Halaman: 1/14 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program dengan tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program dengan tesis. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) UPM/PU/S/P013 UPM/PU/S/AK04/02 UPM/PU/S/AK04/03 UPM/PU/S/AK04/04 PU/S/M01 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah Arahan Kerja Peperiksaan Semula Arahan Kerja Semakan Gred Kursus Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) i-gims Manual
Halaman: 2/14 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CE : Peperiksaan Komprehensif - PhD GB : Gagal dan Diberhentikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang dilantik oleh JKPSU untuk membimbing pelajar sebelum JKP ditubuhkan Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah PhD : Doktor Falsafah PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program dengan tesis ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program dengan tesis juga perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/14 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Masukkan Keputusan Semester 7.2 Tindakan Pembetulan 7.7 Kategorikan Prestasi Pelajar 7.3 Tidak Status Baik? 7.4 Tidak Gagal dan Diberhentikan? 7.6 Ya Perlu CE? 7.5 Ya Ya Jalankan CE 7.8 Tidak Lulus CE? 7.9 Tidak Proses Semakan ke atas Pemberhentian 7.10 Ya Teruskan Pengajian 7.12 Ya Lulus Semakan? 7.11 Tamat 7.13 Tidak
Halaman: 4/14 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Masukkan Keputusan Semester 7.2.1 Masukkan markah peperiksaan semester ke dalam i-gims dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred F jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir. 7.2.2 Semak dan nilai kemajuan penyelidikan pelajar pada borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-gims dalam tempoh yang ditetapkan. 7.2.3 Sahkan borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-gims dalam tempoh yang ditetapkan. 7.2.4 Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. 7.2.5 Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi. Pensyarah/ Penyelaras Kursus Pengerusi JKP Penyelaras Pensyarah/ Penyelaras Kursus/ Penyelaras SPS Nota: Sekiranya JKP belum dilantik, penasihat akan menjalankan tugas JKP.
Halaman: 5/14 Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i-gims mulai minggu keempat selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperoleh. SPS Rujuk: Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 7.3.1 Kategorikan prestasi semester sama ada Baik, Percubaan, Gagal dan Diberhentikan atau keputusan tidak lengkap bagi setiap pelajar. 7.3.2 Hantar senarai nama pelajar mengikut status pengajian kepada pihak selepas cetakan dibuat. 7.3.3 Majukan keputusan kepada Penasihat/Penyelia. PT SPS SPS PT PTJ 7.4 Status Baik? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.5.
Halaman: 6/14 7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.6. 7.5 Perlu CE? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8. 7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. 7.6 Gagal dan Diberhentikan? 7.6.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10. 7.6.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7. Nota: Pelajar diberhentikan daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut: a) PNGK kurang dari 2.500. b) PNGK kurang dari 3.000 selepas status Percubaan. c) Mendapat dua (2) TM atau diperakukan gagal oleh penyelia walaupun dengan satu (1) TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD. Jika status pengajian kekal GB selepas proses peperiksaan semula (Langkah 7.7), pelajar boleh memohon semakan ke atas pemberhentian (Langkah 7.10). 7.7 Tindakan Pembetulan 7.7.1 Pastikan kategori status pelajar adalah Probation iaitu 2.500 PNGK < 3.000 dan/atau mendapat satu (1) gred TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD. Pengerusi JKP
Halaman: 7/14 7.7.2 Nasihatkan pelajar untuk menduduki peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred. 7.7.3 Maklumkan tarikh peperiksaan semula dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya. 7.7.4 Majukan gred peperiksaan semula ke SPS melalui Penyelaras Fakulti. 7.7.5 Masukkan markah/gred baharu pelajar dan cetak semula keputusan semester (jika berkaitan). 7.7.6 Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK. Pengerusi JKP Penyelaras Kursus/ Pensyarah Penyelaras Kursus/ Pensyarah /PTM SPS Penasihat/ Penyelia Rujuk: 7.8 Jalankan CE Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Rujuk: Prosedur Pendaftaran Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007) 7.9 Lulus CE? 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.12.
Halaman: 8/14 7.9.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. Nota: Kriteria GB kerana CE adalah seperti yang berikut: a) Gagal menduduki CE sehingga semester kelima tanpa kelulusan penangguhan. b) Gagal CE selepas dua (2) kali percubaan. 7.10 Proses Semakan ke atas Pemberhentian 7.10.1 Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, uruskan permohonan pelajar sebagaimana berikut: SPS a) Bawa permohonan semakan yang melibatkan PNGK dan/atau gred TM yang diberi oleh penyelia dan/atau gagal menduduki CE selepas diluluskan penangguhan, untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk pengesahan. b) Bawa permohonan semakan yang melibatkan gred TM kerana kegagalan pelajar mengemukakan Laporan Kemajuan Penyelidikan atau kegagalan Penyelia/ Penasihat memberikan gred untuk Laporan Kemajuan Penyelidikan dan/atau kegagalan pelajar menduduki CE selewat-lewatnya pada semester kelima untuk pertimbangan Dekan SPS. Rujuk: Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian
Halaman: 9/14 (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) 7.10.2 Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon/faks/emel. 7.10.3 Kemaskini profil pelajar dalam i-gims bagi permohonan yang berjaya. SPS SPS 7.11 Lulus Semakan? 7.11.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.12. 7.11.2 Jika Tidak, keputusan GB adalah kekal dan ikut Langkah 7.13. 7.12 Teruskan Pengajian 7.12.1 Maklumkan pelajar untuk mendaftar mengikut peraturan yang ada. SPS 7.13 Tamat
Halaman: 10/14 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Gred peperiksaan semula [jika Borang permohonan Semakan Gred [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Surat cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Penyelidikan Doktor Falsafah/ Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan SPS SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Bilik Fail Gred peperiksaan semula [jika Salinan borang permohonan Semakan Gred (PU/S/BR04/GS- 13a) [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Surat/emel cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Pengarah
Halaman: 11/14 Penyelidikan Doktor Falsafah/Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika 3. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus SPS SPS Pejabat Am Unit Rekod dan Program Akademik Dekan SPS Surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula. Dokumen lain yang berkenaan. 3 Tahun 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan]. Dokumen lain yang berkenaan. Bilik Fail 3 Tahun Dekan Pengarah 5. UPM/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan SPS SPS Unit Rekod dan Program Akademik 3 Tahun Dekan SPS
Halaman: 12/14 Rekod Pos/Rekod pengambilan secara serahan di kaunter kepada pelajar. Salinan surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian yang dihantar ke. Dokumen lain yang berkenaan. 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian. Dokumen lain yang berkenaan. Bilik Fail 3 Tahun Dekan Pengarah 7. UPM/600-4/2/5 Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian. Salinan surat keputusan permohonan. Rekod Pos. Dokumen lain yang berkenaan. 8. UPM/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Dokumen lain yang berkenaan. SPS SPS Unit Rekod dan Program Akademik 3 Tahun SPS SPS Unit Rekod dan Program Akademik 3 Tahun Dekan SPS Dekan SPS
Halaman: 13/14 9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat [jika Kertas Mesyuarat JKSS [jika Petikan Minit Mesyuarat Senat [jika Dokumen lain yang berkenaan. Bilik Fail 3 Tahun Dekan Pengarah 10. UPM/600-4/2/6 Statistik Keputusan Semester SPS SPS Unit Rekod dan Program Akademik Dekan SPS Kertas kerja ke JKPSU dan statistik keputusan peperiksaan semester mengikut status pengajian pelajar. Dokumen lain yang berkenaan. 5 Tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU:S- 27/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011
Halaman: 14/14 No. Isu No. Semakan No. CPD 02 02 PU:S- 19/2012 Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 Disedia dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 PU:S- 10/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 16/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215 TNC (A&A) WP 30/05/2014