DATA dan INFORMASI DATA INFORMASI

Transkripsi

1 KONSEP INFORMASI 1

2 DATA dan INFORMASI DATA benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai INFORMASI data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana data tersebut (Mc Fadden,dkk) Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi bagi tingkat lainnya Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan 2

3 Ciri Ciri INFORMASI BENAR ATAU SALAH Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap kenyataan BARU Informasi benar-benar baru bagi si penerima TAMBAHAN Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan terhadap informasi yg telah ada KOREKTIF Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yg salah /kurang benar PENEGAS Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat 3

4 Model Sistem Komunikasi MODEL SHANNON & WEAVER 4

5 Model Sistem Komunikasi Model ini terdiri dari lima elemen : INFORMATION SOURCE : adalah yang memproduksi pesan TRANSMITTER : yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal CHANNEL : adalah saluran pesan RECEIVER : adalah pihak yang menguraikan atau mengkonstruksikan pesan dari sinyal DESTINATION : adalah dimana pesan sampai DISTORSI : disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain BISING : adalah gangguan tidak menentu dan tidak terduga 5

6 Redudansi sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable) dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high predictable), maka informasinya rendah (low information). contoh : Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata Helo, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly redundant). Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang noise) contoh : ejakata: copy c o p y, gift g i f t, dll. 6

7 Entropi konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang ada tinggi (high information). Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik. 7

8 Reduksi Data Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan untuk dipakai manusia. Reduksi data terdiri dari : Klasifikasi data dan Kompresi Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian Inferensi (Pengambilan Keputusan ) Klasifikasi data dan Kompresi Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda menyatakan pemampatan / kompresi data. 8

9 Reduksi Data Klasifikasi data Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan mendeskripsikan data Ordinal : perlu urutan peringkat Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara mencacah Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh dengan cara menghitung Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi dalam pengambilan keputusan. 9

10 Reduksi Data Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan misalnya : DIREKTUR : meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing masing wiraniaga dan berdasarkan produk Contoh : Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg tersedia 10

11 Reduksi Data Inferensi (Pengambilan Keputusan ) mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam organisasi Contoh pesan inferensi : Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima inferensi mengandalkan data ini. 11

12 Mutu INFORMASI Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus diperhatikan: Akurat Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan. Tepat Waktu Relevan Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat. Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah berbeda-beda. 12

13 Mutu INFORMASI Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu: 1. Manfaat Informasi 2. Biaya mendapatkan informasi Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dgn biaya mendapatkannya. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit. 13

14 Sumber Sumber Kesalahan Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar Data hilang atau tidak terolah Kesalahan batas atau mengkoreksi data File historis / induk yg salah Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah program) Kesalahan yg disengaja 14

15 Sumber Sumber Kesalahan Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn : Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan Audit intern dan ekstern Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran & pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg mungkin terjadi 15

16 Usia INFORMASI Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. 2 (dua) Aspek yang mempengaruhi : Interval Informasi dihasilkan secara periodik Keterlambatan (delay) lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval sampai informasi tersebut berada di tangan penerima. 16

17 Usia INFORMASI Dibedakan 2 jenis data : 1. Data kondisi yg berhubungan dgn sebuah titik waktu contoh : persediaan barang pada 31/12/ Data operasi yg mencerminkan perubahan dalam satu periode tertentu contoh : sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan selama seminggu. 17

18 Usia INFORMASI i = interval informasi interval antara laporan-laporan d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi & terbitnya laporan utk manajemen Informasi kondisi Informasi operasi Usia maksimum d + i d i Usia rata-rata d + 0.5i d + i Usia minimum d d i 18

19 Fungsi INFORMASI Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian pemakai informasi Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai tujuan. 19

20 Biaya INFORMASI Biaya perangkat keras Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan dari satu metode ke metode lain Biaya operasi 20

21 Nilai INFORMASI Mudah diperoleh Luas & Lengkap Ketelitiannya Relevansinya Tepat waktu Kejelasan Keluwesan Dapat dibuktikan Tidak ada prasangka Dapat diukur 21