KONSEP SISTEM INFORMASI (KSI)

Transkripsi

1 KUMPULAN PRESENTASI KONSEP SISTEM INFORMASI (KSI) STMIK JAYAKARTA 2012

2 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen 1 Definisi SIM Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi 2

3 Komponen Pembangun SIM Hardware Software Prosedur Model Manajemen & Pengambilan Keputusan Database 3 Komponen Pembangun SIM Hardware Perangkat keras bagi suatu sistem informasi atas komputer CPU INPUT DEVICE CONTROL UNIT ALU INTERNAL MEMORY OUTPUT DEVICE EKSTERNAL MEMORY 4

4 Komponen Pembangun SIM Software Software Sistem Sistem operasi Penerjemah bahasa Program utility Software Aplikasi Software aplikasi pemrograman sendiri Software aplikasi paket jadi 5 Komponen Pembangun SIM Prosedur / Pedoman Prosedur merupakan komponen fisik krn prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti : buku panduan dan instruksi. 3 jenis prosedur yg dibutuhkan : instruksi untuk pemakai instruksi untuk penyiapan masukan instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer 6

5 Manajemen Informasi sebagai Sumber Daya yg dibutuhkan Perusahaan Kegiatan bisnis yg semakin kompleks Pengaruh ekonomi internasional Persaingan dunia Kompleksitas teknologi yg semakin meningkat Batas waktu yg singkat Kendala-kendala sosial Meningkatnya kemampuan kamputer sebagai alat bantu dalam perusahaan 7 Subsistem dari SIM 1. Fungsi Organisasi Fungsi keuangan Fungsi SDM Fungsi Jasa Informasi Manufaktur Pemasaran 8

6 Hubungan Tingkat Manajerial & Fungsi Organisasi perusahaan Perencanaan Strategis Pengendalian Manajemen Pengendalian operasional Keu. SDM Jasa Inform. Manufaktur Pemasaran 9 Subsistem dari SIM 2. Aktifitas manajemen Perencanaan strategis perumusan sasaran & rencana strategis Pengendalian manajemen perumusan anggaran & alokasi sember daya Pengendalian operasional penjadualan aktifitas & laporan prestasi Pengolahan transaksi pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan 10

7 Peranan Manajer sebagai Pengguna SIM SIM utk Perencanan strategis dan kebijakan & pengambilan keputusan Informasi Manajemen utk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan Informasi manajemen utk perencanaan operasional, pengambilan keputusan TOP MANAGER MIDDLE MANAGER LOW MANAGER Proses Transaksi & inquiry response 11 Pengaruh Tingkatan Manajemen Terhadap Sumber & Bentuk Penyajian Informasi Lingkungan Perencanaan Strategis Pengendalian Manajemen Ringkas Internal Pengendalian Operasional Rinci Pengaruh pada Sumber informasi Pengaruh pada Bentuk informasi 12

8 Evolusi Sistem Informasi Barbasis Komputer 1. EDP / SIA Electronic Data Processing / Sistem Informasi Akuntansi, melaksanakan aplikasi akuntansi, aplikasi ini ditandai dgn pengolahan data yg tinggi Mengumpulkan data yg menjelaskan tentang perusahaan Mengubah data tsb menjadi informasi Menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan 13 Evolusi Sistem Informasi Barbasis Komputer 2. SIM (Sistem Informasi manajemen) Integrasi manusia dan mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional, manajemen & pengambilan keputusan dalam organisasi 3. SPK (Sistem Penunjang Keputusan) sistem komputer yg interaktif yg membantu pembuatan keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data & model untuk memecahkan masalah yg tidak terstruktur 14

9 Evolusi Sistem Informasi Barbasis Komputer 4. OA (Office Automation) Semua sistem elektronik formal & informal terutama yg berkaitan dengan komunikasi informal ke dan dari orang-orang di dalam maupun luar perusahaan 5. Sistem Pakar Merupakan program komputer yg berfungsi seperti manusia yaitu memberi konsultansi kepada pemakai mengenai cara pemecahan masalah 15 Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu lain Akuntansi manajemen Akuntansi keuangan, berhubungan dgn pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu Akuntansi manajerial, berhubungan dgn perilaku biaya & analitss lain yg bermanfaat untuk keputusan manajerial 16

10 Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu lain Riset Operasional Penekanan pada pendekatan sistematis untuk penyelesaian masalah Memakai model & prosedur matematik serta statistik dalam analisis Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara optimal 17 Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu lain Manajemen dan Teori Organisasi Sifat dari teori keorganisasian & pengambilan keputusan secara pribadi / perorangan Motivasi dari setiap pribadi Bagian proses & pengambilan keputusan Teknik kepemimpinan Keorganisasian yg mengubah proses Struktur & desain keorganisasian 18

11 Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu lain Pengetahuan Komputer Pengetahuan komputer meliputi : Algoritma Komputasi Software Stuktur data 19

12 KOMPUTER SEBAGAI ALAT BANTU PADA SISTEM INFORMASI Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 1 HARDWARE Komponen Pokok Hardware Komputer : 1. Input 2. Pemrosesan (CPU) 3. Penyimpanan 4. Output Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 2

13 INPUT DEVICE peralatan yang berfungsi untuk memasukkan data kedalam komputer. Alat masukan dapat digolongkan ke dalam beberapa golongan yaitu : 1. keyboard 2. pointing device 3. scanner 4. sensor 5. voice recognizer Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 3 INPUT DEVICE Visual display Terminal (VDT) = Visual display unit terdiri dari : keyboard, monitor Pointing Device mouse, touch screen, light pen, digitizer graphic tablet Scanner magnetic Ink character recognition (MICR) Optical Data reader Sensor OCR (Optical Char. Reader), Barcode, OMR (optical Mark Reader) Camera Digital, Camera Recorder (Camcorder) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 4

14 CPU / CENTRAL PROCCESING UNIT Internal Memory/Main Memory berfungsi untuk menyimpan data dan program. ALU (Arithmatic Logical Unit) untuk melaksanakan berbagai macam perhitungan aritmatik & logika yg terjadi sesuai dengan instruksi program Control Unit bertugas untuk mengatur dan mengendalikan seluruh peralatan yang ada pada sistem komputer. Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 5 MEMORY Internal Memory /primary storage Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 6

15 MEMORY External Memory / secondary storage Data-data yang tersimpan didalam external memory bersifat tetap, artinya data tersebut tidak akan hilang walaupun tidak ada listrik yang mengalirinya (non Volotile). Magnetic Tape Disket Hard Disk Compact Disk Flash Disk Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 7 OUPUT DEVICE Peralatan yang berfungsi untuk mengeluarkan hasil pemrosesan ataupun pengolahan data yang berasal dari CPU kedalam suatu media yang dapat dibaca oleh manusia ataupun dapat digunakan untuk penyimpanan data hasil proses. Ouput yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam 3 bentuk : tulisan, image, suara Alat keluaran berbentuk : - hard copy device - soft copy device Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 8

16 OUPUT DEVICE hard copy device dot matrix Ink-Jet Laser Jet Plotter soft copy device Speaker cathode ray tube (CRT). Liquid Cristal Display (LCD) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 9 SOFTWARE SOFTWARE KOMPUTER SYSTEM SOFTWARE SISTEM OPERASI TRANSLATOR / COMPILER APPLICATION SOFTWARE PEMROGRAMAN SENDIRI APLIKASI PAKET JADI PROGRAM UTILITY Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 10

17 SOFTWARE Bahasa Penterjemah Bahasa Generasi Pertama Bahasa mesin Bahasa Generasi Kedua Assemblers Bahasa Generasi Ketiga Compiler dan Interpreter Bahasa Generasi Keempat Natural language Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 11 DATABASE & FILE AKSES Era sebelum database Menggunakan file tradisional Data belum terintegrasi Terdapat duplikasi Tidak konsisten Keamanan data kurang terjamin Tidak Standard Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 12

18 DATABASE & FILE AKSES MODEL DATA I.Model data Logik Hirarki data Hirarki data tradisional : FILE RECORD ELEMEN DATA Urutan data Urutan tampilan data logik bergantung pada maksud laporan yg disiapkan, hal ini tdk mempunyai hubungan yg penting dengan urutan fisik dimana record disimpan. contoh : - urut berdasarkan NPM - urut berdasarkan NAMA, ALAMAT Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 13 Jenis-jenis file File Utama File informasi yang tetap. Digunakan sebagai sumber data referensi untuk pemrosesan transaksi-transaksi & beberapa pengumpulan informasi berdasarkan data transaksi File Transaksi kumpulan record-record yang menuliskan aktivitas / transaksi dari organisasi File Laporan sebuah file buatan dari pengutipan data untuk mempersiaokan laporan Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 14

19 Komponen database Database adalah Suatu koleksi data komputer yg ter integrasi, di organisasikan & disimpan dalam suatu cara yg memudahkan pengambilan kembali Hirarki data : Database File Record Fields Konsep database Integrasi logis dari record-record dalam banyak file Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi Model data Fisik / Penyimpanan Sekunder Penyimpanan Sequential (berurut) Suatu organisasi / penyusunan data di suatu media penyimpanan yg terdiri dai 1 record mengikuti 1 record lain dalam urutuan tertentu contoh : SASD (punched card, pita magnetik) Penyimpanan Direct (langsung) suatu cara mengorganisasikan data yg memungkinkan record-record ditulis & dibaca tanpa pencarian secara berurutan contoh : Direct Access Storage Device (DASD) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 16

20 ORGANISASI FILE Organisasi file secara sequential Pengaksesan dilakukan secara berurutan berdasarkan suatu kunci tertentu Organisasi file secara random Pengaksesan dilakukan berdasarkan posisinya (alamat) tiap lokasi dapat dibaca tanpa pembacaan lokasi yg mendahuluinya. Ini berarti bahwa data yg disimpan dalam file dapat diperoleh langsung jika alamat dari rekaman telah diketahui Organisasi file indeks Pengaksesan dilakukan berdasarkan indeksnya.file indeks dibuat dari suatu field tertentu Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 17 KOMUNIKASI DATA Komunikasi Data Pergerakan data & informasi yg dikodekan dari satu titik ke titik lainmelalui perlatan listrik atau elektromagnetik, kabel serta optik atau sinyal gelombang mikro Istilah lain komunikasi data : Teleprocessing Telekomunikasi Telecom Datacom Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 18

21 Skema Dasar Komunikasi Data Terminal Modem saluran Modem Komputer Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 19 Terminal Printer Jaringan Komunikasi Data Yang diperluas Cluster control unit Multiplexer Modem Terminal Jenis lain Media transmisi Modem Multiplexer Front-end processor Host komputer Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 20

22 Perangkat Keras Komunikasi Cluster control unit membangun hubungan antara terminal yg dikendalikan dgn peralatan-peralatan & saluran. Alat ini memungkinkan beberapa terminal berbagi printer / mengkases beberapa komputer melalui saluran-saluran yg berbeda Modem peratan khusus yg digunakan agar sirkuit telepon dapat digunakan sebagai komunikasi data. Modem mengubah sinyalsinyal elektronik dari peralatan komputer menjadi sinyal-sinyal elektronik dari sirkuit telepon dan sebaliknya Multiplexer alat yg memungkinkan pengiriman dan penerimaan pesan secara serentak Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 21 Perangkat Keras Komunikasi Media Transmisi melaksanakan fungsi transmisi dalam berbagai cara contoh : kabel, fiberoptik Front -End Processor menangani lalu lintas data yg masuk & keluar bagi host komputer. Berfungsi sebagai unit input/output dari host dengan menerima pesan-pesan dari terminal Host mengerjakan pemrosesan data untuk jaringan Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 22

23 Software Komunikasi Data Perangkat lunak memungkinkan semua unit hardware datacom bekerja sebagai suatu sistem. macam-macam software berdasarkan lokasinya : Software dalam Host (telecommunications monitor or TCM) Software dalam Front-end processor (network control program) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 23 Arah Transmisi Arah transmisi menyatakan arah isyarat dalam media transmisi Mode Transmisi dapat berupa : Simplex Isyaratberjalansatuarah Half Duplex Mendukung pengiriman istarat dengan dua arah, tetapi tidak dalam waktu bersamaan Full Duplex Memungkinkan isyarat berjalan dalam 2 arah dalam waktu yg bersamaan Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 24

24 Jaringan LAN (local area network) Jaringan komputer yg mencakup area terbatas seperti dalam satu ruang, gedung, atau beberapa gedung yg berdekatan Umumnya menggunakan media transmisi kabel, wireless LAN MAN (metropolitan area networks) Areanya mencakup area satu kota (10-45km) Umumnya menggunakan media transmisi gelombang radio, leased line )jalur sewa) WAN (wide area network) Meliputi area geografis yang luas mencakup antarkota, antarnegara Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 25 Pendekatan Dasar Jaringan pada Pemrosesan Timesharing Terdiri dari 1 komputer tunggal yg dipakai bersama oleh beberapa pemakai yg memperoleh akses melalui terminalterminal Distribusi Pemrosesan Jaringan yg mendistribusikan komputer-komputer mini dan mikro diseluruh organisasi Client/server computing Client adalah pemakai, umumnya yang mengakses jaringan melalui komputer workstation Server dapat berukuran apapun seperti mainframe, mini, bahkan mikro Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 26

25 Topologi Jaringan Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara fisik dalam suatu jaringan Secara garis besar terbagi 3 : BUS, RING, STAR Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 27 Protokol suatu tata cara yg digunakan untuk melaksanakan pertukaran data antara 2 buah sistem dalam jaringan OSI (Open System Interconnection) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 28

26 Sistem Operasi Jaringan (NOS) Windows NT, 2000 server, 2003 server Novell Netware Unix (FreeBSD, Linux, Solaris, HP-UX,..) Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 29 Alat Alat Jaringan Konektor UTP (RJ 45) NIC HUB SWITCH ROUTER Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 30

27 KABEL UTP (UnshieldedTwistedPai) STP (Shielded Twisted Pair) Coaxial Fiber Optic Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 31

28 Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan 1

29 Definisi SISTEM Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. SUBSISTEM adalah Sistem didalam suatu sistem dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat Suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebih besar, sistem yg lebih besar itu adalah SUPERSISTEM 2

30 Karakteristik Sistem Karakteristik Sistem terdiri dari : Komponen (Elemen) Batasan sistem (Boundary) Lingkungan luar (Environment) Penghubung sistem (Interface) Masukan (Input) Keluaran (Output) Sasaran sistem (Objective) 3

31 Karakteristik Sistem Komponen (Elemen) Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem Batasan (Boundary) daerah yg membatasi antara sistem yg satu dgn yg lainnya / dgn lingkungan luar Lingkungan luar sistem (environment) segala sesuatu di luar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem. contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank, Pesaing 4

32 Karakteristik Sistem Penghubung Sistem (interface) suatu media penghubung antara 1 subsistem dgn subsistem lainnya. Masukan (Input) energi yg dimasukkan ke dalam sistem. Pada sistem informasi, masukan dapat berupa : Data transaksi Data non transaksi (misal : surat pemberitahuan) instruksi 5

33 Karakteristik Sistem Keluaran (Output) hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yg berguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidak berguna (limbah) Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa : Informasi Saran Cetakan laporan Sasaran sistem (objective) suatu tujuan yg ingin dicapai oleh suatu sistem 6

34 Model Umum Sistem masukan SISTEM keluaran Konfigurasi Komputer sebagai sistem interface Subsistem pengolah INPUT CPU OUTPUT Subsistem input Subsistem output STORAGE Subsistem penyimpanan 7

35 Klasifikasi Sistem Sistem Abstrak sistem yg berisi gagasan atau konsep contoh : sistem teologi Sistem Fisik sistem yg secara fisik dapat dilihat contoh : sistem komputer, sistem transportasi 8

36 Klasifikasi Sistem Sistem Deterministik sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepat contoh : program komputer Sistem Probabilistik sistem yg tidak bisa diramal dgn pasti karena mengandung unsur probabilitas contoh : arisan, stok barang 9

37 Klasifikasi Sistem Sistem Tertutup sistem mandiri, sistem yg tidak bertukar materi, informasi, atau energi dgn lingkungan(tidak dipengaruhi oleh lingkungan) contoh : reaksi kimia dlm sebuah tabung tertutup Sistem Terbuka sistem yg berhubungan dgn lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan contoh :sistem keorganisasian, sistem penawaran 10

38 Klasifikasi Sistem Sistem alamiah sistem yg terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia) contoh : sistem tata surya Sistem buatan manusia sistem yg dibuat oleh manusia contoh : sistem komputer, sistem mobil 11

39 Pembentukan Subsistem Pengunsuran (Factoring) Perancangan sistem menuntut keseluruhan sistem. Tetapi hal ini terlalu besar utk dianalisa secara rinci, maka diuraikan/dibagi atas subsistem. sistem hasil proses pengunsuran membentuk struktur. Contoh : Sistem Pengolahan Informasi Subsistem Penjualan Subsistem Persediaan barang Subsistem Personalia Subsistem Produksi Subsistem Penyiapan Data Masukan Subsistem Daftar Gaji Harian 12

40 Pembentukan Subsistem Penyederhanaan (Simplikasi) Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface yg harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu penyederhanaan pada penggambaran interface Contoh : 4 subsistem berinteraksi akan memiliki 6 interface, 20 subsistem akan memiliki 190 interface. Rumusnya : ½ n (n-1) n= banyaknya subsistem 13

41 Pembentukan Subsistem setiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan dengan : Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur interface dari gugus menuju subsistem lainnya. Metode untuk sistem pemisahan (decoupling) diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg tepat. 14

42 Pembentukan Subsistem Pemisahan (Decoupling) dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan waktu yg ketat Contoh : seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan. Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau tak terencana. pemecahannya adalah dgn memisahkan atau mengendorkan hubungan tersebut sehingga kedua sistem dapat beroperasi sejenak secara bebas. 15

43 Pengendalian dalam Sistem Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem dengan keluaran yang diinginkan 16

44 Umpan Balik Umpan balik negatif (negatif feedback) Menyesuaikan penyimpangan terhadap standar Contoh : penerapan thermostat pada sistem pendingin (AC) Umpan balik positif (positive feedback) Untuk menambah kekuatan atau mendorong proses supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus menunggu terjadinya penyimpangan Contoh : peramalan arus saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas pada sistem perencanaan kas 17

45 Perancangan Sistem ANALISIS SISTEM penguraian dari suatu sistem yg utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dgn maksud utk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi dan kebutuhan yg diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan Tugas Utama Analis Sistem Menentukan lingkup sistem Mengumpulkan fakta Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem 18

46 Perancangan Sistem Langkah langkah dasar yg dilalui dalam Analisis Sistem Identify, mengidentifikasi masalah Understand, memahami kerja sistem yg ada Analize, menganalisa sistem Report, membuat laporan SISTEM ANALIS merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Meskipun demikian, sistem analis bekerja dalam sebuah tim yg berbasis proyek. Tim ini terdiri dari manajer sistem informasi Programmer user spesialis lainnya. 19

47 Perancangan Sistem MANAJEMEN PROYEK Memiliki 2 tujuan : Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yg ditetapkan (terlambat) Mencegaj proyek kelebihan anggaran Membantu manajemen dalam memantau kemajuan proyek 20

48 Konsep Organisasi dan Manajemen ORGANISASI merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif. MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya. 21

49 Konsep Organisasi dan Manajemen sehubungan dgn Sistem Informasi Teori Manajemen F u n g s I M a n a j e m e n Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan staff Pengkoordinasian Pengarahan Pengendalian Kegiatan Pengstrukturan V a r I a b e l P r e s t a s i Pengambilan Keputusan Interaksi Manusia Gambar. Kerangka Kerja utk Teori Manajemen 22

50 Konsep Organisasi dan Manajemen sehubungan dgn Sistem Informasi PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENYUSUNAN STAFF PENGKOORDINASIAN PENGARAHAN PENGENDALIAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedur & program-program utk mencapainya Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harus dilaksanakan & menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian utk menjalankan kegiatan. Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalam organisasi Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan yg tepat & pengkomunikasian perubahan kebutuhan Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan 23 atau kebijakan-kebijakan

51 Struktur Keorganisasian MODEL DASAR Struktur Hirarki Riset Manufaktur Pemasaran Keuangan Personalia Produksi Keuangan Gambar. Organisasi hirarki dasar dgn spesialisasi Fungsional dan Hubungan Lini & Staff 24

52 Struktur Keorganisasian Spesialisasi Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi Hubungan Lini & staff LINI menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsifungsi dalam organisasi STAFF berhubungan dgn kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi Wewenang & tanggung jawab WEWENANG adalah hak utk memerintah dari atas ke bawah TANGGUNG JAWAB adalah pertanggungjawaban ke atas Rentang Kendali Menunjukkan banyaknya bawahan yg diawasi oleh seorang atasan 25

53 Struktur Keorganisasian MODEL VARIASI Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri Kel. A Kel. B Kel. C Manufaktur Pemasaran Keuangan Stuktur organisasi ini menghasilkan orang yg lebih diarahkan pada output dibandingkan pengolahannnya 26

54 Struktur Keorganisasian MODEL VARIASI Organisasi Matriks Stuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitu menggabungkan organisasi fungsional dgn produk & jasa. Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus. Produk & Jasa dipandang sebaga aliran melalui organisasi fungsional Manajemen Jalur Produk Manufaktur Jalur produk Pemasaran Jalur produk A B A B A B 27

55 Struktur Keorganisasian Dalam Organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah proyek-proyek yg ditugaskan dgn dikepalai oleh seorang direktur proyek Kepala Proyek Pembelian Personalia Proyek Proyek Proyek Manufaktur Teknik Keuangan 28

56 Model Pengolahan Informasi Pada Struktur organisasi Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor : Ketidakpastian tugas Banyaknya unsur relevan utk pengambilan keputusan Saling ketergantungan unit organisasi Tanggapan Keorganisasian atas kebutuhan pengolahan Informasi : 1. Prosedur P operasian & Aturan keputusan Mekanisme 2. Hirarki wewenang P koordinasian 3. Subsistem mandiri 4. Sumber daya lentur Mengurangi kebutuhan Pengolahan informasi 5. Struktur mandiri 6. Sistem Informasi manajemen Meningkatkan kapasitas 7. Bentuk organisasi lateral Pengolahan informasi 29

57 Peranan Manusia dalam Organisasi Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusia yg terendah s/d tertinggi Rendah Fisiologis Keamanan Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus Perlindungan thd bahaya Perhatian Penghargaan Kepuasana dlm keikutsertaan dlm suatu kelompok &menerima persahabatan Menghargai diri & dihargai Tinggi Perwujudan Diri Pemenuhan diri, mencari kreativitas 30

58 Peranan Manusia dalam Organisasi Dinamika Kelompok Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yg mempengaruhi antara individu dgn organisasi Gaya kepemimpinan Teori x mendukung gaya autorizer Manajemen bertanggung jawab utk mengorganisasi unsurunsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi 31

59 Peranan Manusia dalam Organisasi Teori Y mendukung gaya partisipasif / Supportif Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasi Motivasi, potensi utk perkembangan, kapasitas utk menerima Kesediaan utk mengarahkan perilaku kepada tujuan organisasi 32

60 Manusia Sebagai Pengolah Informasi MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASI terdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dsb) yg menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik, ucapan, tulisan dsb) Masukan dari indera penerima saluran Pengolahan mental saluran Hasil keluaran penyaring ingatan 33

61 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. tingkat tanggapannya akan berkurang Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat : Kerangka acuan individual Prosedur keputusan normal Keputusan dalam keadaan tertekan Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dll 34

62 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Allen Newell dan Herbert. A. Simon membuat model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan model Newell-Simon. Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari: ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan luar. 35

63 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Lingkungan Penerima Penghasil Pengolah Ingatan Gambar. Struktur umum sistem pengolah informasi manusia Penyimpanan Masukan Pengolah Keluaran Gambar. Model umum sistem informasi komputer 36

64 Manusia Sebagai Pengolah Informasi SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIA Sistem pengolah informasi manusia terhadapa sebuah pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu : Ingatan jangka panjang Ingatan jangka pendek Ingatan luar Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya. 37

65 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad). Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia. Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space) Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental 38

66 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Ingatan dalam Ingatan jangka panjang pengolah masukan Ingatan luar Ingatan jangka pendek Pengolah baku Interpreter keluaran kertas Papan tulis Tabung gambar Gambar. Ingatan dalam model Newell Simon 39

67 Manusia Sebagai Pengolah Informasi BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIA Pengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangka pendek Kemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan yaitu menemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima. Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas : Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap penyimpangannya Kurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi & causality Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan kemungkinan 40

68 Manusia Sebagai Pengolah Informasi Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya. Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.. 41

69 KONSEP INFORMASI 1

70 DATA dan INFORMASI DATA benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai INFORMASI data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana data tersebut (Mc Fadden,dkk) Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi bagi tingkat lainnya Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan 2

71 Ciri Ciri INFORMASI BENAR ATAU SALAH Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap kenyataan BARU Informasi benar-benar baru bagi si penerima TAMBAHAN Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan terhadap informasi yg telah ada KOREKTIF Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yg salah /kurang benar PENEGAS Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat 3

72 Model Sistem Komunikasi MODEL SHANNON & WEAVER 4

73 Model Sistem Komunikasi Model ini terdiri dari lima elemen : INFORMATION SOURCE : adalah yang memproduksi pesan TRANSMITTER : yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal CHANNEL : adalah saluran pesan RECEIVER : adalah pihak yang menguraikan atau mengkonstruksikan pesan dari sinyal DESTINATION : adalah dimana pesan sampai DISTORSI : disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain BISING : adalah gangguan tidak menentu dan tidak terduga 5

74 Redudansi sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable) dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high predictable), maka informasinya rendah (low information). contoh : Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata Helo, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly redundant). Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang noise) contoh : ejakata: copy c o p y, gift g i f t, dll. 6

75 Entropi konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang ada tinggi (high information). Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik. 7

76 Reduksi Data Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan untuk dipakai manusia. Reduksi data terdiri dari : Klasifikasi data dan Kompresi Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian Inferensi (Pengambilan Keputusan ) Klasifikasi data dan Kompresi Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda menyatakan pemampatan / kompresi data. 8

77 Reduksi Data Klasifikasi data Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan mendeskripsikan data Ordinal : perlu urutan peringkat Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara mencacah Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh dengan cara menghitung Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi dalam pengambilan keputusan. 9

78 Reduksi Data Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan misalnya : DIREKTUR : meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing masing wiraniaga dan berdasarkan produk Contoh : Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg tersedia 10

79 Reduksi Data Inferensi (Pengambilan Keputusan ) mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam organisasi Contoh pesan inferensi : Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima inferensi mengandalkan data ini. 11

80 Mutu INFORMASI Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus diperhatikan: Akurat Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan. Tepat Waktu Relevan Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat. Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah berbeda-beda. 12

81 Mutu INFORMASI Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu: 1. Manfaat Informasi 2. Biaya mendapatkan informasi Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dgn biaya mendapatkannya. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit. 13

82 Sumber Sumber Kesalahan Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar Data hilang atau tidak terolah Kesalahan batas atau mengkoreksi data File historis / induk yg salah Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah program) Kesalahan yg disengaja 14

83 Sumber Sumber Kesalahan Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn : Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan Audit intern dan ekstern Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran & pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg mungkin terjadi 15

84 Usia INFORMASI Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. 2 (dua) Aspek yang mempengaruhi : Interval Informasi dihasilkan secara periodik Keterlambatan (delay) lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval sampai informasi tersebut berada di tangan penerima. 16

85 Usia INFORMASI Dibedakan 2 jenis data : 1. Data kondisi yg berhubungan dgn sebuah titik waktu contoh : persediaan barang pada 31/12/ Data operasi yg mencerminkan perubahan dalam satu periode tertentu contoh : sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan selama seminggu. 17

86 Usia INFORMASI i = interval informasi interval antara laporan-laporan d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi & terbitnya laporan utk manajemen Informasi kondisi Informasi operasi Usia maksimum d + i d i Usia rata-rata d + 0.5i d + i Usia minimum d d i 18

87 Fungsi INFORMASI Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian pemakai informasi Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai tujuan. 19

88 Biaya INFORMASI Biaya perangkat keras Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan dari satu metode ke metode lain Biaya operasi 20

89 Nilai INFORMASI Mudah diperoleh Luas & Lengkap Ketelitiannya Relevansinya Tepat waktu Kejelasan Keluwesan Dapat dibuktikan Tidak ada prasangka Dapat diukur 21

90 STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN struktur SIM 1

91 UNSUR PENGOPERASIAN KOMPONEN FISIK OUTPUT SISTEM FUNGSI PENGOLAHAN struktur SIM 2

92 KOMPONEN FISIK Hardware Software Database Prosedur Operasi Kepegawaian struktur SIM 3

93 HARDWARE terdiri dari peralatan input, output, secondary storage, CPU SOFTWARE software sistem dan software aplikasi DATABASE semua data yg digunakan untuk aplikasi software PROSEDUR prosedur operasi secara formal misal :buku manual, brosur, instruksi instruksi pemakai instruksi utk pengolahan input oleh pgawai pengolahan data instruksi pengoperasian utk operasi komputer OPERASI KEPEGAWAIAN operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai pengolahan data, manajemen sistem informasi, administrasi data. struktur SIM 4

94 FUNGSI PENGOLAHAN Pengolahan Transaksi Memelihara File Master Menghasilkan Laporan Pengolahan Pertanyaan Pengolahan Interaktif yang Mendukung Aplikasi struktur SIM 5

95 FUNGSI PENGOLAHAN Pengolahan Transaksi suatu transaksi adalah suatu kegiatan (mengadakan pembelian /penjualan suatu produk. Pelaksanaan transaksi menghendaki dokumen utk : 1. Mengarahkan terjadinya transaksi 2. pencatatan, penegasan, menerangkan pelaksanaannya 3. Hubungan transaksi yg memerlukan record-record utk latar belakang informasi / referensi. FILE TRANSAKSI MENGOLAH TRANSAKSI DOKUMEN TRANSAKSI struktur SIM 6

96 FUNGSI PENGOLAHAN Memelihara File Master banyak kegiatan pengolahan yg membutuhkan penciptaan dan pemeliharaan file master, yg menyimpan secara relatif permanen atau pengorganisasian data secara historis (contoh. Pengolahan daftar gaji) DATA TRANSAKSI PERUBAHAN FILE MASTER FILE MASTER PERBAHARUI FILE MASTER FILE MASTER YG TELAH DIREMAJAKAN struktur SIM 7

97 FUNGSI PENGOLAHAN Menghasilkan Laporan Laporan hasil kegiatan per periode tertentu. FILE SIAPKAN LAPORAN LAPORAN struktur SIM 8

98 FUNGSI PENGOLAHAN Pengolahan Pertanyaan Berfungsi membuat record apa saja dalam database yg dapat diakses dgn mudah utk personal yg diijinkan PERTANYAAN TANGGAPAN PERTANYAAN JAWABAN ATAS PERTANYAAN PERTANYAAN JAWABAN ATAS PERTANYAAN struktur SIM 9

99 FUNGSI PENGOLAHAN Pengolahan Interaktif yang Mendukung Aplikasi Jenis pengoperasian interaktif dgn tanggapan pemakai atas pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak data penerimaan hasil dgn segera. PEMBUAT KEPUTUSAN ATAU ANALISA MODEL MASUKAN DAN KELUARAN MODEL PENGOLAHAN KEPUTUSAN struktur SIM 10

100 OUTPUT UTK PEMAKAI Dokumen transaksi /screens Laporan yg direncanakan sebelumnya Jawaban atas pertanyaan yg direncanakan sebelumnya Laporan dan jawaban atas pertanyaan yg sifatnya sementara Hasil dialog antara manusia dan mesin Contoh dokumen transaksi : Faktur pembayaran Berkas pembayaran gaji Rekening pelanggan Pesanan pembelian struktur SIM 11

101 AKTIFITAS MANAJEMEN Pengendalian Operasional Proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan utk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru utk diterapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya. Perencanaan Strategik Perencanaan strategic mengembangkan strategi sebagai sarana sebuah organisasi utk mencapai tujuannya. struktur SIM 12

102 FUNGSI ORGANISASI Pemasaran Produksi Logistik Personalia Keuangan dan Akuntansi Pengolahan Informasi Pucuk Pimpinan struktur SIM 13

103 FUNGSI ORGANISASI Pemasaran Meliputi semua kegiatan yg berkaitan dgn promosi dan penjualan produk dan jasa Produksi Logistik Meliputi teknik produksi, perencanaan fasilitas produksi, penjadwalan & pengoperasian fasilitas produksi, penempatan & pelatihan karyawan produksi, inspeksi dan pengendalian mutu. Meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, sediaan, dan distribusi barang Personalia Meliputi penerimaan, pelatihan, pencatatan, Pembayaran dll.. struktur SIM 14

104 FUNGSI ORGANISASI Keuangan dan Akuntansi Keuangan meliputi pemberian kredit, proses penagihan, manajemen dana, pengaturan pembelanjaan (bertanggung jawab bagi pemastian sumberdana dgn biaya serendah mungkin) Akutansi meliputi pengklasifikasian transaksi keuangan, penyiapan anggaran & pengklasifikasian serta penganalisaan data biaya. Pengolahan Informasi Pemrosesan informasi meliputi permintaan utk pengolahan, permintaan utk perbaikan program, usulan proyek & pengendalian hitungan Pucuk Pimpinan Manajemen puncak meliputi fungsi direktur yg bertindak dalam kedudukan sebagai pimpinan puncak. struktur SIM 15

105 PENGOLAHAN INFORMASI PROSES TRANSAKSI / TRANSACTION PROCESSING CYCLE perputaran proses pelaksanaan yang dimulai dengan suatu pelaksanaan (pekerjaan) yang akan dicatat dengan cara apapun sampai dengan menghasilkan file induk yang telah di update karena transaksi Cara-Cara Untuk Proses Transaksi 1. Persiapan data berkala dan pemrosesan batch berkala 2. Pemrosesan segera (turn batch proccesing / online) BATCH PROCESSING mencakup susunan transaski sampai dengan jumlah yang cukup terkumpul untuk membuat pemrosesan rapi atau sampai pertimbangan lain seperti lingkaran laporan menunjukkan pemrosesan. Contoh : Payroll (penggajian) Dapat berupa harian, mingguan, bulanan atau tergantung yang diinginkan Kerugian : Penundaan dalam mengetahui dan mempernaiki kesalahan-kesalahan ONLINE PROCESSING mencakup transaksi yang segera masuk, langsung diproses dan prosesnya real time Keuntungan : Pengeluaran persiapan data periodik dan pemasukan data yang benar mungkin segera berjalan sambil transaksi direkam, prosesnya lebih cepat. Kerugian : Dibutuhkan biaya yang besar dalam hal peralatan fisik, jaringan, SDM, dan lain-lain, file master berubah-ubah. 1

106 PENGONTROLAN PADA PROSES TRANSAKSI Pengawasan Sumber dokumen sebelum dinomorkan Kontrol yang bersifat antisipasi Dokumen dibuat sebagai hasil transaksi Aktivitas pembuatan transaksi dilakukan dengan kontrol laporan Hubungan transaksi sebagai total kontrol. Komentar dan Contoh Keseluruhan sumber dokumen dapat dihitung Transaksi-transaksi yg pasti dapat diantisipasi sejauh pada tanggal pembayaran tertentu. misal: pembayaran dengan credit card dibuat sebagai dokumen Laporan kas masuk dan keluar Laporan transaksi (akuntansi) balancing antara aktiva & pasiva secara keseluruhan PENGONTROLAN PADA SAAT PROSES BERLANGSUNG Masalah Transaksi hilang / disimpan di komputer berlangsung pada waktu proses Kesalahan-kesalahan dalam pendataan tidak terdeteksi sehingga koreksi file tertukar Prosedur Pengendalian Umpan balik pada terminal untuk memeriksa pengolahan selain itu juga pada pusat proses prosedur transaksi Membuat backup / copy dari file untuk pendataan online yang digunakan untuk pengusutan kesalahan. PERSIAPAN DOKUMEN Pemroses Kata dan teks pemroses kata dan teks dengan bantuan komputer Contoh : word processing (Ms.Word, dll) Pengarsipan Dokumen dokumen-dokumen diberi kode dalam formulir yang dapat dibaca oleh mesin dengan processing data yang disimpan dalam memori komputer. Dapat menggantikan berkasberkas yang berdasarkan kertas dengan sistem pengarsipan yang didasarkan komputer. 2

107 Grafik Komputer Ilustrasi grafik menurut angka perbandingan dan arah dalam bentuk tabel batang, garis, lingkaran, dan lain-lain Contoh : Ms.Excel KOMUNIKASI DOKUMEN DAN PESAN 1. Penyaluran Dokumen Penyaluran / distribusi dokumen melalui jaringan komunikasi contoh : fax, mailbox, teleconfernce, videoteleconference, 2. Pelayanan Data Umum Pelayanan data umum yang diberikan oleh suatu oranisasi perusahaan contoh : online service 24 jam, internet PROSES KONTROL INFORMASI Prosedur pengontrolan secara terarah di desain untuk meyakinkan pelayanan informasi memberikan penerangan untuk obyek organisasi dan politik dan informasi disediakan dengan lengkap dan benar Pengontrolan fungsi yang umum operasi-operasi sistem informasi meyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dijalankan dengan benar dan bahwa fasilitas-fasilitas itu adalah bersifat operasional. Pengontrolan itu adalah sebagai berikut : Pengontrolan yg berskema untuk pembagian waktu dalam komputer dan sistem golongan produksi Pengontrolan secara perpustakaan untuk program, datafile dan dokumentasi Pengontrolan database untuk updating, penggunaan database Access control physical untuk terminal komputer Backup dan prosedur penemuan kembali 3

108 EVOLUSI DAN APLIKASI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER SIA /SISTEM INFORMASI AKUNTASI Sistem informasi akuntansi melaksanakan akuntansi perusahaan, aplikasi ini ditandai dengan penngolahan data yang tinggi. Pengolahan data : Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya Tujuan Pengolahan Data : mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun di luar perusahaan. SIA melaksanakan 4 tugas dasar : 1. pengumpulan data 2. manipulasi data pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, pengikhtisaran, penyiapan dokumen. 3. penyimpanan data 4. penyiapan data Karakteristik SIA 5 karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dgn subsistem CBIS yang lain : melaksanakan tugas yang diperlukan berpegang pada prosedur yang relatif standar menangani data yang rinci terutama berfokus historis menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. Contoh Sistem Informasi Akuntansi : Sistem terdistribusi yang digunakan perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya ke pelanggan (mis : perusahaan yang berorientasi produk seperti : manufaktur, pedagang besar, pengecer dll). 1

109 SIM /SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Definisi : sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Raymond mcleod, jr) integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional manajemen & pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B. Davis) Elemen-elemen SIM : Hardware, Software, Prosedur, Database, Model Tujuan SIM : Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen). SPK /SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN Definisi : Sistem komputer yang interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data & model untuk memecahkan masalah yang tidak terstruktur. Tujuan : Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak terstruktur. Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat untuk membantu integrasi antar tingkat. Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan & bukan peningkatan efisiennya. Karakteristik SPK : Adaptability Flexibility user friendly support intelligence design choice effectiveness. 2

110 3 tingkatan teknologi SPK : 1. Specific DSS Merupakan hardware/software yang memungkinkan seseorang/sekelompok orang pengambil keputusan melakukan analitik terhadap suatu masalah tertentu 2. DSS Generator Suatu paket hardware/software yang mampu secara cepat & mudah membuat spesifik DSS 3. DSS Tools Suatu hardware/software yang membantu pembuatan spesifik DSS dan generator DSS. Manfaat SPK : 1. meningkatkan jumlah alternative yang dipilih 2. pemahaman yang lebih baik tentang bisnis 3. respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan 4. Kontrol yang lebih baik. PERBEDAAN SIM, SPK, EDP SIM Fokus pada pengorganisasian informasi dari perusahaan Alur informasi terstruktur Aktifitas : tanya tawab & penyusunan laporan SPK Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas & mampu memberi respon dengan cepat User memiliki kontrol penuh dalam berinteraksi EDP Fokus pada data Proses transaksi yang efisien Mengintegrasi file-file dari pekerjaan sejenis Membuat ringkasan untuk laporan bagi manajemen. OTOMATISASI KANTOR / OFFICE AUTOMATION / OA Semua sistem elektronik formal & informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. 3

111 Fungsi OA adalah : Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan & menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Tujuan otomatisasi Kantor : 1. penghindaran biaya 2. pemecahan masalah kelompok 3. sebagai pelengkap aplikasi otomatisasi kantor : 1. word processing voice mail 4. electronic calendering 5. audio conferencing 6. video conferencing 7. computer conferencing 8. facsimile transmission 9. video text 10. imaging 11. desktop publishing SISTEM PAKAR Definisi: Program komputer yang berfungsi seperti manusia, yaitu memberi konsultasi kepada pemakai mengenai cara pemecahan masalah. Komponen sistem pakar : 1. user interface memungkinkan pemakai untuk dapat berinteraksi dengan sistem pakar 2. knowledge base menyeimpan pengetahuan gabungan yg digunakan untuk memecahkan masalah tertentu. 3. inference engine memberikan kemampuan penalaran yang menginterpretasikan isi dari knowledge base 4. development engine digunakan oleh ahli dan analisis system untuk menciptakan sistem pakar. 4