur. Contoh sumber daya perangkat lunak adalah sebagai berikut: Perangkat lunak sistem, terdiri program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung operasi suatu sistem komputer, misalnya: UNIX, Windows, dan lainlain. Perangkat lunak aplikasi, yaitu program yang mengarahkan pemrosesan untuk penggunaan khusus komputer oleh pemakai akhir. Contohnya program analisis penjualan, program gaji, dan program pemrosesan kata.

7 12 Prosedur, yaitu instruksi pengoperasian untuk orang-orang yang akan menggunakan suatu sistem informasi. Contohnya instruksi untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan paket perangkat lunak Sumber Daya Data Data adalah lebih dari bahan mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manajer dan profesional sistem informasi karena sadar akan nilai data sebagai sumber daya organisasional. Oleh karena itu data harus dipandang sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif untuk memberi manfaat bagi semua pemakai akhir dalam organisasi. Sumber daya data dari sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi: Databases yang menyimpan data yang telah diproses dan diorganisir. Knowledge bases yang menyimpan pengetahuan dalam serangkaian bentuk seperti fakta-fakta, aturan-aturan, dan contoh-contoh kasus tentang praktek bisnis Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk operasi dalam sistem informasi. Sumber daya manusia disini termasuk pemakai akhir (end users) dan spesialis sistem informasi (IS specialists). Pemakai akhir (juga disebut pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkannya, seperti akuntan, tenaga penjual, juru tulis, pelanggan, ataupun manajer.

8 13 Spesialis sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka termasuk analis sistem, programer, operator komputer, dan personel sistem informasi manajerial, teknikal, dan klerikal lainnya. Singkatnya, analis sistem merancang sistem informasi berdasarkan kebutuhan informasi dari pemakai akhir, programmer menyiapkan programprogram komputer berdasarkan spesifikasi dari analis sistem, dan operator komputer mengoperasikan sistem-sistem komputer besar. 2.5 Jenis Pelayanan di Pelabuhan Laut Tujuan kegiatan suatu pelabuhan dapat dikaitkan dengan kepentingan ekonomi, kepentingan pemerintah, swasta, dan lain-lain. Berdasarkan Peraturan Pemerintah no.11 tahun 1983 tentang Pembinaan Kepelabuhan, bab I pasal 1 ayat (a) disebutkan bahwa: Pelabuhan adalah tempat berlabuh dan/atau tempat bertambatnya kapal laut serta kendaraan air lainnya, menaikkan dan menurunkan penumpang, bongkar muat barang dan hewan serta merupakan daerah lingkungan kerja kegiatan ekonomi. Dalam perkembangan selanjutnya, pengertian pelabuhan berkembang menjadi suatu prasarana dan sistem. Dengan demikian pelabuhan merupakan suatu lingkungan kerja, baik darat maupun perairan, yang dilengkapi dengan fasilitas tempat berlabuh dan bertambatnya kapal, untuk terselenggaranya bongkar muat kapal dan barang (Salim, 1998, p98).

9 14 Berdasarkan pengertian pelabuhan yang lebih luas, jenis pelayanan di pelabuhan laut dapat dibagi menjadi 3 hal, yaitu: a. Pelayanan kapal, yang terdiri dari: jasa labuh, jasa pandu, jasa tambat, dan pelayanan air. b. Pelayanan barang, yaitu penyediaan fasilitas yang diperlukan untuk melayani kepentingan penanganan barang-barang melalui pelabuhan, baik untuk barang ekspor-impor maupun perdagangan antar pulau. Dalam pelayanan barang ini banyak instansi maupun perusahaan yang terlibat, yaitu: Instansi Administrator Pelabuhan, Instansi Bea & Cukai, PT. Pelindo, Instansi Kesehatan Pelabuhan, Instansi Karantina, Instansi Keamanan, Perusahaan Pelayaran, Perusahaan Bongkar Muat, Freight Forwarder, dan tenaga kerja bongkar muat. c. Pelayanan rupa-rupa usaha, yang terdiri dari: tanah, perairan, bangunan, air bersih, listrik, pas dan retribusi, serta alat-alat mekanis. 2.6 Transaksi Dokumen Dalam setiap proses bisnis, informasi menjadi bagian penting yang harus dikuasai. Oleh karena itu, pertukaran informasi memegang peranan penting dalam proses bisnis. Untuk menunjang kesuksesan pertukaran informasi, dibutuhkan suatu teknologi informasi yang benar-benar andal. Keandalan ini akan mendukung suatu sistem informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Pertukaran informasi ini erat kaitannya dengan proses transaksi dokumen, karena di dalam suatu dokumen terkandung data yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan, yang jika diolah dengan benar akan

10 15 menghasilkan suatu informasi yang berguna. Proses transaksi dokumen dapat digambarkan secara sederhana sesuai dengan blok diagram berikut ini: Transaksi masuk Transaksi keluar Pengeditan transaksi Penyortiran Pengolahan transaksi Kendali transaksi Gambar 2.1 Proses Transaksi Dokumen Langkah awal pada proses transaksi dokumen adalah permohonan dokumen, dimana transaksi masuk. Selanjutnya, transaksi diedit sesuai dengan kebutuhan dan dilakukan dengan bantuan komputer. Lalu transaksi yang bertumpuk diurutkan sesuai dengan waktu pengajuan dokumen. Langkah berikutnya adalah pengolahan transaksi yang juga didukung oleh kendali transaksi. Kendali ini dibutuhkan untuk memeriksa setiap kesalahan yang terjadi, seperti ketidaklengkapan dokumen, kesalahan pengisian, kesalahan penyortiran, dan lain-lain. Pada proses pengolahan data ini juga dilakukan penyesuaian format data dokumen yang telah distandarisasi. 2.7 Pertukaran Data Elektronik (EDI) Definisi dan Manfaat Sistem EDI Pertukaran Data Elektronik (EDI) merupakan transmisi elektronik dari sumber dokumen antar komputer dari organisasi-organisasi yang berbeda. Secara khusus, perangkat lunak EDI digunakan untuk mengubah format dokumen suatu perusahaan

11 16 menjadi format EDI yang terstandarisasi. Transaksi data yang terformat ditransmisikan melalui rantai jaringan antar komputer, tanpa menggunakan kertas dan intervensi manusia. Terdapat berbagai macam definisi EDI, tetapi ada 2 kata kunci yang perlu dipahami, yaitu komunikasi antar komputer dan aturan transaksi. Keduanya adalah faktor utama yang berperan dalam penguasaan dan pengembangan EDI. Sebagaimana halnya dengan sistem informasi pada umumnya, sistem EDI juga meliputi 5 komponen utama yang saling berkaitan satu sama lain, yang meliputi orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi (communications networks), dan sumber data (data resources). Kelima komponen tersebut harus terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat diciptakan suatu efisiensi dan efektivitas dalam suatu organisasi / perusahaan. Information Systems People Data Software Hardware Networks Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi (O Brien, 1998, pp. 10) Secara garis besar, manfaat sistem EDI bagi perusahaan dapat ditinjau dari manfaat langsung dan manfaat tidak langsung yang akan diperoleh perusahaan.

12 17 Adapun manfaat-manfaat yang dapat diberikan oleh sistem EDI ini dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 2.1 Manfaat Sistem EDI bagi Perusahaan (O Brien, 1999, p335) Arah Manfaat Manfaat Alasan Manfaat Langsung Mangurangi biaya transaksi. Pengurangan kertas dan tenaga kerja. Manfaat Tidak Langsung Meningkatkan aliran kas. Mengurangi tingkat persediaan (inventory). Kualitas informasi lebih baik. Meningkatkan efisiensi operasional. Pelayanan lebih baik. Memperbaiki hubungan dagang dengan partner. Meningkatkan kemampuan untuk berkompetisi. Kecepatan proses dan pertukaran informasi. Siklus pemesanan pendek, sehingga dapat mengurangi biaya pemesanan. Meningkatkan ketepatan waktu, akurasi, dan aksesbilitas informasi. Memperbaiki operasi internal berupa pengurangan waktu dan biaya. Waktu layanan lebih singkat. Menumbuhkan kepercayaan melalui tukarmenukar informasi dan menghilangkan faktor-faktor pengganggu. Meningkatkan kemampuan untuk meraih pasar baru dan menyediakan pelayanan yang lebih baik pada harga yang rendah Sistem EDI Pelabuhan Sistem EDI dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi / perusahaan. Oleh karena itu, jenis sistem EDI dapat beraneka ragam, seperti EDI Kepabeanan, EDI Pelabuhan, EDI Konversi Efek, EDI Supply Chain, dan lain-lain. Dalam tesis ini dibahas mengenai EDI Pelabuhan, karena sistem EDI ini diterapkan di Pelabuhan Laut Tanjung Priok untuk membantu kelancaran proses pertukaran data.

13 18 EDI Pelabuhan merupakan sistem pertukaran data secara elektronik yang dikembangkan oleh PT. Pelabuhan Indonesia II untuk memepermudah sistem bongkar muat peti kemas di pelabuhan laut. Komunitas dari sistem EDI Pelabuhan ini dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 2.3 Komunitas Sistem EDI Pelabuhan (EDI Indonesia On-line, 2001) Dokumen-dokumen EDI yang digunakan dalam sistem EDI Pelabuhan ini, antara lain: - CUSREP: dokumen pemberitahuan kedatangan kapal. - CUSCAR: dokumen yang menjelaskan isi peti kemas (manifest). - BAPLIE: dokumen yang menjelaskan posisi peti kemas di kapal (bay plan). - COARRI: laporan realisasi bongkar muat peti kemas.

14 19 - INVOIC: dokumen tagihan. - DEBADV: informasi debit dari bank. - CREADV: informasi kredit dari bank. - IFCSUM: dokumen permintaan mengenai pengeluaran barang. - APERAK: tanggapan terhadap permintaan pengeluaran barang. - CODECO: laporan pengeluaran atau penerimaan peti kemas. - PAYORD: dokumen perintah pembayaran. - IFTSAI: permintaan informasi kapasitas kapal yang tersedia. - COPARN: laporan peti kemas yang akan dimuat ke kapal Proses yang Terjadi dalam Sistem EDI Proses EDI terdiri dari tiga fungsi yang terdapat dalam masing-masing sistem komputer. Perusahaan yang memiliki dokumen-dokumen yang terintegrasi dalam EDI, harus memelihara sistem aplikasi dan hubungan antar-muka EDI (EDI interface), perangkat lunak EDI, dan komunikasi. Ketiga fungsi tersebut memiliki beberapa peranan dalam proses EDI, yaitu: a. Sistem aplikasi dan hubungan antar-muka, berperan untuk: - memproses data, untuk dikirim ke atau diterima dari, partner bisnis. - memindahkan transaksi elektronik ke/dari sistem aplikasi. - memisahkan transaksi-transaksi. - mengirim transaksi-transaksi yang masuk ke sistem aplikasi dan membawa transaksi tersebut dari sistem aplikasi ke transmisi luar. b. Perangkat lunak EDI, berperan untuk:

15 20 - memanipulasi aliran data antara sistem aplikasi dan sistem komunikasi. - menerjemahkan dokumen bisnis ke dalam format X.12 (standar EDI). - membuat pernyataan fungsional, yaitu transaksi EDI yang memberitahukan partner bisnis bahwa dokumen elektronik telah diterima. - memeriksa identitas partner bisnis. - mengesahkan transaksi-transaksi, yakni dengan membandingkan arsip (file) master dengan informasi yang dikirim. c. Komunikasi, berperan untuk: - mengirim/menerima data ke/dari partner bisnis melalui suatu jaringan. - memproteksi data dari kesalahan pengiriman atau interupsi-interupsi. Contoh proses EDI seperti yang terlihat pada gambar 2.4 menunjukkan suatu proses pemberitahuan pengiriman (shipment) dari pabrik ke pelanggan. Proses EDI tersebut meliputi beberapa tahapan, yaitu: - Data dikutip dari database pengiriman yang terdapat pada pabrik. - Data diterjemahkan oleh perangkat lunak EDI menjadi standar X.12 format EDI pemberitahuan pengiriman. - Pemberitahuan pengiriman dengan standar X.12 dikirim melalui jaringan VAN (Value-Added Network) ke perusahaan pelanggan. - Pemberitahuan pengiriman dengan standar X.12 diterima oleh pelanggan. - Pemberitahuan pengiriman dengan standar X.12 diterjemahkan menjadi suatu format yang dapat digunakan untuk memperbaharui database pelanggan.

16 21 Gambar 2.4 Contoh Proses EDI Standarisasi dan Format Data dalam Sistem EDI Komunikasi yang digunakan dalam sistem EDI berbentuk suatu jaringan (network), seperti LAN (Local Area Network), intranet, extranet, dan internet. Untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer lain, diperlukan suatu aturan tertentu, yang dikenal dengan nama protokol. Berbagai protokol komunikasi data telah dikembangkan guna memenuhi kebutuhan akan protokol komunikasi data yang handal. Beberapa jenis protokol yang sudah terkenal antara lain: X.25, Asynchronous, Bisynchronous, TCP/IP, IPX, SNA, dan lain-lain. Implementasi dari jenis-jenis protokol tersebut telah diterapkan di berbagai bidang. Sebagai contoh: salah satu penerapan X.25 adalah untuk transfer data antar bank, TCP/IP digunakan sebagai protokol utama di Internet, IPX diterapkan oleh Novell Netware dalam pembentukan Local Area Network, dan lain-lain.

17 22 Dari berbagai jenis protokol yang ada, seluruhnya dapat digunakan dalam proses implementasi EDI. Hal ini disebabkan karena EDI bekerja pada tingkat aplikasi seperti yang telah dijelaskan pada definisi EDI. Ia tidak menangani proses penyampaian dan transfer data dari satu komputer ke komputer yang lain. Ia hanya menangani proses pengaturan bentuk data yang akan dikirim/diterima sesuai format data yang diinginkan oleh masing-masing pihak. Ada dua alternatif yang dapat ditempuh perusahaan untuk pengadaan komunikasi ini. Alternatif pertama, adalah menyediakan fasilitias komunikasi secara langsung ke partner bisnis. Alternatif kedua, adalah menggunakan layanan pihak ketiga, yakni Value-Added Network (VAN). EDI VANs menyediakan suatu jaringan komunikasi yang menghubungkan partner-partner bisnis, tanpa memperhatikan platform perangkat keras individual atau jenis protokol komunikasi. Masing-masing partner menghubungi VAN, dan VAN mengelola koneksi-koneksi tersebut ke semua partner bisnis yang telah terhubung. Dalam pemilihan VAN, harus diperhatikan beberapa kriteria, yaitu: - Mengikuti standar ASC X Jenis protokol yang disediakan dan kecepatan komunikasi. - Biaya dasar sambungan komunikasi dan biaya lain-lain. - Layanan backup dan recovery data. - Keamanan data yang dikirimkan. - VAS (Value-Added Services) yang dimiliki. Hal penting lainnya dari sistem EDI adalah masalah format data yang harus sesuai dengan standar. Pembentukan data untuk suatu aplikasi harus diterjemahkan

18 23 oleh suatu translator. Oleh karena itu, suatu translator harus mengetahui bagaimana untuk mengakses data dan mengerti format data. Untuk mengakses data, translator harus mendukung suatu file interface. Untuk transaksi ke luar, suatu aplikasi mencatat data transaksi ke suatu file (yang disebut sebagai suatu flat-file). Translator membentuk data berdasarkan aturan penulisan yang telah ditentukan dalam EDI dan juga memproduksi suatu file EDI yang siap untuk dikirim ke partner bisnis. Untuk transaksi ke dalam, translator memeriksa versi standar dan release yang didukung, serta kalimat (syntax) dari pertukaran, yang semuanya harus sesuai dengan standar. Translator memproduksi suatu flat-file untuk aplikasi sebagai hasil keluaran (output). Standar yang biasanya digunakan dalam EDI adalah X.12 (EDIFACT) yang distandarisasi pada tahun 1979 oleh American National Standards Institute (ANSI).