Kantor Jasa Akuntansi KJA - Andi Imannuddin Accounting, Finance, Tax, Management, SOP & System ERP Consulting

Transkripsi

1 SISTEM PENGENDALIAN MUTU PENDAHULUAN Sistem Pengendalian Mutu Kantor Jasa Akuntansi (KJA) Andi Imannuddin ini disusun untuk memenuhi ketentuan - ketentuan yang berlaku saat ini berdasarkan Standar Pengendalian Mutu 1 (SPM 1) yang telah disahkan oleh Dewan Standar Profesi Jasa Akuntan (SPJA) IAI. Sistem pengendalian mutu dari KJA Andi Imannuddin meliputi kebijakan yang dirancang untuk mencapai tujuan KJA serta prosedur yang diperlukan untuk melaksanakan dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan tersebut. Tujuan KJA Andi Imannuddin dalam menetapkan dan memelihara sistem pengendalian mutu adalah untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: 1. KJA Andi Imannuddin mematuhi standar profesi dan ketentuan hukum serta peraturan yang berlaku. 2. Laporan yang tepat diterbitkan oleh KJA Andi Imannuddin yang melakukan perikatan sesuai dengan keadaan. Pedoman pengendalian mutu ini berisikan tentang ketentuan - ketentuan kebijakan dan prosedur yang menyangkut 6 (enam) hal pokok sebagai berikut: I. Tanggung jawab kepemimpinan II. Ketentuan Etika yang berlaku. III. Penerimaan dan Pemeliharaan Hubungan dengan Klien. IV. Sumber Daya Manusia V. Pelaksanaan Perikatan VI. Pemantauan. VII. Dokumentasi 1

2 I. TANGGUNG JAWAB KEPEMIMPINAN KJA Andi Imannuddin menetapkan kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk mendukung budaya internal yang mengakui pentingnya mutu dalam melaksanakan perikatan dan mensyaratkan pimpinan KJA sebagai penanggung jawab tertinggi atas sistem pengendalian mutu KJA. KJA Andi Imannuddin menetapkan kebijakan dan prosedur yang mensyaratkan setiap orang yang menerima tanggung jawab operasional atas sistem pengendalian mutu dari pimpinan KJA memiliki pengalaman dan kemampuan yang cukup dan sesuai serta wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut. Yang bertanggung jawab dalam setiap penugasan adalah pimpinan KJA. Pembentukan tim dalam setiap penugasan harus disetujui oleh pimpinan KJA sebagai penanggung jawab penugasan. II. KETENTUAN ETIKA YANG BERLAKU INDEPENDENSI 1. Kebijakan Independensi KJA Andi Imannuddin menetapkan kebijakan dan prosedur seluruh staf profesional dan pimpinan KJA untuk menjaga independensi sesuai dengan peraturan dan ketentuan etika yang berlaku dan menciptakan suatu kondisi agar KJA dan seluruh staf profesional yang ada senantiasa dapat mempertahankan sikap independensi dalam kaitannya dengan setiap penugasan yang dilaksanakan. KJA Andi Imannuddin akan mengkomunikasikan ketentuan independensi kepada seluruh staf profesional dan mengevaluasi keadaan dan hubungan yang memunculkan ancaman terhadap independensi. Tindakan yang akan diambil oleh KJA adalah berusaha untuk mengurangi dan menghilangkan ancaman independensi sampai ketingkat yang dapat 2

3 diterima dan jika memungkinkan mengundurkan diri dari perikatan ketika diizinkan oleh hukum dan peraturan yang berlaku. 2. Prosedur Independensi a. KJA akan melakukan pembicaraan pendahuluan dan seleksi klien secara profesional agar dapat mempertahankan sikap independensi. b. KJA akan membuat daftar nama klien dan cakupan jasa perikatan yang setiap saat selalu dimutakhirkan. c. KJA akan memberikan pengarahan dan pelatihan kepada staf profesional yang baru sehingga dapat mengerti dan memahami tentang sikap independensi. d. KJA mewajibkan secara berkala kepada seluruh staf profesional untuk membuat dan menandatangani surat pernyataan bersikap independen atas klien-klien setiap penugasan. Dalam hal terdapat masalah independensi para staf profesional diharuskan mengkonsultasikannya langsung kepada pimpinan KJA. III. PENERIMAAN DAN PEMELIHARAAN HUBUNGAN DENGAN KLIEN 1. Kebijakan a. KJA Andi Imannuddin hanya akan menerima perikatan dengan klien, jika KJA berkompeten untuk melaksanakan perikatan, dapat mempertahankan sikap independensi dan memiliki kemampuan untuk melaksanakan dan menyelesaikan penugasan tersebut secara profesional tanpa melanggar ketentuan perundang-undangan yang berlaku. b. KJA hanya akan menerima klien yang tidak memiliki risiko penugasan yang tinggi yang dapat membahayakan integritas dan kelangsungan berdirinya KJA. c. KJA mengurangi penerimaan klien yang berkepemimpinan tidak baik, atau terdapat kasus hukum dan masalah bisnis/keuangan dan perpajakan yang berat. 2. Prosedur a. Penerimaan klien oleh pimpinan KJA melalui survey dan assessment pendahuluan 3

4 b. Survey dan assessment pendahuluan harus dibuat catatan tertulis dan didokumentasikan, yang mencakup namun tidak terbatas pada: Nama perusahaan Nama pimpinan / Direksi dan Dewan Komisari (Jika PT) Sifat, jenis dan bidang usaha Reputasi bisnis, masalah hukum dan perpajakan Cakupan Jasa Perikatan Laporan keuangan dan laporan tahunan (untuk perusahaan go publik) c. Untuk klien lama, survey dan assessment pendahuluan harus dibuat dengan menyesuaikan kondisi dan perkembangan perusahaan yang ada atau terjadi. d. Kondisi untuk KJA dapat menolak penugasan/perikatan, yang mencakup namun tidak terbatas pada: KJA tidak kompeten dan tidak independen. Penugasan bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku dan kode etik akuntan. Fee Profesional tidak memadai. e. Untuk penerimaan klien baru harus dibuat Surat Perikatan/Penugasan (Engagement Letter) yang berisi syarat - syarat penugasan. f. Untuk Penugasan klien lama engagement letter sebaiknya juga dibuat atau ditegaskan kembali dalam surat kepada perusahaan klien. g. Secara berkala (setiap tahun) klien harus dievaluasi untuk dipertimbangkan apakah hubungan dilanjutkan atau dihentikan. IV. SUMBER DAYA MANUSIA 1. Kebijakan Tujuan pengendalian ini adalah untuk mendapatkan keyakinan memadai bahwa KJA memiliki staf profesional yang cukup kompeten, jumlah staf profesional yang memadai, dan memiliki kemampuan teknis untuk melakukan suatu penugasan/perikatan sesuai dengan 4

5 standar profesi dan ketentuan hukum serta peraturan yang berlaku dan KJA dapat menghasilkan laporan yang tepat sesuai dengan keadaan. 2. Prosedur a. Penugasan akan dilakukan oleh tim dengan jumlah staf profesional, kemampuan dan kompetensi yang memadai dan yang bertanggung jawab dalam setiap penugasan adalah pimpinan KJA. b. Pembentukan tim dalam setiap penugasan harus disetujui oleh pimpinan KJA sebagai penanggung jawab penugasan dengan mempertimbangkan faktor - faktor namun tidak terbatas pada: Independensi Pengetahuan mengenai industri akuntansi dan penugasan yang relevan dengan klien Cakupan perikatan Besar kecilnya perusahaan klien Risiko penugasan yang dihadapi c. Setiap kendala dan penyimpangan waktu penugasan harus dilaporkan tertulis dengan alasan yang jelas kepada project leader dan pimpinan KJA. V. PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Kebijakan KJA menetapkan kebijakan yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai bahwa perikatan dilakukan sesuai dengan standar profesi, ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku dan KJA dapat menerbitkan laporan sesuai dengan keadaaan. KJA mengharuskan pekerjaan anggota tim yang kurang berpengalaman ditelaah oleh anggota tim perikatan yang lebih berpengalaman. 2. Prosedur A. Konsultasi 5

6 a. Jika Jika terdapat masalah - masalah yang bertentangan dan menyangkut akuntansi, system ERP, peraturan perundang-undangan yang berlaku, perpajakan dan hal lain yang berhubungan dengan penugasan, seluruh staf profesional diwajibkan melakukan konsultasi kepada project leader dan pimpinan KJA, dan juga tetap mencari informasi pada PSAK, buku panduan (user guide), peraturan perpajakan dan sumber - sumber bacaan lainnya yang ada relevansinya. b. Masalah - masalah yang belum dapat diselesaikan sampai pada tingkat project leader harus dikonsultasikan kepada pimpinan KJA. c. Tiap konsultasi yang dilakukan harus didokumentasikan dengan sebaik-baiknya. d. Setiap minggu diadakan pertemuan/pertemuan teknis yang dihadiri oleh para staf profesional untuk membahas masalah - masalah yang ada. Untuk hal-hal yang berhubungan dengan masalah tertentu, konsultasi dilakukan dengan tenaga ahli yang ditunjuk oleh Pimpinan KJA. e. KJA akan berusaha untuk melengkapi perpustakaan yang ada dengan buku -buku sebagai berikut: B. Supervisi Pedoman laporan keuangan Standar Akuntansi Keuangan Kode Etik Akuntan Indonesia Bahan-bahan lain yang berkaitan dengan masalah akuntansi, perpajakan dan lain-lain a. Setiap kegiatan penugasan harus dilakukan supervisi secara memadai mulai dari tahap persiapan (pembicaraan pendahuluan), tahap perencanaan, pelaksanaan penugasan sampai diterbitkannya Laporan Akuntan. Sehingga menghasilkan mutu penugasan yang tinggi dan sesuai dengan standar profesional. b. Setiap penugasan diawali dengan perencanaan pendahuluan. Perencanaan pendahuluan dilaksanakan oleh project leader dengan melibatkan Pimpinan KJA dalam perencanaan pendahuluan dan untuk memberikan penyesuaian dan persetujuan. 6

7 c. Kegiatan perencanaan pendahuluan ini dituangkan dalam kertas kerja Akuntan yang mencakup namun tidak terbatas pada: Surat tugas Susunan tim Lamanya waktu yang direncanakan dan jadwal kerja Bentuk laporan akuntan yang akan diterbitkan Ruang lingkup dan sifat Penugasan Sistem Akuntansi, Perpajakan dan Business Process Klien. C. Pelaksanaan Penugasan a. Project leader mengawasi jalannya penugasan lapangan (field work). b. Jika terdapat hambatan dalam pelaksanaan penugasan lapangan, project leader melakukan antisipasi serta mengevaluasi ulang untuk mengetahui apakah hal tersebut disebabkan oleh namun tidak terbatas pada: Schedule Project yang kurang tepat Adanya perubahan cakupan perikatan Adanya perubahan kondisi klien Adanya masalah-masalah lain yang tidak diperkirakan sebelumnya. c. Dalam hal masalah tersebut tidak dapat diselesaikan, project leader akan mengkonsultasikannya kepada pimpinan KJA. d. Setiap tindakan atau prosedur penugasan yang dilakukan harus dimuat dan didokumentasikan dalam kertas kerja sesuai dengan format yang telah ditetapkan dan setiap prosedur penugasan yang tidak dapat dilakukan perlu diberikan alasan atau penjelasan. e. Disamping mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan penugasan, project leader juga akan melakukan review atas kelengkapan dokumen dan mutu kertas kerja penugasan. Kertas kerja penugasan terdiri dari namun tidak terbatas pada: Laporan Keuangan yang dihasilkan Schedule Utama (Lead Schedule) untuk setiap pos neraca dan rugi / laba. 7

8 Schedule Pendukung (Supporting Schedule) yang mendukung angka-angka yang ada dalam setiap lead schedule. Standard Operation Procedure (SOP) Akuntansi dan Keuangan Flow Design System ERP Project Schedule f. Project leader memberikan paraf / initial pada kertas kerja penugasan yang telah direviewnya dengan mencantumkan juga tanggal review dilakukan. Setiap catatan hasil review dari project leader harus dilakukan tindak lanjut penyelesaian atau penyesuaian oleh setiap staf profesional yang ditugaskan. g. Project leader harus memberikan laporan dan kertas kerja penugasan terkait kepada pimpinan KJA untuk setiap penugasannya. D. Penerbitan Laporan a. Project leader membuat konsep laporan akuntan dan harus bebas dari kesalahankesalahan pengetikan, tata letak, perhitungan angka-angka, kesalahan penyajian dan kesesuaian dengan standar professional. b. Project leader juga harus membuat laporan penyelesaian project implementrasi System ERP dan penyusunan SOP Akuntansi dan Keuangan. c. Laporan penyelesaian project harus dilampirkan dengan laporan persetujuan Go Live System ERP dan finalisasi SOP dari pihak Klien. d. Sebelum disampaikan kepada pimpinan KJA untuk direview dan ditanda tangani setiap konsep laporan akuntan dan laporan penyelesaian project harus dilengkapi daftar uji (check list). e. Daftar uji (check list) ini berisi antara lain pengecekan dokumentasi penugasan dan kepatuhan pelaksanaan pedoman penugasan. f. Laporan ditujukan atau dialamatkan kepada pihak yang menugaskan sesuai dengan ketentuan dalam surat penunjukan penugasan. Arsip Laporan Akuntan dan Laporan Penyelesaian Project harus disimpan dengan baik dan dihindarkan dari penyalahgunaan. 8

9 g. Project leader harus menyelesaikan pengarsipan kertas kerja final perikatan secara tepat waktu setelah laporan perikatan diselesaikan. VI. PEMANTAUAN 1. Kebijakan Pedoman ini bertujuan untuk memantau seberapa jauh pengendalian mutu KJA Andi Imannuddin dipahami, ditaati, dan diterapkan dengan baik dalam kegiatan jasa akuntansi dan jasa professional lainnya termasuk administrasi kantor sebagai pendukung. KJA Andi Imannuddin akan memantau seberapa jauh pengendalian mutu dipahami, ditaati dan diterapkan dengan baik atas setiap jasa yang diberikan. Evaluasi berkelanjutan yang dilakukan atas sistem pengendalian mutu dalam rangkan penentuan tindakan perbaikan yang harus diambil atas sistem pengendalian mutu. 2. Prosedur a. Pimpinan KJA akan menetapkan schedule dan tim yang akan memantau dan mengevaluasi terhadap dilaksanakannya pengendalian mutu pada internal KJA Andi Imannuddin. b. Program inspeksi akan disusun oleh tim yang ditunjuk dan disetujui oleh pimpinan KJA. c. Program inspeksi mencakup evaluasi jasa akuntansi, manajemen, dan jasa profesional lainnya yang dilayani oleh KJA termasuk kertas kerjanya dari beberapa klien secara uji petik (sampel). d. Laporan hasil penelaahan laporan akuntan, laporan penyelesaian project, laporan terkait lainnya dan kertas kerja penugasan akan diterbitkan dan disampaikan kepada pimpinan KJA. e. Laporan penelaahan harus berisi antara lain komentar / kesimpulan dan rekomendasi atas pengendalin mutu yang perlu dilakukan perbaikan. f. Dalam laporan juga harus diungkapkan kepatuhan kantor terhadap peraturan-peraturan yang berlaku serta kesesuaian dengan standar profesi misalnya kode etik, Standar Akuntansi Keuangan, dan Standar lainnya. 9

10 g. Atas kelemahan pengendalian mutu yang ditemukan dalam inspeksi/pemantauan perlu dikomunikasikan kepada semua staf profesional sehingga dapat dilakukan pengembangan / peningkatan mutu dan pengendalian yang baik sehingga hasil kerja dapat mencapai mutu yang tinggi dan memenuhi standar profesional. VII. DOKUMENTASI 1. Kebijakan Pedoman ini bertujuan untuk menetapkan kebijakan yang dirancang untuk menentukan tingkat dan sejauh mana dokumentasi diperlukan dalam setiap perikatan. Dokumentasi diperlukan untuk memberikan bukti operasional sehingga memungkinkan prosedur pemantauan dapat dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap SPM KJA. 2. Prosedur a. Pimpinan KJA akan menyimpan dokumentasi final seluruh perikatan, kertas kerja final, dan laporan yang dihasilkan oleh KJA. b. Surat perikatan, kertas kerja final dan laporan yang sudah disetujui oleh project leader harus disetujui dan disimpan oleh Pimpinan KJA, baik dalam bentuk softfile dan print out/menggunakan kertas. c. Semua kertas kerja, laporan dan dokumen lain yang disiapkan oleh Tim KJA dan Project Leader, serta yang diberikan oleh Klien harus disimpan dan dibatasi dari akses yang tidak sah sesuai dengan kebijakan distribusi dokumen dari KJA. d. Semua perubahan dan penghapusan dokumen perikatan, kertas kerja dan pelaporan harus disetujui oleh Pimpinan KJA. Bekasi, 15 Oktober 2018 KJA Andi Imannuddin (Andi Imannuddin, SE, Ak, MBA, CPA, CA, CMA, CPMA, CBV, ACPA) 10